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UNIDAD 1 Introducción a las Bases de Datos ¿Qué es una Base de Datos? Ventajas que ofrece una Base de Datos Componentes de una Base de Datos Ejemplo de una Tabla Relaciones en Tablas Clave Principal Clave Externa Contenido 3 Es una recopilación de información almacenada en forma organizada la cual es relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. ¿Qué es una Base de Datos? 4 Facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de información. Facilitan la recuperación rápida y flexible de información. Facilitan la organización y reorganización de la información. Facilitan la impresión y distribución de la información en varias formas. Ventajas que ofrece una BD 5 Una Base de Datos esta formada por una o más tablas. Una Tabla es una colección de datos sobre un tema en común, y se almacena de manera muy similar al cajón de un archivero. Componentes de una BD 6 Tabla ◦ Es una colección de información relacionada ◦ Una tabla contiene Registros Registro ◦ Es la información relacionada de una persona, producto o eventos ◦ Los registros contienen Campos Campo ◦ Dato específico ◦ Los campos contienen Datos Componentes de una BD 7 Campos Registros Ejemplo de una Tabla: “Clientes” 8 Es importante que las Tablas de la Base de Datos se encuentren relacionadas entre sí para facilitar su análisis, la organización y recuperación de la información en forma rápida y eficiente. Las Relaciones se hacen en base a un campo en común entre las Tablas llamado Relaciones Campo de Clave Principal. en Tablas Base de Datos Relacional 9 Puede utilizar un campo como etiqueta única, denominada Campo llave o Clave Principal, para identificar a cada registro de una tabla. Una Clave Principal identifica a un registro de manera única, es decir que no puede haber dos registros iguales dentro de la misma tabla. Clave Principal 10 Se usan para enlazar las tablas una con otra. Al crear una nueva tabla, se requiere relacionar esta tabla con las tablas ya existentes, para esto, se deja una parte de información en ambas tablas que Clave Externa nos permita enlazar una tabla con otra. 11 UNIDAD 2 Diseño de una Base de Datos Pasos implicados Tipos de Relaciones en la construcción Relación Uno a Uno de una Base de Sugerencias Datos Relación Uno a Diferencias básicas Normalización Base de Datos: Varios Relación Varios a Varios Inventario Contenido 13 Planificar ◦ Estudiar la Base de Datos ◦ Definir lo que debe hacer la Base de Datos. ◦ Definir cómo debe funcionar la Base de Datos. De lo contrario ◦ Resultará muy costoso en tiempo y en dinero resolver cualquier problema o añadir nuevas funciones Acciones Necesarias para Diseñar una Base de Datos 14 1. Análisis de las tareas ◦ 2. Lista de todas las tareas que se requieren realizar Esquematización del flujo de las tareas ◦ ◦ ◦ Ordenar las tareas por temas Identificar tareas relevantes Identificar secuencia de tareas Pasos implicados en la construcción de una BD. 15 3. Identificación de los datos ◦ ◦ 4. Enumerar los elementos de información necesarios para realizar la tarea Identificar datos de entrada, salida o calculados Organización de los datos ◦ Organizar los datos por materia y reflejarlos en las tablas y consultas de la base de datos. En este paso se usa la Técnica de la Normalización, con el objetivo de organizar de la manera mas eficiente los campos que deben de ir en cada una de las tablas. Pasos implicados en la construcción de una BD 16 5. Diseño de un prototipo y una interfaz de usuario ◦ Ya que se definieron las estructuras de la aplicación, se puede plasmar el flujo de la aplicación para hacer una demostración de como sería la aplicación hasta este momento sin haber desarrollado códigos complejos de programación. Pasos implicados en la construcción de una BD 17 6. Construcción de la Aplicación ◦ Desarrollo de la aplicación, formularios, consultas, informes, macros, etc. 7. Verificación, revisión y refinamiento ◦ Probar cada una de las opciones que se desarrollaron ◦ Realizar ajustes Pasos implicados en la construcción de una BD 18 Regla 1: Unidad de Campo ◦ Eliminar los campos redundantes de una tabla Regla 2: Claves Principales ◦ Cada uno de los registros de cualquier tabla debe ser identificado de forma única Normalización 19 Regla 3: Dependencia Funcional Regla 4: Independencia de los campos ◦ Para definir la dependencia funcional: No debe de existir ningún datos en la tabla que no sea relevante para el usuario, tema o materia de la tabla Los datos de la tabla deben describir completamente la materia de la que trata la tabla ◦ Debe ser posible realzar cambios en cualquier campo que no forme parte de la clave principal sin que para ello se vea afectado Normalización cualquier otro campo 20 Dato: ◦ Conjunto de valores que almacenamos en las tablas de una base de datos. Información: ◦ Datos recuperados y reorganizados de forma que tengan sentido para la persona que vaya a verlos. Diferencias Básicas entre Dato e Información 21 La información de cada tabla está relacionada con otras tablas de datos. ◦ Ejemplo: En la base de datos que contiene información sobre las ventas de una compañía, el archivo con la información de los agentes de ventas, se relacionan con el archivo de clientes con la información de las ventas efectuadas por cada agente. Relaciones 22 Ejemplo de las Relaciones Tabla de Pedidos (un registro por pedido) Tabla de Pedidos registro por pedido)Cantidad Núm. De Cliente (un Núm. De Producto 1101 MO-100 1 1101 PA-100 Núm. De Cliente Núm. De Producto Cantidad1 1101 SL-100 1 1101 MO-100 1 1002 PA-100 1 1101 PA-100 1 1002 PA-101 2 1101 SL-100 1 1002 SL-101 1 1002 PA-100 1 1003 PA-100 1 1002 PA-101 2 1003 MO-101 1 1002 SL-101 1 1003 SU-105 5 1003 PA-100 1 Tabla de Pedidos M M 1003 1003 1 1 Tabla de Productos P. Unit. $18.00 P.$26.50 Unit. $25.00 $18.00 $28.50 $26.50 $15.00 $25.00 $25.00 $28.50 $18.00 $15.00 $18.00 $25.00 $17.50 $18.00 Etc. --Etc. --------------- MO-101 1 $18.00 SU-105 5 $17.50 Tabla de Productos (un registro por producto) --- Núm.de DeProductos Producto (unDescripción Producto Tabla registro pordel producto) MO-100 Cuaderno Profesional 3 Pts.del Producto Núm. PA-100 De Producto Bolígrafo Descripción SL-100 Pluma Punto Fino MO-100 Cuaderno Profesional Etc. PA-100 Bolígrafo 3 Pts. Etc. --Etc. --- SL-100 Etc. Pluma Punto Fino --- 23 Existen 3 tipo de relaciones ◦ Uno a Uno ◦ Uno a Varios ◦ Varios a Varios Este tipo sólo existe en teoría El tipo de relacione no pueden ser especificada por un usuario, se crean de manera automática dependiendo de los registros que contengan cada una de las tablas a relacionar. Tipos de Relaciones 24 La relación Uno a Uno significa que para cada registro en una tabla, hay exactamente un registro en alguna otra tabla. Relación Uno a Uno 25 Los motivos que existen para llegar a realizar una Relación de Uno a Uno son los siguientes casos: ◦ Si necesita usar más de 255 campos (el límite de Ms Access dentro de una tabla) ◦ Dividir la información en dos tablas con el objetivo de restringir el acceso a cierta parte de la información. Relación Uno a Uno 26 La Relación Uno a Varios describe un diseño de base de datos donde por cada elemento de datos en una tabla, puede haber muchos elementos de información relacionada en otra tabla. Relación Uno a Varios 27 La Relación de Varios a Varios ocurre en situaciones en las cuales varios registros de una tabla pueden hacer referencia a muchos registros en otra tabla, y viceversa. Para que este tipo de relación se pueda dar, es necesario tener tres tablas, ya que este tipo de relación solo existe en teoría Tabla de Clientes Núm. De Cliente Nombre Compañía Dirección Ciudad Estado Código Postal Teléfono 1 1 M Tabla de Pedidos Núm. De Cliente Núm. De Producto Cantidad Precio Unitario Fecha de Pedido Forma de Entrega M Relación Varios a Varios Tabla de Productos Núm. De Producto Descripción Producto Categoría Precio de Venta Cantidad en Inventario Cantidad en Pedidos Punto de Reorden Tabla UNION 28 Tabla de Clientes 1 Núm. De Cliente 1101 1002 1003 Nombre Juan Díaz Martha Méndez Roque Mier Dirección Matamoros 123 E. G. Sada 200 Revolución 323 Etc. ---- Cantidad 1 1 1 1 2 1 1 1 5 P. Unit. $18.00 $26.50 $25.00 $28.50 $15.00 $25.00 $18.00 $18.00 $17.50 Tabla de Pedidos M Núm. De Cliente 1101 1101 1101 1002 1002 1002 1003 1003 1003 Núm. De Producto MO-100 PA-100 SL-100 PA-100 PA-101 SL-101 PA-100 MO-101 SU-105 Etc. ---------- M Tabla de Productos Núm. De Producto MO-100 PA-100 SL-100 Etc. Descripción del Producto Cuaderno Profesional Bolígrafo 3 Pts. Pluma Punto Fino Etc. ---- 1 29 Introducción UNIDAD 3a Microsoft ACCESS ¿Qué es Access? Objetos que se manejan en Access Descripción de cada uno de los objetos de Access Contenido 31 Es un Sistema de Base de Datos Relacional que permite almacenar información en forma organizada y recuperarla de acuerdo con las relaciones que se hayan establecido en las tablas de una base de datos. ◦ Ejemplo: Guía telefónica, Fichero bibliográfico, Inventario, Catálogo de artículos, etc.. ¿Qué es ACCESS? 32 Tablas ◦ Contienen datos organizados sobre un tema específico. Objetos de ACCESS 33 Consultas ◦ Se utilizan para consultar la información que contienen las tablas, filtrando registros o combinando información de las diferentes tablas. Objetos de ACCESS 34 Formularios ◦ Permiten ingresar, consultar o modificar datos contenidos en las tablas, utilizando formatos atractivos y amigables para el usuario. Objetos de ACCESS 35 Informes ◦ Presenta el contenido de las tablas o información en diferentes formatos impresos. ◦ Es posible crear Informes con más de una tabla al mismo tiempo, es conveniente que las tablas se encuentren relacionadas. Objetos de ACCESS 36 Páginas ◦ Permiten crear páginas tipo web con información diversa, como gráficos u hojas de cálculo. Una página puede utilizarse para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access. Objetos de ACCESS 37 Macros ◦ Automatizan procedimientos de MS Access mediante acciones predefinidas. Objetos de ACCESS 38 Módulos ◦ Programación especial que ejecuta funciones de Ms Access, utilizando el lenguaje VBA 6.0. Objetos de ACCESS 39 UNIDAD 4 Tablas Tablas Tipos de Datos Propiedades del campo Tipos de número Otras propiedades Operaciones con tablas Aplicaciones permitidas Contenido 41 Las Tablas son la parte principal de la base de datos de Ms-Access, contienen la información que se utilizará para consultar, imprimir, filtrar, etc. Tablas 42 La tabla contiene una colección de registros con información relacionada, en Ms-Access los registros son los renglones o filas de la tabla. Cada datos específico de información en un registro se denomina campo, en MsAccess un campo es una columna de la tabla. Tablas 43 Una tabla puede ser creada en. ◦ Vista Diseño ◦ Hoja de Datos ◦ Usando el Asistente para Creación de Tablas Formas de Crear una Tabla 44 Para definir los campos de una tabla desde la Vista Diseño, es necesario definir: ◦ Nombre del Campo: El nombre del campo puede tener máximo 64 caracteres de largo. No se permiten signos especiales en el nombre de un campo. ◦ Tipo de Campo (Tipo de Dato) Un campo puede almacenar diferentes tipos de datos; como números, texto alfanumérico, imágenes, etc. ◦ Descripción Esto es opcional para el usuario al momento de asignar los campos a una tabla. Esta permite describir de manera mas detallada la información que será almacenada en un campo Campos de una Tabla ◦ Propiedades del Tipo de Campo Cada tipo de campo tiene propiedades como el tamaño, valor 45 que almacenará por default, numero de lugares decimales, etc 46 Texto ◦ Texto o combinaciones de texto y números. Pueden contener hasta 255 caracteres. ◦ Ejemplo: Nombre, Dirección Memo ◦ Campo de texto que puede contener como máximo hasta un total de 65,535 caracteres. ◦ Ejemplo: Observaciones Tipos de Datos (Tipos de Campos) 47 Moneda ◦ Valores monetarios, Ms-Access, no redondea estos valores. ◦ Ejemplo: Precio_Unitario Auto numérico ◦ Valor secuencial de 1 en 1,este valor es único, no se duplica. ◦ Ejemplo: Puede utilizarse como identificador de una tabla. Tipos de Datos (Tipos de Campos) 48 Si / No ◦ Valores si o no, o valores verdadero o falso. ◦ Ejemplo: Estatus del pedido Objeto OLE ◦ Permite vincular o incrustar un objeto que soporte Microsoft OLE (vinculación e incrustación de objetos) Tipos de Datos (Tipos de Campos) 49 Hipervínculo ◦ Permite crear texto para ser utilizado como un hipervínculo, lo cual permite crear un vínculo hacia otro documento Asistente para búsquedas ◦ Asistente que permite definir un campo que contiene una lista de valores especificados por ti mismo. Tipos de Datos (Tipos de Campos) 50 Tamaño del campo Formato Precisión en No. de Lugares decimales Máscara de entrada Título Entre otras Propiedades de los campos 51 Byte ◦ Acepta números enteros de 0 a 255 y ocupa un byte. Entero ◦ Acepta números enteros de –32,768 a 32,767 y ocupa 2 bytes. Entero Largo ◦ Acepta números enteros de –2,147,483,648 a 2,147,483,647 y ocupa 4 bytes. Propiedad de Tamaño en Campos Numéricos 52 Simple ◦ Acepta números de hasta 7 dígitos de precisión y ocupa 4 bytes Doble ◦ Acepta números de hasta 15 dígitos de precisión y ocupa 8 bytes Id. De réplica ◦ Es un identificador global único y ocupa 16 bytes Decimal ◦ Acepta números entre –10^28-1 y 10^28-1 y ocupa 12 bytes Propiedad de Tamaño en Campos Numéricos 53 Formato.- Determina el aspecto en que serán presentados los datos, el formato sólo afecta a la presentación y no a los datos almacenados. ◦ Formatos para Fechas y Horas Fecha General Fecha Larga Fecha Mediana Fecha Corta 10/06/01 10:05:25 Martes 10 de julio del 2001 10-Jul-01 10/07/01 Propiedad de Formato 54 ◦ Formatos de Horas Hora Larga 09:30:00 Hora Mediana 09:30 AM Hora Corta 09:30 ◦ Formatos de Texto Mayúsculas Minúsculas > < ◦ Formato de tipo Si/No. Si / No, Verdadero / Falso Activado / Desactivado. Propiedad de Formato 55 ◦ Formato Numérico / Moneda: Número General Los datos se presentan tal y como se introdujeron. Moneda Incluye un punto con dos decimales y el signo monetario. Euro Incluye un punto con dos decimales y el signo de Euro. Fijo Redondea decimales. Estandar Incluye punto decimales. Científico Notación Exponencial un número, decimal no y presentando presenta dos Propiedad de Formato Multiplica por 100, 2 decimales y símbolo % Porcentaje 56 Estándar Porcentaje Científico Incluye punto decimal y presenta dos decimales. Multiplica por 100, presenta 2 decimales y añade el símbolo de %. Notación exponencial. Propiedad de Formato 57 Mascara de Entrada.- Es un patrón que se utiliza cuando los datos que se van a introducir tienen valores similares. Las marcaras facilitan la introducción de datos y previenen errores al impedir la entrada de datos no validos. (Ejemplo: se puede impedir el ingreso de letras en un número telefónico) Propiedades de los campos 58 Tabla de Caracteres 0 Número de introducción espacios ni signos 9 Número de introducción no obligatoria, no permite espacios ni signos L Letra de introducción obligatoria ? Letra de introducción no obligatoria A Letra o número de introducción obligatoria obligatoria, permite a Letra o número de introducción no obligatoria C Cualquier carácter de introducción no obligatoria Propiedades de los campos & Cualquier carácter de introducción obligatoria 59 L ? Número de introducción obligatoria, permite espacios ni signos Número de introducción no obligatoria, no permite espacios ni signos Letra de introducción obligatoria Letra de introducción no obligatoria A a Letra o número de introducción obligatoria Letra o número de introducción no obligatoria & C Cualquier carácter de introducción obligatoria Cualquier carácter de introducción no obligatoria 0 9 60 Lugares Decimales.- Permite especificar el número de posiciones decimales para un campo de tipo Numérico o Moneda. Título.- Establece una etiqueta (máximo 255 caracteres) que aparece en los formularios e informes, en los cuales incluya el campo para el que se define el título. También aparece ese título en la ventana de presentación de datos. Propiedades de los campos 61 Valor Predeterminado.- Access introduce sobre el campo correspondiente el valor que indiquemos como predeterminado cada vez que se añada un registro. El valor predeterminado para campos de tipo numérico y moneda es cero. Propiedades de los campos 62 Regla de Validación.- establece una condición que deberá cumplir la información que es ingresada a ese campo, evitando así errores en el ingreso de datos. ◦ Ejemplos: >0 Como “MA-*” “Mérida” o “Querètaro” >18 y <30 Propiedades de los campos 63 Texto de Validación.- Es el mensaje que aparecerá en pantalla si el dato introducido para un campo no cumple con la regla de validación, por lo tanto, este texto debe ser significativo (“No introduzca valores negativos para la edad”). Requerido.- Access obliga al usuario a introducir un valor en este campo para cada registro, es decir, no permitirá valores nulos. Propiedades de los campos 64 Permitir Longitud Cero.- Permite cadenas de longitud cero para el campo. Indexado.- Permite acelerar las operaciones de búsqueda y ordenación en las tablas, no se podrá colocar esta propiedad a campos de tipo Contador o Memo. ◦ No: No tendrá índice. ◦ Si (sin duplicados): Si tendrá índice y no permitirá valores duplicados en el campo. ◦ Si (con duplicados): Si tendrá índice y también permite valores duplicados en el campo Propiedades de los campos 65 Desde una Base de Datos en Access Desde otros archivos Importar Tablas 66 Ms Access permite crear tablas vinculadas a un archivo externo en la Base de Datos actual. Se pueden vincular tablas procedentes de otra base de datos como: Access, FoxPro, dBase, Paradoz o cualquier base de datos SQL que soporte ODBC. Se podrán leer los datos, insertar nuevos registros, eliminar registros o cambiar datos de la misma manera que si la tabla vinculada fuera una tabla de Access. Vincular Tablas 67 Ms Access permite importar objetos de una Base de Datos a otra, se permite importar cualquiera de los objetos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, macros, etc.. Importar objetos de Access 68 Si desea usar un objeto de Base de Datos de Ms Access en otra base de datos puede exportar los datos. También puede exportar datos de una tabla o consulta a otras aplicaciones Exportación de Datos 69 Dbase en todas sus versiones Microsoft FoxPro en todas sus versiones Micrsofot Excel y Lotus 1-2-3 Texto de longitud fija o delimitado Formato HTML Paradox Programas y bases de datos que soporten ODBC Aplicaciones permitidas 70 UNIDAD 5 Consultas Tipos de Consultas Tipos de criterios de selección Campos calculados Propiedades de los campos Creación de consultas Utilización de filtros Contenido 72 Una consulta es un objeto de Ms Access que permite ver información de las tablas individualmente o relacionadas entre sí. Este objeto es el más utilizado para recuperar información en forma rápida y sencilla. Consultas 73 De selección ◦ Obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos. De acción ◦ Es una consulta que realiza cambios a muchos registros en un sola operación. Estas consultas pueden ser de: Eliminación Actualización, De datos anexados Creación de tabla. Tipos de Consultas 74 De tablas de referencias cruzadas y consultas de parámetros ◦ Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos. SQL ◦ Despliega la consulta realizada en el lenguaje de programación Structure Query Language. Tipos de consultas 75 Partes de una Consulta 76 Campo ◦ Nombre del campo Tabla ◦ Tabla a la que pertenece el campo Orden ◦ Permite mostrar el contenido del campo en forma ordenada, puede ser ascendente o descendente. Información para la Consulta 77 Mostrar ◦ Incluir un campo en la consulta pero que no se vea Criterios ◦ Criterios de selección de registros para la consulta. Se definen expresiones para limitar los registros que se incluirán en la consulta. O ◦ Para incluir valores de los campos incluidos con el criterio de selección o valores incluidos en este campo. Información para la Consulta 78 Criterio ◦ >234 ◦ > #10/06/01# ◦ > fecha() Descripción ◦ Puede utilizar <, <=, >, >=, =, <> ◦ Se pueden utilizar con texto y fechas ◦ Para referenciar la fecha actual, se cuenta con la función fecha(). Tipos de criterios de selección 79 IN(“México”,”España) Selecciona los valores incluidos en la lista >=“Co” Selecciona los valores del texto con letras mayores o iguales a “Co” Entre #01/04/01# y #01/05/01# Entre 5 y 10 Tipos de Selecciona valores de entre el rango criteriosfecha de selección establecido o de valores numéricos o alfabéticos. 80 Negado 5 Selecciona valores que no sean iguales a 5 Negado C* Selecciona valores que no empiecen con la letra C *Nacional Selecciona valores del campo que terminen con la palabra nacional Tipos de criterios de selección 81 5?000 Selecciona valores que comiencen con 50000 hasta 59000 Negado */*/99 Excluye los registros que tienen fechas con año del 99 Tipos de criterios de selección 82 Seleccione la opción Mostrar tabla del menú Consulta. Ms Access muestra las tablas disponibles en la base de datos ◦ Selecciona la tabla que deseas agregar y da un clic en el botón Agregar. ◦ Ms Access agrega la tabla seleccionada a la consulta mostrando las relaciones de esta tabla con las otras tablas incluidas en esta consulta Agregar tablas 83 + (Suma) - (Resta) * (Multiplicación) / (División de números con punto flotante) \ (División de enteros) ^ (Exponenciación) Operadores Aritméticos 84 Se pueden agregar campos a la consulta que sean el resultado de alguna operación entre otros campos, estos son los campos calculados. Un campo calculado puede ser el resultado de un cálculo matemático o la combinación de texto de entre varios campos. Se pueden incluir constantes en el campo calculado Al ejecutar la consulta aparece el resultado del campo calculado. Crear Campos Calculados 85 La siguiente sintaxis se utiliza para crear un campo calculado combinando texto. Nuevo_Campo: [Nom. Campo] Operador [Nom. Campo] Ejemplo: Total a Pagar: ([Precio] * [Cantidad]) - [Descuento] Crear campos calculados 86 Campo Combinado en la Consulta 87 Se utiliza para crear expresiones de los campos calculados. Generador de Expresiones 88 Se puede indicar en los campos de la consulta si el campo será dado como parámetro, esto es, que si será capturado un valor al ejecutar la consulta, este valor indicará el criterio de la consulta. Los parámetros se colocan en el criterio del campo entre [ ]. Consulta con Parámetros 89 Consulta con Parámetros 90 Al oprimir el botón derecho del ratón podemos seleccionar el tipo de consulta. Consideraciones 91 Vista SQL: Se presenta la consulta en la vista de Programación SQL. Vista Hoja de Datos: Se presenta la vista hoja de datos. Mostrar Tabla: Se presenta la pantalla para agregar tablas a la consulta. Parámetros: Se define el tipo de datos de los parámetros de la consulta Opciones del Menú 92 Tipo de Consulta: Permite cambiar la pantalla de diseño al tipo de consulta que se seleccione. Relaciones: Muestra las relaciones de la Base de Datos Propiedades de la consulta: Se definen las propiedades de la consulta, base de datos de la consulta, forma de ordenar la consulta, etc.. Específicas de SQL:Definiciones en SQL. (no se ven en este curso) Opciones del Menú 93 Descripción ◦ Descripción del campo Formato ◦ Número, moneda, estándar Lugares decimales ◦ Cantidad de dígitos en los decimales Mascara de entrada: ◦ Presentación que se le desea dar al campo Título ◦ Título que aparece en la consulta Ver propiedades de los campos sobre la consulta 94 Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y realizar una especie de Tabla Dinámica como se diseñan en Excel, de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en tres tipos de información : ◦ Encabezados de Columna ◦ Encabezados de Fila ◦ Valor (Se debe seleccionar la Función Matemática a Realizar) Consultas de Referencias Cruzadas 95 Ejemplo del Resultado de una Consulta de Referencia Cruzada Consulta de Referencia Cruzada Tabla Dinámica Suma de Unidades Vendedor Sucursal Benjamin Torres Carlos Estrada Hugo Sanchez Laura Rico Norma Salgado Patricia Montes Total general Centro 722 396 1118 Norte 600 675 1275 Sur 456 456 912 96 3305 Total general 722 456 600 675 456 396 Una Consulta de Acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados, y de creación de tabla. Crear Consultas de Acción 97 Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una Consulta de Eliminación para quitar artículos que ya no se manejan o de los que no hay pedidos. Con las Consultas de Eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros Consulta de Eliminación 98 Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios unitarios 10% para todos los artículos debido a la inflación. Con una Consulta de Actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consulta de Actualización 99 Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Las Consultas de Datos Anexados también son útiles para: ◦ Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, anexar artículos sólo de la clasificación material para oficina ◦ Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Consulta de Datos Anexados 100 Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o m´s tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para: ◦ Crear una tabla para explotar a otras bases de datos de Microsoft Access. ◦ Crear páginas de acceso a datos que muestren datos de un determinado momento en el tiempo. ◦ Realizar una copia de seguridad de una tabla. Consulta de Creación de Tabla 101 Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual. Mejorar el rendimiento de las páginas de acceso a datos, formularios e informes basados en consultas de tablas múltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, supongamos que desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que incluya totales Consulta de Creación de Tabla 102 Ms Access permite filtrar o seleccionar la información de diferentes formas: ◦ Filtro por Selección: Filtra los registros en base a los datos seleccionados. ◦ Filtro por Formulario: Filtras los registros en base a los datos indicados por medio de la ventana de filtro por formulario. Utilización de Filtros para el Análisis de la Información 103 ◦ Filtro excluyendo selección: Filtra los registros excluyendo los datos seleccionados. ◦ Filtro u orden avanzado: Muestra la ventana filtro u orden avanzado para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja de datos o al formulario. Utilización de Filtros para el Análisis de la Información 104 Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: CONSULTAS 105 Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). CONSULTAS 106 Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. CONSULTAS 107 Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Consultas de Creación de Tabla 108 109 Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. CONSULTAS 110
