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FORMATO DE ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
GESTION ADMINISTRATIVA
PROCESO:
ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCIC)N DOCUMENTAL
GAD10-FORO1 VERSION: 5.0
CODIGO:
29/ll/2016
PROCEDIMIENTO:
FECHA DE APROBACION:
coNTAnuRrAct5"E~k^LOEL^"A¬lf¥r¥
3Fiicdiahd; #omdiun:::rra;I:iva:
sGTTbCcOHnltPaqu4;iO?1de Centralizaci6n de la lnformaci6n -4000
Disposici6n Final
Soporte
series,subseriesyTipos
IDocumentalesI Retenci6n
C6digo
Dep4901
Ser025
AG
Sub
AC
P
EL
CT
E
M/D
pagina 1 de 3
Procedimiento
S
CATEGORIAS CONTABLES CGNclERREYAPERTURADEUNPERIODO DE CATEGORIA
001
®
Comun-lcaciones
2
3
X
X
X
X
una vez finalizado el tiempo de retenci6n enArchivoCentral,sedebemicrofilmarodigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectr6nico.
2
3
X
X
X
X
una vez finalizado el tiempo de retenci6n enArch'lvoCentral,sedebemicrofilmaradigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectr6nico.ALCHIP
Cronograma, publicaci6n yautorizaci6ndeunacategoria
®
®
Proyecto de resoluci6n dePrOrrOga
Solicitudes de apertura
DEFINl CION DE UNA CATEGORl A
002
003
®
Acta
a
Comunicaci6n
Hoja de parametrizaci6n
INCLUSION DE uN USuARIO ESTRATEG leo Y/O USUAR lO DE INFORMAC lON
X
X
X
X
3
2
®
Acta
-
una vez finalizado el tiempo de retenCi6n enArchivoCentral,sedebemicrofilmarodigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectr6nico.
Comunicaci6n
Propuesta convenioItd-nistrativo
lnePARAIVIra mlETRIZACION DE UNA CATEGORl
004
®
Acta
a
Comunicaci6n
®
a
®
CODIGO:
Nombredel responsable:
2
A
3
X
X
X
X
una vez finalizado el tiempo de retenCi6n enArchivoCentral,sedebemicrofilmarodigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectfonico.
Documentode pruebaSdeparametrizaci6n
Hoja de parametr-lzaCi6n
Listadechequeo
Series, Subseries y Tipos Documentales:Dep=Dependencia,TipoDocumentalSe,=SerieDocumentaI;Sub=SubserieDocumental
I=Ianifli^ artinI-_Firma'lf',,
JJEl- I- I-II
I=
e nCInAG=ArchivodeGesti6n
P=PapelAC=ArchivoCentralEL=Electr6nico
Actadeaprobaci6nNO
cg¥:¥sE£C:i¥:::Im6caarC6;n:6nn7oD:jlfallzaclon
U 4FecE8 ABE_ 2ne7retarioGeneraI:
_I
A
,l /#4#~7
, //~
FORMATO DE ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCl6N DOCUMENTAL
GESTION ADMINISTRATIVA
PROCESO:
coNT^DuRIAcErtEtt^LDEL^NJREtctN
unidad Administrativa:
oficina productora:
Subcontaduria de Centralizaci6n de la lnformaci6n -4000
GIT CHIP -4901
Series, Subseries y TiposDocumentales
C6digo
Dep
Set
ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCIC)N DOCUMENTAL
GAD10-FORO1 VERSION: 5.0
CODIGO:
29/ll/2016
PROCEDIMIENTO:
FECHA DE APROBACIC)N:
Sub
Retenci6n
AC
AG
Soporte
EL
P
Pagina 2 de 3
Procedimiento
Disposici6n Final
CT
E
Wl/D
S
parametcategori rizaci6n de unaa
4901
068
ESTRATEGIAS DE ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA
ASESORiA Y ASISTENCIA TECNI CA
X
X
2
3
®
Acta
OO1
®
®
X
X
Una vez finalizado el tiempo de retenci6n enArchivoCentral,sedebemicrofilmarodigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectr6nico.
X
X
Una vez finaljzado el tiempo de retenci6n enArchivoCentral,sedebemicrofilmarodigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectr6nico.
Comunicaci6n
Cronograma de asesoria yasistenciatecnica
® Diagn6stico de necesidadesdeasesoriayasistenciatecnica
®
Ficha asesoria y asistenciatechica
®
Material de trabajo y apoyo
-
Plan de asesoria y asistenciatechica
X
Programadeasesoriayasistenciatecnica
4901
094
lNVENTARIOS
006
lNVENTARIO DE TRANSFERENC lAS PRIMARl AS
5
X
2
lnventario documental (FUID)
a
007
X
lNVENTARIO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA
a
CODIGO:
Dep = Dependencia
Set = Serie Dcoumental;
Sub = Subserie Documental
lnventario documental (FUID)
Series, Subseries y Tipos Documentale§:
Tipo Documental
Nombre del responsable: P ro Flaminio MartinjFTIII=Fjrma:-/
gr`
1
Ill--llllI--|'0
X
X
Una vez finalizado el tiempo de retenci6n en
Retenci6n (Afios):
AG = Archivo de Gesti6n
Soporte:
P = Pape
Disposici6n Final:
CT = Conservaci6n Total
AC = Archivo Central
EL= Electr6nico
M/D = Microfilmaci6n / Digitalizaci6n
: = sE::fnCi6cr6n
Acta deaprobaci6n hOLfliFecZ:8 ABE. 20]7cretarioGeneral:
4
I/ Z%J#gr
FORMATO DE ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
GESTION ADMINISTRATIVA
PROCESO:
ACTUALIZACIC)N DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
VERSION: 5.0
GAD10-FORO1
CC)DIGO:
29/ll/2016
PROCEDIMIENTO:
FECHA DE APROBACl6N:
CONTABuRE^GEr{m^lE'E-|^H^CI¢N
unidad Administrativa:
oficina productora:
Series, Subseries y TiposDocumentalee
C6digo
Dep
Ser
Subcontaduria de Centralizacj6n de la lnformaci6n -4000
GIT CHIP -4901
Retenci6n
AG
Sub
AC
Soporte
EL
P
Pagina 3 de 3
Procedimiento
Disposici6n Final
CT
E
M/D
S
Archivo de Gesti6n, se debe conservar demanerapermanenteelsoporteelectr6nico.
49O1
104
IVIANTENllVllENTO
001
MANTENIMIENTO DE CATEGORl AS
®
2
Acta
3
X
X
X
X
X
X
Una vez finalizado el tiempo de retenci6n enArchivoCentral,sedebemicrofilmaradigitalizarelsoportepapelyconservardemanerapermanenteelsoporteelectr6nico.
Comunicaciones
®
Hoja de parametrLzaci6n
- Listadechequeomantenimientode unacategoria
005
MODIFICACION DE PARAIVIETROS DE VALIDAC[ON
®
Comunicaciones
2
3
X
a Solicitud de modificaci6npafametrosdevalidaci6n
CODIGO:
Dep = DependenciaSer=SerieDocumenta';Sub=SubserieDocumental
Series, Sub§eries y Tipos Documentales'.
-
Tipo Documental
Nombre del rosponsable: Pedro Flaminio MartinF.,,ma_-+JfJE=F-/I/I
I
Retenci6n (AjioS):
AG = Archivo de Gesti6nAC=ArchivoCentral
Soporte:
Dcii?__¬iE:.££.:I::nn',OD#i,fa,.zaT^ A ,,,wl
P = PapeIEL=Electr6nico
±9"Lecha-.2S^BR±unr-locone,all,Jl4Z