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RECONFIGURACIÓN DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Actualización de mayo de 2016
I.
Resumen
Con el propósito de aumentar la densidad del Edificio Administrativo (ADM), la Secretaría de
Administración y Finanzas (SAF/DSG) preparó varias alternativas para mejorar la utilización de su
espacio. Esto permitirá que la Secretaría aumente el espacio disponible de oficinas/cubículos,
redistribuya áreas y departamentos entre edificios y traslade algunas áreas hacia el mayor espacio de
trabajo creado.
En el Edificio Administrativo, se pueden agregar 79 espacios adicionales. Este espacio adicional es
posible a través de la eliminación de paredes modulares, permitiendo así un diseño de espacio abierto
para oficinas. El costo de esas renovaciones se estima en $13 millones.
II.
Antecedentes
El Plan Maestro para maximizar el uso de las propiedades de la SG/OEA, preparado por H2L2,
formula varias recomendaciones para mejorar la utilización del espacio y la eficiencia del edificio,
incluida la venta de bienes patrimoniales para recaudar fondos y la reorganización a través de la
reconfiguración (aumentar la densidad del edificio), creando de esa forma, más espacio de oficina
arrendable. H2L2 recomienda reconfigurar el Edificio Administrativo para aumentar el número de
espacios de trabajo del actual número de 131 espacios.
III.
Alcance
A fin de aumentar el número de espacios de trabajo, la Secretaría General está estudiando la lo que
significaría en términos de costo la reconfiguración del Edificio Administrativo solamente. Teniendo
en cuenta que la reconfiguración requerirá renovaciones y mejoras internas al edificio, el presupuesto
del costo también incluye las recomendaciones del Informe sobre las Condiciones Existentes,
realizado en 2007.
IV.
Reconfiguración del Edificio Administrativo
Actualmente, el Edificio Administrativo cuenta con un total de 131 espacios de trabajo. El cuadro 1,
a continuación: “Espacio de trabajo actual del Edificio Administrativo”, indica que el Edificio
Administrativo cuenta con un total de 91 oficinas, 20 puestos de trabajo y 20 cubículos.
Actualmente, hay 110 personas que trabajan en esos espacios.
El cuadro 1 también muestra que el Edificio Administrativo tiene un total de 39.182 pies cuadrados
de espacio arrendable, con 131 espacios de trabajo, lo cual ofrece un promedio de casi 300 pies
cuadrados por persona.
Table 1
Current Office Spaces of the ADM Building
Floor
G
1
2
3
Total
1.
SF
15,167
9,772
9,771
4,472
39,182
Offices
11
32
34
14
91
WS
10
2
1
7
20
Current
Cubicles
0
13
3
4
20
Total
21
47
38
25
131
SF/Person
722
208
257
179
299
Alternativas
Teniendo en cuenta que se trata de elevar al máximo el número de espacios de trabajo adicionales en
el Edificio Administrativo, habría tres alternativas factibles para crear 109, 79 y 50 espacios de
trabajo adicionales, respectivamente.
a)
Alternativa 1
Tal como se presenta en el cuadro 2, la alternativa 1 aportaría al Edificio Administrativo 109 espacios
de trabajo adicionales, al reducir el número de oficinas a 23 (de 91) y aumentar el número de
cubículos a 212 (de 20). Esta alternativa puede ofrecer un total de 240 espacios de trabajo,
distribuidos de la siguiente manera: 23 oficinas, 5 puestos de trabajo y 212 cubículos. Ofrece el
máximo número de cubículos y el menor número de oficinas. Esta alternativa ofrece 163 pies
cuadrados por persona. Es costo aproximado de la reconfiguración es $6.650.400 (véase desglose
detallado en la Sección V).
Table 2
Alternative 1
Floor
G
1
2
3
Total
b)
SF
15,167
9,772
9,771
4,472
39,182
Offices
9
6
6
2
23
WS
5
0
0
0
5
Cubicles
24
74
72
42
212
Total
38
80
78
44
240
Increment Sf/person
17
399
33
122
40
125
19
102
109
163
Alternativa 2
Como se presenta a continuación en el cuadro 3, la alternativa 2 aportaría 79 espacios de trabajo
adicionales al Edificio Administrativo. Esta alternativa puede ofrecer un total de 210 espacios de
trabajo, distribuidos de la siguiente manera: 47 oficinas, 5 puestos de trabajo y 158 cubículos. Ofrece
una mejor relación oficina/cubículo, ya que duplica el número de oficinas que ofrece la alternativa 1.
El Anexo 1 muestra el plano de planta para la alternativa 2. El costo aproximado de la
reconfiguración es $6.388.286 (véase desglose detallado en la Sección V).
Table 3
Alternative 2
Floor
G
1
2
3
Total
c)
SF
15,167
9,772
9,771
4,472
39,182
Offices
11
13
14
9
47
WS
5
0
0
0
5
Cubicles
16
60
56
26
158
Total
32
73
70
35
210
Increment Sf/person
11
474
26
134
32
140
10
128
79
187
Alternativa 3
Tal como se presenta en el cuadro 4, la alternativa 3 aportaría 50 espacios adicionales al Edificio
Administrativo. Esta alternativa puede aportar un total de 181 espacios de trabajo, distribuidos de la
siguiente manera: 91 oficinas, 70 puestos de trabajo y 20 cubículos. Esta alternativa elimina la
necesidad de construir, al convertir 50 oficinas en puestos de trabajo dobles. El costo aproximado de
la reconfiguración es $471.700 (véase desglose detallado en la Sección V).
Table 4
Alternative 3
Floor
G
1
2
3
Total
V.
SF
15,167
9,772
9,771
4,472
39,182
Offices
11
32
34
14
91
WS
14
25
20
11
70
Cubicles
0
13
3
4
20
Total
25
70
57
29
181
Increment Sf/person
4
607
23
140
19
171
4
154
50
216
Estimación de costos
1)
Informe sobre las Condiciones Existentes
Las recomendaciones formuladas por el Informe sobre las Condiciones Existentes para el Edificio
Administrativo deben tomarse en cuenta, al menos en parte, considerando el costo y los recursos
disponibles. Este informe enumera las reparaciones y mejoras aplazadas que necesita el Edificio
Administrativo desde diciembre de 2007. Aunque el monto total de las reparaciones y mejoras
recomendados para el Edificio Administrativo ascienden a más de $13,5 millones, se necesitará un
monto menor dado que el trabajo de protección contra incendio ($1.070.000) ya se concluyó y las
reparaciones exteriores (trabajo de albañilería), por el valor de más de $4 millones, está excluido. Por
lo tanto, el costo aproximado del total del trabajo interior para llevar a cabo las reparaciones y
mejoras del Edificio Administrativo, de conformidad con el Informe sobre las Condiciones Existentes
asciende a $5,6 millones, tal como se señala en el cuadro 5 presentado a continuación.
2)
Reconfiguración
Los estándares actuales de construcción estiman el costo de las renovaciones en $200 por pie
cuadrado. Otra variable importante con relación al costo es la renovación de la infraestructura de
LAN. Para realizar esta reforma, el Departamento de Tecnología e Información estima que el costo
por espacio de trabajo sería $1.834.
Teniendo en cuenta que el Edificio Administrativo fue construido en 1948, es muy probable
que el mismo contenga asbestos. Por lo tanto, el área total a renovarse debe pasar por un proceso de
remoción de asbesto. El costo aproximado es $50.000.
Otros gastos a incluirse son el costo de los cubículos, que se calculan en $3.500 cada uno, y
las sillas en $600 cada una, para los nuevos espacios creados.
Aunque hay 39.182 pies cuadrados de espacio arrendable en el Edificio Administrativo,
solamente se utilizarán 27.965 pies cuadrados, dado que solamente se renovarán 3.9501 pies
cuadrados, de un área de 15.167 pies cuadrados de la planta baja.
1.
El resto del espacio está utilizado por la Biblioteca Colón.
a)
Costo de alternativa 1 (109 espacios de trabajo adicionales)
El costo estimado de la renovación de los 27.965 pies cuadrados de espacio arrendable en el
Edificio Administrativo es de $5. 593.000, a $200 por pie cuadrado. El costo aproximado de los
cubículos se estima en $742.000, teniendo en cuenta que hay 212 cubículos a $3.500 por cubículo. Al
crearse 109 nuevos espacios, se necesitarán $65.400 para sillas, a $600 cada una. Por lo tanto, el
costo total de la reconfiguración se estima en $6.650.400, lo que incluye $200.000 de LAN y $50.000
para remoción de asbesto, como lo indica el cuadro 6, o $237,81 por pie cuadrado.
Table 6
Items
Construction
Asbestos
Cubicles
Chairs
LAN
b)
Amount
$200
$3.500
$600
$1.834
Total
Number
27.965
27.965
212
109
109
Total
$5.593.000
$50.000
$742.000
$65.400
$200.000
$6.650.400
Costo de alternativa 2 (79 espacios de trabajo adicionales)
Si se usan los mismos estándares de construcción, el costo de la construcción es el mismo, es
decir $5,593.000, a $200 por pie cuadrado. Sin embargo, el número de cubículos se reduce
sustancialmente a 158. Usando el mismo costo por cubículo ($3.500 x158 cubículos), el costo
aproximado es de $553.000 más $47.400 por 79 sillas a $600 cada una. Por lo tanto, el costo de
reconfiguración es $6.388.286 (lo que incluye $144.886 de LAN $50.000 por la remoción de asbesto)
o por pie cuadrado es $228,44, como se señala en el cuadro 7.
Cuadro 7
Asuntos
Construcción
Asbesto
Cubículos
Sillas
LAN
Monto
$200
$3.500
$600
$1.834
Total
Número
27.965
27.965
158
79
79
Total
$5.593.000
$50.000
$553.000
$47.400
$144.886
$6.388.286
c)
Costo de alternativa 3 (50 espacios de trabajo adicionales)
Esta alternativa, que se señala en el cuadro 8, no tiene costo de construcción, sino solo el
costo de suministrar los cubículos y las nuevas sillas para las oficinas. Si se usa el mismo costo de
$3.500 por cubículo y $600 por cada silla, por 100 cubículos en 50 oficinas, el costo total aproximado
de esta alternativa es $471.700, lo que incluye $91.700 por LAN. Por lo tanto, el costo de
reconfiguración es $16,87 por pie cuadrado.
Cuadro 8
Asuntos
Construcción
Asbesto
Cubículos
Sillas
LAN
d)
Montos
$3.500
$600
$1.834
Total
Número
27.965
27.965
100
50
50
Total
$350.000
$30.000
$91.700
$471.700
Otros costos
i.
Arriendo de espacio temporal
A fin de poner en marcha la reconfiguración y mientras que la construcción continúa, deberá
arrendarse espacio para oficinas para ubicar a las áreas afectadas por la renovación. Estimamos
que el espacio de oficinas puede arrendarse a $40 por pie cuadrado. Esto agregará un costo
aproximado de $800.000 al costo de reconfiguración para arrendar 20.000 pies cuadrados de
espacio para oficinas por un año. Además, se necesitan $70.000 para efectuar la mudanza de
dichas áreas. Por último, SAF/DSG también recomienda un presupuesto de $100.000 para
contingencias.
ii.
Plan de desarrollo de ingeniería
La Secretaría General debería contratar a una firma de ingeniería para elaborar un plan de
renovación del Edificio Administrativo. Dicho plan debe estar pronto para la solicitud de ofertas
a ser distribuidas entre compañías de construcción dispuestas a renovar el Edificio
Administrativo. La SAF/DSG estima que el costo de este plan sería de $30.000.
e)
Costo total aproximado
La alternativa 2 ofrece la mejor combinación de oficinas y cubículos en el Edificio
Administrativo. Esta alternativa ofrecerá 79 espacios de trabajo adicionales (véase cuadro 3, más
arriba) a un costo aproximado de $6,4 millones (véase cuadro 7, más arriba).
Además, la Secretaría requiere un aproximadamente $800.000 para arrendar espacios temporales
para alojar a los departamentos que se verán afectados por la renovación, y $70.000 para los
costos de mudanza. La Secretaría también solicita aproximadamente $30.000 para contratar una
firma de ingeniería que elabore un plan de construcción de la renovación y $100.000 para
contingencias. Por último, debemos agregar $5,6 millones que se requieren para actualizar el
edificio a los estándares actuales como lo indica el Informe sobre las Condiciones Existentes
(ECR). Por lo tanto, el costo total aproximado que se requiere para implementar la
renovación/reconfiguración el Edificio Administrativo es de $13 millones, como lo señala el
cuadro 9 a continuación.
Cuadro 9
Tipo de trabajo
Reconfiguración
Arriendo de espacio
temporal
Mudanza
Plan de plan de ingenería
Informe Condiciones
Existentes (ECR)
Contingencias
Total
f)
Costo
(millones)
$6,40
$0,80
$0,07
$0,03
$5,60
$0,10
$13,0
Estacionamiento
La Secretaría General tiene cuatro parques de estacionamiento. Dos de ellos ubicados en el
Edificio Principal (MNB), uno en el Edificio Administrativo y uno en el Edificio de la Secretaría
General. De los dos parques del Edificio Principal, uno presta servicios a los Estados Miembros y
está ubicado frente a los escalones del Edificio Principal. Tiene 34 espacios asignados para los
jefes de las delegaciones, además de diez espacios adicionales localizados en la herradura. El
parque de estacionamiento de atrás tiene capacidad para aproximadamente 100 vehículos y está
localizado en la calle C. Este estacionamiento atiende a los funcionarios del personal que trabajan
en el Edificio Principal, así como a algunos funcionarios que trabajan en el Edificio
Administrativo y que no disponen de lugares de estacionamiento en ese edificio.
El parque en el Edificio Administrativo tiene capacidad para 34 espacios de estacionamiento y el
Edificio de la Secretaría General tiene capacidad para 215 espacios (actualmente, 260 estacionan
allí).
Considerando que el Edificio Administrativo y el Edificio de la Secretaría General funcionan a
máxima capacidad, el personal que quisiera estacionar en ambos edificios debe quedar en una
lista de espera. La mayor parte de los funcionarios de la lista de espera el Edificio Administrativo
estacionan en la calle C del estacionamiento del Edificio Principal hasta que algún espacio esté
disponible. A los funcionarios que se encuentran en la lista de espera para el Edificio de la
Secretaría General se les asigna un espacio de estacionamiento temporal en Colonial Parking. La
lista de espera para el estacionamiento de la calle C del Edificio Principal está vacía porque el
estacionamiento tiene capacidad para un número mayor de vehículos que el número de
funcionarios que trabajan en el Edificio Principal.
Todos los miembros del personal, con excepción del Secretario General y del Secretario General
Adjunto, pagan una cuota de estacionamiento, según el siguiente plan: D2 a P3 pagan $140 al
mes, P2 a G6 pagan $119 al mes y G5 a G1 pagan $98. El personal asociado y los consultores
(CPR) pagan $255 por mes y los inquilinos pagan $270.
Calculamos que el estacionamiento de la calle C del Edificio Principal puede dar cabida
aproximadamente a 25 vehículos adicionales para funcionarios del BID. Debe tomarse la
decisión de cobrarles a dichos funcionarios de la manera correspondiente. El Memorado
Administrativo 83 establece las disposiciones del estacionamiento en la Sede.
2016-05-17_R_Administration Building Restacking ESPAÑOL.doc