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La “Protección de Datos” en
una Organización compleja
de Servicios Sociales:
Experiencia en el SRBS.
Madrid, 18 de junio de 2008
JORNADAS DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE
DATOS 2008
PATRICIA RESTREPO RAMÍREZ
COORDINADORA DE CALIDAD Y COMUNICACIÓN DEL
SRBS
QUIÉNES SOMOS Y A QUIÉNES ATENDEMOS
EL SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCIAL
Organismo Autónomo de carácter administrativo adscrito a la
Consejería de Familia y Asuntos Sociales, gestiona 98
centros para la atención de personas mayores
dependientes y no dependientes, personas con
discapacidad intelectual y personas sin recursos.
MISIÓN:
“Gestionar con eficacia, calidad y
transparencia los centros y servicios que
dependen de la Organización y que le han
sido confiados por la Comunidad de Madrid,
centrando toda la actividad en el
cliente/usuario”
Servicio Regional de Bienestar Social
C y C /PRR/YMA
VISIÓN:
“Ser una organización que ofrece
niveles de excelencia en la atención
a las personas mayores y personas
con discapacidad en los Centros
propios de la Comunidad de Madrid”
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VOLUMEN DE GESTIÓN EN CIFRAS Y
VARIEDAD ESTRUCTURAL: TIPOS DE CENTROS
NÚMERO
TIPO DE CENTRO
GESTION DIRECTA
274.400.956 €
Presupuesto (31 de Dic. 2007)
Empleados
6.663
Plazas en residencias de mayores
6.279
Plazas en centros de día
Plazas
para
personas
discapacidad (C.O. y C.D)
Plazas residenciales
25
Centro de Día
19
Centros de Mayores
32
550
con
1.566
Comedores
4
Centros Sociales
5
Centros Ocupacionales
8
655
Asistencia usuarios a Centros de
Mayores (socios)
307.611
Servicios de comida diaria en
Comedores de Lunes a Domingo
1.200
Servicio Regional de Bienestar Social
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Residencias de Mayores
Centros de Atención
Discapacitados
para
TOTAL CENTROS/RESIDENCIAS
5
98
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DIFERENCIA HISTORICA Y COMPLEJIDAD
ORGANIZATIVA
Confluyen en un mismo Organismo, el SRBS, por mor de las transferencias:
Centros de diversa procedencia histórica, con diferentes culturas organizativas,
personal con distintos tipos formación, diferente filosofía y modelo de atención
pública, perfiles profesionales distintos, así como infraestructuras de variada
antigüedad y calidad e instrumentos tecnológicos de diferente nivel de desarrollo
TIPO DE CENTRO TRANSFERIDO
Nº
PROCEDENCIA / AÑO
Residencias de Mayores
10
DIPUTACION
1983-84
Residencias de Mayores
7
INAS
1985-86
Residencias de Mayores
8
INSERSO
1995-96
Centros de Mayores (antes Centros de Día)
31
INSERSO
1995-96
Centros Ocupacionales
8
7 INAS 1 INSERSO
1995-96
Centros Atte Grandes Dependientes
6
1 INAS 5 INSERSO
1995-96
Centro Promoc. Socio-Cult Maestro Alonso
1
Mº CULTURA
1986
Comedores
3
INAS
1985-86
Centros Sociales
9
INAS
1985-86
TOTAL
Servicio Regional de Bienestar Social
C y C /PRR/YMA
83
D10/ INAS27/ INSERSO45
Mº CULTURA 1
Página 4
0
DIVERSIDAD Y COMPLEJIDAD INFORMATIVA
Principales Sistemas DE INFORMACIÓN
Servicio Regional de Bienestar Social - SRBS
MAYORES
•
Gestión y Control de las Plazas
Residenciales- GCP
•
Gestión Económica Residencias – GERP
•
Clasificación Funcional del Residente -CFR
•
Registro Usuarios Centros de Mayores MAYO
•
Historia Integral del Residente - HIRE
•
Conexión Sanidad
CENTROS
•
Control de Inversiones y Obras de los Centros - CIFE
•
Gestión de Compras y Almacenes de los Centros -GASS
•
Control de Visitas de Centros - COVA
•
Planes de Mejora - PLAM
•
Control de Partes - COMU
Nueva línea de Atención a Residentes
DISCAPACITADOS
•
•
•
Historia Integral del Discapacitado - HIDI
•
Gestión y Control de las Plazas
Residenciales - GCP
Ventana Familiar
Sistema INTEGRAL DE ATENCIÓN Y PROTECCIÓN DE
RESIDENTES SIAP (Dos centros pilotos)
PLAN INTEGRAL DE SISTEMA DE INFORMACION Y
Cuadro de Mandos del Servicio Regional de Bienestar Social
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Página 5
EVOLUCION DE LA PROTECCION DE DATOS EN SRBS

Decreto 22/ 1998 de 12 febrero, de ESTATUTO DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LA
COMUNIDAD DE MADRID

REAL DECRETO 994/ 1999 de 11 junio REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD (Primeras
alertas e inventario de archivos existentes en el SRBS)

LEY ORGANICA 15/ 1999 de 13 diciembre, PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Ley 8 / 2001 de 13 julio de PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DE LA
COMUNIDAD DE MADRID

2001 - 2002: ELEVACIÓN DE CONSULTAS A la AP D, “PROYECTOS DE ORDEN DE LA
CONSEJERÍA DE SERVICIOS SOCIALES POR LA QUE SE CREAN FICHEROS MANUALES Y
AUTOMATIZADOS QUE CONTIENEN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN DIVERSOS CENTROS
ADSCRITOS”…..

2002 – 2003 REVISIÓN DE LOS EQUIPOS BAJO ENTORNOS XP Y HERRAMIENTAS OFIMATICAS.
PLAN DE RENOVACIÓN DE EQUIPOS POR ICM

Decreto 67/2003 de 22 mayo, Reglamento de tutela de derechos y control de ficheros de datos de
carácter personal que habilita a la APD a hacer planes sectoriales de inspección.
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INVENTARIO Y AUDITORIA ARCHIVOS
MANUALES = 340
NIVEL BAJO = 34
TOTAL ARCHIVOS
REGISTRADOS = 406
INFORMATIZADOS = 66
SUPRIMIR =
17
Sº CENTRALES = 5
AUDITAR = 22
CENTROS =
18



2004 NUEVO INVENTARIO (ELIMINACIÓN DE 17 FICHEROS)

RESULTADOS: INFORMES CON RECOMENDACIONES PARA APLICAR:
MEDIDAS TECNICAS: ICM
y
2. MEDIDAS ORGANIZATIVAS: SRBS

ENTREGA DE MANUALES DE PROCEDIMIENTO: MODELOS PARA ALTAS, BAJAS Y
MODIFICACIONES. APLICACIÓN INMEDIATA DE LOS CORRESPONDIENTES.

SRBS: NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLES: 1. SEGURIDAD Y 2. FICHEROS
2004 ATTE. A QUEJAS PLANTEADAS POR EMPLEADOS: NOMINAS Y ESTADILLOS
2005 AUDITORIA ICM-INDRA (ELIMINACIÓN DE 20 FICHEROS) POR INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS DE INFORMACIÓN GENERALES.
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1.
Página 7
DIFICULTADES DE LA GESTIÓN DE DATOS EN
SERVICIOS SOCIALES
DIVERSO ORIGEN Y DESTINO DE LOS DATOS SOBRE LAS PERSONAS
MAS VULNERABLES DE LA SOCIEDAD. (La mayoría para intercambio
inter- Admones pero no existe repositorio común electrónico en la
Comunidad de Madrid, ni a nivel de Consejería).
FALTA DE DESARROLLO DE LA LEY DE PROTECCIÓN RESPECTO A
ASPECTOS CONCRETOS, TALES COMO CESIÓN DE DATOS, CONSULTA
DE DATOS POR INVESTIGADORES, PUBLICACIÓN DE DATOS POR
EDITORES. (Subsanados en parte por R D 1720/2007 de
21diciembre.regula seguridad)
EXISTENCIA DE FICHEROS MANUALES, TALES COMO LIBROS DE
INCIDENCIAS, ESTADILLOS DE RECOGIDA DE DATOS, PARTES DE
NOTAS INTERNAS ETC. AÚN NO INFORMATIZADOS (Existe
Recomendación 1/2005 de 5 agosto para la Hria Social)
INFORMACIÓN EXTREMADAMENTE SENSIBLE QUE DEPENDE EN
GRAN MEDIDA DEL SECRETO PROFESIONAL. (Aspecto muy claro en
determinados colectivos profesionales con código deontológico propio:
médicos, trabajadores sociales, enfermeros etc. pero ausente en otros
colectivos, a veces, con consecuencias imprevisibles.)
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DIFICULTADES DE LA GESTIÓN DE DATOS EN
SERVICIOS SOCIALES
FRAGILIDAD EN EL CONTROL DE LOS FICHEROS MANUALES Y
RIESGO DE INDEFENSIÓN DE LOS RESPONSABLES, FRENTE A LA
VIOLACIÓN DE ARCHIVOS. (Nadie quiere archivos de nivel alto)
ALTO NÚMERO DE CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS POR
SUPLENCIAS, INTERINAJES Y VACACIONES POR TIEMPOS DE CORTA
DURACIÓN, LO QUE NO PERMITE FORMAR A LAS PERSONAS EN ESTE
TEMA.
GRAN VOLUMEN DE GENTE QUE ENTRA Y SALE, TANTO DE LOS
EDIFICIOS DE OFICINAS, COMO DE LOS PROPIOS CENTROS.
CONTRADICCION EN LA APLICACIÓN DE ALGUNAS NORMAS, CUYO
MARCO SE ASIENTA EN LEYES ACTUALIZADAS, PERO QUE, AL NO
ESTAR DESARROLLADAS, EN LO OPERATIVO APLICAN “ORDENES”
DESFASADAS EN EL TIEMPO Y CON LA SITUACIÓN ACTUAL. Ej.
Cuestionamiento de sistemas de Información electrónicos que
sustituyen los libros de incidencia manuales.
EMPRESAS DE SEGURIDAD EXTERNAS MANEJANDO BASES DE
DATOS. (En nuestro caso se ha subsanado eliminando exigencia de DNI)
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Página 9
AREAS DE MEJORA EN MATERIA DE PROTECCIÓN
DE DATOS EN EL SRBS: I PARTE


EN GENERAL:

TRASLADO MASIVO ELECTRONICO de toda información referente a protección de
datos, para lograr permeabilidad en todas las categorías de empleados.

PROPUESTA: Incluir, en el texto de los contratos de todos los empleados, de la
Comunidad de Madrid, o al menos de la Consejería, cláusulas de confidencialidad y
medidas que den efecto sobre la violación de datos.


ARCHIVOS ELECTRÓNICOS:

ALINEAMIENTO CON ICM para que todos los ficheros informatizados tengan
medidas de seguridad y trazabilidad, creando perfiles de acceso y claves.

PROPUESTA: Que ambos organismo editen una guía sencilla con los puntos clave
y obligaciones para directivos. Que se lleve la formación a los centros.
Actualmente en diseño: Apartado específico de protección de datos, secreto
profesional y confidencialidad de lo “visto y oído” para ser incluido en el MANUAL
DE BIENVENIDA DE LOS EMPLEADOS DEL SRBS.
ALINEAMIENTO CON LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS, para dar de alta,
baja, o modificación, cada fichero informatizado que se genere o ha generado.
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AREAS DE MEJORA EN MATERIA DE PROTECCIÓN
DE DATOS EN EL SRBS II PARTE

ARCHIVOS MANUALES: ELIMINACION, en lo posible, de estadillos sobre papel, y
libros de incidencias. poner LA TECNOLOGÍA Y LA DOMÓTICA AL SERVICIO DE LAS
BASES DE DATOS, este esfuerzo se ha planteado al proyecto SIAP.

PROPUESTA: Mejora de los instrumentos tecnológicos de recogida de datos,
instalación de PANTALLAS TÁCTILES en los puestos de enfermería y conexión, de los
DECTs y los CUADROS DE LLAMADAS DE URGENCIAS a las bases de datos de las
aplicaciones informáticas para que recojan las intervenciones realizadas.


CONSULTA Y MANEJO DE DATOS CON EXTERNOS: EMPRESAS/ INVESTIGADORES

Investigadores: Igualmente, el Área de Calidad y Comunicación, exige a los
investigadores, 1. el proyecto, 2. los guiones de las encuesta o entrevistas, 3. el aval
académico de catedrático responsable y 4. firma compromiso de confidencialidad
sobre el uso de los datos, así como la referencia a la fuente en sus escritos.

PROPUESTA: Que se homologuen y extiendan formatos comunes, que salvaguarden
a la Administración sobre el buen uso de los datos que cede con fines científicos o de
trabajo
Empresas: El Área de Calidad y Comunicación, obliga la firma conjunta de un
compromiso de confidencialidad cuando gestiona proyectos con empresas externas.
Cada vez más, las propias empresas los presentan de motu propio.
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COMPROMISOS DE GESTIÓN 2007-2011 QUE REFUERZAN
LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS.
Plan Integrado de Sistemas de Información. Para interconectar toda la
información existente desde la perspectiva de un nuevo concepto: interoperabilidad con repercusión en la mejora de la gestión del conocimiento,
evitando los compartimientos estancos y la patrimonialidad de la información.
 Plan de Calidad. El II Plan tendrá a los residentes/ciudadanos como eje
de las políticas de calidad diseñadas en la Organización. Se focalizará en la
implantación de un modelo de gestión comprometido con la organización del
trabajo, la modernización y la profesionalización del sistema de gestión,
consolidando los avances realizados.
 Mejoras en la Comunicación. Desarrollar líneas de imagen corporativa,
gestión del contenidos, innovación de medios y presencia de la Organización
en la sociedad , más allá de la simple transmisión de mensajes.
 Modernización de las infraestructuras existentes y dotaciones de los
centros del Servicio Regional.
Finalmente: el proyecto de referencia I + D + I………..
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SISTEMA INTEGRADO DE ATENCIÓN Y PROTECCIÓN
(SIAP)
Mejora y modernización continua
INTEGRACIÓN
DE LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
MEJORA
DE LAS
INFRAESTRUCTURAS
MEJORA
DE LA
COMUNICACIÓN
SIAP
“Sistema integrado de atención y protección para
mayores y personas con discapacidad intelectual
atendidas en los centros del Servicio Regional de
Bienestar Social”
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN