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Caso de éxito LeanSis
IVI SEVILLA
Sector Consulta Médica
Localización Sevilla
Año de fundación 2001
Utilizando las herramientas
Gestión Visual, GAP y
Reuniones Top5...
Antecedentes
... Se consiguió mayor satisfacción
del paciente, estandarización de
los procedimientos,
reducción de tiempos...
El Instituto Valenciano de Infertilidad nació en 1990 como la
primera institución médica en España dedicada íntegramente a
la reproducción asistida y hoy es referente mundial tanto para
la comunidad científica como para todas aquellas parejas que no
pueden tener hijos de una manera natural, habiendo realizado en
el año 2011 cerca de 32.000 tratamientos reproductivos. El Grupo IVI cuenta con 14 clínicas en España, una en Portugal y 6 en
América Latina, continuando su política de internacionalización
con la joint Venture Nova IVI Fertility para su expansión en Asia.
En 2001 se pone en marcha la Clínica IVI Sevilla, ampliando sus
instalaciones en 2007. La clínica cuenta con laboratorios FIV, general y de andrología, quirófano, 6 habitaciones y 6 consultas. La
clínica ofrece servicios adicionales a los tratamientos de fertilidad con las Unidades de Salud de la mujer, Genética, Medicina
Materno-Fetal, Cirugía ambulatoria,Apoyo psicológico y Salud del
varón.
Retos estratégicos
Dentro de la política de calidad marcada por Equipo IVI se
enmarca la mejora de la eficiencia a través de la estandarización
mediante la unificación de criterios de calidad, optimización de
los recursos e incremento de la productividad del personal. En
este contexto se plantea el reto de la implantación de la metodología de Mejora Continua en la Clínica IVI Sevilla, centrándose
en las áreas de Laboratorio FIV y Quirófano.
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APLICACIÓN POR LA EMPRESA
La implantación del sistema se desarrolló gracias a la implicación de todo el personal llevando a cabo entre otras las siguientes acciones:
• Organización Humana de los Procesos en Laboratorio FIV
• Definición de Normas para la planificación de las transferencias embrionarias.
• Mejora de la gestión de quirófano
• Estandarización de procedimientos de gestión de citas.
• Racionalización del almacén de FIV
• Mejora de la información al pacientes
En los puntos siguientes se desarrolla el trabajo realizado en cada uno de estas acciones.
1. Organización Humana de los Procesos en Laboratorio FIV
El éxito de la implantación del sistema de mejora continua se fundamentó en una mayor implicación del personal y la focalización del equipo hacia la mejora de los resultados.
Con el sistema de Ideas de mejora se realizaron 54 propuestas sumándose a las mismas personal de enfermería, cuadro médico, atención al paciente y laboratorio general y de andrología.
Se inicia la estandarización de las tareas con la identificación de las tareas admi
nistrativas y técnicas y se inicia la redacción de los PNT (Procedimiento Normaliza
do de Trabajo).
Evolución de ideas de mejora presentadas
5S en Sala de Congelados
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2. Mejora en la planificación de las transferencias embrionarias.
Mejora de la calidad asistencial
La definición de unas normas claras de gestión de citas de transferencias permite disminuir la interferencia del quirófano con la consulta y con ello evitar el solapa-
miento de citas y las esperas.
La estandarización de este procedimiento mejora la personalización de las interven-
ciones.
El retraso en las transferencias ha pasado del 58% en el mes de mayo al 42% en el mes de octubre siendo aun significativamente alto y no habiéndose alcanzado el objetivo del 20%.
En el mes de mayo el 52% de las primeras transferencias se realizó fuera de la hora prevista siendo del 42% en el mes de octubre.
Disminución del tiempo para transferencias
En el mes de octubre se han realizado en fin de semana el 27% de las transferencias programadas, frente al 30% del mes de mayo lo que supone una mínima mejora indicativo de que el trabajo de revisión de las intervenciones programadas en fin de semana no se está realizando sistemáticamente.
Se ha pasado ha realizar las transferencias en 20 minutos salvo en fin de semana que se mantienen los 30 minutos debido a la menor dotación de personal en el FIV.
Disminuir transferencias en fin de semana
Diagrama de proceso de gestión de agendas para las transferencias FIV/ICSI, DPI y Congela-
dos
3. Mejora de la gestión de quirófano.
• Mejora de la comunicación FIV-Quirófano
• Racionalización de los costes de medicación anestésica
• Mejorar la disponibilidad del personal.
• Disminuir punciones en fin de semana
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4. Estandarización de procedimientos de gestión de citas.
Mejora el servicio al paciente
Simplificación y estandarización de los procedimientos
La redefinición de los procesos de gestión de citas permite que los pacientes con-
creten sus citas en menos tiempo y con menos molestias y gestiones.
Se eliminan tareas duplicadas y se simplifican pasos que permiten descargar al per-
sonal de atención al paciente sin sobrecargar a otros departamentos.
5. Racionalización del almacén del Laboratorio FIV
Mejorar la organización y simplificar la gestión del almacén.
Se simplifica la realización de pedidos por parte del FIV ya que sólo hay que hacer llegar la tarjeta kanban a compras en la que ya se indica la referencia y tamaño de lote.
No es necesario realizar inventarios o revisiones del almacén periódicas para identi
ficar las necesidades de suministros.
La liberación de espacio y la disminución del inventario podrán evaluarse tras la implementación en todas las referencias del almacén FIV.
6. Mejora de la información al paciente.
Mejorar la satisfacción del paciente
Los pacientes a los que se les ha entregado la documentación y que contaban con experiencia en ciclos previos valoran positivamente la misma.
Simplificar la gestión de la entrega y recogida de información al paciente.
El personal de Atención al paciente y de enfermería valoran positivamente esta documentación.
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