Download Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete

Carlos Landivar
Viernes 4 de Julio del 2014
INVESTIGACIÓN
Microsoft Access
Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft
Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de
música. Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que
permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.
Access 2003 ofrece un poderoso conjunto de herramientas para crear rápidamente sistemas
completos de administración de bases de datos. Gracias a su capacidad de utilizar una rica
interfaz de usuario basada en formularios y de tener acceso a datos de varios orígenes de
datos y modificarlos, incluidos los de Microsoft SQL Server™ 2000, Access es la solución ideal
para una amplia variedad de soluciones de automatización y elaboración de informes en el
ámbito de la empresa.
Utilizando Access o InfoPath, puede:
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Crear formularios gráficos enriquecidos para agregar, editar, eliminar o ver los datos.
Conectar directamente con orígenes de datos externos.
Emplear una serie de controles gráficos en los formularios.
Imprimir los formularios o el diseño de los formularios.
Usar reglas de validación de datos para garantizar que los datos escritos en los formularios son
correctos.
Exportar o guardar los datos de los formularios en formato XML.
Ambos productos le permiten proporcionar una experiencia rica y dinámica en el lado de
cliente. Puesto que InfoPath admite la creación de una interfaz basada en formularios
enriquecida y útil, y dado que permite el acceso a datos de SQL Server y a los guardados en el
formato nativo de base de datos de Access, puede que se pregunte cuál es el producto más
adecuado para solucionar sus necesidades empresariales de automatización.
En este artículo encontrará guías generales para ayudarle a tomar la decisión apropiada.
La principal diferencia de Access: almacenamiento de datos y elaboración de informes
Resulta conveniente examinar sus necesidades conociendo algunas diferencias clave entre
Access e InfoPath. La primera y principal es que Access es una plataforma usada para crear
soluciones basadas en la administración de bases de datos relacionales, mientras que InfoPath
utiliza el lenguaje XML para crear soluciones de edición y de entrada de datos basadas en
formularios.
Esto significa que Access se utiliza principalmente para el almacenamiento, la recuperación y la
elaboración de informes de los datos. Access almacena la información en tablas organizadas
por asuntos; la información en sí se administra mediante un motor de base de datos que
recupera la información y hace cumplir las reglas que garantizan la integridad de los datos. De
manera predeterminada, Access utiliza el motor de base de datos Microsoft Jet.
La mayoría de las aplicaciones basadas en formularios requieren la capacidad de almacenar la
información después de haberla introducido. En Access, la información introducida en los
formularios se almacena en tablas de bases de datos. Su base de datos debe estar
cuidadosamente planteada y diseñada antes de crear los formularios. Esto también es válido
para InfoPath cuando se utiliza como interfaz cliente de una base de datos. En el caso de las
soluciones que no requieren utilizar bases de datos, InfoPath generará automáticamente el
origen de datos adecuado para los controles contenidos en el formulario. Por ejemplo, si
agrega un selector de fecha y un control de cuadro de texto dentro de una sección de
repetición de un formulario (las secciones de repetición permiten a los usuarios agregar grupos
adicionales de controles a medida que se rellena el formulario), el origen de datos constará de
dos campos en un grupo de repetición uno con un tipo de datos Fecha y otro con un tipo de
datos Cadena.
Otro aspecto que se debe tener en cuenta es la generación de informes. Muchas aplicaciones
requieren la capacidad de resumir e imprimir datos sobre ventas, o agrupar los datos por
regiones o territorios. De hecho, la mayoría de las aplicaciones de Access utilizan la capacidad
de elaborar informes impresos. La característica de diseño de informes de Access le permite
crear fácilmente informes avanzados con varios niveles que utilicen gráficos y realicen cálculos.
Podría utilizarla, por ejemplo, para organizar e imprimir las ventas de productos para una
presentación formal. Puesto que InfoPath no posee ninguna característica de elaboración de
informes, será necesario utilizar otro programa, como Access o Microsoft Office Excel 2003,
para generar informes.
Si va a realizar análisis empresariales complejos, puede ser necesario crear consultas
personalizadas que tomen información contenida en varias tablas o, quizás, consultar la base
de datos para crear una lista de todos los productos adquiridos de un proveedor concreto.
InfoPath permite realizar consultas proporcionando valores de ejemplo de un formulario, pero
en realidad no está diseñado para llevar a cabo consultas personalizadas complejas. Por otra
parte, Access incluye una superficie enriquecida de diseño gráfico de consultas que le permite
arrastrar y colocar conexiones entre las tablas o utilizar comandos de SQL para generar
rápidamente consultas personalizadas.
Diferencia principal de InfoPath: recopilación de datos, diseño de formularios y compatibilidad
con el lenguaje XML
InfoPath está diseñado principalmente para generar y rellenar formularios para la recopilación
de datos. InfoPath no reemplaza una base de datos de una solución, sino que InfoPath facilita
la integración de la colección de datos con una base de datos existente, tanto de manera
directa (con Access y SQL Server) como indirecta, mediante servicios Web. Además, puede
utilizar InfoPath para generar una solución que guarde los formularios en una biblioteca de
formularios de SharePoint o en un recurso compartido de archivos. Si sus datos requieren una
solución de base de datos (es decir, datos basados en registros que requieren relaciones de
uno a varios entre las tablas), InfoPath puede servir como interfaz cliente para una solución de
esas características.
5 CONTROLES
Imagen
manuscrita
Control que permite a los usuarios que disponen de Tablet PC incluir dibujos manuscritos en
los formularios, ya sea dentro del propio control o sobre una imagen de fondo.
Datos
adjuntos del
archivo
Control que permite a los usuarios adjuntar archivos a los formularios. Cada control de
datos adjuntos del archivo permite adjuntar un archivo y, si es necesario, se puede
restringir el tipo de archivo. Si los usuarios desean adjuntar varios archivos, pueden insertar
el control de datos adjuntos del archivo en un control extensible.
Elemento de
plantilla
Conjunto de controles personalizados, que incluyen el diseño, la configuración de las propiedades
y determinados aspectos del comportamiento, que se pueden guardar y volver a utilizar en varias
plantillas de formulario. Después de crear un elemento de plantilla, utilice el Asistente para
agregar un control personalizado para importar dicho elemento en modo de diseño y, así, poder
usarlo en la plantilla de formulario.
Control
ActiveX
Control que no está incluido en InfoPath, pero que se puede agregar al panel de tareas Controles.
Puede elegir entre utilizar los controles ActiveX que estén registrados en el equipo y utilizar
controles personalizados que desarrolle usted mismo y que se adapten a sus necesidades
comerciales específicas. Por ejemplo, si está desarrollando plantillas de formulario para utilizarlas
en un entorno financiero, puede desarrollar un control ActiveX que permita mostrar en una
plantilla de formulario la información del tablero de cotizaciones. Después de crear o de localizar
un elemento de plantilla, utilice el Asistente para agregar un control personalizado para importar
dicho elemento en modo de diseño y, así, poder usarlo en la plantilla de formulario
Sección
recursiva
extensible
Control que contiene otros controles y que puede insertarse dentro de sí mismo.
Puede utilizar secciones recursivas extensibles para crear contenido jerárquico,
como, por ejemplo, un esquema.