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PROCEDIMIENTO SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
Coordinador Académico Coordinador Administrativa Aprobado por: Rector Revisado por: Elaborado por: VERSIÓN: 10 FECHA DE VIGENCIA: Marzo 03 de 2015 Fecha de Vigencia:
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Marzo 03 de 2015
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1. ALIMENTACIÓN
Elaboración del menú
De forma anual la Coordinadora Administrativa con asesoría de la nutricionista
elabora el “Menú lunch” y “Menu snack” el cual es utilizado de forma mensual.
Los menú de almuerzo y lonchera se revisan al final de cada mes, teniendo en
cuenta:
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Gustos y preferencias de los estudiantes
Valor alimenticio y nutricional
Costo cobrado por estudiante según contrato de servicio de alimentación
Identificación de la necesidad de compra
De acuerdo al número de empleados “Control Entrada y Salida Personal” y al
formato “Asistencia” el personal del restaurante determina el número de
almuerzos y loncheras a realizar.
Compra y solicitud de insumos:
La Coordinadora Administrativa envía por fax, email o informa de forma telefónica
al proveedor los pedidos requeridos para la semana, indicando la fecha y hora en
que deben ser entregados los insumos (Horas que han sido determinadas con los
proveedores de acuerdo a las necesidades y capacidad de recepción de pedidos
del personal del Restaurante y cafetería).
El proveedor realiza el despacho de acuerdo al formato recibido y es verificado por
la Jefe de cocina o Coordinación Administrativa.
Preparación de los alimentos:
Una vez se han entregado los insumos en el Restaurante, las auxiliares de cocina
proceden a preparar las diferentes opciones del menú para ser entregados de
acuerdo a horarios de preescolar, primaria y bachillerato de acuerdo al instructivo
“servicios complementarios”. Las auxiliares de cocina deben cumplir con todas las
normas de higiene y seguridad descritas según decreto 3075 contenidas en el
“Plan de Requisitos de Ley” el “Plan de Saneamiento” e instructivo “Servicios
Complementarios”
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Cada auxiliar de cocina deberá cumplir con una tarea diaria de acuerdo al
manual de funciones y “el plan de mantenimiento” en donde deben:
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Tomar registro de temperatura de neveras y congeladores dos veces al día,
este debe registrarse en “Seguimiento Temperatura”
Lavar los alimentos, pelarlos, colocarlos a cocinar o freír de acuerdo al
menú del día. Se prepara diariamente: sopa, arroz, ensalada, jugo, carne
(res, cerdo o pollo) y postre. En la nevera deben estar los jugos preparados
y listos a las 11 am junto con los demás acompañantes del almuerzo.
A las 12:00 m., las auxiliares inician el alistamiento del samovar con: las
sopas, arroz, acompañantes y carnes. También se verifica que estén listas
las bandejas y cubiertos donde cada estudiante llevará su almuerzo al hall
central donde se ubicará en las diferentes mesas y sillas que están
disponibles para las 12:00 am.
A las 12:30 pm, los estudiantes empiezan a pasar a tomar su almuerzo y
cada auxiliar de cocina empieza a: entregar ensaladas, salsas y jugos, otra
auxiliar sirve sopa y arroz, una tercera auxiliar sirve carnes y acompañantes
y verifica que no falten platos, bandejas, vasos, postres, ensaladas en el
samovar.
Cada estudiante pasa de acuerdo al horario establecido por grupo y se
hace el cierre del restaurante a las 2:00 pm.
Los estudiantes a medida en que van terminando su almuerzo van
colocando las bandejas y platos en una mesa la cual recoge una auxiliar de
cocina quien lleva las sobras a un depósito de desperdicios para alimento
del perro y/o se entrega a un tercero que los recoge para entregarlo como
alimento de cerdos.
Una vez los estudiantes se han retirado del hall y han terminado su
almuerzo, las auxiliares de cocina proceden a higienizar y lavar todos los
platos y cubiertos utilizando el instructivo de saneamiento e higiene de
restaurante.
Las funciones de lavado, secado y desinfección de pisos las están
terminando a las 4:00 pm donde inician con el alistamiento del menú del día
siguiente.
La cocina se cierra a las 5:00 pm terminando con el cierre de puertas,
ventanas, cierre de llaves de paso de gas, verificando estado de productos
que queden almacenados en neveras.
Lista de verificación del servicio
Es usado mensualmente de forma esporádica a fin de verificar el cumplimiento del
decreto 3075 por parte del personal de servicios generales y auxiliares de cocina.
Esta revisión es realizada por la Coordinadora Administrativa.
CAFETERÍA
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El objetivo de la cafetería es satisfacer la demanda de los estudiantes y
empleados respecto a refrigerios o snack en los horarios establecidos dentro de la
Institución.
La cafetería depende actualmente de la Coordinación Administrativa quien debe
velar por el buen manejo de los recursos y las buenas prácticas de manipulación
de los alimentos. La Coordinadora Administrativa, aprueba el pedido el cual es
descargado en cafetería en las fechas estipuladas por los proveedores de acuerdo
a la ruta asignada. A las 8:00 am de cada día, se inicia con la preparación de los
alimentos que se venderán velando por la rotación efectiva de los productos.
Todos los alimentos son preparados en el Restaurante y después llevados a la
cafetería la cual se abre en la hora del snack. Se asignan dos personas de
servicios generales las cuales son las responsables durante este tiempo de
recaudar el dinero generado por las ventas y responder por el inventario
entregado. Los productos que se sacan son los que tienen buena rotación y se
producen los necesarios para satisfacer la demanda, con el fin de que no queden
inventarios de alimentos procesados. La Cafetería se cierra al finalizar el último
snack y se hace aseo general a neveras, microondas, pisos, dispensadores de
salsas.
De forma mensual, Coordinación administrativa hace revisión de inventario y
realiza comparativos de ventas según reportes contables vs inventario.
Los proveedores que maneja la cafetería han sido seleccionados con anterioridad
dando cumplimiento a los criterios de selección establecidos y se encuentran
dentro del listado maestro de proveedores.
TRANSPORTE
De acuerdo al “Procedimiento Servicios Complementarios”, al iniciar el año se
determina el proveedor con el que se coordinaran las rutas durante todo el año
escolar.
Entrega de novedades y rutas de estudiantes al coordinador de transporte:
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Secretaria académica entrega a Coordinador Transporte la base de datos
de los estudiantes, la cual consta de: nombres y apellidos estudiantes,
nombre padres, dirección, teléfono, celular.
Coordinación Administrativa entrega al Coordinador de transportes el Az con los
contratos de transporte.
Coordinador de transporte organiza las rutas y recorridos teniendo en
cuenta la base de datos y los contratos de transporte de los estudiantes.
Coordinación Administrativa verifica documentación de transportadores,
hoja de vida y cumplimiento a los requisitos establecidos.
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El coordinador de transporte coordina con cada transportador la llamada de
confirmación de hora de recogida de los estudiantes en su domicilio o
dirección autorizada.
Las rutas inician sus recorridos entre 7:20 y 7:35 am y terminan entre 5:00 y
5:30 pm.
Cada transportador debe cumplir con todos los requisitos de acuerdo al
“Procedimiento servicios complementarios”. Todos los cambios de ruta que
son solicitados son diligenciados en el formato “Novedades de transporte” y
se incluyen en el cuaderno de observaciones que reposa en secretaria
académica.
Las cancelaciones al contrato de transporte deben hacerla los padres por
escrito con anticipación y podrán hacerse solo una vez al año. Las políticas
de uso del parqueadero están establecidas en el manual de convivencia y
en el contrato de servicio de transporte se encuentran las políticas de
cancelación que rige el contrato.
4. PLAN DE SANEAMIENTO
El Plan de Saneamiento de la Institución Saint Andrews se elabora a fin de dar
cumplimiento al Decreto 3075 ya que nuestra Institución almacena y procesa
alimentos los cuales son entregados a la comunidad educativa todos los días de la
jornada escolar para disminuir los riesgos de contaminación de los alimentos.
Las actividades de saneamiento (limpieza, desinfección, manejo de los residuos
sólidos y líquidos, control de plagas y roedores) permiten obtener productos
inocuos y aptos para el consumo humano.
PROGRAMA DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN:
La limpieza incluye todas las medidas que se realizan para eliminar la suciedad de
una superficie, equipo, entre otros. La desinfección se refiere a la acción de quitar
a algo la infección o la propiedad de causarla, destruyendo los gérmenes nocivos
o evitando su desarrollo.
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Las prácticas regulares de limpieza y desinfección de las superficies y los equipos,
son esenciales para mantener las condiciones sanitarias adecuadas para el
almacenamiento y la preparación de los alimentos.
Instructivos:
Ver Instructivo “Servicios Complementarios”
Los procesos de higienización de equipos y utensilios son básicamente la limpieza
y su posterior desinfección. Estos procesos son llevados a cabo antes, durante y
después de finalizada las jornadas de preparación de los alimentos.
La limpieza de las áreas de operación como pisos, paredes, mesones y lavaderos
se realizan diariamente al inicio y fin de cada jornada utilizando métodos físicos
como barrido y trapeado con sustancias desinfectantes y soluciones de hipoclorito
en las concentraciones permitidas logrando así una limpieza pre y post con la
finalidad de eliminar los residuos gruesos de las superficies y desprender capas de
suciedad, bacterias y partículas en suspensión.
Registros: Son llevados de acuerdo al cumplimiento del “Plan de mantenimiento”
establecido y al “Procedimiento Servicios Complementarios”
PROGRAMA DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES:
En los diferentes ambientes, presentes dentro de la institución se crean lugares
propicios para la anidación y reproducción de algunas especies biológicas que
desencadenan situaciones de riesgo para el producto en proceso, el personal,
incluso el consumidor final, por deterioro del producto, de la presentación o por
contaminación. Algunas especies son vectores o transmisoras de agentes
infecciosos causantes de enfermedades.
Regularmente la presencia de este tipo de vectores de contaminación, se presenta
por el alto contenido de materia orgánica en las industrias y los malos hábitos
higiénicos que se presentan, por lo cual es necesario implementar un programa
que prevenga y evalúe los correctivos que se hagan en determinadas
circunstancias.
Procedimientos:
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Ver Instructivo “Servicios Complementarios”.
La empresa subcontrata el servicio de fumigación para el control de plagas y
roedores a diferentes entidades, quienes entregan certificación de la actividad de
forma anual.
Para mantener un control eficaz sobre artrópodos y roedores dentro de las
instalaciones donde almacena y procesa alimentos la Institución Saint Andrews, se
limpian y desinfectan diariamente las áreas de trabajo de acuerdo al instructivo
“Servicio Complementarios”. Igualmente, se ha propendido por el uso de puertas
metálicas y mallas que impidan el paso de tales vectores en el Restaurante
escolar.
Por otro lado, la Institución cuenta con un programa periódico (mensual o cuando
sea requerido) de control de plagas en todos los lugares donde presta sus
servicios registrándose en el “Plan de mantenimiento Jardinero”, el cual implica la
colocación de cebos y la fumigación en áreas internas donde se procesan y
almacenan los alimentos: tienda escolar, restaurante, bodega alimentos.
Registros:
Se conserva en registro externo: Certificados de fumigación
Plan de mantenimiento Jardinero
PROGRAMA DE MANEJO DE RESIDUOS
En búsqueda de ofrecer productos de alta calidad, es necesario que el personal
del restaurante tenga presente que el deterioro progresivo de los residuos sólidos,
puede ser un gran foco de contaminación y un peligro inminente para todo
producto debido a una posible contaminación cruzada.
Los residuos deben manejarse en forma que se evite la contaminación de
alimentos, áreas o equipos y el deterioro del medio ambiente, observando las
normas pertinentes de higiene y seguridad alimentaria
Procedimientos: Ver Instructivo “Servicios Complementarios”
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La recolección de desperdicios y basuras se realiza antes, durante y al final de
cada jornada en cada zona de producción y preparación de los alimentos con la
finalidad de facilitar las labores culinarias y evitar la contaminación.
El almacenamiento de los desechos se realiza en canecas plásticas con tapa de
tal manera que se evite la generación de malos olores, la contaminación de los
alimentos y del agua.
Finalmente, las empresas de recolección de basura en los municipios donde
presta los servicios la institución Saint Andrews cuentan con una óptima
frecuencia de recolección, disminuyendo así el riesgo de contaminación de las
áreas por degradación de las basuras.
Al finalizar la tarde diariamente los porteros recogen las bolsas de basura y las
depositan en la bodega de basuras. Los días domingo y miércoles entre las 6:00 y
9:00 p.m. los porteros llevan la basura a la zona donde el carro recolector la
recoge, teniendo en cuenta que no deben salir de la institución, sino depositarla
por encima de la cerca.