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Caso de negocio: NHS Buckinghamshire
Agilidad del proceso de tarjetas
inteligentes beneficia a pacientes
RESUMEN
Panoramas y Retos
NOMBRE
National Health Service (NHS)
Buckinghamshire
El Servicio Nacional de Salud de Buckinghamshire (NHS Buckinghamshire)
comisiona y provee un amplio conjunto de servicios de salud de alta
calidad a residentes del condado de Buckinghamshire en Inglaterra.
INDUSTRIA
Salud
LUGAR
Buckinghamshire, Inglaterra
OBJETIVOS
•Diseñar un nuevo proceso
automatizado de registro de
tarjetas inteligentes para mejorar
la manera en la que nuevo
personal médico recibe acceso
a los registros de los pacientes.
•Implementar un sistema que le
permita a los gerentes acceder a
información estratégica y que sea
capaz de mejorar los procesos
dentro de la organización.
RESULTADOS
•Nuevo flujo de proceso diseñado,
probado e implementado en
menos de un mes y con altos
niveles de satisfacción por
parte de los interesados.
•Reducción del tiempo de
procesamiento de las tarjetas
inteligentes de 5-6 semanas
a menos de 13 días.
•Disminución de cuellos de
botella del proceso y mejor
distribución de los recursos.
En esta región hay tres hospitales principales, cinco hospitales
comunitarios y varios sitios comunitarios que ofrecen servicios genéricos
y especializados de dermatología, alergias y tratamiento de cáncer de piel.
Esta región también aloja al Centro Nacional de Lesiones Espinales.
Permitir que 6000 empleados que trabajan en el Buckinghamshire NHS
Trust tengan acceso electrónico a la información correcta de los pacientes
es bastante complejo. Cada miembro del NHS que necesita acceder al
sistema clínico debe hacerlo a través de una tarjeta inteligente y una
terminal de computador. Cada vez que lo hacen, deben tener acceso al
nivel apropiado de datos del paciente según su rol en la organización.
Este reto se hace aún más complicado ya que los equipos médicos y
equipos están dispersos a través de todo el condado de Buckinghamshire.
La rotación de personal y la necesidad de utilizar personal local
en algunas locaciones hacen esta labor aún más difícil.
Asegurar que todo el personal nuevo reciba la tarjeta inteligente correcta, con el
nivel de acceso adecuado a los registros médicos de los pacientes se dificulta por
el hecho de que existe una entidad de registro independiente que manualmente
procesa y expide cada nueva tarjeta inteligente. El proceso existente involucra cinco
pasos independientes seguidos de la contratación del nuevo integrante del equipo.
El sistema existente basado en papel también impedía la toma de decisiones
estratégicas como lo comenta Jan Wood, Directora Asistente de IM&T para NHS
Buckinghamshire, “El sistema basado en papel contenía muchos datos, pero le hacía
www.bizagi.com
Caso de negocio: NHS Buckinghamshire
falta información. Era difícil extraer información clave lo cual hacía que la planeación estratégica,
en cuanto a la distribución de recursos y la identificación de cuellos de botella, fuera difícil.”
NHS Buckinghamshire sabía que el sistema existente no podía continuar y buscó experiencia de
clase mundial en el mejoramiento de procesos de negocio para encontrar una solución nueva e
innovadora. NHS Buckinghamshire ya utilizaba la herramienta gratuita de mapeo de procesos
incluida en bizagi BPM Suite, como parte de sus iniciativas de cambio. La organización seleccionó
a bizagi y definió los siguientes objetivos:
• Diseñar y automatizar el proceso de registro de tarjetas inteligentes, aumentando la
eficiencia con el mejoramiento de la manera en que nuevo personal médico recibe acceso
electrónico a los registros de los pacientes
• Evaluar, probar e implementar el proceso a través de toda la organización del NHS
Buckinghamshire y lograr altos niveles de satisfacción de los interesados en el área médica y
administrativa
• Implementar un sistema que le permita a los gerentes acceder a información estratégica
de los flujos de proceso y que sea capaz de mejorar los procesos dentro de la organización
Solución Bizagi
NHS Buckinghamshire comenzó trabajando con un equipo de consultores bizagi y con el Modelador
de Procesos bizagi, una innovadora aplicación de software que permitió diagramar y documentar
el proceso de tarjetas inteligentes existente. A continuación, el proceso fue exportado a bizagi
BPM Suite para generar un nuevo proceso electrónico.
Ejecución basada en la red automatizó el proceso completo
El nuevo sistema electrónico le entregó al NHS una serie de procesos online sencillos y fáciles de
seguir que guían al usuario de manera transparente a través del proceso de registro de la tarjeta
inteligente.
El proceso comienza permitiendo que la nueva información de inicio sea adicionada
electrónicamente al sistema central de TI por el jefe del nuevo empleado. Esta información es
enviada automáticamente a las entidades de registro.
Una fecha y hora convenientes son programadas electrónicamente para una reunión cara a cara
con la entidad de registro. Todos los involucrados son informados electrónica y automáticamente,
y luego de la reunión, el registro del nuevo empleado termina con la impresión y expedición
automática de una tarjeta inteligente.
www.bizagi.com
Caso de negocio: NHS Buckinghamshire
La integración con los sistemas existentes del NHS asegura
una transición transparente
Asegurar que el nuevo proceso funcionara en todo el hardware del NHS era crítico. Bizagi también
debía asegurar que los gerentes de área del NHS fueran guiados a través de todo el proceso sin
inconvenientes.
Resultados
Bizagi comenzó a trabajar con el NHS y en pocas semanas el equipo de consultores en-sitio
había entendido y mapeado el proceso existente de registro de tarjetas inteligentes desde una
perspectiva técnica, de recurso humano y de procesamiento, utilizando las herramientas de flujo
de trabajo (workflow) de bizagi.
El análisis del flujo de trabajo del sistema existente permitió identificar cuellos de botella y
resolverlos con la creación de flujos de proceso en línea. Un nuevo sistema fue mapeado, probado
e implementado en menos de un mes.
Desde el primer día de implementación el nuevo proceso de registro de la tarjeta inteligente
ha funcionado sin inconvenientes. El tiempo que toma el procesamiento de una nueva tarjeta
inteligente se ha reducido a la mitad, de cinco a seis semanas a menos de 13 días. El proyecto se
completó a tiempo y dentro del presupuesto adjudicado y ha sido recibido excepcionalmente bien
por el grupo de gerentes senior de NHS Buckinghamshire.
Jan Wood, Directora Asistente de IM&T comenta, “El análisis del flujo de trabajo ha mejorado
los tiempos de procesamiento de las tarjetas inteligentes, ha reducido errores y ha mejorado
la eficiencia de los procesos internos. Estamos planeando mover dos administradoras a cargos
más altos como resultado del nuevo sistema. En general, el nuevo flujo de trabajo nos permite
ofrecer un mejor servicio al cliente a nuestros clientes, quienes a su vez entregan atención a los
pacientes”.
Wood continua, “Desde una perspectiva de gestión, la solución nos ha brindado un número de
beneficios estratégicos, ya que hemos erradicado los cuellos de botella del proceso, identificado
áreas de sub y sobre utilización de personal y es posible ahora generar reportes estratégicos de
gestión con información clave que nos permite utilizar mejor los recursos y mejorar la atención
a los pacientes. La racionalización de los procesos internos es un objetivo primordial el Gobierno
actual; sabemos que contamos ya con una gran ventaja sobre otras organizaciones gracias a la
solución bizagi.”
Después del éxito del proyecto, NHS Buckinghamshire está trabajando actualmente con bizagi
para transformar otros procesos de negocio dentro de la organización.
www.bizagi.com