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La Comunicación Organizacional
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo muestra un estudio bibliográfico acerca de la Comunicación,
como el sistema de interrelaciones y entendimiento laborales, que permite el
cumplimiento de los objetivos, dirigidos hacia el beneficio individual, colectivo, y
por ende empresarial, para evitar las barreras que surgen en la misma.
Son múltiples los factores que influyen en las relaciones humanas en el trabajo y
que determinan nuestro comportamiento. De aquí deriva la complejidad para
contar con un sistema de comunicación efectivo dentro de las empresas, haciendo
difícil su estudio y comprensión. Por lo tanto esta investigación analizara los
posibles problemas que surgen al no emplear correctamente la comunicación
dentro de las organizaciones y los factores que influyen para su aplicación
correcta.
Para la realización de éste trabajo se consultaron varias bibliografías dentro de las
cuales destacan autores como: Horacio Andrade, María Antonieta Rebeil Corella,
Cecilia Ruiz Sandoval, Ángel Luis Cervera Fantoni, Carlos Fernández Collado,
entre otros.
Por ello, la presente investigación pretende analizar los posibles problemas o
barreras que surgen al no emplear correctamente la comunicación dentro de las
organizaciones y los factores que influyen en su buena aplicación.
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La Comunicación Organizacional
CAPITULO I
FORMULACION DEL PROBLEMA
Los empleados pocas veces conocen todo lo relacionado con su trabajo (objetivos,
estrategias y planes) y si se suma que en ocasiones también desconocen sus
funciones y responsabilidades dentro de la empresa. Lo anterior puede provocar
que surjan problemas internos que impida que las redes de comunicación no sean
fuentes confiables para la toma de decisiones.
También es importante señalar que los Problemas de Comunicación pueden
ocasionar inseguridad laboral y conflictos por la deficiente comunicación, debido
a que no se desarrolla la habilidad de escuchar y comunicarse. En tal sentido, es
importante realizar un estudio que permita conocer de dichas barreras y la forma
en que se pueden evitar para lograr que no impida el logro de los objetivos y
metas tanto de la organización como los individuales.
Planteamiento del problema
En tal sentido, se presenta la siguiente pregunta:
Problema general
¿Según los conceptos de varios autores que efectos tienen las barreras de la
comunicación en el cumplimiento de metas y objetivos dentro de la organización?
Después de formular la pregunta general de la presente investigación, también se
presentan problemas específicos:
Problemas específicos
1.
¿Qué factores influyen para mantener una buena comunicación dentro de
las empresas?
2.
¿Cuáles son las principales barreras de la Comunicación Empresarial?
3.
¿Cómo se puede evitar las barreras en la comunicación?
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Justificación
La comunicación a lo largo de toda la humanidad se ha constituido en un elemento
de vital importancia para el hombre, porque le permite el intercambio de ideas y
experiencias con los semejantes.
La moderna administración reconoce que la mayoría de los trabajadores ocupan
gran parte del tiempo comunicándose. Por lo tanto, las organizaciones deben
concientizar a todos los miembros, principalmente a quienes dirigen y coordinan al
personal, sobre la importancia y la marcada influencia en la productividad de la
empresa.
Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen
gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se
delegan funciones, se establecen compromisos, se evalúan y planifican
estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en
un esfuerzo conjunto, de beneficio común.
La presente investigación es importante porque la comunicación organizacional se
encuentra presente en todas las actividades empresariales y por ser además el
proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Y aportará una
descripción y análisis de cuáles son los principales problemas de comunicación
dentro de las empresas y cuáles son los factores que garantizar el logro de los
objetivos establecidos tanto personales como organizacionales.
Dentro de la comunicación existen una serie de barreras que interrumpen el
proceso, las cuales se conocen como las interferencia derivadas de las
limitaciones, emociones y valores humanos del individuo, las interrupciones que se
presentan en el ambiente en donde se produce esta, la distancia física entre las
personas y restricciones o distorsiones derivadas de los símbolos utilizados en el
proceso. Además de estas se puede experimentar tres dificultades la omisión, la
distorsión y la sobrecarga.
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La Comunicación Organizacional
La presente investigación beneficiará a las organizaciones y a sus trabajadores
para mantener un buen ambiente de trabajo y participar conjuntamente en el logro
de los objetivos y metas.
Los resultados servirán para evitar las barreras que surgen dentro del proceso de
comunicación y mejorar las relaciones laborales y el ambiente de trabajo. Además
será útil para
aplicar de forma correcta el proceso de comunicación y poder
identificar los principales problemas de comunicación que se dan dentro de la
organización
Con los resultados se podrían resolver
problemas de comunicación que no nos
permiten llegar a cumplir nuestros objetivos y metas tanto individuales, como
organizacionales.
Objetivo de la investigación
Objetivo General:
Identificar las principales barreras que surgen en la comunicación de las
organizaciones y analizar los factores que inciden en la buena aplicación
la
comunicación organizacional.
Objetivos Específicos:
1.
Conocer los factores que influyen en la buena comunicación de las
organizaciones.
2.
Identificar los principales problemas o barreras que se dan en el proceso de
comunicación en las empresas.
3.
Describir la forma de evitar las barreras de comunicación.
Hipótesis
Hipótesis general
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La Comunicación Organizacional
La aplicación correcta de la Comunicación dentro de las Organizaciones ayuda a
evitar las barreras que pueden surgir en este proceso para no afectar el
cumplimiento de objetivos y metas individuales o colectivas dentro de la
Organización.
Hipótesis específicas
1.
Existen una serie de factores que nos permiten mantener una buena
Comunicación dentro de las Organizaciones.
2.
El tener una mala comunicación puede ocasionar problemas en el
cumplimiento de metas y objetivos organizacionales.
3.
Existen barreras que afectan la Comunicación Organizacional.
CAPÍTULO II
MARCO CONCEPTUAL
La Comunicación es la relación comunitaria humana consistente en la emisiónrecepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo
por ello un factor esencial de convivencia y un elemento determinante de las
formas que asume la sociabilidad del hombre (Pasquali, 1978).
Para que haya comunicación es necesario un sistema compartido de símbolos
referentes, lo cual implica un intercambio de símbolos comunes entre las personas
que intervienen en el proceso comunicativo. Quienes se comunican deben tener
un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos.
(Fernández, 1999).
La comunicación se manifiesta por etapas que forman un proceso de
comunicación. En la antigüedad personalidades como Aristóteles afirmaban la
presencia de tres elementos fundamentales en la comunicación, como lo son:
orador, discurso y auditorio. Hoy día se habla de: emisor, mensaje y receptor
(Berlo, 1979).
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La Comunicación Organizacional
Una vez conocido el concepto de comunicación, podemos remitirnos a definir a la
organización como tal, la cual se puede conceptualizar como un sistema diseñado
para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros
recursos que emplean (Kendall & Kendall).
Las Organizaciones
son
sistemas grandes compuestos de
subsistemas
interrelacionados, en donde las culturas y subculturas organizacionales influencian
la manera en que se interrelaciona la gente en los diferentes subsistemas La
Organización está compuesta de dos o más personas que saben que ciertos
objetivos sólo se alcanzan mediante actividades de cooperación; obtienen
materiales, energía e información del ambiente; se integran, coordinan y
transforman sus actividades para transformar los recursos y reintegran al ambiente
los insumos procesados, como resultado de las actividades de la organización.
(Fernández, 1999).
La comunicación cuando se aplica en las organizaciones es denominada
comunicación organizacional. Esta comunicación se da naturalmente en toda
organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es
posible imaginar una organización sin comunicación. Bajo esta perspectiva, la
comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian
entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio, (Fernández,
1999).
La comunicación organizacional es el proceso por medio del cual los miembros
recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que
ocurren dentro de ella. (Kreps, 1995).
La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de
técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que
se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio;
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o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y
externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y
más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir
idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los
problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación,
(Fernández, 1999).
La importancia de la comunicación organizacional radica en que ésta se encuentra
presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso que involucra
permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una
comunicación eficaz porque las funciones de planificación, organización y control
sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional.
La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones
administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se
comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada.
La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y
capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta
estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente
conducente a la motivación dependen de esta comunicación. Más aún, mediante
la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el
desempeño se ajustan a los planes. (Fernández, 1999)
La comunicación organizacional según Fernández (1999) puede dividirse en:
Comunicación Interna: cuando los programas están dirigidos al personal de la
organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros).
Comunicación Externa: cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la
organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades
gubernamentales, medios de comunicación, etc.
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Barreras externas de la comunicación (Fernández ,1999):
Ruido exterior
El ruido de la calle, otras oficinas, teléfonos, faxes, etc., puede impedir entender el
significado de lo que se está comunicando.
Señales no verbales
Si las señales no verbales como gestos faciales, el contacto visual, la apariencia,
no complementan lo que se está comunicando, el significado puede verse
distorsionado.
Información irrelevante / demasiada información
La información que no sea especifica o clara o que no esté relacionada con lo que
se está comunicando puede constituir una barrera para la comunicación eficaz.
Medio inapropiado
Seleccionar el medio erróneo, como podría ser enviar una carta formal para pedir
a un compañero que se reúna con usted cinco minutos, puede conducir a
malentendidos.
Presión de tiempo
Tratar de comunicar un asunto importante bajo presión de tiempo constituirá una
barrera tanto para el emisor como para el receptor.
Lenguaje técnico
La elección de palabras o imágenes usadas para comunicar afectan a la
comprensión. No todo el mundo entiende igual los distintos términos y palabras.
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Las Barreras para la Comunicación (Rebeil, 2000):
Barreras Físicas.- son las circunstancias que se presentan no en las personas,
sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos,
iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para
transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.
Barreras Fisiológicas.- son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya
sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor ( sordera,
problemas visuales, etc) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman
la comunicación.
Barraras Psicológicas.- Representan la situación psicológica particular del emisor
o receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el
receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la
deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor,
odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice,
no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.
En el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación,
supuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en
la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura,
comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente
para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.
Las Barreras de la Comunicación (Van Riel, 1997):
Las Barreras de la Comunicación son aquellos elementos que afectan
negativamente a su eficacia. Existen diversos elementos que debemos tener en
cuenta para evitar estos aspectos negativos:
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Lugar y Momento escogidos: El Contexto en el cual se realiza la Comunicación es
de una gran importancia. Si queremos comunicar un mensaje a un determinado
grupo de personas en una habitación pobremente iluminada, es muy fácil que ellas
pierdan una parte importante de los detalles del mismo. Lo mismo sucede si el
ambiente es muy ruidoso o no permite concentrarse fácilmente.
Perturbaciones o Interferencias en la Comunicación: Un ejemplo de estas
interferencias son las frecuentemente usadas "muletillas". A menudo utilizamos sin
apenas darnos cuenta coletillas como "eh.." "sabes.." "entiendes..." Aunque no
suele llegar a ser un trastorno para la comunicación, a menudo resultan molestas
y perturban el proceso comunicativo.
Falta de Empatía: Un aspecto muy importante en la Comunicación es la Empatía,
es decir, la capacidad de ponerse en el lugar del otro con objeto de comprender
mejor cuáles son sus necesidades, preocupaciones y motivaciones. Una falta de
Empatía provoca mayores dificultades en la comunicación.
Ausencia de Feed-back: El feedback es aquella información de vuelta que nos
llega del receptor y que nos ayuda a comprender si este ha entendido el mensaje
correctamente.
Prejuicios y Estereotipos: Estos elementos negativos provocan una predisposición
a interpretar los mensajes de una manera predeterminada, según condicionantes
como pueden ser el sexo, raza, edad, nivel socio-cultural, estatus, etc. Son muy
peligrosos ya que regulan nuestra conducta y forma de actuar.
Efecto Halo: Existe una tendencia natural a juzgar a las personas en función de la
primera impresión que nos causan. El gran problema que nos causa es la falta de
Objetividad.
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No Escuchar: Una de las habilidades principales que tiene que aprender un buen
comunicador es la escucha activa, es decir, necesitamos conocer las condiciones
de la persona con que nos estamos comunicando.
SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS
RUMORES (Fernández ,1999):
 Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes.
 Explique las decisiones y los comportamientos que podrían parecer
inconsistentes o secretos.
 Enfatice las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones
actuales y los planes futuros.
 Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca
constituye una provocación de ansiedad ni una fantasía no hablada
ELECCIÓN DEL CANAL ADECUADO (Saló, 2005):
La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no
rutinario. El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y con un mínimo de
ambigüedad mientras que los no rutinarios son complicados y tienden a confundir.
Los gerentes pueden gerentes pueden comunicar los mensajes rutinarios a través
de los canales que no poseen mucha riqueza (Panfletos, boletines, informes
generales, memorandos y cartas), mientras que pueden comunicar los mensajes
no rutinarios a través de los canales ricos como el correo electrónico, teléfono y
conversaciones cara a cara. Un gerente de alto rendimiento estará más sensible a
la adecuada selección del canal a la hora de transmitir la información.
RECOMENDACIONES
PARA
UNA
COMUNICACIÓN
ORGANIZACIÓN (Rebeil, 2000):
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EFICAZ
EN
LA
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 El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el
comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es
esencial para el logro de las metas de la organización.
 Asociar las acciones con las palabras.
 Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y
ascendente.
 Énfasis en la comunicación cara a cara.
 Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y
decisiones dentro de la organización.
 Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.
 Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que
cada departamento o empleado necesita.
 Luchar porque la información fluya continuamente
LA COMUNICACIÓN Y LA VISIÓN (Goldhaber, 2004):
Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visión, todo proceso
organizacional se desarrolla a través de la comunicación, por lo tanto la
comunicación y la visión son determinantes en la dirección y el futuro de la
organización.
La comprensión de la visión es particularmente calve para el ejercicio de la
comunicación gerencial y empresarial, pues integra una comunidad de visiones y
pensamientos en torno a una visión particular.
Una buena Visión mal comunicada no tiene sentido o también una visión deficiente
puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicación.
La potencia de la visión está en los efectos de su comunicación, una de las
razones principales de la comunicación es desarrollar la visión común.
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Un líder centra la atención en la coalición de los grupos sobre la ilusión de la
visión, en la motivación e inspiración para mantener a la gente emocionada en la
dirección de futuro visionado, la visión del futuro y en la orientación hacia el
mañana y el otro lugar apelando a la emoción de permanecer. El líder comunica
una visión de promesa, ilusión y futuro y logra que los empleados se identifiquen
con ella trabajando día a día para lograrla y todo esto gracias un proceso exitoso
de comunicación.
CONCLUSIONES
Con los resultados obtenidos de esta investigación se puede afirmar que existe
una serie de barreras que afectan el proceso de comunicación dentro de las
empresas, pero que podemos evitar o solucionar mediante una serie de
recomendaciones o sugerencias de varios autores para poder llegar al logro de los
objetivos y metas que se propone la empresa y cada uno de los miembros que la
forman.
Comprendí que existen diversos motivos por los que el personal de una empresa
puede llegar a tener problemas de comunicación dentro de una organización, pero
que esto puede remediarse.
REFERENCIA BIBLIOGRAFIA
BARTOLI A., Comunicación y Organización. La Organización Comunicante y la
Comunicación Organizada. Ediciones Paidós Ibérica, España, 1992.
BERLO, D., El Proceso de Comunicación. Editorial Ateneo, Argentina, 1979
FERNANDEZ CARLOS, La Comunicación en las Organizaciones. Editorial Trillas,
México, 1999.
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La Comunicación Organizacional
GARY KREPS, Análisis de la Gestión de Comunicación Organizacional en
Empresas del Sector Privado del Área Metropolitana de Caracas. Comunicación
Social UCAB, 1995.
GOLDHABER GERALD M., Comunicación Organizacional,Editorial Diana Mexico,
1994.
GIBSON; IVANCEVICH; DONNELY, Las Organizaciones: Comportamiento,
Estructuras y Procesos. Editorial IRWIN, 1996.
PASQUALI ANTONIO, Comprender la Comunicación, Monte Avila Editores, 1978
REBEIL MA. ANTONIETA, El poder de la Comunicación en las Organizaciones,
Editorial Plaza y Valdés Editores/Universidad Iberoamericana, 2000
SALO NURIA, Aprender a Comunicarse en las Organizaciones, Editorial Paidós
Iberica, SA, 2005.
VAN RIEL CEES B.M., Comunicación Corporativa, Editorial Prentice Hall, 1997
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