Download preservacion documental

PRESERVACION
DOCUMENTAL
A LARGO PLAZO
ANGELICA BAUTISTA
¿QUE ES PRESERVACION ?

Es la organización y programación de toda clase
de actividades relacionadas con la conservación
de las colecciones en general.

Por tanto, la preservación involucra a todas
aquellas acciones preventivas que contribuyan al
buen estado del acervo documental.
¿QUE HACE LA PRESERVACION?

Se anticipa al daño que puede sufrir el documento
por factores o mecanismos que propician su
alteración o deterioro, cuya mayoría son de
carácter extrínseco, o sea que se ciernen en el
medio que rodea al documento. En consecuencia,
la preservación busca eliminar el daño
ocasionable, no el ocasionado.
DEFINICION

Preservación se define como el conjunto de
principios políticas, medidas, planes y estrategias
de orden administrativo y operativo orientadas a
asegurar la estabilidad física, tecnológica y de
protección del contenido intelectual y de la
integridad del objeto documental en todas sus
dimensiones.
Preservación

Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes de
que ocurra una alteración o deterioro en el medio físico u
ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el mismo que
impidan el acceso a su contenido.
A LARGO PLAZO
La Preservación a Largo Plazo, aplica al documento
electrónico de archivo y documentos digitales (independiente
del formato) con su medio correspondiente en cualquier
etapa de su ciclo vital.

PLAN DE PESERVACION A LARGO PLAZO

Un “Plan de Preservación a Largo Plazo”, es un plan
documentado de las acciones que deben darse en el marco del
documento electrónico de archivo o documentos digitales para
garantizar su preservación, acceso y disponibilidad a largo
plazo.

Tiene como finalidad garantizar la preservación de los
documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus atributos
tales como, unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia,
para que éstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta
del funcionamiento de las entidades.
PROBLEMÁTICA A LARGO PLAZO

La problemática que atiende la preservación a largo
plazo, es crear y mantener los documentos activos y
preservar los documentos inactivos auténticos por sus
valores secundarios, así como garantizar la conservación
de los soportes como la legibilidad de su contenido.
LEGIBILIDAD

El problema de la legibilidad está asociado a la
obsolescencia tecnológica, tanto de hardware
como de software, así como a la degradación del
medio. Para ello en el marco de un Plan de
preservación se hablan de diferentes estrategias
como son preservación tecnológica, migración de
la información, conversión y emulación.

PLAN ESTRATEGICO

Cada una de las estrategias con sus pros y contras, pero
dependiendo de la elección así mismo será el impacto y la
garantía de acceso a la información de acuerdo a los
atributos definidos para el documento electrónico
archivo.
DOCUMENTO ELECTRONICO


Es importante recordar que los documentos electrónicos
están ligados a los sistemas informáticos que los generan,
los cuales a su vez están ligados a los procesos de una
organización.
La preservación del documento electrónico de archivo no
depende de una unidad de trabajo, sino de un grupo
interdisciplinario, el cual debe analizar y atender
permanentemente tanto a la evolución terminológica
como a las mejores prácticas internacionales, y adaptar
sus recomendaciones a las necesidades y estándares del
país y de las organizaciones, así como a la valoración
documental.
PRESERVACION DIGITAL

Si bien se han propuesto muchas estrategias de preservación
digital, ninguna de ellas es apropiada para todos los tipos de
datos, situaciones o instituciones. A continuación hacemos una
descripción de los puntos básicos a seguir, comenzando por un
vocabulario de términos a tener en cuenta.
* Conservación. Es la parte de la gestión de documentos
digitales que trata de preservar tanto el contenido como la
apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en
cuanto a la definición de qué se considera conservación a
largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo
suficientemente amplio como para implicar cambios tanto
en la tecnología como en la comunidad de usuarios.
Estrategias
Copias de seguridad: Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos
del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las
estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son
una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa
exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de
hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales
bien a destrucción malintencionada.
* Actualización: Se refiere a la copia de información digital de un soporte
de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún
cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a
otro nuevo).
MICROFILMACION
Después de conservar los documentos en un lugar que no pueda maltratarlos o
dañarlos, y viendo el estado en que se encuentran, tomamos medidas practicas
para poder preservar dichos documentos, una de ellas es la microfilmación donde
digitalizamos los documentos para un mayor uso y cuidado.
QUE ES MICROFILMACION

La microfilmación es una técnica de archivamiento de
documentos basado fundamentalmente en el cambio de
soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en
otro de un material sintético muy resistente y durable.
Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material
plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa
de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta
cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes
reducciones, sin por ello perder calidad o información.
EN QUE CONSISTE LA MICROFILMACION


De esta reducción o miniaturización de los documentos, se
derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus
grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con
maquinas especiales, que básicamente funcionan como
cámaras fotográficas, y que son manejadas por personal
especializado que, continuamente están controlando toda
la operación. De esta manera se tiene un producto de
altísima calidad archivística.
Existen normativas internacionales muy precisas para el
control de la calidad del microfilm, y que muchas
legislaciones exigen su aplicación para conservación de
documentos
DIGITALIZACION

Digitalizar un documento es la representación de un documento por
un conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina
imagen digital del documento. El proceso de digitalización de
documentos se obtiene al capturar las "esquinas" donde terminan las
líneas o cambio de dirección de los trazos del documento (letras,
números, imágenes, ...)

También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o
de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en
estos casos se sustituyen los microfilms por la digitalización como
medio de preservar y facilitar el acceso a los documentos únicos.
PROCESO DE DIGITALIZACION

En el proceso de digitalización de documentos, los pasos mediante los
que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en
formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos
con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

Captura con Escáner del documento físico.

Indexado de la información extraída del documento.

Almacenamiento del documento y la información asociada para una
posterior búsqueda
Por largo tiempo, la función de los archivos ha
estado centrada en la organización y
recuperación de los documentos, producto del
que hacer de las Entidades en cumplimiento
de sus funciones.
La preservación – conservación en su sentido
tradicional, ha estado enfocada a la forma
física cuando existe evidencia de ella y cuando
por el juicio de valoración, es necesario
mantenerla por un largo periodo de tiempo o
a veces de forma permanente.