Download Concepto de documento, archivo y archivística

Unidad temática 4
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE
CARÁCTER DIARIO DE UN ARCHIVO
DE HISTORIAS CLÍNICAS
(Ampliar con las definiciones elaboradas
en el trabajo: documento, documento
archivo,etc..)
1-Concepto de documento,
archivo y archivística
La materia prima de los archivos
son los documentos
• El concepto de documento varía según
los profesionales:
historiadores, juristas, archiveros,
bibliotecarios, documentalistas,
museólogos.
CONCEPTO DOCUMENTO
• Objeto corporal producto de la actividad
humana que sirve de fuente de
conocimiento y que demuestra o prueba
algo.
• Testimonio de la actividad humana fijado
en un soporte que contiene información
• Fuente de información que permite la
comunicación humana.
Puede presentar cualquier forma o
soporte
TIPOS DE DOCUMENTOS
• Documentos jurídicos: engendran
derechos y obligaciones
• Documentos de naturaleza administrativa:
son documentos testimoniales auténticos,
objetivos y verídicos.
DOCUMENTO ARCHIVO:
.Imprescindible relación del documento y
unidad productora
• Ligado a los demás documentos que
forman el fondo documental.
• Carácter seriado de los documentos
ARCHIVO
• CONJUNTO DE DOCUMENTOS
• INSTITUCIÓN O ENTIDAD QUE LOS
CONSERVA
• LUGAR DONDE ALOJARLOS
ARCHIVISTICA
• Ciencia de los archivos como conjunto de
documentos.
• Entidad estructurada, procedente de una
institución u organismo
2- CARACTERÍSTICAS DEL
ARCHIVO
•
•
•
•
•
•
Fondo documental
Productor
Génesis
Información
Conservación
Tratamiento archivístico
CONCEPTO DE ARCHIVO
CLÍNICO HOSPITALARIO
Unidad operativa encargada de reunir, conservar y
administrar – del mejor modo posible – todo el
material impreso, escrito o iconográfico, que va
generándose a lo largo de los sucesivos procesos
asistenciales del paciente. Es el centro de cuidado y
vigilancia de todos los expedientes clínicos que se
producen en el hospital, cualquiera que sea el
soporte que se adopte para la presentación o
conservación de dicho material
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
 Custodiar y conservar las Historias Clínicas
 Organizar y prestar la documentación clínica
necesaria tanto para la practica asistencial
como para cubrir objetivos de docencia,
investigación, control de calidad, apoyo a la
planificación y gestión hospitalaria, así como
para la defensa de los intereses del paciente y/o
del hospital
 Clasificar
y
mantener
documentación clínica
ordenada
la
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
 Asegurar la transferencia al Archivo de aquellos
expedientes clínicos que van a permanecer en
situación de inactividad tras el alta hospitalaria
del paciente o bien tras su utilización en
consultas externas para el seguimiento del
proceso asistencial.
 Fomentar la dotación de instalaciones
convenientes que permitan garantizar la
adecuada conservación de la documentación
clínica del hospital a través del tiempo
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
 Asegurar que todas las funciones y cometidos
que competan al archivo central de historias
clínicas queden firmemente establecidas y
garantizadas mediante un reglamento de
régimen interno del hospital.
 Promocionar la utilización de la documentación
clínica custodiada en el archivo clínico como
recurso básico de información al servicio de los
usuarios del centro
TIPOS DE ARCHIVOS
 Archivo centralizado:
Evita la duplicación y permite integrar la información
proveniente de los distintos servicios y unidades del
hospital. Su principal ventaja consiste en la
integración de toda la documentación generada a lo
largo de todos los procesos asistenciales.
TIPOS DE ARCHIVOS
 Archivos Descentralizados:
Las Historias Clínicas se archivan por separado en
las distintas consultas y servicios donde fue
atendido el paciente y no existe en general ninguna
relación entre ellas.
El principal inconveniente que genera este sistema
en relación con el proceso asistencial es que la
información del paciente queda fragmentada y
dispersa y dificulta al profesional para poder tener
una visión integrada de los procesos morbosos
anteriores o de la comorbilidad del proceso actual.
TIPOS DE ARCHIVOS
 Archivo Mixto:
Esta vía esta descartada en la actualidad y fue
desarrollada
en
los
antiguos
hospitales
universitarios,con problemas de transporte interno
con una gran actividad de consultas externas. Se
trataría de archivos periféricos ubicados en dichas
consultas externas donde queda depositada la h.c.
Del paciente hasta la finalización del procesos
asistencial, es en este momento cuando es devuelta
al archivo central.
ARCHIVOS ESPECIALES
• Incluyen los archivos marginales y los
archivos específicos.
• ►Archivos Marginales: Son los que
archivan solamente aquellas pruebas
complementarias que pueden resultar
incomodas para archivarlas dentro de la
propia HC, ejemplo, una película de
cateterismo.
Archivos especiales
• Archivo Específicos: No se tienen que
confundir con los Archivos
Departamentales. El específico
corresponde a departamentos a los que
se les permite mantener su propia
documentación por su carácter específico,
son cuatro:
Archivos específicos
• § Psiquiatría. Por su carácter
superconfidencial, si así lo decide dicho
departamento.
• § Estomatología. Por tener información
normalmente en fichas.
• § Genética. Porque constituye un mero
estudio generalmente sin una continuidad
asistencial.
• § Oncología. En algunos hospitales con
los pacientes que se están tratando
actualmente
-Archivos Pasivos
• HC que menos movimientos tienen como
son las de exitus
• El caso de extranjeros y de personas no
residentes en la zona
• Por regla general todas las historias que
en una media de 5 o 10 años no hayan
tenido movimiento
• El archivo puede estar en el mismo
hospital (si tiene sitio) o en unas
instalaciones contratadas fuera del
hospital (en empresas externas).
Archivos Activos
• Dentro del Archivo central son los que
tienen las HC con más movimiento
-Archivos de Urgencias:
• Son archivos independientes
• Hoja de urgencias
• Se archivan por días y por orden
alfabético
Funciones del Archivo de HC:
-El archivo clínico debe organizar los procesos a realizar y
optimizar los recursos de que dispone para efectuar
correctamente las funciones que le son propias
.
-Todas las funciones que competen a un archivo central
de HC deben estar perfectamente establecidas y
garantizadas mediante un reglamento de régimen interno
del centro y han de estar recogidas en un manual de
procedimientos o normativa
.
1.- Recepción de expedientes
y documentos clínicos.
2.- Instalación
3.- Custodia de las HC.
4.- Préstamo
5.- Seguimiento de la
documentación prestada:
Funciones del Archivo de HC
• 6.- Mantenimiento y tratamiento de la
información clínica:
• 6.1.- Elaborar criterios de pasivos
Funciones del Archivo de HC
• 7.- Evaluación y control de calidad del
Archivo de HC.
• 8.- Diseño y normalización de los
documentos.
• 9.- Elaboración del censo de hc.
• 10.- Garantizar la confidencialidad de la
documentación clínica.
Historia de salud
• Este nuevo concepto sustituye al término
clásico de historia clínica y, en su
acepción más amplia recoge el estado de
salud o enfermedad del ciudadano.
Está ligado a la recogida de información
clínica que permita la transmisión de
conocimiento desde y hacia cualquier
lugar del sistema sanitario, relacionando
niveles asistenciales
• Constituye la base que permite la correcta
comunicación de los diferentes equipos
asistenciales, potencialmente autores del
trato dispensado a cada uno de los
pacientes.
Historia de salud
• conjunto de soportes destinados a
recoger, transmitir y conservar toda la
información relativa al estado de salud
de cualquier persona o usuario que sea
atendida en un Centro Sanitario.
• otras utilidades de importancia:
- investigación clínica
- gestión de recursos sanitarios
- evaluación de la calidad asistencial
- actuaciones jurídicas
- estadística sanitaria, etc
• La Comisión de Documentación
Clínica, Información y Estadística tiene
como objetivos valorar y controlar las
historias de salud, así como el uso y
manejo de su contenido, revisar y
asesorar sobre cualquiera de los
documentos que la integran.
• NORMAS GENERALES EN EL USO DE
LA HISTORIA DE SALUD
• La historia de salud (HS) tiene la
consideración de “documento público”
sujeto a las obligatorias condiciones de
confidencialidad.
• en ella se recogen con exactitud,
veracidad y de forma metódica, la
información básica que explica y
justifica la actuación del personal
sanitario. Por tal motivo, procede regular
de manera oficial, los contenidos y
procedimientos relacionados con la
misma.
•
•
•
•
Existirá :
único número de historia por paciente
una HS integral
única
disponible que describa la continuidad en
los distintos procesos y niveles
asistenciales, cualquiera que sea el
formato de almacenamiento de los datos o
de la información.
• De cualquier dato o información contenida
en la HS será responsable el personal
sanitario autorizado que haga uso de la
misma. Ninguna persona no autorizada
podrá tener acceso a su posesión o
contendido, ni a hacer anotaciones,
aclaraciones, incluir documentos, extraer
o copiar parte o la totalidad de los datos e
información en ella contenida.
• El orden interno de los documentos del
episodio asistencial debe ser
cronológicamente secuencial y ordenarse
según la normativa descrita en el
reglamento de uso de la HS,
• En todo momento se garantizará la
confidencialidad del contenido de la HS,
tanto dentro del ámbito del hospital, como
en su facilitación autorizada a otros
centros para la continuidad asistencial.
• Toda la documentación clínica que se
produce en el hospital es propiedad del
mismo. La gestión de la HS está
encomendada al Servicio de Admisión
y Documentación Clínica y su custodia
legal es responsabilidad de la
Dirección Gerencia del hospital.
• La Comisión de Documentación
Clínica, Información y Estadística es la
responsable de asesorar, revisar y
evaluar el catálogo de documentos
clínicos a fin de que estén actualizados,
definir los criterios de ordenación, las
normas de cumplimentación, y su
contenido, así como mantener
actualizado el reglamento de uso de la
HS.