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Base de datos
Consultas
- 2007 -
Consultas
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas
diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para
formularios (un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza
fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También
puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e
informes de la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que
acepta las entradas del usuario y realiza una acción basada en las entradas),
informes (un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato
impreso. Ya que puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos de
un informe, puede mostrar la información como desee verla) y páginas de acceso
a datos (es una página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a
una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y
manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir
también datos de otros orígenes de datos, como Excel) .
Las consultas nos permitirán:
1.
Recuperar datos de una o más tablas con los criterios especificados y
después mostrar los datos en el orden que se desee.
2.
Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o varias
tablas relacionadas.
3.
Actualizar registros en una tabla
4.
Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
totales.
5.
Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta.
6.
Eliminar un registro o un grupo de registros de una o más tablas.
7.
Realizar cambios globales en un grupo de registros de una o más
tablas.
8.
Anexar un grupo de registros de una a otra tabla.
9.
Crear tablas que pueden exportarse a otras bases de datos
10. Crear formularios, informes y páginas web
11. Crear una copia de seguridad una tabla
Tipos de Consultas
Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
1.- Consultas
de selección
Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de
consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una
hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas
restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los
registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
2.- Consultas
de parámetros
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta,
muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo,
criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.
Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede
diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos
los registros que se encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como
base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo,
puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de
parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que
solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un
mes, Access imprime el informe correspondiente.
3.- Consultas
de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y
reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de
referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de
totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en
el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior, es
decir, un cuadro de doble entrada.
4.– Consultas
de acción
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o
desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de
consultas de acción:
4.1.) Consulta de eliminación
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede
utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación,
Tipos de Consultas
siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados
dentro de los registros.
4.2.) Consulta de actualización
Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas.
Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los
productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al
personal de una determinada categoría. Con una consulta de
actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
4.3.) Consulta de datos anexados
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más
tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una
base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos
clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de
datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
4.4.) Consulta de creación de tabla
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de
una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear
una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access
o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
5.– Consultas
SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL.
Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query
Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales,
como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta, Access
construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la
mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista
Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están
disponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL
en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la
vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL, no
se pueden crear en la cuadrícula de diseño. En el caso de las consultas de
paso a través, consultas de definición de datos y consultas de unión, debe crear
las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las
subconsultas, la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila
Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Consultas de Selección
Ejecutar
Consultas de Selección
Temario:
Consulta de totales
Temario:
Consulta de campo/s calculado
Se puede crear un campo en una consulta a partir de: otros campos, funciones de access,
operaciones de cálculo, condiciones y la combinación de todas estas alternativas:
Un campo calculado se consigna de la siguiente forma:
nombre_del_campo: operación de cálculo
Ejemplo aumentando un 10% los precios de una tabla de productos:
Nuevo_precio: [precio]+[precio]*10/100
Consultas de Selección
Temario:
Consulta de campo/s calculado utilizando funciones de Access
Día: day([fecha_nacimiento])
Devuelve el día de una fecha
Mes: month([fecha_nacimiento]) Devuelve el número de mes de una fecha
Año: year([fecha_nacimiento])
Devuelve el año de una fecha
Fecha_actual: ahora()
Devuelve la fecha de la PC
Mes_en_letras: nombremes(numero_de_mes) Devuelve el nombre del mes
Edad: ent((ahora()-[fecha_nacimiento])/365,25) Ent devuelve el entero de un número
Temario:
Consulta de campo/s calculado utilizando condiciones
Para fijar condiciones en un campo tenemos la función Siinm(condición; respuesta si; respuesta no)
Ejemplo: cuando la modalidad del curso es EGO (Economía y Gestión de las Organizaciones) la cuota es de
300 pesos, caso contrario es de 350 para el resto de las modalidades.
Cuota_nueva: siInm(([modalidad]=“EGO”);(300);(350))
Consultas de Parámetros
Ejecutar
Consultas de tablas de Referencia Cruzada
Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseño ->
Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnos
y en el menú de comandos
Consulta ->
Consulta de tabla de referencias cruzadas
Establecemos el campo asignado a la
fila, el campo asignado a la columna, el
campo que se calculará en la
intersección de columna / fila y la
función a calcular (suma, promedio,
etc). La columna de Totales la
asignamos para sumar los valores de
Y al ejecutar la consulta
tendremos la siguiente
apariencia:
Consultas de Acción: de eliminación
Consultas -> Nuevo -> Vista Diseño -> Seleccionamos la/s tablas y
Una consulta de eliminación elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por
ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se
eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.
Se puede utilizar una consulta de eliminación para eliminar registros de una sola
tabla, de varias tablas en una relación uno a uno o de varias tablas en una relación uno a
varios, si está activada la eliminación en cascada. Por ejemplo, se podría utilizar una
consulta de eliminación para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. No
obstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar
criterios, deberá ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar
registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo.
Para distinguir una relación uno a varios en la vista Diseño de la consulta, observe
las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinación está marcado con
el símbolo de infinito , se trata de una relación uno a varios. Si ambos extremos están
marcados con un 1, se trata de una relación uno a uno.
Consultas de Acción: de eliminación
Ejecutar
En algunos casos, al ejecutar una
consulta de eliminación, pueden eliminarse registros de las tablas relacionaUna vez que se eliminen registros das, aunque no estén incluidas en la
consulta. Esto puede suceder cuando
mediante una consulta de eliminación,
la consulta sólo contiene la tabla que
no se puede deshacer la operación.
Por tanto, debe ver una vista previa de está en el lado "uno" de una relación
uno a varios y se ha activado la elimilos datos que la consulta ha seleccionado para su eliminación antes de eje- nación en cascada para esa relación.
cutar la consulta. Para ello, haga clic en Al eliminar registros de la tabla "uno",
también se eliminan registros de la taVista en la barra de herramientas y
muestre la consulta en la vista Hoja de bla "varios".
datos.
Cuando una consulta de eliminación contiene más de una tabla, por
Debe conservar constantemente
ejemplo, una consulta que elimine recopias de seguridad de los datos. De
gistros duplicados de una de las tablas,
esta forma, si elimina registros incola propiedad RegistrosÚnicos
rrectos, podrá recuperarlos a partir de
(UniqueRecords) de la consulta se delas copias de seguridad.
be establecer en Sí.
Consideraciones importantes
al utilizar una consulta de eliminación
Consultas de Acción: de actualización
Una consulta de actualización realiza
cambios globales en un grupo de registros de
una o más tablas. Por ejemplo, puede
aumentar los precios un 10 por ciento para
todos los productos lácteos o bien puede
aumentar los sueldos un 5 por ciento al
personal de una determinada categoría. Con
una consulta de actualización, puede cambiar
los datos de las tablas existentes.
Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseño ->
Seleccionamos la/s tablas ->
y en el menú de comandos
Consulta ->
Consulta de actualización
Consultas de Acción: de datos anexados
Una consulta de datos anexados
agrega un grupo de registros de una o más
tablas al final de una o más tablas. Por
ejemplo, supongamos que consigue nuevos
clientes y una base de datos que contiene
una tabla con información acerca de estos
clientes. Para evitar tener que escribir toda
esta información, desea anexarla a la tabla
Clientes.
Las consultas de datos anexados también
son útiles para:
Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseño ->
Seleccionamos la tabla que
adicionaremos a la principal
(ejemplo: Alumnos_nuevos)->
y en el menú de comandos
Consulta ->
Consulta de datos anexados
Anexaremos los registros de
la tabla Alumnos_nuevos a
la tabla maestra Alumnos
Anexar campos basados en criterios.
Por ejemplo, es posible que desee anexar
sólo los nombres y las direcciones de los
clientes con pedidos de un tamaño
considerable.
Anexar registros cuando algunos de
los campos de una tabla no existe en la otra
tabla. Por ejemplo, en la base de datos de
ejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11
campos. Supongamos que desea anexar
registros de otra tabla que tienen campos
que coinciden con 9 de los 11 campos de la
tabla Clientes. Una consulta de datos
anexados anexará los datos de los campos
coincidentes y pasará por alto el resto.
Ejecutar
Consultas de Acción: de creación de tabla
Una consulta de creación de
tabla crea una tabla nueva a
partir de la totalidad o una parte
de los datos de una o más
tablas. Las consultas de creación
de tabla son útiles para:
Crear una tabla para exportar
a otras bases de datos de
Microsoft Access. Por ejemplo,
es posible que desee crear una
tabla que contenga varios
campos de la tabla Empleados y,
a continuación, exportar esa
tabla a una base de datos
utilizada por el departamento de
personal.
Crear una tabla histórica que
contenga registros antiguos. Por
ejemplo, puede crear una tabla
que almacene todos los pedidos
antiguos antes de eliminarlos de
la tabla Pedidos actual.
Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseño ->
Seleccionamos la tabla del ejemplo:
Alumnos
y en el menú de comandos
Consulta ->
Consulta de creación de tablas
Asignamos el nuevo nombre de
tabla que será creada a través de
este método
Seleccionamos los campos y establecemos los
criterios para los registros que deseamos enviar a la
nueva tabla que se creará a partir del momento de
ejecutar la consulta.
Se creará la tabla Alumnos de temperley con 4
campos seleccionados y los registros donde el campo
c_loca sea igual a 1 (código de temperley)
Consultas
Vemos ahora la vista del listado de todas las consultas creadas anteriormente