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Marketing Personal
S.A.
Case Study
Solución Documental Inteligente que da Visibilidad de la
Operación
La empresa de venta directa, Marketing Personal, ha optimizado su proceso de
entrega de pedidos utilizando DocuWare con Summan DataVar, ABBYY y Splunk. Esta
solución integrada, permite tener control de toda la operación logística en un único
centro de datos, impactando la calidad de servicio a su fuerza de ventas y clientes
finales, disponiendo con información a tiempo de los pedidos entregados y
seguimiento a las novedades.
Marketing Personal (MP) es una empresa multilatina con
presencia en Colombia y Panamá, de venta directa por
catálogo de prendas de vestir, calzado, cosméticos y
artículos para el hogar. Se enfoca en la moda e
innovación, que ofrece cada 21 días un catálogo diferente
con mas de mil productos como herramienta de trabajo a
mas de cien mil asesoras de imagen, que desean tener su
propio negocio.
Durante los 2 últimos años, Marketing Personal ha
duplicado sus ingresos por ventas; en 2013 logró ingresos
por ventas superiores a U$100 millones, en 2014 U$190
millones, y para 2015 se esperan más de U$300 millones.
Marketing Personal S.A.
Marketing Personal S.A.
Industria: Venta Minorista / Mayorista
Ubicación: Colombia y Panamá
Aplicación: Cuentas a pagar / Cuentas a cobrar,
Servicio al cliente, Envío & Recepción
Tipos de Documentos: Facturas y documentos
de transporte
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Requisitos
Los pedidos y premios son despachados desde Marketing
Personal hacia los diferentes destinos en todo el territorio
colombiano, por medio de una red de transportistas, la
cual es responsable de realizar el transporte y entrega
puerta a puerta de los productos.
La operación logística se extiende a la administración de
los problemas y novedades que se dan en las entregas, y
en responder las consultas y reclamos que realizan las
asesoras respecto de sus pedidos. La trazabilidad del
proceso logístico era muy compleja, por lo cual el valor de
los fletes facturado a Marketing Personal por parte de los
transportistas no tenía un control efectivo de las entregas
a clientes y sus novedades.
Las Tareas
Obtener la capacidad de rastrear envíos y tener
acceso a documentos de entrega en tiempo
real.
Desarrollar un almacenamiento de documentos
seguro y de largo plazo.
Mejorar el servicio al cliente y el tiempo de
respuesta.
Servicio al Cliente de Marketing Personal no contaba con información clara y oportuna respecto al estado de las
diferentes fases que componen la operación de entrega, por lo que no podía dar respuestas adecuadas sobre sus
novedades; por esta razón, tenía que apoyarse en informacion y documentos físicos del área de Logística, agregando
una tarea adicional.
Los documentos generados en la operación de transporte deben ser almacenados durante varios años, debido a que
se requieren como constancia de entrega para los cobros de cartera y posibles procesos legales futuros. Existían
riesgos en el manejo de los documentos de transporte, debido a la manipulación física y reintegro de los mismos desde
diferentes zonas del país, quedando expuestos al deterioro o pérdida.
Solución
En la actualidad, se genera el documento de transporte desarrollado con el servicio de impresión Summan DataVar,
entre los diferentes campos que contiene, hay una encuesta que diligencia la persona que recibe.Este documento de
transporte es impreso físicamente y enviado junto con los pedidos y premios, también quedando digitalizado en el
software de administración documental DocuWare, para su posterior consulta y control.
Entregados los pedidos y diligenciados los documentos de transporte por parte de los clientes, éstos son escaneados
en cada una de las sedes de los transportistas y las imágenes viajan a un servidor en la ciudad de Medellín, allí el
software de captura inteligente de datos ABBYY FlexiCapture lee cada una de ellas, entregando los datos capturados
de la encuesta al software de inteligencia operativa Splunk y almacenando los documentos procesados en una carpeta
predefinida en el servidor. DocuWare monitorea la carpeta predefinida y automáticamente lleva las imágenes allí
almacenadas al archivador correspondiente y cruza el dato del documento con los documentos de transporte
generados. El software de inteligencia operativa Splunk visualiza de forma gráfica los datos entregados por el software
de captura inteligente de datos ABBYY FlexiCapture e imágenes almacenadas en DocuWare permitiendo controlar las
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novedades presentadas, documentos pendientes por entregar, entre otros.
Beneficios
Los empleados de Servicio al Cliente tienen información
en tiempo real de los diferentes documentos que
involucran cada transacción, permitiendo entregar
respuestas inmediatas a los requerimientos de los clientes
u otras áreas.
Los Beneficios
Información a tiempo y control de la operación,
prestando mejor calidad de servicio.
El área de Logística tiene un mayor control sobre los
diferentes estados de los documentos de pedidos y
premios, pudiendo así monitorear las entregas y hacer un
mejor seguimiento a las novedades reportadas.
Medición integral a cada uno de los
transportistas, evaluación de desempeño y
servicio de cada zona de entrega.
Generar mediciones veraces respecto a los tiempos de
entrega para cada transportista / región del país. MP pudo
impactar la calidad de servicio a su fuerza de ventas y
clientes finales, al contar con información a tiempo de los
pedidos entregados y seguimiento a las novedades.
Seguridad en los documentos de transporte al
eliminar el riesgo de pérdida o deterioro.
Permitió además, programar el flujo de caja de los
diferentes transportistas en funcion de los servicios
prestados sin novedad. Mejorar el rendimiento y eficiencia
de los diferentes funcionarios de Marketing Personal,
generando beneficios y optimización de los recursos.
La compañía ahorró tiempo y dinero al tener
control efectivo en la entrega de pedidos.
Módulos Aplicados
Indexación automática (Autoindex)
Código de barras (Barcode & Forms)
Connect to Outlook
Archivado automático y organizado (Import)
Smart Connect
Workflow Manager
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Conclusión
“El proceso de transporte en Marketing Personal está caracterizado por una
amplia red de transportistas independientes con diferentes tipos de estructuras
y grados de desarrollo como proveedores. Era necesario poder contar con un
sistema de información y control para administrar esta diversidad. Además, el
crecimiento en el nivel de ventas y pedidos, generó la necesidad de contar con
herramientas poderosas, versátiles y eficientes para la gestión del ciclo
logístico de manera integral. Marketing Personal tiene una importante ventaja
competitiva en su red de transporte y distribución, tal activo que se ha
desarrollado durante años ahora se robustece al contar con las soluciones
integradas por Summan como DataVar, DocuWare, ABBYY FlexiCapture y
Splunk. El siguiente paso es seguir desarrollando a esta red de transporte y
mejorar el servicio efectivo y satisfacción al cliente final. ”
Luis Alejandro Múnera Santos, Director de Logística Externa de Marketing
Personal S.A.
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