Download 6.4 elaboración y/o actualización tablas de retención documental

1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
(FECHA DE ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 2015-05-20)
“Servicio Forense para una Colombia Diversa y en Paz”
Carrera 13 No. 6A-97 Piso 1º. Correo electrónico: [email protected]
Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 18261
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
Elaboró
MARTHA LUCIA AYALA MORA
Profesional Especializado Subdirección Administrativa y Financiera
Fecha Elaboración: 2014-12-26
Colaboradores
BLANCA DERLY FERNANDEZ CARDOZO
Asistente Grupo Nacional de Gestión Documental
JOSE JOAQUIN GUTIERREZ GONZALEZ
Asistente Grupo Nacional de Gestión Documental
CAMILO ANDRÉS CALDERON YEPES
Profesional Universitario – Grupo Nacional de Gestión Contable y Costos
LUZ ALBA CARVAJAL MONCADA
Coordinadora Grupo Nacional de Gestión Documental
Revisó
MAURICIO MOLANO YAÑEZ
Asesor Dirección General
YANET CUESTAS GÓMEZ
Subdirectora Administrativa y Financiera
DIEGO YESID ORTIZ
Profesional Especializado Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo
Aprobó
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
Fecha Aprobación:
Versión 02-2015
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................5
ALCANCE...................................................................................................................................................6
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1. OBJETIVOS ........................................................................................................................................7
1.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................7
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...............................................................................................................7
2. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ....................................................................................................8
3. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............ 10
4. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................... 11
4.1. EVOLUCION INSTITUCIONAL .......................................................................................................... 11
4.2. MISIÓN ...................................................................................................................................... 12
4.3. VISIÓN ....................................................................................................................................... 13
4.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL............................................................................................... 13
5. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................ 17
SIRDEC................................................................................................................................................ 19
SICLICO............................................................................................................................................... 20
SIFMELCO........................................................................................................................................... 20
SAILFO. ............................................................................................................................................... 20
SIIPF. .................................................................................................................................................. 20
SIAF .................................................................................................................................................... 21
Sistema de Quejas y Reclamos. ......................................................................................................... 21
Sistema de Transportes. .................................................................................................................... 21
6. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................. 23
6.1 PLANEACIÓN.................................................................................................................................... 23
6.1.1 Requisitos Técnicos................................................................................................................... 23
6.1.2 Requisitos Administrativos. ...................................................................................................... 23
6.1.3 Códigos Estructura Organizacional Según Normatividad Interna ............................................ 24
6.2 MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL ............................................................................................. 31
6.3 PRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 31
6.3.1 Formatos ................................................................................................................................... 32
6.3.1.1 Resoluciones. ......................................................................................................................... 32
6.3.1.2 Circulares. .............................................................................................................................. 33
6.3.1.3 Memorandos ......................................................................................................................... 33
6.3.1.4 Actas. ..................................................................................................................................... 34
6.4 ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................ 34
6.4.1 Identificación de Productores................................................................................................... 35
6.4.2 Estructura Orgánica ................................................................................................................. 35
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6.4.3 Series Documentales ................................................................................................................ 35
6.5 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................... 35
6.6 GESTION Y TRÁMITE ........................................................................................................................ 39
6.6.1 Recepción de Documentos ....................................................................................................... 39
6.6.2 Condiciones de Consulta de Documentos ................................................................................ 39
6.7 ORGANIZACIÓN ............................................................................................................................... 40
6.8 TRANSFERENCIA .............................................................................................................................. 41
6.8.1 Ciclo Vital De Los Documentos ................................................................................................. 41
6.9 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ..................................................................................................... 43
6.9.1 La conservación Total. ........................................................................................................... 43
6.9.2
Eliminación de Documentos.................................................................................................. 43
6.9.3
Selección Documental. .......................................................................................................... 43
6.10 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ................................................................................................... 44
6.11 VALORACIÓN ................................................................................................................................. 44
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................................... 46
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................................ 47
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INTRODUCCIÓN
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, presenta el Programa de Gestión
Documental, en cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 y las disposiciones legales establecidas por
el Archivo General de la Nación, el cual contempla acciones técnicas, administrativas, presupuestales
y tecnológicas para la administración del ciclo de vida de los documentos en diferentes soportes y
formatos.
El Programa de Gestión Documental contribuye con la eficiencia en la gestión de los siguientes
procesos institucionales:
Estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección.
Misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): Incluyen todos los procesos
que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su razón de ser.
Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los
procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.
Control: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el
análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
A nivel directivo las decisiones sobre las actividades de gestión documental son aprobadas por el
actual Comité Interno de Archivo y ejecutadas por la Subdirección Administrativa y Financiera –
Grupo Nacional de Gestión Documental, el Programa de Gestión Documental es evaluado por el
Archivo General de la Nación y la Oficina de Control Interno de la entidad.
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ALCANCE
El proceso de gestión documental se inicia con la planeación documental y finaliza con la valoración
documental, la cual se lleva a cabo permanentemente mediante el procedimiento “Gestión
Documental” y la Guía Elaboración y/o Actualización de Tabla de Retención Documental y su
formato de valoración de series/subseries y tipos documentales.
De acuerdo con el Plan Estratégico 2014-2018 de la entidad el programa se articula en el objetivo
estratégico No. 17 “CONSOLIDAR UNA CULTURA QUE SOPORTE LA ESTRATEGIA” y la iniciativa
“DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO”,
toda vez que el objetivo de la gestión es diseñar y poner en marcha acciones y políticas encaminadas
a fortalecer los valores institucionales, el trabajo en equipo y responsabilidad con el medio
ambiente, como fundamento para el logro de una cultura organizacional que soporte la estrategia.
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1. OBJETIVOS
1.1.
OBJETIVO GENERAL
Actualizar en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses el Programa de Gestión
Documental – PGD, que permita la aplicación de los procesos archivísticos de manera eficiente y
efectiva en cada una de las instancias del ciclo vital del documento. Desde su inicio hasta su
disposición final.
1.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Actualizar y aplicar el Programa de Gestión Documental (PGD), que contenga los procesos del
ciclo vital del documento.

Sensibilizar a los servidores públicos sobre las responsabilidades individuales relacionadas
con la aplicación de los procesos del Programa de Gestión Documental, como son los de
planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los
documentos, preservación a largo plazo y valoración de la información.
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2. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO
El presente Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los Servidores Públicos y
contratistas de apoyo a la gestión y en general a las partes interesadas del Instituto Nacional de
Medicina Legal y Ciencias Forenses, facilitando los mecanismos de participación ciudadana.
El Grupo de Gestión Documental del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses,
funciona desde antes de la publicación del Decreto 2699 de 1991, ”Por el cual se expide el Estatuto
Orgánico de la Fiscalía General de la Nación”, el cual establece en el Título XI Instituto Nacional de
Medicina Legal Capítulo 1 De la Naturaleza y Funciones Básicas que en su ARTICULO 178 señala: las
funciones que adelantará la División Administrativa dependencia a la cual pertenecía la Sección de
Archivo y Correspondencia.
Esta sección estaba integrada por un Jefe de Sección y funcionarios encargados de la recepción de
correspondencia y del manejo de archivo.
Los documentos que datan desde 1914, época en la cual se creó mediante Ley 53 de 1914, la Oficina
de Medicina Legal, fueron conservados por esta dependencia desde su inicio. El Ministerio de Justicia
Entidad de la cual fue Dirección General de Medicina Legal, le entregó al Instituto las historias
laborales de los funcionarios que fueron trasladados al nuevo Instituto de Medicina Legal y Ciencias
Forenses.
Esta documentación fue entregada mediante inventario y organizada de manera rudimentaria. Los
funcionarios del naciente Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses fueron arreglando
ese fondo acumulado desdoblando los documentos clasificándolos por dependencias y
conservándolos en estantes.
A partir del año 1997, se levantaron las primeras Tablas de Retención Documental, las cuales fueron
aprobadas en la vigencia 2000 y desde ese momento se han recibido las transferencias
documentales de las unidades organizacionales del Instituto, en aplicación de las TRD, procedimiento
que ha permitido mantener en un buen nivel de organización la documentación por cada
dependencia.
El Grupo Nacional de Gestión Documental que funciona actualmente, se creó mediante Resolución
No. 135 de 2011, “Por la cual se crean grupos internos de trabajo, se establecen sus funciones, se
destinan los respectivos empleos y se dictan otras disposiciones”, como unidad organizacional
dependiendo de la Subdirección Administrativa y Financiera y se le asignaron las siguientes
funciones:
1. Dirigir y controlar la gestión documental y realizar el seguimiento de correo y telegrafía en el
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nivel nacional en el Instituto.
2. Coordinar, supervisar y controlar el registro y trámite de correspondencia, muestras, Elementos
Materia de Prueba - EMP y evidencias.
3. Apoyar a la Subdirección Administrativa y Financiera en la coordinación de la gestión del Comité de
Archivo.
4. Elaborar y difundir anualmente el Programa de Gestión Documental del Instituto.
5. Organizar y supervisar la entrega ágil y oportuna de las respuestas o comunicaciones
institucionales.
6. Custodiar y administrar la producción documental de los archivos de las oficinas productoras a
nivel central.
7. Desarrollar las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del área, de
conformidad con lo establecido en la Constitución Política, la Ley, los estatutos y demás disposiciones
que determine la organización del Instituto.
El equipo de trabajo del Grupo Nacional de Gestión Documental, para dar cumplimiento a las
funciones asignadas, está conformado de la siguiente manera:
1 Coordinador del nivel profesional
1 Técnico Archivista
1 Técnico en Gestión Documental
3 Funcionarios del nivel asistencial
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3. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Normativos. El Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con las disposiciones
emanadas de las siguientes normas:
a. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos
b. Decreto 2609 de 2012
c. Decreto 2578 de 2012
d. Decreto 1515 de 2013
e. Acuerdo AGN 042 de 2002
f.
Acuerdo AGN 003 de 2013
g. Acuerdo AGN 004 de 2013
h. Acuerdo AGN 005 de 2013
i.
Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
Económicos. La Subdirección Administrativa y Financiera gestionará los recursos necesarios para la
implementación del presente Programa de Gestión Documental.
Administrativos. El Comité Interno de Archivo es la instancia de decisión en materia de gestión
documental; la oficina Asesora de Planeación es el área competente para asesorar técnicamente la
ejecución de los proyectos; el Grupo Nacional de Gestión Documental, es la instancia ejecutora de
los programas, proyectos y planes de acción.
Tecnológicos. El Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo y el Grupo Nacional de Gestión de las
Tecnologías y Comunicaciones, conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación deberá
establecer las acciones necesarias para adquirir el sistema de información para gestionar la
documentación e información de manera integral.
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4. MARCO CONCEPTUAL
4.1. EVOLUCION INSTITUCIONAL
Ley 53 del 29 de octubre de 1914:
El Congreso de Colombia organizó el Servicio Nacional de Medicina Legal, constituido por una Oficina
Central de Medicina Legal con sus dependencias en Bogotá (laboratorios de toxicología y anfiteatro)
y una oficina en cada una de las capitales de departamento, excepto Cundinamarca.
Ley 101 de 1931:
Dividió el territorio nacional en 14 zonas para la prestación de los servicios médico legales y asignó al
jefe de la Oficina Central de Medicina Legal de Bogotá la dirección técnica y científica de los servicios
forenses en todo el país. Se estructuró el servicio nacional de medicina legal, dependiente del
Departamento de Justicia del Ministerio de Gobierno.
Ley 904 de 1940:
Ordenó la construcción del Instituto de la Oficina Central de Medicina Legal de Bogotá, el cual se
comenzó a edificar en 1943 y se inauguró en 1948.
Ley 42 de 1945:
Otorga al Instituto el carácter de organismo científico central a nivel nacional y le ordenó prestar
servicios a la justicia, participar en la enseñanza de Medicina Legal en las Facultades de Medicina y
Derecho y formar especialistas en ese campo, además ampliar los servicios a otros campos de las
ciencias forenses -balística, hematología y biología, fotografía, psiquiatría, química y física, entre
otros-.
Decreto Reglamentario 105 de 1947:
El Instituto Central de Medicina Legal de Bogotá y las 14 Oficinas Seccionales que existían en las
capitales de Departamento e Intendencia del Chocó, pasaron a ser parte del Ministerio de Justicia,
recién creado.
Decreto 1700 de 1964:
La entidad adquirió el carácter de División, empezaron a funcionar los grupos de laboratorios
forenses en las ciudades de Cali Medellín, Barranquilla y Bucaramanga.
Decreto 005 de 1987:
La División de Medicina Legal fue elevada a la categoría de Dirección General y se le fija una nueva
estructura orgánica que permitió racionalizar los servicios, ampliar su estructura orgánica y aumentar
la planta de personal.
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Decreto 2699 de 1991:
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se transformó en un Establecimiento
Público del orden nacional, adscrito a la Fiscalía General de la Nación, con personería jurídica,
autonomía administrativa y patrimonio propio.
Decreto 261 de 2000:
Se modifica la estructura de la Fiscalía General de la Nación, la Junta Directiva del Instituto expidió el
Acuerdo 05 de 2000, estableciendo la nueva estructura interna de la entidad.
Ley 938 de 2004:
Establece que el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses pertenece a la Rama
Judicial y se encuentra adscrito a la Fiscalía General de la Nación, como establecimiento público del
orden nacional, dotado de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.
Acuerdo 06 de 2005:
La Junta Directiva desarrolla una estructura básica dentro de los lineamientos de la Ley 938 de 2004.
Acuerdo 03 de 2010:
Con el fin de desarrollar la estructura del Instituto en concordancia con lo señalado en la Ley 938 de
2004, la Junta Directiva desarrolla la estructura del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias
Forenses y señala funciones para las dependencias indicadas en esta Ley.
Acuerdo 04 de 2011:
Se desarrolló la estructura interna del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y se
establecieron sus funciones.
Acuerdo 08 de 2012:
Con el fin de ampliar la cobertura, mejorar la oportunidad en la prestación del servicio y facilitar el
manejo eficiente de los recursos financieros, físicos y humanos, acorde con los planes y programas
establecidos para el cumplimiento de la misión institucional, se aprueba el Acuerdo.
4.2.
MISIÓN
Como institución rectora del Sistema Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, prestamos
servicios a la sociedad en un marco de calidad, para apoyar técnica y científicamente a la
administración de justicia, respetando la dignidad de las personas y contribuyendo a restablecer sus
derechos.
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4.3.
VISIÓN
En el 2025 seremos líderes a nivel nacional e internacional en Medicina Legal y Ciencias Forenses y
generadores de conocimiento innovador.
4.4.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Para el cumplimiento de sus funciones, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
cuenta con la siguiente estructura normativa:
Resolución No. 135 de 2011 “Por la cual se crean grupos internos de trabajo, se establecen sus
funciones, se destinan los respectivos empleos y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 08 de 2012 "Por el cual se desarrolla la estructura interna del Instituto Nacional de Medicina
Legal y Ciencias Forenses y se establecen sus funciones”.
Resolución No. 1084 de 2012, se modificó el nombre de “Grupo Red Nacional de NNs y Búsqueda de
Personas Desaparecidas” por “Red Nacional de Cadáveres en Condición de no Identificados y
Personas Desaparecidas”.
Resolución No. 0243 de 2013, “Por la cual se Crean, suprimen o trasladan Grupos Internos de Trabajo
y se establecen sus funciones en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses” “Grupo
Nacional de Gestión de Viáticos y Comisiones, Grupo de Metrología, Traslado del Grupo Nacional de
Gestión Contractual administrativa y funcionalmente a la Secretaría General”.
Resolución No. 015 de 2014, “Por la cual se Crea el Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo y El
Grupo Nacional de Tecnologías de Información y Comunicaciones, los cuales dependerán del servidor
público que designe el Director General, mediante comunicación dirigida al mismo” .
Resolución No. 081 de 2014, “Por la cual se Crea el Grupo Nacional de Investigación Científica y
Biblioteca Forense, el cual dependerá administrativa y funcionalmente de la Subdirección de
Investigación Científica y será coordinado por el servidor público que designe la Subdirectora de
Investigación Científica, mediante comunicación dirigida al mismo”.
Resolución No. 082 de 2014, “Trasladar el Grupo Nacional de Reglamentación Forense a la
Subdirección de Servicios Forenses del Instituto”.
Resolución No. 461 de 2014, “Crear el Laboratorio de Investigación Genética de Restos Humanos
dependerá orgánica y funcionalmente en la Dirección Seccional Meta – Dirección Regional OrienteSubdirección de Servicios Forenses del Instituto y funcionará en la ciudad de Villavicencio
Departamento del Meta”.
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Resolución No. 1154 de 2014, “Por la cual se dispone el área de cobertura de las Unidades Básicas
Móviles”
Resolución No. 1155 de 2014, “Por la cual se dispone la redistribución de unas Unidades Básicas”.
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Ilustración 1. Estructura Orgánica-Funcional INMLYCF
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Ilustración 2. Estructura Orgánica- Funcional Regionales INMLYCF
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5. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se realiza bajo los
siguientes principios:
a. Planeación. La creación de documentos está orientada al cumplimiento de la misión institucional,
los cuales contienen análisis legal, funcional y archivístico que determinan su utilidad como
evidencia, con miras a facilitar su gestión. Toda la documentación requerida para la implementación
de la NTC-ISO-IEC 17025:2005 e ISO 9001:2008, según la jerarquía de la documentación se desarrolla
acorde con el procedimiento de “Control de Documentos”, esta información se encuentra disponible
en el Listado Maestro de Documentos en el aplicativo ISOLUCION.
b. Eficiencia. Los documentos producidos por la entidad atienden el cumplimiento de los objetivos
estratégicos y son acordes con las funciones de cada proceso.
c. Economía. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses tiene establecidos los
costos derivados de la gestión de sus documentos en físico sin reflejar el valor de su contenido, el
cual se encuentra de manera detallada en el documento adjunto (Anexo A – Estudio de Costos)
d. Control y seguimiento. En la entidad se segura el control y seguimiento de la totalidad de los
documentos que se producen o reciben, a lo largo de todo el ciclo de vida, es decir desde la
planeación hasta la disposición final. Procedimiento “Gestión Documental”.
e. Oportunidad. La entidad cuenta con un mecanismo que garantiza que los documentos están
disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos, según
el formato “Préstamo de Documentos”
f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración, por lo
tanto y con el fin de identificar, recopilar, controlar el acceso, el almacenamiento y archivo,
preservación y disposición final de los registros técnicos y de la calidad de las Unidades
Organizacionales, así como de señalar las responsabilidades y autoridad sobre los registros en cada
una de éstas etapas, se ha establecido el procedimiento “Control de Registros”. A través de este
procedimiento se garantiza la preservación de los registros, la confidencialidad, la permanencia y
disponibilidad de los mismos para cuando sea requerido por las partes interesadas.
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g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creación. Para ello se cuenta con el procedimiento “Gestión
Documental”. En este procedimiento se ha establecido la responsabilidad del Jefe de cada Unidad
Organizacional de identificar y clasificar los registros técnicos y de la calidad, establecer el medio, la
frecuencia y el responsable de recoger estos registros, definir las condiciones ambientales y de
soporte requeridas para el almacenamiento de los mismos, controlar el acceso a estas áreas
(Archivos de Gestión), establecer el tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión y realizar las
transferencias una vez cumplidos los requisitos, al Archivo Central. Este procedimiento se ha
armonizado con la normatividad vigente colombiana, Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
h. Agrupación. Los documentos de archivo del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias
Forenses, se encuentran agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes). La
identificación de las Secciones y Subsecciones documentales de la información que produce cada
dependencia u oficina se estableció a través de los niveles jerárquicos con los que cuenta la entidad,
lo que permitió la construcción del organigrama que refleja claramente la estructura del Instituto.
De esta manera se hizo una recopilación de información donde todas las Unidades Organizacionales
están creadas mediante un acto administrativo vigente.
i. Vínculo Archivístico. La identificación de los niveles directivos y subalternos permitió actualizar
y/o elaborar las Tablas de Retención Documental (TRD) y realizar la codificación de manera específica
en el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), el cual es un esquema que refleja la jerarquización y
clasificación dada a la documentación producida por la institución. Allí se registran jerárquicamente
las secciones, subsecciones, series y subseries documentales. El código se asignó a las dependencias,
teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura organizacional de la entidad.
j. Protección del medio ambiente. La entidad cuenta con los programas de Control de Condiciones
Ambientales, Control de Plagas y Limpieza. (Anexo B – Plan De Limpieza y Desinfección de Áreas y
Documentos de Archivo).
Desde el Grupo Nacional de Gestión de Salud Ocupacional se han emprendido campañas acordes con
la políticas de cero papel en desarrollo de la Directiva Presidencial No. 04 de 2012 y de reciclaje
contribuyendo a la protección del medio ambiente. Esta área elaboró el Manual Lineamientos de
buenas prácticas ambientales que comprende, el establecimiento de mecanismos para el ahorro de
energía, reducir el consumo de agua, de materiales e insumos, la reducción de generación de
residuos y de vertimientos de aguas residuales.
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Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 182618
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Subdirección Administrativa y Financiera
El Grupo Nacional de Gestión Salud Ocupacional, Higiene industrial y Medio ambiente, se ha
encargado de la dotación para todos los servidores del Instituto de canecas, verdes para el depósito
de materiales no reciclables, grises para depositar los materiales reciclables y blancas para el
depósito de materiales de vidrio, así como de establecer los puntos ecológicos en los pasillos de la
Entidad para la recolección de materiales reciclables.
k. Autoevaluación. El Programa de Gestión Documental y sus elementos son evaluados
periódicamente, mediante auditorías internas concebidas en el Instituto Nacional de Medicina Legal
y Ciencias Forenses, como herramientas de mejoramiento.
l. Coordinación y acceso. Las Unidades Organizacionales, son autónomas en coordinar el acceso y
manejo de la información que custodian, evitando así la duplicidad de acciones frente a los
documentos de archivo y el cumplimiento de la misión propia de cada área.
m. Cultura archivística. En desarrollo de la cultura archivística, el Grupo Nacional de Gestión
Documental permanentemente, efectúa campañas de sensibilización respecto de la importancia y
valor de los archivos de la institución y sobre el uso de las unidades de conservación documental en
el nivel central y nacional. También realiza acompañamiento personal mediante visitas para brindar
capacitación en el manejo de los archivos de gestión y central.
n. Modernización. Los funcionarios del Grupo Nacional de Gestión Documental del nivel central se
encuentran dotado de equipos de cómputo adquiridos en la vigencia 2014 e impresoras y escáneres
para el desarrollo de sus funciones. Así mismo, las dependencias del nivel descentralizado que
cumplen estas mimas funciones se encuentran dotados también de estos mismos elementos.
o. En el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, para el desarrollo de sus
actividades misionales y administrativas se cuenta con los siguientes sistemas de información:
SIRDEC: El Sistema de Información para el Registro de Personas Desaparecidas y Cadáveres, es un
sistema WEB que cuenta con dos grandes módulos así:
-
Desaparecidos: Permite el registro, seguimiento y cruce de personas desaparecidas con el
registro de Cadáveres que aparece en SIRDEC. Adicional a ello permite registrar las familias
de los desaparecidos, así como el reportante, la toma de muestras para posteriores cotejos
genéticos, genera el formato Único para el Registro de Desaparecidos, al que el Sistema le
asigna un número de registro. El formato de cadena de custodia por cada EMP creado,
permite realizar un seguimiento por cada caso y el registro de documentos e imágenes
asociadas al caso. Al registro de desaparecidos acceden además de los funcionarios del
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-
Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, usuarios de la Fiscalía General de la
Nación (CTI), Policía Nacional, Comisión Nacional de Búsqueda de Desaparecidos, Defensoría
del Pueblo, Procuraduría y funcionarios de Alcaldías Municipales.
Cadáveres: El módulo de registro de Cadáveres permite el ciclo forense completo desde el
registro del fallecido hasta la entrega del mismo a los familiares pasando por el proceso de
necropsia, identificación, la generación creación de EMPs y sus solicitudes, así mismo, el
registro de documentos e imágenes asociadas al caso, segundas necropsias, proceso de
antropología, casos de cuerpos esqueletizados de fosas comunes (CUVI) y cruce entre el
registro de cadáveres con el de desaparecidos. El sistema permite generar documentos por
cada proceso, en la actualidad todos están asociados al número de radicado asignado al caso
desde el sistema.
SICLICO: El Sistema de Información para Clínica y correspondencia, es un sistema totalmente WEB
que permite el registro de casos de lesiones no fatales para el servicio de Clínica Forense, Psiquiatría
y Psicología Forense. Se le han realizado ajustes para el registro de la correspondencia Administrativa
con el control de los documentos allegados a cada caso, permite la digitalización de los documentos y
los asocia al radicado asignado por el sistema. Se está adecuando para el proceso de asignación de
citas y el envío de la correspondencia recibida. El sistema genera un documento por cada valoración
realizada y aplica los reglamentos técnicos para el servicio de Clínica Forense. Permite el registro de
EMPS y sus respectivas solicitudes, así como el registro de documentación adicional o digitalización
de imágenes asociadas al caso.
SIFMELCO: Sistema WEB que cumple con el flujo de un laboratorio forense así: recepción,
administración, proceso de análisis, cálculos estadísticos sobre perfiles genéticos, carga automática o
manual de los perfiles genéticos, revisión, envío y archivo. Se ajustó según los procesos actuales del
laboratorio de Genética. Por cada caso registrado el sistema genera un número de radicado único al
que se le asocia el documento del informe pericial, los documentos de revisión, genera el formato de
cadena de custodia, planillas internas de laboratorio, planillas a otras dependencias y planillas de
envío de correspondencia dentro del Módulo de Correspondencia.
SAILFO: Sistema de información WEB desarrollado por la empresa STARLIMS, para los procesos de
Laboratorio forense a nivel nacional, sistema que permite generar documentos como los informes
periciales y la asociación de documentos e imágenes por cada caso.
SIIPF: Sistema de información Cliente Servidor desarrollado por la empresa STARLIMS para el
proceso de los laboratorios forenses de la Regional Bogotá, permite realizar el proceso de
correspondencia, la generación de documentos asociados al caso y o radicado de correspondencia, la
generación de planillas internas y externas para el trámite de documentos entre dependencias y el
envío de cada uno de ellos.
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SIAF: Sistema de Información cliente servidor para el proceso de Nómina, Presupuesto, Tesorería,
Contabilidad, inventarios y almacén. Genera una gran variedad de documentación relacionada con
los funcionarios y procesos administrativos.
Sistema de Quejas y Reclamos: Sistema WEB para el registro y seguimiento de las quejas registradas
por usuarios a nivel nacional, tiene anexo en la página institucional un formulario web que permite el
registro de cada una de estas quejas para su posterior seguimiento en la Oficina de Control Interno
Disciplinario.
Sistema de Transportes: Sistema WEB para el registro de los vehículos y todo lo relacionado con su
mantenimiento, gastos y consumos.
Dentro de los mecanismos de salvaguarda y recuperación de la información que soporta cada uno de
los aplicativos que se usan en el Instituto, es importante precisar que todos estos, son herramientas
desarrolladas en ambiente Web, lo que implica que tanto la aplicación como la Base de Datos que
alberga toda la información que se deposita en estos sistemas está centralizada, gestionada y
administrada técnicamente desde el nivel central.
Estos sistemas se encuentran instalados en dos equipos Servidores, uno de aplicación y el otro de
Base de Datos, ubicados en el Centro de Cómputo Principal del Instituto Nacional de Medicina Legal y
Ciencias Forenses en la Sede Central de la ciudad de Bogotá, garantizando una adecuada
administración, con el propósito de mantener operativo de manera continua el servicio que
demandan estas aplicaciones.
Por lo anterior los Backup o Copias de Seguridad de la información, depositada en estas bases de
datos son responsabilidad y están siendo realizados periódicamente por los Ingenieros encargados
de la administración de estos Equipos Servidores, los cuales pertenecen a los Grupos Nacionales de
Tecnologías de Información y Comunicaciones y de Gestión de Desarrollo. La periodicidad de estas
copias de seguridad es diaria y se realizan de manera automática al finalizar el día. También se
efectúa un chequeo permanente de la calidad y completitud de estas copias de seguridad con el fin
de asegurar su restauración en el momento que se requiera.
Así mismo, mediante Circular número 21-DG-2012 de fecha 17 de septiembre de 2012 emitida por la
Dirección General y puesta en conocimiento de todos los funcionarios del Instituto a nivel nacional,
se establece lo siguiente: “7. El proceso de salvaguarda de información (copias de seguridad) de la
información almacenada en los discos duros de los computadores de escritorio o portátiles, es
responsabilidad directa de cada funcionario”; lo que significa que toda información que se encuentre
por fuera de los dispositivos de almacenamiento y equipos Servidores del Centro de Cómputo
Principal del Instituto, es responsabilidad de cada funcionario el hecho de mantener salvaguardada
esta información en caso de alguna contingencia de falla que pueda presentarse en un equipo de
escritorio. Para el caso anterior, el funcionario debe realizar copias de seguridad periódicas de la
información misional que almacene en sus equipos, labor que puede ser apoyada por el área de
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Informática del Nivel Central o por el funcionario que cumple funciones de facilitador de Sistemas en
las Regionales.
p. Orientación al ciudadano. A la fecha existe una aplicación WEB que permite a la Comunidad en
General, consultar el ingreso del registro de desaparecidos y de cadáveres a nivel nacional y su
estado actual.
Información Pública: Esta aplicación se encuentran en proceso para convenios inter-administrativos
que permiten el intercambio de información, de la misma manera y cumpliendo con los lineamientos
de Gobierno en línea, es posible generar aplicaciones que permitan a los usuarios generar reportes
estadísticos o consultas de datos que se pueden considerar como públicos pero que requieren
revisión y validación por parte de los grupos nacionales, CRNV y la Oficina Jurídica para su posterior
implementación y puesta como información pública.
q. Neutralidad tecnológica. La entidad garantiza los desarrollos propios en un ambiental sostenible
“SIRDEC, SIAVAC, SICLICO, SIFMELCO, Sistema de QYR, Transportes e Información Pública”. La
institución también cuenta con software los cuales fueron adquiridos para labores especifica SAILFO
para los procesos de Laboratorio forense a nivel nacional, SIIPF para el proceso de los laboratorios
forenses de la Regional Bogotá. SIAF para el proceso de Nómina, Presupuesto, Tesorería,
Contabilidad, inventarios y almacén.
r. Protección de la información y los datos. La entidad garantiza la protección de la información y los
datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
Ilustración 3. Esquema Sistema de Información
ESQUEMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
USUARIOS
EXTERNOS Y
MOVILES
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
INTERNET
SIRDEC
SAILFO
SICLICO
SIFMELCO SIAF
QYR
TRANSPORTES
SOFTWARE DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
SIIPF
USUARIOS
INTERNOS
USUARIOS
INTERNOS
USUARIOS
INTERNOS SGD
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Martha Lucia Ayala Mora
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6. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
6.1 PLANEACIÓN
6.1.1 Requisitos Técnicos: Se actualizaron los manuales de procesos y procedimientos del Grupo
Nacional de Gestión Documental y se recopilaron los formatos regulados, manual de funciones,
adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes
fases del ciclo vital. Para ello, se verificó el cumplimiento de las siguientes condiciones:



Centralización de la recepción y envío de los documentos.
Actualización Procedimiento “Gestión Documental”.
Aprobación de las tablas de retención y/o de valoración documental por parte del Archivo
General de la Nación.
6.1.2 Requisitos Administrativos: Se analizó la conveniencia de integrar el programa de gestión
documental (PGD) con las funciones administrativas del Instituto, así como con los sistemas de
información y demás herramientas informativas de las que hace uso la Entidad.
Desde la vigencia 2010, se consideró la conveniencia de alinear el programa de Gestión Documental
con el Plan Estratégico Institucional 2011-2014 de la siguiente manera: Perspectiva: APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO, Iniciativa: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL cuyo objetivo
es; DESARROLLAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ADMINISTRAR
EL FLUJO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES.
Así mismo, para el desarrollo del PGD y con el fin de contar con los recursos financieros que
permitieran su ejecución se inscribió ante el Departamento Nacional de Planeación (DNP) desde la
vigencia 2009, el proyecto de Inversión ADQUISICIÓN, CONTRUCCIÓN, DOTACIÓN Y
FORTALECIMIENTO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA EL ARCHIVO DEL INMLYCF.
Con cargo a este proyecto se solicitarán recursos para financiar las diferentes etapas del Programa de
Gestión Documental. Todas las unidades organizacionales están haciendo uso de las unidades de
conservación documental para organizar los documentos producidos.
Se evaluaron las condiciones actuales de las instalaciones de los archivos con el fin de determinar sí
reúnen las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las
recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas
y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del
archivo, distribución de mobiliario y equipo y se presentaron las recomendaciones al Grupo Nacional
de Arquitectura y Construcciones de la Entidad para que sean tenidas en cuenta a la hora de
construir o adecuar instalaciones de Archivo.
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Se recopiló la información necesaria para realizar la Codificación Jerarquizada para la estructura
organizacional de la entidad, acorde con la normatividad interna vigente, la cual servirá de insumo en
la creación y/o actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD).
6.1.3 Códigos Estructura Organizacional Según Normatividad Interna
Para la creación de códigos para el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, se tuvo
en cuenta los niveles de dependencia jerárquica y solo se asignó código a aquellas oficinas o grupos
de trabajo que están debidamente creados por un acto administrativo. A continuación se relacionan
los códigos creados para la entidad:
UNIDAD ORGANIZACIONAL
Dirección General
Grupo Nacional de Comunicaciones
Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo
Grupo Nacional de Tecnología de la Información y Comunicaciones
Grupo Nacional de Certificación Forense
Oficina de Control Interno
Oficina de Planeación
Oficina Jurídica
Oficina de Control Disciplinario Interno
Secretaría General
Oficina de Personal
Grupo de Bienestar Social y Desarrollo Organizacional
Grupo de Registro y Control
Grupo Nacional de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente
Grupo Nacional de Gestión Contractual
Subdirección de Investigación Científica
Escuela de Medicina Legal y Ciencias Forenses
Subdirección de Servicios Forenses
Grupo Nacional de Clínica y Odontología Forense
Grupo Nacional Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Nacional de Genética Forense
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CÓDIGO
SUGERIDO
10000
10001
10002
10003
10004
10010
10020
10030
10040
10100
10110
10111
10112
10120
10130
10150
10151
10200
10201
10202
10203
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Subdirección Administrativa y Financiera
UNIDAD ORGANIZACIONAL
Grupo Nacional de Ciencias Forenses
Grupo Nacional de Patología Forense
Grupo Nacional de Referencia Nacional sobre Violencia
Red Nacional de Cadáveres en Condición de No Identificados y Personas
Desaparecidas
Grupo Nacional De Reglamentación Forense
Genética Forense - Convenio ICBF
Subdirección Administrativa y Financiera
CÓDIGO
SUGERIDO
10204
10205
10206
10207
Grupo Nacional de Gestión Financiera
Grupo Nacional de Gestión Presupuestal
Grupo Nacional de Gestión Contable y de Costos
Grupo Nacional de Gestión de Tesorería
Grupo Nacional de Gestión Administrativa
Grupo Nacional de Gestión Documental
Grupo Nacional de Gestión de Bienes e Inventarios
Grupo Nacional de Servicios Técnicos Especializados
Grupo Nacional de Arquitectura y Construcción
Grupo Nacional de Gestión de Transportes y Parque Automotor
Grupo Nacional de Gestión de Viáticos y Comisiones
Regional Bogotá
Grupo Administrativo y Financiero
Red de Cadáveres en Condición de No Identificados y Personas
Desaparecidas
Grupo De Antropología Forense
Grupo Patología Forense
Grupo Clínica Forense
Grupo De Psiquiatría y Psicología Forenses
Grupo De Estupefacientes
Grupo De Toxicología Forense
Grupo De Grafología Forense
Grupo De Balística Forense
Grupo De Biología Forense
Grupo De Evidencia Traza
Grupo De Física Forense
Grupo De Genética Forense
Grupo De Lofoscopia Forense
Grupo de Metrología
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10208
10209
10250
10251
10252
10253
10254
10255
10256
10257
10258
10259
10260
10261
10300
10301
10302
10303
10304
10305
10306
10307
10308
10309
10310
10311
10312
10313
10314
10315
10316
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
UNIDAD ORGANIZACIONAL
Unidad Básica Toberin
Unidad Básica Tunjuelito
Unidad Básica Paloquemao
Unidad Básica Kennedy
Unidad Básica Sede Central
Unidad Básica Engativá
Unidad Básica Delito Sexuales
Unidad Básica Casa de Justicia
Unidad Básica Atención al Menor
Regional Norte
CÓDIGO
SUGERIDO
10320
10321
10322
10323
10324
10325
10326
10327
10328
10350
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
Seccional Atlántico
Unidad Básica Sabanalarga
Unidad Básica Soledad
Unidad Básica de Baranoa
Seccional Bolívar
Unidad Básica Carmen de Bolívar
Unidad Básica Magangué
Unidad Básica San Andrés y Providencia
Seccional Guajira
Unidad Básica Maicao
Unidad Básica Móvil de Fonseca-Guajira
Seccional Magdalena
Unidad Básica El Banco
Unidad Básica Ciénaga
Unidad Básica Móvil Magdalena
Unidad Básica de Plato
Seccional Sucre
Unidad Básica Móvil Sucre
Unidad Básica Santiago de Tolú
Regional Noroccidente
10450
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
10451
10455
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Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 182626
10351
10355
10360
10365
10370
10371
10372
10373
10385
10386
10387
10388
10400
10401
10402
10415
10416
10417
10418
10419
10430
10431
10432
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
UNIDAD ORGANIZACIONAL
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
Seccional Chocó
Unidad Básica Móvil Chocó
Seccional Córdoba
Unidad Básica Lorica
Unidad Básica Móvil Córdoba
Unidad Básica Caucásica
Seccional Antioquia
Unidad Básica Caldas
Unidad Básica Andes
Unidad Básica Chigorodó Apartadó
Unidad Básica Rionegro
Unidad Básica Segovía-Remedios
Unidad Básica Bello
Unidad Básica Envigado
Unidad Básica Itaguí
Unidad Básica Puerto Boyacá
Unidad Básica Turbo
Unidad Básica Yarumal
Unidad Básica La Ceja
Unidad Básica Móvil Norte de Aburrá
Regional Nororiente
CÓDIGO
SUGERIDO
10460
10465
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
Seccional Santander
Unidad Básica Barrancabermeja
Unidad Básica San Gil
Unidad Básica Cimitarra
Unidad Básica Móvil García Rovira
Unidad Básica Móvil Santander
Seccional Norte de Santander
Unidad Básica Pamplona
Unidad Básica Ocaña
UNIDAD ORGANIZACIONAL
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Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 182627
10475
10476
10495
10496
10497
10498
10515
10516
10517
10518
10519
10520
10521
10522
10523
10524
10525
10526
10527
10528
10550
10551
10555
10560
10565
10575
10576
10577
10578
10579
10580
10595
10596
10597
CÓDIGO
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
SUGERIDO
Seccional Cesar
Unidad Básica Aguachica
Unidad Básica Chiriguaná
Unidad Básica Codazzi
Unidad Básica Bosconia
Seccional Arauca
Unidad Básica Saravena
Unidad Básica Tame
Regional Occidente
10615
10616
10617
10618
10619
10635
10636
10637
10650
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
Seccional Risaralda
Unidad Básica Cartago
Unidad Básica Marsella
Unidad Básica de Santa Rosa de Cabal
Unidad Básica Apía
Unidad Básica Belén de Umbría
Unidad Básica la Virginia
Unidad Básica Móvil Pereira
Seccional Quindío
Secciona Caldas
Unidad Básica Chinchiná
Unidad Básica Riosucio
Unidad Básica Manzanares
Unidad Básica Anserma
Unidad Básica Aguadas
Regional Oriente
10750
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
10751
10755
10760
10765
UNIDAD ORGANIZACIONAL
10651
10655
10660
10665
10675
10676
10677
10678
10679
10680
10681
10682
10695
10715
10716
10717
10718
10719
10720
CÓDIGO
SUGERIDO
Seccional Meta
Unidad Básica San José del Guaviare
Unidad Básica Acacias
Unidad Básica Granada
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Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 182628
10775
10776
10777
10778
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
Unidad Básica Puerto López
Unidad Básica Vichada
Unidad Básica Guainía
Unidad Básica del Meta
Seccional Boyacá
Unidad Básica Chiquinquirá
Unidad Básica Garagoa
Unidad Básica Duitama
Unidad Básica Sogamoso
Seccional Cundinamarca
Unidad Básica Soacha
Unidad Básica Fusagasugá
Unidad Básica Zipaquirá
Unidad Básica Girardot
Unidad Básica Facatativa
Unidad Básica Cáqueza
Unidad Básica Ubate
Unidad Básica Villeta
Unidad Básica Chocontá
Unidad Básica La Mesa
Unidad Básica Amazonas
Unidad Básica Móvil Norte de La Sabana
Seccional Casanare
Unidad Básica Paz de Ariporo
Regional Suroccidente
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
Seccional Cauca
Unidad Básica El Bordo
Unidad Básica Móvil Norte del Cauca
UNIDAD ORGANIZACIONAL
10779
10780
10781
10782
10795
10796
10797
10798
10799
10815
10816
10817
10818
10819
10820
10821
10822
10823
10824
10825
10826
10827
10835
10836
10850
10851
10855
10860
10865
10870
10871
10872
CÓDIGO
SUGERIDO
Seccional Nariño
Unidad Básica Túquerres
Unidad Básica Tumaco
Unidad Básica Ipiales
Unidad Básica La Unión
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Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 182629
10890
10891
10892
10893
10894
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
Seccional Valle
Unidad Básica Palmira
Unidad Básica Buenaventura
Unidad Básica Yumbo
Unidad Básica Buga
Unidad Básica Siloé
Unidad Básica Agua Blanca
Unidad Básica Atención al Infante y al Adolecente
Unidad Básica Roldanillo-Zarzal
Unidad Básica Sevilla-Caicedonia
Unidad Básica Móvil Central del Valle
Unidad Básica Móvil de Cali
Regional Sur
Grupo Regional Administrativo y Financiero
Grupo Regional de Clínica, Odontología, Psiquiatría y Psicología Forense
Grupo Regional de Patología, Antropología Forense e Identificación
Grupo Regional de Ciencias Forenses
Unidad Básica Garzón
Unidad Básica La Plata
Unidad Básica Pitalito
Unidad Básica Móvil Huila
Seccional Caquetá
Seccional Putumayo
Unidad Básica Puerto Asís
Seccional Tolima
Unidad Básica Espinal
Unidad Básica Mariquita
Unidad Básica La Dorada
Unidad Básica Líbano
10910
10911
10912
10913
10914
10915
10916
10917
10918
10919
10920
10921
10950
10951
10955
10960
10965
10970
10971
10972
10973
10980
10985
10986
10990
10991
10992
10993
10994
Para la actualización de los códigos de la entidad, se tuvo en cuenta los siguientes aspectos:




Disposiciones legales; actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios
estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)
Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.
Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de
funciones.
Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto, el cual está basado en los modelos de gestión
establecidos en los sistemas normalizados NTC-ISO-IEC-17025:2005, NTC-GP1000:2009 y NTC-ISO
9001:2008. Este Sistema de Gestión de Calidad cubre los aspectos que se muestran en el
siguiente mapa de procesos.
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6.2 MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL
Ilustración 4. Mapa de Procesos Institucional
6.3 PRODUCCIÓN
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, la producción documental comprende los
aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las
funciones propias de cada dependencia.
Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de la
Nación. Cada entidad deberá adaptarlos a su particularidad (logotipo, nombre, firmas autorizadas,
entre otros.). Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta las siguientes normas:
NTC 3393 Elaboración de Cartas Comerciales
NTC 3234 Elaboración de Circulares
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NTC 3397 Elaboración de Memorandos
NTC 3394 Elaboración de Actas
NTC 3588 Elaboración de Informes
NTC 3369 Guías para elaboración de sobres
NTC 4176 Elaboración de Certificados y Constancias
6.3.1 Formatos
6.3.1.1 Resoluciones: Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que
tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.
Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio público.
UNIDAD
PRODUCTORA
DIRIGIDO A
 Unidades Organizacionales – Servidores Públicos, toma
de una decisión obligatoria y permanente con
facultades legales para el cumplimiento de las funciones
asignadas a las dependencias.
 Fondo de Pensiones,
Incapacidades, Horas extras, Licencias ordinarias, luto,
Auxilio de transporte, retiro parcial de cesantías, prorroga
de licencia ordinaria
Dirección General
 Concurso de méritos, apertura de procesos,
declaratoria desierta, adjudicación, incumplimiento del
contrato, terminación de contrato
Secretaria General
SISTEMA DE
ORDENACIÓN
Numérico de
Enero a
Diciembre
Numérico de
Enero a
Diciembre
 Vacaciones, interrupción, aplazamiento
Subdirección
Administrativa
Financiera
y
Oficina de Personal
 Incapacidad laboral, por enfermedad, licencia de
maternidad-paternidad, accidente de trabajo
 Asignación presupuestal: adiciones y modificaciones
 Modificaciones al plan de adquisiciones
 Responsables de caja menor
 Cuantía de caja menor
 Viáticos: comisiones
Resoluciones Secretaria General:
Numérico de
Enero a
Diciembre
La numeración
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 Actos administrativos, vacaciones, horas extras,
licencias Ordinarias, Pagos de indemnización cuando
son sentencias judiciales, retiro parcial de cesantías
Resoluciones Dirección General
 Nombramientos, renuncia,
abandono de cargo, insubsistencias, traslados,
suspensiones, encargo temporal, faltas disciplinarias
Nota: la oficina de personal conserva y archiva copias.
Creación Subcomites Regionales
Dirección Regional
se genera en la
Secretaria
General o
Dirección
General y es
numérica de
Enero a
Diciembre
Numérico de
Enero a
Diciembre
6.3.1.2 Circulares: Escrito dirigido a varias personas para comunicarles algo: la dirección ha mandado
una circular a sus empleados en la que notifica el cambio de domicilio. Comunicación, notificación.
UNIDAD
PRODUCTORA
Dirección General
DIRIGIDO A
SISTEMA DE
ORDENACIÓN
Unidades Organizacionales – Servidores
Públicos
Numérico de Enero a
Diciembre
6.3.1.3 Memorandos: Escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes
departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o
disposición.
UNIDAD
PRODUCTORA
DIRIGIDO A
Dirección General
Unidades Organizacionales – Servidores
Públicos a nivel nacional
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Secretaria General
Unidades organizacionales
Servidores Públicos a nivel nacional
Oficina de Personal
Servidores Públicos a nivel nacional
Direcciones Regionales
Servidores Públicos a nivel Regional
SISTEMA DE
ORDENACIÓN
Numérico de Enero a
Diciembre
Numérico de Enero a
Diciembre
Numérico de Enero a
Diciembre
Numérico de Enero a
Diciembre
Numérico de Enero a
Diciembre
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6.3.1.4 Actas: Documento en el que se exponen los trabajos presentados en ciertas reuniones o
encuentros de carácter técnico o científico. Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido,
tratado o acordado en una junta o reunión.
UNIDAD
PRODUCTORA
DIRIGIDO A
Secretaria General
Reunión, junta directiva – Servidores Públicos
Dirección Regional
Dirección Seccional
Oficinas Asesoras
Subdirecciones
Grupos Internos de
Trabajo
Oficina de Personal
Reuniones institucionales – Servidores
Públicos
De reunión y de posesión – Servidores
Públicos
SISTEMA DE
ORDENACIÓN
Numérico de Enero a
Diciembre
Cronológicos
Numérico de Enero a
Diciembre
6.4 ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Este instrumento permite establecer los tipos documentales con sus correspondientes códigos de
acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad contemplados en ISOLUCION, tiempos de retención,
disposición final y procedimientos a realizar con la documentación de acuerdo a la normatividad
vigente en la materia cuando existe, identificar la información que administran las Unidades Básicas
así como conocer los problemas y observaciones en cuanto al trámite, producción y conservación de
la información, entre otras.
Las actividades adelantadas estableció las pautas para el Diseño del Cuadro de Clasificación
Documental del Instituto, está herramienta facilitará la ubicación y permitirá el control documental,
contribuyendo en lograr que el archivo del Instituto cumpla con el objetivo de permitir el acceso a los
documentos.
Se logró estandarizar la codificación en la entidad, permitiendo obtener de manera global toda la
documentación producida en el Instituto y lo referente directamente a las Series y Subseries, en
cuanto a que se reflejará la dependencia responsable, la normatividad que incide para cada una, el
proceso sobre el que recae la producción de la información.
Para el desarrollo del diseño se tuvo en cuenta las Tablas de Retención Documental de los Grupos y
las encuestas realizadas en la elaboración de éstas, la estructura orgánica funcional vigente del
Instituto, los procesos, funciones, las disposiciones legales, las Normas Técnica de Calidad en la
Gestión Pública – NTCGP 1000:2009, NTC-ISO-IEC 9001:2008 y MECI 1000:2005. A continuación se
relaciona los aspectos que sirvieron de insumo para la realización de esta actividad:
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6.4.1 Identificación de Productores
A partir de la información recolectada para identificar cada una de las unidades organizacionales que
conforma la entidad, se revisaron previamente los actos administrativos de elaboración y
reestructuración del organigrama.
6.4.2 Estructura Orgánica
Para identificar las Secciones y Subsecciones documentales relacionadas con la documentación que
produce cada dependencia del Instituto, se estableció la jerarquía con la que cuenta la entidad y que
se refleja claramente en el organigrama, del mismo modo se hizo una recopilación de información
donde todas las Unidades Organizacionales están creadas con algún acto administrativo vigente.
Estos datos y la identificación de los niveles directivos y subalternos permitieron realizar la
codificación mucho más específica en el Cuadro de Clasificación Documental. Se establecieron así
mismo las dependencias directas y las oficinas productoras de los documentos de acuerdo a las
líneas de autoridad establecidas en el Organigrama del Instituto. (Anexo C – Organigrama
Codificado).
6.4.3 Series Documentales
Estas fueron identificadas según las funciones y actividades de cada unidad organizacional y se
muestran dentro de las TRD actualizadas y/o elaboradas. Posteriormente dichas TRD deben ser
aprobadas por el Comité de Desarrollo Administrativo.
6.5 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Recopila toda la información y permite tener una visión global de la producción documental con la
que está trabajando la entidad, del mismo modo aporta las relaciones que se manejan dentro de las
series y subseries, reflejando según la unidad organizacional los procesos establecidos en la
Institución donde se direcciona toda su funcionalidad en cumplimiento de la misión de la Institución.
El Cuadro de Clasificación Documental es un esquema que refleja la jerarquización y clasificación
dada a la documentación producida por la institución. Se registran jerárquicamente las secciones,
subsecciones, las series y subseries documentales. El código se asignó a las dependencias, teniendo
en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad. (Anexo D – Cuadro de
Clasificación Documental).
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
INICIO
Recibir la solicitud de las unidades productoras para
actualizar y/o crear TRD
Recolectar la información
Crear y/o actualizar normograma estructural orgánico
funcional
Diligenciar encuesta estudio AGN
1
NO
SI
¿Es
nueva?
Actualizar TRD
Construir TRD
Revisión comisión técnica de archivo
Presentar TRD a comité de desarrollo
administrativo para aprobación
SI
Consolidar información de TRD para
presentación ante el AGN
SI
NO
1
NO
¿Aprueba
TRD?
Trd?
Publicar en página WEB
¿Aprueba AGN
las TRD?
TRD?
Ilustración 5. Flujo-Grama Elaborar y/o Actualizar TRD
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1
Socializar
FIN
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GESTIÓN Y TRAMITE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
INICIO
Recibir solicitud
documentos
de
préstamo
de
NO
¿Solicitud
coherente?
Corrige usuario
SI
Ubicar información requerida
Registrar en el control de entrega de
documento
NO
SI
Recibir y verificar folios del documento
prestado, descargar y archivar
¿Cumplió tiempo de
préstamo?
Revisar control de préstamo de
documento
2
Solicitar la devolución de documento/s
prestado/s, descargar y archivar
¿Se realizó
devolución?
1
NO
Se envía oficio a la oficina de control
disciplinario interno
SI
2
1
Ilustración 6. Gestión y Trámite Correspondencia Recibida
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FIN
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CONSULTA DE DOCUMENTOS
INICIO
Recibir correspondencia
¿El documento está
dirigido al
Instituto?
NO
No se recibe
1
SI
Destapar y verificar anexos, consultar
en los aplicativos los antecedentes
NO
¿Tiene elementos
materia de prueba?
SI
No destapar
Registrar en el sistema de control y
entregar personalmente a la unidad
organizacional competente
Radicar en el aplicativo y direccionar a las
unidades productoras
1
¿Son documentos urgentes:
acción de tutela, derechos
de petición, términos,
citaciones a juicio oral,
medida de protección?
NO
Con el sistema de control, hacer entrega
personal a la unidad organizacional
competente
SI
Utilice un sistema de control y haga
entrega personal inmediata a la
unidad organizacional competente
1
1
FIN
Ilustración 7. Consulta de Documentos
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6.6 GESTION Y TRÁMITE
El instituto recepciona, distribuye y tramita las comunicaciones recibidas y enviadas, registrando en
los aplicativos existentes en los diferentes puntos de radicación a nivel nacional, de acuerdo al
Procedimiento Manejo de Correspondencia, así mismo describe el proceso de recuperación de la
información y acceso para consulta de los documentos en el Procedimiento Gestión Documental.
6.6.1 Recepción de Documentos
En las diferentes sedes del Instituto existe ventanilla de atención al público para recibo de
correspondencia, cuyo horario para la atención de los usuarios externos es el siguiente:
UBICACIÓN
HORARIO DE
ATENCIÓN
Sede Principal Usuario Externo
Sede Principal Usuario Interno
Regional Norte
Regional Noroccidente
Regional Nororiente
Regional Occidente
Regional Oriente
Regional Suroccidente
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 12 m
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Regional Sur Usuario Externo
8:00 a.m. a 1:00 p.m.
2:00 p.m. a 5:00 p.m.
8:00 a.m. a 1:00 p.m.
Regional Sur Usuario Interno
RECEPCIÓN
MANUAL
X
RECEPCIÓN
ELECTRÓNICA
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
X
X
X
X
X
X
X
X
SIIPF, SAILFO Y SICOMAIN
SIIPF, SAILFO Y SICOMAIN
SICLICO
SIMPLE
SAILFO
SIIPF, SAILFO, SIMELCO
SIIPF
SIIPF, SAILFO, SIMELCO,
SIRDEC Y SIAVAC
X
Las comunicaciones externas dirigidas a cualquier dependencia del Instituto se reciben en la
ventanilla de correspondencia ubicada en cada una de las sedes del instituto, las cuales deben ser
registradas en los respectivos sistemas de controles de radicación.
6.6.2 Condiciones de Consulta de Documentos
Para garantizar el adecuado uso de los documentos, se estableció dentro del procedimiento “Gestión
Documental”, una actividad que contempla el préstamo de documentos para consulta, la cual
establece las tareas que debe realizar cada servidor público de las diferentes Unidades
Organizacionales del Instituto para consultar los documentos en el Archivo Central, previo
diligenciamiento del Formato Préstamo de Documentos, donde se consigna el número de carpeta,
caja, cantidad de folios, nombre del expediente, funcionario que entrega, usuario (funcionario que
retira), Unidad Organizacional solicitante, fecha de entrega, fecha de devolución y firma.
Adicionalmente, el Grupo Nacional de Gestión Documental, tiene implementados controles efectivos
para la devolución de los documentos prestados. El diagrama de flujo “Consulta de Documentos” se
mostró en la ilustración 7.
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6.7 ORGANIZACIÓN
El líder de cada proceso será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y
custodia del archivo de gestión de su Unidad Organizacional, sin perjuicio de la responsabilidad
señalada en el Artículo 34. Deberes, numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público
“Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos”.
Es pertinente recordar que los documentos que conforman un expediente o una unidad documental
en el Instituto Nacional de Medicina Legal, siempre han de estar organizados atendiendo al principio
archivístico de orden original. Lo anterior quiere decir que los documentos deben estar colocados
físicamente de acuerdo a la secuencia del trámite que los originó, por lo cual el primer documento
corresponderá al que inició el trámite y posteriormente se añadirán otros que, según el orden y uso,
se produzcan hasta la conclusión de la gestión. En el caso de unidades documentales simples,
producidas con una secuencia numérica o cronológica (actas, acuerdos, resoluciones) los
documentos se colocan sistemáticamente uno a continuación del otro respetando la secuencia.
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6.8 TRANSFERENCIA
Para llevar a cabo cualquiera de los dos tipos de transferencias documentales, el Instituto Nacional de
Medicina Legal y Ciencias Forenses cuenta con los requerimientos establecido en:
1. Las tablas de retención documental.
2. Las tablas de valoración documental para los fondos acumulados.
3. Cronograma de transferencias.
4. El inventario de las series documentales por transferir.
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada
folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y
escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio. Solamente se debe anotar un número
por folio. El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la
numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia.
Las transferencias documentales en la entidad permiten:
-
Garantizar el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las
unidades organizacionales productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Guardar con precaución o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de
conservación.
6.8.1 Ciclo Vital De Los Documentos
Ilustración 8. Ciclo Vital de los Documentos
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INICIO
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Elaborar cronograma de transferencia
documental
NO
Elaborar inventario en el formato único de
inventario documental, para eliminación
¿Realiza
transferencia?
Solicitar con oficio al comité de desarrollo
administrativo la aprobación de eliminación
anexando inventario
SI
Preparar transferencia aplicando TRD
Eliminar documentos con acta de autorización
del comité de desarrollo administrativo
Realizar visita previa antes de la SI
transferencia
para
determinar
inconsistencias y sugerir ajustes
1
2
2
NO







¿Se efectúo debida
preparación física de la
documentación a
transferir?
Limpieza documental
Eliminación de todo
material metálico
Identificar material con
biodeterioro
Aplicar TRD
Revisión y foliación
Disponer en unidades de
conservación
Rotulación
SI
La unidad productora traslada la transferencia al
archivo central
La unidad productora elabora acta e inventario
documental para ser cotejado vs físico, en
acompañamiento permanente de quien entrega y
quien recibe.
La unidad productora realiza correcciones al
inventario y entrega al archivo central soporte
físico y electrónico
Ubicar en depósito
2
FIN
Ilustración 9. Transferencia Documental
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1
2
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6.9 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
La disposición de documentos está establecida en las Tablas de Retención Documental (TRD) y/o en
las Tablas de Valoración Documental y pueden ser: la conservación temporal, permanente o su
eliminación.
La institución definió el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asignó el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, su necesidad e
importancia en términos de tiempo de conservación y preservación.
En este proceso se identificaron las siguientes actividades:
6.9.1
La conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
6.9.2
Eliminación de Documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
6.9.3
Selección Documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o
de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra
de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
Ilustración 10. Selección Documental
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6.10 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
El Grupo Nacional de Gestión Documental, custodia los documentos generados por las diversas unidades
organizacionales que conforman la entidad, garantizando la conservación, protección y difusión de los
mismos, para ello la entidad estableció, las acciones necesarias para garantizar que los documentos se
preserven en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
6.11 VALORACIÓN
Proceso permanente y continuo, que indica desde la planificación de los documentos y por medio del
cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).
Para la implementación de los procesos de preservación a largo plazo y valoración, el Grupo Nacional
de Gestión Documental, formulará en el Plan Institucional De Archivos – PINAR una estrategia que
garantice la planeación de la función archivística, dicho plan debe quedar articulado con los demás
planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Se recomienda seguir la siguiente
metodología para la elaboración del PINAR:
Ilustración 11. Metodología Para la Elaboración del PINAR
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Ilustración 12. Estructura del Plan Institucional de Archivos-PINAR
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El Programa de Gestión Documental plasmado en el presente documento, ha sido desarrollado como
una guía conceptual y metodológica, que permita a los servidores públicos familiarizarse con los
conceptos y procesos Archivísticos a fin de comprometerse con una adecuada Gestión Documental,
que conduzca al adecuado flujo de la producción documental de conformidad con su ciclo vital
definido.
Se hace pertinente resaltar que el Programa de Gestión Documental, se constituye en elemento base
para el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónico, pues establece
la base conceptual sobre el que se parametrizarán los criterios básicos que permitan direccionar
adecuadamente el flujo documental generado en las Unidades Documentales Productoras.
Es recomendable su difusión y discusión a fin de establecer su contenido definitivo de conformidad
con las necesidades de la entidad.
Por lo anterior es responsabilidad de los servidores públicos que tiene bajo su custodia el manejo
adecuado de los archivos en cada una de sus fases, el conocer, y aplicar el presente documento.
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BIBLIOGRAFIA
Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y
se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y Las Tablas de Valoración Documental”.
Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
DOYLE. Murielle y FRENIERE, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las
administraciones públicas. París: UNESCO, 1991.
NTC 4095 “Norma general para la descripción archivística”.
NTC-BS 7799-2 “Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI)
LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14 Congreso
Internacional de Archivos (Sevilla: Consejo Internacional de Archivos, 2000); 53 p
TRIANA, Jorge. Guía para la Implementación de un Programa de gestión Documental. Archivo
General de la Nación de Colombia, Bogotá 2006.
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Estructura Orgánica-Funcional INMLYCF ....................................................................... 15
Ilustración 2. Estructura Orgánica- Funcional Regionales INMLYCF .................................................. 16
Ilustración 3. Esquema Sistema de Información ................................................................................. 22
Ilustración 4. Mapa de Procesos Institucional ..................................................................................... 31
Ilustración 5. Flujo-Grama Elaborar y/o Actualizar TRD ..................................................................... 36
Ilustración 6. Gestión y Trámite Correspondencia Recibida ............................................................... 37
Ilustración 7. Consulta de Documentos ............................................................................................... 38
Ilustración 8. Ciclo Vital de los Documentos ....................................................................................... 41
Ilustración 9. Transferencia Documental ............................................................................................. 42
Ilustración 10. Selección Documental .................................................................................................. 43
Ilustración 11. Metodología Para la Elaboración del PINAR ............................................................... 44
Ilustración 12. Estructura del Plan Institucional de Archivos-PINAR .................................................. 45
“Servicio Forense para una Colombia Diversa y en Paz”
Carrera 13 No. 6A-97 Piso 1º. Correo electrónico: [email protected]
Teléfonos 4069944 - 4069977 Extensiones 1821 - 182648
1914 – 2014
Subdirección Administrativa y Financiera
ANEXOS
ANEXO A – ESTUDIO DE COSTOS ......................................................... Error! Bookmark not defined.
ANEXO B – LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVOError! Bookmark not
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ANEXO C – ORGANIGRAMA CODIFICADO ............................................ Error! Bookmark not defined.
ANEXO D – CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ....................... Error! Bookmark not defined.
“Servicio Forense para una Colombia Diversa y en Paz”
Carrera 13 No. 6A-97 Piso 1º. Correo electrónico: [email protected]
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