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MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO
Informe del Estudio de Auditoría "Gestión de la Embajada y
Consulado de Costa Rica en el Reino de los Países Bajos
Contenido
1. Introducción: ........................................................................................................................... 2
1.1. Origen ...................................................................................................................................... 2
1.2 Objetivo General ................................................................................................................... 2
1.3 Objetivos Específicos............................................................................................................ 2
1.4 Metodología ............................................................................................................................. 3
1.5. Alcance .................................................................................................................................... 4
1.6 Antecedentes ......................................................................................................................... 4
1.7 Limitaciones ........................................................................................................................... 5
2 Resultados obtenidos ................................................................................................................ 6
2.1 Sobre los requerimientos de la Embajada en materia de infraestructura tecnológica............. 6
2.2 Sobre las solicitudes de cooperación ....................................................................................... 8
2.3 Sobre la información institucional para las representaciones ................................................ 10
2.4 Sobre las políticas asignadas a esta la Representación .......................................................... 12
2.5 Sobre las observaciones realizadas por el Departamento Financiero .................................... 13
3. Conclusiones ............................................................................................................................. 16
4. Recomendaciones ..................................................................................................................... 18
4.1 Al Señor Ministro ................................................................................................................... 18
4.2 A la Dirección General de Política Exterior ........................................................................... 18
4.3 A la Dirección General de Servicio Exterior .......................................................................... 18
4.4 A la Dirección General de Cooperación Internacional ........................................................... 19
4.5 A la Jefatura del Departamento Financiero ............................................................................ 19
Anexo único .................................................................................................................................. 20
1
Informe del Estudio de Auditoría "Gestión de la Embajada y Consulado de
Costa Rica en el Reino de los Países Bajos”.
1.
Introducción:
1.1. Origen
El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los Planes
Anuales de Trabajo de la Auditoría General de los años 2013 y 2014. Se
fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, en su
artículo 22 inciso a) “Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente,
en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional”.
La Auditoría General ha considerado conveniente efectuar evaluaciones en el
Servicio Exterior al representar este programa el porcentaje más alto del
presupuesto del Ministerio, cerca del 62,15%.
1.2
Objetivo General
Determinar la eficiencia, eficacia y uso racional de los recursos asignados a la
Embajada y Consulado general en el Reino de los Países Bajos.
1.3
•
Objetivos Específicos
Comprobar si la administración utilizada por el Ministerio hace posible una
adecuada gestión en la Representación.
2
•
Determinar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y
seguimiento facilitan el logro las metas y objetivos de la Representación.
•
Determinar si la capacidad de los recursos asignados en la sede
proporcionan eficiencia.
•
Comprobar si los bienes patrimoniales asignados a la Representación se
encuentran debidamente registrados y custodiados.
1.4 Metodología
En el desarrollo del estudio se consideró la Ley General de Control Interno No.
8292, también se aplicaron las Normas Generales de Control Interno para la
Contraloría General de República y las entidades sujetas a su fiscalización,
las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las
directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y
Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el propósito
de fiscalizar el manejo de los recursos públicos.
Se efectuó una visita a la Sede Diplomática y su Consulado General, ubicada
en la ciudad de La Haya, en el Reino de los Países Bajos, donde se efectuaron
diversas pruebas de auditoría entre las que se incluyen:
-Entrevista al personal diplomático y contratado localmente,
-La verificación de los activos patrimoniales.
-Encuesta de evaluación del ambiente laboral,
-Examinar las condiciones del inmueble y su seguridad.
-Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios,
-La revisión del protocolo del Cónsul.
3
-El suministro de información referente a seguros y contratos de la Embajada.
-Un examen de la información financiera de la Representación.
-Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno.
Además, se recopiló información en las Direcciones de Servicio Exterior,
Cooperación y Política Exterior y los Departamentos de Proveeduría y
Financiero.
1.5. Alcance
El estudio comprende el período del 1 de enero de 2012 al 30 de setiembre de
2013, ampliándose en los casos en que se estimó conveniente.
1.6
Antecedentes
De conformidad con información suministrada por la Dirección General de
Servicio Exterior del Ministerio; al momento de la visita laboraban para la
Embajada y Consulado General de Costa Rica en el Reino de los Países Bajos
los siguientes funcionarios: el señor Jorge Urbina Ortega, Embajador
Extraordinario y Plenipotenciario de Costa Rica en el Reino de los Países
Bajos, según acuerdo de nombramiento 212-10-SE del 17 de agosto de 2010,
señor Gustavo Campos Fallas, Ministro Consejero y Cónsul General , Ministro
Consejero y Cónsul General, Ana Marcela Calderón Garbanzo, Ministra
Consejera con funciones consulares y
Melba Rescia Fajardo, Secretaria
Administrativa, cabe señalar que esta Representación no cuenta con personal
contratado localmente.
4
Es importante dar a conocer el esfuerzo de trabajo y compromiso que realizan
los funcionarios nombrados en la Embajada y Consulado en el Reino de los
Países Bajos, en adelante la Embajada.
De las pruebas realizadas, se hace notar que esta misión diplomática mantiene
adecuados controles en la administración consular, la gestión de seguros y
además presenta un ambiente laboral favorable. El saldo con que cuenta la
Embajada, le permite mantener una reserva de liquidez para eventualidades y
posibles requerimientos fundamentalmente relacionados con las disputas
contra
Nicaragua, en especial el caso de Isla Calero,
en otras palabras el
acumulado a la fecha se considera sano para el desarrollo de las actividades de
la Representación.
El inmueble propiedad de la Embajada se encuentra ubicado en Laan Copes
van Cattenbruch 46, 2585, cerca de otras representaciones y en un entorno
seguro; las instalaciones físicas y las conexiones eléctricas en apariencia se
encuentran en buenas condiciones, cuenta con una única salida debido a las
características clásicas de las construcciones en la ciudad de La Haya.
1.7 Limitaciones
Sobre las estadías en Costa Rica sobre las que no se ha obtenido justificación:
Se está a la espera de respuesta por parte de la Dirección General de Servicio
Exterior, sobre consultas realizadas por esta Auditoría General, donde se
solicita información de estadías en Costa Rica de funcionarios acreditados en
esta y otras Representaciones sujetas a estudio; según oficio 025-2014, de
fecha 06 de marzo de 2014 y los memorándums 043-2014 y 045-2014 del 25
y el 29 de abril de 2014 respectivamente, con corte al 15 de mayo de 2014.
Estas solicitudes han sido atendidas parcialmente. (Ver anexo único)
5
2 Resultados obtenidos
De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General a la Embajada y
Consulado de Costa Rica en el Reino de los Países Bajos, se determinó que los
controles y procedimientos practicados proporcionan una seguridad razonable
en torno a su gestión, no obstante se hallaron algunas debilidades susceptibles
a su mejoramiento:
2.1
Sobre los requerimientos de la Embajada en materia de
infraestructura tecnológica
Se les consultó a los funcionarios de la Embajada, como parte de los
procedimientos de auditoría, sobre los requerimientos en materia de aspectos
tecnológicos y sobre los respaldos de cada uno de los archivos contenidos en
las computadoras que utilizan en su trabajo.
Al respecto el señor Gustavo
Campos, Cónsul General y Ministro Consejero, exteriorizó que por motivos de
espacio se custodia en disco duro externo toda la información excepto los
correos electrónicos.
Dada la importancia tan relevante de la información y especialmente por la
coyuntura de los juicios en la Corte Internacional de Justicia, se requiere del
respaldo integral de toda la información de la Embajada.
Esto ocurre debido a que la plataforma de equipo informático con que cuenta la
misión diplomática se encuentra bastante obsoleta, de conformidad con lo
indicado por el señor Cónsul General Gustavo Campos y se requiere de
reemplazarla ó proporcionarle mejoras, el servidor actual no hace respaldos.
En la revisión de la documentación no se encontró evidencia de acciones por
6
parte de la Embajada ni por la Dirección General de Servicio Exterior que
contribuyan a resolver la situación.
Esta práctica desatiende lo indicado por la Directriz con las regulaciones
técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios
automáticos, emitida por el Archivo Nacional, publicada en la Gaceta Nº 221
del jueves 11 de noviembre del 2004:
II. EN MATERIA DE CONSERVACIÓN
…7. Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por
medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.
8. Disponer de un programa de revisión y limpieza frecuente de estos soportes, con el
objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante.
Así también, en parte desatiende la norma 1.4 relacionada con la gestión de la
seguridad de la información de las Normas técnicas para la gestión y el control
de las tecnologías de información, emitidas por la Contraloría General de la
República:
La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o
modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.
En consecuencia, al no contar con suficiente capacidad de almacenamiento en
el disco duro externo y al no realizarse respaldos automáticos de la
información, la Embajada pone en riesgo la seguridad de su información en
caso de eventuales incendios, fenómenos naturales, variaciones en el voltaje o
sustracción de activos; cabe señalar que la Dirección General de Servicio
Exterior, divulgó esta directriz a las representaciones y también está disponible
en el portal Mi Web del Ministerio, en la sección de Documentos internos del
Ministerio y no puede obviarse la importancia estratégica que tiene la
Representación en la coyuntura de los juicios en la Corte Internacional de
Justicia de la Haya.
7
2.2 Sobre las solicitudes de cooperación
Al analizar la información suministrada por la Embajada de Costa Rica en el
Reino de los Países Bajos, respecto al tema de la cooperación internacional y
contrastarla con la facilitada por la Dirección de Cooperación del Ministerio se
determinó que no existe claridad sobre cual debe ser la orientación en materia
de política exterior del país en aspectos relacionados con la consecución de
proyectos de cooperación; se cita a continuación lo expresado al respecto por
el Embajador Urbina Ortega:
A los lineamientos se le da un seguimiento un tanto burocrático, por ejemplo le mandan a decir a
uno que vaya a buscar cooperación, ya hay un momento en que uno no puede, Holanda dijo sabe
que se acabo ya le corto, usted es un país de renta media, estoy dando cooperación a Centroamérica
pero únicamente a los poderes judiciales, entonces ellos cortan la cooperación, pero uno sigue
recibiendo del Ministerio el pedido muy vago de que uno busque cooperación, yo he ido aquí hasta
los municipios holandeses que trabaje el IFAM con el municipio y uno llega aquí y se encuentra
con que el gobierno le ha quitado recursos que en el pasado le dio generosamente y le dicen que lo
que hacen es vender servicios que si uno quiere le venden un servicio a la Municipalidad de San
José un programa de tal cosa nosotros se lo vendemos porque ellos ya tienen que generar sus
propios recursos también; porque uno siente que ya la cooperación como se conocía antiguamente
donde Holanda financiaba bosques con Butan y con Benim en mantenimiento de bosques y cosas
de ese tipo de cooperación desapareció.
A veces el país toma decisiones que son un poco contradictorias con la búsqueda de cooperación,
por ejemplo la aplicación a la OCDE, usted no puede aplicar a la OCDE y al mismo tiempo decir
que usted necesita cooperación porque son cosas contradictorias. Usted no procura entrar en un
club donde están los ricos y la clase media del mundo y decir ah yo soy pobrecito hágame el favor y
me da, aparte de que el país como país debería revisar todo el tema de cooperación .
…Lo otro es que si se quiere que uno vaya a hacer cosas necesitan mandarle a uno el fundamento
de las cosas, uno no puede llegar a tocar la puerta, menos con los holandeses, con generalidades, es
decir si el país quiere dialogar con Holanda sobre algo debe dar el detalle de ese diálogo, no basta
con que le digan a usted busquemos cooperación en energías renovables, eso es insuficiente, usted
va a dice concretamente en que, bueno en viento y dentro de viento que es lo que usted quiere,
entonces el país.. yo no sé si será que no pasa por el Ministerio, yo no sé si la cooperación entre el
Ministerio y Planificación, yo lo que siento es que lo que nosotros recibimos son demandas muy
amorfas, muy generales y carentes de los elementos que puedan servir para tratar de despegar
procesos, de iniciar procesos, verdad.
Al respecto se solicitó a la Dirección de Cooperación los lineamientos para los
planes de trabajo de los años 2012 y 2013 y en lo relativo al Reino de los Países
Bajos indican lo siguiente para el año 2013:
“· Costa Rica actualmente no cuenta con ayuda Oficial para el Desarrollo (AOD), de parte
de Países Bajos, ya que no es sujeto de cooperación para dicho país.
8
· Se requiere información detallada sobre la asistencia y cooperación que brinda Países
Bajos en términos generales y particularmente a los países de renta media.
· Propiciar detectar fondos de AOD bilateral tanto desde el gobierno central como desde los
gobiernos regionales y gobiernos locales.
· Propiciar aumentar la oferta de becas e ir más allá de las fuentes tradicionales oficiales.
· Explorar la posibilidad de capacitación, cursos cortos o pasantías para diplomáticos de
carrera. Hay tres Universidades Holandesas interesadas en un acercamiento con centros
académicos costarricenses, principalmente en el tema tecnológico.
· Seguimiento a las gestiones que realiza Fundecooperación para obtener más recursos
para proyectos de triangulación, donde ha sido muy exitosos, con recursos precisamente de
Países Bajos.
Así las cosas, se evidencia falta de especificidad por parte de la Dirección de
Cooperación en establecer directrices que orienten las acciones y decisiones de
las representaciones de Costa Rica en el exterior, en materia de cooperación.
Lo informado desatiende lo establecido en la norma 4.5.2 de las Normas de
Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de
la República:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el
cumplimiento y perfeccionarlas actividades de control necesarias para garantizar razonablemente
la correcta planificación y gestión de los proyectos…
La ausencia de actividades de control adecuadas hace que esfuerzos se
ejecuten de forma aislada, por lo tanto no contribuyen a la consecución de los
objetivos de desarrollo nacional y dan una mala imagen de la política exterior
de Costa Rica.
Cabe señalar que en el documento denominado “Instrumento de evaluación de
la gestión de las Embajadas de Costa Rica en el Exterior” se incluye un
apartado para los aspectos de Cooperación Internacional, dicho documento es
aplicable para los planes de trabajo e informes de gestión del año 2014.
9
2.3 Sobre la información institucional para las representaciones
Se encontró debilidad en las actividades de control relacionadas con la calidad
de la comunicación que debe proporcionar el jerarca y los titulares
subordinados a esta y demás misiones diplomáticas destacadas en el exterior.
Existen serias limitaciones en la obtención y envío de la información
relacionadas
con
las
representaciones
en
el
exterior
y
su
posterior
redistribución a los distintos usuarios potenciales, a manera de ejemplo se cita
lo comentado por el Embajador Urbina Ortega:
... cuando yo estaba en Naciones Unidas que estábamos en el Consejo de Seguridad, mensualmente
el Consejo de Seguridad hace una sesión sobre el Medio Oriente sobre la situación Israel –
Palestina y a nosotros no nos llegaba nunca nada de nuestra Embajada en Israel, nunca, nunca,
nunca nos llegó, en dos años en el Consejo de Seguridad nunca nos llegó un papelito de nuestra
Embajada en Israel que dijera pasa esto, pasa el otro, hubo este debate en el Parlamento, se está
debatiendo esto, nunca dijeron nada, nunca; entonces nosotros teníamos que atender la situación
del Medio Oriente pero leyendo el New York Times y leyendo algunas informaciones y cosas así,
porque nuestro sistema es un sistema que todavía no está interconectado, el Embajador de Chile
que manifiesta estar muy preocupado por Costa Rica y que manifiesta estar muy informado,
cuando voy a verlo me leo todo lo que puedo sobre Chile un poquito para responder a los niveles de
información que él maneja, pero los niveles de información que él maneja y que manejan otros
Embajadores, porque a uno se lo dicen vienen de reportes que reciben todos los días de sus
Cancillerías, con noticias que sus propias Embajadas en otros países les transmiten.
Nosotros no intercambiamos informaciones, todo va a Política Exterior que es biodigestor allí de
todo lo que llega, pero no sale; deberían de producir algo, ahora se ha producido 2 cosas, las han
hecho la Dirección de Comunicación el resumen de prensa costarricense y el resumen de prensa
nicaragüense, pero debería de llegarnos también la noticia de que dice la Embajada en
Washington, en México, en Alemania, en fin todos los días hay cosas que uno debería saber.
Por su parte, la señora Linyi Baidal Sequeira, Directora a.i. de Política Exterior,
el 28 de febrero de 2014, al respecto indicó:
Hasta donde yo sé, desde que yo ingresé a la Cancillería nunca ha habido un protocolo de
comunicación establecido, se ha hecho algunos esfuerzos en algunos momentos
dependiendo del director a cargo, pero digamos que el fuerte de la comunicación aquí es
el correo electrónico, esa es la forma en que el experto se comunica con las Misiones y las
Embajadas y le transmite ya sea instrucciones o consultas, se maneja básicamente por ahí.
Sin embargo los correo electrónicos no llevan número de consecutivo, no llevan fecha
porque llevan la fecha del correo, o sea que no hay un formato establecido para este tipo
de instrumento.
10
Las normas de control interno para el Sector Público, relacionadas con los
canales y medios de comunicación y destinarios, emitidas por la Contraloría
General de la República establecen:
5.7.1 Deben establecerse y funcionar adecuados canales y medios de comunicación, que permitan
trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los
destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución.
5.7.2 La información debe comunicarse a las instancias competentes dentro y fuera de la
institución, para actuar con base en ella en el logro de los objetivos instituciones.
La razón principal de que esta tarea fundamental no se esté realizando, se debe
a que el Reglamento de Tareas y Funciones del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto está desactualizado, ya que en su artículo 61 le confiere esta
labor al Departamento de Archivo, Correspondencia y Comunicaciones,
dependencia que no existe en la actual organización.
Al ser consultado el señor Carlos Monge Trejos, jefe de Archivo Central, el 09
de junio de 2014, explicó que estas funciones no forman parte de sus
responsabilidades, incluso ignoraba la vigencia del Reglamento de cita.
Por
su parte la señora Jessica Alvarado Lizano, jefe de la Unidad de Planificación
Institucional,
sobre
este
particular
reiteró
la
desactualización
en
la
reglamentación, además explicó que al disponer de regulaciones obsoletas se
provocan vacíos jurídicos.
Así las cosas, la ausencia de un organismo responsable que realice funciones
tendientes a la atención eficiente de los aspectos relativos a la Comunicación
Institucional causa un impacto que es contraproducente al buen accionar en
las representaciones de Costa Rica en el exterior e inclusive en aquellas
dependencias que participan de apoyo en estas actividades dentro del
Ministerio.
11
2.4 Sobre las políticas asignadas a esta la Representación
En revisión a los criterios generales orientados para esta representación, se
encontró falta de claridad y detalle en las políticas institucionales por parte de
la Dirección General de Política Exterior.
Las políticas son lineamientos dictados por la autoridad superior que tienen
como propósito encaminar la acción para el cumplimento de los objetivos y
metas asignadas a cada una de las representaciones.
Según lo indicó el
Embajador Urbina Ortega, se carece de instrucciones específicas que orienten
la actividad de la Embajada a la consecución de los objetivos de la Política
Exterior de Costa Rica.
"Grandes lineamientos se requiere de mayor especificidad en lo que se persigue , uno siente a
veces que son como ruedas sueltas que no están lo suficientemente integradas, uno aquí tiene por
así decirlo una enorme libertad para definir uno precisamente por el carácter un poco amplio y
difuso del lineamiento, uno tiene que buscar que hacer literalmente, uno se podría literalmente
perdone la redundancia quedarse sentado en la oficina leyendo el periódico, porque a uno es al que
le corresponde buscar cosas adonde darle presencia al país porque el lineamiento es ese representar
a Costa Rica en todo, que quiere decir eso basta con que yo atienda las invitaciones que se me
hacen o se me está pidiendo que también tenga una labor proactiva de buscar, etcétera."
Se le consultó al señor Javier Díaz Carmona, en ese momento Director General
de Política Exterior, sobre la formulación de objetivos asignados para esta
misión diplomática correspondiente a los años 2012 y 2013. En su oficio de
respuesta DGPE-1095-13, con fecha 31 de octubre de este año, entre otros
asuntos señaló:
…si bien realizamos en esta Dirección un seguimiento permanente al trabajo de las
misiones en el exterior, no tenemos a nuestro cargo enviarles comunicaciones de la índole
a la que usted hace referencia...
Lo manifestado por el señor Díaz Carmona, no responde con las principales
funciones asignadas a la Dirección General de Política Exterior de conformidad
12
con el Artículo 41 del Reglamento de las Tareas y Funciones del Ministerio
Relaciones Exteriores, señala:
ARTICULO 41.- Son funciones de las subdirecciones geográficas:
a) El análisis, elaboración, evaluación y seguimiento permanente de las relaciones bilaterales y
regionales con los países del área de su competencia, dándole prioridad a la coordinación de la
instrumentación de los cursos de acción tanto en lo político como en lo económico, cultural y de
cooperación establecidos en cada caso proponiendo los planteamientos adecuados.
b) Proyectar la planificación de las actividades de las representaciones costarricenses en el exterior
en su área geográfica con el fin de asegurar la coherencia funcional entre ellas, todo en común
acuerdo con el Director y la Unidad de Planificación del Ministerio.
c) Preparar, de acuerdo con directrices de la superioridad jerárquica, las instrucciones destinadas a
las representaciones permanentes y transitorias costarricenses en el exterior, incluyendo a las que
participen en negociaciones bilaterales o regionales en el área de su competencia.
Esta situación limita a los Embajadores a orientar el esfuerzo de las misiones
que dirigen a la consecución de objetivos claramente definidos por las
autoridades en la Sede Central, que estén en congruencia con las metas fijadas
para la Política Exterior de Costa Rica.
Es importante hacer notar que en el documento denominado “Instrumento de
evaluación de la gestión de las Embajadas de Costa Rica en el Exterior” se
incluye un detalle de los intereses de la política internacional de Costa Rica,
dicho documento es aplicable para los planes de trabajo e informes de gestión
del año 2014.
2.5 Sobre las observaciones realizadas por el Departamento Financiero
En la revisión de las liquidaciones de gastos de oficina en exterior se determinó
mediante la realización de conciliaciones bancarias con corte al 31 de
diciembre de 2012,
producto
un saldo de $722.02 de más en los saldos bancarios,
probablemente
de
diferenciales
13
cambiarios
no
reportados
adecuadamente,
ni
identificados
oportunamente
por
el
Departamento
Financiero.
La situación referente al control y evaluación de las liquidaciones de ingresos y
gastos de oficina en exterior no aporta una evaluación económica apropiada.
Las observaciones realizadas por dicha Dependencia, producto de las
liquidaciones de gastos de oficina en el exterior evidencian que sus prácticas
carecen de profundidad e importancia sobre aspectos sustantivos, por ejemplo
el desarrollo de conciliaciones bancarias y la determinación de las diferencias
que presentan los saldos que de acuerdo con los informes de liquidación de
gastos de oficina en el exterior, se deben mantener en cuentas bancarias en
relación con los montos que efectivamente aparecen reflejados en los estados
de cuenta bancarios, estas diferencias pasan desapercibidas.
Estas omisiones desatienden la norma 4.5 de las Normas de control interno
para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión
constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones
atinentes al SCI.
Así también, lo ordenado por el artículo 15 de la Ley General de Control
Interno, actividades de control, señala:
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las
transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y
registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar
errores u omisiones que puedan haberse cometido.
Así las cosas, se hace imperioso de que ese Departamento realice una
adecuada
supervisión
haciendo
uso
de
prácticas
efectivas
en
sus
observaciones, de manera que sean más de fondo y no de forma, o bien sobre
la
preparación y/ó revisión de conciliaciones periódicas.
14
De continuar con
estas omisiones hace que los controles no aporten eficiencia en el manejo de
las operaciones.
Es importante destacar el hecho de que los saldos bancarios son altos
€.20,161.40 y $117,067.15, pero que se consideran razonables en el entorno
de los casos que se manejan en la Corte Internacional de Justicia.
15
3. Conclusiones
3.1
La Embajada y Consulado de Costa Rica de Costa Rica en Reino de los
Países Bajos cuenta con medidas de control relativas a su ámbito de acción,
suficientes y válidas. Mantiene un estilo de gestión en cuanto a mecanismos y
procesos que le facilita su buen desempeño.
3.2
Se consideran razonables las previsiones realizadas por la Dirección
General de Servicio Exterior para mantener los recursos económicos a esta
Embajada y Consulado, sobre todo en la coyuntura de los juicios en la Corte
Internacional de Justicia de la Haya.
3.3
La misión diplomática no dispone de dispositivos de almacenamiento
externos con capacidad para proteger la totalidad de la información
almacenada en sus ordenadores, lo que incrementa el riesgo de fallas o
pérdidas irreparables.
3.4 El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no definió con claridad, para
el período de alcance de esta Auditoría, los objetivos en asuntos relacionados
con la Cooperación Internacional.
3.5
Se carece en la práctica de una Dependencia que se encargue de la
Comunicación Integral que implemente políticas que permitan un programa
integrado de comunicación institucional para que todas las misiones
diplomáticas de Costa Rica en el exterior reciban información oportuna y
confiable en el logro de sus objetivos.
3.6
La Dirección General de Política Exterior no puso en funcionamiento,
durante el periodo de alcance de esta Auditoría, una política nacional integral
16
que oriente las acciones y decisiones de ésta y demás misiones diplomáticas de
Costa Rica en el exterior.
3.7
La supervisión realizada por el Departamento Financiero relacionada con
la revisión de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior no aporta la
profundidad e impacto suficiente para su mejor control.
17
4. Recomendaciones
4.1 Al Señor Ministro
4.1.1 Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se
pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría
General sobre los resultados obtenidos.
4.1.2
Girar las instrucciones
a las instancias competentes para que se
actualice integralmente el Reglamento de Tareas y Funciones del Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto y particularmente se establezca a que
Dependencia le corresponde la responsabilidad de velar por los canales de
comunicación en cuanto al manejo de información a todas las representaciones
de Costa Rica en el exterior.
(Ver punto 2.3)
4.2 A la Dirección General de Política Exterior
4.2.1 Proveer a las distintas Embajadas y Representaciones la definición clara
de los objetivos de la Política Exterior que tiene Costa Rica respecto de la
Embajada o Misión, con la finalidad de orientar su gestión y asegurar el logro
de los mismos. (Ver punto 2.4)
4.3 A la Dirección General de Servicio Exterior
4.3.1 Tomar las acciones administrativas inmediatas necesarias para que se
determine la situación real ocurrida en esta y otras Representaciones respecto
a las posibles estadías de más de funcionarios en Costa Rica. (Ver punto 1.7)
18
4.3.2 En coordinación con la misión diplomática, tomar las acciones
necesarias para determinar las necesidades en relación con los equipos
tecnológicos a fin de que dispongan de una adecuada plataforma que asegure
el resguardo de la información. (Ver puntos 2.1)
4.3.3.
Dar
seguimiento
a
la
implementación
efectiva
del
documento
denominado “Instrumento de Evaluación de la Gestión de las Embajadas de
Costa Rica en el Exterior”. (Ver puntos 2.2 y 2.4)
4.4 A la Dirección General de Cooperación Internacional
4.4.1 Proveer a las distintas Embajadas y Representaciones la definición clara
de los criterios específicos para solicitud de Cooperación Internacional,
congruentes con la realidad del país, a fin de orientar las acciones que deben
desarrollar los funcionarios en la Representación. (Ver punto 2.2)
4.5 A la Jefatura del Departamento Financiero
4.5.1 Reiterar las recomendaciones anteriores referentes a llevar a cabo
análisis financieros que contribuya a la detección oportuna de diferencias y/o
gastos con comportamientos crecientes a fin de que se tenga un reflejo real de
la situación de la Representación evaluada, que contribuya a la toma de
medidas correctivas oportunas. (Ver punto 2.5)
19
Anexo único
20