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Guía de uso del Portafirmas electrónico
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria
GUÍA DE USO DEL PORTAFIRMAS
ELECTRÓNICO DE LA ULPGC
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Guía de uso del Portafirmas electrónico
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria
HISTÓRICO DEL DOCUMENTO
Versión
Fecha
1.0
25/04/2013
Descripción
Información general sobre uso del Portafirmas
electrónico de la ULPGC, incluyendo
requisitos técnicos y problemas más
frecuentes
Autor
OTeA
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Guía de uso del Portafirmas electrónico
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria
Contenido
1. ¿Qué es el Portafirmas electrónico de la ULPGC? .......................................................... 4
2. MUY IMPORTANTE: Los requisitos técnicos .................................................................... 5
3. Alta como usuario y acceso al Portafirmas ........................................................................ 6
4. Principales tareas que podemos realizar con el Portafirmas .......................................... 9
5. Enviar un documento a firmar electrónicamente............................................................. 10
6. Firmar un documento recibido ........................................................................................... 12
7. Rechazar un documento recibido ...................................................................................... 15
8. Enviar a validar un documento recibido ........................................................................... 17
9. Enviar a firmar por delegación un documento recibido................................................. 20
10. Crear una delegación automática para la firma de documentos recibidos por el
Portafirmas ................................................................................................................................ 22
11. Verificación de documentos firmados por el PortaFirmas ........................................... 24
Anexo 1. Problemas más frecuentes en el uso del PortaFirmas ...................................... 27
Anexo 2. Cómo desinstalar una versión de Java ................................................................ 30
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Guía de uso del Portafirmas electrónico
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1. ¿Qué es el Portafirmas electrónico de la ULPGC?
El Portafirmas electrónico es una aplicación informática que permite gestionar el
envío y la recepción de peticiones de firma de documentos así como la propia
firma de estos. Su funcionamiento es similar al de una aplicación de correo
electrónico. De forma general, la aplicación permite que un usuario cree una nueva
petición de firma sobre un documento, solicite la firma de otro usuario o incluso
varias firmas de distintos usuarios sobre dicho documento, y que éstos lo firmen.
Al Portafirmas electrónico de la ULPGC se accede en la dirección de Internet
http://portafirmas.ulpgc.es .
Los objetivos de esta guía son:
Explicar los requisitos técnicos que debe cumplir el ordenador con el que
vamos a hacer uso del Portafirmas.
Mostrar su funcionamiento.
Informar sobre los errores más frecuentes y cómo solventarlos
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2. MUY IMPORTANTE: Los requisitos técnicos
Para hacer uso de la Sede electrónica de la ULPGC necesita disponer de un
ordenador que cumpla con los siguientes requisitos técnicos:
En Windows:
Máquina virtual de java: tener instalada la versión 1.6.0_33 o superior. Si
tiene otras versiones de java instaladas en su ordenador y desea
eliminarlas puede hacerlo tal como se explica en el apartado Anexo 2.
Cómo desinstalar una versión de Java de esta guía.
Tener instalado su certificado digital en el navegador que vaya a usar.
Si desea conocer cómo conseguir un certificado digital puede consultar el
apartado 8 de la guía que puede descargar al final de la siguiente página
Web:
http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado
Usar uno de los siguientes navegadores para acceder a la sede electrónica
usando los siguientes navegadores:
o Internet Explorer (de 32 bits)
o Mozilla Firefox
o Google Chrome
Adobe Reader 9 o posterior para poder visualizar documentos PDF.
En Mac OS:
Máquina virtual de java: tener instalada la versión Java 1.6.0_33 o
superior.
Usar el navegador Mozilla Firefox que puedes descargar desde
http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/features/ . El navegador Apple Safari
NO funciona adecuadamente.
Tener instalado su certificado digital en el navegador Mozilla Firefox.
Si desea conocer cómo conseguir un certificado digital puede consultar el
apartado 8 de la guía que puede descargar al final de la siguiente página
Web:
http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado
Adobe Reader 9 o posterior para poder visualizar documentos PDF.
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3. Alta como usuario y acceso al Portafirmas
Para poder hacer uso del Portafirmas electrónico deberá estar dado de alta como
usuario del mismo. La gestión de los usuarios está centralizada en la actualidad en
la Oficina Técnica de la Administración Electrónica (OTeA) por lo que deberá
enviar un mensaje de correo electrónico a la dirección [email protected] para solicitar
el alta. En dicho mensaje deberá aportar los siguientes datos:
Número del DNI + letra del NIF
Apellidos y nombre
Correo electrónico
El acceso al PortaFirmas se hará a través de la dirección de Internet:
http://portafirmas.ulpgc.es
Se le presentará la siguiente pantalla en la que deberá pulsar en el enlace “Entrar”.
La aplicación intentará identificarnos localizando los certificados digitales que
tengamos instalados en nuestro navegador y presentándolos para que elijamos
aquel con el que nos queramos identificar (normalmente solo tendremos instalado
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un certificado digital). Si el certificado está protegido de uso con una contraseña se
nos pedirá que la tecleemos.
Una vez nos hemos identificado se nos presentará la vista principal de la bandeja
de firmas (que puede ver en la imagen de más abajo) que se compone de tres
secciones principales. En la parte superior aparece un menú general, que mostrará
unas u otras opciones en función de los permisos del usuario. Debajo de este
menú, a la izquierda, se encuentran el menú principal, que permitirá la navegación
entre las distintas bandejas de la aplicación, y el buscador general.
Y a la derecha del menú principal, ocupando la parte central de la vista, aparece la
relación de documentos que contiene la bandeja que tengamos seleccionada en
cada momento (recibidos, enviados, validaciones, delegaciones). El buscador nos
permite filtrar el contenido de la bandeja seleccionada en función de diversos
criterios: Remitente, Asunto, rango de fecha, tipo de documento o estado de los
documentos.
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4. Principales tareas que podemos realizar con el Portafirmas
A modo de primera aproximación presentamos el resumen las principales tareas
que se pueden realizar con el PortaFirmas electrónico:
Enviar un documento a uno o varios destinatarios para que lo firmen
electrónicamente.
Firmar electrónicamente un documento que nos han enviado para que lo
firmemos.
Rechazar un documento que nos han enviado para que lo firmemos.
Enviar a validar a una tercera persona el contenido de un documento que
nos han enviado para firmar electrónicamente
Enviar un documento que nos han enviado para que lo firmemos a una
tercera persona para que lo firme por delegación nuestra.
Crear una delegación automática para que todos los documentos que nos
remitan para firmarlo le lleguen a una tercera persona para que las firme
por delegación nuestra.
Verificar la identidad del firmante de un documento y la integridad del
mismo.
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5. Enviar un documento a firmar electrónicamente
Para enviar un documento a firmar deberemos usa r la opción de “Nueva petición”
situada en la esquina superior izquierda de la pantalla principal del PortaFirmas.
Se nos presentará una pantalla en la que debemos cumplimentar una serie de
datos, seleccionar el archivo que queremos enviar a firmar y elegir a los firmantes
del documento. No todos los datos son obligatorios, solamente aquellos que están
marcados con un asterisco.
Podremos marcar varias casillas de verificación para que se nos avise por correo
electrónico cuando el documento haya sido leído, firmado y/o rechazado. Cuando
enviamos un documento a firmar podemos incorporarle uno o más firmantes. Se
accede a la lista de posibles firmantes pinchando en el enlace “Mostrar todos los
usuarios” o bien introduciendo un texto de búsqueda (apellidos y/o nombre).
En el caso de que el documento tenga que ser firmado por más de una persona
podemos indicar el orden en el que se tienen que realizar las firmas. Una persona
no podrá firmar el documento hasta que lo hayan hecho previamente todos los
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firmantes que van en un orden anterior a él. En el caso de que no importe el orden
en el que se firme el documento en lugar de enumerar el orden de los firmantes se
marcará la casilla de “Firma en paralelo”. De este modo los firmantes podrán firmar
en cualquier momento sin tener que esperar unos por otros, aunque todos tendrán
que firmar el documento.
También tenemos la posibilidad de adjuntar otros documentos que puedan ser
necesarios para la persona que tiene que firmar el documento. Estos otros
documentos NO se firmarán, simplemente podrán ser visualizados por el
destinatario. Para ello se usará la opción de “Documentos adjuntos”.
Una vez realizado esto simplemente tendremos que pulsar el botón de “Enviar”
situado en la parte inferior derecha de la pantalla. A el/los destinatarios del
documento les llegará un mensaje de correo electrónico informándoles de que
tienen un documento pendiente de firmar. Tendrán que acceder al PortaFirmas y
acudir a la bandeja de “Recibidos”.
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6. Firmar un documento recibido
Los documentos que se nos envíen al Portafirmas para firmarlos electrónicamente
nos aparecerán en la bandeja de “Recibidos”. Además se nos avisarán mediante
un mensaje de correo electrónico que tenemos un documento pendiente de firmar.
Los documentos pendientes de firmar están identificados por un icono con un
signo de interrogación de color azul “?”
Pinchando en cualquier dato del documento (fecha, remitente, asunto,…) podemos
ver los detalles del documento y el contenido del mismo. Tendremos la
oportunidad de realizar varias acciones con el documento entre las que están la de
firmarlo en un enlace tanto en la parte superior como en la parte inferior de la
pantalla.
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Cuando pinchamos en el enlace de “Firmar” la aplicación nos presentará los
certificados digitales que tengamos instalados en nuestro navegador para que
seleccionemos aquel con el que vamos a firmar el documento. Si tenemos
protegido de uso el certificado con contraseña se nos pedirá que la escribamos.
Una vez hecho esto se procederá a firmar el documento
Una vez se ha finalizado la firma del documento la aplicación volverá a la pantalla
principal del portafirmas donde podremos ver en la bandeja de recibidos que ya ha
cambiado el estado del documento a “Documento firmado” representado por el
icono .
Si pinchamos en cualquier dato del documento (fecha, remitente, asunto,…)
podemos ver que el documento ya firmado incluye al final de cada página un
“cajetín” con la identidad del firmante y la fecha de firma del documento.
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7. Rechazar un documento recibido
La operatoria para rechazar un documento recibido es similar a la de firmar.
Accederemos al contenido del documento pinchando en cualquier dato del
documento (fecha, remitente, asunto,…).
Podremos ver el contenido del documento y si queremos rechazarlo pincharemos
en el enlace “Rechazar” que se encuentra tanto en la parte superior como en la
parte inferior de la pantalla.
Se nos presentará a continuación una pantalla en la que deberemos explicar el
motivo por el cual rechazamos firmar el documento que nos han enviado. Cuando
lo hayamos escrito pincharemos en el botón de “Rechazar”.
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Una vez se ha finalizado el rechazo del documento la aplicación volverá a la
pantalla principal del portafirmas donde podremos ver en la bandeja de recibidos
que ya ha cambiado el estado del documento a “Documento rechazado”
representado por el icono .
El remitente del documento podrá ver en su bandeja de documentos enviados que
éste ha sido rechazado y consultar el motivo del rechazo, así sabrá si tiene que
enviarlo a la firma a otra persona o bien rehacer el documento para corregir algún
error. En estos casos tendrá que volver a realizar otro envío al PortaFirmas.
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8. Enviar a validar un documento recibido
Cuando recibimos un documento para firmar electrónicamente tenemos la opción
de enviárselo a otra persona para su validación, es decir, para que de un “visto
bueno” al documento. Para ello accederemos como siempre a los detalles del
documento y haremos clic en el enlace de “Enviar validación”.
A continuación se nos presentará una pantalla en la que debemos seleccionar la
persona a la que vamos a enviar el documento a validar. Para ello pincharemos en
el enlace “Mostrar todos los usuarios” o bien teclearemos un criterio de búsqueda
en la casilla de la derecha (por ejemplo parte del apellido, nombre o DNI). Una vez
seleccionada la persona pulsaremos el botón de “Enviar”.
La persona que recibe la solicitud de validación la verá en la bandeja de
“Validaciones” y como siempre accederá al contenido del documento pinchando en
cualquier dato del documento (fecha, remitente, asunto,…).
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Se le presentará el documento y tendrá las opciones de “Validar” o de “Rechazar”.
Si se elige la opción de Validar el documento volverá al firmante
Al firmante le llegará un aviso por correo electrónico indicándole que el documento
ya ha sido validado por lo que podrá acceder a él, ver la fecha y el estado de la
validación y proceder a firmarlo.
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La persona a la que enviamos el documento a validar también podría rechazarlo.
En ese caso deberá escribir el motivo del rechazo y pinchar en el botón de
“Rechazar”
Al firmante se le llegará en este caso un mensaje de correo electrónico indicándole
que el documento no ha sido validado. Podrá entrar a ver el estado de la validación
y el motivo del rechazo.
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9. Enviar a firmar por delegación un documento recibido
Delegar una petición en otro usuario, o enviarla a delegación, es darle el poder
para que sea ese otro usuario el que firme la petición en lugar de hacerlo el
destinatario original de la petición. Para poder realizar la delegación, el firmante del
documento deberá acceder al contenido de éste y pulsar en el enlace de “Enviar
delegación”.
A continuación se nos presentará una pantalla en la que debemos seleccionar la
persona a la que vamos a enviar el documento a delegar. Para ello pincharemos
en el enlace “Mostrar todos los usuarios” o bien teclearemos un criterio de
búsqueda en la casilla de la derecha (por ejemplo parte del apellido, nombre o
DNI). Una vez seleccionada la persona pulsaremos el botón de “Enviar”.
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A la persona seleccionada le llegará un aviso por correo electrónico informándole
de que tiene un documento pendiente de firma por delegación y podrá acceder a él
en su bandeja de “Delegaciones”.
El usuario que ha delegado la firma del documento en otro usuario no podrá hacer
ninguna operación sobre la petición hasta que esta operación termine, salvo la
cancelación de dicha delegación en el caso de que todavía no se haya firmado el
documento.
Una vez se ha firmado un documento por delegación, en el cajetín de firmas
aparecerá tanto la identidad del firmante como la de la persona que le ha delegado
la firma del documento:
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10. Crear una delegación automática para la firma de
documentos recibidos por el Portafirmas
Se puede crear una delegación automática para la firma de documentos en lugar
de tener que delegar la firma uno a uno. Esto es especialmente útil si vamos a
estar durante un periodo fuera del trabajo (por vacaciones, licencias, baja, etc..).
Para acceder a la opción de delegaciones del portafirmas deberemos hacer clic en
el enlace que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y que tienen
nuestro nombre.
Accedemos a una pantalla en la que tenemos el enlace para acceder a la opción
de Delegaciones automáticas:
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Pinchando en él se nos presenta la pantalla que podemos ver en la siguiente
imagen. En ella podemos crear una delegación para cada tipo de documento. Es
importante tener en cuenta que si no creamos una delegación para un tipo de
documento los documentos que sean de ese tipo nos seguirán llegando a
nosotros. Aquellos tipos de documento para los que sí creemos una delegación
serán enviados a la persona en quien deleguemos.
Así pues debemos elegir el tipo de documento y seleccionar la persona a la que
delegar de entre la lista de usuarios del PortaFirmas y pulsar el botón de “Añadir
delegación”.
Finalmente para eliminar una delegación automática accederemos a esta misma
pantalla y pinchando en el aspa de color rojo de cada delegación la eliminamos de
manera que a partir de ese momento volveremos a recibir los documentos de ese
tipo para que los firmemos nosotros
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11. Verificación de documentos firmados por el PortaFirmas
Un documento firmado electrónicamente a través del PortaFirmas tiene el mismo
contenido que el documento original pero además incluye un “cajetín de firmas”
conteniendo datos relativos a la persona o personas que lo han firmado
electrónicamente, y la fecha de las firmas. Este cajetín de firmas se incrusta al final
del documento original y tiene el siguiente aspecto:
Además de los datos del firmante, este “pie de firma” contiene un Identificador de
documento que se encuentra tanto en la parte superior del cajetín de firma. Se
trata de un código compuesto por letras (mayúsculas y minúsculas) y números que
identifica cada documento firmado electrónicamente a través del PortaFirmas.
Este identificador o código sirve para que cualquier persona que reciba un
documento firmado electrónicamente con el PortaFirmas de la ULPGC pueda
comprobar lo siguiente:
a) Que dicho documento ha sido firmado en la ULPGC y consta en nuestros
servidores.
b) La identidad de la persona que lo ha firmado electrónicamente,
descargando la parte pública del certificado digital utilizado para la firma.
c) La integridad del documento firmado electrónicamente. Es decir, que éste
no ha sufrido cambios desde la firma del mismo, permitiéndonos descargar
el documento original antes de ser firmado
Se puede acceder al servicio de “Verificación de documentos” en la Sede
electrónica de la ULPGC (https://sede.ulpgc.es) pinchando en el banner situado en
la página de inicio de la Sede o en el enlace dispuesto en la cabecera de la página.
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Se nos presenta una página en la que nos informa en qué consiste la verificación
de documentos y se nos muestra un formulario para indicar el Identificador del
documento que queremos comprobar (el código de letras y números que vimos
anteriormente) y también deberemos introducir el texto que se nos presenta en la
pantalla (en este ejemplo, la palabra “burting”). Finalmente debemos pulsar el
botón de “Buscar”.
Si el Identificador del documento que hemos introducido corresponde a un
documento firmado usando el PortaFirmas de la ULPGC se nos mostrará una
pantalla en la que aparece un apartado conteniendo una descripción del
documento. Además a la derecha tenemos un botón para “Descargar documento
original”. Si se pulsa dicha botón se puede obtener una copia del documento
original que se incorporó en el PortaFirmas antes de firmarse electrónicamente.
Esto nos permitirá comparar el documento que tenemos con el cajetín de firma con
el documento original y así verificar que el contenido del mismo no ha sufrido
variación alguna (es lo que se conoce como “integridad del documento”).
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Por último también se nos presenta el nombre y apellidos del firmante del
documento, la fecha de firma del documento y el botón “Descargar firma” que nos
permite obtener el archivo con la parte pública del certificado digital usado para
firmar dicho documento. Si abrimos dicho archivo podremos ver datos el certificado
digital con el que se realizó la firma electrónica y datos de la autoridad certificadora
que emitió dicho certificado (en nuestro ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y
Timbre – FNMT):
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Anexo 1. Problemas más frecuentes en el uso del PortaFirmas
Los problemas más habituales que se presentan al intentar usar la sede
electrónica de la ULPGC son los siguientes:
Las ruedas dentadas giran y giran pero no se terminan de cargar los
certificados digitales.
Cuando vamos a identificarnos en la sede se nos presenta una pantalla en la que
aparecen unas ruedas dentadas como las de la imagen y se va a intentar localizar
los certificados digitales que tenemos instalados en el navegador que estemos
usando.
Cuando ocurre esto puede ser debido a 2 motivos:
a) No tenemos instalado nuestro certificado digital en el navegador
b) No tenemos instalada una versión adecuada de la máquina Virtual Java.
Revise los requisitos técnicos descritos en el apartado 2 de esta guía.
c) Aunque tenemos instalada la versión de java puede ser que el navegador
haya desactivado el Plugin de java. Esto ocurre especialmente si usamos el
navegador Mozilla Firefox. En ese caso debería comprobar en la opción de
“Herramientas  Complementos” que efectivamente tiene activado el
Plugin de Java (ver la imagen a continuación):
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Cuando voy a intentar visualizar un documento de los que he presentado
por la Sede electrónica no se me presenta en la pantalla
Lo que nos suele ocurrir es que se nos presenta el marco en el que deberíamos
ver el documento, pero éste está vacío y nos aparece un icono en la esquina
superior izquierda tal como vemos en la imagen:
Esto puede ser debido a que no tenga instalada una versión adecuada de Adobe
Reader o de Adobe Acrobat para poder visualizar los documentos pdf (consulte el
apartado 2 de esta guía). También puede ser que sí tenga instalada alguna de
estas aplicaciones peo que no la tenga configurada para ver los documentos
“empotrados” en la página Web. Para ello deberá abrir el Adobe Reader o el
Adobe Acrobat (aquel que tenga instalado), ir a la opción de “Edición” y luego
elegir “Preferencias”. Se le presentará una ventana como la que se muestra a
continuación. En la parte izquierda deberá seleccionar “Internet” y a continuación
marcar la casilla de verificación “Mostrar PDF en explorador”. Finalmente
pulsaremos en el botón de “Aceptar” y debería quedar resuelto el problema.
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Anexo 2. Cómo desinstalar una versión de Java
A continuación se explica brevemente cómo verificar en Windows XP y Windows 7
la versión o versiones de Java que tiene instalada en su ordenador y cómo eliminar
una versión Para ello debe hacer clic en “Inicio” (esquina inferior izquierda de la
pantalla) y seleccionar “Panel de Control”.
A continuación debe elegir la opción de “Agregar o quitar programas”. Si tiene
Windows XP la pantalla desde la que deberá elegir esa opción podrá ser
cualquiera de las 2 que se presentan a continuación:
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Si tiene Windows 7 la pantalla desde la que deberá elegir esa opción para
Agregar o quitar programas podrá ser cualquiera de las 2 que se presentan a
continuación:
Una vez seleccionada la opción se nos presentará una pantalla en la que podemos
ver todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro ordenador. Aquí
deberemos comprobar qué versiones de Java tenemos instalada. El nombre que
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tienen estas versiones es: Java(TM) X. Update YY. En la pantalla de ejemplo que
se muestra a continuación vemos que están instaladas 2 versiones de Java:
Java (TM) 6 Update 31
Java (TM) 7 Update 5
Sui quisiera eliminar una versión simplemente hacemos clic encima de ella y a
continuación hacemos clic en el botón de “Quitar” y se procederá a la
desinstalación de esa versión de Java.
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