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REPÚBLICA DE COLOMBIA
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACION DELA INFORMACION
GIT-CHIP
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS FORMULARIOS CHIP
CATEGORÍAS – CGN
Mayo de 2012
Versión 2.0
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Sección
Tipo
Fecha
(dd-mm-aa)
Autor
Observaciones
1.0
Todas
Creación
15-02-2008
María Elena
Chaparro de
Lizarazo
Creación del documento
“Guía
para
la
instalación y operación
del CHIP-Local” con el
objetivo de orientar a
las
entidades
la
reportantes
en
utilización de
los
instrumentos que tiene
el CHIP.
1.1
Todas
Revisión
30-05-2008
María Elena
Chaparro de
Lizarazo
Revisión del documento
y separación de las
actividades relacionadas
con el diligenciamiento
de los formularios de las
categorías de la CGN.
2.0
Todas
Modificación
10-05-2012
María Elena
Chaparro de
Lizarazo
Eliana García
Rojas
Carlos Alberto
Bolívar Ríos
Revisión y Unificación
de la “Guía para la
instalación y operación
del CHIP-Local” con el
manual de instalación
de la pagina web
desarrollado por el
ingeniero Pedro Galvis.
2.0
Todas
Modificación
30-05-2012
María Elena
Chaparro de
Lizarazo
Revisión definitiva del
documento.
2
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
OBJETIVO
1.
ASPECTOS GENERALES
4
2.
PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN
4
3.
3.1
3.2
3.3
CATEGORÍAS DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN- CGN
Categoría Información Contable Pública
Categoría Notas Generales a los Estados Contables
Control Interno Contable
4
4
4
5
4.
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
FORMULARIOS
FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA
Formulario CGN2005_001_Saldos_y_Movimientos
Formulario CGN2005_002_Saldos_de_Operaciones Reciprocas
Formulario CGN2005_003NE_Notas_de_Carácter_Especifico
5
6
6
12
19
4.2
4.2.1
FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA DE NOTAS DE CARÁCTER GENERAL
Formulario CGN2005_Notas_de_Caracter_General
26
26
4.3
4.3.1
FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Formulario CGN2007_Control_Interno_Contable
28
28
5.
CONVERSION DE ARCHIVOS PLANOS (PANTALLAZOS DE PROCESO)
31
6.
GLOSARIO DE TERMINOS
45
3
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
OBJETIVO
La presente guía tiene como objetivo orientar a las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del
régimen de contabilidad pública, definido en el artículo 5º de la resolución 354 de 2007, en el cargue,
validación y envío a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP, de los
formularios de cada una de las categorías de información contable pública definidas por la Contaduría
General de la Nación – CGN en su rol de usuario estratégico.
Este documento es un complemento a los procedimientos definidos en el Régimen de Contabilidad
Pública, en el libro II Manual de Procedimientos, título II Procedimientos y Doctrina Contable Pública,
Sección II Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables.
1.
ASPECTOS GENERALES
La presente guía contendrá las orientaciones para el diligenciamiento de los formularios de las categorías
creadas por la CGN, excepto la categoría del Boletín de Deudores Morosos del Estado – BDME que tiene
una guía individual que la puede consultar en la página de www.chip.gov.co en el respectivo link que está
en la página de inicio.
En cuanto a las demás categorías, son los usuarios estratégicos los responsables de dar las instrucciones
para el diligenciamiento de los formularios de sus propias categorías de información, en cuanto a la
estructura de sus formularios, responsables, plazos y requisitos de envío, las cuales encontrará en la
página www.chip.gov.co en los respectivos link de la página de inicio.
2.
PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN
Los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera,
económica, social y ambiental de la CGN están contenidos en la Resolución 248 del 6 de julio de 2007 y la
resolución 375 del 17 de septiembre de 2007 mediante la cual se modifican los artículos 10º. Y 11º. De la
Resolución 248 de 2007. En lo relacionado con el informe de Control Interno Contable, la fecha límite para
reportarlo es la misma del informe ejecutivo anual de Evaluación del Sistema de Control Interno,
establecida en el en el decreto 1027 de 2007.
3.
CATEGORÍAS DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN - CGN
3.1 Categoría Información Contable Pública
En esta categoría las entidades públicas deben reportar la información financiera, económica social y
ambiental de carácter contable, relacionada con los saldos y movimientos de sus operaciones, las
operaciones reciprocas entre entidades públicas y las Notas a los estados contables de carácter específico,
en la fecha establecida en la normatividad vigente.
3.2 Categoría Notas Generales a los Estados Contables
En esta categoría las entidades públicas deben reportar la información de tipo general que permite
conocer situaciones que caracterizan particularmente a la entidad y aspectos relacionados con el proceso
contable, en la fecha establecida por la normatividad vigente.
4
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
3.3 Categoría Control Interno Contable
En esta categoría las entidades públicas deben reportar el informe sobre la evaluación del Control Interno
Contable, adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 34 de 2008, en la
fecha establecida por la normatividad vigente.
4.
FORMULARIOS
Los formularios de de una categoría de información son las diferentes vistas de presentación definidas por
el usuario estratégico Administrador De una categoría. Los formularios se obtienen de la agrupación de
variables cuantitativas y/o cualitativas con sus correspondientes variables de encabezado y detalle. Una
variable cuantitativa solo puede estar asociada a uno y solo un formulario. Los formularios mantienen el
árbol de conceptos definidos para la categoría, esto quiere decir que todos los formularios definidos para
una categoría tienen el mismo árbol de conceptos. El usuario estratégico de acuerdo a sus necesidades, es
el responsable de parametrizar los formularios de sus categorías.
Protocolo de Importación
El protocolo de importación se refiere a las especificaciones de un formulario en cada corte, relacionadas
con su estructura. Dichas especificaciones deben cumplirse estrictamente de lo contrario se generan
errores en la importación.
Este protocolo puede consultarlo en la página www.chip.gov.co /información
de
categorías/Prot.Importación. Seleccione el año y la entidad, luego seleccione la categoría, el período y el
formulario. También puede consultarlo desde el CHIP-LOCAL por la opción Formularios/Generar protocolo
de importación. Seleccione el año, entidad, categoría, período y formulario. Antes de consultar el
protocolo debe actualizar versión si se requiere y formularios del corte y categoría respectiva.
El protocolo puede variar en cada corte, de hecho los conceptos para la categoría contable varían, por
cuanto éstos se refieren al catalogo de cuentas aplicable al respectivo período y al ámbito al cual
corresponde la entidad. Se recomienda copiarlo en una hoja de Excel (Ctrl C y luego Ctrl V ), con el fin de
facilitar la verificación de los conceptos utilizados, ya que si se utilizan cuentas no aprobadas en el ámbito
para ese corte, en el proceso de importación se generará un error por “Cuenta inexistente”, por lo que se
hace necesario dar cumplimiento al numeral 15 del capitulo I, sección II, del título II, del Libro II del
Régimen de Contabilidad Pública, donde se indica el procedimiento para incluir un concepto a un ámbito.
Para el diligenciamiento de los formularios es conveniente tener en cuenta
recomendaciones:
las
siguientes
El archivo debe llevar únicamente los datos solicitados en el protocolo de importación.
Elimine los espacios al final de las filas y columnas, y cualquier otro carácter distinto a los
solicitados.
Los valores no deben llevar separadores de miles en ningún caso.
Los registros en las variables cuantitativas que no llevan valor, llénelos con cero (0).
5
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Antes de importar, guarde el archivo en Excel y luego conviértalo a un archivo plano (Texto
delimitado por tabulaciones) (*.txt), el cual debe quedar disponible en la carpeta datos formularios
para el proceso de importación. El archivo en Excel es útil para efectuar las correcciones.
4.1 FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA
4.1.1
Formulario CGN2005_001_Saldos _y_ Movimientos
La estructura y características de este formulario las puede consultar en el Régimen de Contabilidad
Pública, en el libro II Manual de Procedimientos, título II Procedimientos y Doctrina Contable Pública,
Sección II Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables, Capitulo I Procedimiento
contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información
financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema
Consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP, numerales 4 y 5.
En el CHIP los formularios se pueden diligenciar directamente en el aplicativo o importando un archivo en
Excel previamente elaborado.
Directamente en el aplicativo:
Una vez que ha ingresado al Chip-Local siga las siguientes instrucciones:
a) Entre por formularios, haga clic en formularios / seleccionar e ingrese la información preliminar Año,
entidad, categoría INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA, período y formulario:
CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS y haga clic en el botón “aceptar”.
6
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
7
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta
que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, y la cuenta, hasta que se
desplieguen sus respectivas subcuentas que corresponden al último nivel de los conceptos que va a
registrar y haga clic sobre la subcuenta. No es necesario registrar los niveles superiores porque el sistema
los calcula cuando “refresque” o “valide” el formulario.
c) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “SALDO INICIAL”, “MOVIMIENTO DÉBITO” y
MOVIMIENTO CRÉDITO” y vaya registrando horizontalmente en la fila de cada concepto los respectivos
8
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
valores, teniendo en cuenta las reglas de los signos. El “SALDO FINAL” es calculado por el sistema cuando
se valide o refresque la pantalla, por lo tanto no se activa. El “SALDO FINAL CORRIENTE” y el “SALDO FINAL
NO CORRIENTE” deben registrarlo de acuerdo a su información.
Entre las nuevas funcionalidades para el ingreso de la información se puede copiar de un archivo plano o el
generado por el software contable que maneje cada entidad.
9
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
d) Cuando esté registrando los valores de todas las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta
las siguientes recomendaciones:
La suma de las variables saldo final corriente y saldo final no corriente debe ser igual al saldo final,
de lo contrario en la validación generará un error.
Los registros se hacen sólo a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles, cuando
refresque o valide el formulario.
Si va a corregir un registro, ubique el cursor en la celda y dele doble clic al Mouse, así se activa la
celda para la corrección.
10
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
e) Cuando finalice el registro del formulario vaya a la opción formularios/Validar y ejecute la acción.
Debe aparecer el mensaje “La operación se ejecutado correctamente”. Si salen errores verifique el log de
errores y haga las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.
f) Para facilitar la corrección de los errores, se puede exportar el formulario, abrirlo y guardarlo como
Excel. Como la corrección se hace sobre el archivo en Excel exportado, debe proceder a convertirlo a
archivo plano una vez corregido, para luego importarlo y seguir con la validación. Recuerde que en el
proceso de exportación, se exportan todos los formularios validados para la categoría y período
seleccionado. Por lo tanto, si corrigió un solo formulario y lo va a importar debe borrar los otros
formularios exportados.
El formulario también se puede hacer en un formato de Excel para luego convertirlo en archivo plano e
importarlo. A continuación se presenta de manera gráfica la composición de este archivo.
1. “S” representa que el tipo de registro es de cabecera.
2. Código de la entidad.
3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en todos
los casos. El caso del ejemplo representa el tercer trimestre, donde “10” es el mes inicial y “12” el mes
final.
4. Año (escrito sin separación por punto)
5. Nombre del Formulario
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SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
6. Fecha de envío: Es opcional por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe debe ser en
el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).
7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.
8.
Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, en el caso
particular del formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS, el código es numérico y
corresponde al código contable separando sus niveles con puntos.
9. Son las variables Saldo inicial, movimiento débito, movimiento crédito, saldo final, saldo final corriente
y saldo final no corriente, las cuales tienen las características detalladas en el protocolo de
importación.
Una vez terminado el formulario en Excel, se debe guardar como archivo plano para luego realizar su
importación al CHIP. La conversión del archivo a plano se hace guardando el archivo en Excel como archivo
texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt) y contestando “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que
finalmente el archivo queda guardado como plano.
Verifique la estructura de este archivo plano con la establecida en el anexo 1 de su respectivo
procedimiento (Capitulo I Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes
contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría
General de la Nación a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP,
numeral 5).
4.1.2
Formulario CGN2005_002_Saldos_de_ Operaciones Recíprocas
En este formulario se reporta los saldos de las transacciones económicas y financieras realizadas entre
entidades contables públicas agrupadas en conceptos y variables, donde las variables para éste formulario
se refieren a los saldos corriente y no corriente del formulario CGN2005_001_Saldos _y_ Movimientos, en
una fecha de corte determinada.
La estructura y características de éste formulario las puede consultar en el Régimen de Contabilidad
Pública, en el libro II Manual de Procedimientos, título II Procedimientos y Doctrina Contable Pública,
Sección II Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables, Capitulo I Procedimiento
contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información
financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema
Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numerales 6, 7 y 8.
En el sistema CHIP, este formulario se puede diligenciar directamente en el aplicativo o importando un
archivo en Excel previamente elaborado.
Directamente en elaplicativo:
Una vez que ha ingresado al Chip-Local siga las siguientes instrucciones:
a) Entre por formularios, haga clic en formularios / seleccionar e ingrese la información preliminar: Año,
entidad, categoría INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA, período y formulario:
CGN2005_002_SALDOS_DE_OPERACIONES RECIPROCAS y haga clic en el botón “aceptar”.
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SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta
que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, y la cuenta, hasta que se
desplieguen sus respectivas subcuentas que corresponden al último nivel de los conceptos que va a
registrar. Recuerde que éste formulario se reporta sólo a nivel de subcuenta.
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SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
c) Haga clic sobre la subcuenta que se encuentra sombreada en azul y déle clic al botón derecho del Mouse
y luego a la opción “Nuevo detalle”. Aparece una ventana que le permite seleccionar el código de la
entidad con la cual se tiene la operación reciproca, puede escoger el código dando doble clic sobre el
mismo, o digitarlo en la parte superior izquierda del selector. Si no ve el código registrado en la columna
entidad reciproca, abra la lleve de la subcuenta y aparecerá el registro del código y el nombre de la entidad
tanto en la columna del concepto como en la columna “Entidad reciproca”.
14
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
15
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
e) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “VALOR CORRIENTE” y “VALOR NO CORRIENTE” y
registre horizontalmente en la fila de cada concepto los respectivos valores, teniendo en cuenta las
reglas de los signos.
e) Cuando registre los valores de todas las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta las
siguientes recomendaciones:
La suma de las variables saldo final corriente y saldo final no corriente debe ser igual o menor al
saldo final de la subcuenta en el formulario CGN2005_001_Saldos_y_Movimientos,de lo contrario
en la validación generará un error.
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SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Los registros se hacen sólo a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles,
refresque o valide el formulario.
cuando
Si va a corregir un registro, ubique el cursor en la celda y déle doble clic al Mouse, así se activa la
celda para la corrección.
f) Cuando finalice el registro del formulario vaya a la opción formularios/Validar y ejecute la acción. Debe
aparecer el mensaje “La operación se realizó satisfactoriamente”. Si salen errores verifique el lóg.
De errores y haga las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa. Para facilitar la
corrección de los errores, se puede exportar el formulario, abrirlo y guardarlo como Excel. Como la
corrección se hace sobre el archivo en Excel exportado, debe proceder a convertirlo a archivo
plano una vez corregido, para luego importarlo y seguir con la validación. Recuerde que en el
proceso de exportación, se exportan todos los formularios validados para la categoría y período
seleccionado. Por lo tanto, si corrigió un solo formulario y lo va a importar debe borrar los otros
formularios exportados.
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SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Importación del formulario:
El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego importarlo. A continuación se
presenta de manera gráfica la composición de este archivo.
1
2
7
S
D
D
D
D
D
D
D
D
3
26800000
1.4.02.01
1.4.70.90
4.1.14.01
4.1.14.01
1.4.02.01
1.4.70.08
4.1.14.01
4.1.14.01
8
4
10103
10200000
10200000
10200000
10400000
10500000
10500000
10500000
10600000
5
6
2005 CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS
6540
0
0
7616
0
2524
0
7665
52036
0
0
20033
0
13708
0
14685
a
b
c
9
1. “S” representa que el tipo de registro es de cabecera.
2. Código de la entidad
3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en
todos los casos. El caso del ejemplo representa el primer trimestre, donde “01” es el mes inicial y
“03” el mes final.
4. Año (escrito sin separación por punto)
5. Nombre del Formulario
6. Fecha de envío: Es opcional por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe debe
ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).
7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.
18
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
8.
Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, en el caso
particular del formulario CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS, el código es numérico y
corresponde al código contable separando sus niveles con puntos.
9. Se refiere a las siguientes variables: a) Entidad reciproca, b) valor corriente y c) Valor no corriente
las cuales se encuentran detalladas en el protocolo de importación.
Una vez terminado el formulario y esté listo para realizar su importación al CHIP, verifique la estructura de
este archivo plano con la establecida en el anexo 2 de su respectivo procedimiento (Capitulo I
Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la
información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del
Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numeral 6).
4.1.3
Formulario CGN2005_003NE_Notas_ de_ Carácter_ Especifico
En este formulario se reporta información cuantitativa y cualitativa de carácter específico, cuyo propósito
es revelar la información adicional necesaria sobre transacciones, hechos y operaciones financieras,
económicas sociales y ambientales, que la entidad por su importancia y materialidad debe informar,
permitiendo obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las subcuentas sujetas a
revelación.
La parametrización de éste formulario se hizo teniendo en cuenta los aspectos a revelarse, establecidos en
las normas técnicas y los procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables del
Régimen de Contabilidad Pública.
La estructura y características de éste formulario las puede consultar en el Régimen de Contabilidad
Pública, en el libro II Manual de Procedimientos, título II Procedimientos y Doctrina Contable Pública,
Sección II Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables, Capitulo I Procedimiento
contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información
financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema
Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numerales 9, 10 y 11.
En el sistema CHIP, este formulario se puede diligenciar directamente en el aplicativo o importando un
archivo en Excel previamente elaborado.
Directamente en el aplicativo:
Una vez que ha ingresado al Chip-Local siga las siguientes instrucciones:
a) Entre por formularios, haga clic en formulario/seleccionar e ingrese la información preliminar Año,
entidad,
categoría
“Información
Contable
Pública”,
período
formulario:
CGN2005_003NE_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO y haga clic en el botón “aceptar”.
19
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
20
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
b) Cuando aparezca el mensaje “El formulario seleccionado exige que se detalle cada concepto
diligenciar…”, haga clic en aceptar.
c)
Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la
carpeta que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, y la cuenta,
hasta que se desplieguen sus respectivas subcuentas que corresponden al último nivel de los
conceptos. Haga clic sobre la subcuenta que va a revelar.
d) Oprima el botón derecho del Mouse y haga clic en “Nuevo detalle”, luego clic en el selector de
lista y seleccione el número del detalle que va registrar. Haga clic en el código de la lista y
nuevamente doble clic. Cuando aparezca seleccionado el número del detalle haga clic en
“Aceptar” y abra la carpeta de la subcuenta. Aparece debajo de la subcuenta y en la columna
“CLASIFIACIÓN NOTAS ESPECÍFICAS” el Número del detalle seleccionado.
21
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
e) Ubique el cursor en la columna “DETALLE NOTAS ESPECÍFICAS” y haga doble clic. Inicie la
descripción de la nota haciendo referencia a la clasificación de las de Notas específicas descritas en
la norma técnica como un subtítulo de la nota así: 1. Relativas a consistencia y razonabilidad de las
cifras; 2. Relativas a la valuación; 3. Relativas a recursos restringidos y 4. Relativas a situaciones
particulares de las cuentas. El número de caracteres alfanuméricos para describir el detalle es de
2000.
22
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Debe tener en cuenta que cuando escribe la nota directamente en el sistema, sólo puede ver lo que va
escribiendo, pues lo escrito se va desplazando en la misma línea hasta completar los dos mil caracteres, si
los excede el sistema le general el mensaje “La longitud del campo es de 2000 caracteres”. El detalle
también lo puede copiar de un archivo en Word y pegarlo en el sistema, para ello copie el texto que va a
pegar, ubique el cursor en el campo “Detalle Notas Específicas” haga doble clic y péguelo (ctrl. V). Cuando
requiera eliminar un detalle, oprima clic derecho y elimine o modifique el detalle deseado.
Tiene la posibilidad de registrar hasta 20 detalles por cada concepto (subcuenta).
Por la importancia que tiene para el conocimiento de las cifras, los procesos de revisión y auditoria, la
descripción de la nota debe ser muy clara y precisa.
f)
Después de registrado el detalle, ubique el cursor en la columna “VALOR NOTA ESPECÍFICA”, y
registre el valor de la situación que va a revelar. Recuerde que el valor se reporta en miles de pesos
y no debe llevar separadores en miles.
g)
Cuando finalice el registro del formulario de las Notas Específicas, vaya a la opción
formularios/Validar y valide el formulario. Debe aparecer el mensaje “La operación se realizó
satisfactoriamente”. Si salen errores verifique el log de errores y haga las respectivas correcciones,
hasta que la validación sea exitosa.
23
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Para facilitar la corrección de los errores, se puede exportar el formulario, abrirlo y guardarlo como Excel.
Ajuste el texto de la columna del “Detalle de la Nota Específica”, por Formato/Celda/Alineación/Ajustar
texto, con el fin de facilitar su lectura y corrección.
Como la corrección se hizo sobre el archivo en Excel exportado, debe proceder a convertirlo a archivo
plano, par luego importarlo y seguir con la validación.
Importación del formulario:
El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego importarlo. A continuación se
presenta de manera gráfica la composición de este archivo.
1.
“S” representa que el tipo de registro es de cabecera.
2.
Código de la entidad
3.
Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1”
en
todos los casos. El caso del ejemplo representa el primer trimestre, donde “01” es el mes inicial y “03” el
mes final, es decir se refiere al período Enero-Marzo.
4.
Año (escrito sin separación por punto)
5.
Nombre del Formulario
6.
Fecha de envío: Es opcional por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe
debe ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005). Se recomienda no copiarlo.
24
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Los numerales anteriores detallan el encabezado de este formulario, el cual debe ser copiado
primera fila, desde la celda A1, tomado directamente del protocolo de importación cuando
elaborando el formulario en Excel para su posterior importación.
en
la
se está
A partir de la segunda fila se estructuran las siguientes columnas:
7. Celda A2- “D”, Indica que los registros son de tipo detalle. En esta celda debe escribir la letra “D” y
duplicarla en sentido de la columna hasta la última subcuenta que va a revelar.
8. Celda B2-“Concepto”: Corresponde al código contable de la subcuenta que se va a revelar, separando
sus niveles con puntos. A partir de esta celda, en sentido de la columna registre los conceptos de todas las
subcuentas que va a revelar.
En este rango se reportan las siguientes variables:
9.
a. Celda C2- “Número de detalle de la Nota Especifica” Dado que una subcuenta puede tener varios
detalles asociados a cualquier tipo de nota específica, se habilitó este campo para que la entidad pueda
revelar una subcuenta, cuantas veces sea necesario (hasta 20 detalles). Para ello enumere cada detalle
iniciando con el número 1 hasta el número 9 y continuando con la letra A hasta la letra K, en sentido de la
columna y en orden consecutivo.
b. Celda D2- “Detalle de la Nota Específica”: Inicie la descripción de la nota haciendo referencia a la
clasificación de las de Notas específicas descritas en la norma técnica como un subtítulo de la nota así: 1.
RELATIVAS A CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS; 2. RELATIVAS A LA VALUACIÓN; 3.
RELATIVAS A RECURSOS RESTRINGIDOS Y 4. RELATIVAS A SITUACIONES PARTICULARES DE LAS CUENTAS.
El número de caracteres alfanuméricos para describir el detalle es de 2000.
c. Celda E2 – “Valor” En esta columna se registra el valor de la situación que se va a revelar por cada
uno de los detalles descritos. Recuerde que el valor se reporta en miles de pesos y no debe llevar
separadores en miles.
Es recomendable estructurar el archivo en una hoja nueva de Excel. El detalle lo puede copiar de su
1
2
S
D
D
3
4
26800000 10103
1.1.25.04
1.1.25.04
5
6
2005 CGN2005_003NE_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO
7
8
a
c
b
9
archivo en Word a Excel, copiándolo como “Texto”. Para ello párese en la celda donde va a copiar el
detalle y péguelo en la línea de edición. Tenga en cuenta de convertir el punto a parte en punto seguido,
dado que al copiar el texto a Excel se puede dividir en dos celdas. Elimine los espacios al final de las filas y
columnas, y cualquier otro carácter distinto a los solicitados que le pueden generar error.
Una vez terminado el formulario y esté listo para realizar su importación al CHIP, verifique la estructura de
este archivo plano con la establecida en el anexo 3 de su respectivo procedimiento (Capitulo I
Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la
información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del
Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numeral 9).
25
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
4.2
FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA DE NOTAS DE CARÁCTER GENERAL
Para la categoría de Notas de Carácter General, se ha definido un solo formulario cuyos conceptos son
propios de ésta categoría y obedecen a los criterios definidos en las normas técnicas y los procedimientos
del Régimen de Contabilidad Pública. Las variables están definidas de acuerdo a las necesidades de
revelación que determinan estas normas, las cuales se encuentran en el “Régimen de Contabilidad
Pública”, PARTE I Régimen de Contabilidad Pública, LIBRO II Manual de Procedimientos, TITULO II
Procedimientos y doctrina contable, SECCIÓN II Procedimientos relativos a los estados, informes y reportes
contables, CAPITULO II Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables
básicos, NUMERALES 17, 18, 19, 20 y 21.
4.2.1
Formulario CGN2005. Notas _de_Caracter_General
La estructura y características las puede consultar en el Régimen de Contabilidad Pública, en el libro II
Manual de Procedimientos, título II Procedimientos y Doctrina Contable Pública, Sección II Procedimientos
relativos a los estados, informes y reportes contables, Capitulo I Procedimiento contable para el
diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera, económica,
social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema Consolidador de Hacienda e
Información Financiera Pública CHIP, numerales 12, 13 y 14.
En el sistema CHIP, este formulario se puede diligenciar directamente en el aplicativo o importando un
archivo en Excel previamente elaborado.
Directamente en el aplicativo:
Una vez que ha ingresado al Chip-Local siga las siguientes instrucciones:
a) Entre por formularios, haga clic en Formulario/Seleccionar e ingrese la información preliminar
Año, entidad, categoría “Notas Generales a los Estados Contables”, período (Oct.-Dic.) y formulario:
CGN2005_003NG_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL y haga clic en el botón “aceptar”.
b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta
que contiene los conceptos definidos en la parametrización. Una vez que despliegue el último nivel del
concepto, haga clic sobre el mismo.
c) Ubique el cursor en la columna “DETALLE NOTAS DE CARÀCTER GENERAL” e inicie la descripción del
detalle relacionado con el concepto señalado.
Debe tener en cuenta que cuando escribe la nota directamente en el sistema, sólo puede ver lo que va
escribiendo, pues lo escrito se va desplazando en la misma línea hasta completar los dos mil caracteres, si
los excede el sistema le general el mensaje “La longitud del campo es de 2000 caracteres”. El detalle
también lo puede copiar de un archivo en Word y pegarlo en el sistema, para ello copie el texto que va a
pegar, ubique el cursor en el campo “Detalle Notas Específicas” haga doble clic y péguelo (ctrl. V).
d) Ubique el cursor en la columna “REFERENCIA A NOTA ESPECÌFICA”. Esta variable es alfanumérica, por lo
tanto cuando la nota general no tiene relación directa con una cuenta o subcuenta, se registra “N/A” (No
aplica), siempre debe haber un registro relacionado con la nota general que se detalló. Si la nota general
tiene relación con una nota de carácter específico, haga referencia a la subcuenta revelada en la Nota
Específica, registrando el código de la subcuenta o subcuentas que sean necesarias separadas con (/). Esta
referencia es de mucha utilidad para los procesos de auditoria.
26
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
e) Cuando finalice el registro del formulario de Notas Generales, vaya a la opción formularios/Validar y
valide el formulario. Debe aparecer el mensaje “La operación se realizó satisfactoriamente”. Si salen
errores verifique el log de errores y haga las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.
Para facilitar la corrección de los errores, se puede exportar el formulario, abrirlo y guardarlo como Excel.
También puede ajustar el texto del “Detalle de la Nota General” y de la “Referencia a Nota Específica”, por
Formato/Celda/Alineación/Ajustar texto, con el fin de facilitar su lectura y corrección. Finalmente proceda
a importarlo.
Importación del formulario:
El siguiente cuadro presenta de manera gráfica la composición de un archivo en Excel con los datos
necesarios para la elaboración del formulario.
1
2
S
D
D
D
D
D
7
8
3
4
5
26800000 10103
N.2.1
N.4.1
N.4.3
N.5.2
N.5.3
6
2005 CGN2005_003NG_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL
b
a
9
1.
“S” representa que el tipo de registro es de cabecera.
2.
Código de la entidad
3.
Indica el período al que pertenece el reporte: Mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en
todos los casos. El caso del ejemplo representa el primer trimestre, donde “01” es el mes inicial y “03” el
mes final.
4.
Año (escrito sin separación por punto)
5.
Nombre del Formulario
6.
Fecha de envío: Es opcional por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe debe
ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).
Los numerales anteriores detallan el encabezado de este formulario, el cual debe ser copiado en la primera
fila, desde la celda A1, tomado directamente del protocolo de importación, como se indica en los
anteriores formularios.
A partir de la segunda fila se estructuran las siguientes columnas:
7. Celda A2 -“D”, Indica que los registros son de tipo detalle. En esta celda debe escribir la letra “D” y
duplicarla en sentido de la columna hasta el último concepto que va a revelar.
27
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
8. Celda B2 – “Concepto”: Corresponde a una clasificación especial definida para identificar los criterios
de revelación de carácter general establecidos en la norma técnica y los procedimientos del Régimen
de Contabilidad Pública. A partir de la celda B2 en sentido de la columna registre los códigos de los
conceptos que va a revelar, los cuales están detallados en el protocolo de importación. Recuerde que
debe registrar el concepto de mínimo nivel.
9. En este rango se reportan las siguientes variables:
a. Celda C2- “Detalle Notas Carácter General”: Corresponde al detalle de la nota que revela los aspectos
de carácter general, las políticas y prácticas contables, situaciones que afectan o pueden afectar la
razonabilidad de la información y los efectos y cambios significativos de la información contable pública. El
máximo número de caracteres alfanuméricos que puede contener el detalle es de 2000.
b. Celda D2- “Referencia a Nota Específica": Esta variable es alfanumérica, por lo tanto cuando la nota
general no tiene relación directa con una cuenta o subcuenta, se registra “N/A”, siempre debe haber un
registro relacionado con la nota general que se detalló. Si la nota general tiene relación con una nota de
carácter específico, haga referencia a la subcuenta revelada en la Nota Específica, registrando el código de
la cuenta o subcuentas que sean necesarias. Esta referencia es de mucha utilidad para los procesos de
auditoría.
Es recomendable estructurar el archivo en una hoja nueva de Excel. El detalle lo puede copiar de su
archivo en Word a Excel, copiándolo como “Texto”. Para ello párese en la celda donde va a copiar el
detalle y péguelo en la línea de edición. Tenga en cuenta de convertir el punto a parte en punto seguido,
dado que al copiar el texto a Excel se puede dividir en dos celdas. Elimine los espacios al final de las filas y
columnas, y cualquier otro carácter distinto a los solicitados que le pueden generar error.
Una vez terminado el formulario y esté listo para realizar su importación al CHIP, verifique la estructura de
este archivo plano con la establecida en el anexo 4 de su respectivo procedimiento (Capitulo I
Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la
información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del
Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numeral 12).
4.3 FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Para la categoría de Control Interno Contable, se definió un solo formulario cuyos conceptos son propios
de ésta categoría y obedecen a los criterios establecidos en el proceso de parametrización de la categoría.
4.3.1. Formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE
En este formulario se reporta el informe anual de evaluación del Control Interno Contable, con corte a 31
de diciembre de cada periodo contable, según la estructura definida en el numeral 5.4 del procedimiento
para la implementación y evaluación del control interno contable, cuyo contenido se incorpora según el
artículo 1º. De la resolución 357/2008, la cual puede consultar en la página de la CGN www.contaduría.gov.co
o en la pagina del chip www.chip.gov.co en la ruta /Consultas/Documentos/Índice/Resoluciones ó
Instructivos.
Se recomienda antes de iniciar la elaboración de este formulario, consultar la resolución 357/2008.
28
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Directamente en el aplicativo:
Una vez que ha ingresado al Chip-Local siga las siguientes instrucciones:
a) Entre por formularios, haga clic en Formulario/Seleccionar e ingrese la información preliminar
Año, entidad, categoría “CONTROL INTERNO CONTABLE”, período (Oct.-Dic.) y formulario:
INFORME_C_I_CONTABLE y haga clic en el botón “aceptar”. Inmediatamente el sistema muestra
una pantalla con el siguiente mensaje: “El formulario seleccionado exige que se detalle cada
concepto a diligenciar. Para realizar ésta operación utilice el botón derecho sobre el concepto a
diligenciar”, dele aceptar y aparece el formulario con las siguientes variables:
CONCEPTOS
b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la
carpeta que contiene los conceptos definidos en la parametrización. Tenga en cuenta que los
conceptos para este formulario tienen distintos niveles, una vez que despliegue el último nivel de
cada concepto, ubíquese sobre el concepto y oprima el botón derecho del Mouse,
inmediatamente se activa la opción “Nuevo detalle…”.
DETALLE
c) En la ventana “Seleccionar Detalle” registre el título de la situación que va a describir, Antecedido
de un numeral. Este numeral corresponde al título de la evaluación, la cual tiene relación con los
numerales del concepto que está registrando. Una vez registrado el numeral y el título, déle
aceptar e inmediatamente aparecerá este registro como parte del
concepto y también en el
detalle.
d) Para el caso del concepto 1, tenga en cuenta que éste este tiene tres niveles: El primer nivel se
refiere al. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, el segundo nivel se refiere a las etapas del
proceso contable, IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN, REGISTROS Y AJUSTES ó ELABORACIÓN Y
PRESENTACIÓN DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES y el tercer nivel que es el nivel
más bajo, se refiere a las FORTALEZAS Y DEBILIDADES, de cada una de las etapas del proceso
contable, las cuales deben ser diligenciadas obligatoriamente, al menos una debilidad y una
fortaleza de cada etapa.
e) Para el “DETALLE” de los numerales 2. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y
recomendaciones realizadas; 4. Evidencias y 5. Recomendaciones, que no tienen más niveles en el
concepto, se debe registrar el numeral y título que identifique el detalle a reportar cuyo nombre
puede corresponder a los avances, evidencias y recomendaciones de la situación que se va a
describir.
f) Para el “DETALLE” del numeral 3. Calificación del estado general del control interno contable, en el
“Nuevo detalle” registre la calificación de la evaluación, la cual puede ser 1, 2, 3, ó 4. No puede ser
superior a este rango y debe ser en caracteres numéricos y un solo dígito.
29
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
DESCRIPCIÓN
g) Una vez registrado el “DETALLE”, ubique el cursor en la columna “DESCRIPCIÓN” y dé le doble clic
al Mouse y escriba el texto de la descripción. Debe tener en cuenta que cuando escribe el texto
directamente en el sistema, sólo puede ver lo que va escribiendo, pues lo escrito se va
desplazando en la misma línea hasta completar los dos mil caracteres, si los excede el sistema
genera el mensaje “La longitud del campo es de 2000 caracteres”. El texto también lo puede copiar
de un archivo en Word y pegarlo en el sistema, para ello copie el texto que va a pegar (CtrlC), luego
en el formulario seleccionado ubique el cursor en el campo de la variable “DESCRIPCIÓN””, dele
doble clic al Mouse y péguelo (Ctrl. V).
h) Para la “DESCRIPCIÓN” de los numerales 2. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y
recomendaciones realizadas; 4. Evidencias y 5. Recomendaciones, siga el procedimiento descrito
en el punto anterior (g).
i) Para la “DESCRIPCIÓN” del numeral 3. Registre siempre en mayúsculas el significado de la
calificación definida en la Resolución 34 así: Para la calificación 1.Registre INADECUADO, para la
calificación 2. DEFICIENTE, para la calificación 3.SATISFACTORIO y para la calificación 4.
ADECUADO.
j) Cuando finalice el registro del formulario, vaya a la opción formularios/Validar y valide el
formulario. Debe aparecer el mensaje “La operación se realizó satisfactoriamente”. Si salen errores
verifique el log de errores y haga las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.
Para facilitar la corrección de los errores, tenga en cuenta los mensajes de validación, exporte el
formulario y guárdelo como Excel. Una vez corregido el archivo exportado, conviértalo a plano,
impórtelo y valídelo nuevamente. Recuerde que debe diligenciar todos los conceptos y todas las
variables.
Importación del formulario:
El siguiente cuadro presenta de manera gráfica la composición de un archivo en Excel con los datos
necesarios para la elaboración del formulario, el cual debe ser convertido a archivo plano para su
importación
1
2
S
D
D
D
D
D
D
D
7
3
4
920300000
10112
5
6
2007 INFORME_C_I_CONTABLE
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
8
a
b
1.
“S” representa que el tipo de registro es de cabecera.
2.
Código de la entidad
30
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
3.
Indica el período al que pertenece el reporte: Mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en
todos los casos. En el caso del informe de Control interno el período es de un año, donde “01” es el mes
inicial y “12” el mes final.
4.
Año (escrito sin separación por punto)
5.
Nombre del Formulario
7. Fecha de envío: Es opcional por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe debe ser
en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).
Los numerales anteriores detallan el encabezado de este formulario, el cual debe ser copiado en la primera
fila, desde la celda A1, tomado directamente del protocolo de importación, como se indica en los
anteriores formularios.
A partir de la segunda fila se estructuran las siguientes columnas:
8. Celda A2 -“D”, Indica que los registros son de tipo detalle. En esta celda debe escribir la letra “D” y
duplicarla en sentido de la columna hasta el último concepto que va a describir.
9. Celda B2 – “Concepto”: Corresponde a la estructura del informe anual de evaluación del control
interno contable, definida en el artículo 1º. De la Resolución 34 del 31 de enero de 2008, por la cual se
adoptan los procedimientos para reportar éste informe. A partir de la
celda B2 en sentido de la
columna registre los códigos de los conceptos que va a describir, los cuales están detallados en el
protocolo de importación. Recuerde que debe registrar el concepto de mínimo nivel, para éste
formulario el concepto tiene tres niveles.
10. En este rango se reportan las siguientes variables:
a. Celda C2- “DETALLE”: Esta variable corresponde al título de la situación que se va a describir, según se
describe en los numerales c), d) y f) de las instrucciones dadas para el registro directo en el sistema de
este formulario.
b. Celda D2- “DESCRIPCION”: Esta variable corresponde a la descripción de la evaluación definida en
el título de la variable “DETALLE”. Tenga en cuenta que el texto no puede superar los 2000
caracteres. Complemente estas instrucciones con las de los numerales g), h), i) y j), dadas cuando se
registra el formulario directamente en el sistema
5. CONVERSION DE ARCHIVOS PLANOS (PANTALLAZOS DEL PROCESO)
Para efecto del envío de información a través del CHIP-LOCAL, es necesario elaborar los archivos planos
que exige el sistema CHIP a partir del formato Excel. Se precisa que esta actividad también puede ser
ejecutada directamente por los sistemas de gestión que tenga la entidad siempre y cuando se haya
definido y desarrollado la funcionalidad en el respectivo ARP con el respectivo protocolo definido por el
CHIP para cada formulario.
Para la conversión, la entidad debe tener los siguientes archivos:
Un archivo en Excel denominado econvertconceptos.xls”, el cual contiene una fórmula que
renombra los códigos de las cuentas del Catálogo General de Cuentas, separando con puntos las Clases de
los Grupos, Cuentas y Subcuentas. Tenga en cuenta que el último digito de un concepto no lleva punto
final.
31
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Un archivo en Excel denominado Sin_Ceros.xls, el cual contiene una fórmula que permite eliminar el cero
inicial de la izquierda a los códigos de la entidades que inician con cero.
El formato en Excel que tiene el nombre “CGN2005.001”.
A partir del formato en Excel “CGN2005.001” realice las siguientes actividades:
a) Renombre y guarde el archivo “CGN2005.001” como: F1-Nombre entidad- fecha de corte-Plano.
Ejemplo: F1-Matanza-0103-Plano.
32
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
b) Abra el archivo renombrado - F1-Matanza-0103-Plano.- y sobre este archivo trabaje para la
conversión a plano.
c) Elimine el encabezado (filas de 1 a 10).
33
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
d) Marque la columna A que contiene los códigos de las cuentas y de la barra de herramientas, seleccione
la opción “Formato /Celda /Carpeta Número/Texto” y haga clic en aceptar o simplemente oprima
ENTER
34
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
e) Marque las columnas (C-D-E-F-G-H), de la barra de herramienta seleccione la opción “Formato /Celda
/ Carpeta Número / Número” y elimine los decimales y separadores en miles si los hay. Inmediatamente
sin desmarcar vuelva a la barra de herramientas y seleccione la opción “Edición/copiar” y sin desmarcar
vuelva a “Edición /Pegado especial /valores” y haga clic en aceptar.
35
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
36
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
f) Elimine la columna B donde están los nombres de las cuentas e inserte una nueva columna (B), o
simplemente borre los datos de esa columna.
37
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Genere el protocolo de importación del respectivo formulario desde el CHIP LOCAL así:
CHIP-Local,
opción “Formulario /Generar protocolo de importación”. De esta forma obtiene el encabezado del
archivo plano con el código de la entidad y el periodo de corte.
Inmediatamente, marque la fila de encabezado que empieza con S, hasta la última letra del
nombre del formulario y utilizando las teclas CTRL y C al mismo tiempo copie este protocolo y péguelo
en la primera fila insertada en el archivo que está trabajando. Verifique que la línea copiada tenga los
datos correctos del código de la entidad, período, año y nombre del formulario, como se observa a
continuación:
S
218515185
10103 2012 CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
38
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
39
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Para convertir los archivos planos con office 2007 tenga en cuenta que al guardar los archivos se realiza
por la pestaña del logo de office
tabulación.
en la opción Guardar como/otros formatos/texto delimitado por
40
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
41
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Verificación de archivo plano.
42
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Para el caso de office 2003 se realiza el mismo proceso pero teniendo en cuenta que la forma de
guardar cambian las pestañas de guardado.
43
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
44
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
p) Guarde nuevamente el archivo – F1-Matanza-0103-como “Texto delimitado por tabulaciones” en la
carpeta “Datos Formularios” (creada al instalar el CHIP Local). Diga sí a todas las ventanas de dialogo
que aparezcan, hasta que el archivo quede guardado en la carpeta, verifique en la carpeta si está el
archivo plano, el cual queda disponible para el proceso de importación. Este archivo presenta la
siguiente estructura.
Verificación de archivo plano
6. GLOSARIO DE TÉRMINOS
CHIP: Consolidado de Hacienda e Información Pública, es una herramienta a través de la cual se carga,
transmite, centraliza y difunde la información cuantitativa y cualitativa producida por las entidades
públicas u otros agentes, con destino al gobierno central, usuarios estratégicos, las entidades de
control, y la ciudadanía en general.
45
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
CHIP Local: Es el componente del CHIP utilizado por las entidades reportantes para la importación,
validación y envío de sus categorías de información y se encuentra instalado físicamente en una entidad
reportante.
CHIP Central: Es el componente del CHIP utilizado por la CGN cuyas funcionalidades permiten la
administración del sistema.
Usuario Estratégico: Se refiere a las entidades públicas que solicitan al administrador del CHIP
autorización para el uso del sistema con el fin de definir, parametrizar y permitir la transmisión de
sus categorías de información o para utilizar la información existente de otras categorías que
satisfagan sus necesidades de información.
Categoría: Es un conjunto integrado de información de la misma naturaleza que se agrupa en
formularios de iguales conceptos y diferentes variables que son enviados por las entidades reportantes
a través del CHIP para satisfacer la necesidades de información de los usuarios estratégicos.
Formularios: Los formularios de solicitud de información son las diferentes vistas de presentación de
una categoría de información. Los formularios se obtienen de la agrupación de variables cuantitativas y
cualitativas con sus correspondientes variables de encabezado y detalle. Una variable cuantitativa solo
puede estar asociada a uno y solo un formulario. Los formularios mantienen el árbol de conceptos
definidos para la categoría, esto quiere decir que todos los formularios definidos para una categoría
tienen el mismo árbol de conceptos.
Variables Cuantitativas: Determinan valores numéricos asociados a los conceptos. Son variables
cuantitativas, por ejemplo, el saldo inicial de una cuenta contable.
Variables Cualitativas: Determinan valores cualitativos asociados a los conceptos. Las variables
cualitativas pueden ser de tipo lista, alfanumérico, fecha, lógico y tienen tres tipos de comportamiento:
De Encabezado: Variable cualitativa que expande todos los conceptos permitiendo ingresar para
cada uno de valores válidos de la variable de encabezado valores en las demás variables de la
categoría para cada uno de los conceptos que componen la categoría.
De Detalle: Variable cualitativa que expande uno a uno cada concepto de la categoría
permitiendo el ingreso de información por cada valor válido definido para la variable de detalle, es
decir, el usuario podrá ingresar información para todas las variables del registro de entrada por cada
valor válido de la variable de detalle.
Conceptos: Constituyen el marco referencial de las categorías de información y se estructuran en forma
de árbol, cuya raíz es la categoría. Cada categoría tiene un solo árbol de conceptos asociado. En el CHIP
cada concepto tiene un nombre, un código y una descripción. El código del concepto determina el nivel
del árbol en que está ubicado el concepto. Cada nivel en el código del concepto está separado por el
carácter punto (.).
46
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN-GIT CHIP
Perfiles: Son una serie de atribuciones o condiciones de los usuarios, asignadas o restringidas por el
usuario de seguridad, según su cargo en particular y por un período de vigencia determinado.
Administrador del CHIP: Es el servidor público de la Contaduría General de la Nación – CGN al
que se le ha asignado en sus funciones la administración del CHIP.
Administrador de Gestión: Se refiere al servidor público o contratista de un usuario estratégico
que ejerce el rol o perfil de “Administrador de Gestión” respecto a las funcionalidades del CHIP,
en el sentido de coordinar todas las actividades y políticas de gestión institucional definidas por el
usuario estratégico con el objetivo de elevar la calidad de la información que reporta.
Administrador General (ADM_GENERAL): Usuario del CHIP Local que tiene permisos para ingresar a
todas las funcionalidades del Chip-Local y su función fundamental es velar por la custodia del “Usuario”
y “Contraseña” del Chip- local instalado en una entidad pública, para evitar la posible reinstalación del
sistema.
Administrador de Seguridad (ADM_SEGURIDAD): Usuario del CHIP Local que tiene permiso para
ingresar exclusivamente a las funcionalidades de seguridad del Chip-Local y su función fundamental es la
creación de usuarios, restablecer las contraseñas y apoyar el proceso de instalación del Chip-Local.
Registro (REGISTRO): Usuario del CHIP Local que tiene permiso para ingresar a la funcionalidad
formularios y tiene solamente permisos para el registro y validación de formularios, su función
fundamental es la de apoyar el proceso de validación de formularios antes del envío.
Registro y envío de información (REGISTRO_Y_ENVIO): Usuario del CHIP Local que tiene permiso para
ingresar a la funcionalidad formularios y las opciones para el registro, validación y envío de formularios,
su función fundamental es la de hacer los envíos de información en la fechas establecidas por el usuario
estratégico.
Mensajes de error: Es el documento que genera el CHIP-Local una vez terminada la validación de un
formulario cuando la validación no es exitosa, su propósito es orientar al funcionario responsable para
su corrección y así elevar la calidad de la información, éstos mensajes están definidos en la
parametrización de la categoría.
Mensaje de error Permisible: Es una advertencia que no impide el envío de la información, indica
que la entidad reportante debe revisar y analizar la información que va a enviar para determinar
si hay lugar a modificación, estos se pueden volver no permisibles para futuros envíos, por lo tanto es
conveniente corregirlos.
Mensaje de error No permisible: Indica que la entidad reportante presenta deficiencias en la
información y que el sistema no le permitirá el envío, hasta tanto no se realice la corrección que
corresponda.
47