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II BENCHMARKING DE FM
EN ESPAÑA
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
1
Responsables del Proyecto
Instituto de Empresa
SEFM
•Escuela de Dirección de Empresas
•Formación, Investigación y Divulgación
•Promoción Profesional
•Divulgación de información
•I + D
•5 años/160 socios
facilitec
•Consultoría de FM
•Servicios Técnicos
•Servicios Operativos
•Formación In-Company en FM
2
ORIGEN DEL PROYECTO
SEFM + IE + facilitec
CUESTIONARIOS
II Benchmarking
España
2003
23 EMPRESAS
35 EDIFICIOS
3
Objetivos del proyecto
•
FOMENTAR EL CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL FM EN ESPAÑA Y
AYUDAR A SU DIVULGACIÓN
•
CONTRIBUIR A LA CREACIÓN DE UNA CONCIENCIA EMPRESARIAL SOBRE
LA IMPORTANCIA DEL FM
•
PERMITIR COMPARACIONES ENTRE LOS SUCESIVOS ESTUDIOS DE
BENCHMARKING
•
ESTABLECER INFORMACIÓN RELEVANTE QUE PERMITA:
– LA COMPARACIÓN INTERNACIONAL
– ESTABLECER PRÁCTICAS DE EXCELENCIA EN LA GESTIÓN DEL FM
QUE AYUDEN A LAS EMPRESAS A GESTIONAR DE UNA FORMA MAS
EFICIENTE SUS RECURSOS
4
Proceso Mejora Continua: BENCHMARKING
ESTUDIO
MEDICIÓN
ANÁLISIS
IMPLANTACIÓN
OBJETIVOS
MEJORA
MEJORES
PRÁCTICAS
5
Dimensiones de la muestra
Nº EMPRESAS
23
Nº EDIFICIOS
35
TOTAL SUPERFICIE
403.237
TOTAL OCUPANTES
17.974
COSTES ANALIZADOS 43.770.506,39
M2
Euros
SECTORES REPRESENTADOS
–
–
–
–
–
Servicios financieros
Procesamiento de datos/informática
Utilities
Construcción
Servicios Profesionales
–
–
–
–
Telecomunicaciones
Electrónica hardware/software
Industria Química
Otros servicios
6
RESULTADOS GENERALES I
•Tipos de costes
Mantenimiento/Servicios
•Ratios
m2/ocupantes
•Plazo temporal
Último año fiscal de operaciones
•Índices
Percentiles/mediana/promedio
•Calidad
Niveles de Servicio
•T.I.
Sistemas
7
PERIODO ANALIZADO
28
30
25
20
15
10
5
5
2
0
2001
2002
2002-2003
N=35
8
RESULTADOS GENERALES II
DATOS DE EDIFICIO
COSTES EXPLOTACIÓN
• Uso predominante
• Mantenimiento
• Estado
• Servicios de limpieza
• Ubicación
• Vigilancia
• Propiedad
• Salud y seguridad
• Desocupación
• Servicios postales
• Superficies
• Reubicaciones internas
• Número de ocupantes, etc.
• Imprenta y copiado
• Admón. del edificio
• Comunicaciones e informática
9
RESULTADOS GENERALES II
NIVELES DE SERVICIO
SISTEMAS
• Medidas de Calidad
• Áreas de Sistemas
•Grados de Satisfacción
•Grado de Satisfacción
•Indicadores
10
Resultados específicos
11
Distribución de usos para las instalaciones simples
5%
3%
5%
8%
79%
N=35
Oficinas
Call center, Centro de procesamiento de datos
Centros de educación, investigación
Comercio
Servicios médicos
12
Condición de los edificios
6%
40%
54%
Construcción y acabado superior
N=35
Buena construcción y acabado
Necesita renovación extensa
13
Intervalos de Antigüedad de los edificios
15
16
14
12
10
nº respuestas
8
8
6
4
5
3
4
2
0
N=35
0a5
5 a 10 10 a 20 20 a 30
30 a 50
años de antigüedad
14
Propiedad vs alquiler
18
48,6%
16
42,8%
número de respuestas
14
12
10
8
6
4
8,6%
2
0
Alquilada
Ocupada por propietario
Combinación arriendo y propiedad
N=35
15
Área alquilable (m2)
9%
9%
43%
15%
0 a 5.000
>5.000 a 10.000
>10.000 a 15.000
>15.000 a 20.000
>20.000
24%
16
Área alquilable (m2)
2
Percentiles
m de Área Alquilable
100
50.319
95
28.267
90
18.309
75
10.875
50
5.850
25
10
1.784
684
5
181
Promedio
9.632
Número de respuestas
33
17
Niveles de Ocupación de Área Alquilable (%)
10%
Ocupada
Desocupada
N=32
90%
18
Ratio de eficiencia del edificio
Ratio de eficiencia del
edificio(%)
100
100
95
98
90
97
75
94
50
87
25
75
10
62
5
56
Promedio
78
Número de respuestas
35
MEJORES PRÁCTICAS
Percentiles
19
Número de
respuestas
18
16
14
12
10
15
86%
77%
83%
8
6
3
4
2
0
Alquilada
N=35
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Relación promedio
espacio útil sobre
alquilable
Ratio de eficiencia del edificio en función de la
propiedad del mismo
17
Propiedad Combinación
Propiedad de la instalación
20
Superficie en m2 para un ETC
Percentiles
100
Área bruta por 1
ETC (m2)
Área alquilable
por 1 ETC (m2)
Área útil por 1
ETC (m2)
1572,47
1333,75
117,37
97,46
92,14
63,62
54,79
50,66
75
38,34
29,88
23,06
50
23,54
20,60
17,07
25
15,91
13,50
10,93
10,66
9,78
8,81
9,98
8,62
7,84
Número
Respuestas
35
33
35
Promedio
23,92
18,88
14,50
95
90
10
5
MEJORES PRÁCTICAS
1974,69
21
Rendimiento de los edificios
•Costes de mantenimiento de los edificios
•Servicios de edificios/usuarios
22
Costes de mantenimiento
de los edificios
*
Mantenimiento General
*
Servicios Mecánicos
*
Servicios Eléctricos
*
Sist. Informáticos y de
Comunicac. del Edificio
*
Áreas Exteriores
*
Otros Servicios
23
Costes de mantenimiento en € /m2 área alquilable
14
12
38,7%
Número de respuestas
10
25,8%
8
6
16,1%
16,1%
4
2
3,2%
N=31
0
0 a 12
>12 a 24
>24 a 36
Mantenimiento (euros/m2 alquilable)
>36 a 48
>48
24
Gasto de mantenimiento en €/m2 área alquilable
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Número de
respuestas
Promedio
Coste promedio
Mantenimiento
€/m2)
185,64
128,11
76,06
46,30
24,26
7,60
5,07
4,13
32
34,32
25
Gasto de mantenimiento en €/m2 área alquilable
según años de antigüedad de los edificios
Años de
antigüedad
Número total de
Respuestas
Coste promedio
Mantenimiento
(euros/m2)
[0a5]
3
29,98
[ 6 a 10 ]
7
33.72
[ 11 a 20 ]
14
49.13
[21 a 30 ]
4
13.57
[ 31 a 40]
4
16.73
26
Coste Promedio Mantenimiento
Preventivo vs Correctivo
Coste promedio
Mantenimiento
(€/m2)
Coste Mantenimiento
correctivo
(€/m2)
Coste Mantenimiento
preventivo
(€/m2)
Euros
27.65
13.44
14.21
Porcentaje
100%
48.6%
51.39%
N=22
27
Outsourcing de la función de mantenimiento.
Outsourcing
47%
Prestación mixta
47%
N=32
Prestación interna
6%
Outsourcing
Prestación interna
Prestación mixta
28
Mantenimiento por m2 alquilable en función del nivel de
subcontratación
Función de
mantenimiento
Prestación externa
Prestación mixta
Número
respuestas
15
Euros/ m2 alquilable
15
40,38
31,18
29
Coste promedio de las distintas partidas de Mantenimiento de
edificios (€/m2 alquilable) y su peso sobre mantenimiento total
Sector
Peso promedio
Mantenimiento edificio
s/ total mantenimiento
Estructura e Interiores
24,41%
Servicios Mecánicos
24,83%
Servicios Eléctricos
8,28%
Sistemas de Información y
Comunicaciones
Mantenimiento Áreas Exteriores
Otros Servicios
25,83%
2,39%
14,26%
30
Costes de servicios de edificios/usuarios
* Limpieza
* Serv. Postales/Correos
* Servicios Públicos
* Servicio de Imprenta y
Fotocopiado
* Seguridad y Salud
* Vigilancia
* Recepción
* Reubicaciones
* Gestión y Administración
31
Gasto de limpieza en euros por m2 de área limpiada
0a6
7%
>24
28%
>6 a 12
30%
>18 a 24
14%
N=29
>12 a 18
21%
32
Gasto de limpieza en euros por m2 de área limpiada
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Promedio
Número de respuestas
Coste Limpieza
(euros/m2 área limpiada)
127,98
66,64
36,51
24,66
16,34
9,56
6,42
6,08
18,69
29
33
Coste de suministros/consumos en euros por m2 de área alquilable
>24
22%
0a6
6%
>6 a 12
22%
>18 a 24
22%
N=34
>12 a 18
28%
0a6
>6 a 12
>12 a 18
>18 a 24
>24
34
Coste de suministros/ consumos en euros por m2 de área alquilable
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Promedio
Número de respuestas
Coste Servicios/suministros
(euros/m2 área alquilable)
234,99
41,14
36,97
21,26
16,97
10,18
6,70
4,49
24,33
34
35
Gasto de vigilancia en euros por m2 de área alquilable
>24
9%
0a6
18%
>18 a 24
9%
0a6
>6 a 12
>12 a 18
>12 a 18
32%
>6 a 12
32%
>18 a 24
>24
N=22
36
Percentiles en función del coste de vigilancia en euros por m2 de
área alquilable
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Promedio
Número de
respuestas
Coste vigilancia
(euros/m2 área alquilable)
523,93
55,36
30,87
17,59
12,40
8,85
4,20
1,00
36,4
23
37
Cuadro resumen de los Servicios de Edificios/Usuarios y
su peso sobre el total
Servicios de edificios y de
usuarios
Limpieza
Servicios Públicos
Segurida y Salud
Vigilancia
Recepciones
Servicios postales/correos
Servicios de imprenta y fotocopiado
Reubicaciones y Traslados
Gestión y Administración
Promedio %
sobre el total
16,77
22,86
3,65
22,71
3,96
8,62
9,21
5,46
6,76
38
Cuadro resumen de los Servicios de Edificios/Usuarios y
su peso sobre el total sin el 1701
Servicios de edificios y de
usuarios
Limpieza
Servicios Públicos
Segurida y Salud
Vigilancia
Recepciones
Servicios postales/correos
Servicios de imprenta y fotocopiado
Reubicaciones y Traslados
Gestión y Administración
Promedio %
sobre el total
19,96
23,15
4,70
13,74
4,96
9,88
9,01
6,44
8,17
39
Cuadro resumen
Mantenimiento/Servicios
Euros
Porcentaje
Mantenimiento
10.808360,14
24,7%
Servicios
32.962.146,25
75,3%
Total Gasto
43.770.506,39
100,0%
40
Niveles de Servicio
* Medidas de Calidad
* Grados de Satisfacción
* Indicadores
41
DISPONEN DE MEDIDAS DE
CALIDAD DE ALGÚN SERVICIO
35
30
25
20
15
10
5
0
29
6
SI
NO
42
GRADO DE SATISFACIÓN DEL
CLIENTE INTERNO
30
25
25
20
15
10
5
3
0
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
43
EMPRESAS
INDICADOR DEL GRADO
QUE LO
DE SATISFACCIÓN
UTILIZAN
Nº de incidencias anuales
22
Tiempos de respuesta
22
Períodos de inactividad
3
Control de bajas laborales
por causas
medioambientales
1
Ratios de rotación del
personal
0
Otros
10
44
Sistemas
* Áreas de Sistemas
* Grados de Satisfacción
45
Área de Aplicación de Sistemas
Mantenimiento
Control de costes
Gestión de almacenes
Gestión de órdenes de trabajo
Planificación y programación del
mantenimiento preventivo
Inventario de equipos
Histórico de averías
Gestión de planos
Gestión documental
Monitorización de equipos
Otros
Gestión de espacios
Gestión documental
Inventario
Gestión de reservas de salas
Gestión de servicios / actividades
Empresas
que la
utilizan
27
22
4
22
22
20
18
24
15
10
3
23
16
16
18
14
46
GRADO DE SATISFACCIÓN CON
LOS SISTEMAS
16
14
12
10
8
6
4
2
0
15
13
0
Muy
Satisfactorio
0
Satisfactorio
Aceptable
Insatisfactorio
47
Cuadro resumen
Tabla 79. Gasto global en facility management por m2 de área alquilable.
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Promedio
Número de
respuestas
COSTES TOTALES
(EUROS/M2 ÁREA ALQUILABLE)
1252,35
354,65
241,88
140,56
88,79
61,35
45,46
36,14
148,41
35
48
Cuadro resumen
Tabla 80A. Gasto global en facility management por usuario(ETC).
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Promedio
Número de
respuestas
COSTES TOTALES
(EUROS/Nº ETC)
232.653,13
11.736,55
10.132,68
3.854,87
1.844,41
1.206,68
771,99
718,75
10.290,33
32,00
49
Cuadro resumen
Tabla 80B. Gasto global en facility management por puesto de trabajo.
Percentiles
100
95
90
75
50
25
10
5
Promedio
Número de respuestas
COSTES TOTALES
(EUROS/PTE)
232.653,13
10.356,
5.701,68
3.716,20
1.784,72
1.176,76
846,55
718,15
10.164,75
31,00
50
REFLEXIONES
1.- Benchmarking de costes y primeras medidas de Calidad
2.- 2º Benchmarking español
3.- Pendiente comparación a nivel europeo
4.- Vinculación de la Condición del Activo y la NIC 16
5.- Se contemplan costes pero no calidad de servicios
6.- Ratio promedio de eficiencia
86% Alquiler
77% Propiedad
7.- Superficie útil
62.92 % bruta
77.75% alquilable
51
REFLEXIONES
8.- Disminución de la Superficie en m2 para un ETC en relación con el
primer Benchmarking
II Benchmarking
I Benchmarking
18.88 (20.60)
24.6(23)
9.- Gastos de Mantenimiento promedio 34,32 (24,26) vs 29.41 (24.86) del
primer Benchmarking
10.-Preventivo 51.39%
Correctivo 48.6%
11.-Limpieza Servicios Públicos y Vigilancia
56.85% (62.34%) sobre el total de los Servicios del Edificio y Usuarios
52
REFLEXIONES
12.- Coste promedio de energía 22.82 euros/m2 alquilable (El doble de la
UE)
13.- El 83% de las empresas disponen de medida de calidad de algún
servicio
14.- El grado de satisfacción del cliente interno es alto
15.- Poco uso del indicador medioambiental para el absentismo
16.-El número de empresas que utiliza sistemas de información para algún
servicio 77%
17.-El grado de satisfacción de los sistemas es correcto, 54% Satisfactorio
53
LECCIONES APRENDIDAS
1.- Necesidad de estandarización de costes de servicios y gestión
2.- Necesidad de desagregación de los costes de comunidad con criterio
estándares
3.- Necesidad de una gestión mecanizada del espacio
4.- Necesidad de Indicadores de Condición NIC 16
5.- Unificación de la figura del FM
6.- Necesidad de datos de Calidad de Servicio
7.- La muestra necesita crecer ¿Objetivo > 100 empresas?
54