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Guía de Uso del Libro de Cuentas
Delegación General OCD de Venezuela
Saludos fraternos queridos hermanos.
Les envío el presente libro de hojas de cálculo en Excel, para el registro de la economía
de las comunidades. Pensando que manejando un formato común sea una de las tantas
formas en que podamos propiciar la comunión de los bienes propia de nuestro carisma.
Les solicito que tengan en consideración que el tema económico es un tema importante de
la vida de las comunidades. Es necesario que sepan que se han dedicado muchas horas de
trabajo para hacer este libro, por eso les pido por favor que le presten la suficiente
atención. Quisiera proponer que el uso de este libro sea la forma ordinaria de llevar la
economía de las casas. De todas maneras el tema será conversado con más detenimiento en
el próximo Consejo de febrero de 2013.
El presente libro de cálculos tiene muchas funciones, que me gustaría las conocieran. Sin
embargo lo más importante será que cada uno lo pueda usar con toda soltura, y que por
tanto también ofrezca su opinión respecto a si se ajusta a sus necesidades. Se supondría
que esta hoja debe facilitar mucho la contabilidad de las casas. La idea por tanto es que
esta hoja esté al servicio del fraile y no la persona al servicio del instrumento. Fue
diseñada de tal manera que se pueda reducir al mínimo el trabajo contable del ecónomo, de
manera que prácticamente cualquiera de los miembros de la comunidad pueda ayudar a
llevar la economía de la casa. La idea es que se pueda llevar con responsabilidad pero sin
necesidad de angustiarse.
Por favor les pido impriman estas líneas de manera que les sirvan como pequeño manual
de uso y que podamos compartirlo en una próxima oportunidad:
Les paso a describir algunas de las características de este libro y sus hojas:
DESCRIPCION GENERAL
En Excel existen dos conceptos importantes el libro y las hojas.
El libro es el documento completo, por tanto es equivalente al archivo.
Las hojas son cada una de las solapas ubicables en la parte inferior de la pantalla al lado
izquierdo.
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Solapas:
La recomendación inicial es que renombres el libro de la siguiente manera, por ejemplo:
ECONOMIA-MERIDA 2013, o Barquisimeto, o Caracas, etc. Es importante que le
pongas el año, para que sepas que es libro del año en curso.
Este libro, tiene 3 hojas.
1.- INICIO
2.- DETALLE
3.- REPORTE
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Paso a explicar cada una:
HOJA DE INICIO
En la hoja de inicio se definen los datos que varían durante el año.
A.- PERIODO: Que tiene una fecha de inicio, que es el 1 de enero del año que registras. Y
el fin del ejercicio que es el 31 de diciembre de ese año.
B.- ECÓNOMO, El nombre del responsable de la economía de la casa.
C.- CUENTAS: El libro tiene la capacidad de registrar operaciones de hasta 3 cuentas: En
esta tabla se definen los nombres con los que aparecerá el reporte. La primera debe ser la
Cuenta de Caja Chica. Y hasta dos cuentas bancarias.
D.- PARTIDAS: En esta tabla se definen las grandes partidas, o grandes secciones de los
gastos e ingresos. Cada ecónomo puede definirlo como necesite. En el ejemplo de Potrero
se definen: La Casa, La operación asociada a los Retiros, la Tiendita, el Campo o trabajo
agrícola, etc...
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HOJA DE DETALLE:
Este es ejemplo antiguo….
La hoja de Detalle, es la parte más importante, y en la que se centra el trabajo del día a día.
Está pensada para ir haciendo el registro de cada gasto o ingreso de la comunidad en el
período de un año.
Cada fila de la hoja es una operación. La hoja está pensada para registrar hasta 12999
operaciones. Pienso que ninguna alcanzará más de 12000 operaciones al año.
Paso a explicar las columnas de la hoja:
Nota: Hay una serie de columnas que están ocultas porque es donde están las fórmulas.
Por eso hay varias celdas bloqueadas que no se pueden seleccionar. Sin embargo si
necesitas desbloquearlas, se hace en el menú de Revisar, Desproteger Hoja, y la clave es
admin.
La forma más segura y fácil para desplazarse en una hoja de cálculo es: Para adelantar a la
siguiente columna usar la techa de tabulador. Para regresar Mayúscula + Tabulador.
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Cada fila registra:
ID Único:
El ID único es un código formulado automáticamente que distingue la información de una
operación de otra. Si se llegan a repetir dos operaciones, los códigos repetidos aparecerán
en rojo. Es una valiosa medida de control.
1.- Código de Rubro (*)
La hoja permite usar una lista desplegable, para asignar el código de rubro. Es necesario
que se elija de la lista desplegable para que aparezca en el reporte.
El Código es muy importante para definir dos cosas:
1. Si es ingreso o egreso,
2. Define el rubro (Los rubros se definen en la hoja de Reporte).
Los códigos de ingresos comienzan con 1 y los de egresos con 2.
Ej. 1001_Alimentos Mercado
OJO el código de rubro, sólo se selecciona en la lista desplegable. Pero una vez que
aparezca ya seleccionado no se actualiza automáticamente, de manera que si se modifica el
rubro en la hoja de Reporte hay que modificarlo manualmente en la hoja de Detalle. Por
eso es importante que una vez iniciado el ejercicio anual no se modifiquen los rubros.
2.- Fecha de la operación (*)
Cómo lo indica su nombre, en esta columna se coloca la fecha de la operación.
Nota: Cuando la fecha está fuera del año indicado en la hoja de Inicio, la fecha se pondrá en
Rojo para resaltar el error. Es una medida de control.
3.- N° de REF / Factura.
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Aquí se coloca el número de referencia de la operación. Si es un gasto, el número de
factura. Si es un ingreso el número de depósito o transferencia. Si no se tiene el número
dejar en vacío pero nunca escribir letras. El formato es de 10 dígitos numéricos, pero no
necesita poner los ceros a la izquierda, la hoja los ponen automáticamente.
Una buena sugerencia sería que cuando no tengas un número de referencia tú mismo se lo
crees, de esa manera te servirá para controlar si fue ingresada la operación. Puedes
hacerlo creando un serial prefijo 999+el número. Por ejemplo 9991234567
Nota: Cuando el número de factura o referencia está duplicado, estos números se pondrán
en rojo en las dos filas donde se repiten. Es una valiosa e importante medida de control.
4.- Partidas.
La hoja permite usar una lista desplegable, para asignar la partida a la cual se desea
asignar el egreso o el ingreso. Esto con fines posteriores de hacer presupuestos.
5.- Cantidad (*)
En esta columna se debe colocar el monto de la operación. Si es un ingreso se pondrá
automáticamente en azul, si es un egreso en rojo. Recuerda que esto se define por el
código de Rubro que fue puesto en la columna 2.No tienes que colocar Bs. La hoja lo formatea automáticamente.
6.- Gráfico
Esta columna muestra un gráfico de formato que presenta la proporción de cada ingreso y
de cada egreso en relación con el mayor monto en positivo (ingresos) o monto en negativo
(egresos). Es simplemente una ayuda visual.
7.- N° de Asistentes
Este campo es opcional y con fines estadísticos. Por ejemplo, si se recibe ingresos por un
evento, retiro, etc... Colocar el número de asistentes.
8.- Beneficiario / Contribuyente
Esta columna sirve para describir quien recibió (Beneficiario) o entregó (Contribuyente) la
suma indicada en la operación.
Nota: No es necesario que los nombres sean exactos.
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9.- Uso
Esta columna sirve para describir de manera muy general el uso de la suma indicada en la
operación.
Nota: No es necesario que los nombres sean exactos.
10.- Cuenta (*)
La hoja permite usar una lista desplegable, para asignar la Cuenta a la que se refiere la
operación. Es importante usar la lista desplegable para que se pueda contabilizar en el
Reporte.
Nota: No se pretende que esta hoja sea sustituto de los estados de cuentas bancarios.
11.- Forma de Pago.
La hoja permite usar una lista desplegable, para asignar la forma de pago.
(*) Las columnas que aparecen con esta indicación, son indispensables para generar el
reporte final. En la hoja e Excel están resaltadas en naranja.
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HOJA DE REPORTE
Nota: Al igual que la hoja anterior, esta hoja está bloqueada para preservar las fórmulas.
Si necesitas desbloquearlas, se hace en el menú de Revisar, Desproteger Hoja, y la clave es
admin.
Las celdas que están en “amarillo claro” están desbloqueadas, por tanto se pueden
modificar sin necesidad de desproteger la hoja. Sin embargo los rubros que ya están en la
hoja se han puesto luego de un examen atento de los gastos de las casas, por lo cual,
probablemente no necesites cambiarlos. Adicionalmente si se mantienen como está será
más fácil hacer una información consolidada de todas las casas.
La hoja de reporte arroja la sumatoria de los ingresos y egresos por rubros, en cada
cuenta, a lo largo de los meses del año que se ha definido en la página de inicio.
Permite tener una visión final del movimiento económico de la Casa con un cierto nivel de
detalle.
Es importante que una vez iniciado el ejercicio económico, no se modifiquen los rubros,
porque no se modificarán en los datos que ya se hallan llenado en la hoja de Detalle. Hay
que recordar que el 2.- código de rubro, en la hoja de Detalle, sólo se selecciona pero no se
actualiza, por tanto si se modifica el rubro en la hoja de Reporte hay que modificarlo
manualmente en la hoja de Detalle. Pero si fuese necesario modificar los rubros, entonces
tendrás que modificar en la hoja de Detalles los registros que tengan asignado el antiguo
rubro cambiado.
Esta creo es toda la información pertinente respecto del presente libro. Espero sea de su
utilidad.
Fraternamente
Fr. Daniel
DELEGADO GENERAL