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PROGRAMACION Y CONTROL DE GESTIÓN M.S. Emilia Lerner Noviembre de 2016 LA GESTIÓN PÚBLICA EL CICLO DE LA GESTIÓN - MODELO PDCA BID-CLAD, sobre la base de Walter Shewhart (1939) ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Planear - Toma de decisiones - El proceso decisorio incluye: ⇒ detectar necesidades ⇒ detectar o generar alternativas de acción ⇒ evaluar los posibles efectos de cada una de ellas ⇒ seleccionar el curso de acción Se debe seleccionar una alternativa entre un conjunto de ellas que sea factible de realización y que tienda al logro de los objetivos fijados para la organización ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Acción - Se debe ejecutar la alternativa elegida, lo que provocará resultados. • Control - El proceso de control implica ⇒ captar resultados ⇒ comparar con lo planeado ⇒ detectar y analizar desviaciones ⇒ informar Se mide y evalúa el cumplimiento de objetivos y la consecución de las metas. Se analizan las consecuencias de las acciones y de los hechos del contexto para detectar las causas de las desviaciones. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Para poder realizar el proceso administrativo es necesario disponer de un Sistema de Información El origen de la información puede ser: ⇒ interno: datos obtenidos de la empresa (gastos) ⇒ externo: datos recogidos del contexto (tipo de cambio) LA GESTIÓN PÚBLICA la organización, la planeación, la ejecución, y el control la gestión pública LA GESTIÓN PÚBLICA La organización Órganos Funciones Responsabilidades LA GESTIÓN PÚBLICA La planeación Elección de posibilidades Combinaciones Valoración insumo-producto sobre los objetivos Planificación estratégica PLANEAMIENTO Proceso a través del cual: una organización define los objetivos que se desean alcanzar, determina las actividades a través de las cuales se logrará el cumplimiento de dichos objetivos, y elabora un plan de acción con el objeto de poner en funcionamiento las actividades seleccionadas. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DE PLANEACIÓN PLAN ESTRATÉGICO PLANES TÁCTICOS PLANES OPERATIVOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN Nivel Estratégico Requiere información del medio ambiente, General, sectorial y general. Toma de decisiones Nivel Táctico Se toman las decisiones que tienen que Ver con asignación de recursos En el corto y mediano plazos Nivel Operativo Giran en torno a los procedimientos. Decisiones de corto plazo PLANEAMIENTO Estratégico objetivos de largo y mediano plazo Táctico metas de mediano plazo Presupuestos Programas – responsables Operativo Tareas Responsables áreas INSTRUMENTOS PARA LA ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS PLANIFICACIÓN PLANES PROGRAMAS PRESUPUESTOS ¿Qué hacer? ¿Con qué hacer? ¿Con cuánto hacer? MECANISMOS DE LA ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS PLANIFICACIÓN ESTRATEGIAS PLANES PROGRAMAS ¿Cómo hacer? PRESUPUESTOS TÁCTICAS PERMITEN VIABILIZAR LAS ESTRATEGIAS ¿Qué? ¿Con qué? ¿Con cuanto hacer? LA GESTIÓN PÚBLICA La ejecución Concreción Elección de la acción combinación insumo-producto Adaptación al período de ejecución ELEMENTOS DE LA ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS COMUNICACIÓN LIDERAZGO SENTIDO MOTIVACIÓN PROMOCIÓN Y TESTIMONIO COMPROMISO COMÚN TOMA DE DECISIONES ESCENARIOS LA GESTIÓN PÚBLICA El control Comparación ex – post/ex – ante Retroalimentación Rendición de la gestión de cuentas LA GESTIÓN PÚBLICA El control Requiere: Información sobre las áreas de la organización Indicadores de gestión (evaluación) Modelo predictivo (planeación) Relación entre indicadores y objetivos (planificación estratégica) Evaluación de comportamiento para la toma de decisiones correctivas CONTROL DE GESTIÓN Está orientado a verificar la existencia de métodos y procedimientos que aseguren: El uso eficiente y económico de los recursos El cumplimiento de objetivos y metas de operaciones o programas El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, políticas, planes, normas y procedimientos CONTROL DE GESTIÓN FORMULAR MARCAR OBJETIVOS MEDIR RESULTADOS OBTENIDOS DIRIGIR: SABER si se es eficiente en la persecución de objetivos ENTENDER por qué se es o no eficiente ORIENTAR LA ACCIÓN hacia la mejora permanente de los resultados ¿CUÁL DE LOS DOS GANARÁ LA CARRERA? ¿CUÁL PREFIERE CONDUCIR? CONDUCTORES DE CALIDAD + INSTRUMENTOS DE CONTROL EFICIENTES EVALUACIÓN En la fase de planeación En la fase de ejecución En la fase de control LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN Información normativa e institucional: Normativa de creación Evolución normativa aplicable Responsabilidad primaria y acciones Estructura orgánica Productos y servicios finales generados en la entidad Usuario de los productos y servicios, actuales y potenciales. LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN Información administrativa: Organigrama, cursogramas Manual de funciones Manual de procedimiento Evaluación de personal Controles administrativos LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN Información presupuestaria: Objetivos incorporados en el presupuesto Planificación y presupuesto: en términos financieros y metas físicas Cumplimiento de metas físicas y ejecución presupuestaria Indicadores de gestión existentes LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN Información de recursos humanos e información económica: Información que capte la realidad de la organización Sistemas de información que logren armar controles Controles que arrojen información para la toma de decisiones Utilización de la información de gestión para la toma de decisiones por parte del nivel gerencial INDICADORES INDICADORES Estadístico que proporciona información relevante sobre algún aspecto de un objetivo, básicamente la eficacia, la eficiencia, la economía, y la calidad, sin perjuicio de que se consideren otros aspectos de interés en función del ámbito de gestión considerado, tales como medidas de ejecución financiera o de la efectividad. ÁRBOL DE INDICADORES Nivel Estratégico Nivel Táctico Nivel Operativo 12-4 TIPOS DE INDICADORES Primer Nivel Segundo Nivel Tercer Nivel CRITERIOS DE AGRUPACIÓN Indicadores para conocer la direccionalidad y efectividad de la organización Nivel Estratégico Indicadores para monitorear la efectividad en el cumplimiento de objetivos y tomar medidas Nivel Táctico Indicadores para verificar su rendimiento y calidad de procesos Nivel Operativo EVALUACION INDICADOR DE DESEMPEÑO “Un indicador es una unidad de medida que permite el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación en el tiempo con los correspondientes referentes externos o internos” (Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas. AECA, 2002). RELACIÓN ENTRE EL AMBITO Y LAS DIMENSIONES DE LA EVALUACIÓN INTERRELACIONES DESDE LA PERSPECTIVA DEL PROCESO PRODUCTIVO, ENTRE ECONOMÍA, EFICACIA Y EFICIENCIA EVALUACION DESDE LA PERSPECTIVA DEL PROCESO PRODUCTIVO LA CADENA DE VALOR PUBLICO • La planificación, la formulación presupuestaria, la administración de recursos, el monitoreo y la evaluación, y el control de gestión y la rendición de cuentas operan sobre la misma cadena recursos → productos → resultados → impactos • La identificación y formulación de estos elementos y de sus indicadores deben ser consistentes en los cinco procesos, y también la información que se produzca y emplee acerca de ellos. Operaciones Planificacion Administración Formulación Recursos Productos Monitoreo y Evaluación Control y Rendición de cuentas Indicadores Indicadores Resultados Indicadores Indicadores Impactos Indicadores Indicadores Indicadores INDICADORES DE GESTIÓN: ¿QUÉ MIDEN? INDICADORES DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Indicadores de impacto • Permiten medir efectos adicionales, directos e indirectos (efectos sobre otras variables sobre las que el programa no actúa en forma directa), a los que abarcan los indicadores de resultado, incluyendo los efectos provocados en otras variables. • Ej: para el resultado “reducción en el 8% del índice de analfabetismo”, el indicador de impacto procura medir el valor actual de la incidencia en el ingreso nacional de la mejora en la educación. Indicadores referenciales • proporcionan información sobre relaciones porcentuales entre variables agregadas • Ej: gasto público en salud en porcentaje del Producto Interno Bruto INDICADORES DE PRODUCTOS Muestran los bienes y servicios de manera cuantitativa producidos y provistos por un organismo público o una acción gubernamental. Son el resultado de una combinación específica de insumos por lo cual dichos productos están directamente relacionados con ellos. Indicadores indirectos de producto: cuando los bienes o servicios públicos no son divisibles, por lo que es necesario utilizar algún indicador que permita analizarlos y evaluarlos con cierta objetividad, captando algún atributo o aspecto del proceso productivo. • Ejemplos: días de navegación o las horas de vuelo en instrucción militar (Fuerzas Armadas ); tiempo de demora entre la iniciación y la finalización de los expedientes judiciales (administración de justicia) Por sí solo un indicador de producto (por ejemplo número de vacunaciones realizadas, número de viviendas construidas, número de inspecciones, etc.) no da cuenta del logro de los objetivos o de los recursos invertidos en la generación de dichos productos. INDICADORES DE INSUMOS (INPUTS) Cuantifican los recursos tanto físicos como humanos, y/o financieros utilizados en la producción de los bienes y servicios. Ejemplos: Generalmente están dimensionados en términos de gastos asignados, número de profesionales, cantidad de horas de trabajo utilizadas o disponibles para desarrollar un trabajo, días de trabajo consumidos, etc. Son muy útiles para dar cuenta de cuantos recursos son necesarios para el logro final de un producto o servicio, pero por sí solos no dan cuenta de si se cumple o no el objetivo final. INDICADORES DE PROCESOS Miden el desempeño de las actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el trabajo es realizado para producir los bienes y servicios. Ejemplos: procedimientos de compra (días de demora del proceso de compra) o procesos tecnológicos (número de horas de los sistemas sin línea atribuibles al equipo de soporte). Son útiles para la evaluación del desempeño en ámbitos donde los productos o resultados son más complejos de medir, como por ejemplo actividades de investigación, culturales, etc. DIMENSIONES DE LA EVALUACIÓN Eficacia: cuál es el grado de cumplimiento de los objetivos, a cuántos usuarios o beneficiarios se entregan los bienes o servicios, qué porcentaje corresponde del total de usuarios. Eficiencia: cuál es la productividad de los recursos utilizados, es decir cuantos recursos públicos se utilizan para producto un determinado bien o servicio. Economía: cuán adecuadamente son administrados los recursos utilizados para la producción de los bienes y servicios. Calidad: cuán oportunos y accesibles a los usuarios son los bienes y servicios entregados PRINCIPIOS DE EFECTIVIDAD (IMPACTO) Y EQUIDAD Efectividad: las acciones de la organización se encuentran con los requerimientos de los ciudadanos y dichas acciones del programa o actividad se desarrollan de acuerdo a los objetivos establecidos y metas comprometidas. Equidad: dimensión que captura el grado en el cual el acceso a los servicios son equitativos y si los servicios son apropiados a las necesidades y están en condiciones para hacer uso de ellos. Fuente: CEPAL – Indicadores de desempeño en el s. público EFICIENCIA Análisis de los insumos (inputs) humanos, materiales y financieros: • • • • • Costo de un servicio en relación al número de usuarios Costo por tonelada de basura recogida Costo de la recogida de basura por usuario Costo por kilómetro de carretera construido Costo de la inspección por número de visitas efectuadas • Costo del departamento de economía por habitante • Costo del departamento de economía en relación al presupuesto. ECONOMÍA Economía – reducir costos Evaluar la economía puede aportar respuestas a interrogantes como los siguientes: • ¿Los medios elegidos o el equipo obtenido –los inputs- representan el uso más económico de los fondos públicos? • ¿Los recursos humanos, financieros o materiales han sido utilizados de forma económica? • ¿Las actividades de gestión se han realizado de conformidad con los principios correctos de administración y las políticas adecuadas de gestión? INDICADORES DE EJECUCIÓN FINANCIERA Informan sobre: • Cuantía monetaria de los factores empleados en la realización de objetivos • Constituyen una base para la valoración de la eficiencia INDICADORES DE EJECUCIÓN FINANCIERA Avance físico = % de inversión (del período o acumulada) costo total actualizado del proyecto Representa el avance efectivo del proyecto (límite 100%) Avance económico = % de inversión realizada hasta el momento costo total inicial del proyecto Representa los recursos empleados sobre las previsiones iniciales (puede superar el 100%) “No todo lo que cuenta puede ser contabilizado; no todo lo que puede contabilizarse cuenta.” «Neurosis es hacer siempre lo mismo y pretender resultados diferentes» Albert Einstein sólo se concreta aquello que se mide si no se miden los resultados, no se puede establecer la diferencia entre el éxito y el fracaso si no se puede ver el éxito, no se lo puede premiar si no se puede premiar el éxito, probablemente se esté premiando el fracaso si no se puede ver el éxito, no se puede aprender de éste si no se pueden reconocer los errores, no se los puede corregir si se pueden demostrar los resultados, se puede obtener el apoyo público Fuente: Reinventing Government/Reinventando el gobierno. David Osborne & Ted Gaebler