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INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES EN EL CHIP
PROCESO
FECHA DE APROBACIÓN:
19-09-2014
CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CÓDIGO:
VERSIÓN:
CON-PRC06
05
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades necesarias para registrar las entidades públicas que deben
reportar alguna categoría de información, a través del sistema Consolidador de Hacienda
e Información Financiera Pública – CHIP o, a las personas naturales o jurídicas que
deban ser registradas como entidades referenciadas, en el módulo de entidades de dicho
sistema.
2. DEFINICIONES:
3.

CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública. Es una
plataforma a través de la cual se genera, transmite y difunde la información de
diferentes categorías con datos financieros, presupuestales, estadísticos, entre
otros; producida por las entidades públicas con destino al gobierno central, las
entidades de control y la ciudadanía en general.

Entidad Referenciada: Es un concepto propio del sistema CHIP y se aplica para
las personas naturales o jurídicas que participan en la composición patrimonial de
una entidad pública pero que no están sujetas al envío de la información a la
Contaduría General de la Nación - CGN. Incluye a aquellos organismos que
apoyan el cumplimiento del objeto social de una entidad principal (Municipios,
distritos y gobernaciones) y aunque tienen contabilidad independiente,
jurídicamente no lo son y por tanto deben agregar su información a la entidad
principal. Como no tienen personería jurídica ni presupuesto propio, no están
sujetas a reportar directamente su información a la CGN; en consecuencia no son
entidades activas que hagan parte el directorio de entidades públicas.

Categoría de información: En el sistema CHIP, una categoría la compone un
conjunto de formularios que poseen iguales conceptos y que permiten el reporte
de información específica para un usuario estratégico.

Atributos extensibles: Son los diferentes esquemas de clasificación de las
entidades públicas en el módulo de entidades del sistema CHIP, los cuales se
construyen de conformidad con las solicitudes de los usuarios estratégicos y
sirven principalmente para efectos del proceso de Consolidación de la
Información.
MARCO LEGAL

Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, Capítulo X y siguientes: “Por la cual se
dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden
nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el
ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de
la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 2768 de 2008: “Por medio del cual se asigna una función a la Unidad
Administrativa Especial Contaduría General de la Nación”.
REVISADO POR:
LÍDER DE PROCESO
SUBCONTADOR DE CONSOLIDACIÓN
APROBADO POR:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES EN EL CHIP
PROCESO
CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
FECHA DE APROBACIÓN:
19-09-2014




4.
VERSIÓN:
CON-PRC06
05
NORMA INTERNACIONAL ISO 9001-2008 Sistema de Gestión de la Calidad
NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión
Ambiental
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud Ocupacional
DOCUMENTOS RELACIONADOS



5.
CÓDIGO:
Formato CON06-FOR01 Solicitud de código institucional.
Informe Inventario de entidades públicas.
Instructivo para la inscripción de entidades en el sistema CHIP
DOCUMENTOS ANEXOS:

Base de datos CHIP actualizada.
6. PROCEDIMIENTO:
Inicia con la recepción y traslado de la solicitud de Código y finaliza con la elaboración del
inventario de las entidades públicas.
N°
1
2
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Recibir la solicitud Recibe concepto favorable de jurídica
de Código.
para asignación de código institucional.
Subcontador de
Consolidación
REGISTRO
Orfeo
Analiza los documentos de la entidad
solicitante (RUT, Acto de Creación de la
entidad, Formato CON08FOR01, solicitud
de código institucional, composición
patrimonial).
Formato
CON08-FOR01
y Solicitud de
Subcontador de
Código
Revisar y analizar Si está incompleta devuelve solicitud a Consolidación /Coordinador
documentos.
jurídica.
/ Servidores públicos
Institucional
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SUBCONTADOR DE CONSOLIDACIÓN
APROBADO POR:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
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3
4
Verificar si ya fue
asignado el
código
institucional.
Asignación del
código
institucional.
CÓDIGO:
VERSIÓN:
CON-PRC06
05
Verifica si ya está registrada en el sistema
Subcontador de
CHIP y si la entidad está registrada en el consolidación/Coordinador
sistema, actualiza datos básicos y
GIT Procesamiento y
complementarios e informa a la Entidad
Análisis de Productos.
Si la entidad pública no está registrada,
ingresa los datos básicos de acuerdo con
instructivo de creación de entidades en el
módulo de entidades del CHIP y deja la
Subcontador de
entidad en estado “Solicitud”.
consolidación/Coordinador
GIT Procesamiento y
El sistema asigna el código respectivo.
Análisis de Productos.
Base de datos
CHIP
actualizada.
Cambiar estado de “Solicitud” a “Activa”
.
5
Asignación de
ámbitos.
Ingresa los datos de ámbitos, datos
Subcontador de
complementarios, analistas, composición
consolidación /Coordinador
patrimonial, de acuerdo con instructivo de
GIT Procesamiento y
creación de entidades.
Análisis de Productos.
Informar a los
Se comunica vía correo electrónico el
usuarios
6
nuevo código a los usuarios estratégicos
estratégicos y
para los fines pertinentes
partes interesadas
Comunicar el
7 código a la entidad
pública
Elabora y tramita oficio para la firma del
Contador General de la Nación,
comunicando el código institucional, la
clave de acceso y las categorías
habilitadas para reporte a la CGN
Coordinador GIT
Procesamiento y Análisis
de Productos,
GIT de Estadísticas y
Análisis Económico
Contador General de la
Nación/ Subcontador de
consolidación
Base de datos
CHIP
actualizada.
.
Radicado en
Orfeo
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del
Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de
Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de
las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.
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COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN