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BOLETIN MENSUAL INFOEVENTOS
SANTA CRUZ DE LA SIERRA, ENERO 2007
TEMA: DEFINICIONES IMPORTANTES SOBRE EVENTOS
AÑO 1 - NÚMERO 1 - DISTRIBUCIÓN GRATUITA SUSCRIBIENDOSE A WWW.INTERNACIONALEVENTOS.COM
Presentación
En este primer árticulo se describira algunas definiciones de mayor uso e importancia en la
industria de eventos y convenciones las cuales tienen poco o ningun uso en nuestro medio y
mediante estas publicaciónes queremos hacer conocer estas definiciones e incentivar el uso de
las mismas. Hoy tenemos el agrado de presentareles las definiciones de O.P.C, Buró de
Eventos, Normas de Calidad de eventos y algunos sitios web para profundizar esta temática.
¿QUÉ ES UN EVENTO?
Es un espacio creado por las empresas, profesionales, y/o consultaras con el objeto de
complementar la formación superior adquirida en la universidad, instituto o colegiatura. Es una
oportunidad de realizar un trabajo de calidad tanto en su contenido, como en su forma; de tal
manera que el resultado sea positivo y se cumplan los objetivos propuestos del evento.
Los eventos académicos se realizan para que profesionales de ciertas áreas, lugar o afición lo
aprovechen y enriquezcan su formación integral.
TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS
SIMPOSIUM
Evento donde por medio de charlas,
discursos o exposiciones verbales minuciosas
se presentan a un auditorio en diversas
facetas
(educativo,
biológico,
cultural,
psicológico, sociológico, espiritual, etc.) de
un solo tema, con el objetivo de presentar
información completa sobre un tema
determinado. Al final debe hacerse una
síntesis y trabajo de recolección de la
documentación existente sobre el tema.
FORO
Técnica de instrucción donde el grupo en su
totalidad discute informalmente un tema,
hecho o problema, conducido por un
coordinador.
CONGRESO
Evento de confrontación entre un grupo de
personas
calificadas
de
una
misma
especialidad generalmente es un contacto
con especialistas a nivel internacional, para
el intercambio de experiencias y opiniones,
la deliberación de estudios o investigaciones,
la toma de decisiones, la resolución de
Suele realizarse el foro a continuación de
una actividad de interés general observada
por el auditorio: la proyección de una
película, una representación teatral, una
conferencia, clase o experimento, etcétera.
También puede constituir la parte final de
una mesa redonda, simposio, panel y otras
técnicas grupales.
problemas o la planeación de algún proceso.
Las
técnicas
que
se
emplean
son:
conferencias, talleres de trabajo, mesas
redondas, etc. Al final del evento, se elabora
una memoria.
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TALLER
Técnica de instrucción donde el profesor o
instructor transmite la información por medio
de asesorías, debe explicar los contenidos
utilizando diversas técnicas de aprendizaje.
Admite grupos pequeños, de 10 a 30
participantes. Los objetivos deben estar
relacionados con lo que el participante
realiza habitualmente.
CONVENCIÓN
Es un evento en donde se exponen
diferentes situaciones de temas generales
y/o específicos, y además se llega a una
decisión o propuesta.
SEMINARIO
Es un evento académico en donde se expone
lo más reciente de temas generales con
conferencistas previamente seleccionados.
¿QUE ES UN O.P.C?
Es la sigla con que se denomian al
Organizador Profesional de Congresos (OPC).
En Bolivia esta terminologia aún no es usada
debido aque no existen centros de formación
a nivel técnico o superior para organizadores
de congresos.
El Organizador Profesional
de Congresos (OPC) es un
experto en el planeamiento,
preparación y ejecución de
todo tipo de reuniones. El
OPC actúa como consultor
del Comité Organizador,
ejecutando sus decisiones y
acercándoles
sus
conocimientos, experiencia
y sugerencias.
siendo éste último quien actúa como arbitro
final.
Económicamente hablando, la intervención
de un OPC incrementa definitivamente los
ingresos a traves de una
exhaustiva difusión y de su
cartera
de
potenciales
patrocinantes, además de
sugerir otras fuentes de
financiación.
Internacional Eventos & Cia.
se creó con el objetivo de
prestar
un
servicio
profesional de organización
de Congresos a quienes
“El Organizador Profesional de
Congresos (OPC) es un experto
tenían la responsabilidad de
asesor en la planificación y
realizar cualquier tipo de
ejecución de un evento”
Los contenidos técnicos y
evento
en
forma
científicos del programa son de exclusiva
personalizada, integral y creativa. Sumado a
competencia del Comité Organizador. El OPC
la experiencia lograda a través de la
actúa como coordinador operativo del evento
ejecución de múltiples eventos, se conformó
facilitando a los miembros del Comité, su
un equipo sólido y eficiente, plenamente
participación académica.
capacitado para conducir las decisiones y
avalar las medidas que sean decisivas para
El servicio ofrecido por el OPC es de íntima
el éxito de los congresos.
cooperación con el Comité Organizador
Fuente: Myfen Eventos – (Argentina)
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¿QUE ES UN BURÓ DE EVENTOS?
La palabra Buró o Bureau proveniente del frances, significa “Oficina de Trabajo”. El Buró de
eventos y convenciones es la entidad gubernamental o privada que promociona y consigue
congresos y eventos para una ciudad o país. También al añadirse la palabra Visitors o visitantes
se promociona turísticamente a un país mediante las actividades o eventos que se realizan.
MISIÓN Y OBJETIVOS DE UN BURÓ
La misión básica del Buró de Convenciones y
Visitantes es solicitar y asistir en las
convenciones, encuentros y otros negocios
relacionados con grupos, con
el fin de crear políticas de
promoción
hacia
los
visitantes,
generando
así
estadías más prolongadas en
la ciudad y contribuir al
desarrollo de la economía y a
la calidad de vida en la
comunidad.
implementar
programas
efectivos
de
mercadeo, diseñados para incrementar
anualmente el número de visitantes a un
país.
Participa en el crecimiento
de la economía del país, a
través de las ventas
directas y el mercadeo,
como destino de turismo.
Otra de las funciones del
Buró de Convenciones y
Visitantes,
es
la
de
Además, el Buró asiste en la
promover una ciudad y
creación y promoción de
“El
Buro
de
eventos
y
atraer
encuentros,
experiencias de calidad para
convenciones
promociona
y
convenciones y el negocio
visitantes solos y a delegados
consigue congresos y eventos
del
turismo
para
la
de las convenciones.
para una ciudad o país”
comunidad, mejorando y
contribuyendo a la identidad completa y al
Establece acuerdos con entidades, tanto
beneficio de la economía.
públicas como privadas, que nos permitan
HISTORIA DE LOS BURÓS EN EL MUNDO
1895 Primer Buró: Detroit (U.S.A) se crea
como destino de Convenciones
1902
Canadá primera oficina de
Convenciones fuera de U.S.A
1914
Se forma “The International
Association of Convention Bureaus”. Se
establecen tarifas de convenciones y se
chartean trenes para delegados.
1927
Miniápolis le agrega la palabra
“Visitors” a la de Convenciones
1930
Debido a la Gran Depresión la
industria de los eventos aumenta su atención
en las Reuniones Corporativas
1955
El Estado de Nevada declara 5% de
impuesto sobre las habitaciones para el CB
de Las Vegas, un creciente número de
ciudades en el mundo adopta este sistema
como mecanismo de fondos para sus centros
de convenciones y CVBs.
1974
Se le agrega la palabra “Visitors” a
IACVB: la Asociación Internacional de CVB.
1984 Primero en Latinoamérica: Se crea el
CVB de Río de Janeiro.
1995
Diciembre, se crea el CVB de
Venezuela con 10 empresas promotoras
1997
CVB Las Vegas lanza la primera
página Web de información. Relanzada en el
2001 maneja 350.000 visitantes mensuales
2000
En el Mundo: Los Bureaus son
símbolos de La información sobre un país
2007 Bolivia cuenta con su primer Buró de
eventos
Fuente: Buró de eventos y visitantes de
Venezuela.
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¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO?
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Definición del objetivo, acciones y metas ¿qué quiero?
Análisis de recursos ¿qué necesito? ¿cómo lo voy a conseguir?, ¿quién? Y ¿con qué?
Estructura organizacional. Definir actividades y dividir responsabilidades entre el equipo
(organizarse en comités)
Productos: Diagrama de Gantt, Presupuesto y Flujo de Efectivo.
Realizar un proyecto a cerca del evento
Realizar un presupuesto con respaldo de preformas
Realizar contactos externos. (invitados, proveedores, ponentes, reservaciones, etc.)
Búsqueda de patrocinios y donativos
Difusión y promoción
Sucede el evento
Evaluación de resultados, reporte, cierre.
Entrega de agradecimientos
¿QUÉ SE NECESITA PARA REALIZAR UN EVENTO ACADÉMICO?
Para garantizar el éxito del evento se recomienda:
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Tener una idea muy clara de lo que quieres hacer.
Conformar un muy buen equipo de trabajo.
Que cada miembro del grupo adquiera su rol y mantenga una actitud de servicio.
Mantener una excelente comunicación, ser tolerante, confiar y mantener una actitud de
respeto.
Respetar el espacio del grupo .
Una buena planeación y un cronograma de actividades .
Llevar bitácora y memoria de actividades .
Logística apropiada.
Establecer un presupuesto adecuado.
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RECOMENDACIONES
LO QUE NO SE DEBE HACER
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Dejar la promoción del evento en fechas próximas a su realización.
Definir fechas en semanas que tengan feriados de por medio (carnaval, aniversarios
cívicos, fiestas católicas etc.).
Utilizar 2 precios de inscripción ejm. si se inscribe hasta el 20 cuesta ....., de lo contrario
se incrementa un 20 % (mas que ayudar confunden) no se olvide que la mayoría se
inscribe la ultima semana.
Diseñar el afiche del evento con poca información.
No debe imperar la informalidad a al hora de visitar empresas para informar sobre el
evento.
LO QUE SE DEBE TENER CLARO
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Las fechas probables del evento.
Cantidad estimada de participantes.
Lugar del evento idóneo para brindar un buen servicio.
Público objetivo claramente definido (la clave de esto lo llevara al éxito del evento).
La temática del evento.
Consultar la disponibilidad de expositores.
Un punto de equilibrio para cubrir costos.
PRÓXIMO NUMERO
Tema: Historia de los eventos académicos y estadísticas.
No te lo pierdas!!!
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