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Módulo 3
Capítulo 7 Elaboración de hojas de cálculo
1. La nueva herramienta de cálculo Excel XP facilita la creación de documentos denominados hojas de cálculo y más propiamente libros de cálculo, que pueden incluir varias hojas en su interior. Introduciendo los datos en las celdas, y mediante unas cuantas fórmulas, puede realizar cálculos complejos de manera rápida y automatizada. Adicionalmente
se pueden graficar los datos para producir documentos claros y profesionales.
2. Una Hoja de cálculo (Spreadsheet) es el equivalente electrónico de las hojas tabulares
que se utilizan en contabilidad. Están estructuradas en columnas y renglones (o filas)
que permiten registrar datos y fórmulas en cada una de las intersecciones, denominadas
celdas. Estas herramientas cuentan con una amplia diversidad de características y facetas que convierten el trabajo con números en una cómoda y sencilla rutina.
3. Junto con las primeras computadoras personales, se desarrollaron una serie de programas o software para el procesamiento de textos y para muchas otras aplicaciones, ya
que no se pueden tener computadoras sin programas y viceversa. Una de las aplicaciones que más contribuyó a la comercialización masiva de las PC´s es, sin lugar a dudas,
la hoja de cálculo.
4. Desde julio de 1961, el Profesor Richard Mattessich de la Universidad de California en
Berkeley, escribía el artículo: "Budgeting Models and System Simulation" en la revista
The Accounting Review, acerca de programas con capacidades para realizar cálculos
contables y económicos mediante las incipientes computadoras de aquellos años. También escribe dos libros sobre métodos contables y analíticos utilizando computadoras del
tipo Mainframe.
5. En octubre de 1979, dos estudiantes de Harvard: Dan Bricklin y Bob Frankston, crean la
compañía Software Arts, Inc., e inventan la primera hoja de cálculo a la cual denominaron VisiCalc, por las siglas de VISIble CALCulator. Esta primera aplicación de cálculos
numéricos fue diseñada para “correr” en la computadora personal Apple II, con 64 kB de
memoria RAM, por lo que ésta se popularizó entre los usuarios personales y las pequeñas empresas, que encontraban en este tipo de sistemas, una útil herramienta para llevar a cabo sus operaciones numéricas de manera rápida y confiable.
6. En 1980 Software Arts desarrolla un formato de intercambio de datos para VisiCalc (Data
Interchange Format) conocido como DIF, basado en el código ASCII, que facilita el intercambio de datos estructurados en filas y columnas entre archivos de bases de datos y
hojas de cálculo, con los de otras aplicaciones como procesadores de textos, etc. Estas
nuevas tecnologías y estándares impulsan a muchas otras compañías de software a
desarrollar nuevas aplicaciones de hojas de cálculo.
7. Sorcim que significa micros leyéndolo al revés, desarrolladores de software de Silicon
Valley, aprovechando el formato DIF liberan una versión de hoja de cálculo para las
computadoras Osborne 1 con sistema operativo CP/M, antecedente del MS-DOS, denominada SuperCalc (que supuestamente significa SUPERior than VisiCALC), entre
1980 y 1983. La hoja de cálculo de segunda generación de Sorcim fue SuperCalc 2, que
incluía grandes mejoras con respecto a su antecesora. Sorcim Corporation se convirtió
tiempo después en la conocida Computer Associates, CA.
8. Microsoft introduce en 1983 la hoja de cálculo Multiplan, capaz de encadenar múltiples
hojas para trabajar simultáneamente, administrando los vínculos entre ellas. Se escriben
versiones para una gran cantidad de plataformas como Radio Shack, TRS-80, Commodore 64, Texas Instruments 99/4, IBM-PC, Apple II, y Apple Macintosh, y para diversos
sistemas operativos como MS-DOS, CP/M y otros.
9. En 1982 Mitchell Kapor (Figura 7.3) funda la conocida compañía Lotus Development
Corporation y en 1983 diseña, junto con Jonathan Sachs, la hoja de cálculo más conocida, considerada como el estándar en este tipo de programas durante muchos años; Lotus 1-2-3 para las computadoras IBM-PC. La denominación Lotus 1-2-3 se le dio, por dos
razones: Lotus porque Mitchell, como instructor de meditación trascendental que era,
admiraba esas flores orientales, y 1-2-3 por su rapidez de ejecución y de procesamiento.
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Lotus fue planeada para ejecutar inicialmente tres operaciones básicas: hoja de cálculo,
gráficos y proceso de textos.
10. En 1985 Microsoft desarrolla una hoja de cálculo para las nuevas Apple Macintosh con
512 kB de memoria RAM, denominada Excel, porque se consideraba Excelente. Esta
hoja ya incluye muchas de las funciones gráficas de las hojas actuales, y como Lotus 12-3, se conforma por la aplicación de hojas de cálculo, el manejador de gráficos y funciones de bases de datos. La versión 2.1.c aparecida en diciembre de 1987, ya incluye
compatibilidad completa con Windows 3.0. Esta ya es una hoja de cálculo moderna, con
interfaz gráfica, que utiliza menús desplegables y hace uso del ratón para el manejo integral del programa.
11. La pantalla de edición en todas las herramientas de Office XP, es prácticamente igual en
cuanto a estructura y manejo. Las diferencias, como en el caso de Excel, se dan en las
tareas específicas propias del tipo de aplicación.
12. Los principales elementos de la interfaz de Excel XP son: la Barra de título, la Barra de
menús, las Barras de herramientas Estándar y de Formato, la Barra de fórmulas, la
Barra de desplazamiento horizontal, la Barra de desplazamiento vertical y la Barra de
estado.
13. El ancho predefinido de las columnas permite alojar 10.71 (8.43 en la versión en inglés)
caracteres de tamaño estándar o promedio. El alto de las filas está definido en puntos tipográficos, ya que al introducir texto o números, se supone que con 12.75 puntos basta
para almacenar textos normales, que oscilan entre 9 y 12 puntos de tamaño.
14. La celda donde se encuentra posicionado el cursor es la celda activa y se muestra como
un rectángulo sombreado o resaltado; tiene un ancho predefinido de 10.71 caracteres,
(aunque el ancho de las columnas puede modificarse según la cantidad de caracteres
que se requieran). El alto de la celda (que corresponde a las filas o renglones) es de
12.75 puntos, que permite introducir textos normales.
15. Crear una hoja de cálculo resulta muy sencillo si se utilizan correctamente los elementos o
datos que se pueden introducir mediante el teclado en las celdas; primero se define el esquema del documento y se escriben los títulos, rótulos o etiquetas. Una vez definido el
formato de la hoja tabular pueden introducirse los datos numéricos y las funciones o fórmulas para realizar las operaciones necesarias.
16. Excel XP ofrece 329 funciones de cálculo, que le servirán para realizar operaciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, lógicas, de texto, de búsqueda y referencia, de base de datos y científicas. Cuando se realiza algún cambio numérico en los datos de la hoja, Excel recalcula todo automáticamente.
17. Antes de introducir los datos se debe seleccionar primero la celda apropiada. La celda
donde se encuentra el cursor, es la celda seleccionada.
18. Los datos alfanuméricos o de texto son cadenas de caracteres que se utilizan para representar títulos, letreros, números telefónicos, direcciones, claves de artículos, nombres de
columnas o notas explicativas en la hoja de cálculo. Estos datos se introducen tecleando
los caracteres sobre la celda seleccionada; si se teclean datos sobre una celda que ya
contiene información, se sobrescriben borrando los anteriores.
19. Al insertar números en las celdas no es necesario introducir signos de porcentajes, símbolos de moneda o caracteres de texto porque Excel los podría tomar como entrada alfanumérica. La simbología inherente a los datos numéricos se aplica con el comando
Celdas del menú Formato. Los datos alfanuméricos, por su parte, podrán utilizarse con
algunas funciones de texto para realizar operaciones de búsqueda, etc.
20. Cuando se introducen sólo números, Excel los reconoce y los alinea a la derecha.
21. Las funciones de Excel son ecuaciones o fórmulas que se utilizan para realizar cálculos
numéricos. Se introducen igual que los datos alfanuméricos o los números y utilizan operadores como +, -, *, /, ^ y (), para realizar funciones de suma, resta, multiplicación, división, potencia y agrupación de operaciones, respectivamente. Estos se escriben explícitamente como se haría en álgebra. También se pueden utilizar las funciones predefinidas
en el programa como SUMA, ABS, RAIZ, VAR y muchas otras.
22. Un libro de cálculo de Excel está compuesto por una o más hojas de cálculo, que pueden
alojar datos alfanuméricos, numéricos y funciones, relacionados entre sí o totalmente independientes. De esta manera podemos concluir los siguientes enunciados: 1. Todo do-
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cumento realizado con Excel es un libro de cálculo. 2. Todo libro de cálculo consta de por
lo menos una hoja de cálculo. 3. Por lo tanto, todo documento de Excel es una hoja de
cálculo, aunque sabemos que estará inserta en un libro de cálculo.
23. Referencias de celdas. Una de las ventajas de realizar los cálculos en una hoja electrónica es la posibilidad de escribir fórmulas utilizando referencias de celdas en lugar de valores. Si desea sumar 120+30, el resultado multiplicarlo por 4 elevado al cuadrado, y todo eso dividido entre 20, por ejemplo, lo mejor es introducir los valores: 120 en A1, 30 en
A2 y 4 en A3, y escribir la fórmula en B1 (o cualquier otra celda). La fórmula para calcular lo anterior se escribe de manera normal, con la notación de Excel:
((A1+A2)*A3^2)/20; de esta manera, si requiere cambiar alguno de los valores en la fórmula, basta introducir el nuevo valor en cualquiera de las celdas A1 a A3 para que Excel
recalcule la fórmula automáticamente.
24. Al guardar el libro de cálculo en el disco, Excel asigna automáticamente la extensión
.XLS y el formato de Excel XP, que en principio es compatible con Excel 97, excepto por
algunos pequeños detalles como la inclusión de tablas dinámicas, las sugerencias para
los hipervínculos, los informes sobre gráficos dinámicos OLAP y los rangos de datos externos.
25. Excel XP ofrece una solución que permite resolver los problemas de compatibilidad de
archivos de libros de cálculo: al guardar la hoja con el comando Guardar como, en el
campo Guardar como tipo, seleccione la opción Libro de Microsoft Excel 97-2000 y
5/95 (*.xls). El libro puede ser leído con cualquiera de estas versiones, aunque perderá
el formato Dual y por ende, las características de Excel XP que no sean compatibles.
26. Errores de fórmulas. Si se introducen datos erróneos, algún operador desconocido o
una referencia a una celda inexistente, Excel muestra en la celda el mensaje de error
#¿NOMBRE? (#NAME?), y una etiqueta inteligente. Al pulsar sobre ella con el ratón, usted puede decidir si desea ayuda sobre ese error, mostrar paso a paso los cálculos, modificar manualmente la ecuación o recibir algunas posibles opciones de comprobación de
errores.
27. Las Funciones de Excel son fórmulas predefinidas que permiten realizar cálculos sencillos o complejos con valores específicos denominados argumentos, utilizando una estructura particular que comienza con el signo igual (=), el nombre de la función y el argumento encerrado entre paréntesis. Los elementos del argumento (números, referencias de celdas, texto, valores de error o valores lógicos VERDADERO o FALSO) se separan con una coma. Los argumentos pueden ser también valores constantes, fórmulas
y otro tipo de funciones.
28. Antes de introducir funciones pulse primero el signo de igual (=), lo que indica al programa que espere la introducción de alguna fórmula o función. Si se inserta el símbolo de
igual y en lugar de la función o fórmula se introduce texto, la celda se presentará con el
mensaje de error #¿NOMBRE?. Por el contrario, una fórmula correctamente escrita
puede ser =PROMEDIO(A1:A7), que producirá en la celda el valor o resultado 263.6,
que es el promedio de los valores de las celdas A1 a A7.
29. Se denomina rango a un grupo de celdas, generalmente (aunque no necesariamente)
contiguas, que se representa con el nombre de la primera celda, el símbolo dos puntos
(:) y el nombre de la última celda. Para identificar al grupo de celdas A1 a A8, se escribe
A1:A8, el grupo de celdas A1, B1, C1, D1, A2, B2, C2, D2, A3, B3, C3, D3, A4, B4, C4 y
D4, se representa simplemente como el rango A1:D4.
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