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ÍNDICE
Capítulo 1. Características, novedades y entorno de trabajo...........................................13
1.1 Características de Access 2007............................................................................................13
1.2 Novedades en Access 2007 .................................................................................................15
1.2.1 Novedades generales y de interfaz.............................................................................15
1.2.2 Novedades relativas a informes..................................................................................20
1.2.3 Novedades relativas a seguridad y administración ...................................................22
1.3 Inicio y entorno de trabajo en Access 2007........................................................................23
1.3.1 Cinta de opciones de Access 2007.............................................................................26
1.3.2 Ficha Inicio...................................................................................................................29
1.3.3 Ficha Crear ...................................................................................................................34
1.3.4 Ficha Datos externos ...................................................................................................36
1.3.5 Ficha Herramientas de base de datos.....................................................................37
1.3.6 Botón Microsoft Office...............................................................................................39
1.3.7 Barra de acceso rápido.................................................................................................40
1.3.8 Barra de estado.............................................................................................................42
1.3.9 Panel de exploración....................................................................................................44
1.3.10 Documentos con fichas.............................................................................................44
1.3.11 Minibarra de herramientas........................................................................................46
Capítulo 2. Conceptos, objetos, operaciones y diseño de bases de datos relacionales.....47
2.1 Bases de datos: tablas, campos y registros..........................................................................47
2.2 Estructura de las bases de datos...........................................................................................48
2.2.1 Modelos de datos primitivos. Sistemas de gestión de archivos...............................48
2.2.2 Bases de datos jerárquicas...........................................................................................49
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2.2.3 Bases de datos en red...................................................................................................51
2.2.4 Bases de datos relacionales.........................................................................................53
2.3 Características de las bases de datos relacionales...............................................................55
2.4 Operaciones relacionales básicas.........................................................................................56
2.5 Otras operaciones relacionales y operadores booleanos....................................................59
2.6 Diseño de una base de datos relacional...............................................................................60
2.6.1 Claves primarias y secundarias (externas y foráneas) ..............................................60
2.6.2 Integridad......................................................................................................................61
2.6.3 Disparadores.................................................................................................................64
2.6.4 Índices...........................................................................................................................65
2.6.5 Tablas en una base de datos relacional ......................................................................69
2.6.6 Un ejemplo de diseño de base de datos relacional....................................................71
2.7 Objetos típicos en una base de datos Access......................................................................79
2.7.1 Consultas: definición y funcionamiento ....................................................................81
2.7.2 Formularios: definición y funcionamiento ................................................................83
2.7.3 Informes: definición y funcionamiento......................................................................84
2.7.4 Macros ..........................................................................................................................85
2.7.5 Módulos........................................................................................................................85
2.8 Relaciones en Access ...........................................................................................................86
2.8.1 Relación uno a varios ..................................................................................................88
2.8.2 Relación varios a varios...............................................................................................88
2.8.3 Relación uno a uno ......................................................................................................89
2.8.4 Definir relaciones.........................................................................................................89
Capítulo 3. Creación de bases de datos, tablas, relaciones, claves e índices...................95
3.1 Tareas previas a la creación de una base de datos..............................................................95
3.2 Creación de bases de datos en Access 2007.......................................................................98
3.3 Abrir y cerrar una base de datos ................................................................................... 105
3.4 Vista hoja de datos. Trabajo con tablas............................................................................ 107
3.4.1 Añadir nuevas tablas a una base de datos............................................................... 107
3.4.2 Añadir nuevos campos a las tablas de una base de datos...................................... 109
3.4.3 Insertar, eliminar y cambiar nombre a los campos ................................................ 114
3.4.4 Tipos de datos, formatos y propieaddes de campos .............................................. 118
3.4.5 Trabajar con registros ............................................................................................... 119
3.4.6 Tareas especiales con tablas. Exportar, importar, cortar, copiar, pegar
eliminar y ocultar tablas........................................................................................... 123
3.5 Vista Diseño. Claves, índices, tipos de datos y propieades............................................ 125
3.5.1 Establecer y quitar la clave primaria ....................................................................... 128
3.5.2 Establecer y quitar índices........................................................................................ 129
3.5.3 Tipos de datos y formatos ........................................................................................ 132
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3.5.4 Propiedades de campos ............................................................................................ 133
3.6 Relaciones........................................................................................................................... 137
3.6.1 Definir relaciones en tablas...................................................................................... 137
3.6.2 Eliminar y modificar relaciones............................................................................... 144
3.6.3 Ver las relaciones de una tabla................................................................................. 145
3.6.4 Integridad referencial................................................................................................ 146
Capítulo 4. Propiedades de campos, formatos y tipos de datos. Personalización...... 165
4.1 Propiedades de los campos ............................................................................................... 165
4.1.1 Tamaño de los campos (Propiedad FieldSize) ...................................................... 166
4.1.2 Formato de los campos (Propiedad Format).......................................................... 167
4.1.3 Máscara de entrada de los campos (propiedad MáscaraDeEntrada
o InputMask)............................................................................................................. 172
4.1.4 Título de los campos (propiedad Caption) ............................................................ 176
4.1.5 Valor predeterminado de campo (propiedad DefaultValue) ............................... 177
4.1.6 Reglas y textos de validación de campos. Propiedades ReglaDeValidación
(ValidationRule) y TextoDeValidación (ValidationText) .................................... 180
4.1.7 Propiedad Requerido (Required) en los campos ................................................... 184
4.1.8 Permitir longitud cero en los campos. Propiedad permitir longitud cero
(AllowZeroLength)................................................................................................... 186
4.1.9 Campos indexados (propiedad Indexed)................................................................ 188
4.1.10 Comprimir los datos en un campo texto, memo o hipervínculo
(propiedad Unicode Compression) ....................................................................... 190
4.1.11 Resumen sobre propiedades de campos .............................................................. 190
4.2 Personalizar campos .......................................................................................................... 195
4.3 Campos de búsqueda y lista de valores............................................................................ 206
4.3.1 Campos de búsqueda en la vista Diseño................................................................. 207
4.3.2 Campos de búsqueda en la vista Hoja de datos...................................................... 211
4.3.3 Campos de lista de valores en la vista Diseño........................................................ 212
4.3.4 Campos de lista de valores en la vista Hoja de datos............................................. 214
4.4 Campos autonuméricos y rèplicas de una base de datos................................................ 214
Capítulo 5. Consultas a través de la interfaz de access 2007.......................................... 229
5.1 Conceptos y tipos de consultas......................................................................................... 229
5.2 Consultas de selección....................................................................................................... 231
5.2.1 Consultas de selección sencillas mediante asistente.............................................. 231
5.2.2 Consultas de selección sencillas en la vista Diseño............................................... 236
5.2.3 Utilizar varias tablas en consultas............................................................................ 238
5.2.4 Crear una consulta de Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente.... 248
5.2.5 Criterios y expresiones para recuperra datos.......................................................... 249
5.2.6 Formas comunes de usar criterios ........................................................................... 255
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5.2.7 Especificar varios criterios en una consulta............................................................ 262
5.2.8 Usar una subconsulta para definir un campo o definir criterios para un campo... 263
5.2.9 Mostrar sólo los valores más altos o más bajos en los resultados de la consulta... 265
5.2.10 Usar el asterisco en la cuadrícula de una consulta................................................ 265
5.2.11 Trabajar con campos vacíos en consultas............................................................. 266
5.2.12 Opciones agregadas y otras opciones de la fila total ........................................... 267
5.3 Encontrar registros o valores de campo duplicados en una tabla mediante un
Asistente para consultas ...............................................................................................268
5.4 Asistente para búsqueda de no coincidentes................................................................271
5.5 Personalizar una consulta..............................................................................................274
5.6 Diseñar o modificar una consulta.................................................................................276
5.7 Crear una consulta de selección sin asistente de principio a fin.................................282
Capítulo 6. Consultas de referencia cruzada, de parámetros y de acción. Cálculos.... 291
6.1 Realizar cálculos en consultas. Funciones agregadas..................................................... 291
6.2 Incluir funciones agregadas mediante una consulta en un asistente.............................. 294
6.3 Incluir funciones agregadas mediante una consulta mediante la cuadrícula de diseño... 298
6.4 Crear un campo calculado en una consulta ..................................................................... 300
6.5 Expresiones ........................................................................................................................ 303
6.5.1 Crear una expresión en el Generador de expresiones............................................ 304
6.5.2 Crear una expresión sin utilizar el Generador de expresiones .............................. 306
6.5.3 Introducir expresiones en la cuadrícula de diseño de una consulta
o en una hoja de propiedades ................................................................................. 307
6.5.4 Utilizar valores en expresiones................................................................................ 309
6.5.5 Usar los operadores ! y . (punto) en las expresiones.............................................. 310
6.5.6 Ejemplos de expresiones en campos calculados ................................................... 310
6.5.7 Operadores típicos a utilizar en expresiones........................................................... 313
6.5.8 Orden de los operadores en las expresiones........................................................... 315
6.6 Consultas de referencias cruzadas.................................................................................... 315
6.6.1 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente ........ 316
6.6.2 Ordenar o limitar los encabezados de columnas en una consulta
de referencias cruzadas ........................................................................................... 320
6.6.3 Crear una consulta de referencias cruzadas sin asistente....................................... 322
6.7 Consultas de parámetros.................................................................................................... 325
6.7.1 Crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada vez
que se ejecute............................................................................................................ 325
6.7.2 Especificar el tipo de datos de un parámetro en una consulta de parámetros...... 327
6.8 Consultas de acción ........................................................................................................... 329
6.8.1 Consultas de creación de tabla................................................................................. 329
6.8.2 Consultas de actualización ...................................................................................... 331
6.8.3 Consultas de datos anexados.................................................................................... 333
6.8.4 Consultas de eliminación ......................................................................................... 336
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Capítulo 7. Lenguaje SQL de Access 2007 ....................................................................... 347
7.1 Bases de datos relacionales y lenguaje SQL ................................................................... 347
7.2 El lenguaje SQL de Microsoft Access 2007 ................................................................... 348
7.3 Elementos de SQL de Access 2007 ................................................................................. 349
7.3.1 Tipos de datos de SQL Access, sinónimos y su relación con SQL ANSI y
SQL Server ............................................................................................................... 349
7.3.2 Opetradores de SQL Access.................................................................................... 351
7.3.3 Funciones de SQL Access ....................................................................................... 354
7.4 Entorno de SQL en Access 2007. Vista SQL ................................................................. 358
7.5 Lenguaje de definición de datos DDL ............................................................................. 361
7.5.1 Sentencia CREATE TABLE................................................................................... 361
7.5.2 Sentencia CREATE INDEX .................................................................................. 369
7.5.3 Sentencia ALTER TABLE ..................................................................................... 371
7.5.4 Sentencia DROP....................................................................................................... 374
7.6 Lenguaje de modificación de datos DDL........................................................................ 376
7.6.1 Sentencia INSERT ................................................................................................... 376
7.6.2 Sentencia UPDATE ................................................................................................ 382
7.6.3 Sentencia DELETE .................................................................................................. 383
7.7 Lenguaje de consulta de datos DQL. Sentencia SELECT............................................. 384
7.7.1 Columnas calculadas................................................................................................ 391
7.7.2 Combinación de consultas con la cláusula UNION ............................................. 392
7.7.3 Consultas multitabla. JOIN de dos o más tablas ................................................... 394
7.7.4 Consultas resumen.................................................................................................... 396
7.7.5 Subconsultas.............................................................................................................. 398
7.8 Lenguaje de control de transacciones TCL ..................................................................... 401
7.8.1 Sentencias de transacciones .................................................................................... 402
7.8.2 Sentencia BEGIN TRANSACTION ..................................................................... 403
7.8.3 Sentencia COMMIT TRANSACTION................................................................. 404
7.8.4 Sentencia COMMIT WORK.................................................................................. 404
7.8.5Sentencia ROLLBACK TRANSACTION............................................... 405
7.9 Lenguaje de control de datos DCL................................................................................... 406
7.9.1 Sentencia GRANT ................................................................................................... 406
7.9.2 Sentencia ROVOKE ................................................................................................ 407
7.9.3 Sentencia CREATE USER o GROUP .................................................................. 407
7.9.4 Sentencia ADD USER............................................................................................. 408
7.9.5 Sentencia DROP USER o GROUP........................................................................ 408
7.9.6 Sentencia ALTER USER o DATABASE............................................................. 409
7.10 Procedimientos almacenados.......................................................................................... 409
7.10.1 Sentencia CREATE PROCEDURE ................................................................... 409
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7.10.2 Sentencia EXECUTE............................................................................................. 410
7.10.3 Declaración PARAMETERS ............................................................................... 410
7.10.4 Cláusula PROCEDURE ....................................................................................... 411
Capítulo 8. Formularios e informes.................................................................................... 427
8.1 Introducción........................................................................................................................ 427
8.2 Creación de formularios.................................................................................................... 429
8.2.1 Herramienta Formulario........................................................................................... 429
8.2.2 Herramienta Varios elementos ............................................................................... 431
8.2.3 Herramienta Formulario dividido............................................................................ 432
8.2.4 Herramienta Asistente para formularios................................................................. 433
8.2.5 Herramienta Formulario en blanco ......................................................................... 436
8.2.6 Subformularios.......................................................................................................... 438
8.3 Creación de informes......................................................................................................... 445
8.3.1 Herramienta Informe................................................................................................ 445
8.3.2 Herramienta Asistente para informes...................................................................... 449
8.3.3 Herramienta Informe en blanco............................................................................... 453
8.3.4 Subinformes .............................................................................................................. 455
8.3.5 Herramienta Etiquetas.............................................................................................. 463
Capítulo 9. Tablas y gráficos dinámicos. Filtros y búsqueads....................................... 467
9.1 Tabals dinámicas................................................................................................................ 467
9.1.1 Crear una tabla dinámica con Vista tabla dinámica............................................... 467
9.1.2 Elementos de un informa de tabla dinámica ......................................................... 474
9.2 Informes de gráfico dinámico. Vista Gráfico dinámico................................................. 477
9.2.1 Crear un informe de gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica................. 478
9.2.2 Crear un gráfico dinámico nuevo a partir de la vista Gráfico dinámico .............. 480
9.3 Buscar y reemplazar datos ................................................................................................ 483
9.3.1 Búsqueda de valores en un campo.......................................................................... 484
9.3.2 Reemplazar valores en un campo............................................................................ 485
9.4 Filtros .................................................................................................................................. 486
9.4.1 Similitudes y diferencias entre las consultas y los filtros ...................................... 487
9.4.2 Comparación de métodos de filtrado para tablas, consultas o formularios ......... 488
9.4.3 Crear un filtro en una tabla, una consulta o un formulario.................................... 488
Capítulo 10. Importación y exportación. Seguridad y colaboración ........................... 497
10.1 Datos externos.................................................................................................................. 497
10.2 Importación de datos ....................................................................................................... 497
10.2.1 Importación de datos desde otra base de datos Access ...................................... 498
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10.2.2 Importación de datos desde Excel......................................................................... 500
10.2.3 Importación de datos desde ODBC y otros orígenes .......................................... 505
10.2.4 Importación de datos desde ASCII y XML ......................................................... 508
10.3 Exportación de datos ....................................................................................................... 515
10.3.1 Exportación de datos a Excel................................................................................. 515
10.3.2 Exportación de datos a Word ................................................................................ 517
10.3.3 Exportación de datos a otras bases de datos, XML, etc ...................................... 519
10.3.4 Exportación de datos a ASCII............................................................................... 522
10.3.5 Combinación de correspondencia entre Access y Word .................................... 524
10.4 Colaboración .................................................................................................................... 529
10.4.1 Integración con Windows SharePoint Services................................................... 529
10.4.2 Recopilación de datos mediante formularios de InfoPath y Outlook........... 536
10.4.3 Exportar a PDF y XPS ......................................................................................... 537
10.4.4 Guardar, imprimir y publicar datos .................................................................... 538
10.5 Seguridad.......................................................................................................................... 539
10.5.1 Crear una ubicación de confianza y alojar bases de datos.............................. 539
10.5.2 Cifrar una base de datos ........................................................................................ 540
10.5.3 Empaquetar y firmar una base de datos............................................................. 541
10.6 Mantenimiento y rendimiento ........................................................................................ 542