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PROGRAMACION Y CONTROL DE GESTIÓN
M.S. Emilia Lerner
Noviembre de 2016
LA GESTIÓN PÚBLICA
EL CICLO DE LA GESTIÓN - MODELO PDCA
BID-CLAD, sobre la base de Walter Shewhart (1939)
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Planear - Toma de decisiones - El proceso decisorio incluye:





⇒ detectar necesidades
⇒ detectar o generar alternativas de acción
⇒ evaluar los posibles efectos de cada una de ellas
⇒ seleccionar el curso de acción
Se debe seleccionar una alternativa entre un conjunto de
ellas que sea factible de realización y que tienda al logro
de los objetivos fijados para la organización
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO


Acción - Se debe ejecutar la alternativa elegida, lo que
provocará resultados.
• Control - El proceso de control implica





⇒ captar resultados
⇒ comparar con lo planeado
⇒ detectar y analizar desviaciones
⇒ informar
Se mide y evalúa el cumplimiento de objetivos y la
consecución de las metas. Se analizan las consecuencias
de las acciones y de los hechos del contexto para
detectar las causas de las desviaciones.
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO


Para poder realizar el proceso administrativo es
necesario disponer de un Sistema de Información
El origen de la información puede ser:
⇒ interno: datos obtenidos de la empresa (gastos)
 ⇒ externo: datos recogidos del contexto (tipo de
cambio)

LA GESTIÓN PÚBLICA

la organización,

la planeación,

la ejecución, y

el control
la gestión pública
LA GESTIÓN PÚBLICA

La organización
 Órganos
 Funciones
 Responsabilidades
LA GESTIÓN PÚBLICA

La planeación
 Elección
de posibilidades
 Combinaciones
 Valoración
insumo-producto
sobre los objetivos
 Planificación
estratégica
PLANEAMIENTO

Proceso a través del cual:

una organización define los objetivos que se desean
alcanzar,

determina las actividades a través de las cuales se logrará
el cumplimiento de dichos objetivos, y

elabora un plan de acción con el objeto de poner en
funcionamiento las actividades seleccionadas.
ESTRUCTURA JERÁRQUICA
DE PLANEACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
PLANES TÁCTICOS
PLANES OPERATIVOS
NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN
Nivel Estratégico
Requiere información del medio ambiente,
General, sectorial y general.
Toma de decisiones
Nivel Táctico
Se toman las decisiones que tienen que
Ver con asignación de recursos
En el corto y mediano plazos
Nivel Operativo
Giran en torno a los procedimientos.
Decisiones de corto plazo
PLANEAMIENTO



Estratégico
 objetivos de largo y mediano plazo
Táctico
 metas de mediano plazo
 Presupuestos
 Programas – responsables
Operativo
 Tareas
 Responsables
 áreas
INSTRUMENTOS PARA LA ASIGNACIÓN DE LOS
RECURSOS
PLANIFICACIÓN
PLANES
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
¿Qué hacer?
¿Con qué hacer?
¿Con cuánto hacer?
MECANISMOS DE LA ASIGNACIÓN DE LOS
RECURSOS
PLANIFICACIÓN
ESTRATEGIAS
PLANES
PROGRAMAS
¿Cómo hacer?
PRESUPUESTOS
TÁCTICAS
PERMITEN
VIABILIZAR LAS
ESTRATEGIAS
¿Qué?
¿Con qué?
¿Con cuanto hacer?
LA GESTIÓN PÚBLICA

La ejecución
 Concreción
 Elección
de la acción
combinación insumo-producto
 Adaptación al período de ejecución
ELEMENTOS DE LA ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS
COMUNICACIÓN
LIDERAZGO
SENTIDO
MOTIVACIÓN
PROMOCIÓN Y
TESTIMONIO
COMPROMISO
COMÚN
TOMA DE
DECISIONES
ESCENARIOS
LA GESTIÓN PÚBLICA

El control
 Comparación
ex – post/ex – ante
 Retroalimentación
 Rendición
de la gestión
de cuentas
LA GESTIÓN PÚBLICA

El control
 Requiere:
 Información
sobre las áreas de la organización
 Indicadores de gestión (evaluación)
 Modelo predictivo (planeación)
 Relación entre indicadores y objetivos (planificación
estratégica)
 Evaluación de comportamiento para la toma de
decisiones correctivas
CONTROL DE GESTIÓN

Está orientado a verificar la existencia de métodos y
procedimientos que aseguren:

El uso eficiente y económico de los recursos

El cumplimiento de objetivos y metas de operaciones o
programas

El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, políticas,
planes, normas y procedimientos
CONTROL DE GESTIÓN

FORMULAR
MARCAR OBJETIVOS
MEDIR RESULTADOS OBTENIDOS

DIRIGIR:


SABER si se es eficiente en la persecución de objetivos
 ENTENDER por qué se es o no eficiente
 ORIENTAR LA ACCIÓN hacia la mejora permanente de
los resultados

¿CUÁL DE LOS DOS GANARÁ LA
CARRERA?
¿CUÁL PREFIERE CONDUCIR?
CONDUCTORES DE CALIDAD + INSTRUMENTOS DE CONTROL EFICIENTES
EVALUACIÓN

En la fase de planeación

En la fase de ejecución

En la fase de control
LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN

Información normativa e institucional:
Normativa de creación
 Evolución normativa aplicable
 Responsabilidad primaria y acciones
 Estructura orgánica
 Productos y servicios finales generados en la entidad
 Usuario de los productos y servicios, actuales y
potenciales.

LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN

Información administrativa:
Organigrama, cursogramas
 Manual de funciones
 Manual de procedimiento
 Evaluación de personal
 Controles administrativos

LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN

Información presupuestaria:
 Objetivos
incorporados en el presupuesto
 Planificación y presupuesto: en términos
financieros y metas físicas
 Cumplimiento de metas físicas y ejecución
presupuestaria
 Indicadores de gestión existentes
LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN

Información de recursos humanos e información
económica:
 Información
que capte la realidad de la
organización
 Sistemas de información que logren armar controles
 Controles que arrojen información para la toma de
decisiones
 Utilización de la información de gestión para la
toma de decisiones por parte del nivel gerencial
INDICADORES
INDICADORES

Estadístico que proporciona información relevante
sobre algún aspecto de un objetivo, básicamente la
eficacia, la eficiencia, la economía, y la calidad, sin
perjuicio de que se consideren otros aspectos de
interés en función del ámbito de gestión considerado,
tales como medidas de ejecución financiera o de la
efectividad.
ÁRBOL DE INDICADORES
Nivel
Estratégico
Nivel Táctico
Nivel
Operativo
12-4
TIPOS DE INDICADORES
Primer Nivel
Segundo Nivel
Tercer Nivel
CRITERIOS DE AGRUPACIÓN
Indicadores para conocer la
direccionalidad y efectividad de
la organización
Nivel
Estratégico
Indicadores para monitorear la
efectividad en el cumplimiento
de objetivos y tomar medidas
Nivel
Táctico
Indicadores para verificar su
rendimiento y calidad de
procesos
Nivel
Operativo
EVALUACION
INDICADOR DE DESEMPEÑO

“Un indicador es una unidad de medida que permite
el seguimiento y evaluación periódica de las variables
clave de una organización, mediante su comparación
en el tiempo con los correspondientes referentes
externos o internos”
(Asociación Española de Contabilidad y Administración de
Empresas. AECA, 2002).
RELACIÓN ENTRE EL AMBITO Y LAS
DIMENSIONES DE LA EVALUACIÓN
INTERRELACIONES DESDE LA PERSPECTIVA DEL PROCESO
PRODUCTIVO, ENTRE ECONOMÍA, EFICACIA Y EFICIENCIA
EVALUACION DESDE LA
PERSPECTIVA DEL PROCESO
PRODUCTIVO
LA CADENA DE VALOR PUBLICO
• La planificación, la formulación presupuestaria, la administración de recursos, el
monitoreo y la evaluación, y el control de gestión y la rendición de cuentas operan sobre
la misma cadena recursos → productos → resultados → impactos
• La identificación y formulación de estos elementos y de sus indicadores deben ser
consistentes en los cinco procesos, y también la información que se produzca y emplee
acerca de ellos.
Operaciones
Planificacion
Administración
Formulación
Recursos
Productos
Monitoreo y
Evaluación
Control y Rendición
de cuentas
Indicadores
Indicadores
Resultados
Indicadores
Indicadores
Impactos
Indicadores
Indicadores
Indicadores
INDICADORES DE GESTIÓN: ¿QUÉ MIDEN?
INDICADORES DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA
Indicadores de impacto
• Permiten medir efectos adicionales, directos e indirectos (efectos
sobre otras variables sobre las que el programa no actúa en
forma directa), a los que abarcan los indicadores de resultado,
incluyendo los efectos provocados en otras variables.
• Ej: para el resultado “reducción en el 8% del índice de
analfabetismo”, el indicador de impacto procura medir el valor
actual de la incidencia en el ingreso nacional de la mejora en la
educación.
Indicadores referenciales
• proporcionan información sobre relaciones porcentuales entre
variables agregadas
• Ej: gasto público en salud en porcentaje del Producto Interno
Bruto
INDICADORES DE PRODUCTOS
Muestran los bienes y servicios de manera cuantitativa producidos y
provistos por un organismo público o una acción gubernamental. Son el
resultado de una combinación específica de insumos por lo cual dichos
productos están directamente relacionados con ellos.
Indicadores indirectos de producto: cuando los bienes o servicios públicos no
son divisibles, por lo que es necesario utilizar algún indicador que permita
analizarlos y evaluarlos con cierta objetividad, captando algún atributo o
aspecto del proceso productivo.
• Ejemplos: días de navegación o las horas de vuelo en instrucción militar (Fuerzas Armadas );
tiempo de demora entre la iniciación y la finalización de los expedientes judiciales
(administración de justicia)
Por sí solo un indicador de producto (por ejemplo número de vacunaciones
realizadas, número de viviendas construidas, número de inspecciones, etc.) no
da cuenta del logro de los objetivos o de los recursos invertidos en la
generación de dichos productos.
INDICADORES DE INSUMOS (INPUTS)
Cuantifican los recursos tanto físicos como humanos, y/o
financieros utilizados en la producción de los bienes y
servicios.
Ejemplos: Generalmente están dimensionados en términos de
gastos asignados, número de profesionales, cantidad de
horas de trabajo utilizadas o disponibles para desarrollar un
trabajo, días de trabajo consumidos, etc.
Son muy útiles para dar cuenta de cuantos recursos son
necesarios para el logro final de un producto o servicio, pero
por sí solos no dan cuenta de si se cumple o no el objetivo
final.
INDICADORES DE PROCESOS
Miden el desempeño de las actividades vinculadas con la
ejecución o forma en que el trabajo es realizado para
producir los bienes y servicios.
Ejemplos: procedimientos de compra (días de demora del
proceso de compra) o procesos tecnológicos (número de horas
de los sistemas sin línea atribuibles al equipo de soporte).
Son útiles para la evaluación del desempeño en ámbitos donde
los productos o resultados son más complejos de medir, como
por ejemplo actividades de investigación, culturales, etc.
DIMENSIONES DE LA
EVALUACIÓN
Eficacia: cuál es el grado de cumplimiento de los objetivos, a
cuántos usuarios o beneficiarios se entregan los bienes o
servicios, qué porcentaje corresponde del total de usuarios.
Eficiencia: cuál es la productividad de los recursos utilizados, es
decir cuantos recursos públicos se utilizan para producto un
determinado bien o servicio.
Economía: cuán adecuadamente son administrados los recursos
utilizados para la producción de los bienes y servicios.
Calidad: cuán oportunos y accesibles a los usuarios son los
bienes y servicios entregados
PRINCIPIOS DE EFECTIVIDAD (IMPACTO) Y
EQUIDAD
Efectividad: las acciones de la organización se
encuentran con los requerimientos de los ciudadanos y
dichas acciones del programa o actividad se
desarrollan de acuerdo a los objetivos establecidos y
metas comprometidas.
Equidad: dimensión que captura el grado en el cual
el acceso a los servicios son equitativos y si los
servicios son apropiados a las necesidades y están en
condiciones para hacer uso de ellos.
Fuente: CEPAL – Indicadores de desempeño en el s. público
EFICIENCIA
Análisis de los insumos (inputs) humanos,
materiales y financieros:
•
•
•
•
•
Costo de un servicio en relación al número de usuarios
Costo por tonelada de basura recogida
Costo de la recogida de basura por usuario
Costo por kilómetro de carretera construido
Costo de la inspección por número de visitas
efectuadas
• Costo del departamento de economía por habitante
• Costo del departamento de economía en relación al
presupuesto.
ECONOMÍA
Economía – reducir costos
Evaluar la economía puede aportar respuestas a
interrogantes como los siguientes:
• ¿Los medios elegidos o el equipo obtenido –los inputs- representan
el uso más económico de los fondos públicos?
• ¿Los recursos humanos, financieros o materiales han sido utilizados
de forma económica?
• ¿Las actividades de gestión se han realizado de conformidad con
los principios correctos de administración y las políticas adecuadas
de gestión?
INDICADORES DE EJECUCIÓN
FINANCIERA
Informan sobre:
• Cuantía monetaria de los factores empleados
en la realización de objetivos
• Constituyen una base para la valoración de
la eficiencia
INDICADORES DE EJECUCIÓN
FINANCIERA

Avance físico = % de inversión (del período o acumulada)
costo total actualizado del proyecto
Representa el avance efectivo del proyecto (límite 100%)

Avance económico = % de inversión realizada hasta el momento
costo total inicial del proyecto
Representa los recursos empleados sobre las previsiones iniciales (puede
superar el 100%)
“No todo lo que cuenta puede ser contabilizado; no todo
lo que puede contabilizarse cuenta.”
«Neurosis es hacer siempre lo mismo y pretender
resultados diferentes»
Albert Einstein
sólo se concreta aquello que se mide
si no se miden los resultados, no se puede establecer la diferencia
entre el éxito y el fracaso
si no se puede ver el éxito, no se lo puede premiar
si no se puede premiar el éxito, probablemente se esté premiando
el fracaso
si no se puede ver el éxito, no se puede aprender de éste
si no se pueden reconocer los errores, no se los puede corregir
si se pueden demostrar los resultados, se puede obtener el apoyo
público
Fuente: Reinventing Government/Reinventando el gobierno. David Osborne & Ted Gaebler