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HA-2094 Bases de datos documentales
LECCION 02
Jorge Arias
Guía de clase
Unidad 1. Introducción a la Teoría de Sistemas
Sistemas aplicables a la Archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
Unidad 2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en las
normativas archivísticas
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Prueba de asimilación No. 1
Salida.
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
1. La base de datos
Es el elemento más importante pues el aprovechamiento que se le
pueda dar al sistema depende de la calidad de su ccontenido
El contenido de la base de puede incluir:
•
•
•
•
•
información de documentos
Documentos completos
Metadatos de documentos
Información de administración del sistema
Información de seguridad
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
2. Dispositivos especializados de hardware
• Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos
originales, una vez preparados, son transformados en documentos
digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
• Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los
usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha
información, para su modificación o revisión.
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
3. Dispositivos especializados de software
• Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión
de la documentación que se maneja.
• Existen soluciones informáticas para :
- la gestión documental
- administración de archivos digitales
- para administración de bibliotecas de diversa índole.
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
4. Dispositivos especializados de red
• Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información
que se encuentra en los servidores.
• Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la
información por Internet
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
5. Usuarios del Sistema
• Personas que se registran en el sistema como usuarios
• Personas que acceden a la información a través de una cuenta de
Usuario
•El acceso a los documentos y su consulta electrónica se hace de
acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada usuario registrado
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Elementos de un Sistema electrónico de Gestión documental
6. Administradores del Sistema
• que es el encargado del control de :
-
La producción digitalización de los documentos
Su codificación e indexan en la base de datos del servidor
La identificación de ls ubicación física del documento original
La asignación, a cada documento lógico de las claves de acceso
Que los documentos digitalizados se almacenen en su
correspondiente fichero
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1. Introducción a la teoría de sistemas
Sistemas aplicables a la archivística
Ejemplos de Sistemas electrónico de Gestión documental
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
DocShare Gestión Documental, Sistema de Gestión Documental
Bitcubo, Software de Gestion Documental y del conocimiento
Innova Systems, Lider en Gestion Documental
Docunet, Software de Gestion Documental
OrfeoGPL, Software de Gestion Documental libre bajo licencia GPL
Yerbabuena Software, Gestión Documental Inteligente y Open Source
Documany, Gestión Documental Colaborativa para PYMEs
Axentria, Gestión Documental (Montevideo - Uruguay)
Semantica DMS, Sistema de Gestión Documental
Sistema ATHENTO
Sistema DOKMEE
Sistema ICA-ATOM
Roda (Repositorio de Objetos Digitales Auténticos)
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Sistemas de gestión de base de datos
Los sistemas de gestión de bases de datos SGBD (en inglés database management system,abreviado
DBMS) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos,
el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Por medio de estos se hace gestión de manera clara,
sencilla y ordenada del conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante
para una organización
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Objetivos que deben cumplir los SGBD

Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento
físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace
transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.

Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o
lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, será necesario
vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos
los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. Por otra parte, la base de datos representa una
realidad determinada que tiene determinadas condiciones, por ejemplo que los menores de edad no
pueden tener licencia de conducir. El sistema no debería aceptar datos de un conductor menor de edad. En
los SGBD existen herramientas que facilitan la programación de este tipo de condiciones
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Otros objetivos que deben cumplir los SGBD

Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un
gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra segura de
permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de
permisos.

Manejo de transacciones. Una transacción es un programa que se ejecuta como una
sola operación. Esto quiere decir que luego de una ejecución en la que se produce una
falla es el mismo que se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD
proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma
mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.

Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD
tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios realizados
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Tipos de Bases de datos
Según la variabilidad de los datos almacenados


Bases de datos estáticas
Bases de datos dinámicas
Según el contenido




Bases de datos bibliográficas
Bases de datos de texto completo
Directorios
Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Modelos de bases de datos
Bases de datos jerárquicas
Base de datos de red
Bases de datos transaccionales
Bases de datos relacionales
Bases de datos multidimensionales
Bases de datos orientadas a objetos
Bases de datos documentales
Bases de datos deductivas
Gestión de bases de datos distribuida
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Los sistemas de gestión de base de datos con soporte SQL más utilizados son, por
orden
alfabético:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
DB2
Firebird
Informix
Interbase
MySQL
Oracle
PostgreSQL
SQLite
SQL Server
Sybase ASE
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Los sistemas de gestión de base de datos con soporte SQL más utilizados son, por orden
alfabético:
DB2: es una marca comercial, propiedad de IBM, bajo la cual se comercializa un sistema de gestión de base de
datos. Es un motor de base de datos relacional que integra XML de manera nativa, lo que IBM ha llamado
pureXML, que permite almacenar documentos completos dentro del tipo de datos xml para realizar operaciones
y búsquedas de manera jerárquica dentro de éste, e integrarlo con búsquedas relacionales.
Firebird: es un sistema de administración de base de datos relacional (o RDBMS) (Lenguaje consultas: SQL)
de código abierto, basado en la versión 6 de Interbase, cuyo código fue liberado por Borland en 2000. Su código
fue reescrito de C a C++. El proyecto se desarrolla activamente, el 18 de abril de 2008 fue liberada la versión
2.1 y el 26 de diciembre de 2009 fue liberada la versión 2.5.0 RC1.
Informix: es una familia de productos RDBMS de IBM, adquirida en 2001 a una compañía (también llamada
Informix o Informix Software) cuyos orígenes se remontan a 1980.
Interbase: es un Sistema de Administración y gestion de Base de Datos Relacionales (RDBMS) desarrollado y
comercializado por la compañía Borland Software Corporation y actualmente desarrollado por su ex-filial
CodeGear. Interbase se destaca de otros DBMS's por su bajo consumo de recursos, su casi nula necesidad de
administración y su arquitectura multi-generacional. InterBase corre en plataformas Linux, Microsoft Windows y
Solaris
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
MySQL: es un sistema de gestión de base de datos relacional, multihilo y multiusuario con más
de seis millones de instalaciones. MySQL AB —desde enero de 2008 una subsidiaria de Sun
Microsystems y ésta a su vez de Oracle Corporation desde abril de 2009— desarrolla MySQL
como software libre en un esquema de licenciamiento dual. Por un lado se ofrece bajo la GNU
GPL para cualquier uso compatible con esta licencia, pero para aquellas empresas que quieran
incorporarlo en productos privativos deben comprar a la empresa una licencia específica que les
permita este uso. Está desarrollado en su mayor parte en ANSI C.
Oracle : es un sistema de gestión de base de datos relacional, desarrollado por Oracle Corporation. Se
considera a Oracle como uno de los sistemas de bases de datos más completos destacando: soporte de
transacciones, estabilidad, escalabilidad y soporte multiplataforma. Su dominio en el mercado de
servidores empresariales ha sido casi total hasta hace poco, recientemente sufre la competencia del Microsoft
SQL Server de Microsoft y de la oferta de otros RDBMS con licencia libre como PostgreSQL, MySql o Firebird.
Las últimas versiones de Oracle han sido certificadas para poder trabajar bajo GNU/Linux
PostgreSQL: es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a objetos y libre,
publicado bajo la
licencia BSD. Como muchos otros proyectos de código abierto, el desarrollo de PostgreSQL no es manejado por
una sola empresa sino que es dirigido por una comunidad de desarrolladores y organizaciones comerciales las
cuales trabajan en su desarrollo. Dicha comunidad es denominada el PGDG (PostgreSQL Global Development
Group).
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
SQLite: es un sistema de gestión de bases de datos relacional compatible con ACID, contenida en una
relativamente pequeña biblioteca en C. SQLite es un proyecto de dominio público creado por D. Richard Hipp. A
diferencia de los sistema de gestión de bases de datos cliente-servidor, el motor de SQLite no es un proceso
independiente con el que el programa principal se comunica. En lugar de eso, la biblioteca SQLite se enlaza con
el programa pasando a ser parte integral del mismo. El programa utiliza la funcionalidad de SQLite a través de
llamadas simples a subrutinas y funciones. Esto reduce la latencia en el acceso a la base de datos, debido a
que las llamadas a funciones son más eficientes que la comunicación entre procesos. El conjunto de la base de
datos (definiciones, tablas, índices, y los propios datos), son guardados como un sólo fichero estándar en la
máquina host. Este diseño simple se logra bloqueando todo el fichero de base de datos al principio de cada
transacción
Microsoft SQL Server: es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado en el
modelo relacional. Sus lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL Server constituye la
alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de datos como son Oracle, Sybase ASE,
PostgreSQL, Interbase, Firebird o MySQL.
Sybase ASE: Adaptive Server Enterprise (ASE) es el motor de bases de datos (RDBMS) insignia de la
compañía Sybase. ASE es un sistema de gestión de datos, altamente escalable, de alto rendimiento, con
soporte a grandes volúmenes de datos, transacciones y usuarios, y de bajo costo
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
i. Diferentes formas de representación física de archivos de datos
a. DEFINICIONES
¿ Que son datos ?
Dato: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.) que describe
un atributo o característica de alguna entidad
¿ Que es información ?
Información: un conjunto de datos relacionados que proporcionan un significado o sentido
a algo.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
PREGUNTA ¿ Qué entendemos por Archivos de Datos?
Podríamos definir los archivos de datos como: cualquier elemento de información
que tiene algún significado y que está almacenado en un espacio dentro de un
computador y a los cuales accedemos por medio del nombre que les damos.
Dentro de este significado se podrían mencionar como ejemplos:





Un documento de word
Una hoja de excel
Una presentación en power point
Un dibujo hecho en paint
Un texto con algún sentido editado en cualquier procesador como el bloc de
notas
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
¿ Qué es una base de Datos?
¿ Una hoja de Excel es una base de Datos?
En realidad, una hoja de excel u otro conjunto de datos similar, con estructura,
contenido y significado, es un archivo de datos.
Un Archivo de datos es un conjunto de elementos de información relacionados
entre si y que fueron definidos por su creador.
Los archivos de datos pueden ser:
- Numéricos
- Alfabéticos - Binarios
- de formato libre (archivos txt)
- con formato estructurado (como las hojas de excel)
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Desde el punto de vista de su representación física, un archivo de datos es
una secuencia de bits, bytes, líneas o registros cuyo significado es definido por el
creador del archivo y por el usuario.
El archivo de datos se puede manipular como una unidad mediante operaciones
tales como:
- Abrir
- Cerrar
-Crear
- Destruir
-copiar
- renombrar
- listar
Los elementos de información individuales que conforman un archivo de
datos se pueden manipular con acciones tales como:
- Leer
- Escribir
- Modificar
- Eliminar
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Los archivos de datos pueden caracterizarse por su: Volatilidad, Actividad y
Tamaño.
Volatilidad : Se refiere a la frecuencia con la que se inserta o elimina información.
Actividad: Se refiere al porcentaje de los elementos de información de un archivo
al que se tuvo acceso en un periodo de tiempo dado.
Tamaño: Se refiere a la cantidad de información que conforma el archivo.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Los archivos de datos se caracterizan por su estado, en Físicos y lógicos
Archivo de datos Físico: La información vista desde la perspectiva de hardware.
Ejemplos:
 el archivo X está formado por los sectores 3, 10 y 15 del disco duro del computador.
 el archivo Y formado por es la secuencia de bytes localizados en la RAM en el
bloque 0A703h:03000h al 0A703h:04200h.
Archivo de datos Lógico: Constituido por datos cuyo significado esta definido
por el usuario. Generalmente, un archivo lógico se representa de manera
formateada o tabular
Ejemplo:
el archivo Y es la información de 1000 artículos, cada uno con su código,
descripción y precio.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
Se refiere a las diferentes maneras en las en que puede ser organizada y
accedida la información en estos
Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (Archivo de datos físico y archivo
de datos lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de
archivos: Organización de archivos físicos y de archivos lógicos.
Organicación de Archivos lógicos: Se refiere a la organización desde el punto
de vista lógico. Por ejemplo, para acceso secuencial, acceso directo, indexado,
Organicación de Archivos físicos: Se refiere a la administración de archivos
desde la perspectiva física, particularmente la organización del almacenamiento
en disco a nivel de pistas y sectores.
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Jorge Arias
2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
ORGANIZACIÓN FISICA DE LOS ARCHIVOS
Para entender de mejor manera la organización física de los archivos se deben
conocer 2 aspectos importantes:
 la asignación de espacio libre
 asignación de espacio de almacenamiento al archivo.
La asignación de espacio a un archivo, depende de la manera en que el
Sistema Operativo de los equipos controla los lugares del disco que no están
siendo ocupados.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
CONTROL DEL ESPACIO LIBRE
Para la administración y el control del espacio libre los sistemas operativos
utilizan diferentes métodos teóricos:
Vector de Bits
 Listas Ligadas
 Por Agrupacion
 Por Contador

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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Vector de bits
Se tiene un arreglo de bits, el número de bits que tiene,
representa cada sector del disco, o sea que si los sectores 10
y 11 están ocupados su representacion será:
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Lista ligada
Existe una cabecera en la que se tiene la direccion del primer sector vacio, ese
sector a su vez, tiene un apuntador al siguiente bloque, y así sucesivamente hasta
que se encuentre una marca indicando que ya no hay espacio libre.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Por agrupacion
Es similar a la lista ligada, solo que en este se tiene por cada sector, un grupo
de apuntadores a varios espacios vacios, al final de cada bloque se tiene un
apuntador a otro grupo de apuntadores.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Por contador
Aqui, por cada conjunto de bloques contiguos que estén vacios, se tiene un
apuntador a un número de inicio y el tamaño del grupo de sectores vacios.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
ASIGNACIÓN DE ESPACIO A ARCHIVOS DE DATOS
Se refiere a la forma en que un Sistema Operativo controla los lugares del disco
ocupados por cada archivo
El S. O. controla básicamente la identificación del archivo, sector de inicio y sector
final.
Para el control del espacio ocupado en disco se utilizanr los métodos teóricos:
Asignación Contigua
 Asignación Ligada
 Asignación indexada.

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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Asignación contigua : consiste en asignar el espacio en disco de tal manera que
las direcciones de todos los bloques correspondientes a un archivo definen un
orden lineal
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Asignación contigua
VENTAJAS
La cabeza de lectura no se mueve demasiado en la lectura de un archivo.
DESVENTAJAS
Produce fragmentación externa.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Asignación ligada: En este método, cada archivo es una lista ligada de bloques de disco.
En el directorio hay un puntero al bloque de inicio y un puntero al bloque final para cada
archivo.
En cada uno de los bloques donde se encuentra un archivo hay un punyero al siguiente
bloque de la lista.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Asignación ligada
VENTAJAS:
•No produce fragmentación externa.
DESVENTAJAS:
•La cabeza de lectura se puede mover demasiado en la lectura de un
archivo.
•Si una liga se pierde, se perderá el archivo completo.
•Es ineficiente para la implementación de archivos directos.
•Se necesita un campo extra para el apuntador.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
Asignación indexada

La asignación ligada resuelve problemas de fragmentación externa, sin embargo, la
asignación ligada no soporta eficientemente el acceso directo a los archivos. La
asignación indexada resuelve este problema poniendo todos los apuntadores en una
sola localidad: El bloque índice.

Cada archivo tiene su bloque índice, El cual es un arreglo de direcciones de bloques de
disco.

La i-ésima entrada en el bloque índice apunta al i-ésimo bloque que conforma el archivo.
En el directorio se controla la dirección del bloque índice de cada archivo.
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2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
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VENTAJAS:
2. Introducción a la teoría de bases de datos y su aplicación en la normativa archivística
No produce fragmentación externa
 Eficiente para la implementación de archivos directos

DESVENTAJAS
Existe desperdicio cuando hay archivos pequeños
 Desbordamiento de bloque índice. (Solución: creación de un esquema ligado; el ultimo
bloque índice apunta a otro índice)
