Download Manual de Usuario Tableros Electronicos

1-7-2013
TABLERO
ELECTRONICO
MANUAL DE USUARIO
Elaboro | Rubi Luna Eslava
Área: Taller de Servicio
Versión 3.0
Proceso: Implementación y Capacitación
Fecha: 14/Jul/2013
Documento: Manual de usuario
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SISTEMA ESTRATÉGICO DE INTELIGENCIA PARA AGENCIAS AUTOMOTRICES
Índice
Objetivo......................................................................................................................................................... 3
Alcances ........................................................................................................................................................ 3
Descripción del sistema. ............................................................................................................................... 4
Requisitos para la utilización del sistema ................................................................................................. 4
Requisitos de Software PC Cliente ............................................................................................................ 4
Requisitos de Hardware PC Cliente .......................................................................................................... 5
Tipos de usuarios ...................................................................................................................................... 5
Diagrama Funcional .................................................................................................................................. 5
Controles de sistema ............................................................................................................................... 6
¿Cómo acceder al sistema?........................................................................................................................... 8
Módulo de Recepción ................................................................................................................................... 9
¿Cómo recibir un vehículo que viene a servicio con previa cita? ............................................................. 9
¿Cómo recibir un vehículo que viene a servicio sin cita? ....................................................................... 10
¿Cómo hace el Asesor Técnico la recepción del vehículo con cita? ...................................................... 11
¿Cómo realizar la Entrega del vehículo una vez terminado el servicio?................................................. 12
Módulo de Citas .......................................................................................................................................... 14
¿Cómo programar una cita? ................................................................................................................... 14
¿Cómo realizar modificaciones en una cita?......................................................................................... 15
¿Cómo mover una cita? ..................................................................................................................... 15
¿Cómo borrar una cita? ..................................................................................................................... 16
¿Cómo Incrementar o Disminuir el tiempo de operación de una cita? .............................................. 16
¿Cómo conocer el progreso de trabajo de una cita programada? ........................................................ 17
¿Cómo reprogramar una orden detenida? ............................................................................................. 19
Modulo Tecnicos ......................................................................................................................................... 20
¿Cómo iniciar el trabajo de un chip? ...................................................................................................... 20
¿Cómo dan inicio al trabajo un técnico por medio del tablero electrónico? ......................................... 21
¿Cómo dan termina un trabajo el técnico por medio del tablero electrónico? ..................................... 21
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¿Cómo detener el trabajo en un vehículo en el tablero electrónico? .................................................... 21
¿Que hace Pull System? .............................................................................................................................. 22
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SISTEMA ESTRATÉGICO DE INTELIGENCIA PARA AGENCIAS AUTOMOTRICES
Objetivo

Apoyar en el proceso de capacitación a usuarios finales del “SISTEMA ESTRATÉGICO DE
INTELIGENCIA PARA AGENCIAS AUTOMOTRICES”, sirviendo de soporte para que los aclaren
dudas, y sigan el proceso adecuado para el correcto funcionamiento del sistema.
Alcances

Servir referencia sobre los procesos que conlleva el sistema “SISTEMA ESTRATÉGICO DE
INTELIGENCIA PARA AGENCIAS AUTOMOTRICES”.
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Descripción del sistema.
El sistema permite al Área del Taller de Servicio de la Agencia, realizar el seguimiento de las órdenes de
servicio, desde que el vehículo ingresa a las instalaciones hasta que se entrega al cliente.
El sistema se genera en ambiente web, las funciones con las que cuenta el SISTEMA ESTRATÉGICO DE
INTELIGENCIA PARA AGENCIAS AUTOMOTRICES, se resume en los siguientes puntos:








Recepción
Citas
Cuestionarios
CRM
KPIS
Técnicos
Asesores
Pull System
Requisitos para la utilización del sistema
Para poder hacer uso del sistema el usuario deberá tomar en cuentas las siguientes consideraciones:
a)
b)
c)
d)
Contar con conocimientos básicos en computación.
Contar con los requerimientos de Software y Hardware necesarios.
Contar con un nombre de usuario válido y una contraseña.
Contar con privilegios necesarios para cada menú ó sub menú.
En las siguientes tablas se presentan los requerimientos de Hardware y Software que debe cumplir el
equipo del usuario para poder hacer uso del sistema:
Requisitos de Software PC Cliente
Descripción
Sistema Operativo:
Windows XP SP3, Vista, 7 y 8.
Navegador WEB:
Internet Explorer 6 o superior
Paquetería:
Microsoft Office 2003 o superior.
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Requisitos de Hardware PC Cliente
Descripción
Procesador:
Velocidad 1.6 a 1.8 GHz.
Memoria RAM:
512 MB.
Disco Duro:
40 GB.
Otros Requerimientos:
Tarjeta de Red.
Tipos de usuarios
Para hacer uso del sistema se cuenta con perfiles de usuario los cuales son los siguientes:




Administrador
Asesor
Técnico
Jefe de taller
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Diagrama Funcional
Recepcion
Recepcion
Recepcion Asesor
Recepcion Entrega
Tablero Control
Citas
Control de Citas
Progreso de Trabajo
Cuestionario Entrega
Cuestionario de Servicio
Cuestionarios
Gerencia
Seguimiento
Operativo
Confirmacion de Citas
Seguimiento Cliente
CRM
CRM Analitico
CRM Cliente Total
Pull System
CRM KPIS Seguimiento
KPIs Corporativo
KPIs Analisis
KPIs Analisis Financiero
KPIs Productividad
KPIs Estrategico
KPIs Financiero
KPIS
KPIs Gerencia General
KPIs Encuestas
KPIs Servicio
KPIs Servicio Taller
KPIs Venta Autos
KPIs Serv Hit Bateo
Ausencias
Tecnicos
Magnetoplan
Pre picking
Asesores
Recepcion Vehiculos sin cita
Pull System
Pull System
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Controles de sistema
Control
Nombre
Descripción
Aceptar
Autoriza, o graba la operación a realizar.
Agregar
Muestra un bloque de opciones alternas, a
la operación principal.
Botón Refrescar
Permite Actualizar la Pantalla.
Botón Regresar
Permite Regresar al Menú Principal.
Botón Buscar
Selector Autorización
Selector Carry Over
Selector Refacciones
Selector Prueba Ruta
Permite realizar búsquedas por Número de
Orden.
Permite visualizar las órdenes detenidas por
requerir autorización del cliente.
Permite visualizar las órdenes detenidas por
Carry Over.
Permite visualizar las órdenes detenidas por
requerir refacciones no disponibles.
Permite visualizar las órdenes detenidas por
requerir Prueba de Ruta.
Calendario
Permite navegar entre fechas.
Chip Sin programar
El chip en su forma básica.
Chip Programado
Modo en que se presenta el chip una vez
programado.
Puntero seleccionador
Permite seleccionar un registro.
Botón Grabar Cita
Permite programar una cita.
Botón Borrar Cita
Permite borrar una cita seleccionada.
Botón Mover Cita
Permite Mover Cita.
Botón Aumentar Tiempo
Botón Inicio
Permite Incrementar o Disminuir el tiempo
de la operación.
Permite Iniciar el trabajo del chip
programado.
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Combo Opción Detención
Botón Parar
Botón Fin
Permite Seleccionar la opción por la cual se
interrumpe un trabajo.
Permite detener un trabajo una vez
seleccionada la opción de interrupción
Permite Finalizar el trabajo del chip
programado.
Botón Reiniciar
Permite el trabajo de un chip detenido.
Botón Salir
Permite salir del tablero a el menú inicio.
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¿Cómo acceder al sistema?
El proceso de acceso al sistema es bastante sencillo, solo siga los sientes pasos:
1. Para acceder al sistema abra su navegador
2. Posiciónese en la barra de direcciones
3. Teclee la siguiente dirección: http://192.168.4.16:8090/login.aspx
Figure 1. Muestra la URL tecleada en la barra de direcciones del navegador.
4. Una vez que ha cargado el sitio se muestra la siguiente pantalla, donde deberá teclear el usuario
y contraseña correspondientes.
Figure 2. Muestra la pantalla de autenticación del sistema.
5. Luego dar clic en
,
6. De ser correctos los datos ingresados. tendremos acceso al menú del sistema, el cual puede
variar dependiendo de los permisos de usuario.
Figure 3. Muestra el menú completo del "Pull System"
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Módulo de Recepción
¿Cómo recibir un vehículo que viene a servicio con previa cita?
Adentrémonos en el proceso, los pasos para la recepción del vehículo es la siguiente:
1. Dar clic en el menú Recepción
2. Y dar clic en el submenú Recepción
Figure 4. Muestra el menú que debe ser clicado para acceder a la pantalla de recepción de vehículos.
En la pantalla de Recepción, se presenta una lista de las citas que se generaron en el DMS, donde se
muestran datos como Nombre del cliente, Placas y Modelo del vehículo, así como la hora en que se
agenda la cita.
Figure 5. Pantalla de Recepción
Ahora bien, para dar acceso al vehículo, seguir este proceso:
a. El encargado solamente deberá dar clic
, checando en la casilla Recibir correspondiente.
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b.
Le mostrara una ventana, como el siguiente ejemplo:
Figure 6. Validación del vehículo que llega.
c. En la cual tendrás la posibilidad de modificar las placas del vehículo en caso de que la captura
previa de la misma sea errónea.
d. Dar clic en el botón Si, para grabar la hora de llegada del vehículo.
e. Dar clic en el botón No, para cancelar el registro.
¿Cómo recibir un vehículo que viene a servicio sin cita?
El proceso anterior es para los vehículos con cita previa, ahora bien para recibir un vehículo sin previa
cita, daremos clic en el signo
sobre la lista de citas.
de la parte superior, el cual nos desplegara las siguientes opciones
Figure 7. Opciones a llenar para dar recepción a un vehículo sin cita.
Pasos a seguir para
1. Para agregar los datos del vehículo, deberás ingresar el VIN, el Número de Placas.
2. Seleccionar el Modelo y color del vehículo.
3. Dar clic en
.
4. Repetir los pasos del punto a) al d) del proceso de recepción de vehículo con cita.
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¿Cómo hace el Asesor Técnico la recepción del vehículo con cita?
Para acceder a esta opción, selecciona el menú Recepción y luego el submenú Recepción Asesores, tal
como se muestra en la imagen.
Figure 8. Muestra el Menú Recepción Asesor.
En esta pantalla no encontramos con dos paneles, en el superior se nos presentara una lista de todos los
vehículos que cuentan con una cita y tienen estatus sin recepción, es decir, que ingresaron a las
instalaciones pero aún no han sido recibidos por un Asesor Técnico; en el panel inferior de igual manera
se nos presentara una lista de vehículos con estatus sin recepción, claro serán aquellos que no cuenten
con una previa cita.
Figure 9. Muestra la pantalla de Recepción Asesor
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Aquí el asesor únicamente deberá clicar en la casilla correspondiente Inicio
para grabar el la hora
en que comenzó a atender ese vehículo. Y de igual manera, deberá clicar en la casilla fin
correspondiente para dar por finalizada, la operación.
¿Cómo realizar la Entrega del vehículo una vez terminado el servicio?
Para acceder a la opción, selecciona el menú Recepción, luego el submenú Recepción Entrega.
Figure 10. Muestra Sub-Menú Recepción Entrega.
En la pantalla de recepción Entrega, el Encargado deberá seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en
la casilla correspondiente al vehículo que se retira.
2. Te aparecerá una ventana de validación donde deberás verificar que las placas del registro
correspondan a las placas del vehículo que se retira.
Figure 11. Muestra pantalla Validación para el vehículo que se retira.
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3. Dar clic en el botón
de corresponder las placas con el vehículo que se retira,
para grabar la hora de salida en el registro.
4. De lo contrario dar clic en el botón
. Y verificar que el registro sea el indicado.
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Módulo de Citas
¿Cómo programar una cita?
Para acceder realizar la programación de una cita, se debe acceder al menú Citas, y posteriormente
seleccionar el submenú Tablero Control de Citas.
Figure 12. Sub-Menú de Tablero de Control.
El proceso de programación de citas es bastante sencillo, ese se realiza mediante el tablero Control de
Cita.
Figure 13. Pantalla Control de Citas (Ejemplo).
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Dentro de la interfaz DMS, aparecerá la lista de citas de servicio, para programar la cita en el tablero,
sigue estos sencillos pasos:
1. Dar clic en la imagen
, para seleccionar la cita que desees programar, lo cual hará que se
sombree de color amarillo.
2. Arrastra el chip (figura
realización del servicio.
3. Da clic en el botón
) y colócalo en la coordenada correspondiente al técnico y horario de
. ¡Felicidades haz programado una cita!
4. Ahora te aparecerá el chip programado como el siguiente:
donde se representa
en la parte superior el color del asesor que lo programo, y en color negro el numero de cita u
orden de servicio.
¿Cómo realizar modificaciones en una cita?
Para realizar cualquier modificación sobre una cita ya programada en el tablero de control, ingresar al
menú citas.
Figure 14.Sub-Menú Control de Citas.
¿Cómo mover una cita?
Existirán ocasiones en las que debamos cambiar, la hora, o bien el técnico al cual se le ha asignado un
servicio, para realizar estas modificaciones dentro del tablero, siga estos pasos:
1. Colóquese el cursor sobre el chip que desea mover, de clic sobre el mismo.
2. Arrástrelo hacia la posición que desea ocupe.
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a. Para arrastrar un chip mantenga presionado el botón izquierdo del mouse, mientras lo
posiciona en su nueva ubicación.
3. Una vez ubicado, de clic en el botón
cambio.
, para confirmar que desea realizar el
¿Cómo borrar una cita?
El procedimiento para borrar una cita, sea cual sea el motivo por el cual desemos eliminarla, es bastante
sencillo, siga los siguientes pasos:
1. Posicione sobre el chip
2. De un clic sobre el mismo.
que desea borrar.
3. De clic sobre el boton
.
4. Verifique que en la interfaz DMS, se encuentre la información del chip, que borro.
¿Cómo Incrementar o Disminuir el tiempo de operación de una cita?
Aun cuando los chips, se programan de acuerdo a un estándar de tiempos de operación, puede suceder
que se requiera incrementar o disminuir el tiempo de una operación, para lo cual haga lo siguiente:
1. Coloque el cursor sobre el chip que desea modificar.
2. Presionando la tecla
, y manteniendo el botón izquierdo del mouse, mientras
arrastras un extremo del chip a la longitud de tiempo que requieres.
3. Posteriormente da clic en el botón
, para confirmar el cambio de tiempo.
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¿Cómo conocer el progreso de trabajo de una cita programada?
Para conocer el estado o situación de una orden de servicio, acceder al submenú Tablero de Progreso de
Trabajo en el menú Citas.
Figure 15. Sub Menú Progreso de Trabajo.
Una vez dentro se presenta el tablero de Progreso de Trabajo, donde podremos conocer, el progreso de
cada orden de trabajo.
Figure 16. Pantalla del tablero Control de Progreso de Trabajo.
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El tablero de control de progreso de trabajo tiene dividido el panel inferior en interfaz DMs e Interfaz
detenidos.
En la interfaz DMS nos apareceran dentro de este tablero, todos los registros de Ordenes de Servicio
que se levantaron en el dia, es decir arribos de vehiculos sin cita, dejandolos disponibles para su
programacion en el tablero.
Figure 17. Interfaz DMS del tablero Control de Progreso de Trabajo.
En la interfaz Detenidos podremos conocer los registros por cada estatus de detencion bastara con dar
clic en el check box del estatus para seleccionar los registros que fueron detenidos por ese motivo.
Figure 18. Interfaz Detenidos.
 Si requieres conocer las ordenes de servicio detenidas por requerir autorizacion del clientes,
deberas dar clik en el check box
estatus.
, para que se despliegue la lista de ordenes con ese
 Si requieres conocer las órdenes detenidas por Carry Over, da clic en el check box
se desplegaran todos los registros con ese estatus.
,y
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 Si requieres conocer las órdenes detenidas por falta de Refacciones, da clic en el check box
, y te presentara todas las órdenes detenidas por falta de refacciones.
 Si requieres conocer las órdenes detenidas por prueba de ruta, da clic en el check box
, para desplegar el listado de órdenes de servicio correspondientes.
Si requieres conocer el estatus de una orden de servicio, y conocer el numero de orden solamente
teclealo en el siguiente recuadro
y luego presiona el boton
información, te presentara únicamente ese registro.
, de ser correcta la
¿Cómo reprogramar una orden detenida?
Para reprogramar las ordenes detenidas por los técnicos, cuando llega la refacción que nos faltaba o
bien el cliente autorizo la reparación adicional. Haz lo siguiente:
1. Ve al menú Citas, elige el submenú progreso de trabajo.
2. En la interfaz detenidos selecciona la opción de detención de la orden.
3. Ingresa en el recuadro
el número de orden que deseas reprogramar, o bien,
selecciona dando clic sobre la imagen
, se sombreara de color amarillo el registro.
4. Arrastra el chip hasta el técnico al cual reasignaras el trabajo.
5. Da clic en Grabar cita.
6. LISTO! Haz reprogramado un trabajo.
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Modulo Tecnicos
¿Cómo iniciar el trabajo de un chip?
Los técnicos son los que realizan las servicios, por lo cual, ellos son los encargados de iniciar, detener,
reiniciar o bien finalizar un trabajo; esto lo hacen mediante el tablero “Magnetoplan”, el cual se
actualiza automáticamente, cada cierto tiempo.
Figure 19. Tablero Control de Trabajo o Magnetoplan.
El cual nos presenta, una interfaz muy similar a los tableros anteriores, pero con sutiles diferencias, en
los controles y sin la interfaz DMS, en su lugar nos presenta un código de colores para que leamos
adecuadamente los chips del tablero.
Figure 20. Código de colores.
En el panel frontal Técnicos, tenemos una sutil pero muy, importante diferencia, pues cada Nombre de
técnico, cuenta en el lado derecho una división con las letras P y T, una en cada segmento, las cuales
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indican al usuario el estatus del chip, si este se encuentra en la parte superior correspondiente a la letra
P, se encuentra como planeado, es decir programada pero no iniciada. Una vez que el técnico haya
iniciado la operación el chip bajara al segmento inferior correspondiente a la letra T, lo cual indicara que
el trabajo ha sido iniciado.
¿Cómo dan inicio al trabajo un técnico por medio del tablero electrónico?
Primero deben acceder al tablero, dando clic en el Menú Técnicos y luego en el sub-menú
“Magneto plan” (figura 19). Y seguir estos sencillos pasos.
1. Posicionarse sobre el chip al cual va a dar inicio al trabajo, y darle un clic.
2. Dar clic en el botón
.
3. En automático, bajara de la línea de planeados “P” a la línea de trabajando “T”.
¿Cómo dan termina un trabajo el técnico por medio del tablero electrónico?
Sencillamente deberá ingresar al tablero, y hacer lo siguiente:
1. Posicionarse sobre el chip del cual finalizara el trabajo, y darle un clic.
2. Dar clic en el botón
.
3. El chip deberá cambiar de color, a verde limón como indica el código de colores.
¿Cómo detener el trabajo en un vehículo en el tablero electrónico?
Para que el técnico detenga un vehículo, deberá hacer lo siguiente:
1. Posicionarse sobre el chip correspondiente, darle un clic.
2. Ir al control Opción de Detención
desplegable, dar un clic para seleccionarla.
elegir un motivo de detención de la lista
3. Ir al botón parar
y darle clic.
4. El chip deberá cambiar de color dependiendo del motivo de detención, tomar como referencia
el código de colores de la Figura 20.
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¿Que hace Pull System?
La pantalla de Pull System es de fácil acceso desde el menú y submenú con el mismo nombre, nos
presenta en tiempo real de manera visual la situación de cada vehículo en servicio, así como su
ubicación dentro del taller de servicio.
Figure 21. Muestra Pantalla PullSystem