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Proyecto CDE Monitor Manual Táctico Centros de Desarrollo Empresarial México, D.F. Octubre, 2006 PRIMERA PARTE CONTENIDO Manual de Operación CDE Monitor 1.0 ANTECEDENTES PROYECTO CDE MONITOR I. EL PROYECTO CDE MONITOR QUE ES EL PROYECTO CDE MONITOR 1.0 OBJETIVO BENEFICIOS DEL PROYECTO (CDE, SE, Área Pública) ETAPAS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO II. FUNDAMENTOS DEL PROYECTO CDE MONITOR BASE DE DATOS DEL CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL DEFINICIÓN DE INDICADORES. a) Elementos a considerar en la definición de Indicadores. b) Naturaleza de los indicadores. III. INDICADORES DEL PROYECTO CDE MONITOR PROCESOS DE LOS CENTROS DE DESARROLLO EMPRESARIAL INDICADORES DEFINIDOS DE ACUERDO A LOS PROCESOS CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DEFINIDOS a. Concepto y características (quien genera el indicador) b. Datos necesarios para el cálculo c. Fórmula de Cálculo d. Periodicidad de alimentación e. Análisis del indicador REPORTES QUE SE EMITEN DEL CDE MONITOR 1.0 a. Correlación de indicadores IV. CDE MONITOR 1.0 PARA CENTROS DE DESARROLLO EMPRESARIAL CARACTERÍSTICAS MONITOR PARA TU CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL INGRESO AL SISTEMA ALIMENTACIÓN DEL SISTEMA V. CDE MONITOR 1.0 PARA SECRETARÍA DE ECONOMÍA VI. CDE MONITOR 1.0 ÁREA PÚBLICA VII. PROYECCIÓN DE CDE MONITOR 2.0 (2007) -2- ANTECEDENTES De los Centros de Desarrollo Empresarial (CDE) Uno de los grandes retos que la Secretaría de Economía ha identificado para el logro de gran objetivo nacional de Elevar y Extender la Competitividad del país, se refiere a “Impulsar la transformación de las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) del país en organizaciones competitivas, desarrollando en ellas las capacidades necesarias para su participación en los mercados y consolidando sus habilidades laborales y empresariales”. Para ello la Secretaría de Economía desde el año 2001 y a través del recurso del Fondo PYME, ha impulsado y puesto a disposición de la comunidad MIPYME, entre otros productos, programas de capacitación y de formación de consultores, metodologías para la mejora de procesos, contenidos para capacitación y consultoría, plataformas y portales empresariales de acceso vía Internet donde es posible acceder a sistemas de información empresarial, bancos de información, entre otros. Todas estas herramientas de apoyo a la actividad empresarial, están acompañadas de una estrategia para ser difundidas y ponerlas al alcance de todos los empresarios y emprendedores del país a un bajo costo, a través de la instalación de Centros de Desarrollo Empresarial de diferente orientación y especialidad en todo el país. Centro de Desarrollo Empresarial Es un centro de servicios y apoyo para emprendedores y las micro, pequeñas y medianas empresas que promueven el uso y explotación de las tecnologías de la información y comunicación, la asesoría y la capacitación básica y genérica, la vinculación con extensionistas financieros y la gestión empresarial para facilitar el desarrollo de capacidades productivas, administrativas y de innovación, así como el impulso de la creación de nuevas empresas de mayor valor agregado. Estos Centros de Desarrollo Empresarial son puestos en operación por entidades con vocación de servicio empresarial tales como organismos empresariales (cámaras y asociaciones empresariales), instituciones educativas o entidades gubernamentales pero con cierto nivel de independencia con relación a la operación regular de los organismos administradores. Objetivo de los Centros de Desarrollo Empresarial Participar en el fortalecimiento de la competitividad en las empresas mexicanas ya establecidas y en la creación de nuevas empresas bajo estándares de calidad de nivel mundial, para que puedan insertarse de manera eficiente en las cadenas productivas y participar con éxito en cualquier mercado. -3- Del Proyecto CDE Monitor Si los Centros de Desarrollo Empresarial promueven la competitividad empresarial, deben entonces ser un reflejo de una empresa competitiva, operando con un Sistema de Gestión adecuado que les permita aprovechar al máximo sus recursos en la búsqueda de sus objetivos. Son llevados a cabo varios esfuerzos con objetivo de garantizar el adecuado funcionamiento de los Centros de Desarrollo Empresarial de manera independiente a su naturaleza: Dentro del documento llamado CDE Políticas de Operación elaborado en el año 2005, se establecen los lineamientos generales que deben ser considerados en la operación de los Centros de Desarrollo Empresarial. Este documento hace mención al manejo de una Base de Datos estandarizada, indicadores que reflejen el cumplimiento de objetivos, métodos y recursos utilizados por los CDE. Dentro del desarrollo del Sistema de Gestión para CDE, desarrollado e implementado en el año 2005, se diseña un sistema de gestión adecuado a las características generales de los CDE. Este sistema considera la importancia de una base de datos estandarizada, el manejo de indicadores que reflejen los resultados de los procesos rutinarios, así como la importancia de mantener y monitorear los proyectos de mejora de la organización. En el año 2006, se considera el diseño de una herramienta de operación cotidiana y disponible para los diferentes Centros de Desarrollo Empresarial del país a través de un proyecto denominado CDE Monitor 1.0. -4- I. EL PROYECTO MONITOR QUÉ ES EL PROYECTO CDE MONITOR 1.0 El Proyecto Monitor 1.0 es la primera versión de una herramienta para el seguimiento y monitoreo a través de datos objetivos (indicadores), de los procesos y proyectos que permitan la toma de decisiones por los Centros de Desarrollo Empresarial. El Proyecto Monitor 1.0 considera el involucramiento de tres actores principales: Secretaría de Economía. Entidad máxima dedicada a promover y monitorear el cumplimiento de objetivos de los CDE. Comunidad Empresarial. Entidad que recibe los beneficios de los servicios proporcionados por el CDE. Centro de Desarrollo Empresarial. Diseño e implementación de acciones que aseguren el cumplimiento de los objetivos, así como el monitoreo y seguimiento de acciones de mejora. OBJETIVO PROYECTO CDE MONITOR 1.0 • Para el CDE: Proporcionar una robusta herramienta de operación cotidiana que le permita tener una base de datos estandarizada, confiable y actualizada, así como registrar y monitorear sus actividades, realizar planes en línea y darles seguimiento mediante semáforos. • Para la Secretaría de Economía: Monitorear la actividad de los CDE mediante indicadores y generar valiosos reportes estadísticos 100% actualizados. -5- BENEFICIOS DEL PROYECTO CDE MONITOR 1.0 Se consideran beneficios para los tres actores principales involucrados: Secretaría de Economía a. Monitorear la actividad de los Centros de Desarrollo Empresarial en cuanto a los proyectos presentados. b. Dar seguimiento mensual de las actividades ó servicios realizados por los centros. c. Monitorear el impacto de los servicios recibidos en el Centro de Desarrollo Empresarial d. Definición de objetivos para cada Centro de Desarrollo Empresarial con base en datos objetivos. e. Contar con registros confiables y oportunos. f. Divulgación de las actividades realizadas por los CDE. g. Generación rápida y fácil de valiosos reportes estadísticos para la toma de decisiones y asignación de recursos en la política pública. h. Maximizar la influencia a distancia. Centro de Desarrollo Empresarial a. Elaborar y presentar los informes periódicos para comprobar el ejercicio de los recursos y el impacto de los mismos. b. Metodología de reporteo estandarizada. c. Monitoreo de la propia actividad para la toma de decisiones basada en datos objetivos. d. Disponer de una herramienta práctica y confiable para la alimentación de datos. e. Contar con una herramienta que genere reportes estadísticos 100% actualizados. f. Contar con una herramienta que facilite la operación cotidiana del CDE. g. Estandarizar la forma en que el CDE almacena la información de empresas atendidas y servicios proporcionados. h. Medir el desempeño del CDE a través del monitoreo de indicadores clave. Comunidad Empresarial. a. Conocer la gama de servicios ofrecidos por los Centros de Desarrollo Empresarial. b. Monitorear el impacto de los servicios proporcionados. -6- ETAPAS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO Proyecto Monitor. Etapas del proyecto. Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Etapa 8 Definición de indicadores Definición de formato de estadísticos principales Diseño de área Pública e Información a divulgar Diseño de la base de datos maestra Diseño y desarrollo de las Interfases del Sistema Desarrollo de Manuales Operación y ayudas Prueba Piloto y validación Incorporación de los CDE al Sistema DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS Etapa 1. Definición de indicadores necesarios para la generación de reportes. Durante el Desarrollo de un Sistema de Gestión para el CDE se determinaron los siguientes indicadores para medir su desempeño: Empresas nuevas atendidas. Empresas atendidas por servicio principal del CDE. Número de alianzas. Empresas referidas a otro organismo. Número de empresas iniciadas Impacto de la promoción Índice de efectividad Número de personas atendidas Tiempo de efectividad Cursos impartidos Horas promedio de cursos de capacitación Colocación laboral Número de servicios empresariales Proyectos de incubadoras En esta etapa del proyecto se analiza la factibilidad de obtener otros indicadores derivados de los anteriores para evitar captura innecesaria de información. Etapa 2. Definición del formato de reportes estadísticos de utilidad tanto para el CDE como para la SE. A partir de los indicadores se procederá a la generación de diferentes reportes estadísticos con los cuales: • Se podrá en todo momento monitorear la actividad de los CDE a través de reportes estandarizados. • Los CDE contarán con un cuadro de mando integral para monitorear sus propias actividades. Etapa 3. Diseño de área pública y la información a divulgar. El sistema podrá contar con una parte pública accesible desde www.contactopyme.gob.mx para que los visitantes conozcan la actividad que se está llevando a cabo. Etapa 4. Desarrollo de la base de datos maestra. • La base de datos maestra es el corazón de la operación del sistema. • Albergará toda la información generada por medio de tablas relacionales. • Los campos claves en dichas tablas permitirán la manipulación de la información para generar diversos tipos de reportes en tiempo real. Etapa 5. Diseño y Desarrollo de las interfases del sistema El sistema contará con tres interfases con distintos niveles de acceso: • • • Interfase de administrador > Accesible para los coordinadores y administradores. Interfase de CDE > Accesible para los CDE. Interfase pública > Para el visitante general. El diseño de dichas interfases deberá ser amigable e intuitivo pues constituirá una robusta herramienta de operación cotidiana de los CDE. El lenguaje PHP se ha elegido para la programación de las interfases por ser una tecnología de software libre con lo que se reducen considerablemente los costos, además de ser muy robusto y confiable. • • • El sistema completo se alojará como un módulo independiente de la plataforma actual. Durante el desarrollo del proyecto será ubicado en www.lajapyme.com/cdemonitor La estructura modular del sistema permitirá en su momento, la migración a otro servidor web. Etapa 6. Desarrollo de manuales de operación y ayudas. En esta etapa se desarrollan: • Los tutoriales y manuales para las operaciones principales del sistema • Archivos de ayuda en línea. • Mecanismos de registro y asignación de claves. Las claves serán homologadas con las utilizadas en la plataforma de e-Learning (FP2005-20). Etapa 7. Prueba piloto y validación. • Se realizará una prueba piloto con los CDE actualmente activos en plataforma. • Los aspectos a evaluar son: Efectividad del sistema y facilidad de uso. • En su caso, se llevarán a cabo las modificaciones necesarias de acuerdo a la retroalimentación obtenida. Etapa 8. Incorporación de los CDE al sistema. • Una vez validado el sistema se procederá a la incorporación de todos los CDEs. • Para ellos se desarrollaran los mecanismos y herramientas promocionales necesarias: Promocional electrónico para email y Banner. -9- II. FUNDAMENTOS DEL CDE MONITOR a) DEFINICIÓN DE INDICADORES ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA DEFINICIÓN DE INDICADORES Es necesaria la descripción de los lineamientos que se consideran en la definición de los indicadores: Los Centros de Desarrollo Empresarial son entidades que comparten como objetivo el fortalecimiento de la competitividad en las empresas mexicanas ya establecidas y en la creación de nuevas empresas bajo estándares de calidad de nivel mundial. Aunque los Centros de Desarrollo Empresarial comparten objetivo, los productos y servicios proporcionados son distintos dependiendo de la naturaleza y condiciones del organismo. Los Centros de Desarrollo Empresarial se encuentran en distintos niveles de madurez en la implementación de su Sistema de Gestión. Todos los Centros de Desarrollo Empresarial tienen como procesos comunes la recepción de fondos, diseño de los servicios y atención a la comunidad empresarial. Los servicios proporcionados por los Centros de Desarrollo Empresarial son distintos y dependen de la naturaleza del proyecto. La Base de datos de las empresas atendidas por el Centro de Desarrollo Empresarial debe estar estandarizada para facilitar el proceso de captura y búsqueda de registros. Los indicadores que se definen deben estar adaptados a los diferentes organismos, pero al mismo tiempo, deben de reflejar el comportamiento global de los Centros. NATURALEZA DE LOS INDICADORES Debido a los requerimientos del proyecto, son definidos dos tipos de indicadores: Indicadores Obligatorios ó Básicos. Indicadores definidos de forma conjunta con los CDE participantes en el grupo presencial. Estos indicadores deben ser considerados por la totalidad de organismos. Indicadores de Impacto. Indicadores optativos básicos del CDE, con impacto directo en los resultados del CDE. En algunos casos establecerán datos en detalle de los Indicadores Obligatorios. - 10 - III. INDICADORES DEL CDE MONITOR En la definición de indicadores se consideran las siguientes etapas: 1. Definición de las diferentes opciones de servicios de los Centros de Desarrollo Empresarial. 2. Validación de los Indicadores Obligatorios. 3. Definición de Indicadores De Impacto hacia cada una de las opciones de servicio proporcionados por los CDE. Etapa 1. Definición de las diferentes opciones de servicios de los Centros de Desarrollo Empresarial Son definidos las diferentes opciones de servicio que son ofrecidos por los Centros de Desarrollo Empresarial con objetivo de identificar la extensión de manera independiente a la naturaleza del Organismo. Se define como primera etapa los procesos comunes de la siguiente forma: Una vez establecida la Conceptualización del Esquema de Servicio se desglosan las actividades correpondientes: - 11 - INDICADORES OBLIGATORIOS - 13 - INDICADORES DE IMPACTO - 14 -