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SOFTWARE DE ADMINISTRACION (ERP)
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LAS BASES DE DATOS Y SU RELACIÓN CON UN SISTEMA ERP
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de
forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te
presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en
California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que
se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos
almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que
manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene
una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que
queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.
Definición de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son
recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
Características
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
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Independencia lógica y física de los datos.
Redundancia mínima.
Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditoría.
Respaldo y recuperación.
Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)
Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés Data Base Management System) son un tipo de
software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones
que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de
datos y de un lenguaje de consulta.
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Ventajas de las bases de datos.
Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace
que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se almacenan
varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la
redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los
datos.
Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya
inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo
una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema
conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se
mantienen consistentes.
Compartir datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan.
Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida
por todos los usuarios que estén autorizados.
Mantenimiento de estándares:
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de
la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares pueden establecerse sobre el
formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estándares de documentación,
procedimientos de actualización y también reglas de acceso.
Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.
Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas
restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe
encargar de mantenerlas.
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Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados.
Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de datos hace
que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario
hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una
aplicación que realice tal tarea.
Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita escribir en un
sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros típicas
de los programas de aplicación.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la función específica
requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de
aplicación que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su estructura,
o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas
cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se
conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones
que acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia:
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un
mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o se
pierda la integridad. La mayoría de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y
garantizan que no ocurran problemas de este tipo.
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Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para
proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de
seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia de seguridad se
pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se
minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.
Desventajas de las bases de datos
Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es
preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.
Coste del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de
almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir
una máquina más grande o una máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la
implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.
Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos
que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).
Tipos de Campos
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los
más comunes podemos nombrar:
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Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros “sin
decimales” y reales “decimales”.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder
ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta
forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.
Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
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
Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para
cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de
un registro.
Tipos de Base de Datos
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:

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
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su
rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes
cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada
bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por Microsoft.
Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.
Modelo entidad-relación
Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD “Diagram Entity relationship”)
son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan
entidades relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.
Cardinalidad de las Relaciones
El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:


Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la
entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la
entidad B.
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
Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier
instancia de la entidad B.
Estructura de una Base de Datos
Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser
cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o más
tablas, que cumplen la función de contener los campos.
En el siguiente ejemplo mostramos una tabla “comentarios” que contiene 4 campos.
Los datos quedarían organizados como mostramos en siguiente ejemplo:
Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:




Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQL
El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos permite realizar
consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos.
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A continuación veremos un ejemplo de ellos:

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Mostrar: para mostrar los registros se utiliza la instrucción Select. Select * From comentarios.
Insertar: los registros pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la instrucción
Insert. Insert Into comentarios (titulo, texto, fecha) Values ('saludos', 'como esta', '22-10-2007')
Borrar: Para borrar un registro se utiliza la instrucción Delete. En este caso debemos especificar cual
o cuales son los registros que queremos borrar. Es por ello necesario establecer una selección que se
llevara a cabo mediante la cláusula Where. Delete From comentarios Where id='1'.
Actualizar: para actualizar los registros se utiliza la instrucción Update. Como para el caso de Delete,
necesitamos especificar por medio de Where cuáles son los registros en los que queremos hacer
efectivas nuestras modificaciones. Además, tendremos que especificar cuáles son los nuevos valores
de los campos que deseamos actualizar. Update comentarios Set titulo='Mi Primer Comentario'
Where id='1'.
Según la variabilidad de la base de datos
Bases de datos estáticas
Son bases de datos únicamente de lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos
que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a
través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia
empresarial.
Bases de datos dinámicas
Son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo
operaciones como actualización, borrado y edición de datos, además de las operaciones fundamentales
de consulta. Un ejemplo, puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un
supermercado.
Según el contenido
Bases de datos bibliográficas
Sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro
típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación,
editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de
la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base
de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el
contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio,
entre otras.
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Bases de datos de texto completo
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una
colección de revistas científicas.
Directorios
Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.
Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las
ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:
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Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.
Las bases de datos de rutas metabólicas.
Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D
de biomoléculasBases de datos clínicas.
Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): PubChem, Medline,
EBSCOhost.
Modelos de bases de datos
Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se pueden clasificar de
acuerdo a su modelo de administración de datos.
Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo
en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información
de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la
implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y
conceptos matemáticos.
Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:
Bases de datos jerárquicas
Artículo principal: Base de datos jerárquica
En este modelo los datos se organizan en forma de árbol invertido (algunos dicen raíz), en donde un
nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los
nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.
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Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran
volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran
rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la
redundancia de datos.
Base de datos de red
Artículo principal: Base de datos de red
Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del
concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el
modelo jerárquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al
problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en
una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores
más que por usuarios finales.
Bases de datos transaccionales
Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son
muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción
e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor
velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con
las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de
conectividad a bases de datos relacionales.
Un ejemplo habitual de transacción es el traspaso de una cantidad de dinero entre cuentas bancarias.
Normalmente se realiza mediante dos operaciones distintas, una en la que se decrementa el saldo de la
cuenta origen y otra en la que incrementamos el saldo de la cuenta destino. Para garantizar la
atomicidad del sistema (es decir, para que no aparezca o desaparezca dinero), las dos operaciones deben
ser atómicas, es decir, el sistema debe garantizar que, bajo cualquier circunstancia (incluso una caída del
sistema), el resultado final es que, o bien se han realizado las dos operaciones, o bien no se ha realizado
ninguna,
Bases de datos relacionales
Artículo principal: Modelo relacional
Artículo principal: Base de datos relacional
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Éste es el modelo utilizado en la actualidad para representar problemas reales y administrar datos
dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios
IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base
de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma
lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos
relacionales creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de
imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros
(las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de
otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de
entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser
recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para
administrar la información.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured
Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales
motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como
normalización de una base de datos.
Bases de datos multidimensionales
Artículo principal: Base de datos multidimensional
Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP.
Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de
datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más
bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla
pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se
desean aprender.
Bases de datos orientadas a objetos
Artículo principal: Base de datos orientada a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de
almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos
importantes del paradigma de objetos:
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Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así
accesos incorrectos o conflictos.
Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una
jerarquía de clases.
Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de
objetos.
En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como
parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes.
La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus
argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente
y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar
sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la
forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y
operaciones.
SQL:2003, es el estándar de SQL92 ampliado, soporta los conceptos orientados a objetos y mantiene la
compatibilidad con SQL92.
Bases de datos documentales
Artículo principal: Base de datos documental
Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes.
Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.
Bases de datos deductivas
Un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que
permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son
almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos
lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Este tipo de base de datos surge debido a las
limitaciones de la Base de Datos Relacional de responder a consultas recursivas y de deducir relaciones
indirectas de los datos almacenados en la base de datos.
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