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Aviso sobre las normas de privacidad de los proveedores de la UW/Waisman Center Fecha de entrada en vigor: __________ ESTE AVISO EXPLICA CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y REVELAR LA INFORMACIÓN MÉDICA REFERENTE A USTED Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ELLA. POR FAVOR, REVÍSELO DETENIDAMENTE. I. EXPLICACIÓN DE LO QUE ES SU INFORMACIÓN MÉDICA Cada vez que usted visita a un proveedor de cuidados médicos de la UW Health por un motivo médico su visita queda registrada. Los datos que quedan registrados normalmente incluyen la información de identificación y financiera, al igual que los síntomas presentados, el diagnóstico, los resultados de las pruebas, una descripción del reconocimiento médico realizado y el plan de tratamiento. A este registro lo denominamos frecuentemente “expediente médico” o “información médica”. En él se incluyen tanto la información médica por escrito como los datos electrónicos. Su información médica se utiliza: • para planificar sus cuidados y su tratamiento; • para que los especialistas de atención médica se puedan comunicar entre ellos; • como documento legal que describe la atención que usted ha recibido; • como comprobante, de manera que su compañía de seguro médico pueda verificar cuáles fueron los servicios prestados; • para ayudar a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health a revisar y mejorar la atención médica que ofrecen y sus resultados finales; • como fuente de información para investigaciones médicas importantes; • para entrenar a profesionales y estudiantes; • para otras actividades similares que permiten a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health trabajar de forma eficaz y proporcionarle a usted una atención médica de calidad. II. LA OBLIGACIÓN QUE TIENEN LOS PROVEEDORES DE CUIDADOS MÉDICOS DE LA UW HEALTH DE PROTEGER SU INFORMACIÓN MÉDICA Bajo el Acta de transferibilidad y responsabilidad de los seguros médicos de 1996 (una ley federal también denominada HIPAA), los proveedores de la UW Health tienen la obligación de mantener su información médica de forma confidencial y de ofrecerle a usted este aviso acerca de nuestras obligaciones legales y nuestras normas de privacidad. Este aviso explica cómo los proveedores de cuidados médicos de la UW Health utilizan y divulgan su información médica. Los proveedores de cuidados médicos la UW Health 1 son un grupo formado por varias organizaciones individuales que están afiliadas para proporcionar una atención médica de calidad, entrenar a los profesionales de atención médica del futuro (tales como los médicos, las enfermeras y los técnicos de laboratorio) y realizar investigación científica en el campo de la medicina. Entre los proveedores de cuidados médicos de la UW Health se encuentran las siguientes organizaciones: El Hospital y las Clínicas de la Universidad de Wisconsin (“UWHC”); La Fundación Médica de la Universidad de Wisconsin (“UWMF”), en la cual se incluyen todas sus clínicas con base en la comunidad, sus clínicas de atención especializada, el centro de cirugía situado en el campus de la calle Park Sur y las clínicas de la comunidad de la universidad. Las siguientes unidades de la Universidad de Wisconsin: la Universidad de Wisconsin en Madison (la “UW”), las escuelas de ciencias médicas de la UW (incluidas la Escuela de Medicina y varias clínicas de medicina de familia de la UW, la Escuela de Enfermería y la Escuela de Farmacia) y la Unidad de servicios clínicos del Waisman Center. Otras entidades que se encuentran afiliadas a nuestro grupo. Todos los proveedores de cuidados médicos de la UW Health comparten las mismas normas de privacidad que se describen en este aviso porque los profesionales de atención médica y los demás empleados de cada una de estas organizaciones a menudo participan en el cuidado de un mismo paciente. Por ejemplo, a un paciente que recibe sus cuidados en el UWHC normalmente le atienden enfermeras y otros empleados del UWHC. Lo examina y lo trata un médico que forma parte del cuerpo de enseñanza de la Escuela de Medicina de la UW. Éste, a su vez, manda las facturas por los servicios prestados a través de la UWMF. Al prestar servicios de atención médica, entrenar a profesionales de atención médica y realizar investigación científica médica, los proveedores de la UW Health Care crean, mantienen, utilizan y revelan su información médica. El objetivo de este aviso es explicar las normas de privacidad que los proveedores de cuidados médicos de la UW Health tienen en lo que se refiere a su información médica. Nuestras normas de privacidad tienen como objetivo proteger la confidencialidad de aquella información médica que le identifica a usted en particular o pudiera ser utilizada para identificarle. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden cambiar los términos de este aviso si cambian sus normas de privacidad o si cambian los requisitos federales o estatales. Cada aviso tendrá su fecha de entrada en vigor en la primera página. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health se reservan el derecho de aplicar tal corrección del aviso a cualquier información que ellos mismos ya tengan en el momento en que se efectué el cambio, al igual que a cualquier otra información médica futura Usted puede conseguir una copia actualizada de nuestro Aviso sobre las normas de privacidad en cualquier mostrador de recepción de los proveedores de cuidados médicos de la UW Health o en cualquier página de Internet de los proveedores de cuidados médicos de la UW Health. 2 III. FORMAS EN LAS QUE LOS PROVEEDORES DE LA UW HEALTH CARE PUEDEN UTILIZAR Y REVELAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health utilizan y revelan su información médica debido a múltiples motivos diferentes, la mayoría de los cuales son necesarios para poder proporcionarle a usted unos servicios médicos de calidad. Las leyes federales y estatales no les exigen a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health obtener una autorización suya para muchas de las actividades rutinarias que realizan. En particular, para aquéllas que son necesarias para llevar a cabo su tratamiento, hacer y enviar facturas por su tratamiento y otra serie de actividades necesarias para trabajar de forma eficaz. Las leyes federales y estatales también permiten a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health compartir esta información con terceras personas que nos ayudan en el desempeño de estas funciones rutinarias. Sin embargo, para realizar determinadas actividades, las leyes federales y estatales exigen a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health que obtengan su autorización por escrito. Por favor, fíjese en que las leyes de Wisconsin protegen cierta información médica más que el HIPAA. Tal y como lo exige la ley, en la mayoría de los casos, los proveedores de la UW Health Care no pueden dar a conocer ninguna información que esté relacionada con el tratamiento para la salud mentad, el alcoholismo o la toxicomanía o la situación referente al VIH sin una autorización suya por escrito. Lo que se describe a continuación son ejemplos, pero no hacen referencia a todos y cada uno de los casos en los que se puede utilizar y revelar su información médica. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar y revelar su información médica de alguna otra forma que lo permita la ley pero que no esté incluida en estos ejemplos abajo mencionados. A. Utilización y revelación de su información médica con el fin de ofrecerle a usted atención médica Ofrecerle un tratamiento, cobrar los pagos y realizar operaciones médicas son elementos necesarios a la hora de proporcionarle atención médica. Las leyes estatales y federales permiten a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health utilizar y revelar su información médica cuando ésta se utilice con estos propósitos. He aquí algunos ejemplos de lo que constituye un tratamiento, un pago y unas operaciones de atención médica. 1. Ejemplos de tratamiento: Un médico que le esté tratando por tener la pierna rota necesitará saber si usted tiene diabetes porque eso podría frenar el proceso de curación. El médico puede hablar con su médico de cabecera o puede leer su expediente médico. El médico puede además, tener que decirle al especialista en dieta que usted tiene diabetes para así poder hacer los arreglos necesarios para conseguirle una comida adecuada. Los diferentes departamentos de los proveedores de cuidados médicos de la UW Health también pueden revelar su información médica para 3 poder coordinar actividades tales como escribir recetas o pedir o ver los análisis del laboratorio o las radiografías. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health también pueden revelar su información médica por teléfono, carta, fax o computadora a gente que no esté afiliada con los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pero que participen en sus cuidados médicos. Éste sería el caso de su médico de cabecera o una agencia de asistencia domiciliaria. 2. Ejemplos de pagos: Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health quizás necesiten darle a su seguro médico información sobre su operación para así poder recibir un pago por ella. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health también pueden informar a su seguro médico sobre su tratamiento para así poder obtener una aprobación o determinar si su seguro pagará el tratamiento. Una clínica de la UW Health puede mandarle una factura a la persona de su familia que se hace responsable de los pagos o que paga por su seguro médico. 3. Ejemplos de operaciones de atención médicas Su información médica se puede utilizar para revisar el rendimiento y la capacidad de los médicos y otras personas involucradas en sus cuidados. Su información médica se puede utilizar en programas de entrenamiento de estudiantes de ciencias médicas que en el futuro se convertirán en profesionales de atención médica. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar su información médica para realizar actividades administrativas o cuando aquélla tenga una finalidad de acreditación, certificación o licenciatura. B. Otros casos de uso y revelación de su información médica en los que no se requiere su autorización. Existen algunos casos, normalmente aquellos que son de interés público, en los que a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health se les permite o exige por ley que utilicen o revelen su información médica sin su autorización. Por ejemplo: 1. La revelación exigida por la ley 4 Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health revelarán información médica sobre usted cuando se lo exija la ley federal o estatal. 2. Las actividades de salud pública Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica acerca de usted cuando su finalidad esté relacionada con la salud pública. Por ejemplo: Informar de ciertas enfermedades como el cáncer y las enfermedades contagiosas con el propósito de observar, prevenir y controlar la enfermedad; Informar de datos estadísticos vitales tales como un nacimiento o una muerte; Informar de las reacciones a los medicamentos o los problemas con los productos médicos e informar a la gente de la retirada del mercado de los productos médicos. 3. Las víctimas de malos tratos, negligencia o violencia en el hogar A los proveedores de cuidados médicos de la UW Health la ley les exige que informen de cualquier posible maltrato a un niño y se les permite informar de cualquier posible maltrato a un adulto. Normalmente, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health informan del posible maltrato a un adulto sólo con la autorización de tal adulto. 4. Las actividades de supervisión médica Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica a las agencias que se aseguran de que trabajamos de acuerdo con las leyes estatales y federales. 5. Los procesos jurídicos y administrativos Si usted se ve envuelto en una demanda judicial o una disputa, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica suya como respuesta a una orden judicial. 6. El cumplimiento de la ley Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica sobre usted a los agentes de la ley como respuesta a una orden judicial o cualquier otro proceso similar permitido por la ley con el fin de identificar o encontrar a un sujeto, un fugitivo, un testigo material o una persona desaparecida o para informar o responder a un crimen. 7. Un juez de instrucción y un médico forense 5 Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica a un juez de instrucción o un médico forense cuando la finalidad sea identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. 8. La donación de órganos y tejidos Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica a las organizaciones que están involucradas en la obtención de órganos o el transplante de órganos, ojos o tejidos. 9. Los recordatorios de citas y otro tipo de comunicación adicional Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar su información para llamarlo por teléfono o enviarle una carta recordándole su próxima cita. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health también pueden utilizar su información para llamarlo o enviarle por correo los resultados de alguna prueba o informarle de alguna otra cuestión médica. 10. La investigación En determinadas circunstancias, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar y revelar su información médica por motivos de investigación. Entre estos se incluyen, ponerse en contacto con usted para participar en proyectos de investigación. Existe un comité de supervisión de las investigaciones para proteger los derechos de todos los participantes en las investigaciones, incluidos los derechos de privacidad y confidencialidad. 11. Una amenaza grave para la salud o la seguridad Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar y revelar su información médica siempre que sea necesario para prevenir algo que amenace gravemente a su salud y su seguridad o la de los demás. 12. Las funciones específicas del gobierno Si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar y revelar su información médica, bajo determinadas circunstancias, a las autoridades militares de manera que sirva de ayuda a una misión militar. 13. Las compañías de seguro de compensación a los trabajadores Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar su información médica a las compañías de seguro de compensación a los trabajadores o programas parecidos que ofrezcan prestaciones en los casos de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. 14. Para informar sobre otros servicios ofrecidos por los proveedores de cuidados médicos de la UW Health 6 Bajo determinadas circunstancias, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar su información médica para informarle a usted sobre otros servicios que estén disponibles y sean adicionales o estén relacionados con la salud. C. Usos y revelación de su información médica a los que usted puede poner una objeción o rechazar. A continuación le mostramos unos ejemplos en los que los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden utilizar o revelar su información médica sin su autorización a menos que usted se oponga o tenga alguna objeción. 1. Directorio de pacientes El UWHC tiene un directorio de todos los pacientes hospitalizados en el cual se encuentran el nombre del paciente, el lugar del hospital donde se encuentra, su estado en términos generales (“estado satisfactorio”) y su afiliación religiosa. Nosotros tenemos este directorio para informar a aquellas personas que preguntan por los pacientes, tales como los familiares, los amigos, los clérigos y las personas que hacen repartos (por ejemplo, de flores). Usted tiene el derecho a negar o limitar el uso o la revelación de su información del directorio del UWHC. Se le preguntará al ser ingresado, y de nuevo un poco más adelante, si desea que se le excluya del directorio de pacientes del UWHC. A menos que usted se oponga, a los clérigos se les puede entregar su afiliación religiosa, su nombre, el lugar donde se encuentra y su estado general. A menos que usted se oponga, el lugar donde se encuentra y su estado general se le puede entregar a cualquier persona que pregunte por usted por su nombre. Éste sería el caso de los familiares, los amigos, el personal de reparto y los medios de comunicación. Si no le podemos dar la oportunidad de negarse, por ejemplo, si usted ingresa de emergencia o está discapacitado de alguna otra forma, los miembros del personal del UWHC utilizarán su juicio profesional para determinar si es conveniente para usted que se revele la información del directorio. 2. La información que se da a los familiares, los amigos íntimos u otras personas Para poder coordinar sus cuidados y explicar su estado y plan de tratamiento, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden revelar información médica sobre usted a sus familiares y amigos íntimos. Usted tiene el derecho a negarse a que se dé tal información. En casos de emergencia, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health utilizarán su juicio profesional para decidir si los familiares o amigos deben recibir información acerca de usted. 3. Notificación 7 A menos que usted se oponga, los proveedores de la UW Health Care pueden utilizar la información médica sobre su estado, el lugar donde se encuentra o de su muerte para avisar o ayudar a avisar a sus familiares o amigos íntimos o a cualquier otra persona que esté a cargo de sus cuidados. 4. La ayuda en caso de catástrofe A menos que usted se oponga, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health también pueden revelar su información médica a cualquier organización autorizada a auxiliar en las labores de rescate de una catástrofe, de manera que sus seres queridos puedan recibir información acerca del lugar donde usted se encuentra y su estado médico. 5. Las actividades para recaudar fondos Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health y la Fundación de la Universidad de Wisconsin (“UW Foundation”) pueden utilizar la información de su expediente médico (nombre, dirección, números de teléfono y las fechas en las que se le prestaron servicios) para ponerse en contacto con usted cuando intenten recaudar dinero para el UWHC y la UW. La Fundación de la Universidad de Wisconsin es la entidad oficial para recaudar fondos y recibir regalos para el UWHC y la UW. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health han de ofrecerle a usted las instrucciones sobre cómo negarse a que se vuelvan a poner en contacto con usted y han de esforzarse en toda medida razonable en asegurarse de que no lo vuelven a hacer. D. Casos de uso y revelación de su información médica en los que se requiere su autorización Si los proveedores de cuidados médicos de la UW Health necesitan utilizar o revelar su información médica para algún otro fin que no haya sido mencionado anteriormente, primero deberán obtener una autorización por escrito. Incluso en el caso de que usted haya dado su autorización a los proveedores de cuidados médicos de la UW Health a utilizar o revelar su información para un fin determinado, usted la puede retirar. IV. SUS DERECHOS COMO PACIENTE DE LOS PROVEEDORES DE LA UW HEALTH CARE Como paciente de los proveedores de cuidados médicos de la UW Health, usted tiene los siguientes derechos en lo que se refiere a su información médica: A. El derecho a solicitar la forma en la que quiere que nos pongamos en contacto con usted Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health tienen por costumbre ponerse en contacto con usted a través de la dirección de su domicilio o número de teléfono de 8 la casa cuando tiene que informarle de cuestiones médicas, como es el caso de los recordatorios de las citas y los resultados de pruebas de laboratorio. En determinadas ocasiones, dejamos mensajes en su buzón de voz. Usted tiene el derecho a solicitar que los proveedores de cuidados médicos de la UW Health se pongan en contacto con usted de otra forma. Por ejemplo, usted puede pedir que los proveedores de cuidados médicos de la UW Health sólo se comuniquen con usted por correo en una dirección determinada. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health accederán a cualquier petición que sea razonable. Para solicitar un método de contacto diferente, por favor, póngase en contacto con el mostrador de admisiones del UWHC o el mostrador para registrarse de cualquier clínica de la UW Health. Pero sin embargo, fíjese por favor, que si usted solicita que nos pongamos en contacto con usted de alguna otra forma, todas las demás veces que en el futuro los proveedores de cuidados médicos de la UW Health necesiten ponerse en contacto con usted lo harán de dicha forma. B. El derecho a inspeccionar y copiar su expediente médico y sus cuentas Usted tiene el derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información que contengan su expediente médico y sus cuentas de los proveedores de cuidados médicos de la UW Health. En algunas ocasiones, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden rechazar su petición de examinar y copiar tal información. Para solicitar acceso a su información médica o sus cuentas, póngase en contacto con el departamento de contabilidad para pacientes o el departamento de expedientes médicos del UWHC o la clínica de la UW en donde a usted le atienden. Si usted solicita una copia de cualquier tipo de información, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health le pueden cobrar una cantidad razonable por los gastos de las copias, el envío por correo y cualquier otro material utilizado. C. El derecho a añadir información para corregir su expediente médico y sus cuentas Si usted piensa que la información que existe en su expediente médico o sus cuentas es incorrecta o incompleta, usted les puede pedir a los proveedores de la UW Health Care que añadan la información necesaria para corregir el expediente. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health tomarán una decisión en un período de 60 días, y en algunos casos de 90 días. En determinados casos, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health pueden rechazar su petición de añadir información. Para solicitar que se añada algo a su cuenta o su expediente médico usted debe ponerse en contacto con el departamento de contabilidad para pacientes o el departamento de expedientes médicos del UWHC o la clínica de la UW en donde a usted le atienden. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health le podrán pedir que usted presente su petición por escrito y que dé una explicación del motivo de dicha petición. D. El derecho a una lista detallada de la información que se ha revelado. 9 Usted tiene derecho a solicitar una “lista detallada de la información que se ha revelado”. Ésta es una lista de ciertas cosas sobre su información médica que los proveedores de cuidados médicos de la UW Health han revelado. En esta lista no se incluye: (1) lo que se ha revelado para poder realizar un tratamiento, un pago y las operaciones de atención médica; (2) lo que se le ha revelado a usted; (3) lo que se ha revelado con su autorización; (4) lo que se ha revelado del directorio de los pacientes; (5) lo que se les ha revelado a los familiares y amigos involucrados en sus cuidados, a las organizaciones de auxilio en caso de catástrofe o lo que se ha revelado referente al lugar donde usted se encuentra dentro de los centros de la UW Health y su estado de salud a aquellas personas que están a cargo de sus cuidados (6) lo que se ha revelado seis años antes o más de la fecha en que se reciba su solicitud. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health tomarán una decisión acerca de su petición de tal lista en un período de 60 días, y en algunos casos de 90, desde la fecha en que se reciba su petición. En caso de que le nieguen su petición, ellos mismos le facilitarán más información sobre sus derechos. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health le han de proporcionar de forma gratuita una lista detallada de la información que se haya revelado. Esto sólo se hará una vez dentro de un período de doce (12) meses. Los proveedores de cuidados médicos de la UW Health le pueden cobrar los gastos incurridos al proporcionarle la lista más de una vez en un período de doce meses. Para solicitar una lista detallada de la información que se ha revelado, usted debe presentar su petición al departamento de expedientes médicos del UWHC, la UWMF o el departamento de Medicina de Familia de la clínica en la que a usted le atienden. E. El derecho a recibir una copia por escrito de este aviso Usted tiene el derecho a recibir una copia por escrito del Aviso más actualizado sobre las normas de privacidad de los proveedores de cuidados médicos de la UW Health, siempre y cuando la solicite con una antelación que sea razonable. Éste se le ha de facilitar aunque usted ya haya recibido una copia del aviso de forma electrónica. F. El derecho a solicitar restricciones en el uso y la revelación de su información médica 10 La ley federal dice que usted tiene derecho a solicitar restricciones en ciertos usos y revelaciones de su información médica. La ley federal también dice que los proveedores de cuidados médicos de la UW Health no tiene por que estar de acuerdo con tales restricciones. Debido al gran número de servicios que ofrecemos y la complejidad y naturaleza de los mismos, los proveedores de cuidados médicos de la UW Health no se pueden comprometer formalmente bajo la ley federal a garantizar tales peticiones. No obstante, fuera de la ley federal, en contadas circunstancias, se puede llegar a un acuerdo informal para determinadas restricciones. V. INFORMACIÓN PARA PRESENTAR QUEJAS Y DE CONTACTO A. Información de contacto Si usted tiene cualquier pregunta o preocupación referente a la información ofrecida en este aviso, por favor, póngase en contacto con: El departamento de Relaciones con pacientes y familias (Department of Patient and Family Relations) 600 Highland Ave. Mailcode 2460 Madison, WI 53792 (608) 263-8009 B. Quejas Si usted piensa que alguien que trabaja para los proveedores de cuidados médicos de la UW Health ha violado sus derechos de privacidad, usted puede llamar al departamento de relaciones con los pacientes y expresarles su problema. Si no queda satisfecho con los resultados, puede también presentar una queja por escrito al departamento de relaciones con los pacientes. Además, también puede presentar una queja por escrito al secretario del departamento federal de Servicios Humanos y de Salud (DHHS Secretary). Si usted presenta una queja, de ninguna forma se le castigará, amenazará, acosará, tomarán represalias contra usted, ni será sujeto de ninguna otra consecuencia negativa. 11