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PLAN ESTRATÉGICO DE MEDIOS DE
COMUNICACION
2009 - 2010
(DOCUMENTO DE TRABAJO)
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1. Objetivo
Fortalecer la utilización de los medios de comunicación en la Universidad
Francisco de Paula Santander para los años 2009 y 2010, cumpliendo con los
lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
2. Alcance
El documento es una estrategia del proceso de Direccionamiento Estratégico para
optimizar la Comunicación Pública de la Universidad (medios de comunicación).
3. Responsables
Los responsables de la ejecución de éste plan serán los líderes de los procesos de
Direccionamiento Estratégico y de Gestión de Comunicación y Relaciones
Externas, quienes podrán guiar su gestión de acuerdo a lo sugerido en el
documento.
4. Definiciones
4.1 Control Interno
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos.1
4.2 MECI 1000:2005
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, adoptado
mediante Decreto 1599 de 2005.2
4.3 Medios de Comunicación
Elemento de control que se constituye por el conjunto de procedimientos,
métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar
la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido,
1
Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 1.
2
Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005. Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
Elaboró:
VICTOR MANUEL ARDILA SOTO
Jefe Oficina de Planeación
Coordinador Implementación MECI:
SAMUEL VILLAMIZAR BERDUGO
Profesional Universitario
Fecha 26/09/2008
Revisó:
HÉCTOR MIGUEL PARRA LÓPEZ
Rector
Fecha
24/11/2008
Aprobó:
Fecha
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hacia los diferentes grupos de interés.3
5. Contenido
5.1 Introducción
5.2 Misión y Visión de la UFPS
5.2.1 Misión
5.2.2 Visión
5.3 Condiciones y factores críticos para la efectividad del plan
5.4 Los medios de comunicación en la UFPS
5.5 Marco general
5.6 Procesos ejecutores del plan
5.7 Visión compartida del plan
5.8 Líneas de acción del plan y objetivos estratégicos
5.9 Articulación con el Plan de Desarrollo Fortalecimiento Académico 2005-2012
5.1 Introducción
La Universidad Francisco de Paula Santander, ha venido construyendo una cultura
comunicativa acorde con sus necesidades. Por ello, optimizando su capital
humano y los recursos propios, ha logrado progresivamente implementar medios
de comunicaciones eficaces y efectivas que van más allá de lo periodístico,
teniendo como concepto fundamental la responsabilidad social en la emisión de
información.
El Centro de Comunicaciones – CECOM, como dependencia administrativa
fundamental para el desarrollo del Proceso de Gestión de Comunicaciones y
Relaciones Externas ha realizado un trabajo importante acerca de los medios de
comunicación al interior de la Institución.
En este orden de ideas, la Universidad hará los mayores esfuerzos con el fin de
lograr que la comunidad académica interactúe para que los medios sean
instrumentos para educar, defender e intercambiar opiniones, crear alianzas, crear
y fortalecer imagen corporativa. Los medios de comunicación deben ofrecer una
oportunidad para hacer democracia con valores como el respeto y el trabajo en
equipo.
5.2 Misión y Visión de la UFPS
5.2.1 Misión.
“La Universidad Francisco de Paula Santander es una Institución Pública de
Educación Superior que orienta su actividad a la generación y difusión de
3
Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005.
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conocimientos, por medio de la docencia, la investigación y la extensión, con
fundamento en el aprendizaje permanente y la flexibilidad del currículo, con
énfasis en su aplicación a la solución de los problemas de su entorno
regional y binacional, para fortalecer y promover su desarrollo económico y
social, egresados altamente cualificados, con competencias técnicas,
pensamiento crítico e innovador, sentido de responsabilidad, en su contexto
de pluralismo y diversidad cultural.”4
5.2.2 Visión.
“En su quincuagésimo aniversario la Universidad Francisco de Paula
Santander habrá logrado la acreditación institucional por la calidad,
pertinencia y competitividad de sus programas de docencia, investigación e
integración con la comunidad, con un excelente clima organizacional y
plenamente comprometida con el desarrollo sostenible de la región y del
País.
El desarrollo de esta Visión se fundamenta en:
Un modelo pedagógico centrado en el estudiante, articulado a través de: el
fomento e innovación de los procesos educativos, la flexibilización académica
y la internacionalización del currículo, requisitos indispensables para facilitar
la movilidad intra y extramuros de estudiantes y egresados.
Una investigación basada en la utilización y el desarrollo de conocimientos y
tecnologías avanzadas, aplicadas a la identificación de problemas y
necesidades del entorno y de posibles alternativas de solución.
La promoción, liderazgo y fortalecimiento de alianzas estratégicas en
contextos multiculturales para la transferencia de tecnología e intercambio de
experiencias a nivel nacional e internacional.
Un adecuado clima organizacional caracterizado por: la calidad de vida de su
capital humano; su capacidad de gestión administrativa y financiera; una
eficiente infraestructura tanto física como tecnológica.
Un cuerpo docente debidamente preparado, motivado, con un alto sentido de
pertenencia hacia su labor académica.”5
5.3 Condiciones y factores críticos para la efectividad del plan
Para la aplicación del plan, los factores de mayor importancia son el compromiso
institucional y el trabajo en equipo.
4
Nueva Misión y Visión de la UFPS, Acuerdo 097 de Diciembre 1 de 2004. Consejo Superior Universitario.
UFPS Cúcuta. Artículo Único.
5
Ibid.
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Para asegurar el éxito en la ejecución del plan se debe tener en cuenta:
Factor crítico: Medios de Comunicación. Los medios de comunicación son
herramientas importantes para la difusión de mensajes de la comunidad
académica universitaria a los diferentes grupos de interés.
Factor crítico: Imagen Corporativa. La imagen corporativa es fundamental en toda
organización, con ella se lograr tener claridad sobre la identidad y el estilo definido
que se utilice para sus clientes internos y externos.
Factor crítico: Veracidad y Oportunidad en la Información. La información de la
Universidad Francisco de Paula Santander es de carácter público y debe ser
difundida con la mayor responsabilidad. La veracidad y la oportunidad son
elementos importantes para lograr construir una sociedad más justa.
Factor crítico: Recursos Tecnológicos. La Universidad requiere de actualización e
inversión en equipos y recursos tecnológicos para difundir la información
institucional comprendida por la información organizacional y estudiantil.
Factor crítico: Formación del Capital Humano. Es imprescindible contar con
capital humano formado que aporte sus conocimientos y experiencias para el
posicionamiento de la Universidad a nivel de imagen corporativa.
Factor crítico: Convenios interinstitucionales con medios de comunicación
regionales. La Universidad es un agente de cambio regional y nacional, por ello,
es importante vincular los medios de comunicación regional y nacional, así mismo,
establecer alianzas que logren mostrar los niveles de gestión de nuestra
institución.
5.4 Los medios de comunicación en la UFPS
La evolución y el cambio constante en los medios de comunicación, son también
características aplicadas al medio universitario. Día a día, la Universalidad del
pensamiento requiere mayores niveles de comunicación.
Los medios de comunicación son instrumentos con los cuales se logra el flujo de
la información en una comunidad. Sin embargo, la responsabilidad es uno de los
factores que mayor relevancia presenta en el fenómeno comunicativo.
Oriente Universitario
Nació por los años de 1980, producto de iniciativas de un grupo de personas
conscientes de necesidad de la existencia de un medio formativo-informativo que
representara una visión de las investigaciones, iniciativas, nuevas técnicas; y en
general todas las facetas de una Comunidad Universitaria, escenario cotidiano de
reconocimiento social y de encuentro, diálogo, de la constitución y expresión de
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los imaginarios desde los cuales la institución forma su identidad y sus valores.
Comunicación significa entonces, puesta en común de la experiencia creativa,
reconocimiento de las diferencias y disposición a la interacción entre los miembros
de la comunidad universitaria.6
5.5 Marco general
Los usuarios del servicio. Se denomina usuario a todo ciudadano que acuda a la
Universidad para obtener alguna información o servicio.
Los clientes de la Universidad se clasifican en:
Clientes Internos. Funcionarios docentes y administrativos, contratistas.
Clientes Externos. Estudiantes, proveedores y sector productivo.
5.6 Procesos ejecutores del Plan
Direccionamiento Estratégico
Gestión de Comunicaciones y Relaciones Externas
5.7 Visión compartida del Plan
El presente plan, deberá ser analizado por los directivos y funcionarios de la
institución, en el marco de la concertación y el trabajo en equipo.
5.8 Líneas de acción del plan y objetivos estratégicos
LINEA 1.
IMPORTANCIA DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
• Sensibilizar a los directivos de la UFPS sobre la importancia de los medios
de comunicación como herramientas para educar, comunicar e informar.
• Crear conciencia en los funcionarios para ver la actualización y
modernización de los medios de comunicación como una inversión a
mediano y largo plazo.
• Lograr la canalización de la información y la comunicación de todos los
procesos para alcanzar un sistema de comunicación acorde a las
necesidades de los grupos de interés.
6
Centro de Comunicaciones – CECOM. UFPS Cúcuta.
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LINEA 2.
FORTALECIMIENTO DE LA IMAGEN CORPORATIVA
•
Identificar hacia quienes van dirigidos los mensajes de comunicación para
definir así una identidad clara, conjunta y unificada de la Institución.
•
Realizar el rediseño de la imagen corporativa de la UFPS, teniendo en
cuenta la existencia de un diagnóstico de comunicación realizado hace
algunos años.
•
Establecer mecanismos de participación ciudadana extendida a usuarios y
clientes donde se interactúe con ellos, logrando ver qué tanto se identifican
con la imagen existente de la Institución.
•
Establecer una política de imagen corporativa.
LINEA 3.
INFORMACIÓN VERAZ Y OPORTUNA
•
Lograr que la información que fluye al interior de la Universidad tenga como
características principales la veracidad y la oportunidad, para lo cual es
importante realizar jornadas de sensibilización al capital humano que realiza
las actividades de Comunicación y Relaciones Externas.
• Programar y ejecutar jornadas de capacitación acerca de cómo construir la
noticia en las Universidades Públicas y qué es lo que se debe informar.
LÍNEA 4.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON TECNOLOGÍA DE PUNTA
•
Actualizar los equipos utilizados para el funcionamiento de los medios de
comunicación al interior de la Universidad.
•
Adquirir nuevos equipos con tecnología de punta para el optimizar el
funcionamiento de los medios de comunicación al interior de la Universidad.
LINEA 5.
CAPITAL HUMANO COMPETENTE
•
El capital humano del proceso de Comunicaciones y Relaciones Externas
debe estar formado para que su incidencia en la comunidad académica sea
positiva y lograr así coherencia con el direccionamiento estratégico
institucional.
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LÍNEA 6.
CONVENIOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN REGIONAL Y NACIONAL
•
Vincular empresas y entidades que puedan aportar tecnología de medios
de comunicación mediante convenios, involucrando grupos de
investigación.
5.9 Articulación con el Plan de Desarrollo Fortalecimiento Académico 2005 –
2012.
El presente Plan Estratégico se encuentra articulado con el Plan de Desarrollo de
la Institución. (Ver Cuadro 1).
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Cuadro 1. Articulación del Plan Estratégico de Medios de Comunicación 2009 2010 con el Plan de Desarrollo Fortalecimiento Académico 2005 – 2012
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6. Documentos de Referencia
Plan de Desarrollo Fortalecimiento Académico 2005 – 2012.
7. Historial de modificaciones
Aquí se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualización de su
versión, en el siguiente cuadro:
VERSION
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DEL
CAMBIO
RESPONSABLE
APROBACIÓN
8. Control de registros
Aquí se encuentra la información base de los registros que pertenecen al
documento y asean internos o externos, se relacionan los registros que genera un
documento y se identifica su control de la siguiente forma:
Código
Nombre
9. Anexos
Ninguno.
Responsable Almacenamiento
Acceso
Tiempo
de
Retención
Disposición
Final