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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL
ARCHIVONOMÍA
DE
BIBLIOTECONOMÍA
MICROFILMACIÓN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS
ARCHIVOS HISTÓRICOS
T
E
QUE
S
PARA
OBTENER
LICENCIADO
P
R
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EN
E
N
EL
A
TÍTULO
DE
ARCHIVONOMÍA
N
PALACIOS
T
A
:
MAURICIO
ASESOR: Lic. María Mercedes Fernández Carbajal
Profra.
Martha
Tapia
Ortega
MÉXICO, D. F.
2005
Y
MICROFILMACIÓN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS
PREFACIO………………………..………………………………….……….........
IV
INTRODUCCIÓ....…………………………………………………………............
V
CAPÍTULO 1 LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO
2
1.1 Definición de Archivo Histórico…………………………………. ………..…. 3
1.1.1 Funciones………………………………………………….... …………...... 5
1.1.2 Importancia……………………………………………………….…….…. 6
1.1.3 Servicios……………………………………………………………….…... 7
1.1.4 Usuarios………………………………………………………………..….. 8
1.2 Definición de Conservación……………………………………………….…… 9
1.2.1 Importancia…………………………………………………………….….. 10
1.2.2 Factores de Deterioro………………………………………. ………..…… 10
1.2.2.1 Factores Físicos ……………………………….. ……………..…….. 12
1.2.2.2 Factores Químicos……………………………………………..………. 13
1.2.2.3 Factores Biológicos………………………………………………..….. 14
1.2.2.4 Factores Humanos………………………………………………..…… 14
1.3 Definición de Documento………………………………………………….….. 16
1.3.1 Tipos…………………………………………………………..…………… 17
1.3.2 Función………………………………………………………..…………… 17
1.3.3 Características…………………………………………………..…….…….
CAPÍTULO 2 LA MICROFILMACIÓN
2.1 Antecedentes de la Microfilmación…………………………………..………...
2.2 Definición de Microfilmación………………………………………..………...
2.3 Ventajas y Desventajas de la Microfilmación………………………..………...
2.4 Equipos de Microfilmación………………………………………..………….
2.4.1 Equipos de Entrada………………………………………….…….…….…
2.4.1.1 Cámaras Rotativas…………………………………………..……….….
2.4.1.2 Cámaras Planetarias………………………………………………..…..
2.4.1.3 Cámaras Microfilmadoras de Salida de Computadora………….………
2.4.1.4 Reducción de Documentos……………………………………..……….
2.4.2 Equipos de Procesamiento……………………………………….…….…..
2.4.2.1 Procesadores Universales…………………………………..…………...
2.4.2.2 Procesadores de Vapor de Amoniaco………………….…………….….
22
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2
2.4.2.3 Duplicadores de Película………………………………….………….…
2.4.2.3.1 Duplicador de Película de Plata…………………………..…….…..
2.4.2.3.2 Duplicador de Película de Diazo……………………..……….……
2.4.2.3.3 Duplicador de Película Vesicular………..…………….….………..
2.4.3 Equipo de Salida………………………………...……………………..……
2.4.3.1 Lectores…………………………………………………………..…..….
2.4.3.2 Lectores Impresores……………………………………………..…..…..
2.5 Métodos de Microfilmación………………………………………………….. .
2.5.1 Método Simplex…………………………………………………......…..…
2.5.2 Método Duo………………………………………………………..………
2.5.3 Método Duplex………………………………………………………..……
2.6 Las Microformas……………………………………………………....……….
2.6.1 Rollo………………………………………………………………...……...
2.6.2 Magazines……………………………………………………..……..……..
2.6.3 Jacket o Cartera de Plástico……………………………………….………..
2.6.4 Microfichas……………..………………………………………....……….
2.6.5 Tarjetas para Archivar…………………………………..……..………...…
2.6.6 Tarjetas de Abertura…………………………………………….………….
2.6.7 Molex…………………………………………………………...…………..
2.6.8 Ultraficha……………………………………………………….…………..
2.7 Etapas del Proceso de Microfilmación…………………………...…………….
2.7.1 Preparación y Codificación de Documentos...……………………………..
2.7.2 Microfilmación de Documentos………………...…………..……………..
2.7.3 Procesado o Revelado……………..………………………..……………..
2.7.4 Inspección o Control de Calidad……………………………….…………..
2.7.5 Archivación de Microformatos…………..………………...……..……….
2.8 Localización y Recuperación de la Información…………….………...……..
2.9 Actualización de la Información……………..…………………..……..……..
2.10 Códigos e Índices para la Organización de la Información………..…………
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CAPÍTULO 3 MICROFILMACIÓN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
HISTÓRICOS
3.1 Alternativas de Solución…………………………………….…...…………….. 75
3.1.1 Conservación………………………………………….………..………….. 76
76
3.1.1.1 Conservación y Almacenamiento de la Película….……………………
3.1.2 La Microfilmación de Complemento…….........…………….……………..
3.1.3 Seguridad……… ……………………..…………………………..………..
3.1.4 Protección…………………………………………………………………..
3.1.5 Ahorro de Espacio………………………………………………………….
80
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86
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3.3.2 Consulta……………………………………………………………………
87
3.4 La Microfilmación en Archivos Históricos…………………………………….. 87
3.4.1 Archivo General de la Nación……………………………………………... 90
3.4.2 Centro de Estudios sobre la Universidad: Archivo Histórico……............... 91
3.4.3 Instituto Nacional de Antropología e Historia: Archivo Histórico………… 94
3.4.4 Centro de Estudios de Historia de México……………..…………..……....
3.2 Ventajas al utilizar estas Alternativas….………………………..……………..
3.3 La Documentación Microfilmada………………………………………………
3.3.1 Acceso……………………………………………………………………..
CONCLUSIONES……..……………………………………………..…………….. 96
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………….……….…………..
98
ANEXOS
Cuestionario………………………………………………………………………… 104
Glosario de Términos Micrográficos Utilizados en esta Investigación……………. 107
4
PREFACIO
La idea de elaborar este trabajo sobre Microfilmación, surge de un interés por conocer más
acerca de este proceso y tiene como finalidad mencionar porque sigue siendo tan eficiente en los
Archivos y especialmente en los Históricos, que es en donde se le reconoce y es utilizado, como
medio de conservación.
El objetivo que pretendo alcanzar con la realización de este trabajo de investigación, es concluir
la Licenciatura en Archivonomía
Durante el desarrollo de la investigación pude observar que son muy pocos los Archivos
Históricos, que microfilman en sus instalaciones y los microfilmados.
Lo que fue una limitante para poder desarrollar mejor el trabajo fueron las fuentes bibliograficas
que son de los años 80°s, y la poca bibliografía actualizada en el tema.
Espero que este trabajo pueda servir como medio de información para Archivonomos,
Bibliotecarios o Administradores de la Información que son los que conocen del valor
documental que existen en los Archivos.
Elaborar este trabajo de investigación no fue cosa fácil, por tal motivo agradezco el apoyo de la
Prof. Martha Tapia quien fue la que me proporciono la mayor parte de la información, así mismo
a la Lic. María Mercedes Fernández Carbajal quien fue la que me asesoro en la elaboración del
mismo.
5
INTRODUCCIÓN
Actualmente los Archivos Históricos en México, son importantes ya que en ellos se resguardan
los documentos más valiosos, para la institución u organización, esta documentación nos sirve
para dar fe de hechos o sucesos y para la misma investigación, y tienen que ser conservados de
forma permanente.
La conservación es muy importante en los Archivos Históricos ya que significa una necesidad
desde la antigüedad y tiene como finalidad rescatar la información para poder preservarla.
Debido a esa necesidad que existe en los Archivos, se puede mencionar a la Microfilmación
como una alternativa de solución para la conservación de los documentos en los Archivos
Históricos, mediante su aplicación.
El presente trabajo pretende reafirmar como la Microfilmación es un sofisticado sistema que
mediante su empleo se pueden obtener ventajas como: Conservación, Ahorro de espacio,
Seguridad, Protección, Referencia, Eficiencia, Continuidad en los Archivos, Localización, Bajo
costo de distribución y tiene como propósito aumentar el interés de esta técnica para su
implantación en los Archivos.
La Investigación de este trabajo se desarrollo en tres capítulos:
En el primer capítulo denominado: La Conservación de documentos en el Archivo Histórico, se
describe de manera general al Archivo Histórico, señalando definición, importancia, funciones,
servicios y usuarios. También se analizo la definición de conservación, importancia y los factores
que deterioran el papel, así como la definición de documento, tipos y características.
6
El segundo capítulo titulado: La Microfilmación, hace referencia a este proceso, retomando
antecedentes, concepto, ventajas y desventajas, y el equipo micrográfico que existe dentro de este
sistema.
En el Tercer capítulo denominado: Microfilmación: Una Alternativa de solución para la
conservación de los documentos en Archivos Históricos, se analizan las Alternativas de solución
que ofrece la Microfilmación al ser implementada en los Archivos Históricos.
Asimismo se incluyen las Conclusiones, Bibliografía y Anexos: Un cuestionario que se aplico en
los Archivos Históricos, con la finalidad de recabar datos sobre la Técnica de Microfilmación y
un Glosario de Términos Micrográficos utilizados en esta investigación
7
CAPÍTULO 1
LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO
8
CAPÍTULO 1
LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO
En el presente capítulo se describirá de manera general al Archivo Histórico, como última etapa
del ciclo vital del documento, su concepto, importancia y funciones. Al documento como
principal elemento en los Archivos y la necesidad de conservarlo como patrimonio cultural tanto
de instituciones públicas como privadas.
1.1 Definición de Archivo Histórico
La documentación va pasando por sucesivas etapas o fases en la que cumple diferentes fines,
hasta alcanzar la última etapa del ciclo vital, la que identificamos como Archivo Histórico (fase
inactiva).
Una vez alcanzada la fase inactiva, la documentación será conservada por tiempo indefinido.
El Archivo Histórico “es el conjunto de documentos que han concluido su vida semiactiva y que
han sido seleccionados por el valor de la información que contienen para su conservación
permanente”.1 Los documentos son sometidos a estudios exhaustivos de la información por
medio de un comité dictaminador (archivónomo, historiador, administrador etc). Y seleccionados
aquellos documentos que son considerados de especial transcendencia para conformar el Archivo
Histórico.
1
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. El Archivo Histórico Municipal de Chimalhuacan Estado de México: Una
Propuesta de los Instrumentos de Consulta a Seguir. México, 1997. Tesis (Lic. En Archivonomía) Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía. Pág.33.
2
Se define al Archivo Histórico como la “Fase o estadio final del ciclo vital del documento dentro
de un sistema de archivos vigente o activo tras la superación de los procesos de tratamiento
archivístico de la documentación y la adquisición de la condición de fondos de conservación
permanente”.2
Ya situada la documentación en el Archivo Histórico pasa a ser del patrimonio cultural de la
institución, y del país. Los investigadores se apoyan en estos documentos para enriquecer su
investigación.
Otras definiciones de Archivo Histórico:
“Dentro del ciclo vital de documentos es aquel al que se ha de transferir desde el archivo de
concentración la documentación que deba conservarse permanentemente”.3
El autor Juan Manuel Herrera, nos dice que “los archivos, en suma, son y serán siempre un
producto de la actividad social; son y serán siempre, memoria para el presente”.4
El Archivo Histórico es un lugar donde se concentran todos los documentos que por sus valores
secundarios (informativo, testimonial y evidéncial), nos dan referencia de un acontecimiento
histórico, y son la esencia, la consecuencia de una historia institucional y no solo la de los
estados, también de los municipios, de los organismos provinciales, de las instituciones religiosas
de todo tipo, de las empresas etcétera, y deben ser conservados como patrimonio de la nación.
1.1.1
Funciones
Una vez constituído el Archivo Histórico, poseé funciones específicas para su buen
funcionamiento.
2
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. op. cit. Pág.65
Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Ministerio de Cultura, 1993. Pág.40.
4
HERRERA, HUERTA, Juan Manuel. La Formación de los Archivos Históricos. En: Boletín del Sistema Nacional
de Archivos. No.3. (ene-feb, 1984) México, Archivo General de la Nación. Pág. 17-21.
3
3
a) Conservar, preservar y custodiar la documentación generada por la institución u
organización.
b) Dar las facilidades necesarias a los investigadores para consultar el archivo
c) Mantener actualizado el inventario del archivo para su consulta inmediata
d) Realizar catálogos y guías que contribuyen a la utilización y difusión del material
histórico
e) “Agilizar, apoyar y promover la consulta e investigación del patrimonio documental
f) Disponer de una área apropiada para realizar la consulta
g) Proponer guías, índices, inventarios y catálogos para agilizar el servicio.
h) Dar a conocer el reglamento interno y cuidar que el investigador no lo viole.
i) Establecer mecanismos de difusión, para dar a conocer no solo el aspecto histórico del
acervo documental, si no relacionarlo con los niveles de estudios superiores y con la
comunidad
j) Fumigar el acervo según las necesidades del archivo
k) Establecer los sistemas de protección, prevención y seguridad que requieran los
documentos
l) Promover por medios masivos de comunicación (radio, prensa, televisión) la difusión del
archivo y los servicios que presta a la comunidad (eventos culturales)”.5
5
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. op. cit. Pág.34.
4
El funcionamiento de Archivo Histórico dependerá, que cada actividad que se desarrolle deberá
tomar en cuenta las indicaciones anteriormente mencionadas, para proporcionar a los usuarios un
adecuado servicio.
1.1.2
Importancia
El Archivo Histórico es importante para la entidad o dependencia, porque en él se concentra la
memoria de la institución.
Hay que considerar que además es importante por lo siguiente:
a) Difunde la historia de la entidad
b) Da testimonio de los acontecimientos vividos por la empresa
c) Se actualiza constantemente el inventario y él catalogo, dentro del acervo, para la rápida
localización de los documentos
d) Brinda el servicio de consulta a todo el público y proporciona la orientación necesaria
para la localización de las fuentes
e) Realiza programas adecuados para la difusión de la información histórica conservada en
su acervo (exposiciones, visitas guiadas, conferencias etc), estas llevadas a cabo solo o en
coordinación con otras dependencias ó instituciones culturales del país
f) Realiza tareas de restauración y conservación de sus documentos.
El Archivo Histórico es un lugar donde podemos encontrar información relevante de un hecho o
suceso histórico. Por tal motivo es rico en cultura.
5
1.1.3
Servicios
Una de las actividades más importantes que tiene el archivo histórico, es brindar un servicio a los
investigadores, usuarios internos de la institución y al público en general.
Se entiende por servicio “Actividad que se realiza a beneficio de alguien”.6
Por medio del servicio se proporciona la información que requiere el usuario en el momento
oportuno y el préstamo de la documentación puede efectuarse de diferentes maneras (mediante
una solicitud escrita, personal o telefónicamente).
Aunque en los archivos se proporcionen los servicios básicos, siempre hay que tomar en cuenta
nuevas herramientas que permitan dar una mejor atención al usuario.
Los servicios, son un puente que busca acercar a los usuarios con las riquezas documentales, y
esto se lleva a cabo de diferentes maneras. Los servicios más comunes son:
a) “Servicio de consulta y préstamo. Forma parte de los objetivos del archivo y se enfoca a
la institución, investigación y comunidad. Los usuarios tienen derecho a consultar los
documentos y obtener copia de los mismos y el préstamo se hace por medio del registro.
b) Servicios de referencia. Se presta a partir de la vinculación del contenido y la orientación
de procedencia para proporcionar el servicio, por medio de un acceso temático.
Ejemplos: guías, catálogos, inventarios, etcétera. Se efectúa de manera individual o
colectiva.
c) Servicio de certificación. Expedir documentos (fotocopias de papel o soportes
micrográficos) para acceder a la información sin necesidad del papel como soporte.
Aunque en algunos casos puede haber restricciones particulares por acceder a la
información.
6
Enciclopedia Universal Ilustrada. Europeo – Americana. ED. Espasa-calpes, s.a. España. Tomo 55. 1966.
6
d) Servicio de reproducción. Proporciona copias de
documentos por medio de la
microfilmación para que no sufran perdidas o deterioro.
e) Servicio de información. Este punto consiste en ofrecer información sobre el origen de la
entidad, acontecimientos sobre su evolución, publicaciones, noticias etc.
f) Exposiciones y actividades culturales. Es la comunicación de los documentos con la
sociedad, de forma no individual. Este servicio tiene una finalidad cultural, el archivo
pasa de un papel pasivo a un papel activo incorporándose a las tareas de promoción
social”.7
El servicio debe de brindarse cada vez con mayor calidad, buscando fomentar la cultura de los
Archivos hacia los usuarios.
1.1.4
Usuarios
Al Archivo Histórico asisten dos tipos de usuarios; los usuarios internos y los usuarios externos.
Los usuarios internos son los que van a pertenecer a la entidad, sea pública o privada. Y estos
van a ser atraídos por el servicio que brinde el archivo y de acuerdo a sus necesidades.
Los usuarios externos se distinguen por diferentes grupos de los cuales cada uno posee
características distintas así como diversas necesidades.
Estos usuarios son:
a. “Los investigadores científicos: público habitual desde hace muchos años y con
capacidad suficiente para moverse entre
la información, necesitan unas
instalaciones adecuadas e instrumentos de descripción claros y precisos para
realizar sus búsquedas.
7
http://nutabe.udea.edu.co/andrear/archivistica/materiales/servicios.doc. 10/dic/2004.
7
b. Los aficionados: requieren mayor atención para orientarse en los fondos y, muchas
veces, para precisar los objetivos de su interés. Tanto en este caso como el
anterior, la mejor ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de
recuperación de la información-como índices- que les permitan acceder a los datos
concretos.
c. Los estudiantes: de enseñanza primaria, secundaria y superior; entran en contacto
en diferentes grados con las fuentes de la historia.
d. Ciudadanos en general, en su doble vertiente: la relacional Administraciónadministrados y la cultura, posean o no inquietudes al respecto. En cuanto a la
primera, se cumple facilitando el acceso a los documentos de acuerdo con la
legislación vigente. La segunda se centrará en suscitar el interés del publico
mediante procedimientos llamativos y de consumo general: exposiciones y
publicaciones principalmente.”8
Los usuarios son la esencia de los archivos ya que sin ellos el trabajo no se vería reflejado y no
tendría sentido la labor del archivista.
1.2 Definición de Conservación
En los Archivos Históricos como ya hemos mencionado anteriormente se concentra toda la
documentación que debido al valor informativo, testimonial o evidencial, tiene que ser cuidada
con técnicas y tratamientos adecuados. Los cuales deben adaptarse a las necesidades del
documento.
Una de las funciones más importantes de los archivos históricos, es conservar los documentos.
8
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2ed. España: Pirámide, 1996. Pág.361-362.
8
La conservación se define como “Conjunto de técnicas, tratamientos, procedimientos y
actuaciones de cualquier naturaleza que tenga por objeto tanto la durabilidad y permanencia de
los soportes documentales como salvaguardar la información en ellos contenida”.9
“Hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos,
con el fin de proteger su utilización en condiciones optimas durante el mayor tiempo posible”.10
También podemos decir que “Esta constituida por todos los procesos técnicos tendientes a
detener las alteraciones materiales que componen una obra que ha sufrido un agotamiento
mecánico en su constitución, sea por agentes internos o externos”.11
La IFLA (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y de Bibliotecas), en su
glosario de términos, define a la conservación como: “Prácticas especificas utilizadas para
retardar el deterioro y prolongar la vida de un objeto interviniendo directamente en su
composición física o química”.12
La conservación debe estar siempre encaminada a buscar mejores medios para satisfacer la
necesidades de los documentos, ya que hay que recordar que estos son de suma importancia para
la institución que los origino o para el archivo que ahora los resguarde.
Es por eso que la conservación de documentos, desde los antiguos tiempos ha constituido un
principio, un objetivo y una necesidad.
1.2.1
Importancia
La conservación desde la antigüedad ha sido llevada acabo aunque en diferentes circunstancias,
dependiendo de los métodos en cada etapa de la historia.
9
ROMERO FERNANDEZ, Pacheco, Juan Ramón. Escuela Iberoamericana de Archivos: Experiencias y
Materiales. Conservación y Reproducción. España: Ministerio de Educación Cultura, 1999. Pág. 93.
10
Ibíd. Pág. 93.
11
México, Archivo General Nacional. Sobre el Papel y su Conservación. Folletos Técnicos. No.4, 1984.
12
IFLA, “Principios para el Cuidado y Manejo de Material de Bibliotecas”. Santiago de Chile: IFLA, 2000.
http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf
9
Hasta el momento la conservación es una actividad indispensable en el Archivo Histórico
siempre tratando de buscar medidas de conservación para los documentos, ya que cada uno
posee necesidades diferentes.
Es importante la conservación de los documentos porque en ellos se concentra “Nuestra
Historia”, podemos encontrar en ellos las ideas y pensamientos de nuestros ancestros, su forma
de vivir, de pensar y un sin fin de información.
Si no se conservara no tendríamos pasado y no se sabría nada del ser humano (seria un mundo
sin historia) el hecho de conservar nos abre las puertas hacia el futuro para recordar siempre el
pasado e ir mejorando de el.
1.2.2
Factores de Deterioro
Los factores de deterioro que dañan a los documentos se dividen en cuatro:
1.2.2.1 Factores Físicos
Son elementos que ocurren por la misma naturaleza y que no se pueden evitar; y causan los daños
más severos a los materiales de Archivo.
Para poder desarrollar estos puntos, consulte varias fuentes sobre el tema:
a. Terremotos. Estos se dan de forma repentina y van ha depender del grado de intensidad,
para determinar el daño causado a la documentación.
Por eso es muy importante contar con medidas de seguridad, como que la estantería este
bien colocada y que no se encuentre muy saturada de documentación
10
b. Incendios. Los incendios en los archivos, son un riesgo muy latente ya que en ellos se
encuentran materiales como papel, cartón, madera etcétera, que ayudan a la propagación
del fuego. Se recomienda contar con equipo mínimo de seguridad (extintores, tomas de
agua etcétera).
c. Inundaciones. Estos siniestros pueden ser originados por factores meteorológicos, como
lluvias, ciclones, huracanes, desborde de ríos o por causas locales como fugas de tuberías
causando daños irreversibles en los documentos.
d. Temperatura. La temperatura elevada acelera la velocidad del deterioro de los
documentos, el papel tiende a secarse rápidamente, y ocasiona que el papel pierda su
blancura y elasticidad.
Las condiciones atmosféricas óptimas para la conservación del papel, son de 15° a 18° C
de temperatura.
e. Humedad. La humedad relativamente alta fomenta la proliferación de hongos, la
emigración de los adhesivos, la oxidación y la hidrólisis si existe demasiada humedad el
papel se humedece volviéndose frágil y fácil de romper y si la humedad es baja, debilita
el papel y seca los adhesivos se recomienda una humedad relativa del 35% a 50%.
f. Luz. La luz puede ser natural o artificial; la luz natural es la que nos proporciona el día y
la luz artificial puede ser fluorescente o incandescente.
La luz natural o artificial ocasionan rayos ultravioleta que acérela la descomposición del papel
y lo vuelve quebradizo y lo envejece prematuramente. Se recomienda utilizar la luz
incandescente que es la que utilizamos en casa y no la fluorescente. En cuanto a la luz del día
se recomienda tener ventanas con cortinas, las cuales no permitan el calentamiento en el
interior.
11
1.2.2.2 Factores Químicos
Son elementos que van a producir cambios en el papel.
a. Tintas. Son sustancias líquidas que se utilizan para escribir o imprimir, y que debido a la
forma en que son elaboradas ocasionan una reacción dañina en el papel.
b. La acidez. “Es un factor muy importante relacionado con la duración del papel, es su
grado de acidez. Los ácidos destruyen a la celulosa, como se puede comprobar dejando
caer una gota de una solución a 1% de ácido clorhídrico o sulfúrico sobre una hoja de
papel. Al cabo de unas horas, la zona alcanzada por la solución se habrá vuelto más
quebradiza que la circundante”.13
En la elaboración del papel se utilizan sustancias como el alumbre el cual ocasiona acidez, por
lo cual la durabilidad del papel se limita a no más de 50 años.
c. La oxidación. “Es un proceso de deterioro natural producido por el aire en toda materia
orgánica.
En condiciones ambientales idóneas este proceso resulta relativamente lento, pero se va
acelerando por ciertos agentes oxidantes tales como el ozono (que se forma en procedimientos
xerográficos), el bióxido de azufre, el bióxido de nitrógeno y los quita manchas (de ácido y
sales con oxigeno) produce ruptura longitudinal y transversal de la estructura de la fibra de
celulosa en el papel y su debilitamiento consecuente.
Los efectos son difíciles de identificar y difieren poco de los ocasionados por la acidez, que
constituyen el principal factor de deterioro de los documentos. Donde más visible resulta la
13
AVILA VILLAGOMEZ, Pilar. Introducción a la Restauración del Papel. En: Bibliotecas y Archivos. Num. 14.
México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 1983. Pág.56.
12
oxidación es en el acetato de celulosas de instantáneas, películas y micropelículas
manifestándose en forma de manchas de oxidaciones o pudriciones rojas”.14
1.2.2.3 Factores Biológicos
Son organismos que atacan a los documentos entre estos se encuentran: aves, insectos; hasta
microorganismos que utilizan al papel como sustrato para su alimentación. Para evitar el ataque a
los documentos es esencial la limpieza y la fumigación.
Los siguientes puntos fueron consultados de diversas fuentes.
Microorganismos:
a. Hongos. Son estructuras pluricelulares o unicelulares compuestos por una o varias células,
estos pueden variar en cada especie, de acuerdo al medio y las condiciones en que se
desarrollen. Están presentes siempre en la atmósfera y se alimentan del papel
debilitándolo y dejando manchas que los desfiguran e incluso acaban con la información.
b. Bacterias. Son organismos que se componen de una única célula o pueden unirse a células
semejantes, formando colonias.
Las manchas ocasionadas por las bacterias se diferencian de las que ocasionan los hongos, por
su aspecto más compacto, al principio de diferentes colores, y al final por la descomposición
del soporte, de color castaño oscuro.
c. Insectos. Estos también se nutren de las sustancias orgánicas que se encuentran en los
documentos.
14
ROPER, Michael. Planificación, Equipo y Provisión de Personal de un Servicio de Preservación y Conservación
de Archivos: Un Estudio del RAMP con Directrices. Paris; UNESCO: UNISIST, 1989. (Programa General de
Información) Pág.4.
13
Son una de las causas que deterioran a los documentos atacan al papel, los escolantes, el
engrudo, el pegamento, la piel etcétera. Se encuentran en las paredes esquinas de los cuartos,
agujeros, se esconden en los libros.
d. Otras plagas. Son los que más comúnmente encontramos en los Archivos. Utilizan el
papel para hacer sus nidos, orinan y defecan en ellos originando una destrucción
irreversible en los documentos.
1.2.2.4 Factores Humanos
Los documentos generalmente están expuestos a diversos maltratos por parte de los usuarios o
del mismo archivo. El siguiente punto fue consultado de diversas fuentes.
a. Manejo inadecuado. La falta de una educación adecuada por partes de los usuarios y
administradores, ocasionan daños importantes en los documentos; como destrucción o
mutilación puede ser producto de la ignorancia, la manera de introducir los documentos
en los anaqueles de manera forzada, por incluir en los documentos cintas adhesivas,
pegamentos, grapas, clips, broches, engargolados.
b. Vandalismo. El robo de los documentos valiosos por parte de los usuarios o por el mismo
personal que trabaja en los archivos.
c. Frecuencia de uso. El usuario es uno de los depredadores más comunes en el uso de los
originales ya que raya, mancha los documentos con alimentos.
d. Traslado. Cuando se realiza un traslado de documentos a otra área originan serios daños a
los documentos ya que los amarran con cuerdas que doblan la documentación.
14
1.3 Definición de Documento
El documento es la parte esencial de un archivo, ya sea de trámite, concentración ó histórico. La
acumulación de documentos en una institución o dependencia origina la existencia de un archivo.
“Se puede concebir al documento sin la presencia del archivo, pero no se puede concebir al
archivo sin la presencia del documento”.15
Etimológicamente la palabra deriva de “documentum” y esta a su vez procede del verbo “docere”
enseñar.
“Documento
en
un
sentido
amplio
y
genérico
es
todo
registro
de
información
independientemente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento
humano: <<libros, revistas, fotografías, films, microfilmes, microfichas, laminas, transparencias,
diseños, mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas, discos, partituras, fichas
perforadas, manuscritas, sellos, medallas, cuadros, modelos, facsímiles y de manera general todo
lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones y este sometido a la intervención de
una inteligencia ordenadora>>
De una manera más simple, aunque también amplia puede definirse que “documento es el
testimonio de la actividad
del hombre fijado en un soporte, perdurable que contiene
información”. Es el objeto que conserva la huella de la actividad humana: que sirve para dar
noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto, cuando hablamos de objeto nos
referimos a cualquier materia escriptórea sobre la cual se manifiesta un testimonio. El documento
como reflejo de la actividad humana. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra,
pergamino, papel, cinta, disco) en el medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia
(información).”16
15
GARCIA AGUILAR, Maria Idalia. La Memoria Institucional: Hacia el Sistema de Archivos Universitarios.
México, 1993. Tesis (Lic. En Biblioteconomía) Universidad Nacional Autónoma de México. Pág. 78.
16
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 7ª.ed. Sevilla: Diputación provincial,
1995.Pág.281.
15
El documento también se define “como cualquier soporte material de información,
independientemente de sus características físicas: microficha; cinta magnética; discos (óptico,
compactos; etcétera) papel o cualquier expresión gráfica, sonora o de imagen, en donde se
registre información susceptible de ser trasmitida”.17
“Soporte material de información, independientemente de sus características físicas: microfichas;
cinta magnética; (óptico; compacto; etcétera) papel o cualquier expresión grafica, sonora o de
imagen, en donde se registre información susceptible de ser transmitida”.18
En el “documento” podemos encontrar la huella y el testimonio de una actividad y el
pensamiento humano. Consideremos al documento como el objeto de poseer un testimonio. Que
es único e irrepetible. Por lo tanto un documento es elaborado una sola vez.
1.3.1
Tipos
Existen dos tipos de documentos, los públicos y los privados.
Los públicos son aquellos generados por un órgano estatal. “Estos documentos pueden ser
autorizados o expedidos por un funcionario público, notario o cualquiera persona que obre en
nombre de algún órgano; los más comunes son las escrituras públicas de los notarios y
escribanos, las copias autorizadas de las constancias o diligencias que obran en los expedientes
oficiales, las actuaciones judiciales, los certificados expedidos por funcionarios públicos de
cualquier orden”.19
Los documentos privados son aquellos generados por particulares. “Estos documentos pueden ser
expedidos por una sola persona como cartas personales o comerciales, o bien por dos o más
como en contratos; pueden autorizarse únicamente por los autorizados, o delante de testigos que
den fe de los hechos y contenido de ellos. Los eclesiásticos, en nuestro país, tienen el carácter de
17
Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones de Administración. Secretaria de Educación
Pública; ENBA. México, 1980. Pág.51.
18
Colombia, Archivo General de la Nación. Hacia un Diccionario Iberoamericano de Terminología Archivística.
Ministerio de Educación y Cultura, 1997. Pág.51.
19
PEREZ GALAZ, Juan de Dios. Elementos de Archivología. Manual de divulgación. México: Archivo General de
la Nación, 1950. Pág.77.
16
Privados. Los documentos de cualquier clase, cuando obran en expedientes oficiales, adquieren el
carácter de instrumentos públicos”.20
Existen diferentes interpretaciones del documento público y privado, como las que se definen:
“Documento público es el que dimana directa o indirectamente de la autoridad y se refiere a
asuntos de derecho público, por ejemplo, documentos legales, de gobierno o administración y el
Documento privado será el emanado de entre personas particulares con o sin intervención de la
autoridad pública”.21
“Todos los documentos de cualquier tipo, cuando obran en expedientes oficiales, adquieren
carácter de instrumentos públicos y los documentos privados son generados por particulares, se
trate de empresas o de personas”.22
Toda persona crea documentos tanto públicos como privados.
1.3.2 Función
El documento como testimonio histórico cultural, tiene las siguientes funciones:
a. Dar fé de hechos o sucesos que ocurrieron
b. Brindar información sobre un tema.
c. Medio de comunicación
El documento es producto de la actividad humana y sirve para dar fe hechos o acontecimientos
que ocurrieron en el pasado, enriqueciendo nuestra historia.
También lo ocupamos para realizar nuestras actividades diarias, en la escuela, en el trabajo, en la
casa etcétera, y por medio de él aprendemos.
20
Ibíd. Pág.77.
HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. Pág.281.
22
Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones de Administración. op. cit. 56
21
17
El ser humano se comunica por medio de documentos como;
de cartas, fax, documento
electrónico etcétera.
1.3.3
Características
Los documentos tienen características diferentes que los hace ser únicos de los demás por eso es
importante saber como diferenciar entre uno y otro. En los archivos se pueden encontrar
diferentes tipos de documentos como: mapas, dibujos, fotografías, impresos, discos etc.
Existen 2 tipos de caracteres: los caracteres internos, que se refieren al contenido y los caracteres
externos que se refieren a la estructura física del documento.
Dentro de los caracteres internos del documento se pueden encontrar los siguientes:
a) “Entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede ser una persona física o
moral, pública o privada.
b) Orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando en
consideración, y por este orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha sido
realizado. Por ejemplo, la gestión de los recursos humanos es una función, dentro de la
cual la contratación de trabajadores es una actividad y, entre otras, la redacción de un
contrato de trabajo específico es uno de los trámites que se realizan.
c) Fecha y lugar de producción: también denominado datación crónica y tópica del
documento, que lo sitúa en el espacio.
d) Contenido sustantivo: el asunto o tema que trata el documento, o sea, los fines u objetivos
perseguidos con su redacción. Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la
contratación de una persona para el desempeño de ciertas labores. El contenido puede ser:
18
ƒ
Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, por
ejemplo: un expediente personal, judicial, etc.
ƒ
Extensivos: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio, como
es el caso de un censo de población.
ƒ
Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo una
memoria de gestión.”23
Los caracteres externos del documento son:
a) “Clase: esta determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información,
así tenemos documentos:
ƒ
Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscritos,
mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones
y los más abundantes en los archivos.
ƒ
Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores,... para representar
la información; mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias,
microformas.
ƒ
Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en
el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos.
ƒ
Audiovisuales: combina la imagen en movimiento y el sonido, aunque los
primeros ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos.
23
CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. Madrid: Tecnos, 1998. Pág. 174175.
19
ƒ
Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores:
fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM.
b) Tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, por cuando
revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción
representada. Así, la acción consiste en planear preguntas se materializara en un tipo
denominado cuestionario, donde la información se estructura de forma netamente
diferenciada respecto de otros tipos documentales si se trata de legislar, será una ley, si de
informar un informe.
c) Formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte, así, por
ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volúmenes,...DIN A3,A4, etcétera… si
se trata de un disquete podrá ser de 51/4 o de 31/2 pulgadas, etc.
d) Cantidad: se refiere al numero de unidades, (volúmenes, legajos, documentos,...) y al
espacio que ocupan los documentos (metros lineales).
e) Forma: más conocida con el término diplomático de tradición documental. Consiste en la
ingenuidad, es decir la condición de original o copia y sus distintos variantes: copia
simple certificada”.24
Por lo anterior podemos concluir que el archivo histórico es un lugar en donde se concentran los
documentos mas valiosos de un institución publica ó privada, y de ahí en interés de conservar su
documentación como testimonio de su evolución, basándose en diversas técnicas archivísticas
que permitan una adecuada preservación de sus materiales.
24
CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. Pág.174-175.
20
CAPÍTULO 2
LA MICROFILMACIÓN
21
CAPÍTULO 2
LA MICROFILMACIÓN
En el presente capítulo abordaremos, la técnica de microfilmación, sus antecedentes, concepto,
ventajas y desventajas, así mismo el equipo, métodos y materiales que existen y sus
características, con la finalidad de conocer las cualidades que tienen, para su implantación en los
archivos, y de manera general el proceso de microfilmación de acuerdo a algunos artículos,
libros, y congresos, en los que se sustenta esta técnica.
Una vez microfilmada la documentación, la podemos organizar, localizar y actualizar de tal
forma que sea más fácil su recuperación.
Cabe Mencionar que la mayor parte de las citas se extrajeron de la Antología de Microfilmación
proporcionada por la Profesora Martha Tapia Ortega, Jefa del Departamento de Archivos de la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA).
2.1 Antecedentes de la Microfilmación
La Microfilmación tuvo su inicio a principios del siglo XIX (1839) cuando el inventor del
microfilm, “el ingles John Benjamín Dancer quien nació en Inglaterra en 1812; fue científico,
inventor y fabricante de equipo óptico”25 fue el primero que logró obtener una micro-fotografía,
de un documento, esto lo pudo lograr cambiando el lente de la cámara normalmente utilizado por
otro, con características especiales, (un lente que lograba reducir la imagen mas de lo usual en esa
época).de ahí su aparición.
25
PONTIGO MARTINEZ, Jaime. Los Microformatos: su Aplicación en el Almacenamiento, Recuperación y
Diseminación de Material Documental. Facultad de Filosofía y Letras, México, 1974. Tesis (Lic. En
Biblioteconomía) Universidad Nacional Autónoma de México. Pág. 4.
22
Ya para el año de 1858 se hace mas evidente su aplicación cuando, “la publicación Photographic
New, hizo notar el aumento del interés por las microfotografías; al publicar los procesos
relativos, e incluyo notas acerca de la posibilidad de utilizarlas para salvaguardar del fuego, a los
documentos”.26
La creación del microfilm por parte de Dancer comparte honores con el Francés, René Prudent
Patrice Dagrón, quien impulso el desarrollo de la microfilmación y mostró algo del potencial del
mismo con su ingenioso correo de palomas mensajeras.
“Dagrón recibió la primera patente que se expidió para el proceso de microfilmación el 21 de
junio de 1859 (Francia No 23, 115).
Durante la guerra Franco-Prusiana Dagrón se hace famoso estableciendo un servicio de
comunicación entre las ciudades de Paris y Burdeos; el servicio consistía en un correo mediante
palomas mensajeras, que transportaban el microfilm enrollado en las plumas de su cola; las
palomas volaban entre las ciudades mencionadas; sus ligeras cargas eran después proyectadas en
grandes pantallas.
Una vez terminado el sitio de Paris, Dagrón quiso aprovechar la experiencia ganada en el terreno
de la microfilmación, y le propuso al gobierno francés microfilmar el material acumulado para
elaborar el presupuesto nacional; alguien mas propuso microfilmar los
manuscritos de la
biblioteca nacional y finalmente, Dagrón hizo un trabajo para una compañía de seguros; fue esta
la primera vez que se microfilmaron documentos para preservarlos del daño inmediato.
En agosto de 1873 Dagrón y otros dos fotógrafos patentaron un visor para uso del ejército;
después al visor se agregó un impresor, y el lector fue mejorando para usos militares.
26
PONTIGO MARTÍNEZ, Jaime. op. cit. Pág.5.
23
Uno de los primeros métodos para la impresión de microformatos en papel, publicado en 1872, es
el de Georges Scamoni, fotógrafo de la oficina imperial de san Petersburgo, la microimpresión
permaneció en secreto, salvo los trabajos del inglés Ducan Dallas que pensó en producir una
biblioteca liliputense.
En 1874 Thomas Arthur Dillon, de Dublín, recibió una patente británica para la microfilmación
de documentos oficiales; bajo el sistema de Dillon, su autor se comprometió a microfilmar y
entregar copias amplificadas de cualquier documento. Esto anticipó una serie de adelantos que
tendrían los microformatos.
Otro aporte significativo de Dillon fue la solicitud de patente de una máquina que permitía
microfilmar en forma sucesiva, que seria después la cámara step-and-repeat (cámara de paso)
que se usa para elaborar microfichas en forma continúa.
En 1890 Los inventores Eusebius J. Molera y John C. Cebrian, de san Francisco, revelaron los
métodos mediante los cuales funciona la cámara y el visor. La cámara trabajaba en forma similar
a la de Dillon, pero los documentos se ordenaban en columnas, de tal forma que, una vez
procesada, la película era similar a una microficha.
Un residente de Sleepy Eye Lake, Minnesota, cuyo nombre se ignora, solicitó en 1890 la patente
de un duplicador seco que, adaptado a una cámara, podía usarse para producir imágenes del
tamaño de una estampilla postal; posteriormente el inventor Soren C. Madsen pidió que se usara
para la elaboración de copias fotográficas, pero esta técnica fue relegada en los Estados Unidos,
no así en Europa, donde continuaron las investigaciones encaminadas a perfeccionar la
microficha.
Otro esfuerzo aislado fue el del Ing. Reginald A. Fessenden, pionero de la electrónica en Estados
Unidos, que con la ayuda de revistas de fotografía, construyó una cámara para uso personal su
reducción fue de 10 diámetros y el microfilm se seguía usando a platinas de vidrio; se pegaba en
tarjetas 3 X 5 que contenían el título, una mención de contenido y anotaciones; se leía con
pequeños vidrios de aumento.
24
Esto ocurrió en 1896, fue el principio de lo que después se conoció como ficha de ventana, que se
explota con la marca Microdeal, que se desarrolló durante la Segunda Guerra Mundial.
Afines del siglo XIX, cuatro vecinos de Chicago buscaban crear una cámara automática para el
registro de cheques; terminaron su trabajo entre los años 1899-1901 y fue registrado en dos
solicitudes de patente. Los inventores eran Jansen, William H. Gardiner, Edmund Kandler y
Achilles de Khotinsky, ellos utilizaron una película de celulosa y una cámara que, por medio de
un motor, hacia girar la película y activaba un rodillo al mismo ritmo, exponiendo la película a la
velocidad del original, Khotinsky lo perfeccionó con dos rodillos para copiar el anverso y el
reverso.
El perfeccionamiento de las cámaras y la utilización de rollos de película de celulosa, hacia 1889,
ayudaron a que los experimentos tuvieran mejores resultados. También en 1889, Thomas A.
Edison popularizó el uso de la película de 35mm, de ancho y con ello impulsó el rápido
desarrollo de las cámaras de microfilmación.”.27
Aunque su desarrollo no fue tan imperceptible para el ser humano durante todo el siglo XIX y
principios del XX. Esto se debió quizás a que no existió por ese tiempo una verdadera necesidad
de su aplicación.
“Su verdadera atención se observa en 1920 cuando la microfilmación fue utilizada con propósitos
serios; en esta época hombres como Emanuel Goldher de Alemania, George Mc Carthy y
Raymon Hessert de los Estados Unidos ven las grandes ventajas que pueden obtenerse con la
aplicación de esta técnica para el control de la información documental generada en sus centros
de trabajo. Por ejemplo Goldher, destaca al visualizar la conveniencia de imprimir códigos
adjuntos a las imágenes microfilmicas y utilizarlas para ubicar imágenes específicas.
27
PONTIGO MARTÍNEZ, Jaime. op. cit. Pág. 6-10.
25
Mc Carthy y Hessert incrementaron el uso potencial del microfilm, inventando el método
panorámico de la película y el documento avanzaba simultáneamente, pasando a través de la
ranura del equipo mientras la imagen era fotografiada a una velocidad sincronizada, por lo cual
crean la primera maquina microfilmadora de salida.
Para 1928 Mc Carthy
convenció a los empresarios de Eastma Kodak de la conveniencia
económica de fotografiar los documentos de negocios, específicamente los cheques de bancos, en
un pequeño rollo, utilizando una cámara especial que fue llamada “Rotary- Type” que después
fue la piedra angular de la Recordak División de Eastmen Kodak y con ella se dio entrada al
microfilm para usos comerciales.
Por otra parte el mismo Mc Carthy recibió un jugoso contrato y el pago de una suma
considerablemente como anticipo, sobre las ventas futuras.
En 1930, habiéndose nombrado director de la empresa Recordak Corporation (subsidiaria de
Kodak Company) a George Mc Carthy, se desarrolla el primer equipo comercial de
microfilmación llamado Ckeek o Graph”,28 es aquí cuando se le comienza a dar mas impulso a la
creación de nuevos equipos micrográficos.
Las empresas comienzan a notar la ventajas que produce microfilmar y Para 1933, ya se tenían en
224 ciudades de Estados Unidos, 700 maquinas funcionando en archivos diferentes, con notables
resultados. Los Archivos comenzaron a sentir el progreso de la microfilmación, especialmente en
los años treinta. Ahora se hablaba de microfilmar manuscritos y documentos que era necesario
tener disponibles, en alguna forma, dentro de un plazo más o menos cortó.
Durante la Segunda Guerra Mundial “el microfilm hizo posible una gran operación al manejar el
correo de los soldados. Para acelerar el manejo de las grandes cantidades de correspondencia que
se enviaban a las tropas en ultramar, se realizo de la misma forma en que lo había hecho Dagrón
en Francia en 1870. Estas cartas eran microfilmadas en rollos de 16mm utilizando una cámara
28
TORRES PINEDA, Miguel Ángel. Los Archivos Documentales como Apoyo a la Toma de Decisiones. México,
1983. Tesis (Lic. en Administración) Universidad Nacional Autónoma de México. Pág.30-39.
26
rotativa; los rollos eran enviados por avión; después se imprimía una copia en papel, y se
introducía en el conocido sobre del “V-Mail”. Para realizar estas operaciones se uso equipo que
fue perfeccionado en poco tiempo para satisfacer esas necesidades; así vemos que para la
impresión de copias en papel se empleó una gran impresora continúa, que mas tarde conocemos
como “copy-flow” en la versión “xerox”.
Las Agencias gubernamentales de los Estados Unidos aprovecharon también los avances que
proporcionaba el microfilm y en 1941, los Nacional Archives ya tenían en marcha un programa
de microfilmación, en el Departamento of Agricultura”. 29
Ya en el año de 1943 John F. Long, logra reducir planos y documentos importantes durante la
Segunda Guerra Mundial, en película de 35mm y en un microformato denominado tarjeta de
apertura.
Muchos bancos se dieron a la tarea de microfilmar sus archivos durante la Segunda Guerra
Mundial con el fin de preservarlos en depósitos subterráneos, para evitar la
pérdida de
información y además sirvió para ahorrar, “gran cantidad de espacio en el correo de las tropas, ya
que cientos de miles de cartas cabían en un pequeño saco de correo”.30
La primera microfilmadora de salida de computadoras denominada COM” (Computer Output
Microfilm), tiene lugar en 1950, y se caracteriza por pasar información del computador al
microfilm sin antes haber pasado a papel.
Durante esa misma época, se comienzan a discutir temas sobre microfilmación “y en su política
de reproducción de fondos documentales de diversos archivos con fines de seguridad,
investigaciones, complemento y publicación, la UNESCO. (Organización de Naciones Unidas,
Educativas, Científicas y Culturales), creada en 1946 para la protección de las libertades humanas
y el desarrollo de la cultura, toma cartas en el asunto. Creando una unidad móvil de microfilm en
1956.
29
PONTIGO MARTINEZ, Jaime. op.cit. Pág.9.
GONZÁLEZ RAMÍREZ, Luis. Archivonomía: El Registro de la Información. 24.ed. México: ECA, 1984.
Pág.108.
30
27
Esta unidad móvil tenía como finalidades primordiales:
ƒ
Microfilmar la documentación más importante de archivos y bibliotecas de países que no
tuvieran un servicio de esta naturaleza, para que pudiera ser conservada, además de
hacerla accesible a los investigadores y al estado.
ƒ
Se buscaba con esto también adiestrar y capacitar al personal de los centros informativos
en la técnica de la microfilmación, con el fin de que se continuaran las labores iniciadas
por dicha unidad móvil.
Hasta
1962, la UNESCO, Continua con este programa de apoyo y de asistencia técnica,
auxiliando principalmente a los países tercer mundistas que no contaban con medios económicos
suficientes para solventar los gastos que impedirían la instalación de centros micrográficos al
servicio de la investigación. Para ello la UNESCO, hizo adquisición de varios equipos para
microfilmación de documentos, entre los que se cuentan: cámaras de microfilmación y
duplicación, aparatos de revelado y lectores de microfilmes, además de contar con expertos
técnicos en la materia.
El programa de asistencia técnica de esta unidad móvil fue centrado en los países de América, el
cual tuvo una duración de cinco años (1956-1961), posteriormente la unidad de microfilm pasa de
América a los países africanos y asiáticos.
En el simposio sobre Documentación y Archivos de la colonización española, celebrada de 8 al
11 de octubre de 1979, en España, se recomienda la reanudación del programa de microfilmación
a nivel mundial.
Gracias al apoyo tan significativo de la UNESCO como de otros organismos Internacionales
hacen que la microfilmación, sea uno de
los más valiosos auxilios en la Administración
Documental, adoptándolo como el más viable en los sistemas archivísticos”.31
31
Antología de Microfilmación Proporcionada por la Profesora Martha Tapia Ortega Jefa del Departamento de
Archivos de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomia (ENBA). Pág.11-13.
28
Pero su verdadero reconocimiento es en 1970, cuando se hace palpable su utilidad como sistema
archivístico en casi toda clase de organización por la exactitud fotográfica que de él se obtenía en
la documentación, permitiendo resolver los más agudos problemas de registro, protección y
localización de datos.
Actualmente la Microfilmación es muy conocida en los archivos y aunque el microfilm no es
producto de la casualidad ni de un mero modismo de apariencias modernistas o de un articulo de
lujo. Tal crecimiento obedece, más bien al beneficio que el microfilm ha significado en la
solución de problemas documentales y de su validez como empleo jurídico de microfilm en
sustitución de los documentos originales.
2.2 Definición de Microfilmación
La Microfilmación es una técnica que desde años atrás se ha ido perfeccionando, hasta ser hoy
día un sofisticado sistema. Este se encuentra conformado por equipo micrográfico como son;
cámaras, procesadores, duplicadores, lectores y las microformas.
La Microfilmación se puede definir como “la técnica de copiar documentos a escala reducida lo
que nos da la posibilidad de obtener un archivo pequeño pero muy completo”.32
Otras definiciones de Microfilmación que tratan otros autores son:
El autor Colin Sanchez, Mayolo define a la Microfilmación como la “Técnica que consiste en
transferir el contenido de un documento a una película pequeña especialmente diseñada para este
fin, con los equipos adecuados para realizar el proceso”.33
32
COSTA CARBALLO, Carlos da. Introducción a la Informática Documental; Fundamentos Teóricos, Prácticos y
Jurídicos. España: Síntesis, 1995. Pág.139.
33
COLIN SÁNCHEZ, Mayolo. La Microfilmación de Documentos en el Estado de México. En: Congreso Nacional
Sobre Administración de Documentos y Archivistas: Memoria No.1, México. 1989. Pág. 3.
29
En el diccionario de Hacia un Diccionario Iberoamericano de Terminología Archivística, del
AGN de Colombia definen a la Microfilmación como:
“Conjunto de procesos fílmicos que se efectúan con el fin de obtener imágenes reducidas del
original. En este mismo glosario se mencionan como propósitos de la microfilmación los
siguientes:
a) Completar la archivalia de las instituciones y / o país que se hallen otro archivo y /o país.
b) Preservar el contenido informativo de los documentos que se hallan en mal estado o que
fueron creados con material de baja calidad y también para preservar los originales del
desgaste que produce el uso repetitivo y la manipulación.
c) Facilita el servicio a los usuarios principalmente en la sala de lectura.
d) Proveer copias de seguridad.
e) Ahorrar espacio para la eliminación de los documentos en soporte papel y su reemplazo
por microformas.
Y finalmente para la producción de documentos o para facilitar el uso o tramitación de los
documentos activos”.34
La microfilmación es una técnica que permite a los Archivos soluciones de espacios, seguridad
en la información, conservación, lo cual nos va ha permitir contar con un mejor archivo.
Para la aplicación de la técnica en un archivo hay que hacer un estudio previo del acervo
documental a microfilmar, con el objeto de utilizarla en forma adecuada, dándole el enfoque que
requiere para introducir el sistema a nuestras áreas de trabajo.
34
Colombia, Archivo General de Nación. Hacia un Diccionario Iberoamericano de Terminología Archivística. op.
cit. Pág. 82.
30
2.3
Ventajas y Desventajas de la Microfilmación
En el sistema de Microfilmación podemos encontrar diversas ventajas, varían por el tipo de
documentos a microfilmar.
Cada archivo es diferente; el de tramite, concentración e Histórico, y cada uno tiene diferentes
necesidades, es por eso que la microfilmación es un sofisticado sistema.
Ventajas:
1. “Ahorro de Espacio. Puede lograrse un considerable ahorro de espacio microfilmando los
documentos y deshaciéndose de los originales...en la mayor parte de
los casos lo hacen
simplemente porque carecen de espacio para guardar los originales o porque están persiguiendo
otros fines.
Con las microformas solo se ocupara 2% de espacio requerido para archivar la misma
información en papel.
2. Seguridad. Esta se logra haciendo uno o más duplicados de la información original, para
protegerla contra pérdida... ó en el caso de que fuesen destruidos por el fuego, las inundaciones,
la guerra o cualquier otra calamidad. Las copias de seguridad deben almacenarse preferentemente
en un depósito situado en otro lugar distinto de aquella en que se guardan los originales.
3. Conservación. Se realiza por dos motivos: uno proteger los documentos contra el posible
deterioro causado por el uso, es decir contra el desgaste y la roturas, y dos para defender el
contenido informativo de los documentos contra el deterioro o perdidas eventuales. Por ejemplo:
documentos producidos en materiales pobres...documentos borrosos, quebradizos, quemados o
mojados...
4. Referencia. Su propósito es proporcionar...copias exactas de los documentos a un costo mucho
menor del que supondría transcribir, mecanografiar.
31
5. Complemento. Se define como el fotografiado de documentos de otros archivos o propiedad
particular para completar o reforzar los propios”.35
El autor Luis Gonzáles Ramírez nos menciona otras ventajas:
1. “Localización. Son muchos los documentos que caben en una microficha y cualquier dato se
localiza pronto, o por referencia directa…en un instante cualquier micropelícula se puede ampliar
al tamaño original, o mayor, en la pantalla de un visor…
2. Seguridad. La Microfilmación permite registrar los documentos por duplicado, con el objeto de
archivar uno de los rollos fuera de los locales de trabajo, como medida de protección contra
incendios, robo, inundación, perdida y otras eventualidades…
3. Preservación. La Microfilmación es el sistema ideal para archivar valiosos documentos,
periódicos, dibujos de ingeniería, y otros originales, puesto que el papel no puede resistir el
deterioro natural que sobreviene con los años”.36
4. Ahorro de espacio. La cantidad de equipos utilizados normalmente en un archivo tradicional
sé vera reducido considerablemente, ocupando muchos menos unidades para la guarda de los
registros en microfilm que para los considerados en papel, “se puede reducir 50 muebles de
archivo a uno solo. Los archivos así consolidados facilitan el rápido acceso a la información”.37
Otras ventajas que nos menciona la profesora Martha Tapia Ortega en su Antología de
Microfilmación son las siguientes:
1. “Bajo costo de distribución. Las microformas se duplican rápidamente y de forma económica,
con lo que se puede distribuir entre los archivos y su costo de trasladó resulta muy bajo.
35
LEISINGER, Albert H. Microfotografía para Archivos. España: Dirección General de Archivos y Bibliotecas,
1972. Pág.88.
36
GONZÁLEZ RAMÍREZ, Luis. op. cit. Pág. 110.
37
Ibíd. Pág.110.
32
2. Uniformidad dimensional. A la hora de Microfilmar la reducción, permite que los documentos
se adecuen a las dimensiones de los microformatos que se estén utilizando en el sistema,
logrando una mejor apariencia.
3. Continuidad de los archivos.- Al microfilmar los documentos, estos irán siempre en secuencia
fija, ello evita que sean archivados de forma incorrecta, alterarse o perderse.
4. Eficiencia. Los lectores y los índices de localización de información, hacen que la velocidad y
precisión con que es localizado un documento se haga en cuestión de segundos. El lector hace
avanzar la película a una velocidad de 2m por segundo lo que equivale a un avance de 160
imágenes, lo que no se puede lograr con documentos originales.
5. Protección.- El hecho de microfilmar dos rollos o más conteniendo la misma información se
hace con el objeto de utilizar uno para la consulta diaria y el otro para conservarlo por separado y
a salvo de una posible destrucción.
El proteger la información de esta manera contra posibles siniestros, evitara el que la empresa o
institución se encuentre de un momento a otro sin ningún antecedente de sus actividades
realizadas hasta el momento, como sucedió en el sismo de 1985”38
Otra ventaja que considero importante mencionar es la siguiente.
1. Copia. Si el usuario requiere cierta información, con la microfilmación la podrá imprimir en el
lector impresor, en unos cuantos segundos, evitando la trascripción de los documentos
Estos autores que se mencionaron concuerdan con que las principales ventajas de la
Microfilmación son; el ahorro de espacio que se puede lograr, cuando existe explosión
documental, seguridad en la información y la conservación de los documentos.
38
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.121-125.
33
Las ventajas anteriormente mencionadas nos dan un panorama de lo importante que puede
significar aplicar la técnica micrográfica en nuestros archivos.
Desventajas de la Microfilmación
Aunque con la Microfilmación obtenemos grandes ventajas, es importante también mencionar
sus desventajas, para poder tomar una buena decisión al implantar el sistema en cualquier
institución.
Algunas desventajas de la Microfilmación de acuerdo al autor Leisinger Albert son:
1. “El costo de mantenimiento...en microfilme puede ser superior al que supone almacenar...los
originales.
2. Puede resultar incómodo utilizar la copia en microfilme.
3. No siempre es posible obtener una copia en microfilme perfectamente legible o utilizable:
•
Cuando el documento presenta escritura muy fina
•
Cuando es excepcionalmente grande
•
Cuando hay muy poco contraste entre la escritura y el papel,...en el caso de tintas
amarillentas...o el papel decolorado, oscurecido o coloreado...
4. El valor intrínseco de un documento se pierde en la película.
5. No es posible comparar dos imágenes separadas del mismo rollo.
6. Una vez que los documentos han sido microfilmados no siempre es factible incorporar material
adicional a la película”.39
39
LEISINGER. Albert. op. cit. Pág. 33.
34
Es importante mencionar que otras desventajas de la microfilmación son:
1. “Los costos para adquirir el equipo pueden ser muy elevados y el mantener el microfilm en
zonas acondicionadas para su preservación puede ser superior al gasto que supone el mantener
nuestros archivos en el material de soporte original.
2. Cuando los códigos de indización no han sido elaborados con el cuidado que se requiere, en
lugar de poder recuperar los datos con la prontitud deseada, suele ocasionar muchos mas
problemas que tener la información en papel.
3. Si no se observa cuidadosamente las normas de calidad, al realizar la microfilmación, este no
tendrá ningún resultado.
4. Cuando la energía eléctrica se va de nuestras instalaciones no podemos consultar la
información microfilmada, ocasionando un grave inconveniente para los usuarios”.40
La Microfilmación es una técnica que permite una enorme reducción en espacio y la
conservación de los documentos, encomendados a cada archivo para su custodia, y hacerlos mas
accesibles a los investigadores y al público en general, logrando que se pueda obtener copias de
los documentos esenciales para su propia continuidad cultural.
2.4 Equipos de Microfilmación
Para poder ingresar al sistema de la Microfilmación hay que conocer las cámaras, procesadores,
duplicadores, lectores para asegurar la producción de las microformas que cumplan las
condiciones requeridas y permitan la proyección, lectura y ampliación en papel, que sea legible a
simple vista.
40
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.126-127.
35
2.4.1
Equipos de Entrada
Los equipos de entrada también llamadas “cámaras micrográficas”, son las que nos van ha
permitir fotografiar a una escala reducida los documentos, para después poder obtener nuestros
datos en microformas.
Las cámaras de Microfilmación, a lo largo de su desarrollo han ido evolucionando de manera
muy rápida, lo que permite contar con equipos mas sofisticados en los archivos.
Anteriormente las cámaras eran utilizadas en forma manual, lo que llevaba más tiempo para
microfilmar documentos. En la actualidad son automáticas lo que facilita su uso y una mayor
producción.
2.4.1.1
Cámaras Rotativas
Dentro del sistema de Microfilmación se encuentran las cámaras rotativas, las cuales pueden ser
manuales y automáticas y nos van ha permitir obtener el documento tanto de anverso como del
reverso.
Se
les da este término, “ya que es un tipo de cámara en la que tanto los documentos a
microfilmar como la película se mueven en forma sincronizada durante el proceso de
exposición”.41
“Los documentos son alimentados por un extremo de la máquina, recorriendo su interior por
medio de bandas transportadoras, hasta pasar frente al obturador de la misma, para que después
de ser fotografiados se les expulse por el otro extremo de la máquina.
41
LEISINGER, Albert H. op. cit. Pág.88.
36
Estas maquinas consisten básicamente en una cámara, bandas de transportación de documentos,
un banco de focos para la iluminación y de un conjunto de espejos con él fin de que pueda
producirse si así se requiere la microfilmación del anverso y reverso de los documentos al mismo
tiempo.
Sus mecanismos automáticos de alimentación permiten velocidades de microfilmación hasta de
700 documentos de un tamaño por minuto.
Para estas cámaras se utilizan rollos de película de 16mm de ancho por 30.5 m (100 pies) de
largo, éste rollo tiene una capacidad aproximada de 2,500 documentos tamaño carta, dependiendo
esto del grado de reducción empleado y del sistema de índices elegidos.
Esta microfilmadora puede reducir el tamaño de un documento original de 16 a 40 veces.
Las rotaciones tienen grandes aplicaciones en industrias como: bancos, grandes almacenes,
fábricas, compañías de transportes y oficinas de gobierno.
Las máquinas rotativas son en la mayoría de los casos aparatos compactos, las cuales funcionan
con la corriente eléctrica regular”.42
42
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. 37-39.
37
2.4.1.2 Cámaras planetarias
Consiste en una mesa, un juego de lámparas, una cámara fotográfica montada en sentido vertical
y un sistema de control eléctrico.
En estas cámaras tanto la película como el documento a microfilmar permanecen inmóviles, esto
es, que no existe movimiento durante la exposición. La máquina cuenta con fuentes de
iluminación en los extremos laterales, con el fin de obtener una buena fotografía. “Algunos
modelos tienen integrada la llamada luz de fondo (back-light) con la cual se obtiene una mayor
calidad de imagen.
Esta cámara se caracteriza por su alto poder de reducción y la ventaja de poseer varias lentes de
reducción que se intercambian con sólo aumentar o disminuir la altura de la cabeza de la
cámara. La calidad de la imagen se logra en parte por permanecer el documento estático durante
la exposición. La película en éstos equipos puede ser de 16 o 35 mm”.43
Este equipo es generalmente usado para microfilmar documentos que por su dimensión y rigidez
relativa no pueden ser microfilmados con otro equipo micrográfico tales como: Planos, mapas,
cartas geográficas, periódicos diseños industriales, libros, bocetos publicitarios, y en general
cualquier material impreso de dimensiones relativas.
43
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. 37-39.
38
2.4.1.3 Cámaras Microfilmadora de Salida de Computadora (Equipo COM)
El sistema COM (Computer Out Microfilm) es el sistema mas completo que existe en la
Microfilmación.
“Es el equipo más avanzado y sofisticado en la tecnología micrográfica; estas máquinas registran
la información en el microfilm directamente de la computadora almacenada por medio de cintas
magnéticas.
Estos equipos eliminan el paso de impresión en papel. Las imágenes de información del
computador, son proyectadas en una pantalla de un tubo de rayos catódicos de la cual son
tomadas fotográficamente en la película de 16mm en rollo”.44
44
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.41.
39
2.4.1.4 Reducción de Documentos
La reducción, es parte fundamental dentro de la Microfilmación ya que mediante este proceso
vamos a poder obtener la imagen en la película.
“Para llegar a obtener buenas reducciones requerimos de:
ƒ
Microscopio.
ƒ
Material fotográfico de alta resolución.
ƒ
Equipo especial de enfoque.
Las limitaciones prácticas de la escala de reducción en la microfilmación de documentos se
deben principalmente a los siguientes factores:
a) Calidad del original en cuanto al grosor o definición de líneas para permitir una reducción
considerable. El trabajo realizado en periódicos y fotografías son ejemplos de baja
calidad.
b) El poder de resolución de la cámara utilizada para estos fines no suele estar más arriba
de 150 a 200 líneas por milímetros.
c) Influyen de manera concluyente las variaciones en
el tiempo de exposición y las
condiciones del procesado de la película”.45
El tipo de reducción que se ha elegido, deberá estar basado en los documentos a microfilmar, así
como de los tamaños, textura y color del acervo documental. Por otra parte no es aconsejable
insistir demasiado en la reducción de las imágenes porque los microfilms, aunque sean de
película muy pequeña, pasado un cierto punto de empequeñecimiento dan lugar a imágenes
nebulosas, absolutamente inapropiadas para hacer frente a exigencia de orden práctico.
45
GONZALEZ RODRIGUEZ, Leonardo. Adquisición y uso de Equipo Micrográfico en los Archivos. En: Boletín
del Sistema Nacional de Archivos. No. 8 (nov-dic) México: Archivo General de la Nación. Pág.74.
40
El autor Leisinger Albert en su libro de “Microfotografía para archivos”46, nos muestra el dibujo
siguiente haciendo referencia a la reducción de los documentos.
REDUCCIÓN DE LAS DIMENSIONES
LINEALES
REDUCCIÓN DEL AREA
9a1
10 a1
11 a1
12 a1
13 a1
14 a1
15 a1
16 a1
17 a1
18 a1
19 a1
20 a1
21 a1
22 a1
23 a1
24 a1
25 a1
26 a1
27 a1
28 a 1
29 a1
30 a1
46
81 a1
100 a 1
121 a1
144 a1
169 a1
196 a1
255 a1
256 a1
289 a1
324 a1
361 a1
400 a1
441 a1
484 a1
529 a1
576 a1
625 a1
676 a1
729 a1
784 a1
841 a1
900 a1
LEISINGER, Albert H. op. cit. Pág.88.
41
2.4.2 Equipos de Procesamiento
El procesado de la película se puede desarrollar con diversos procesadores, los cuales nos van ha
permitir realizar en forma automática el revelado, fijado y secado del microfilm.
2.4.2.1 Procesadores Universales
Este procesador es uno de los más utilizados en los archivos, lo podemos encontrar de dos
formas: por aspersión y por inmersión.
Estos procesadores “están compuestos de una entrada para insertar la película con imagen latente
y de una salida, donde se recibe la película con imagen visible.
El proceso de revelado en estos equipos es el siguiente: revelado, lavado, fijado y secado de la
película. Tienen capacidad para procesar al mismo tiempo de 1 a 6 rollos de 16mm, de 1 a 3 de
35mm, y de 2 rollos de 105mm de ancho por 60m de largo, su velocidad de revelado es variable,
tienen la particularidad de revelado de cualquier tipo de película estándar”.47
2.4.2.2 Procesadores de Vapor Amoniaco
Este procesador revela las películas diazóicas, trabaja de forma diferente a los demás
procesadores, debido a las características físicas de la película. Su proceso es por medio de gas de
amoniaco, que activa las sales diazoicas de la película.
Esta máquina “es utilizada generalmente en el proceso de revelado de microfichas de 105 X 148
mm. Aunque actualmente existen procesadores de rollos de 16, 35 y 105 mm, revelados por este
proceso en donde éstos ya vienen con el revelador ínter construido”.48
47
48
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.44-45.
Ibíd. Pág. 46.
42
2.4.2.3 Duplicadores de Película
Este equipo es utilizado para obtener duplicados de película original de 16, 35 y 105 mm, en
ellas se pueden duplican rollos de película tanto convencionales a base de halógeno de plata, así
como película diazo y vesicular.
2.4.2.3.1
Duplicador de Película de Plata
Este es uno de los duplicadores más utilizados en los Archivos Históricos, y nos permiten obtener
copias exactas de la película.
El proceso “Consiste en exponer las películas originales y de plata ante una fuente lumínica de
luz normal, la que es gradualmente, en su intensidad. Su velocidad de duplicación, puede ser
ajustada con el fin de obtener una claridad óptima de la película original”.49
49
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.46-47.
43
2.4.2.3.2
Duplicador de Película de Diazo
Este duplicador nos ofrece la ventaja de ir revelando al mismo tiempo que duplica la película,
permitiendo ahorrar tiempo en el proceso.
Estos procesadores “consisten en exponer la película diazo a una luz de rayos ultravioletas, ésta
luz permite afectar las moléculas de sales de diazo que componen la emulsión de la película,
posteriormente se realiza el revelado en una sección del duplicador con temperatura regulada y
amoniaco. Dentro de sus características principales tenemos la velocidad de copiado, pues se
cuenta con maquinaria que realizan el revelado al mismo tiempo de ir duplicando, respetando la
Polaridad del original. Pueden duplicarse rollos de 16 y 35 mm y microfichas de 105 y 148 mm.
Para este último caso, se requiere de un procesador por separado basándose en sales de amoniaco,
actualmente ya se encuentran en el mercado equipos con cámara de vapores de amoniaco
integradas a los duplicadores”.50
2.4.2.3.3
Duplicador de Película Vesicular
Este es otro de los duplicadores que existen, con una alta velocidad de duplicación.
“Estos al igual que los duplicadores de diazo trabajan también a partir de la luz ultravioleta, ya
que es el único tipo de luz que permite afectar las moléculas para la formación de vesículas. Su
revelado se realiza en otra sección con temperatura regulada.
Se caracterizan por tener una alta velocidad de duplicación, cambiando la polaridad del original
al mismo tiempo de duplicar la película.
Duplica rollos de 16, 35 y 105 mm, partiendo de microformatos como el jacket, molex o
microfichas generadas por el sistema COM”.51
50
51
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. 47.
Ibíd. Pág. 47-48.
44
Como he mencionado existen diversos
duplicadores que de acuerdo a las necesidades del
Archivo, nos van ha permitir obtener copias exactas de la película, de forma rápida la
Información.
2.4.3
Equipos de Salida
Los equipos de salida también llamados “Lectores” nos van ha permitir observar la información
microfilmada, en un proyector de pantalla.
2.4.3.1 Lectores
Existen una gran variedad de lectores en el mercado, anteriormente eran de tamaño más grande y
actualmente los podemos encontrar mas sofisticados.
Un lector o visor, “es un aparato de proyección empleado para ampliar la imagen de la
Microforma hasta alcanzar proporciones legibles”.52
El lector nos ayuda a verificar si los documentos, se encuentran correctamente microfilmados y
es un instrumento indispensable en los archivos. Un lector inadecuado impide al personal del
centro y a los investigadores el uso, al máximo del microfilm y en cambio un buen lector facilita,
en cambio su empleo.
52
LEISINGER, Albert H. op. cit. Pág.37.
45
El autor, Leisinger Albert, en un estudio de las normas básicas para equipamiento, mantenimiento
y funcionamiento de un laboratorio de reprografia en archivos de países en desarrollo nos hace
mención de las principales características que un lector debe tener son:
• “Deberá ser de cuidadosa fabricación, de base estable y capaz de resistir un duro uso.
• De simple manejo, fácil de limpiar, conservar y reparar.
• Deberá tener lentes capaces de ampliar la imagen de la película hasta tamaño del original ó
mayor, de excelente definición, carencia de distorsiones y sin notables diferencias de nitidez
entre el centro y bordes de la imagen”.53
Otras características que menciona el mismo autor son:
• “El aparato lector permitirá el giro de la imagen en 360°.
• Acompañaran a cada aparato lector sencillas instrucciones y diagramas explicando las
operaciones de carga y descarga, limpieza y reparaciones…
• Las lámparas deberán ser, preferentemente de tipo común, capaces de proporcionar la
suficiente iluminación sin perjudicar a la película.
• Es aconsejable la existencia de un regulador lumínico que permita al usuario aumentar o
disminuir en la pantalla la iluminación proveniente de la fuente de luz.
• También es aconsejable que permita diversas ampliaciones.
• Todos los controles deberán ser fácilmente accesibles al usuario que podrá manipularlos sin
levantarse ni cambiar su posición ante el lector.
• El aparato lector deberá reducir al mínimo los riesgos de abrasión o rayado de la película…
• El aparato lector debe cumplir todas las normas eléctricas y cualquier otro requisito de
seguridad”.54
El autor nos menciona estas características con el propósito de poder elegir un equipo adecuado.
53
LEISINGER, Albert H. Un Estudio de las Normas Basicas para Equipamiento, Mantenimiento y Funcionamiento
de un Laboratorio de Reprografia en Archivos de Paises en Desarrollo. Madrid: Centro Nacional de Microfilm,
1977. Pág. 38.
54
Ibíd. Pág. 39.
46
2.4.3.2 Lectores Impresores
Este equipo nos va ha permitir obtener copias exactas del documento y también poder observar la
imagen por medio de una pantalla.
Los Lectores impresores tienen un “ sistema para sacar fotocopias de la imagen proyectada en la
pantalla, las que pueden ser obtenidas en su tamaño original o en tamaño ampliado o reducido de
acuerdo al lente de ampliación utilizado, a través de un sistema de fotocopiado común, Además
tienen las características de realizar
la impresión en papel partiendo de las microformas
utilizadas en el sistema, de cortar con dispositivos
para rápida localización
del dato
microfilmado por medio de sistemas de código de líneas, binario, blip, entre otros.
Uno de los principales objetivos para utilizar éste tipo de lectores se hace con el fin de dotar de
copias en papel a los clientes o usuarios que solicitan información microfilmada.
Se puede emplear papel fotográfico o electroestático, con el papel fotográfico se obtienen copias
de buena calidad, partiendo de negativos de documentos hechos a máquina o de película
utilizada en el sistema COM. Partiendo de un negativo”.55
Cabe mencionar que se debe tener un control de las copias que el operador proporciona a los
usuarios que la soliciten, ya que éstas deberán ser proporcionadas sólo cuando se hayan agotado
todas las posibilidades de impresión de copias porque éste sistema es alto.
55
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.50-51.
47
Los lectores impresores cuentan con las características necesarias para cubrir las necesidades de
impresión que tengan las empresas o instituciones en sus distintas actividades, partiendo del
microfilm.
2.5 Métodos de Microfilmación
Existen tres métodos de microfilmación, que hacen aparecer las imágenes en la película y que
son elegidos conforme a las características de los documentos y son:
2.5.1 Método Simplex
Este método es generalmente el más utilizado en los Archivos ya que es más fácil de utilizar.
Método Simplex “Es un Formato en el cual la imagen, va de arriba hacia abajo, como en las
películas de cine, que formadas en su posición vertical natural muestran las imágenes
transversales a sus bordes. Forma de microfilmación en la cual la imagen del documento ocupa
todo el ancho de la película”.56
“Cuando se trata de documentos de longitud mayores a las aceptadas por las guías exteriores del
alimentador, el documento se coloca con la cabeza hacía adelante y el anverso hacía arriba, esto
permite que la imagen aparezca en la película en forma horizontal y con la cabeza a la izquierda.
Este método se usa principalmente para la microfilmación de documentos estándar y en los que
predomina la información únicamente en el frente de los mismos, en caso de que se tengan
documentos con información al reverso, se optará por pasarlos dos veces por la máquina, la
primera por el anverso y la segunda por el reverso, teniendo como resultado en la película las dos
imágenes sucesivas respectivamente”.57
56
MENDEZ SAUCEDO, Gerardo. et al. Glosario de Términos de Micrografía. México: Archivo General de la
Nación. Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivos. No.42, 1981.Pág.7.
57
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.52-53.
48
2.5.2 Método Duo
Este método permite obtener más imágenes en el microfilm, aunque su práctica no es muy común
por lo complicado al realizar la filmación.
Este Método “Consiste en microfilmar por la mitad anterior de la película de principio a fin, una
vez terminada ésta se voltea y se microfilma sobre la otra mitad; éste procedimiento se realiza
con el fin de aprovechar en toda su extensión la película. En éste método sólo es posible
microfilmar documentos pequeños (21.2 x 27cm.) empleando un alto grado de reducción
(32xcm), con el fin de obtener imágenes que puedan caber en la mitad de la película”.58
También “éste método fue empleado para microfilmar en la mitad inferior el anverso del
documento, y en la segunda pasada microfilmar en la mitad superior de la película el reverso del
documento. Esto representaba una operación difícil ya que se debe calcular él reinicio de la
película con el fin de que el documento pueda quedar frente a frente, o sea el anverso con su
reverso correspondiente; Esto hace que las posibilidades de error sean considerables puesto que
el hacer coincidir la segunda mitad de la microfilmación con la primera, es mínima.”59
58
59
MENDEZ SAUCEDO, Gerardo. et al. op. cit. Pág.7.
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.53-54.
49
2.5.3 Método Duplex
Método parecido al Duo, ya que microfilma los documentos por ambas caras al mismo tiempo,
permitiéndonos ahorrar tiempo al microfilmar y mayor aprovechamiento en la película, aunque
solo es ofrecido por algunas maquinas.
Este Método es eficiente ya que “permiten microfilmar ambas caras del documento (anverso y
reverso), de una sola pasada apareciendo en la película el frente en una mitad y el dorso en la
otra mitad; esto se consigue por medio de un sistema óptico basándose en espejos y otros
componentes que hacen posible lograr que el obturador funcione justo en el momento de captar
las dos imágenes, cuando el documento pasa frente a él.
Este método al igual que el Duo, sólo puede microfilmar documentos no mayores de 21.2 x 27
cm, y a un nivel de reducción mayor de 32x en adelante, pero con mucha precisión y a una gran
velocidad”.60
2.6 Las Microformas
Dentro del campo del sistema de Microfilmación existen diferentes tipos de microformatos o
microformas, en los cuales se va ha plasmar la información como; documentos, cheques, mapas,
planos, periódicos, libros, etcétera. Estos son un soporte transparente, flexible que permite una
alta densidad de información registrada en cada uno de ellos.
60
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.55.
50
Algunas definiciones de Microforma son:
Las microformas “son microcopias de documentos ya existentes; pero en otro soporte
diferente”.61
También se define como “un termino genérico que se designa a cualquier soporte, generalmente
película, que contiene microimagenes”.62
“Las microformas las podemos encontrar en forma de rollos en diferentes anchos y longitudes,
en fichas de diversos tamaños o en tiras de película; las que pueden ser transparentes u
opacas”.63
A las Microformas se les considera equivalentes a los documentos originales, su presencia es real
en los archivos y se les considera los nuevos soportes archivísticos pero no son documentos en el
sentido de la palabra y actualmente estos son los mejores medios para asegurar la información
que en cualquier otro soporte.
Lo que determina el uso o aplicación de una microforma o microformato, es el sistema de
microfilmación que se adopte. La utilización de cada una de ellas esta ligada directamente a los
tipos de documentación que serán microfilmados y sus respectivas finalidades.
Cuando se aplica indebidamente un microformato, se esta poniendo en riesgo todo el sistema de
Microfilmación.
Es por tal motivo que hay que conocer sus diversas presentaciones, así como sus características,
a fin de elegir las adecuadas.
61
COLIN SÁNCHEZ, Mayolo. op. cit. Pág. 3.
Normas: Micrográfica Vocabulario. En: Revista Española de Documentación Científica. España, Vol. 17, N-1,
1994.Pág.82.
63
GIL RODRIGUEZ, Miguel. et al. Microformatos. México: Archivo General de la Nación. Comité Técnico
Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo. Folletos Técnicos. No.37, 1981. Pág.7.
62
51
2.6.1
Rollo
Microformato que usualmente es el mas utilizado en los Archivos por su fácil uso y mayor
capacidad, “además estos rollos pueden venir en varios anchos, pero los de 16mm y 35mm son
los más conocidos, y el de 16mm es el más comúnmente usado.
Con éste microformato se puede lograr el máximo de ahorro de espacio, puede ser ubicado con
facilidad dando de está forma mayor seguridad a los archivos.
Se utiliza principalmente en microfilmación extensa cuya secuencia sea cronológica, como es el
caso de archivos contables o numéricos progresivos, en expedientes que no sufren cambios
posteriores o actualización, como por ejemplo los archivos de pasaporte, catálogos, archivos
históricos, archivos notariales, etc.
El registro se hace con carátulas de inicio y fin de rollo con firmas de certificación sobre el estado
de guarda la documentación y la secuencia de rollos.
La preparación de documentos es una etapa previa a la microfilmación y se organiza en paquetes
de 2,500 documentos (si se trata de tamaño carta), cuando la microfilmación se efectúa en rollos
de 16mm, con reducción 24X.
La ventaja de utilizar rollos en la microfilmación es la de conservar las imágenes en el mismo
orden en que han sido microfilmados los documento, proporcionando con ello una seguridad
absoluta, ya que de ésta manera no puede ser sustraída o alterada la información en él contenido.
Para conservarlo e identificarlo se utiliza la caja de archivo en la cual viene empacado de fábrica
dicho rollo, y la continuidad de las imágenes proporciona una integridad de archivo excelente.
52
También si nuestras necesidades lo requieren pueden mandarse hacer cajas especiales con datos
de identificación que se consideren necesarios, inclusive si se pretende llevar un sistema
cromático (por colores), que nos permita la identificación de la información contenida en cada
caja, también pueden ser mandadas a hacer.
Los problemas de archivar erróneamente los documentos individuales se eliminan virtualmente
por medio de ésta técnica. Este microformato es aceptado por casi todos los equipos de
microfilmación, y los rollos pueden venir en varios anchos, pero los de 16 y 35mm, son los más
conocidos, siendo el uso más comercial el de 16mm”.64
2.6.2 Magazines, Cassettes o Cartuchos
Estos microformatos tienen relación en un mismo concepto, permiten un acceso rápido al usuario
en la búsqueda de información.
Los rollos “de película integrados a los magazines, cassettes o cartuchos permiten ser cargados
automáticamente en los lectores, y el rastreo de la información se efectúa con solo apretar un
botón. Además de esto, los magazines, cassettes y cartuchos en si mismos sirven como excelente
protector del rollo...contra el polvo, humedad, luz etcétera.
64
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.57-59.
53
Existen también magazines de enhebrado fácil, formato recién diseñado, no requiere de
empalmes con guías o retenes especiales y pueden ser usados tanto con película de 16mm como
de 35mm. También permiten un enhebrado automático de la película en el lector”.65
Estos microformatos se emplean principalmente en programas de localización automatizada y en
otros de gran demanda de información rápida, tales como: cuentas por pagar e identificación de
huellas digitales.
2.6.3 Jacket o Cartera de Plástico
Los jackets fueron diseñados para ampliar el uso de microfilm, de este microformato existen
diferentes tipos y tamaños para ser utilizados de acuerdo a las necesidades del sistema en que
serán usados
.
El jacket se puede definir como:
“Ficha en forma de bolsa de plástico transparente, dividida en canales en los que se introducen
fotogramas o tiras de película, por esta razón es el único formato que permite adicionar nuevas
imágenes en una misma ficha. También permite retirar fotogramas que quedan inutilizados”.66
65
66
GIL RODRIGUEZ, Miguel. et al. op. cit. Pág.5.
AMAT NOGUERA, Nuria. Técnicas Documentales y Fuentes de Información. España, 1978.Pág.243.
54
Este sistema “es usado donde quiera que exista la necesidad de actualizar registros activos con
rapidez y facilidad. Los jacket se usan en formatos estándar de: 16mm, 35. Y 16/35 combinado.
Son compatibles con los lectores y lectores impresores de microfichas, pueden ser almacenados
en archiveros estándar convencionales o en sistemas de recuperación automática, colores,
codificadores o marcas pueden ayudar al control, localización y reintegración de un jacket
dentro del archivo, un jacket de entre 100,000 puede ser localizado en 10 segundos o menos.
El Jacket puede permanecer en el archivo y enviarse copias en película de diazo a los lugares
donde la información es necesitada, las copias del jacket tiene excelente calidad y un bajo costo
que permite su distribución.
El mylar que forma los jacket protege el microfilm tanto en el archivo como en el uso contra
ralladuras, roturas y marcas que pudieran producirse cuando se consulta, se imprime y se
duplica”.67
67
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.62.
55
2.6.4
Microfichas
La microficha es utilizada la mayor parte por la microfilmadora COM, y pueden utilizarse
reducciones de hasta 48X permitiendo con ello capacidades muy altas.
Las microfichas “son placas de película semejantes a un negativo ampliado varias veces, en ellas
se encuentran colocadas en líneas todas las imágenes de documentos microfilmados, una bajo de
la otra. Para reproducir éstas microformas se utiliza principalmente
la cámara de paso y
repetición /steap and repeat)”, pero existen otras maneras de obtener microfichas, a base del
sistema COM, una microficha puede ser generada también como resultado de una duplicación
de un jacket para obtener tanto microfichas como duplicados si fuese necesarios. La microficha
es otro de los medios más económicos para distribuir información a distintos lugares.
Las microfichas de este tipo son de un tamaño de 105 X 148 mm. (Aprox. 4x6 pulgadas), con
imágenes en siete renglones y catorce columnas. Si el documento original es tamaño carta (8.5 x
11 pulgadas), se usa una reducción de 24x, y si es tamaño legal (8.5 x 14 pulgadas) se microfilma
a una reducción 27x.
Debido a su facilidad de duplicación, estas microfichas se emplean extensamente como medio
para publicar catálogos técnicos, reportes de investigación de éste microformato se ha creado una
nueva técnica que se ha desarrollado rápidamente denominada micro publicación, ya que puede
ser microfilmado un libro y sus páginas serán fotografiadas en un determinado espacio de la
microficha”.68
68
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. 65-66.
56
2.6.5
Tarjetas para Archivar
Este tipo de microficha al igual que el jacket permite ir añadiendo imágenes microfilmadas
posteriormente y cuenta con espacios en donde se pueden anotar identificaciones a simple vista.
Permitiendo una rápida localización de la información que se requiera en un menor tiempo
posible. “Estas tarjetas para archivar presentan una combinación de las tarjetas de abertura y las
carteras de plástico o jacket; miden 148 X 105mm, lo que las hace compatibles con los archivos
normales de microfichas”.69
2.6.6 Tarjetas de Abertura
Es una microficha unitaria, con esta se pueden microfilmar documentos con dimensiones
considerables, como; planos, periódicos, mapas, dibujos técnicos etc. Anteriormente era utilizada
para películas de 35mm y después para aceptar películas de 16mm.
La imagen en la película es generada por las máquinas planetarias, pudiéndose organizar la
información por medio de índices en forma automática.
69
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. 67.
57
El Tab- Jac, ha servido para denominar un tipo especial de tarjetas de abertura, su nombre tiene
origen: Tabulating Jacket, es decir, Tarjeta de Tabulación. Los Tab Jac son una combinación del
concepto Jacket y Tarjeta de Tabulación
“Al igual que el jacket presentan canales donde son insertados trozos de película microfilmada, y
tienen la forma de las tarjetas de tabulación.
Estas tarjetas se pueden encontrar con diferentes tipos de canales, para contener más o menos
cantidades de imágenes. Acepta película de 16 y 35mm.
Su uso de aplicación es indicado para información sujeta a crecimiento”.70
70
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.69.
58
2.6.7 Molex
El molex, consiste en un material de plástico transparente de tamaño 105X148mm “con
propiedades especiales ya que la película se adhiere al mismo tiempo sin necesidad de ningún
tipo de pegamento.
Para el armado de molex se cortan tiras de película las que se adhieren al mismo, estas tiras de
película pueden ser de 16mm. o una combinación de 16 y 35mm.
Para identificar la información en ellas contenidas se utilizan tiras diurex, semejante al utilizado
en los jacket, los datos de referencia pueden escribirse a maquina o con letra manuscrita.
El molex puede ser utilizado para la elaboración de microfichas, ya que por sus características no
se recomienda para almacenar información, además de que resulta difícil su consulta en los
lectores”.71
2.6.8 Ultraficha
La Ultraficha es la mas pequeña de las microformas, pero con gran capacidad de
almacenamiento, permitiendo contener información en menor espacio.
71
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.69.
59
Las reducciones en la ultraficha se hicieron con el interés de microfilmar, en un formato
adecuado, algunas monografías cuya extensión era tal, que una sola microficha no era suficiente.
Las Microformas o microformatos forman parte del proceso de microfilmar documentos, estos a
lo largo del tiempo se han ido perfeccionando pero siempre manteniendo su finalidad. Es
importante conocerlos antes de implementar el sistema de microfilmación para tener una visión
mas clara de los beneficios que ofrecen a si como sus características.
2.7 Etapas del Proceso de Microfilmación
Las etapas del proceso de microfilmación, se desarrollan de manera consecutiva una actividad
tras otra, verificando que cada una se desarrolle de manera adecuada. Si se tratan de documentos
históricos el Archivo General de la Nación nos dice que:
“Todos los documentos de carácter histórico deben microfilmarse para fines de protección de la
información.
Se debe microfilmar tomando en consideración el estado físico y la validez que representa,
dando prioridad a aquellos documentos que estén deteriorados.
60
Después de microfilmarse los documentos deben ser solamente estos, serán consultados para
inspecciones de autenticidad o cuestiones en que se considere necesaria su presentación”.72
Una vez determinado que documentos deben microfilmarse se procederá al proceso, iniciando
con la preparación de los documentos
2.7.1
Preparación y Codificación de Documentos
Antes de microfilmar es importante organizar la documentación y establecer el método que se
asignará para la rápida localización de la información.
1. “Preparación de documentos. Consiste en agrupar en un orden adecuado el tipo de documentos
a copiar con el fin de no hacer ajustes innecesarios en las cámaras y facilitar la localización sin
dificultades de las imágenes en la película, en esta preparación también se realizan las actividades
de alisamiento, desencuadernado de volúmenes y eliminación de materiales de encuadernación
(grapas, clips, alfileres o similares y partes divisorias).
2. Codificación. Este consiste en la asignación de claves a los documentos para su después
localización, el cual contendrá su procedencia, fecha, asunto, etc.
3. Designación del Microformato según el tipo de información. Esta será la presentación que se
le dará al microfilme para la consulta y conservación del archivo.”73
2.7.2
Microfilmación de Documentos
La Microfilmación debe realizarse de forma adecuada y con el equipo que cubra las necesidades
de los documentos a microfilmar y el grado de consulta que de ellos se tenga.
72
ARTIGAS AGUILAR, Agustín. et al. La Aplicación del Microfilm. México: Archivo General de la Nación.
Folletos Técnicos, No.2, 1984. Pág. 1.
73
México, Secretaria de Administración; Dirección de Organización y Documentación. Modelo de Unidad de
Microfilmación. 1987. Pág. 8-9.
61
2.7.3
Procesado o Revelado
Ya que se encuentren microfilmados los documentos en los rollos, se procede al procesado del
mismo. El cual puede hacerse de dos formas:
1. “Se puede procesar la película en las instalaciones si se cuenta con la maquina procesadora”.74
2. Pero sino se cuenta con la maquina, se puede enviar la película a algún laboratorio
micrográfico en donde técnicos especializados procesan el microfilm de acuerdo a
las
necesidades del cliente, y en el tiempo que se estime.
Aunque es recomendable realizar todo el proceso, dentro de las instalaciones del Archivo, como
medida de seguridad para la documentación.
2.7.4
Inspección o Control de Calidad
La supervisión de calidad de la película es una actividad que se realiza de forma muy minuciosa
para determinar si el proceso de microfilmación se realizo conforme a las normas de calidad,
como la Norma ISO y las Normas ANSI.
Esta actividad se lleva acabo “por medio del análisis y pruebas del laboratorio y contando con los
equipos y recursos humanos adecuados, se valora y certifica el control de calidad, verificando, si
la película reúne las características de calidad de archivo más convenientes.
El control de calidad esta enfocado a vigilar cada una de las etapas del proceso del microfilm, el
cual, se lleva acabo en dos procesos: Proceso fotográfico y Proceso químico; el proceso
fotográfico se considera como la acción de grabar la imagen de un sujeto en la película y el
proceso químico es la acción química y física que hace visible la imagen latente se llama imagen
74
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.115.
62
latente a lo invisible formado por la exposición sobre el material fotográfico; en el proceso
fotográfico se efectúa las siguientes etapas: Revelado, Lavado, Fijado y finalmente Secado”.75
2.7.5
Archivación de Microformatos
Ya que contamos con la documentación en los microformatos se procede a su archivación, para
esto se deberá buscar el mobiliario adecuado a la técnica de microfilmación que se halla elegido y
él código de indización implantado para la búsqueda y recuperación de datos.
Si se realiza de manera adecuada la archivación, no tendremos problemas a la hora de buscar la
información.
Cabe mencionar que la mayor parte de los Archivos que actualmente microfilman, coinciden de
manera semejante en sus procesos
75
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.115.
63
Para poder comprender mejor el proceso de Microfilmación el Archivo General de la Nación, público un “Diagrama Interno de
flujo de actividades de la unidad de microfilmación”76, donde se establecen los procedimientos establecidos, buscando ser una
medio útil para el control y vigilancia de los sistemas micrográficos.
INTERVIENEN
N
Actividad
1 Recibe los documentos a Microfilmar y revisa que estén libres de material
de aportación (clips, grapas, etc.)
2 Selecciona y ordena los documentos revisados y los pasa a la sección de
Microfilmación.
3 Recibe los documentos ordenados, elabora guías de identificación y
procede a microfilmarlos en dos rollos, uno de información y otro de
seguridad.
4 Envía los rollos de película expuesta al laboratorio de microfilm para su
procesamiento, guarda los documentos microfilmados y espera resultados
de control de calidad.
5 Recibe los rollos de película expuesta, los procesa y los manda a la mesa
de inspección de control de calidad.
6 Verifica estándares de calidad en los rollos de película procesada y los
envía a la sección de indización y codificación.
6 No aprueba control de calidad y regresa a la sección de microfilmación e
inicia proceso.
7 Recibe los rollos aprobados, los indiza y codifica y de acuerdo a los
requerimientos solicitados, procede al enjacketado o a su duplicación para
difusión
8 Envía el rollo de seguridad a la sección de Microfilmoteca.
9 Recibe el rollo de seguridad y lo archiva para su protección y posible
reposición.
1 Recoge documentos microfilmados y recaba registros de control de
0 procedimiento.
Sección
de
revisión y
selección
de
document
os
Sección
de
Microfilm
ación
Laborat
orio de
microfil
m
Mesa
de
Inspección
de control
de calidad
Sección
de
Indización
y
codificaci
ón
Sección
de
Microfil
moteca
1
2
3
4
5
6
6
7
8
9
10
76
RAMIREZ MORENO, Miguel. et al. La Microfilmación de Documentos; Flujo de Actividades y Glosario de Términos. México: Archivo General de la
Nación. Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivos. 1979. 6p.
64
2.8 Localización y Recuperación de la Información
La Microfilmación es un sistema que tiene diversas cualidades, como la localización de la
información, de forma rápida y precisa. Es aquí en este punto donde podemos ver si la técnica
es tan eficiente como se pretende que sea.
La localización y recuperación de la información Microfilmada dependerá de como se realizo el
proceso y de los índices de codificación utilizados.
El lector es un equipo que nos va ha permitir observar la información microfilmada en unos
cuantos segundo, y con el lector impresor podremos obtener copias exactas de los documentos
originales de una manera rápida y barata.
“Para localizar y recuperar la información se seguirán los siguientes pasos:
1. Se seleccionara la microforma deseada del archivo
2. Se coloca en el lector y se localiza la imagen, esta localización se hace por medio del
índice que se encuentra especificado en la microforma, donde nos dará los datos
necesarios para llegar a un renglón y columna determinada”.77
Este lector debe estar en buenas condiciones para poder observar mejor la Información.
2.9 Actualización de la Información
Actualizar la información microfilmada se da especialmente en Archivos activos en donde se
tiene un movimiento constante, esta actualización puede ser; diariamente, cada semana, cada
mes o anualmente, dependiendo del tipo e importancia del documento a microfilmar se
establecen los tipos de actualización que pueden ser:
77
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. 140-142.
65
• Anexar o adicionar información, y
• Sustituir o substraer información.
Es recomendable contar con un programa de actualización en el cual se establezcan los
procedimientos acordes a las necesidades del Archivo
Por ejemplo “Cuando se utiliza el jacket, su actualización consiste en ir insertando las tiras de
imágenes de microfilm como se vayan generando, esto de acuerdo al programa de
microfilmación que sea adoptado.
En los casos en que se requiere la frecuencia de actualización de información, es recomendable
que al iniciar la microfilmación se reserve el último renglón libre (tratándose de microfichas) con
el objeto de incluir en él, las imágenes que se anexen y que sustituirán a otras.
Una vez completadas las imágenes que se
incluirán en la microficha, se microfilman por
separado, posteriormente se recorta la tira y se anexa en el renglón dejado durante la
microfilmación inicial, hecho esto la imagen que ha sido sustituida se perfora como una señal de
que su información queda cancelada”.78
2.10 Códigos e Índices para la Organización de la Información
Para poder recuperar la información microfilmada existen códigos e índices, con los cuales se
podrá localizar determinada imagen en el lector.
“La codificación e indización proporciona a los usuarios de un sistema una forma adecuada para
organizar y controlar la documentación. Un archivo que ha sido microfilmado tendrá más utilidad
si cuenta con un método de acceso a la información práctico y eficiente.
78
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.144.
66
La codificación e indización se adoptará tomando en cuenta dos factores:
1. será aplicado de acuerdo al tipo de archivo que se está microfilmando (trámite, concentración e
histórico).
2. Se tomara en cuenta él o los microformatos utilizados dentro del sistema, (rollo, cartucho,
jacket, microficha, etc.).”79
Estos códigos e índices tienen como finalidad recuperar de forma rápida y eficiente la
información microfilmada, su aplicación facilitará al usuario ahorro de tiempo en su búsqueda.
La Maestra Martha Tapia Ortega en su Antología de Microfilmación nos menciona códigos e
índices, para la localización de la información microfilmada. Como son los siguientes:
1. “Índice Flash. La función de éste método de indización es la de atraer la atención de quien
trata de localizar un documento determinado dentro de un rollo de película.
Este índice se lleva por medio de letras o números de tamaño ampliado los cuales han sido
fotografiados durante el proceso de microfilmación. Las letras o números identifican un grupo de
imágenes de documentos en un rollo de película, entre cada indicador se encuentran espacios en
blanco de aproximadamente un segundo de duración.
A medida que la película pasa por la pantalla del lector los espacios van apareciendo en ésta, el
operador, en este punto busca la letra o número que identifica al grupo de imágenes que desea
localizar, una vez encontrado este grupo, revisa las imágenes hasta localizar la que necesita.
Los indicadores flash son registrados en puntos previamente determinados en la película, con
objeto de que en el momento en que se solicita una información ya se sabe cual indicador flash
es el que se debe localizar, para posteriormente ubicar el documento requerido.
79
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág. Pág.145.
67
Este método puede ser aplicado en todos los sistemas de archivo alfabético, numérico,
cronológico, alfanumérico, geográfico, etc.
Para obtener mejores resultados del índice flash se debe explicar en detalle en la parte externa de
la caja donde se conserva el rollo de película el índice codificador utilizado
101
1
102
103
104
105
INDICE FLASH
2. Índice Eyeball. Este método es similar al índice flash, ya que funciona de la misma forma
pero normalmente se asocia con películas generadas por el COM.
El sistema COM se programa de tal forma, que al ser imprimida la película el último número de
un grupo determinado de imágenes aparece en tamaño ampliado.
120
121
122
123
124
125
INDICE EYEBALL
3. Codificación Binaria.
La codificación binaria es hecha en la película por la propia
microfilmadora, la cual es operada en forma manual o automática.
68
A medida que se microfilma cada grupo de documentos, son expuestos también en la película
diferentes diseños de codificación que corresponden al asunto expuesto en la imagen.
Este sistema es utilizado por los magazines, los que al ser insertados en el lector, el operador
marca los números de codificación de la imagen deseada conocidos con anterioridad en el tablero
de control.
Al ser marcado el número del documento que se pretende localizar, la cinta avanza de forma
automática deteniéndose en la imagen que contiene el número tecleado, todo esto en cuestión de
segundos.
4. Líneas de Código. Este es otro método de localización rápida de las imágenes en la cinta
microfilmada, consiste en exponer automáticamente líneas horizontales sobre la película en
posiciones escalonadas entre las imágenes de los documentos. Cuando son observadas en la
pantalla del lector.
Cuando la película es avanzada a alta velocidad, las líneas se tornan continuas y son leídas
mediante una escala que se coloca en la pantalla del lector. Estas líneas sirven como referencia
para la búsqueda de grupos de documentos. Una vez localizado el grupo solicitado, se procede a
localizar el documento determinado de acuerdo a la secuencia que mantenga el archivo.
LINEAS DE CODIGO
69
5. Codificación con Muezca. Esta es una codificación económica y flexible, y tan exacta como
el sistema lo requiere.
El jacket lleva impreso con su parte superior una escala simple o múltiple en donde por medio de
la muezca se hace una pequeña perforación en el numero o letra codificada, las letras o números
pueden ser combinadas para tener un grado mayor de codificación. Esto permite tener
identificados los jacket de acuerdo a la colocación en que se encuentre dicha perforación.
1
2
3
4
5
6
A B C D E F G H I
7
8
J
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
6. Codificación por Colores. En esta codificación se utilizan diez colores diferentes, dándole a
cada uno de ellos un número valorativo del 1 al 0.
1 = rojo
6 = violeta
2 = amarillo 7 = azul claro
3 = café
8 = verde
4 = rosa
9 = morado
5 = naranja 0 = azul marino
Supongamos que tenemos el rollo 14, su codificación se hace marcando el 4 de rojo.
Si deseamos codificar el rollo con el numero 38 se marcara el numero 8 de color café.
Si se utiliza una escala doble podremos codificar cuatro dígitos; por ejemplo: para el numero
4359 se marca con el rojo el 5 izquierdo y con el amarillo el 9 derecho.
70
Este sistema es recomendado principalmente para la identificación de los jackets o carteras de
plástico, aunque también suele servir utilizándolo para la identificación de microfichas.
7. Índice por Conteo Unitario. Control de Imagen: Blip. En el índice por conteo unitario la
maquina microfilmadora aplica una marca secuencial a cada uno de los documentos durante el
proceso de microfilmación, de tal forma que el dispositivo interno del lector pueda localizar el
documento que se busca automáticamente; esta marca en la película se le conoce como blip, y
puede ser producida de diferentes maneras dependiendo del equipo de microfilmación que se
utilice.
En las cámaras microfilmadoras rotativas, y en el sistema COM los blips son generados de forma
automática.
En las cámaras planetarias se puede hacer manualmente, colocando simultáneamente con el
documento a microfilmar un pequeño rectángulo blanco inmediatamente debajo del documento
que esta siendo fotografiado.
INDICE BLIP
8. Odometro. Este sistema permite al operador la localización de imágenes en la película
mediante un contador de longitud de película. El índice de localización debe estar de acuerdo al
número que índico el odómetro antes de aplicarse.
Este índice puede anotarse en la caja que contiene el rollo de película, o en forma de listado
externo. La película avanza a gran velocidad por el lector deseado para detener la película y
localizar la imagen deseada.
71
Algunas cámaras microfilmadoras cuentan con odómetros incorporados, de tal forma que los
números de codificación pueden ser registrados durante la microfilmación.”80
ODOMETRO
Los códigos e índices que nos ofrece la técnica micrográfica pueden adaptarse a las necesidades
tanto del Archivo como de los mismos usuarios.
“Cuando se hace necesario crear un nuevo sistema de codificación el analista deberá tener en
cuenta los siguientes factores:
1. Se debe partir de un análisis cuidadoso del acervo documental que se tiene en el archivo, como
es:
•
Conocer el tipo de documentos que se conservan.
•
Evaluar la importancia de la información del documento
•
Identificar la fisonomía propia del archivo
2. Se investigara a conciencia los procedimientos de consulta del archivo, determinando cuales
son las técnicas que se siguen para llegar al dato deseado y el tiempo que se lleva en su
localización.
3. Los índices deberán ser planeados a futuro tomando en cuenta el incremento tanto del
volumen como de las variantes de consulta.
80
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.144.
72
4. Los índices deberán ser sencillos, y lo suficientemente flexibles, para su fácil modificación, de
tal forma que su cambio no implique una reestructuración total.
5. El analista deberá apegarse a la realidad cuando este laborando la codificación de la
información, puesto que los índices deben ser sencillos y de fácil compresión para quienes van a
usarlo”.81
No tomar en cuenta lo anterior, podría provocar un desajuste en el sistema dentro del archivo,
ocasionando confusión en la búsqueda y una mala apariencia del sistema.
Por lo anterior, una de las técnicas más significativas, versátiles y provechosas es la
microfilmación. Con su adecuado uso es posible preservar, hacer más seguros y accesibles a los
investigadores y al público en general los fondos encomendados a su custodia. Y se pueden
obtener copias de documentos existentes en otros países esenciales para el conocimiento de los
orígenes culturales.
La forma en que se desarrolle el proceso de microfilmación será la que determine, si el trabajo
realizado tendrá buenos resultados y por lo tanto la recuperación de la información será de
manera rápida y eficaz.
81
Antología de Microfilmación. op. cit. Pág.128.
73
CAPÍTULO 3
MICROFILMACIÓN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EN ARCHIVOS HISTÓRICOS
74
CAPÍTULO 3
MICROFILMACIÓN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EN ARCHIVOS HISTÓRICOS
En el presente capítulo se mencionan las alternativas de solución que se obtienen al utilizar la
Técnica de Microfilmación y en particular para la conservación de los documentos en los
Archivos Históricos, así mismo reafirmar porque hasta nuestros días es un sofisticado sistema
que se sigue aplicando en estos Archivos.
3.1 Alternativas de Solución
Como se mencionó en el segundo capítulo a la Microfilmación se le consideraba un medio de
solución para archivos en donde se concentraba enormes cantidades de documentos, y con esto se
lograba una considerable reducción de espacio facilitando una mejor organización en las
unidades administrativas. Durante las siguientes épocas se fueron conociendo las demás ventajas
que se podían obtener con su aplicación y con lo cual el interés hacia el sistema fue creciendo en
forma acelerada.
Ya para la década de los 80´s la Microfilmación fue un tema de interés en diferentes congresos
nacionales e internacionales en donde organizaciones públicas como privadas hacen mención de
sus experiencias al implementar este sistema.
Actualmente la Microfilmación puede ser aplicada con fines de conservación, seguridad, ahorro
de espacio, referencia, obteniendo grandes beneficios en el control, y organización de la
documentación microfilmada.
75
3.1.1
Conservación
Para realizar esta investigación se consultaron diversas fuentes de información, en donde se
menciona que la microfilmación es una medida de conservación. La cual consiste en sustituir el
documento original por un microfilm manteniendo intacta la información. Esta alternativa de
solución tiene como propósito preservar la información.
Ya que al igual que el documento en papel, el microfilm esta expuesto a factores de deterioro
como; temperatura, humedad, inundaciones, incendios, hongos y microorganismos, iluminación,
polvo, daños físicos y químicos, manipulación y limpieza inadecuada, y como medida de
seguridad
siempre
existen
duplicados
por
cautela.
Cabe mencionar que algunos Archivos que Microfilman actualmente su documentación no
cuentan con medidas de conservación para la película, ya que no se tiene los recursos o
simplemente no se han interesado en buscar algunos medios de conservación en cuanto a la
película. Por tal motivo es recomendable contar con medidas básicas para la protección de la
película que ayuden a que esta pueda perdurar más tiempo.
3.1.1.1 Conservación y Almacenamiento de la Película
Como se menciono en el primer capitulo existen diferentes factores de deterioro (Ver Capitulo I.
1.2.2) que ocasionan daños irreversibles a los documentos y así mismo también atacan al
microfilm, que es un material delicado, y es susceptible al deterioro si no ha sido debidamente
procesado, conservado y almacenado, siempre debe de existir el duplicado por precaución
alejado de la oficina (incendios, robo etc.)
Un adecuado proceso Micrográfico será, la condición previa indispensable para su conservación
y una adecuada limpieza y atención a los materiales de guarda, contribuyen sustancialmente a
su permanencia.
76
Antes que nada para poder obtener una buena calidad en la información microfilmada es
conveniente realizar
todo el proceso de microfilmación de
forma adecuada desde la
preparación de los documentos, hasta la microfilmación, el proceso y el almacenamiento de
los formatos ya que esta parte, es determinante para que el microfilm, tenga una calidad
durable.
La siguiente tabla tiene como finalidad mostrar, los agentes de deterioro que mas usualmente
aparecen en la película y así mismo dar algunas opciones para una mejor conservación.
Agentes de Deterioro
a. Temperatura. Rango ideal de la temperatura
Medidas de Conservación
•
del microfilm es de 18° C a 23° C y del 40%
Elegir un sitio fresco y seco para el
archivo.
al 60% de Humedad Relativa (HR)
•
Climatizar un espacio para controlar la
temperatura y la humedad.
•
Evitar colocar los estantes contra muros
húmedos expuestos al exterior.
b. Inundaciones
•
Evitar que el almacenamiento se realice
en sótanos o en lugares donde exista
tuberías.
c. Incendios
•
Se recomienda construir bóvedas de
almacenamiento a prueba de incendios
si existe mucha información, pero si es
poca la información se recomienda
contar con cajas fuertes, fabricadas a
prueba de incendios.
77
Agentes de Deterioro
d. Hongos y microorganismos.
Medidas de Conservación
•
Mantener la humedad relativa por
debajo del 60% utilizando un equipo
deshumidificador
o
deshumidificante
algún
modular
si
su
estantería es cerrada, mantenga el
recinto bien ventilado.
e. Iluminación.
•
Evitar la luz directa del sol, dotar a los
fluorescentes de un filtro UV, colocar
filtros UV en ventanas.
f. Polvo, partículas pesadas y gases oxidantes
•
residentes en atmósferas contaminadas.
g. Daños físicos y químicos
Instalar
filtros
especiales
y
purificadores de aire
•
Almacenar las microformas
con
fundas transparentes de polipropileno,
tyvek o sobres de papel libre de ácido y
estas
dentro
de
una
caja
de
polipropileno inerte o cartón libre de
ácido.
•
Conservar la película diazo en su
carrete y este en una caja especial de
cartón libre de ácido o de polipropileno
inerte.
•
Sujetar la película al carrete con una
etiqueta especial de papel libre de
ácido, evite usar ligas, cinta adhesiva y
marcar con plumón.
78
Agentes de Deterioro
h. Manipulación descuidada.
Medidas de Conservación
•
Evitar el rayado del microfilm durante
su manipulación en el lector así como
su exposición prolongada a la luz.
•
Proteger la película con una funda
transparente de polipropileno Pro-Line.
i. Limpieza inadecuada
•
Utilizar guantes para su uso
•
Usar una brocha suave para remover el
polvo, removiendo manchas y otros
residuos
emulsiones
con
el
limpiador
fotográficas
de
Pec-12
aplicándolo con un lienzo libre de
pelusa y contaminantes Pec-Pad. Ésta
práctica previene el desarrollo de
colonias de hongos daños por abrasión.
Cabe Mencionar que la información del cuadro anterior fue retomada de varios autores que
señalan dicho proceso.
Es recomendable que los Archivos Históricos que contienen información microfilmada,
desarrollen medidas de conservación de acuerdo a sus posibilidades ya que se podría poner en
riesgo la película, repercutiendo en la información, causando perdida total, si no se cuenta con un
duplicado en una bóveda especial.
La documentación con carácter histórico, debe ser conservada con fines culturales, por lo que se
han establecido normas en cuestiones de documentación histórica. Es importante saber que esta
información debe ser guardada como patrimonio de la nación.
79
En lo que se refiere a la Normatividad en Archivos histórico, la documentación debe ser
conservada de acuerdo a la
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas,
Artísticas e Históricas, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 6 de mayo de 1972,
estipula en su Artículo 36 que:
Por determinación de esta Ley, son monumentos históricos:
“Fracción II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan y hayan pertenecido a las oficinas
y archivos de la federación, de los estados o de los municipios y de las casas curiales.
Fracción III.- Los documentos originales y manuscritos relacionados con la historia de México,
los libros, folletos y otros impresos en México o el extranjero, durante los siglos XVI al XIX, que
por su rareza e importancia para la historia mexicana merezcan ser conservados en el país.
Fracción IV.- Las colecciones científicas y técnicas podrán elevar a esta categoría, mediante la
declaratoria correspondiente.”82
3.1.2
La Microfilmación de Complemento
La Microfilmación de complemento, puede ser un medio eficaz para reconstruir fondos de
Archivos y Artículos incompletos o destruídos, mediante el duplicado de la película por medio de
una autorización al propietario de los originales con fines de Investigación.
Este tipo de Microfilmación también puede llevarse acabo a nivel internacional mediante
acuerdos en los que las instituciones que conservan los originales se encarguen de identificar los
documentos que puedan interesar a otra institución, buscando difundir la información,
enriqueciendo la ciencia, cultura y educación.
82
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas Art. 36. 1972
80
3.1.3
Seguridad
Esta alternativa se podrá lograr con la realización de duplicados, es conveniente mantener una
copia de seguridad en un lugar distinto a donde se concentran los originales.
En caso de que pueda existir algún incendio, inundación o fuego la información podrá ser
recuperada.
3.1.4
Protección
La protección de la información Microfilmada, se obtiene mediante el duplicado de dos rollos;
uno debe conservarse fuera de la instalaciones del Archivo a fin de evitar la pérdida de la
información por posibles siniestros y la otra película puede ser utilizada para la consulta.
3.1.5
Ahorro de Espacio
Esta alternativa de Solución es una de las mas claras de la Microfilmación, ayudando a mejorar la
administración de documentos mediante el microfilm, obteniendo reducción de espacios físicos,
peso y mobiliario dentro del Archivo, además de mejorar el manejo de la información que es de
vital importancia para empresa en la toma de decisiones.
La Microfilmación en México cuenta con valor legal o probatorio, mencionado en Leyes donde
se establece que los documentos tienen que ser conservados 5 años en original o en microfilm, y
en otras donde se indica que por 12 años, ver información en la siguiente hoja.
81
En la siguiente tabla se mencionan algunos aspectos sobre la legislación del microfilme en
México.
Empresas Públicas:
Disposición Legal
Diario
Oficial
de
Contenido Genérico
la Art. 8o. Microfilmación de la documentación contable de estados
Federación. Acuerdo del 27 financieros, siempre y cuando cumplan con los siguientes
de Marzo de 1980, Art. 8o. requisitos:
Resolución que establece y
deroga
•
disposiciones
Dictaminar la documentación por contador público
autorizado
administrativas de carácter
•
Agrupar por bloques
fiscal.
•
Clasificar las cuentas y subcuentas
•
Sumar al término del mes el valor total
•
Certificación de la documentación
•
Microfilmar en dos originales
•
Usar película con base de seguridad
•
Microfilmar anverso y reverso
•
Conservar los documentos hasta que termine el ejercicio
fiscal
Diario
Oficial
Federación.
Presidencial
de
la Art.7o. Conservación de la documentación contable en el sector
Acuerdo público 12 años
del
12
de
Noviembre de 1982. Art. 7o Art. 8o. La Secretaria de Hacienda y Crédito público, a través de
y 8o.
la Dirección General de Contabilidad Gubernamental con opinión
del A.G.N., determinará el valor histórico y especificará cuales
documentos deben conservarse, destruirse o microfilmarse.
Se deberán conservar por tiempo indefinido los originales que
amparen inversiones en activos fijos y obras públicas.
82
Disposición Legal
Diario
Oficial
de
Contenido Genérico
la Art. 17o. Se deberán conservar
Federación. Ley Orgánica registros
contables,
ingresos,
por tiempo indefinido libros,
presupuestos
de
egresos
y
de la Contaduría Mayor de documentación comprobatoria y justificatoria de la cuenta pública,
Hacienda. 29 de diciembre mientras no prescriban las acciones.
de 1978. Art. 17o. y 18o.
Art. 18o. La Contaduría Mayor de Hacienda y la Secretaria de
Crédito Público, determinarán qué documentos comprobatorios y
justificatorios
de
la
cuenta
pública
deben
conservarse,
Secretaria de Hacienda y Las Instituciones Bancarias y de Crédito podrán
microfilmar
microfilmarse o destruirse.
Instituciones Bancarias:
Crédito Público. Circular todos aquellos libros, registros y documentos en general,
Bancaria No. 1029 del 10 de relacionados con los asuntos bancarios.
agosto de 1988. Art. 1o, 3o, Art. 1o. Toda documentación que tenga un carácter probatorio o
4o, 7o.
sea necesaria para aclaraciones con terceros se deberá conservar
durante 12 años en original o microfilmada.
Art.3o. El microfilm tendrá en juicio el mismo valor probatorio
que los originales.
Art.4o. No se podrá destruir los documentos aún microfilmados,
como las actas de consejo directivo o administración, escrituras,
estados financieros, documentación que ampare inversiones de
propiedad y activos fijos.
Art.7o. La documentación informativa podrá conservarse durante
un plazo de seis meses después de que se haya cumplido su
cometido.
83
Disposición Legal
Diario
Oficial
de
Contenido Genérico
la Art. 52o. Las disposiciones establecidas en esta Ley se regirán por
Federación. Ley General de las disposiciones generales que emita la Comisión Nacional
Organizaciones
y Bancaria y de Seguros,
Sobre la Microfilmación, manejo y
Actividades Auxiliares del conservación de documentos, así como la inspección y vigilancia
Crédito. 14 de enero de de las organizaciones.
1985. Art. 52o.
Las organizaciones auxiliares del Crédito podrán microfilmar
todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren
en su poder, relacionados con la empresa, los cuales tendrán en
juicio el mismo valor probatorio que los documentos originales.
Diario
Oficial
de
Federación.
la Art. 79o. Las instituciones de Crédito podrán microfilmar libros,
Ley registros y documentos en general mediante las disposiciones
Reglamentaria del Servicio dictadas por la C.N.B.S.
Público de la Banca y
Crédito. Art. 79o.
Empresas Privadas:
Código
Fiscal
de
la El Código Fiscal de la Federación sufrió modificaciones en el
Federación. 1998
presente año, y tiene un impacto importante para los Archivos de
Art. 30o. Y 63o.
las empresas de carácter privado.
Art. 30o. Establece una modificación para la conservación de la
documentación contable de 10 a 5 años a partir de 1998.
Art. 63o. Valor probatorio del microfilm, siempre y cuando el
original esté certificado por una autoridad competente.
84
Disposición Legal
Reglamento
Fiscal
de
del
Contenido Genérico
Código Art. 41o. Requisitos para microfilmar o grabar en discos ópticos
la
Federación los estados financieros siempre que la S.H.C.P. lo autorice
1998. Art. 41o.
(comprobantes, documentación comprobatoria de actividades que
realicen, los servicios que reciban y compras que efectúen).
Fracción. XII. Conservar hasta la fecha de la siguiente declaración
anual los originales de documentos microfilmados o grabados
correspondientes al último ejercicio de 12 meses.
Fuente: BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. La Microfilmación de Expedientes de Personal y su
Validez Jurídica en Teléfonos de México. En: II Encuentro de Estudiantes y Docentes Archivistas
de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 25 y 26 de Marzo de 1998. Pág. 7476.
3.2 Ventajas al utilizar estas Alternativas
Algunos archivos tienen problemas en la organización y control de su información, lo que
ocasiona un descontrol a la hora de buscar un determinado documento, con la microfilmación la
ordenación de la información siempre se mantendrá de la misma forma lo cual podría repercutir
en cuestiones de organización y control de la información. Siempre que primero se organice, ya
que sino cuenta con este proceso, cualquier sistema que se aplique no tendría resultados.
Ventajas al utilizar estas alternativas:
•
Mejor Organización dentro del Archivo
•
Mayor control de la Información
•
Mayor duración de la información
•
Rescatar fondos que se encuentran apunto de desaparecer
•
Aplicación en cualquier tipo de Archivo: Trámite, Concentración e Histórico
•
Disponibilidad de la información en cualquier momento
85
•
Reducción de mobiliario
•
Mas rápida consulta
•
Fácil uso de la información
•
Mejor apariencia en el Archivo
•
Mayor espacio en el Archivo
3.3
La Documentación Microfilmada
La Documentación Microfilmada nos va ha permitir obtener un Archivo mas eficiente en la
organización y en el control de la información. También se evitará el uso del documento original
a fin de evitar el deterioro a la hora de consulta.
3.3.1
Acceso
El acceso a la información es de forma rápida y oportuna, proporcionando seguridad a las
personas que consulten la película y puede realizarse por medio de los códigos e índices que
existen dentro de la técnica micrográfica como el índice flash, eyeball, blip o la codificación
binaria, codificación con muezca, líneas código, por colores, odómetro, que permiten la búsqueda
en el menor tiempo posible por medio de un lector que amplia la imagen del documento y si se
requiere copia de la información esta se proporcionará a un costo muy bajo.
El deterioro de la documentación en los archivos históricos, es frecuente ocasionando que
muchos de ellos no puedan ser consultados, mediante la microfilmación, se podrá tener acceso a
la información cuantas veces se requieran.
3.3.2
Consulta
La consulta es una función básica en los Archivos y consiste en poner los documentos que
conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas por la institución u
organización.
86
Mediante la consulta se puede tener acceso a los documentos Microfilmados de forma rápida,
eficiente y oportuna por medio de sistemas sofisticados para tal fin.
Para consultar la información microfilmada, existen lectores que fácilmente hacen aparecer el
documento en la pantalla y si se requieren copias, del mismo se obtienen en pocos Minutos ya
que existen diversidad de lectores: lectores impresores y lectores para diversos formatos.
3.4 La Microfilmación en Archivos Históricos
Durante la realización de esta investigación se aplicaron cuatro cuestionarios en Archivos
Históricos que actualmente se encuentran Microfilmados como son, el Archivo General de la
Nación, Instituto Nacional de Antropología e Historia, Centro de Estudios Sobre la Universidad,
en el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma México (UNAM) y Centro de
Estudios de Historia de México (CONDUMEX ).
La aplicación de este cuestionario tuvo como objetivo recabar datos sobre el equipo que se
utiliza durante el proceso de filmación, características físicas de la documentación microfilmada,
fechas extremas y así mismo conocer que ventajas se obtienen con la Microfilmación.
3.4.1
Archivo General de la Nación
El Archivo General de la Nación es el Órgano encargado de la custodia, clasificación y
catalogación de todos los documentos propiedad de la federación, que ha logrado conservar la
más valiosa Información Histórica desde la Época Colonial hasta nuestros días.
El archivo General de la Nación, como Órgano desconcentrado de la Secretaria de Gobernación,
es la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos
Administrativos e Históricos de la Administración Pública Federal.
Ubicación: En Av. Eduardo Molina y Albañiles S/n Col. Penitenciaria Ampliación, Delegación
Venustiano Carranza. 15350, México. D.F. Tel. 5133-9900 comutador
87
Antecedentes Históricos: Los Antecedentes del Archivo General de la Nación se remontan a la
“Época Novohispana, en los años 1521-1810, que es cuando se crearon instituciones para el
control de la correspondencia generada por el rey o virrey, formándose el Archivo de Cámara,
que debido a su acumulación de información cambio de sede al castillo de chapultepec en 1790,
llamándolo Archivo General del Virreinato.
Durante el periodo México Independiente (1810), se inició la guerra de independencia,
originando un descontrol de la información, que se trasladaba de un lugar a otro, ocasionando la
pérdida de los documentos. Después de once años de guerra, muchos Archivos del Virreinato
quedaron abandonados.
El historiador Lucas Alamán, interesado en los Archivos, creo dos instituciones que hasta la
fecha siguen vigentes; el Archivo General de la Nación y el Museo de Antigüedades y de Historia
Natural, hoy museo Nacional de Antropología. El interés de Lucas Alaman sobre la
documentación le hizo retomar un proyecto del II Conde de Revillagigedo en lo concerniente a
la organización. Estableciendo para el 23 de agosto de 1823 el Archivo General y Público de la
Nación que dependía de la Secretaria de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e
Interiores ubicado en el antiguo local de la Secretaria del Virreinato, aunque después cambio de
sede al Ex Convento de Santo Domingo y donde se encontraba un cuartel de soldados, los que
por ignorancia o interés propio vendían los legajos o los destruían, cuando se supo de este hecho,
los documentos fueron enviados al Palacio Nacional, pero no tardaría mucho cuando Don
Valentín Gómez Farias en 1840 pugnaba por una Republica Federalista, entro con sus tropas al
Palacio, y destruyo la Mayor parte de la Información.
Para 1845 el Archivo recupero el fondo de la Antigua Audiencia y oficios del gobierno que se
habían dejado en el Ex Convento de Santo Domingo.
José Maria Lafragua, ocupado por la Historia y el abandono de los documentos, realizo un
decreto para crear el Archivo General y Público de la Nación, en diciembre de 1846.
88
En 1915 con el triunfo del Ejército constitucionalista se realizo un cambio en la administración
con lo que en 1917 el Archivo pasó a ser departamento de la Secretaria de Estado del Interior.
Con esta adscripción se suprimió su titulo de “Público” para ser Archivo General de la Nación y
la Secretaria de Estado del Interior paso a ser Secretaria de Gobernación de la cual ha dependido
el Archivo desde 1917 hasta la fecha”.83 Teniendo como sede, el palacio de Lecumberri desde
1981.
El área donde realizan el proceso de Microfilmación se denomina: Área de Microfilmación y esta
a cargo del Lic. Jaime Hernández Alarcón, que es el Jefe de área.
En 1970 se implemento el Sistema de Microfilmación, el cual tiene como Objetivo; La
Conservación de los documentos y como Finalidad; difundir la información a Nivel Nacional
como Internacional, el equipo de Microfilmación que utilizan para realizar este proceso consta de
Cámaras planetarias y rotativas exportadas de Alemania y Japón, rollos de película 16mm y el
Jacket, Lectores y Lectores Impresores, una característica muy importante es que utilizan la
Restauración antes de Microfilmar, porque la documentación se encuentra en muy mal estado.
Normatividad: Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.
Fondos Documentales Microfilmados: Virreynal, movimientos políticos y sociales, de
Presidentes de la Republica, Leyes de Reforma, Diario Oficial de la Federación, periódicos,
época colonial, tecnología, real hacienda, hacienda pública, aduanas marítimas y terrestres,
documentación importante sobre fabricas de tabaco, mujeres, lotería, pólvora, de Sor Juana Inés
de la Cruz, mapas, planos de los años 1534 al 2004.
Equipo para proporcionar el servicio: Lectores y Lectores Impresores.
Servicio: Consulta, copias en microfilm, visitas guiadas, venta de rollos a investigadores, siempre
y cuando se justifique.
83
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, Maria. El Archivo General de la Nación, Institución Ligada al Patrimonio
Documental: su Trayectoria Histórica y sus Funciones. En: Bibliotecas y archivos. Vol.1, no.2 (may-agosto 1996).
México: Secretaria de Educación Pública, 1996. p. 20-35
89
Horario de Servicio: Lunes a Viernes 8:00 a 15:00
Requisitos: Credencial de investigador, que se expide en la sala de referencia del mismo Archivo
Usuarios: Investigadores, Historiadores, Genealogistas, Campesinos, Iglesia mormona, Público
en General.
3.4.2
Centro de Estudios sobre la Universidad, Archivo Histórico de la UNAM
El Archivo Histórico de la UNAM, resguarda su documentación institucional además de contar
con Archivos particulares, con un valor invaluable, llegando a gozar de un liderazgo a nivel
nacional en el sector de Universidades.
Ubicación: Edificio de la unidad Bibliografica, 2° piso, lado norte del centro cultural
Universitario, Delegación Coyoacan, 04510, México, D.F. Tel. 5622-6986 Ext. 2201
Antecedentes Históricos: El Archivo Histórico de la UNAM, “fue creado por el doctor Ignacio
Chávez en 1964, con el objeto de resguardar la memoria institucional, y quedo incorporado al
Centro de Estudios sobre la Universidad, cuando este se construyo, en 1976”84.
El área donde realizan el proceso de Microfilmación se denomina: Procesos Técnicos y esta a
cargo del C. Fernando Hernández Olvera, que es el que realiza la Microfilmación.
En 1997 se implemento el Sistema de Microfilmación, el cual tiene como Objetivo; Brindar a los
usuarios del Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México la posibilidad
de consultar los fondos en un soporte alternativo, lo cual redunda en la mejor preservación de los
fondos originales, al evitarse su manipulación excesiva, así mismo la difusión de los fondos. Y
como Finalidad; La conservación de los documentos, el equipo de Microfilmación que utilizan
para realizar este proceso consta de Cámara planetaria Microbox y esta en proceso de adquisición
una cámara planetaria Zeotschel, rollo de película de 35mm y procesador Kodak Varifilm de
84
http://www.unam.mx/cesu/ahunam/
90
transporte de rollos, una característica muy importante es que utilizan la restauración antes de
Microfilmar, porque algunos documentos se encuentran en mal estado.
Normatividad: No se rigen bajo ninguna Ley o Reglamento.
Documentación Microfilmada; Actas de cabildo, almacén universal, anales de la asociación,
ciencia, automovilismo, la banca nacional, boletín de ingenieros, cine mundial, colonia española,
educación, Excelsior, el Heraldo de México, el machete, el palacio de minería, el universal, uno
mas uno, y otros temas mas se encuentran en el catalogo de microfilms, de los años 1860-1978.
Equipo para proporcionar el servicio: Lectores y Lectores Impresores.
Servicio: Mediante base de datos, catálogos, guías.
Horario: Lunes a Viernes 9:00 a las 20:00
Requisitos: Credencial de elector o de estudiante
Usuarios: Investigadores, Historiadores, Público en General.
3.4.3
Instituto Nacional de Antropología e Historia (Archivo- Histórico)
El Instituto Nacional de Antropología e Historia es el Órgano del Gobierno Federal dedicado a la
investigación, conservación, protección y difusión del patrimonio prehistórico, arqueológico,
antropológico e Histórico de México. Su creación ha sido fundamental para preservar el
patrimonio cultural mexicano.
Ubicación: Av. Paseo de la Reforma y Calzada Gandhi S/n, Col. Chapultepec Polanco.
Delegación Miguel Hidalgo. Código Postal 11560, México D.F. Tel. 5553-6266
91
Antecedentes Históricos: “La Biblioteca del Museo Nacional, fue creada el 22 de diciembre de
1888; con un acervo inicial de 2000 volúmenes. Gracias a la labor del Historiador Francisco del
paso y Troncoso, en los años del siglo XX dicho acervo se había incrementado a 26,442 teniendo
a su resguardo información de sumo valor”.85
El 3 de Febrero de 1939 con la Fundación del Instituto Nacional de Antropología e Historia, la
biblioteca paso a ser la biblioteca central de esa institución. El 17 de septiembre de 1964 se
traslado a su actual sede dentro de las instalaciones del Museo Nacional de Antropología e
Historia.
El área donde realizan el proceso de Microfilmación se denomina: Área de Microfilmación y esta
a cargo del Lic. Enrique Jorge Domínguez Salazar, que es el Jefe del área.
En 1966 se implemento el Sistema de Microfilmación, el cual tiene como Objetivo; Rescatar los
acervos del deterioro en que se encontraban y conservarlos y como Finalidad; Reunir, conservar
y difundir los materiales documentales para que
apoyen la investigación, el equipo de
Microfilmación que utilizan para realizar este proceso consta de Cámaras planetarias, rollos de
Película de 16mm y de 35mm, una característica
importante es que los documentos se
encuentran en mal estado.
Normatividad: Ley Federal sobre Monumentos y zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.
Documentación Microfilmada: Archivo de Guerra y Reforma, Archivos de la Orden de
carmelitas Descalzos, Archivo de dependencias de INAH, Archivos estatales, Municipales,
Judiciales, y Notariales de los estados, así como de catedrales, Parroquiales y Conventos,
Archivos de personalidades notables, Información sobre el ámbito político, cultural, científico o
85
http://www.inah.gob.mx/
92
artístico, Archivos de música, Planotecas y mapotecas, cartográficos, periódicos de la capital, de
los estados y de las ciudades extranjeras, de los años 1600 al 2004.
Fondos Microfilmados:
El
•
Archivo Histórico de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia
•
Archivos Institucionales Nacionales y Extranjeros
•
Archivos de los Estados y del Distrito Federal
•
Archivos Particulares
•
Colecciones Documentales
•
Archivo Especializado
•
Hemerografia y Publicaciones periódicas
•
Bibliotecas
Catálogo de microfilms del Archivo Histórico de Instituto Nacional de Antropología e
Historia, fue el resultado de una labor de más de 40 años de selección y microfilmación de
Archivos públicos como privados tanto del país como de Archivos Extranjeros, con la finalidad
de conservar los acervos, además de facilitar su consulta y reprografia.
Equipo para proporcionar el Servicio: Lectores y Lectores Impresores
Servicio: Sala de Consulta, Copias de Microfilm, catálogo
Horario: Lunes a Viernes 9:00 a 17:00
Requisitos: Credencial de elector
Usuarios: El servicio es principalmente a usuarios a nivel medio superior en adelante, no solo del
INAH, sino también de todas las instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras.
93
3.4.4 Centro de Estudios de Historia de México (CONDUMEX)
El Centro de Estudios de Historia de México tiene a su resguardo una diversidad de información
con un valor invalorable y que permite ser un sitio donde se reúnen los investigadores o
estudiosos con fines de investigación.
Ubicación: Plaza Federico Gamboa del antiguo barrio de Chimalistac, en la Villa
Álvaro
Obregón, México D.F. Tel. 5326-5175
Antecedentes Históricos: El Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México,
“fue creado por CONDUMEX, con el objetivo de concretar las inquietudes de interés social y de
índole cultural presentes desde un principio en la conciencia de los fundadores y dirigentes de la
empresa, por lo que comienza sus actividades en noviembre de 1964 en las instalaciones de la
empresa, llevando acabo un programa de adquisiciones, lo que origino que esta información
tuviera que ser adaptada en otro lugar como lo fue en la Av. Poniente 140 No. 739, Col.
Industrial Vallejo en la cual su consolidación se hizo evidente, lo que obligo a buscar que fuera
accesible a los investigadores y estudiosos. Y en 1977 se estableció en su actual sede ubicada en
Plaza Federico Gamboa del Antiguo Barrio de Chimalistac”.86
El Archivo se encuentra a cargo de la Lic. Josefina Moguel Flores
En 1999-2000 se Microfilmo el Fondo de la Provincia de San Alberto de los Carmelitas
Descalzos en México, el cual tiene como Objetivo; El rescate del mismo y como Finalidad; La
conservación.
El Fondo de la Provincia de San Alberto de los carmelitas descalzos en México contiene
información; Documentos de monjas de carmelitas, cartas de pago, escrituras de donación,
depósitos a rédito, escrituras de venta, pagares, y títulos de propiedad, reales cedulas,
disposiciones, demandas, diligencias, licencias para ser albacea, licencias para colectar limosnas,
licencias para nuevas fundaciones, libros de manuscritos de noviciado en donde se puede apreciar
86
http://www.cehm.com.mx/
94
una lista de todos los frailes que recibieron el habito del carmen tanto en México como en puebla,
también se tiene una serie de libros inéditos que nos muestran paso a paso y en todos los
aspectos, la vida de esta orden, desde su llegada a la nueva España en 1585, otros libros
referentes a los confesores de cómo comportarse con gente ruda, ignorante, niños, con personas
vergonzosas, con pecadores empernados y en materias deshonestas, de años 1552-1983.
Equipo para proporcionar el servicio: Lectores y Lectores Impresores
Servicio: Cuenta con un catalogo, que facilita la búsqueda de información y con tres Lectoras de
microfilm y un Lector Impresor que permite fotografiar la imagen en papel, se dispone de una
sala convenientemente acondicionada e iluminada para los investigadores.
Horario: Lunes a Viernes 9:00 a 14:00
Requisitos: La consulta puede solicitarse mediante una carta membretada dirigida al Director del
Centro de Estudios de Historia de México Condumex, Dr. Manuel Ramos Medina, personalizada,
especificando el motivo de su investigación. Una vez cumplido este requisito, el uso es inmediato
a ser alumno de sexto semestre en adelante en cualquier Universidad.
Usuarios: Investigadores y Estudiantes a Nivel Superior
Es importante mencionar que estos cuatro Archivos concuerdan que la microfilmación la utilizan
con fines de conservación, para evitar la manipulación de sus documentos originales a la hora de
su consulta y al mismo tiempo ofrecer un servicio más eficiente a los investigadores y publico en
general, por medio del microfilm.
Consideran conveniente que se microfilme en todos los Archivos Históricos como medio de
conservación, pero no microfilmar por microfilmar, sino atendiendo a varias consideraciones,
como contar con una infraestructura e insumos suficientes para el proceso, y que las personas
encargadas de microfilmar conozcan a fondo la aplicación de esta técnica a fin de alcanzar los
objetivos deseados, para una mejor durabilidad de la película.
95
CONCLUSIONES
El haber realizado el presente trabajo de investigación me permitió reforzar mis conocimientos
adquiridos durante la carrera y aplicarlos en este trabajo de Investigación para alcanzar los
objetivos deseados como profesional y proponerme nuevas metas a futuro.
Una vez concluido el presente trabajo de investigación, puedo mencionar, que dentro del ámbito
de la Archivonomía existe una técnica Micrográfica que a lo largo de dos siglos a jugado un
papel trascendental en los Archivos, permitiendo con ello la conservación de los documentos
originales en un soporte alternativo, como es la película.
Otro aspecto relevante al considerar la aplicación del proceso de Microfilmación, es el tener sus
acervos documentales organizados ya que sin esta fase no se podría lograr tal fin.
El proceso de Microfilmación, conservación y almacenamiento son aspectos determinantes en la
durabilidad de la película, ya que si desde la filmación del documento no se realiza de acuerdo a
la calidad deseada de la imagen, no se podrá obtener un buen producto, recortando el período de
vida de la misma.
La conservación y el almacenamiento son elementos importantes a considerar, ya que al igual que
los documentos en papel, las microformas también necesitan medidas de conservación adecuadas
para su mayor duración, aunque en algunos archivos microfilmados apenas se están considerando
estos aspectos, por tal motivo se recomienda hacer limpieza periódica revisando cada rollo a fin
de encontrar hongos o manchas y poder rescatar la información.
La diversidad de información que existe en los Archivos Históricos como la; virreynal, colonial,
de presidentes de la republica, periódicos, mapas de diferentes años, hacen que esta técnica sea
un sistema versátil ya que permite microfilmar cualquier documento, independientemente de su
dimensión y características, logrando su integración en los Archivos para su consulta y de mismo
modo ser difundida a nivel nacional e internacional.
96
Es importante mencionar las ventajas que se pueden obtener al aplicar este sistema micrográfico
como son; el ahorro de espacio, protección, seguridad, La Microfilmación de complemento,
localización, eficiencia, uniformidad dimensional, bajo costo de distribución, y así conocer
porque es un sofisticado sistema para los acervos documentales en los Archivos Históricos.
Es importante que antes de aplicar la Técnica Micrográfica en el Archivo se realice un estudio de
viabilidad para determinar cuales son los objetivos que se desean alcanzar con este sistema,
deberá tomarse en cuenta el equipo micrográfico que actualmente se encuentra en el mercado,
analizando características, costos, ventajas y desventajas de cada uno, con el propósito de
adquirir el adecuado a las necesidades del documento y de la institución.
De acuerdo a los Archivos Históricos visitados se pudo constatar que estos cuentan con un
equipo mínimo, como cámaras planetarias, procesadores y lectores, para realizar la
Microfilmación en las instalaciones del Archivo, a fin de alcanzar el propósito deseado en la
calidad de la película, para una mejor conservación de la información.
Asimismo es importante mencionar que este trabajo de investigación queda abierto a cualquier
persona que le interese retomar el tema planteado y ampliarlo o enriquecerlo.
97
BIBLIOGRAFÍA
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102
ANEXOS
103
ANEXO 1
CUESTIONARIO
OBJETIVO. Recabar datos sobre la técnica de Microfilmación.
1. Nombre de la Institución u Organización.
______________________________________________________________________________
2. Nombre del encargado del área de Microfilmación.
______________________________________________________________________________
3. En que año fue implementado este sistema.
______________________________________________________________________________
4. Que tipo de Información es la que se Microfilma.
______________________________________________________________________________
5. Cuales son las características físicas que presentan los documentos microfilmados
______________________________________________________________________________
6. Fechas extremas de la documentación Microfilmada.
______________________________________________________________________________
7. Que objetivos se persigue con la Microfilmación.
______________________________________________________________________________
8. Que tiempo de vida presenta un documento microfilmado
______________________________________________________________________________
9. Cada cuanto realizan el proceso de Microfilmación
______________________________________________________________________________
10. Con que cámara Microfilman.
a) Rotativa
b) Planetaria
c) Otra______________________
11. Que película emplean.
a) 16mm
b) 35mm c) 105mm
104
12. Que Microformatos utilizan.
a) Rollo
b) Jacket c) Microfichas d) Otro
Especifique___________________________
13. Que tipo de procesador manejan.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
14. Que tipo de duplicador usan en este proceso.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
15. Que métodos de Microfilmación Aplican.
a) Simplex
b) Duo
c) Duplex
16. Cuentan con Manuales de Procedimientos. En caso afirmativo cuales.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
17. Que normas de calidad emplean para la película.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
18. Cuentan con medidas de conservación para la película.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
19. Cuales son las alternativas de solución que obtienen con este proceso.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
20. Considera que la microfilmación es una alternativa de solución para la conservación de los
acervos documentales.
a) SI
b) NO
Porque________________________________________________________________________
21. A nivel institucional, que beneficios se obtienen.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
105
22. Considera importante aplicar la microfilmación en todos los acervos históricos
a) SI
b) NO
Porque________________________________________________________________________
23. La consulta a la documentación Microfilmada es:
a) Poca b) Regular
c) Frecuente
25. Que usuarios son los que generalmente consultan más la información Microfilmada.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
26. Que ventajas se obtienen con la implantación del sistema de microfilmación en el archivo.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
106
ANEXO 2
GLOSARIO DE TÉRMINOS MICROGRÁFICOS
UTILIZADOS EN ESTA INVESTIGACIÓN
Cámara Microfilmadora Llamada también microfilmadora fija, vertical o plana, es uno de los
Planetaria
dos tipos utilizados para fotografiar documentos en película
micrográfica. Durante la exposición el documento permanece plano
sobre un tablero horizontal colocado debajo de la unidad de la
película. Tanto
estacionarios
el documento como la película permanecen
durante
la
exposición.
Las
microfilmadoras
estacionarias admiten, como regla general documentos más grandes y
tienen mayor profundidad de campo que la microfilmadora rotativa.
Cámara Microfilmadora Uno de los tipos generales de aparatos para fotografiar documentos
Rotativa
con película micrográfica. Además de la unidad de película y la
fuente de luz, este tipo de microfilmadora tiene un dispositivo de
transporte para documentos, que los introduce y saca del área de
exposición, tomándolos de una pila y acumulándolos en otra. Durante
la exposición, el documento y la película marchan en sincronismo.
La ventaja de esta forma de microfilmación es la de poder
microfilmar un gran número de documentos prácticamente similares
en tamaño, consumiendo poco tiempo.
Codificación
Es la Técnica usada en el momento de microfilmar, que permitirá
posteriormente la localización de imágenes individuales en el rollo u
hoja de película micrográfica.
Documento
Termino que cubre todo dibujo, fotografía o papel con informaciones.
107
Documento original
Es el material que se microfilma.
Duplicado
Copia de imagen en película de un documento, por medio de la
secuencia del mismo.
Funda jacket o cartera Sobre o funda de plástico transparente en que se introducen
de plástico
imágenes aisladas de un microfilm, (tiras de película) para su
observación y duplicación.
Lector
Aparato de proyección que amplía las imágenes de microfilm para
que sean visibles (varios modelos según el formato, funda o jacket,
microficha, rollo, cassette, etc.)
Lector impresor
Un lector que incluye la función de hacer copias de las imágenes de
documentos observadas con él.
Magazine
Este
término se acepta con ortografía distinta magacén y que
también se ha escrito como magazine, tiene aceptación limitada en
micrografía. Deberá emplearse sólo cuando se nombre: un recipiente
hermético a la luz que contiene microfilm no expuesto. El magazine
evita que la película se vele durante la carga y descarga de una
cámara microfilmadora. En nuestro caso, utiliza sólo un núcleo para
las funciones alimentadora y receptora.
Un recipiente con un solo núcleo que contiene microfilm ya
procesado que se usará junto con el equipo de observación, sea éste
un visor sencillo o uno copiador.
108
Método Duo
Técnica de microfilmación en la cual una de las caras del documento
se filma en la mitad del ancho de la película, con la otra mitad
enmascarada. Después de la primera exposición se vuelve a poner el
mismo rollo en la cámara y la otra cara de los
documentos se
microfilma en la otra mitad, mientras la anterior es ahora
enmascarada.
Método Duplex
Técnica de microfilmación en la cual ambas caras de los documentos
se filman al mismo tiempo, una tras otra a lo largo del rollo de
película (anverso y reverso)
Método Simplex
Es la dirección que tiene la secuencia de imágenes de un microfilm,
en este caso de arriba hacia abajo, como en las películas de cine, que
tomadas en su posición vertical natural muestran las imágenes
transversales a sus bordes. Forma de microfilmación en la cual la
imagen del documento ocupa todo el ancho de la película.
Microficha
Formato especial de micrografía, en el cual las imágenes están
distribuidas en coordinadas sobre la película, generalmente de 105 X
148 mm. La hoja de película incluye, por lo común, un título
identificador que puede leerse sin necesidad de magnificación, y un
sistema de coordinadas para las líneas y columnas que facilitan la
localización.
Microfilm
Película de grano fino y alto poder resolutivo, que se usa para
reproducir imágenes altamente reducidas de los materiales originales.
La palabra suele aplicarse a materiales procesados.
109
Microfilmación de salida
El proceso de microfilmación por el cual las informaciones dadas
de computadora (COM)
por una computadora, archivadas en forma electrónica o magnética,
se transforman en señales que se pueden filmar en una computadora.
Un dispositivo que pueda emitir señales, como por ejemplo un tubo
de rayos catódicos, un emisor de láser o de un haz de electrones, o
diodos emisores de luz, se utiliza con microfilm sensible al tipo de
luz que ellos entregan.
Microfilmación
Técnica que consiste en transferir el contenido de un documento a
una película pequeña especialmente diseñada para este fin, con los
equipos adecuados para realizar el proceso
Microfilmadora
Aparato que se utiliza para fotografiar documentos y obtener las
imágenes micrográficas de los mismos
Microformato
Término genérico que se designa a cualquier soporte generalmente
película, que contiene microimagenes. Puede ser un rollo de 16 ó
35mm, o una microficha de 105 mm.
Microfilmar
La acción de reproducir imágenes altamente reducidas de los
materiales
originales
en
equipos
especiales
llamados
microfilmadores.
Microfotografía
Aplicación de las técnicas fotográficas a la producción de imágenes
más pequeñas que el material original. No debe confundirse con
fotomicrografía.
Micrografía
Es la técnica o técnicas necesarias para reducir las imágenes de los
documentos.
110
Procesado o Revelado
Reacción química o física que hace visible la imagen latente
contenida en una emulsión fotosensible.
Reducción
Imagen de reproducción que es más pequeña que el original del cual
se obtuvo. Término genérico que se emplea para determinar las
dioptrías de una lente.
Ultraficha
Microficha con una alta reducción (de 90X en adelante) mas de 90X
quiere decir de su tamaño original la reducción de 90, 100,200 etc.
Visor
Aparato de proyección que amplia las imágenes de microfilm para
que sean visibles.
Fuente: MÉNDEZ SAUCEDO, Gerardo. et al. Glosario de Términos de Micrografía. México:
Archivo General de la Nación, Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y
Archivos. Folletos Técnicos; No. 42, 1981. 11p.
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