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Los Sistemas Ofimáticos: Tipología
BASES DE DATOS OFIMÁTICAS
¿Qué es una Bases de Datos Ofimática?.
En el entorno de trabajo de cualquier tipo de oficina ha sido habitual tener
un archivo con gran parte de la información necesaria para el desempeño de la
actividad diaria de la organización. Toda esta información debidamente clasificada
y almacenada según criterios precisos recibe el nombre de base de datos.
Durante los últimos quince años, la ofimática, con el apoyo de los
ordenadores personales, ha desarrollado programas para gestionar dichas bases de
datos. Estos programas se denominan Sistemas de Gestión de Bases de Datos
(S.G.B.D.).
Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos,
modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos
con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de
datos a través de un campo común.
En la actualidad los programas gestores de bases de datos han evolucionado
desde una interfaz de usuario orientada a carácter hasta los SGBDs con interfaz
gráfica. Esto ha dado lugar a la posibilidad de almacenar, no sólo datos numéricos
y alfanuméricos, sino también datos de tipo gráfico o binario, imágenes y sonido.
Los fabricantes tienden a desarrollar productos y estándares con
interoperabilidad máxima.
Conceptos y Funcionalidades Básicos.
Las bases de datos contienen información y el usuario necesita organizarla para
obtener diferentes vistas de dicha información. Entre los conceptos básicos de los
gestores de bases de datos se pueden destacar las siguientes:
Tabla
Es una vista de una base de datos. Se denomina vista a la imagen lógica de
una o varias bases de datos y que no necesariamente corresponden con la
imagen física de la misma. La vista puede estar limitada exclusivamente a
los registros que interesan al usuario, o bien, a los registros que le estén
permitidos acceder en función de la seguridad de la BD.
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Tipos de datos
Los tipos de datos que se pueden almacenar en un campo de base de datos,
en función del producto, son los siguientes:
Numéricos: Sirven para almacenar números con los que se puedan
realizar operaciones matemáticas. Pueden incluir decimales.
Alfanuméricos: Sirven para almacenar cualquier carácter, ya sean
números, que no se utilicen en operaciones matemáticas, letras y
caracteres tipográficos. Su límite es de 255 caracteres.
Lógicos: Sirven para comparar y evaluar las relaciones entre
distintos valores, operadores lógicos son: "OR ", "AND ", "NOT ".
Memo: Son campos de gran capacidad, admiten más de los 255
caracteres de los campos alfanuméricos, se utilizan para incluir
notas, observaciones, etc. Su inconveniente es que el programa de
base de datos no es capaz de localizar cadenas de caracteres dentro
de ellos.
Gráficos: Son campos que permiten la inclusión de ficheros en
formato gráfico estándar, por ejemplo DXF , TIFF , PCX , etc., que
pueden proceder de un paquete de gráficos, o bien, de una imagen
generada por un escáner.
Vídeo: Capaces de almacenar breves series de imágenes de vídeo
comprimidas denominadas "Full motion video ".
Audio: Son campos cuyo contenido son ficheros en formato
multimedia como: WAV , MIDI , etc. Pueden contener sonido,
música o voz humana.
OLE / BLOB: Son nuevos tipos de campos capaces de contener
cualquier tipo de dato almacenable en un ordenador, como un
diagrama de una hoja de cálculo, una hoja de cálculo o una página
de un procesador de textos.
Formularios
Un formulario es una pantalla creada por el usuario que permite añadir
campos a una base de datos. Los datos se pueden añadir directamente
posicionando el cursor sobre el último registro, o bien, el usuario puede
crear un formulario que permita realizar la misma función con una pantalla
de entrada de datos amigable.
Consultas
Los productos de base de datos ofimáticas permiten realizar búsquedas
simples en el contenido de un campo o bien se pueden realizar búsquedas
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complejas utilizando operadores lógicos y agrupando búsquedas simples.
Los sistemas de gestión de base de datos más modernos soportan la técnica
de interrogación QBE (Query By Example ) o consulta mediante ejemplos,
orientada a usuarios finales.
Informes y etiquetas
Los programas de base de datos ofrecen la posibilidad de generar informes
y etiquetas para adherir a los sobres, a partir de los datos contenidos. Los
informes se pueden realizar ordenando los datos según las necesidades del
usuario y limitando el número de registros en función del criterio del
mismo. Asimismo un informe puede ser el resultado de la consulta de varias
tablas.
Programación
Los programas de gestión de base de datos ofrecen algún tipo de
programación para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de
macros, bien mediante un lenguaje de programación que contenga
instrucciones específicas para el tratamiento de información estructurada.
Indexación
Los registros de una base de datos quedan grabados de forma secuencial,
con el objeto de listar dicha información de forma ordenada según un
criterio determinado. El resultado de una indexación es una vista de la base
de datos ordenada por uno o varios campos.
CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES A CONSIDERAR
El fuerte desarrollo del entorno gráfico ha dotado a las bases de datos
ofimáticas de un entorno de trabajo potente, buscando la sencillez de manejo y
orientado al usuario final. Gran parte de las tareas que se llevan a cabo con este tipo
de programas se realiza con herramientas para el diseño gráfico. Entre las tareas
que se pueden realizar con dichos asistentes gráficos se pueden destacar las
siguientes:
Tablas
Fichas
Formularios
Consultas
Informes
Etiquetas
Relacionar tablas
Diagramas
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De forma análoga al resto de los programas ofimáticos de última generación
es importante la implementación de tecnología de orientación a objetos, que dota al
producto de una gran facilidad de uso. Entre otras, las principales funcionalidades a
considerar son las siguientes:
Soporte BDs Multiplataforma
Los fabricantes de bases de datos ofimáticas, gracias al avance tecnológico
en cuanto a conectividad y la tendencia hacia una mayor integración de
sistemas, han desarrollado estándares basados en conjuntos de APIs , como
ODBC y ODAPI, que permiten independizar los datos del gestor que los
produjo y del que los mantiene. Dichos estándares permiten al usuario
acceder a bases de datos abiertas y ficheros residentes en distintas
plataformas de forma simultánea y transparente. Esto permite al usuario
generar consultas e informes con diversas fuentes de información.
API
Acrónimo Inglés que significa Application Programming Interface , es un
conjunto de funciones y servicios que permiten al usuario acceder a los
recursos de un programa o dispositivo. Por ejemplo, las funciones de
Windows se llaman Windows API, y las funciones de OS/2 se llaman OS/2
API.
Integridad referencial
La integridad referencial es una característica recomendable de cualquier
gestor de base de datos. Dicha característica asegura la coherencia de datos
comunes en tablas relacionadas.
Si, por ejemplo, se tienen dos bases de datos relacionadas entre sí, la
primera con un conjunto de oficinas bancarias con sus datos
correspondientes de localización etc. (tabla "padre" con una clave primaria)
y una segunda base de datos con cuentas corrientes relacionadas con sus
correspondientes sucursales (tabla "hija" con una clave secundaria), el
sistema gestor de dichas bases de datos no permitiría añadir una cuenta
corriente en una sucursal que no existiera previamente en la tabla "padre" o
bien no permitiría borrar una sucursal que tuviese cuentas corrientes en la
tabla "hija".
Soporte lenguaje SQL
SQL (Structured Query Language ) o lenguaje de interrogación
estructurado, es un lenguaje estándar de consulta de bases de datos
relacionales que permite organizar gestionar y recuperar datos almacenados
en una base de datos informática.
Programación visual
Algunos productos incluyen lo que se denomina "programación visual", que
consiste en la generación de un código ejecutable a partir de una consulta,
pantalla o formulario creado de forma gráfica. Este código se puede
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modificar y causará idéntico efecto sobre el elemento gráfico,
modificándolo.
Soporte de red
Todos los productos de base de datos ofimáticas suelen soportar el trabajo
con algún tipo de red de área local, permitiendo el bloqueo de ficheros y
registros. Es un elemento a valorar la capacidad de trabajar con los
principales protocolos de red del mercado.
Seguridad de la información
A nivel de acceso es importante que se pueda mantener la confidencialidad
de los datos. No sólo modificando los privilegios de acceso a usuarios,
facilidad que proporcionan las redes de área local, sino que el propio gestor
de base de datos debe proveer la asignación de palabras clave o passwords
para permitir el acceso a determinados ficheros.
A nivel físico existe el cifrado de ficheros con el objeto de que los datos
confidenciales no se puedan leer si no se conoce la clave para descifrar.
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