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AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
Este aviso describe cómo puede usarse y divulgarse la información de salud sobre usted y cómo puede tener
acceso a esta información. Por favor léalo atentamente.
Este aviso describe las políticas de privacidad de Southwestern Eye Center, que se extienden a:
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Cualquier profesional de la salud autorizado a ingresar información en su cuadro clínico (incluyendo
médicos, asistentes, enfermeras, etc.);
Todas las áreas Southwestern Eye Center (recepción, administración, facturación y cobro, etc.);
Todos los empleados y demás personal que trabajan para o con nuestra clínica;
Nuestros socios comerciales (incluyendo un servicio de facturación), médicos de guardia, entre otros.
Southwestern Eye Center proporciona este Aviso para cumplir con las regulaciones de privacidad publicadas por
el Departamento de Salud y Servicios Humanos de conformidad con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del
Seguro Médico (HIPAA) de 1996. Esta ley le brinda a usted, el paciente, el derecho a conocer y controlar cómo
se utiliza su información protegida de salud (PHI). La HIPAA establece sanciones para las entidades cubiertas
que hacen mal uso de la PHI.
NUESTRA FILOSOFÍA SOBRE SU INFORMACIÓN PROTEGIDA DE SALUD:
Comprendemos que su información médica es personal y estamos comprometidos a protegerla. Como nuestro
paciente, creamos expedientes sobre su salud, la atención que le brindamos, y de los servicios y/o productos que
le ofrecemos. Necesitamos este expediente para brindarle sus cuidados y para cumplir con ciertos requisitos
legales.
Estamos obligados por ley a:
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asegurarnos de que su PHI se mantenga privada;
proporcionarle nuestro Aviso de Prácticas de Privacidad y sus derechos legales respecto a su PHI; y
seguir las condiciones del Aviso que está actualmente vigente.
CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED:
Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en que podemos usar y divulgar la PHI que tenemos
y compartimos con otras personas. Cada categoría de usos o divulgaciones proporciona una explicación general,
así como algunos ejemplos de usos. No todos los usos o divulgaciones de cada categoría están enlistados o se
han implementado. La explicación que se proporciona es sólo para su información general.
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Tratamiento médico. Utilizamos la información médica proporcionada anteriormente sobre usted para
brindarle tratamiento o servicios médicos actuales o potenciales. Por lo tanto, podemos, y muy
probablemente lo haremos, revelar información médica sobre usted a médicos, enfermeras, técnicos,
estudiantes de medicina y personal del hospital que participan en su cuidado. Por ejemplo, un médico a
quien lo derivamos para atención continua o adicional puede necesitar su expediente médico. Diferentes
áreas de Southwestern Eye Center también pueden compartir información médica sobre usted, incluyendo
su(s) expediente(s), recetas, solicitudes de exámenes de laboratorio y radiografías. También podemos hablar
de su información médica con usted para recomendarle posibles opciones o alternativas de tratamiento que
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puedan ser de su interés. También podemos divulgar información médica sobre usted a personas ajenas a
Southwestern Eye Center que pueden estar involucradas en sus cuidados médicos después de abandonar
las instalaciones de Southwestern Eye Center, lo que puede incluir a miembros de su familia u otros
representantes personales autorizadas por usted o por mandato legal (un tutor u otra persona que ha sido
nombrado para manejar sus decisiones médicas, en caso que usted no tenga la capacidad para hacerlo).
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Pago. Podemos usar y divulgar información médica acerca de usted para que servicios y procedimientos
puedan ser facturados y cobrados a usted, a una compañía de seguros o a cualquier otro tercero. Por
ejemplo, tal vez necesitemos divulgar su información de salud, sobre el tratamiento que recibió en
Southwestern Eye Center, para obtener el pago o el reembolso por la atención. También podemos informar a
su plan de salud y/o médico que lo deriva acerca de un tratamiento que usted va a recibir para obtener
autorización previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento, para facilitar el pago de un médico que
deriva o situaciones similares.
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Actividades de atención médica. Podemos usar y divulgar información médica sobre usted para poder
operar nuestra clínica de manera más eficiente y asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban
atención de calidad. Estos usos pueden incluir la evaluación de nuestros tratamientos y servicios para
determinar el desempeño de nuestro personal, decidir qué servicios adicionales ofrecer y dónde, decidir qué
servicios no son necesarios, y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces. También podemos divulgar
información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y otro personal con fines de
evaluación y aprendizaje. También podemos combinar la información médica que tenemos con información
médica de otras clínicas para comparar nuestro desempeño y ver dónde podemos mejorar en la atención y
servicios que ofrecemos. Podemos eliminar información que lo identifique de este conjunto de información
médica para que otros puedan usarla para estudiar la atención médica y la prestación de atención médica sin
saber quiénes son los pacientes específicos.
También podemos utilizar o divulgar información acerca de usted para la revisión de utilización interna o
externa y/o control de calidad, a socios comerciales con el propósito de que nos ayuden a cumplir con
nuestros requisitos legales, a los auditores para verificar nuestros registros, a las empresas de facturación
para ayudarnos en este proceso y situaciones similares. Cuando se utilicen socios comerciales, nos
esforzaremos en todo momento de informarles de la continua obligación de mantener la privacidad de sus
expedientes médicos.
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Recordatorios de citas y comunicación con pacientes. Podemos pedirle que firme en la recepción una
bitácora de “registro” en el día de su cita con Southwestern Eye Center. Podemos usar y divulgar información
médica para comunicarnos con usted para recordarle que tiene una cita para recibir atención médica en
Southwestern Eye Center, o que tiene previsto recibir atención periódica de Southwestern Eye Center. Este
contacto puede ser por teléfono, por escrito, correo electrónico o de otra manera y puede implicar el envío de
un correo electrónico, un mensaje en una contestadora automática u otro medio que podría (potencialmente)
ser recibido o interceptado por otra persona.
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Beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar información médica para
informarle sobre beneficios o servicios de salud que pueden ser de su interés para su cuidado o manejo de
caso. No utilizaremos ni divulgaremos su información de salud para otros fines comerciales sin su
autorización. No venderemos su información médica sin su permiso.
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Actividades de recaudación de fondos. Podemos comunicarnos con usted durante recaudaciones de
fondos. Tiene el derecho de “darse de baja” en lo que respecta a la recepción de comunicaciones durante
recaudación de fondos.
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En situaciones de emergencia. Además, podemos divulgar información médica sobre usted a una
organización de ayuda en caso de catástrofe o en situaciones de emergencia para que su familia pueda ser
notificada sobre su condición, estado y ubicación.
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Investigaciones. Bajo ciertas circunstancias, podemos usar y divulgar información médica sobre usted para
fines de investigación con respecto a los medicamentos, la eficacia de los protocolos de tratamiento y
similares. Obtendremos su autorización antes de usar o divulgar su información de salud identificable de
manera individual, a menos que se haya renunciado al requisito de autorización de conformidad con la ley
federal.
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Requerido por la ley. Divulgaremos información médica sobre usted a las autoridades gubernamentales o
de otro tipo cuando sea requerido o autorizado para ello por la ley federal, estatal o local.
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Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad. Podemos usar y divulgar información médica
sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave, ya sea específicamente a su salud y
seguridad, o la salud y seguridad del público o de otra persona.
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Para la donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar información
médica a organizaciones que manejan la obtención de órganos o el trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a
un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y trasplante de órganos y
tejidos.
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Militares y veteranos. Si es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar información de salud sobre
usted según lo requieran las autoridades militares.
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Compensación a los trabajadores. Podemos divulgar información médica sobre usted para compensación
a trabajadores o programas similares. Estos programas proporcionan prestaciones por lesiones o
enfermedades relacionadas con el trabajo.
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Riesgos de salud pública. Las leyes o políticas públicas pueden requerirnos que divulguemos información
médica sobre usted para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:
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para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
para reportar nacimientos y muertes;
para reportar el abuso o descuido de menores;
para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
para notificar a las personas sobre el retiro de productos que pueden estar usando;
para notificar a una persona que pudo haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en
riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
para notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de
abuso, negligencia o violencia doméstica. Solamente haremos esta divulgación si usted está de
acuerdo o cuando sea requerido o autorizado por la ley.
Investigaciones y actividades gubernamentales. Podemos divulgar información médica a un organismo
local, estatal o federal para las actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen,
por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para el
pagador, el gobierno y otros organismos reguladores para supervisar el sistema de salud, los programas
gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.
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Demandas y disputas. Si está involucrado en una demanda o una disputa, podemos divulgar información
médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar
información médica sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal
por otra persona involucrada en la disputa. En estos casos, intentaremos informarle sobre dicha solicitud
para que pueda obtener una orden que proteja la información solicitada si así lo desea. También podemos
utilizar esta información para defendernos nosotros mismos o a cualquier miembro de nuestra clínica ante
una acción real o potencial.
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Aplicación de la ley. Podemos divulgar información médica cuando la solicite un oficial de la ley:
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En respuesta a una orden judicial, citación, orden o proceso similar;
Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
Acerca de la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el
consentimiento de la persona;
Acerca de una muerte que creemos puede ser el resultado de una conducta criminal;
Acerca de una conducta criminal en Southwestern Eye Center; y
En circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del delito o de las víctimas; o
la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.
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Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar información
médica a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a
una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica
sobre pacientes de Southwestern Eye Center a directores de funerarias, según sea necesario, para llevar a
cabo sus funciones.
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Reclusos. Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la
ley, podemos divulgar información médica sobre usted a la institución correccional o al oficial de la ley. Esta
divulgación sería necesaria (1) para que la institución le brinde atención médica; (2) para proteger su salud y
seguridad o la salud y seguridad de otras personas; o (3) para la seguridad y la seguridad de la institución
correccional.
CAMBIOS A ESTE AVISO:
Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso en cualquier momento. Nos reservamos el derecho de poner
en vigor el aviso modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como cualquier
información que recibamos de usted en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actualizado en Southwestern
Eye Center. El aviso contendrá en la primera página, en la esquina superior derecha, la fecha de la última
modificación y la fecha de vigencia. Además, cada vez que visite Southwestern Eye Center para servicios de
tratamiento o atención médica, puede solicitar una copia del aviso actualizado vigente.
QUEJAS:
Usted tiene recurso si cree que sus protecciones han sido violadas por nuestra oficina. Tiene el derecho de
presentar una queja formal, por escrito, ante la oficina y con el Departamento de Salud y Servicios Humanos,
Oficina de Derechos Civiles.
No dude en ponerse en contacto con el Oficial de Cumplimiento de Southwestern Eye Center, en persona o por
escrito, para obtener más información. Puede comunicarse con el gerente de la oficina en el teléfono (410) 9102366. No será penalizado por presentar una queja.
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OTROS USOS DE INFORMACIÓN MÉDICA:
Otros usos y divulgaciones de información médica no cubiertos por este aviso, o por las leyes aplicables a
nuestra institución, se harán sólo con su autorización por escrito, a menos que dichos usos puedan inferirse
razonablemente de los usos previstos anteriormente. Los siguientes usos y divulgaciones de su PHI sólo se
realizarán después de recibir una autorización por escrito de su parte:
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La mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia;
Usos y divulgaciones de su PHI para fines de marketing, incluyendo el tratamiento
subsidiado y actividades de atención médica;
Divulgaciones que constituyen una venta de la PHI bajo HIPAA; y
Otros usos y divulgaciones no descritos en este aviso.
Puede revocar dicha autorización por escrito, y estamos obligados a respetar y cumplir con dicha petición por
escrito, excepto en la medida en que ya hayamos tomado acciones que dependen de su autorización.
DERECHOS DEL PACIENTE
Esta sección describe sus derechos y las obligaciones de esta clínica respecto al uso y divulgación de
su información médica.
Tiene los siguientes derechos respecto a la información médica que mantenemos sobre usted.
 El derecho a inspeccionar y copiar. Tiene el derecho de inspeccionar y copiar información médica que
puede usarse para tomar decisiones sobre su atención. Esto incluye sus propios expedientes médicos y
registros de facturación, pero no incluye notas de psicoterapia. Después de comprobar una relación legal
adecuada, también pueden divulgarse los expedientes de familiares o de personas bajo su cuidado (tutor o
custodio).
Para inspeccionar y copiar su expediente médico, debe presentar su solicitud por escrito. Pida a la persona
de recepción el nombre del Oficial de Privacidad. Puede comunicarse con el Oficial de Privacidad al
teléfono (480) 892-8400. Si solicita una copia de la información, podemos cobrarle un cargo por los costos
de copiado, envío por correo u otros suministros relacionados con su solicitud.
Podemos negar su solicitud de inspeccionar y copiar en ciertas circunstancias muy limitadas. Si se le niega
el acceso a la información médica, por lo general, tendrá derecho a solicitar la revisión de la denegación.
Otro profesional de la salud certificado que elija Southwestern Eye Center evaluará su solicitud y la
negación. La persona que realice la evaluación no será la persona que negó su solicitud. Cumpliremos con
el resultado y las recomendaciones de dicha evaluación.
 Derecho a modificar. Si cree que la información médica que tenemos sobre usted en su expediente es
incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que corrijamos dicha información, mediante el siguiente
procedimiento. Tiene el derecho de solicitar la modificación de su información durante todo el tiempo que
Southwestern Eye Center mantenga su expediente médico. Para solicitar una modificación, su solicitud
debe presentarse por escrito, junto con la modificación en cuestión y el motivo que respalde su solicitud. La
modificación debe estar fechada y firmada por usted. Podemos negar su petición de modificar su
información si no la presenta por escrito o no incluye un motivo que la respalde. Además, podemos negar
su solicitud si nos solicita modificar información que:
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No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté
disponible para hacer la modificación;
No es parte de la información médica mantenida por o para Southwestern Eye Center;
No es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o
Es exacta y está completa.
 Derecho a una contabilidad de divulgaciones. Tiene el derecho de solicitar una “contabilidad de
divulgaciones”. Esta es una lista de las divulgaciones que hemos hecho a otras personas de la información
médica sobre usted. Para solicitar esta lista, debe presentar su solicitud por escrito. Su solicitud debe
indicar un período no mayor de seis (6) años de antigüedad. Su solicitud debe indicar en qué formato
desea la lista (por ejemplo, impreso o electrónico).
 Derecho a solicitar restricciones. Tiene el derecho de solicitar una restricción o limitación en la
información médica que usamos o divulgamos sobre usted para tratamiento, pagos o actividades de
atención médica. También tiene el derecho de solicitar un límite en la información médica que divulgamos
sobre usted a alguien que está involucrado en su cuidado o en el pago de su atención (un familiar o
amigo). Por ejemplo, podría solicitar que no usemos ni divulguemos información sobre un tratamiento
específico que recibió.
En la mayoría de los casos, no estamos obligados a aceptar su solicitud.
Si estamos de acuerdo con usted, cumpliremos con su solicitud con las siguientes excepciones y a pesar
de contar con una solicitud por escrito: una situación de emergencia, si el Departamento de Salud y
Servicios Humanos está investigando nuestro estado de cumplimiento de HIPAA, o si se nos permite o
requiere por ley divulgar la información, por ejemplo, en respuesta a una citación o demandas de la ley.
Para solicitar restricciones, debe presentar su solicitud por escrito. En su solicitud debe indicar:
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qué información desea limitar;
cómo desea que limitemos, usemos o divulguemos esta información; y
a quién quiere que se apliquen los límites (por ejemplo, divulgaciones a sus hijos, padres, cónyuge,
etc.).
Sin embargo, estamos obligados a aceptar su solicitud de una restricción si solicita que no usemos o
divulguemos su PHI en los casos en que la divulgación es a un plan de salud para el pago u actividades de
atención de salud (no tratamiento) y la PHI se refiere exclusivamente a un servicio que usted pagó de su
bolsillo y en su totalidad.
 Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene el derecho de solicitar que nos
comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, puede
solicitar que nos comuniquemos con usted a su trabajo o por correo, que no dejemos correos de voz ni
enviemos correos electrónicos, o situaciones similares. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe
presentar su petición por escrito. No le preguntaremos la razón de su solicitud. Tendremos en cuenta todas
las peticiones razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con
usted.
 Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Tiene el derecho a recibir una copia impresa de este
aviso. Puede solicitarnos que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si ha
aceptado recibir este aviso electrónicamente, aún tiene el derecho a una copia impresa.
 Derecho a ser informado de una filtración de información. Tiene el derecho de ser informado si su PHI
sin protección es divulgada intencional o involuntariamente.
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