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Unidad IV
Los formatos de
los documentos
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Do cumentación técnica
Esquema conceptual: Unidad IV
Características
Programas para realizarlo
Utilización
Extensión del archivo
Características
Programas para realizarlo
Estructura principal
Extensión del archivo
2. HTML
3. Postscript
1. Texto plano
Características
Programas para realizarlo
Utilización
Extensión del archivo
UNIDAD IV
Los formatos de
los documentos
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5. Otros formatos
RTF
SWF
4.PDF
Características
Ventajas
Programas para realizarlo
Utilización
Extensión del archivo
Semana 12
Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos
Presentación
U
na vez que se tienen presentes los conceptos básicos de la documentación
técnica y las técnicas del mapeo de información, que se tiene un contenido
por elaborar y que se han definido las características del mismo, es pertinente revisar algunos de los tipos de formato más comunes en los que el documento final
puede presentarse. La elección del formato dependerá, entre otras cosas, del contenido, los destinatarios, la forma de distribución y la consulta.
Enseguida se presentarán brevemente algunos de los formatos más empleados actualmente, que son TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y SWF.
Objetivos específicos
• El alumno analizará los distintos formatos en que pueden realizarse los documentos y distinguirá los usos de cada uno para la presentación final del documento.
Tema y subtemas
I. Los formatos de los documentos
IV.
IV.1
Texto plano
IV.2
HTML
IV.3
Postscript
IV.4
PDF
IV.5
Otros formatos
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Do cumentación técnica
IV.1 Texto plano
Características del
texto plano
El texto plano es el texto que no tiene ningún formato en especial, como tipo de
letra, color, tamaño, relleno, subrayado, cursiva, imágenes, etc. Está formado solamente con caracteres sin formato con un código que reconoce la computadora
como: ASCII, ISO-8859-1, ANSI, UTF-8, Unicode, entre otros.
Con qué programa se
usa
Para elaborar y modificar este tipo de texto se emplean editores como el Bloc
de notas de Windows®, el programa Word de Microsoft®, o incluso editores de
páginas web.
El texto plano es útil sobre todo para textos pequeños que no requieren formato alguno o para reutilizarlos fácilmente en algún procesador, ya que precisamente su falta de formato permite que se adapte fácilmente a otros de manera
automática. También es útil para guardar información breve y de manera rápida.
La siguiente imagen corresponde al Bloc de notas de Windows®:
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Utilización del formato
plano
Extensión del archivo
El formato plano es útil también cuando se selecciona texto con formatos
especiales e imagen, ya que es muy minucioso capturar sólo el texto, así que es
posible seleccionarlo todo y luego, prácticamente en cualquier programa editor
de textos, pegar sólo el texto, de tal forma que solamente será esa parte lo que
aparecerá en el procesador y además si se desea se adaptará automáticamente al
formato del texto destino.
Los archivos en texto plano, normalmente tienen la extensión .txt.
Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos
IV.2 HTML
El html o Lenguaje de Marcado de Hipertexto (Hyper Text Markup Language) es
un sistema de códigos que permite crear páginas web. El html está hecho de etiquetas y atributos que especifican las características que tendrá la página web.
Características del
Aunque hay programas específicos, como Dreamweaver o Expression Web
para elaborar páginas web, que poseen opciones automáticas, menús y diseños
preestablecidos, para utilizar el html directamente y crear páginas web, se debe
contar con:
Con qué programa se
usa el html
html
• Un editor de texto (Bloc de notas, Wordpad en Windows® y en el caso de
Mac®, SimpleText o Teachtext).
• Un navegador que interprete las etiquetas y atributos y los despliegue en
la pantalla.
Con el html se le da estructura a alguna información para presentarla en formato de página web, se organiza el color, el estilo y las imágenes que llevará. Este
lenguaje también especifica las formas de visualización en los navegadores.
Por lo general, la estructura principal de una página web está organizada por
etiquetas. Las etiquetas tienen diversas funciones, como dar un formato específico al texto, separar y dar estructura a cada parte del contenido del texto. Las etiquetas más comunes son:
ETIQUETA
FUNCIÓN
<HTML>
Empieza un documento HTML
<HEAD>
Zona de cabecera
<TITLE>
Zona de título
</TITLE>
Termina zona de título
</HEAD>
Termina zona de cabecera
<BODY>
Zona de cuerpo del documento
</BODY>
Termina zona de cuerpo del documento
</HTML>
Termina documento HTML
Los atributos que podrían complementar la etiqueta <FONT> son:
ETIQUETA
FUNCIÓN
FACE=”x”
Para definir el tipo de letra (éste deberá estar precargado
en la computadora del usuario de lo contrario no se verá
esta fuente y la máquina ocupará otra).
COLOR=”x”
Color de la fuente
SIZE=”x”
Tamaño de la letra
Estructura principal del
html
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Do cumentación técnica
Esta pantalla muestra parte del código html de una página sencilla:
En la siguiente imagen se observa el resultado visto desde el navegador.
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El uso de este lenguaje no es el óptimo para escribir textos. En documentación técnica se limita básicamente a la presentación del texto en página web, con
las funcionalidades que representa, como el uso de hipertexto y de otras opciones
multimedia. Aun sí, el html permite reflejar en sus resultados la técnica del mapeo de información.
Extensión del archivo
Estos archivos tienen la extensión .html o .htm.
Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos
IV.3 Postscript
PostScript es un Lenguaje de Descripción de Página (Page Description Language),
que identifican muchas impresoras y cuyo formato de archivo se emplea para utilizarse en la impresión profesional. Un archivo PostScript es un archivo técnicamente de texto plano, pero no puede ser visualizado más que con una impresora
PostScript o a través de un programa visualizador.
Características del
Postscript
Al Postscript se le conoce también como un formato de documentos que creó
la empresa Adobe® para referirse a documentos listos para imprimir en una impresora que tenga los controladores necesarios para este formato.
Para tener un documento en este formato debe diseñarse en algún procesador
o programa de diseño y convertirlo en PostScript. Cuando está en este formato no
puede editarse directamente sino que debe modificarse en el programa original.
Una vez en PostScript quedan listo para ser impreso.
Una característica de este formato es que para poder observar los archivos se
necesita un programa visor, para UNIX® y para Windows® existe un programa gratuito llamado GhostView, que además posibilita imprimir el documento aunque la
impresora no sea PostScript.
Con qué programa se
usa el Postscript
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Entre las ventajas de PostScritp se encuentra la salida de color con alta resolución y su flexibilidad para el cambio de escala y tamaño de los elementos del
documento sin pérdida de información.
Este formato hoy en día es un estándar para almacenar documentos listos
para imprimir. Se emplea cuando se desea tener un formato de salida directa a
impresión con calidad y sin riesgos de errores o modificaciones en los formatos
por cambios de programas al enviar a imprimir. Debe tenerse cuidado de que la
impresora esté configurada correctamente para el formato PostScript.
Utilización del
Postscript
Extensión del archivo
Los archivos PostScript tienen la extensión .ps.
IV.4 PDF
El Formato de Documento Portátil o pdf permite obtener un archivo a partir de
otros programas y visualizar la información que en tal formato se encuentre desde
cualquier aplicación y en cualquier sistema informático.
Características del pdf
Ventajas del pdf
Algunas de sus ventajas son:
• Integridad de la información: los archivos pdf tienen como resultado el
Do cumentación técnica
mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, ya sea que incluyan texto, 3D, gráficos en color, dibujos, fotos,
diagramas o notas al margen, esto de manera independiente de la aplicación utilizada para crearlos. Así, cuando se abre un formato en pdf, además de que el archivo suele ser más ligero que el original, no cambian los
tipos, estilos de letra, imágenes, etcétera.
• Seguridad: los archivos pdf pueden firmarse electrónicamente o protegerse con contraseñas.
• Capacidad de búsqueda: los programas lectores de pdf tienen la particularidad de mostrar opciones de búsqueda de texto con lo que se facilita
encontrar información específica de lectura de “marcadores” o a través
de índices (si originalmente se le dio el atributo al convertir el archivo a
pdf).
• A través del programa lector del pdf puede abrirse en cualquier plataforma y sistema operativo.
• Son editables con Adobe Acrobat®.
El formato pdf actualmente es un estándar formal abierto y los más recientes desarrollos de los lectores de documentos pdf soportan no sólo enlaces de
hipertexto, anotaciones, anclajes de página, marcos, etc. sino también imágenes,
miniaturas, audio y video en movimiento, etc; por lo que amplían enormemente
el nivel 2 PostScript. El lector pdf de Adobe® puede ser descargado de forma gratuita desde el sitio web de Adobe®.
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Con qué programa
se usa
El pdf fue inventado por Adobe Systems®. Se basa en el modelo de lenguaje
Postscript para describir el texto, los gráficos y las imágenes y aunque cada vez
son más programas (editores de texto, diapositivas o navegadores) que incorporan extensiones para convertir sus archivos a pdf, Adobe Acrobat® es el programa
que permite crearlos y elegir entre una amplia serie de atributos para aplicarlos
al archivo resultante. También es el programa que generalmente permite leer los
archivos en pdf.
Utilización del pdf
En la documentación técnica, este formato es de utilidad para la presentación
final del documento, ya que el resultado es un documento más ligero que conserva
hipervínculos, índices y todas las propiedades de imagen del documento original.
Son varios los programas que permiten exportar el formato original a pdf.
Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos
IV.5Otros formatos
RTF
El Formato de Texto Enriquecido (Rich Text Format o rtf) fue desarrollado por
Microsoft® en 1987 con el fin de hacer posible el intercambio de documentos en
diferentes plataformas. De esta forma los procesadores de texto más utilizados
pueden leer y escribir documentos rtf. Todos los programas de procesamiento
de textos de mayor difusión, así como los clientes de correo electrónico y los sistemas operativos pueden leer archivos rtf.
El formato rtf
El formato rtf es un método de codificación de texto que incluye formato e
imágenes, facilita la transmisión de información entre distintos dispositivos, sistemas y aplicaciones, ya que produce un documento que puede leerse y editarse en
cualquier otro contexto diferente al original.
Características del
formato RTF
Esta característica es posible debido a que un documento rtf en esencia se
almacena como texto plano, el cual describe al sistema las características del documento, al que se le añaden propiedades derivadas del rtf.
El formato rtf por lo general no propaga virus, si se envía por correo electrónico, es menor el peligro latente de enviar macros dañinas a otros usuarios, ya que
este formato no utiliza macros.
Actualmente rtf es un formato abierto.
Este formato se usa de forma predeterminada en WordPad, además de muchos otros programas, como Microsoft® Office, OpenOffice, AbiWord, TextEdit,
etcétera.
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La siguiente imagen es un documento en rtf, elaborado en WordPad.
Con qué programa se
usa el rtf
Do cumentación técnica
Utilización del rtf
Debido a que el rtf es un formato de texto compatible que permite exportarse e importarse desde y hacia cualquier versión de Word, otros procesadores
de textos y otros programas como los de diseño, base de datos y presentaciones,
se recomienda usar para información que se presentará, se diseñará o se reutilizará
para ciertos fines en distintos formatos.
Sin embargo, deben tenerse precauciones al emplearlo, ya que incluso entre
versiones del mismo programa, la apertura de documentos no presenta los contenidos con la misma fidelidad. Es recomendable hacer pruebas de compatibilidad
antes de elaborar un documento para exportar, sobre todo si es un documento
extenso.
Extensión del archivo
La extensión de los archivos de este formato es .rtf.
¿Identificas la diferencia entre el formato TXT y el RTF?
SWF
Características del swf
swf es un formato de archivo de gráficos vectoriales que tiene la función de crear
archivos de tamaño pequeño interactivos para ser utilizados en cualquier plataforma a través de navegadores web, ya sea con un ancho de banda reducido o sin
conexión.
Con qué programa se
usa el swf
Uno de los programas que se emplean para convertir cualquier archivo imprimible en formato swf es FlashPaper, que convierte archivos en documentos de
Flash o archivos pdf preparados para consultarse en la web.
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Los documentos resultantes se ven de la forma como se verían impresos en
papel, tienen controles para desplazamiento y la opción de integrarse con Microsoft Office® a través de un menú.
El texto tiene las opciones comunes de copiar y pegar, incluye soporte para
búsqueda de texto y selección, hipervínculos y marcas de lectura.
La siguiente imagen muestra la forma como se observa un texto en formato
FlashPaper.
Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos
Otra opción para crear un archivo .swf desde otro programa es en Adobe InDesign®.
Los documentos en swf se pueden incrustar en una página web directamente,
no tienen que abrirse como un vínculo aparte. Los documentos pueden ser publicados utilizando herramientas de edición web tales como Macromedia Contribute,
Dreamweaver o cualquier editor html.
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Utilización del swf
Este formato de documento es aconsejable si se quiere presentar en Internet
contenidos que se carguen rápidamente en la red y puedan visualizarse con Flash
Player®.
Los archivos FlashPaper tienen la extensión .swf.
Extensión del archivo
Do cumentación técnica
Reactivos de autoevaluación
Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero
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1. El formato txt es el más adecuado para cuando se busca incorporar imágenes
al documento.
_____
2. El html es un lenguaje utilizado para elaborar páginas web y se estructura mediante
etiquetas.
_____
3. Un formato ideal para realizar documentación técnica es el html.
_____
4. PostScript es un formato en el que es posible editar directamente el contenido del texto.
_____
5. En cualquier procesador de textos es posible leer los archivos en PostScript.
_____
6. Un documento convertido a pdf tiene la desventaja de no poder visualizarse sino
únicamente a través del programa en el que se creó.
_____
7. El formato pdf es útil para presentar al lector el documento técnico, ya que será ligero
y el formato del diseño del texto se conservará intacto.
_____
8. El formato rtf permite el uso de formato en el texto, como negritas, cursiva o tipos de
letra y además la incorporación de imágenes en el documento.
_____
9. Para leer un documento en swf se emplea un navegador de Internet con Flash Player
incorporado, así puede visualizarse rápidamente con todas sus propiedades.
_____
10. Los archivos en swf pueden insertarse en documentos html.
_____
Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos
Glosario
Macros: Almacenamiento cronológico de pulsaciones de teclas, acciones de comandos, instrucciones, e incluso movimientos del mouse, con el fin de automatizar o economizar procedimientos.
Gráfico vectorial: Una imagen vectorial es una imagen digital formada por objetos geométricos independientes (segmentos, polígonos, arcos, etc.), cada
uno de ellos definido por distintos atributos matemáticos de forma, de posición, de color, etcétera.
Las imágenes vectoriales son más flexibles que las de mapa de bits
porque pueden ser redimensionadas y extendidas sin perder calidad. La
animación por gráficos vectoriales suele ser más sencilla y ocupar menos
espacio que las de gráficos de mapa de bits. Su representación suele requerir
menos memoria y menos espacio de almacenamiento.
Fuentes de información
González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID.
Lamarca, M. Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Consultado el 18 de septiembre de 2009 en http://www.hipertexto.
info/documentos/texto.htm#ascii
Manchado, E. y Santos, J. (2000). RTHC: Libertad para el formato RTF. Consultado el 19 de septiembre en 2hispalinux/conf-04/04-html/formato_
RTF.html
www.adobe.com
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Do cumentación técnica
Panel de verificación
Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero
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1. El formato txt es el más adecuado para cuando se busca incorporar imágenes
al documento.
F
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2. El html es un lenguaje utilizado para elaborar páginas web y se estructura mediante
etiquetas.
V
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3. Un formato ideal para realizar documentación técnica es el html.
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4. PostScript es un formato en el que es posible editar directamente el contenido del texto.
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5. En cualquier procesador de textos es posible leer los archivos en PostScript.
F
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6. Un documento convertido a pdf tiene la desventaja de no poder visualizarse sino
únicamente a través del programa en el que se creó.
F
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7. El formato pdf es útil para presentar al lector el documento técnico, ya que será ligero
y el formato del diseño del texto se conservará intacto.
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8. El formato rtf permite el uso de formato en el texto, como negritas, cursiva o tipos de
letra y además la incorporación de imágenes en el documento.
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9. Para leer un documento en swf se emplea un navegador de Internet con Flash Player
incorporado, así puede visualizarse rápidamente con todas sus propiedades.
V
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10. Los archivos en swf pueden insertarse en documentos html.
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