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Competencias Básicas para Gestores Sanitarios Leadership Competencies for Health Services Managers 1 This document is the result of a global consortium for healthcare management that has work extensively between January 2013 and June 2015. The following organization have participated in the consortium set up by The International Hospital Federation: American College of Healthcare Executives Australasian College of Health Service Management Canadian College of Health Leaders European Association of Hospital Managers Federacao Brasileira de Administradores Hospitalares Federacion Andina y Amazonica de Hospitales Federacion Latinoamericana de Hospitales Health Management Institute of Ireland Hong Kong College of Healthcare Executives International Health Services Group International Hospital Federation Jamaican Association of Health Services Management Sciences for Health Pan American Health Organization Sociedad Chilena de Administradores en Atención Médica y Hospitalaria Taiwan College of Healthcare Managers Tropical Health and Education Trust – Partnership for Global Health University of the West Indies All the participants from these institutions have built up a consensus to promote the foundation of healthcare management professionalization supported by universally recognized competencies that will enhance health care to the people. In addition more than one hundred healthcare professionals and academics have contributed in the written open review process as well as by providing inputs during the presentations made at several occasions during the period 2013-2015. Their contribution is fully recognized and appreciated. This document is covered by an open source copy right. Anyone may copy, distribute or reuse the content of the document, as long as the author and original source are properly cited and that no commercial use of it is made. Copyright © 2015 by the International Hospital Federation 2 Competencias Básicas para Gestores Sanitarios Consorcio global para la profesionalización de la gestión sanitaria “La ciencia de la medicina tiene miles de años de antigüedad. La ciencia de la gestión, que incluye el estudio del liderazgo, tiene una vida inferior a 100 años. Por tanto, las ciencias de la gestión aplicadas a la asistencia sanitaria están todavía en su infancia.”1 Diferentes líderes i representantes de las administraciones sanitarias, del sector sanitario público y privado, d instituciones académicas y de proveedores de servicios sanitarios, se plantearon como definir y fomentar la profesionalización de la gestión sanitaria, y han trabajado una propuesta de directorio de competencias básicas para gestores sanitarios, a partir de las aportaciones y visiones de diversas organizaciones de gestión sanitaria. El objetivo compartido de todos los participantes es el impulso de la profesionalización de la gestión y la dirección sanitaria, con el fin de mejorar la atención a los pacientes. Para promover el objetivo compartido de mejorar las prácticas de liderazgo y de gestión en la asistencia sanitaria, se creó el Consorcio Global para la profesionalización de la gestión sanitaria (Global Consortium for Healthcare Management Professionalization), con el soporte de los miembros de la Federación Internacional de Hospitales (International Hospital Federation).2 Necesidad de profesionalización de la gestión sanitaria La administración sanitaria reconoce que la calidad de la asistencia sanitaria depende del uso eficiente y efectivo de los recursos. La profesionalización de la gestión de las organizaciones sanitarias mejora la eficiencia y ayuda optimizar el uso de recursos limitados. Por otro lado, si continúa la tendencia en el incremento del porcentaje del PIB destinado a sanidad en los países, esta presión por mejorar la capacidad de gestión irá en aumento. Por otro lado, si la gestión sanitaria es reconocida como profesión, tendremos profesionales preparados que se formarán y querrán dedicarse a ello (incluimos la evidencia), atraídos por la profesión. Como profesión, la gestión sanitaria tendrá un mayor compromiso con la sociedad y será cada vez más relevante para conseguir mejores resultados en la salud de los pacientes y de la población. La evidencia es convincente, el uso eficiente y eficaz de los recursos y la calidad de los servicios sanitarios prestados, mejora con la capacidad de gestión de líderes y de equipos individuales. A pesar de ello, las organizaciones sanitarias se enfrentan principalmente a dos obstáculos para conseguir los beneficios de una gestión profesional. La primera es la falta de preparación y formación adecuada en gestión de muchos líderes de salud. La segunda radica en el hecho que la gestión sanitaria no es reconocida como profesión en todos los países. 1 Management Sciences for Health “Occasional Papers” NO4. (2006) 2 International Hospital Federation, Pan America Health Organization, American College of Healthcare Executives, Australasian College of Health Service Management, Canadian College of Health Leaders, Taiwan College of Healthcare Managers, Health Management Institute of Ireland, European Association of Health Managers, Jamaican Association of Health Services, Management Sciences for Health, International Health Services Group, THET Partnership for Global Health, Sociedad Chilena de Administradores en Atención Médica y Hospitalaria, Federación Andina y Amazónica de Hospitales, Federación Latinoamericana de Hospitales, University of the West Indies, Federaçao Brasileira de Administradores de Hospitales, Hong Kong College of Healthcare Executives Competencias Básicas para Gestores Sanitarios Propuestas de actuación Para favorecer la profesionalización de la gestión sanitaria e identificar los aspectos clave de la formación de los gestores sanitarios, el Consorcio ha llevado a cabo un trabajo para definir y determinar los ámbitos 3 competenciales que sería necesario que los gestores sanitarios adquiriesen en seis áreas críticas: la mejora de la atención sanitaria, la equidad en el acceso y la prestación de servicios sanitarios, la creación de estándares de formación, el compromiso de compartir criterios de buenas prácticas de gestión y la rendición de cuentas y la transparencia. Reconociendo la necesidad de impulsar la profesionalización sanitaria y su avance a buen ritmo, los miembros del Consorcio son conscientes de que las medidas han de aplicarse según las singularidades y las necesidades de cada país: El Consorcio Global para la profesionalización de la gestión sanitaria pretende concienciar a las administraciones sanitarias y a la comunidad sanitaria internacional que la calidad de la atención sanitaria y su mejora, dependen significativamente de la existencia de una gestión profesional de calidad en las organizaciones sanitarias. Los profesionales sanitarios deben: Mostrar un comportamiento ético, justo y equitativo en todo momento. Comprometerse con la formación continuada en prácticas de gestión y liderazgo, demostrando que aplican estas prácticas en sus responsabilidades diarias. Formar a los gestores sanitarios en docencia. Comprometerse a mejorar la salud de las personas. Reconocer las asociaciones de gestión de sanitaria, como puntos de referencia para los profesionales y aceptar sus reglas, las regulaciones y las normas de conducta. El Consorcio también aboga por la aprobación de un DIRECTORIO DE COMPTENCIAS BÁSICAS PARA LA PROFESIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN SANITARIA (Global Healthcare Management Competency Directory) como marco de referencia y utilidad para el desarrollo de programas de gestión sanitaria, para instituciones académicas y para los organismos de formación profesional correspondientes. Adopción del DIRECTORIO DE COMPTENCIAS BÁSICAS PARA LA PROFESIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN SANITARIA, como base para configurar los programas de desarrollo de gestión sanitaria a todos los niveles de pregrado, postgrado, formación continuada y carrera profesional. Incorporación y acreditación de estas competencias en los sistemas de acreditación formal (la acreditación ha de basarse en una evaluación independiente y en la evidencia demostrada de competencias). Reconocimiento formal a nivel de cada uno de los países de la gestión sanitaria como profesión. Incentivar que la promoción y carrera profesional de los gestores sanitarios se base en el reconocimiento de la adquisición de estas competencias. Reconocer las asociaciones profesionales de gestión como stakeholders clave para el diálogo sobre políticas relacionadas con el liderazgo y la gestión y para el avance de la profesión. Ámbitos y Sub – Ámbitos de competencias Las competencias recogidas en el Directorio de Competencias derivan de las definidas por Healthcare Leadership Alliance HLA Competency Directory 3 . La definición de las competencias propuestas por la HLA se ha realizado a partir de encuestas de análisis de puestos de trabajo llevadas a cabo para identificar las tareas relevantes que son propias de los gestores sanitarios, independientemente de las condiciones de trabajo o los años de experiencia. Las competencias básicas identificadas, han sido validadas por cada uno de los miembros de la HLA y documentan capacidades El Consorcio cree necesario también apostar por la formación y el fortalecimiento de las organizaciones profesionales de gestores sanitarios, para que proporcionen la infraestructura para definir las mejores prácticas de gestión sanitaria, que incidan en la mejora de los resultados de salud y en la óptima utilización de recursos. Por ello, se cree conveniente que los Departamentos de Salud de los diferentes de países apoyen activamente el desarrollo de organizaciones profesionales de gestión sanitaria. No obstante, el Consorcio cree que el marco competencial ha de ser flexible para que se pueda adaptar a las circunstancias específicas de cada país. En consecuencia, las competencias identificadas en el Directorio han de poder adecuarse para así asegurar tu relevancia a nivel local. 3 4 Competencias Básicas para Gestores Sanitarios In addition to the American College of Healthcare Executives, other members of the Healthcare Leadership Alliance (HLA) are American Association for Physician Leadership, American Organizations of Nurse Executives, Healthcare Financial Management Association, Healthcare Information and Management Systems Society and the Medical Group Management Association. y habilidades de miles de gestores sanitarios analizadas en diversas situaciones. El Directorio de Competencias muestra la profundidad y la amplitud de los conocimientos que los gestores sanitarios han de tener para garantizar que sus organizaciones y el sistema sanitario funcionen de forma efectiva y presten una atención óptima a la población. Figura 1 2. Comunicación y competencias relacionales del gestor Se refiere a la capacidad de comunicarse de manera clara y concisa con los stakeholders internos y externos, establecer y mantener relaciones, y facilitar las interacciones constructivas con los individuos y con los grupos. 3. Responsabilidad profesional y social La capacidad de alinear la conducta personal y de la organización con los estándares éticos y profesionales, que incluyen la orientación a las necesidades de los pacientes y la comunidad, orientación al servicio y compromiso con la formación continuada y la mejora. 4. Conocimiento del sector sanitario y los determinantes del entorno de la gestión sanitaria Conocimiento y comprensión del funcionamiento del sistema sanitario y de todos aquellos condicionantes del entorno en el cual trabajan los gestores sanitarios. En este Directorio, las competencias están categorizadas en cinco ámbitos fundamentales: liderazgo, comunicación y competencias relacionales del gestor, responsabilidad profesional y social, conocimiento del sector sanitario y de los determinantes del entorno de la gestión sanitaria y el conocimiento de los instrumentos de gestión. Las definiciones de los ámbitos son las siguientes: 1. Liderazgo Se entiende como la capacidad de inspirar la excelencia de la organización, crear una visión compartida y una gestión del cambio para conseguir que la organización alcance sus objetivos estratégicos y un desempeño exitoso. Figura 2 Competencias Básicas para Gestores Sanitarios La variable de Liderazg o cr uza con los restante s cuatro ámbitos. 5. Conocimiento de los instrumentos de gestión Tener la capacidad de aplicar los principios y la lógica de gestión en el entorno sanitario. El Directorio de Competencias se puede utilizar de diferentes formas. La figura dos muestra los stakeholders y los posibles usos del Directorio de Competencias por parte de cada uno de ellos. Los gestores sanitarios han de demostrar competencias en estos cinco ámbitos. En la medida en que se avance en la utilización del Directorio se irá concretando el camino a seguir. El Consorcio pone a disposición de todos los agentes implicados en el sector sanitario el contenido de este Directorio para que contribuya a apoyar el reconocimiento de la gestión sanitaria como profesión. Para obtener más información sobre este Directorio, se puede contactar con la Federación Internacional de Hospitales: http://www.ihf-fih.org. 5 Directorio de Competencias Básicas para Gestores Sanitarios 1. Competencias en liderazgo A. Habilidades de Liderazgo Articular y comunicar la misión, los objetivos y las prioridades de la organización internamente y externamente Incorporar las técnicas y las teorías de gestión a las actividades de liderazgo Analizar los problemas, promover soluciones y fomentar la toma de decisiones B. Cultura Organizativa y Clima Laboral Crear un clima organizativo basado en la confianza mutua, la transparencia y focalizar en la mejora del servicio, de manera que motive a los equipos y tenga en cuenta la diversidad. Establecer y comunicar la misión y los objetivos de la organización con la finalidad de motivar a los empleados y fomentar un elevado nivel de compromiso. Convencimiento individual y del conjunto de la institución de la capacidad de conseguir las metas organizativas. C. Liderar el Cambio Promover la formación continuada y la mejora en la organización. Identificar las necesidades de cambio y liderar el proceso. D. Impulsar la Innovación Fomentar la diversidad de pensamiento para apoyar la innovación, la creatividad y la mejora. C. Asesoramiento y Negociación A. Gestión de las Relaciones Demostrar tener la capacidad de mantener relaciones interpersonales efectivas y la habilidad de desarrollar y mantener relaciones positivas con los stakeholders. Practicar y valorar una toma de decisiones compartida, transparente así como comprender el impacto en los stakeholders. (tanto a nivel interno como externo). Tener la capacidad de aplicar técnicas de colaboración para la participación y el trabajo con los stakeholders. A. Responsabilidad Personal y Profesional 6 Tener en cuenta la cultura de la organización en la comunicación interna y externa. Demostrar capacidad de escucha activa y comunicación. Presentar los resultados y los datos de manera comprensible, creíble y entendible, para los que Participar y promover iniciativas de políticas de salud. Promover los derechos y responsabilidades de los pacientes y sus familias. Tener capacidad de entender y manejar conflictos situaciones de conflictos de interés según lo definido por los estatutos de la organización, políticas y procedimientos de la organización. Mostrar la debida diligencia en las responsabilidades fiduciarias. Comprometerse con la competencia, la integridad, el altruismo y la promoción del bien público. Promover la calidad, la seguridad de la atención y el compromiso social, en la prestación de servicios de salud. B. Desarrollo Profesional y Formación Continuada Comprometerse con la mejora continua – desarrollo - , incluyendo formación continuada, el networking y la mejora personal. C. Contribución a la Profesión. B. Habilidades de Comunicación y Participación Manejo de conflictos a través de la mediación, la negociación y otras técnicas de resolución de conflictos. Demostrar tener habilidades para la resolución de conflictos. Crear y participar en equipos multidisciplinarios eficaces. 3. Competencias en responsabilidad profesional y social 2. Competencias en comunicación y relacionales. han de tomar decisiones (órgano de gobierno, directivos, mandos intermedios,…). Preparar y ejecutar elementos de comunicación organizativa, como por ejemplo, agendas de reuniones, presentaciones, informes de gestión y presentación de proyectos. Demostrar compresión de la función de los medios de comunicación y de las relaciones públicas. Contribuir al avance de la gestión sanitaria profesionalizada mediante el intercambio de conocimientos y de experiencias. Ayudar a la formación de otros profesionales mediante tutorías, asesoramiento y coaching y dando ejemplo. Identificar y dar soporte al talento tanto dentro de la organización como en la profesión de la gestión sanitaria. D. Auto Conciencia Ser conscientes de las propias asunciones, valores, fortalezas y limitaciones. Competencias Básicas para Gestores Sanitarios Mostrar un liderazgo reflexivo mediante el uso de la auto evaluación y la retroalimentación de los demás en la toma de decisiones. D. Salud Pública E. Conducta Ética y Conciencia Social Mostrar una elevada conducta ética, compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas. Recurrir a instrumentos creados con la finalidad de resolver conflictos éticos (comités éticos) Mantener equilibrio entre los intereses personales y profesionales, teniendo en cuenta que es necesario priorizar las necesidades del paciente / comunidad. 4. Competencias en el conocimiento del sector sanitario y de los determinantes del entorno de la gestión sanitaria A. Sistema Sanitario y Organizaciones Sanitarias Demostrar poseer comprensión de la estructura del sistema sanitario en el cual se trabaja, conocer los mecanismos de financiación y cómo están organizados los servicios sanitarios. Capacidad de gestionar la relación que hay entre los diferentes elementos que intervienen en el sistema: la calidad, la seguridad, el coste, la asignación de recursos, la rendición de cuentas, la atención sanitaria, las necesidades de la población y de la comunidad, así como los roles profesionales. Evaluar el desempeño de la organización como parte del sistema sanitario en el que actúa. Utilizar sistemas de monitorización i evaluación para asegurar que se cumplen los estándares de calidad/seguridad, legales y éticos en las actividades clínicas y administrativas de las organizaciones. Promover el establecimiento de alianzas y redes de participación para ampliar la participación social y comunitaria en todos los ámbitos sanitarios. 5. Competencias en el conocimiento de los instrumentos de gestión A. Conocimiento en Gestión Tener capacidad de gestionar los recursos humanos de la organización para dar respuesta a cualquier situación crítica del ámbito de RRHH (falta de profesionales, cambios en el alcance de la práctica, combinación de capacidades) para adaptarse a las fluctuaciones en el servicio. Promover y reconocer la atención centrada en las personas y sus familias de forma efectiva en la provisión de servicios. Incluir la perspectiva de los individuos, las familias y la comunidad como partners en los procesos de toma de decisiones, respetando las diferencias culturales y las expectativas diferentes de las personas Competencias Básicas para Gestores Sanitarios Tener conocimiento de las leyes y reglamentos aplicables al trabajo de la organización. C. Gestión Financiera C. Atención Centrada en la Persona Conocer las prácticas y herramientas de gestión básicas, tales como planes de negocio, la contratación y la gestión de proyectos. Recoger datos e información pertinente, y analizar y evaluar esta información para la toma de decisiones efectiva. Buscar la información en diversas fuentes para llevar a cabo el análisis de necesidades y priorizar requerimientos para la gestión de la organización. B. Leyes y Normas B. Personal Sanitario Establecer unas metas y unos objetivos para mejorar los resultados de salud, incorporando el conocimiento de los determinantes sociales en la salud y del entorno socioeconómico en el que la organización se desarrolla. Utilizar estadísticas e indicadores básicos de salud para la toma de decisiones y analizar las tendencias de salud de la población para orientar la prestación de servicios sanitarios. Capacidad de gestionar el riesgo, en caso de desastres y/o situaciones de emergencia. Evaluar e identificar los procesos críticos relacionados con la vigilancia de la salud pública y sus sistemas de control para comunicar la información relevante a las autoridades correspondientes para mejorar la respuesta a los riesgos, amenazas y daños a la salud. Identificar las implicaciones locales de sucesos globales de salud para entender la interconectividad global y conocer sus impactos sobre las condiciones de salud de la población. Utilizar con eficacia los principios clave de contabilidad y herramientas de gestión financiera, como los planes financieros y medidas de desempeño (Ejemplo: indicadores de desempeño). Aplicar los principios de la gestión de los recursos y presupuesto. Planificar, organizar, ejecutar y supervisar los recursos de la organización para asegurar resultados de salud óptimos y un control efectivo de los costes y una calidad más eficiente. D. Competencias Humanos en Gestión de Recursos Capacidad de definir las funciones y las responsabilidades del personal, el desarrollo de sistemas de clasificación/calificación adecuadas de trabajo y planificación de la plantilla. 7 Capacidad de gestionar eficazmente los procesos de recursos humanos de los departamentos, que incluya la programación, las evaluaciones de desempeño, los incentivos, la contratación de personal, la selección y la retención, la capacitación y la formación continuada, la motivación, y establecimiento de objetivos en la medida de evaluación de los mismos. E. Competencias en Dinámica de Organización y Gobernanza Poseer conocimiento sobre las agencias gubernamentales, normativa y regulación básica que afectan al sistema sanitario donde desarrollan su actividad. Aplicar de forma efectiva los conocimientos respecto a las teorías de sistemas y al comportamiento organizativo. Capacidad de interpretar las políticas públicas y los procesos legislativos por su impacto en la organización. Capacidad de gestionar en coherencia con la estructura de gobernanza de su institución. Crear y mantener un sistema de gobernanza que garantice la supervisión adecuada de la organización. Reconocimiento del papel de liderazgo dentro de la estructura de gobierno de la organización. F. Competencias en Planificación Estratégica y Marketing Liderar planes estratégicos de la organización. Tener previsto planes de contingencia para hacer frente a riesgos que pueden afectar a la actividad ordinaria de la organización. Desarrollar y supervisar operativamente los objetivos estratégicos de la unidad y comprobar que están alineados con la misión y los objetivos estratégicos. Capacidad de analizar el entorno con el fin de orientar los servicios de la organización de acuerdo con las necesidades de la población de referencia. Tener capacidad de evaluar si una acción propuesta se alinea con el plan estratégico de la organización. G. Competencias en Gestión de la Información 8 Saber utilizar el conjunto de datos para evaluar el desempeño, establecer objetivos, monitorear los indicadores y las tendencias, y determinar si se cumplen los objetivos. Asegurarse de que la privacidad aplicable y los requisitos de seguridad se cumplen. Asegurar el uso óptimo de la información y el análisis de tendencias dentro de la organización a través del uso de las herramientas que convengan, por ejemplo, cuadros de mando, sistemas de Business Intelligence, sistemas de gestión clínica, etc. Promover la gestión eficaz, el análisis y la comunicación de la información sanitaria y de salud. H. Competencias en Gestión de Riesgos Utilizar con eficacia los principios y programas de gestión de riesgo, como por ejemplo los modelos de riesgos laborales, mapa de riesgos, etc. I. Competencias en Gestión de la Calidad Capacidad de desarrollar e implementar los programas de calidad, la mejora continuada, la satisfacción y seguridad del paciente de acuerdo a las iniciativas en materia de calidad y la seguridad del paciente del sistema sanitario correspondiente. Desarrollar y realizar el seguimiento de indicadores para medir los resultados de calidad, la satisfacción y seguridad del paciente y el plan de mejora continua. J. Competencias en Conocimiento y Análisis del Sistema Capacidad de entender la interdependencia, la integración y la competencia en los diferentes ámbitos del sector salud. Entender la interrelación entre el acceso, la calidad, el coste, la asignación de recursos, el rendimiento de cuentas y las necesidades de la población. K. Competencias en Gestión de la Cadena de Suministro Capacidad de gestionar eficazmente la cadena de suministro (en plazos, materiales, almacenamiento y distribución) de modo que los suministros lleguen al usuario final de manera eficaz. Conocer y cumplir las normas de contratación pública en materia de gestión de contratos y directrices de licitación. Capacidad de gestionar eficazmente la interdependencia y la logística de los servicios de la cadena de suministro dentro de la organización. Competencias Básicas para Gestores Sanitarios American College of Healthcare Executives Australasian College of Health Service Management Canadian College of Health Leaders European Association of Hospital Managers Federacao Brasileira de Administradores Hospitalares Federacion Andina y Amazonica de Hospitales Federacion Latinoamericana de Hospitales Health Management Institute of Ireland Hong Kong College of Healthcare Executives International Health Services Group International Hospital Federation Jamaican Association of Health Services Management Sciences for Health Pan American Health Organization Sociedad Chilena de Administradores en Atención Médica y Hospitalaria Taiwan College of Healthcare Managers Tropical Health and Education Trust – Partnership for Global Health University of the West Indies 12 Leadership Competencies for Health Services Managers