Download ARREGLOS POR ODALYS A PARTIR DE LOS CRITERIOS

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
ECONOMIA
Instrucción General No. 249
23 de marzo de 2010
“Año del 52 de la Revolución”
ASUNTO: Indicaciones metodológicas que establecen los procedimientos para el
Control y Tratamiento de las operaciones asociadas a los Proyectos
de Colaboración y las Donaciones.
Establecer un marco regulatorio único e integral con las disposiciones
vigentes establecidas por los Organismos Rectores de la Economía,
conjuntamente con el ordenamiento y la actualización de las
regulaciones económicas propias del MINSAP, relacionadas con esta
actividad.
CONTENIDO:
CAPITULO I – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS DONACIONES.
1. Tratamiento a las Donaciones que Recibe el Sistema Nacional de Salud.
2. De las Estructuras Organizativas para la Atención a las Donaciones.
3. De las Funciones del Administrador, Contador y Jefe de Almacén”
4. De la Recepción y Control de las Donaciones.
5. De las Normas Técnicas de las Donaciones.
6. De las Normas Técnicas para El Control Estatal de los Medicamentos.
7. De la Distribución de las Donaciones.
8. De las Donaciones en la Farmacia Comunitaria.
9. Del Control Económico y la Contabilización.
10. Disposiciones Financieras.
11. De las Donaciones de Vehículos Automotores.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 2
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
CAPITULO II - ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE
COLABORACIÓN.
1. Procedimiento
para el Control Económico de los Proyectos
Colaboración y de los Recursos que se reciben por esa vía.
de
2. Indicaciones para la Supervisión del Control Económico
CAPITULO III – ANEXOS.
ANEXO
ANEXO
ANEXO
ANEXO
A.
B.
C.
D
“Diagrama para la Aprobación de Proyectos de Cooperación”.
“Diagrama de Control de Proyectos”.
“Información Financiera de los Proyectos de Colaboración”.
Principales Definiciones y Disposiciones- Resolución 081/93, emitida por
MINVEC para la Regulación de los Vehículos Automotores.
Glosario: Siglas utilizadas en el cuerpo de esta Instrucción General
MINVEC …………...Ministerio para la Inversión y para la Colaboración Extranjera (extinto).
MINCEX….............. Ministerio de Comercio Exterior y de la Inversión Extranjera y la
Colaboración Económica .
MINSAP…………... Ministerio de Salud Pública
EMED……….…….. Empresa Ejecutora de Donativos perteneciente al MINCEX- ImportadoraEMCOMED……......Empresa de Comercialización de Medicamentos perteneciente al grupo
Empresarial Farmacéutico (QUIMEFA), perteneciente al Ministerio de la
Industria Básica ( Circuladora-Mayorista)
EMSUME:………… Empresa Nacional de Suministros Médicos del MINSAP- CirculadoraENAT…………….. ..Empresa Nacional de Abastecimiento y Transporte – UNPEA-UNT- del
MINSAP hoy en proceso de fusión.- CirculadoraMEDICUBA………. Empresa Exportadora e Importadora de Material Gastable, Medicamentos y
Equipos Médicos.
ODP………………. Oficina de Donaciones y Proyectos de la Dirección de Relaciones
Internacionales del MINSAP.
ICAP……………….. Instituto Cubano de Amistad con los Pueblos.
SNS……………...... Sistema Nacional de Salud.
SC………………… Sistema de Contabilidad.
CECMED…………..Centro de Control Estatal de la Calidad de los Medicamentos del MINSAP
CDF……….………. Centro para el Desarrollo de la Fármaco Epidemiología del MINSAP
MCP……………….. Mecanismo de Coordinación del País
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 3
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
CAPITULO I – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS DONACIONES.
1. Tratamiento a las Donaciones que Recibe el Sistema Nacional de Salud.
1. A partir de la diversidad de recursos que en forma de donaciones se reciben en el
Sistema Nacional de Salud, se han ido emitiendo un conjunto de Normativas
Técnico – Económicas, originadas para su control y empleo más eficiente. Con el
propósito de actualizar y estructurar el contenido en un solo documento de forma
coherente, se emite el procedimiento siguiente:
2. Se considera donación cualquier recurso que reciba el Sistema Nacional de
Salud (SNS) en especie o efectivo, con carácter no reembolsable, proveniente de
países o personas naturales o jurídicas, vinculadas o no a convenios o proyectos
de colaboración, cuyo valor pueda constituir un ingreso al Presupuesto Central
del Estado y el destino sea socialmente útil.
2. De las Estructuras Organizativas para la Atención a las Donaciones.
1. El Ministerio de Salud Pública gestiona y recibe donaciones del exterior a través
del MINCEX, ICAP y de otros Organismos, así como de forma directa de
organizaciones y personas amigas de Cuba.
2. Para atender esta actividad se ha creado la Oficina de Donaciones y Proyectos,
en lo adelante y para este documento “ODP” subordinada a la Dirección de
Relaciones Internacionales del MINSAP.
3. La Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP enviará a la Empresa
Ejecutora de Donativos -EMED- perteneciente al MINCEX, con 15 días de
antelación a la llegada a puerto o aeropuerto, información suficiente sobre el
arribo de mercancías por el concepto de Donaciones.
4. Las vías por las que se reciben los donativos y la heterogeneidad de las
mercancías no permiten la entrega directa a las Circuladoras especializadas
siendo necesaria la habilitación de una dependencia para la recepción de las
mercancías que llegan al amparo de donaciones.
5. Con ese objetivo se crea un establecimiento administrativo con las facilidades
mínimas para la recepción, manipulación, almacenamiento, despacho y control
económico de las mercancías que se reciban, delimitando la responsabilidad
material entre el almacén y la entidad receptora mediante facturación.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 4
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
6. En los casos de medicamentos y reactivos, se acordó que la EMED como
empresa importadora de estos recursos, tramite y facture los medicamentos y
reactivos de los proyectos y donaciones de gran envergadura directamente con
EMCOMED, estableciendo los convenios y acuerdos necesarios para ello.
7. El establecimiento estará subordinado a la EMSUME, (Empresa de Suministros
Médicos del MINSAP) el que asumirá los gastos internos de la actividad y contará
como mínimo con tres áreas de almacenaje especializadas:
a). Medicamentos, Otros Productos Químicos y Material Gastable.
b). Instrumental Médico y de Laboratorio, Equipos Médicos, Accesorios y Piezas
de Repuesto y Otros Insumos de Uso Médico.
c). Mercancías de uso general y equipos no médicos.
8. Para facilitar el trabajo el almacén de mercancías de uso general (b y c) se
dividirá en cuatro áreas:
a) Recepción y clasificación.
b) Almacén de mercancías en tránsito.
c) Almacén de mercancías retenidas.
d) Despacho.
9. El término de tiempo que permanecerán las mercancías almacenadas en tránsito
hacia las Circuladoras especializadas será de 3 días hábiles contados a partir de
la fecha de Recepción de las mercancías o de recibido el Certificado de liberación
de lote de los productos sujetos a este requisito, como son: medicamentos y otros
productos químicos, alimentos y otros productos de consumo y/o uso humano;
también se incluyen los sujetos a fumigación
10. El establecimiento deberá poseer, un Contador subordinado
al Jefe de
Contabilidad de la Empresa y un Jefe por cada almacén que funcione
independiente, subordinado al Administrador del Establecimiento, adicionalmente
se podrá utilizar otros especialistas en dependencia de las necesidades.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 5
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
3. “De las Funciones del Administrador, Contador y Jefe de Almacén”
Las funciones principales del administrador del establecimiento serán las siguientes:
a). Responsable máximo de los almacenes.
b). Asignar responsabilidades por cada actividad y velar por el cumplimiento.
c). Velar por el control de las mercancías que se reciben.
d). Exigir el cumplimiento de las normas generales y específicas de cada almacén o
áreas de trabajo.
e). Conocer oportunamente la llegada de los recursos y coordinar el transporte y la
recepción por los almacenes.
f). Conocer oportunamente el destino o distribución de los recursos y coordinar el
envío y/o la entrega.
g). En el caso de Medicamentos y Productos Químicos conocer y controlar el
proceso de análisis y liberación de lotes.
h). Conocer y supervisar el Control Económico de la Actividad y velar por la entrega
en fecha de la documentación económica al Departamento de Contabilidad.
i). Autorizar mediante firma la documentación técnico-económica en particular la
que amparan recepción y entrega de mercancías, orden de facturación o factura
y mandatos de pagos.
j). Otras que le asigne la dirección de EMSUME
Funciones principales del contador.
a). Integrar la Comisión de Donaciones y participar en la recepción de las
mercancías.
b). Confeccionar el Acta o Informe de Recepción.
c). Establecer el control físico de las mercancías recibidas mediante la Tarjeta de
Estiba.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 6
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
d). Exigir la anotación del movimiento del inventario por los dependientes y su firma
como constancia.
e). Chequear diariamente el saldo de la Tarjeta Estiba con las existencias físicas de
las mercancías que tuvieron movimiento y semanalmente de todas las
mercancías, inicialando la Tarjeta.
f). Supervisar y asesorar los despachos y la confección de la documentación
establecida, particularmente las facturas.
g). Recepcionar y controlar la documentación económica que ampara la mercancía
recibida y las facturas de gastos y entregarla oportunamente al departamento de
EMSUME que corresponda.
h). Controlar la documentación económica que ampara la mercancía despachada,
enviada o entregada y presentarla oportunamente al departamento de EMSUME
que corresponda.
i). Velar por el cumplimiento de los términos de tiempo establecidos para la
permanencia de las mercancías en las áreas de almacenaje
j). Cumplir las Regulaciones Contables y de Control Interno establecido para la
actividad, así como las orientaciones de la entidad superior
Funciones del responsable de almacén.
Las funciones del responsable de almacén vienen dadas por las de su homólogo
superior de aplicación particular en el almacén y aquellas internas relacionadas con el
control económico, servicios generales, mantenimiento, dirección del personal,
cumplimiento de normas técnicas de almacenamiento en general y en particular para
cada genérico.
4. De la Recepción y Control de las Donaciones.
1. La recepción de las mercancías por el concepto de Donaciones en puerto o
aeropuerto la realiza la EMED la cual facturará y es la encargada de hacer todos
los trámites inherentes a esa gestión enviando la documentación a las Empresa
Circuladoras Nacionales según el tipo de mercancía de que se trate.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 7
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
2. Para la recepción en las Circuladoras del MINSAP de los contenedores, bultos o
paquetes que contengan mercancías de donaciones será necesario que se reúna
la Comisión de Donaciones que estará compuesta por el Contador y el Jefe del
almacén donde se realiza la recepción (EMSUME) y cualquier otra persona que
sea aconsejable que participe en esta actividad representante de cada una de las
Circuladoras Nacionales según el tipo de mercancía- EMSUME, EMCOMED y
ENAT, etc.
3. Las mercancías serán recepcionadas por la Comisión creada al efecto, emitiendo
el Acta o Informe de Recepción en original y 2 copias firmadas por los integrantes.
4. El original se entregará al Área de Contabilidad de EMSUME una copia para la
Oficina de Donaciones y Proyectos y otra para el uso del almacén.
5. Para la recepción se recibirá la documentación requerida y otros documentos
establecidos.
6. Se debe relacionar lo más detallado posible el contenido de la donación, debiendo
firmar todos los miembros de la Comisión. Cada representante recibirá el listado
de los artículos de la donación que le corresponden a su entidad y cuando
proceda, coordinará la recepción de la misma en su almacén.
7. Por el Departamento de Contabilidad de la EMSUME se ejercerá el Control del
Inventario mediante la habilitación de Tarjetas de Estibas con numeración
consecutiva, cuño e inicial de la persona encargada del Control de los Inventarios
y las entregarán al Contador del almacén mediante Acta de Entrega.
8. En los almacenes a partir del Acta o Informe de Recepción se abrirá una Tarjeta
de Estiba por cada producto recibido, anotando el movimiento del inventario por
la persona que lo realice iniciándola al lado del saldo resultante.
9. Toda anotación en la Tarjeta Estiba debe estar amparada por un documento con
las firmas establecidas, entre otros, Acta o Informe de Recepción, Conduce o
Factura.
10. Con fecha de cierre mensual se realizará un inventario físico de las existencias
del almacén sujetos a Control de Inventario, enviando el original al Departamento
de Contabilidad de la Empresa.
11. A las mercancías que circula la EMSUME en función de Circuladora Mayorista
Nacional, deberá aplicársele las regulaciones establecidas.
12. Los precios de los productos recibidos como donaciones se formarán por las
Importadoras y Circuladoras Mayoristas Nacionales, según lo regulado en esta
Instrucción General, Sección 10 Capítulo I.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 8
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
13. La EMED debe solicitar a las Empresas Importadoras y Empresas Circuladoras
Nacionales del MINSAP los códigos y precios de los surtidos que habitualmente
circulan en el país previa declaración de las mismas desde que reciben la
solicitud de adquisición de las mercancías.
14. En aquellos casos en que la Circuladora Mayorista Nacional no pueda
determinar cual es el similar del medicamento donado, para conformar el precio
podrá solicitar el código al CECMED y operar de acuerdo a los mecanismos
establecidos en el Sección 10 Disposiciones Financieras Capítulo I de esta
Instrucción General.
15. En el caso que la donación sea referida a productos no propios de la Salud
Pública-Libros, materiales promocionales (afiches, plegables, pulloveres, folletos,
revistas, libros, etc.) y otros, los receptores de las donaciones (EMED) y otros
debe consultar con la ENAT para recibir los códigos pertinentes.
16. Cuando una mercancía importada arribe al país por el concepto de Donaciones y
Proyectos y esté identificada con canal rojo incluye la participación del subbeneficiario dentro del proyecto y la Circuladora Mayorista Nacional, el personal
de la EMED, y el proveedor.
17. La EMSUME realizará y entregará la declaración de la nomenclatura de los
donativos recibidos a las Empresas Circuladoras Nacionales que correspondan
y de acuerdo al nomenclador que circulan y el total de los nomencladores a la
Oficina de Donaciones y Proyectos.
18. La Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP no podrá realizar distribución
directa de mercancías a ninguna entidad del Sistema Nacional de Salud, su
actividad radica en autorizar la distribución de las Donaciones a excepción de las
donaciones con destino específico, los responsables de proyectos deben hacer
llegar una copia a la ODP del MINSAP y a la Empresa Circuladora Nacional
correspondiente.
19. Es de competencia de EMSUME, la revisión técnica y decisiones económicofinancieras, ajuste contable de las mercancías que se reciben por donación
según lo establecido en las Normas de Contabilidad del MINSAP.
20. Los almacenes de la EMSUME serán los encargados de comunicarse con los
beneficiarios de otros organismos externos al MINSAP para que recojan en el
término de 5 días hábiles, los artículos o bultos que vengan nominalizados.
En los casos de donaciones dirigidas a entidades del SNS, se convocará a la
entidad a la que va dirigida para su apertura y recogida, también mediante Acta
de Entrega de la Comisión.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 9
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
21. La ENAT-(UNPEA-UNT)- en la medida de sus posibilidades garantizará la
transportación de las mercancías recibidas como donaciones y proyectos con
destino específico, generalmente de escaso volumen y/o surtido desde los
almacenes de las Empresas Circuladoras Nacionales del MINSAP hacia las
unidades nacionales y las provincias, siempre y cuando las mercancías a
transportar no dependan de condiciones específicas para su conservación.
22. La Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP informará periódicamente a
la Comisión de Divisas del Organismo el estado del cumplimiento de estas
indicaciones
23. La EMSUME y la ENAT-(UNPEA-UNT)- pagarán a la Empresa Ejecutora de
Donaciones (EMED) y a otros proveedores de servicios, los gastos facturados
por: internación, acarreo, manipulación y otras operaciones realizadas por las
donaciones entregadas por esa entidad.
Recepciones en la Empresa Mayorista EMCOMED.
1. Considerando la situación particular de la empresa mayorista EMCOMED por la
recepción de donaciones de medicamentos de relativamente pocos volúmenes,
pero de gran surtido, en condiciones que materialmente le es imposible cumplir la
recepción detallada y técnica establecida, se autoriza a clasificarlas como
“donaciones misceláneas ”·
2. En estos casos se requiere que el Grupo de Donaciones de la Empresa
conjuntamente con la entidad estatal proveedora de las donaciones determinen
e identifiquen el embarque, bultos o lotes y productos aptos para el consumo,
que así serán denominados dejando constancia en ACTA.
3. Los productos misceláneos una vez determinados los aptos para el consumo
serán debidamente envasados y facturados de forma genérica haciendo
mención del contenido y el peso en kilogramos de los bultos que se envían en
esas condiciones. El cobro a las unidades asistenciales o unidades ejecutoras
será el precio establecido por kilogramo más el costo de manipulación y
transportación de forma tal que EMCOMED pueda resarcirse de los gastos
incurridos que deberá pagar a la entidad estatal proveedora de las donaciones.
4. La entidad receptora en el caso de entregas directas vendrá obligada a cumplir
el resto de las operaciones de recepción preliminar verificando el número de
bultos, su peso e integridad de los mismos haciendo las reclamaciones cuando
procediere y posteriormente la recepción detallada y determinar las condiciones
técnicas para su consumo mediante la Comisión que debe tener creada a estos
efectos.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 10
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
5. Estas empresas receptoras de donaciones de misceláneas de medicamentos y
reactivos serán las responsabilizadas con el cumplimiento más estricto de la
correcta facturación a las unidades de salud para que conozcan de su entrega
gratuita a la población, en los casos que procediere, al igual que hacen con los
productos que reciben con esta identificación desde la productora nacional.
6. Del resultado anterior se determinarán los productos recibidos aptos para el
consumo y el Informe de Recepción, procediendo a las operaciones de valoración
y contabilización.
7. Los precios de los productos misceláneos se formarán por sus similares o
prorrateando el costo en correspondencia con sus similares.
5. De las Normas Técnicas de las Donaciones.
En Unidades de Salud
1. En todos los casos de donaciones de medicamentos o materiales afines debe
realizarse una inspección del producto por el Jefe del Dpto. de Farmacia de la
unidad o Departamento Técnico en el caso de las Empresas antes de su
utilización en la que se verifique:
 Fecha de vencimiento.
 Hermeticidad del envase.
 Presencia de partículas y otras alteraciones que puedan determinar su
rechazo.
2. Después de su revisión y recepción, proceder a la destrucción de los productos
rechazados mediante los mecanismos ya establecidos.
3. Se confeccionará un listado de estos donativos con el nombre comercial y/o
genérico y cantidad de cada producto, aclarando los rechazados y la causa en
cada caso, entregándose a la Dirección Provincial de Salud, quién enviará a la
Dirección Nacional de Farmacia y a la Oficina de Donaciones y Proyectos el
listado de aquellos fármacos que no circulen en el País, indicando en cada caso
el destino final (nivel de uso o si será derramado o destruido).
Una copia del referido listado se incluye en el expediente que habilitará el Frente
de Contabilidad en la entidad donde se proceda a la destrucción.
4. Toda donación de Estupefacientes o Sustancias Sicotrópicas sujetas a Control
Internacional, deberá cumplir con los requisitos establecidos de Autorización de
Importación y Exportación amparadas por las Resoluciones Ministeriales
Nos. 58/ 67 y 72/90 del MINSAP.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 11
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
5. Para la utilización de productos biológicos (vacunas, antisueros y otros) y
hemoderivados es necesario se cumplimente lo que establece la Resolución del
CECMED No. 111 /04 “Reglamento para el Control Sanitario de las Donaciones
de Medicamentos de Uso Humano” y la Regulación No. 19-2006 Requisitos y
Procedimientos para la liberación de lotes de productos biológicos.
6. La destrucción de estos productos biológicos (vacunas, antisueros y otros) y
hemoderivados por una causa previamente detectada se verificará y autorizará
por el Jefe del Departamento Provincial de Farmacia correspondiente.
7. Se prohibe la utilización de Sustancias Sicotrópicas incluidas en la Lista 1, de
acuerdo con la Resolución Ministerial No. 72/90 del MINSAP. Caso de recibirse
algún producto o preparado que las contenga (de los relacionados en la Lista 1),
se procederá a su ocupación y entrega a la Dirección Nacional de Farmacia para
su destrucción.
8. Los Estupefacientes y Sicotrópicos cuyos usos con fines médicos están
autorizados a circular en el País, serán recepcionados cumplimentando la
metodología establecida, controlándose en el Libro Oficial de Estupefacientes y
Sicotrópicos y notificándose de inmediato a la Dirección Nacional de Farmacia.
9. En aquellos casos en que el número de muestras lo permita se realizará un
control de calidad de los medicamentos y productos afines recibidos. De tener
dificultades en la realización de estos análisis, se establecerán coordinaciones
con el Centro habilitado para esta actividad.
10. Cuando se trate de alimentos, la dietista y/o un especialista del Centro de
Higiene determinarán su aptitud de consumo.
11. En aquellos otros productos que en su manipulación son susceptibles de dañar
a las personas, también deben ser inspeccionados por especialistas afines para
determinar si son aptos o no para el uso o consumo.
12. Es responsabilidad de la entidad que rechaza un producto proceder de acuerdo
con lo establecido para su destrucción y ajuste consignando el destino final,
impidiendo que elementos inescrupulosos o por desconocimiento puedan tener
acceso al mismo haciendo un uso indebido o comercializarlos.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 12
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
En Unidades de Subordinación Nacional.
1. Las muestras de los productos cuyos lotes deben ser liberados -sujetos a control
técnico- deben enviarse por el almacén al Centro de Investigación y Desarrollo de
los Medicamentos (CIDEM), en el término no mayor de 15 días a partir de la
recepción acompañada de la documentación correspondiente.
2. El CIDEM dispone de un máximo de 30 días para realizar los análisis
correspondientes y enviar los resultados al Almacén o al Centro de Control
Estatal de la Calidad de los Medicamentos (CECMED) según corresponda. En
casos excepcionales el término puede extenderse a 45 días.
3. Para los productos que lo requieran el almacén conjuntamente con la solicitud de
análisis al CIDEM debe enviar la solicitud de liberación al CECMED a fin de
agilizar el proceso.
4. El CECMED en los casos que corresponda, entregará el Certificado de liberación
de lote en un término de 15 días a partir de la recepción de los resultados de las
pruebas.
5. El término de tiempo máximo para retener las mercancías en este almacén será
de 60 días y por excepción de 90, a partir de la recepción preliminar.
6. La Dirección de Farmacia, el Centro para el Desarrollo de la Fármaco
Epidemiología (CDF) y el Centro de Control Estatal de la Calidad de los
Medicamentos (CECMED) deben entregar y mantener actualizado al almacén de
donaciones así mismo a la EMED y EMCOMED, de la documentación técnica y
administrativa necesaria para desarrollar el trabajo acorde a las normas
establecidas, entre otros:
a) Listados de medicamentos del cuadro básico.
b) Decisión sobre otros medicamentos que puntualmente se recepcionan.
c) Listado de materias primas, reactivos y otros productos químicos.
d) Medicamentos y otros productos que requieren de análisis del CIDEM.
e) Conducta a seguir con los medicamentos y otros productos que no requieren
certificados de análisis del CIDEM para su liberación.
f) Medicamentos y otros productos que requieren la liberación de lotes por el
CECMED.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 13
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
g) Conducta a seguir con los medicamentos y productos declarados no aptos o
rechazados.
h) Documentos normativos que deben aplicar.
Igual proceder deben seguir con la Oficina de Donaciones y Proyectos habilitándola
con la documentación técnica necesaria para desarrollar el trabajo.
6. De las Normas Técnicas para El Control Estatal de los Medicamentos.
1. Por la Resolución Ministerial No 65/2003 del MINSAP y la Resolución No. 111
/2004 del CECMED “Reglamento para el Control Sanitario de las Donaciones de
Medicamentos de Uso Humano” establecen como requisito indispensable para
importar con carácter comercial o no medicamentos de uso humano, materias
primas farmacéuticas y precursores disponer de un certificado de importaciones.
2. Serán objeto de liberación de lote por parte del CECMED los donativos de
medicamentos de uso humano correspondientes a las siguientes categorías:
a) Vacunas.
b) Otros productos biológicos.
c) Productos hemoderivados.
d) Antisueros con fines diagnósticos y terapéuticos.
e) Estupefacientes, Sicotrópicos, y sustancias de efectos semejantes.
f) Medicamentos que sin estar incluidos en algunas de las categorías
mencionadas anteriormente, constituyan donativos de gran magnitud y su
distribución y su uso alcancen a amplios sectores de la población.
g) Medicamentos a los que se les ha establecido la condición de retención y en el
correspondiente certificado de IMPORTACION se declara que los lotes deben
ser objeto de liberación, por no haber cumplido satisfactoriamente los
requisitos y exigencias establecidos en el reglamento correspondiente
3. El resto de los donativos de Medicamentos no incluidos en la anterior relación,
no serán objetos de liberación por parte del CECMED, correspondiendo a
EMSUME revisar esta función.
4. El CECMED podrá siempre que lo considere pertinente incluir la liberación de
lotes para otras categorías de medicamentos no descritas anteriormente, ya sea
de manera transitoria o permanente.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 14
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
5. Para solicitar la liberación de lotes de donativos de medicamentos-vacunas- se
realizará por los procedimientos establecidos en la Regulación 19/2000 del
CECMED, dicha regulación debe poseerla la EMSUME para cumplimentar lo
dispuesto en ella.
6. La EMSUME solicitará al CECMED la liberación de cada uno de los lotes de
medicamentos de acuerdo a lo establecido en la Circular del 2004 del CECMED
para las restantes categorías de Medicamentos.
7. El CECMED se reserva el derecho de solicitar copia del Certificado de liberación
de lote emitido por la autoridad reguladora de medicamentos del país de origen
para las vacunas, así como cualquier tipo de información adicional, siempre que lo
considere pertinente.
8. La liberación se realizará sobre la base de la documentación presentada o
disponible siempre que sea posible por el CECMED, como parte del trámite de
solicitud del certificado de importación del donativo y tomando en consideración el
grado de cumplimiento de las especificaciones de calidad de acuerdo a los
resultados reflejados en los respectivos certificados de liberación de lote y
análisis, según sea el caso.
9. El CECMED tendrá un plazo de 5 días a partir de la fecha de solicitud, para emitir
la decisión final, cuando la evaluación sea solamente documental.
7. De la Distribución de las Donaciones.
1. Las mercancías recepcionadas se distribuirán a las entidades del SNS por los
procedimientos establecidos.
2. La EMSUME cumplirá la indicación de distribuir directamente al destino
especificado según lo indicado por la Oficina de Donaciones y Proyectos del
MINSAP cumpliendo lo orientado en esta Instrucción General.
3. En ningún caso el Establecimiento de EMSUME decidirá y/o informará a terceros
la distribución de las donaciones recibidas.
4. En la distribución de las donaciones que le corresponden como Circuladora
Mayorista Especializada, EMSUME cumplirá lo establecido por su Nivel Superior.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 15
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
Entidades Productoras y Circuladoras Nacionales.
1. Particular atención ofrecerán los suministradores nacionales y productores para
que las donaciones se almacenen y controlen separadamente de las demás
mercancías a fin de su identificación por donante y destino.
2. Cuando se trate de materias primas, la Circuladora correspondiente coordinará
con las productoras a fin de que en su proceso de fabricación y facturación se
identifiquen los lotes en el que dicha materia prima ha participado y se entregue
como donación a la población.
3. Una vez terminada la producción en que hayan participado una o más materias
primas donadas, mantendrán igualmente su identificación.
4. Las entregas para la circulación en la economía interna o para el consumo
interno en las entidades ejecutoras, se realizarán mediante relaciones monetario–
mercantiles al amparo de los Procedimientos y Modelos vigentes, (Facturas,
Conduces, Pedidos, Vales de Entrega y otros) adicionando en todos los casos
además de lo establecido en su metodología:
 La leyenda “Productos de Donación”.
 La identificación del donante.
5. Cuando se reciban mercancías que no correspondan a la nomenclatura de
productos objeto de comercialización, se le informará a la circuladora
correspondiente para que ésta proceda a su recogida en un término de 7 días,
a partir de los cuales se le aplicará el cobro del almacenaje.
Empresas Circuladoras Provinciales Minoristas y Mayoristas.
1. El financiamiento de las entregas gratuitas de medicamentos a la población por
concepto de DONACION se hará mediante subsidio a las Empresas Provinciales
de Medicamentos
2. Las Empresas Provinciales de Medicamentos al recibir de las farmacias
comunitarias y de las unidades asistenciales la información del importe de las
"DONACIONES" por entregas gratuitas de estos productos a la población,
realizarán la sumatoria para determinar el total de la empresa, emitiendo una
"Declaración Jurada" por este importe a fin de solicitar el pago a las respectivas
Direcciones Provinciales de Salud de su territorio, con cargo a la Dirección
Provincial de Finanzas y Precios .
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 16
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
3. Las Empresas de Farmacias, y los Complejos de Servicios de la Salud
recepcionarán y pagarán los medicamentos y otros artículos recibidos como
Donación enviados por las empresas productoras y circuladoras nacionales y
los mantendrán convenientemente identificados atendiendo a su localización,
donante, lote, etc. a fin de cumplir en su distribución lo que en la presente se
establece.
4. Los medicamentos
y materiales afines se distribuirán
a las farmacias
comunitarias o a las unidades asistenciales como ocurre con el resto de los
medicamentos, a precio de población debiendo reflejar en la Factura y/o
Conduce la leyenda “PRODUCTOS DE DONACION “ y la “Identificación del
Donante”.
5. Las Empresas Provinciales de Medicamentos garantizarán las medidas para la
correcta distribución de estos productos, utilizando carteles y otros medios de
información visibles a la población; así como, emplearán a sus supervisores y
coordinarán con los Consejos de Administración del Poder Popular para que se
realicen verificaciones por parte de los inspectores de precios.
6. El incumplimiento de la entrega gratuita a la población será considerado falta
grave, aún en el caso en que la entidad vendedora haya registrado como ingreso
el importe cobrado indebidamente a la población.
7. Las unidades asistenciales que reciben medicamentos por EMCOMED por el
concepto de donaciones, contabilizarán el importe como gastos de la unidad y
pagarán el monto de los productos recibidos, los cuales deberán estar
identificados según lo establecido en las Normas de Contabilidad.
8. El importe de las entregas gratuitas por donaciones se informará por las unidades
asistenciales independiente del importe de los medicamentos vendidos a la
población a fin de que la Empresa Provincial de Medicamentos pueda solicitar el
subsidio de estas gratuidades.
Ejemplo: Total de depósitos
Más:
Entrega por donaciones
Total de entregas a la población
Menos: Descuento establecido
Importe a reintegrar
9. La evidencia del subsidio queda registrada en el Reporte de Operaciones en
poder de la empresa y las farmacias y la certeza probatoria en las Notas de
Entrega o Vale de Venta con la leyenda DONACION y la Receta Médica Adjunta
en la Farmacia.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 17
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
10. Las Empresas Provinciales de Medicamentos al recibir de las farmacias
comunitarias y de las unidades asistenciales la información del importe de las
Donaciones por entregas gratuitas de estos productos a la población, realizarán la
sumatoria para determinar el total de la empresa, emitiendo una Declaración
Jurada por este importe a fin de solicitar el subsidio que por concepto de
medicamentos gratuitos entregados a la población deben recibir,enviándola a
través de la Dirección Sectorial de Salud, a la Dirección Provincial de Finanzas y
Precios.
11. Las Direcciones Provinciales de Finanzas y Precios una vez aprobado el
mencionado subsidio lo entregarán a las Empresas Provinciales de
Medicamentos, comunicándolo a la Dirección Sectorial de Salud.
De la entrega a la Circuladora Mayorista Nacional
1. Las mercancías se recibirán la Circuladora Mayorista Nacional en un término de
3 días hábiles a partir de la recepción o de recibido el Certificado de liberación de
lote, según el caso, al amparo de una factura como establece el Subsistema de
Cobros y Pagos explicando los pormenores de la Donación y del producto, y
señalando las cantidades entregadas para el análisis y muestras testigos.
8. De las Donaciones en la Farmacia Comunitaria.
1. Los productos recibidos de donación deben mantenerse convenientemente
identificados y controlados a fin de facilitar su entrega gratuita por el dependiente y
su cuadre por la administración, teniendo en cuenta el cumplimiento de las normas
técnicas y de distribución establecidas.
2. Cuando la farmacia disponga de un mismo producto recibido para donación y
también para cobrar a la población, con igual o semejante presentación,
distribuirá el que le corresponda según las normas técnicas; en ningún caso se
ofertarán simultáneamente productos gratuitos
y productos a cobrar a la
población. Por tal motivo en el estante o área de despacho deberá situarse sólo el
producto donado o el de venta, nunca los dos.
3. Los productos recibidos de donación deben ser entregados a la población en
forma gratuita (sin cobro alguno) sin perjuicio de las relaciones de cobros y pagos
entre entidades del SNS.
4. Por la entrega de estos medicamentos se emitirán vales separados a fin de
identificarlos con la leyenda “DONACION”, adjuntando al mismo la “Receta
Médica” con la referencia del No. del vale y cuando se trate de medicamentos
controlados por tarjeta, la entrega se referenciará con el número de ésta.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 18
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
5. Al realizar la liquidación de caja, procesará por separado los vales emitidos por
“DONACION” y el importe de las entregas por este concepto lo consignará por día
al dorso del “Reporte de Operaciones” (Modelo 17 – 13) habilitando para ello una
columna encabezada con la palabra “DONACION”. El importe total de esta
columna se pasará al espacio “Observaciones” del referido modelo con vistas al
cuadre quincenal o mensual según se tenga establecido.
Unidad Asistencial (Que Vende Medicamentos).
1. Cumplirán los aspectos señalados en la Sección “9. - Del Control Económico y
la Contabilización” de esta regulación.
2. Las unidades asistenciales que venden medicamentos a la población por
concepto de donación envían mensualmente a la Empresa Provincial de
Medicamentos el importe de la donaciones entregadas a la población para su
reintegro, adicionando a esta información en la proforma establecida para el
reintegro del importe de los medicamentos vendidos a pacientes ambulatorios
3. La entrega de medicamentos, producto de donación, a pacientes ambulatorios o a
los atendidos por consulta externa se realizará en forma gratuita (sin cobro
alguno), consignando adicionalmente la palabra “DONACION” en el modelo
SC 3-01 “Recibo de Efectivo” que regularmente emiten para las ventas.
4. Consecuentemente estos Recibos se emitirán en forma separada a fin de
contabilizar su importe y para conocer el destino final de estas donaciones y
entrega de medicamentos y otros recursos por proyectos.
5. Por otra parte, informarán a la población los motivos de este proceder para
diferenciarlo de los casos en que las entregas serán objeto de cobro por el
hospital o unidad asistencial según lo establecido.
6. Para el cumplimiento de lo anterior los medicamentos recibidos bajo esta
modalidad deben mantenerse identificados y controlados de forma tal que facilite
al dependiente su entrega gratuita y a la administración su cuadre
correspondiente.
9. Del Control Económico y la Contabilización.
1. Con el propósito de mantener la identificación adecuada que posibilite dar
seguimiento al uso y destino final de los recursos materiales en todos los
niveles de distribución, los Productos de Donación deben facturarse de forma
independiente del resto de los productos que habitualmente circulan.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 19
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
Igualmente se identificará la documentación que ampara las entradas y salidas
para consumo (vales, recibos y otros) en las unidades ejecutoras.
2. Los medios materiales y de rotación y activos fijos tangibles recibidos como
donación deben ser recepcionados y contabilizados según lo establecido por
los Subsistemas de Control Interno, Normas de Contabilidad y demás
Regulaciones emitidas, y las que para situaciones excepcionales se regulan en
la presente, con independencia de que estén aptos o no para su utilización
cualquiera sea la vía de donación.
3. Las entidades beneficiarias de donaciones por vía directa, registrarán el importe
de la donación a partir del ‘’Acta de Recepción”, en sus cuentas de inventarios
o de activos fijos tangibles, según corresponda, acreditándolo a la cuenta
Donaciones Recibidas.
Los importes reflejados en la cuenta Donaciones Recibidas serán cancelados
como parte del cierre de las operaciones del año para incrementar la inversión
estatal.
4. Posteriormente se determinarán por la Comisión señalada en el acápite 7 de la
presente y otro personal técnico necesario, las mercancías no aptas para el
consumo de dudosa calidad, (vencidas o en mal estado) y se procederá a su
ajuste contable sin que ello constituya erogación de la entidad receptora.
10.
Disposiciones Financieras.
1. Las
donaciones
recibidas serán valoradas
a precios externos (FOB),
considerándose las condiciones acordadas para cada donación.
2. Las donaciones recibidas que se distribuyan por empresas de circulación interna,
se facturarán internamente de acuerdo con las reglas establecidas para la
formación de precios (CIF) adicionando los márgenes comerciales que
correspondan.
3. Para establecer el precio externo de las donaciones recibidas, se utilizará el
precio planificado para su área de origen o se estimará sobre la base de su
precio de importación en su mercado de origen. De no ser posible por alguna de
estas dos vías, se utilizará la información que pueda facilitarse en el envío y por
el propio donante.
4. Las donaciones de mercancías y servicios-incluyendo materias primas y activos
fijos tangibles recibidos con destino al SNS, según lo establecido por los
organismos competentes circularán por la economía interna mediante el sistema
de cobros y pagos a los precios establecidos por la economía interna o por los
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 20
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
similares aplicando los márgenes comerciales que corresponden, aún cuando
finalmente son objeto de entrega gratuita a la población como consumidor final.
5. Las Entidades autorizadas a formar los precios Mayoristas de los productos y
equipos recibidos por Donación utilizarán, como base para formarlos, el precio
interno del producto importado o precio de empresa nacional de los similares. Si
el producto es nuevo deberán solicitar el código al CECMED o MEDICUBA, según
corresponda para poder facturar a la Circuladora Mayorista.
6. En el caso de los equipos de uso recibidos se fijará su valor mediante dictamen
técnico.
7. La Circuladora Mayorista Nacional formarán los precios minoristas de los
medicamentos de acuerdo a los procedimientos establecidos.
8. Las entidades de circulación interna ingresarán el importe de las donaciones
recibidas al Presupuesto Central por el párrafo correspondiente del Clasificador
de Recursos Financieros, dentro de los términos que para el pago de la
compraventa de mercancías se establecen en las Normas para el Control de las
Compras y Ventas de Mercancías y Servicios y sus cobros y pagos.
9. En el caso de las misceláneas, se le continuará asignando los precios por la
Circuladora Mayorista EMSUME, de acuerdo al pesaje del kilogramo de
mercancía, más el costo de manipulación y transportación, de forma que la
Empresa pueda resarcirse de los gastos incurridos.
10. Las producciones que en su elaboración incluyan una o más materias primas
recibidas por donación, con independencia de que las cantidades utilizadas sean
mínimas, se les dará igual tratamiento que a las donaciones recibidas de
productos terminados.
11. Como norma las entidades ejecutoras no deberán recibir donaciones de
productos por vía directa ya que deben intervenir las diferentes entidades
circuladoras del SNS, según la naturaleza del producto. En caso que el donante
lo haga, se valorarán por los receptores a los precios internos vigentes o de sus
similares y no constituirán aporte al Presupuesto Central del Estado.
12. En todos los casos en que se produzcan estas recepciones directas es
obligatorio crear en el nivel de que se trate una Comisión formada por el
Director (o en quién este delegue), el Jefe de Contabilidad o Contador y un
Especialista, según la naturaleza de los productos recibidos, la que suscribirá
Acta de Recepción y dará cuenta al Consejo de Dirección de la entidad.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 21
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
13. Las entidades que reciban las donaciones serán responsables del pago de los
gastos de su transportación, con excepción de los gastos que previamente
apruebe la Comisión de Divisa.
14. Si la donación es en efectivo (CUC) se ingresará en la cuenta bancaria
centralizada, según lo regulado por la Instrucción General No. 222 del MINSAP.
11. De las Donaciones de Vehículos Automotores.
El extinto Ministerio para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica ha emitido
las principales definiciones y disposiciones que conjuntamente con la Resolución
No. 81/93 del MINCEX, rigen la autorización de las donaciones de vehículos
automotores por parte de personas naturales y jurídicas cubanas. Se acompañan copias
para su conocimiento y efectos procedentes (ver anexos).
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 22
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
CAPITULO II – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE
COLABORACIÓN.
1. Procedimiento
para el Control Económico de los Proyectos de
Colaboración y de los Recursos que se Reciben por esa Vía.
La Resolución No. 15/2006 del antiguo Ministerio para la Inversión Extranjera y la
Colaboración Económica en lo adelante MINVEC -hoy MINCEX-, aprueba “Las
Normas para la Colaboración Económica que Cuba recibe”. Siendo parte de ellas los
Proyectos de Colaboración, que son una importante vía de movilización de recursos
materiales y financieros, de servicios y promoción de intercambio científico-técnico,
recibidos con carácter no reembolsable y constituyen una modalidad de donaciones
que se reciben al amparo de determinadas condiciones, requerimientos o resultados
previamente acordados.
La existencia de compromisos suscritos mediante Términos de Referencia nos obliga
a su administración rigurosa.
Para satisfacer esta demanda, en coordinación con la Dirección de Relaciones
Internacionales y la Oficina de Donaciones y Proyectos en lo adelante ODP se
establece el procedimiento siguiente:
De las Propuestas.
1. Generalmente las propuestas de proyectos se originan por:
 Unidades Presupuestadas o Empresas de base – beneficiario.
 Direcciones Provinciales y Municipales, Hospitales e Institutos de
Investigación, Institutos y Facultades de Ciencias Médicas, y otras unidades
del Sistema Nacional de Salud.
 A propuesta de los Donantes: Gobiernos Centrales y sus Agencias de
Cooperación Internacional o especializadas, Gobiernos Locales, Movimientos de
Amistad y Solidaridad con Cuba, Organizaciones Internacionales y
Organizaciones no Gubernamentales (ONG) radicadas en el país o en el exterior,
Fundaciones, otras entidades públicas, entidades privadas y personas naturales.aportadores – beneficiarios; para ser ejecutados en alguna institución del SNS –
entidad beneficiaria
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 23
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
De la Administración.
2.
La administración de los Proyectos de Colaboración es una responsabilidad de la
dirección de las Instituciones del SNS ejecutoras del mismo
 Unidad ejecutora del proyecto.
 Coordinación y control de la UDP y las direcciones de Salud correspondientes.
Las contrapartes cubanas garantizan el cumplimiento de los compromisos asumidos
en materia de recursos humanos, materiales y financieros durante la ejecución del
proyecto y su sostenibilidad después que cese el financiamiento externo, los
recursos provenientes de la Colaboración Económica destinados a los proyectos
tienen la función, únicamente, de cumplimentar los objetivos para los cuales se
aprueba el proyecto.
De la Aprobación.
3. En cualquiera de los casos, deben ser aprobados por todas las partes involucradas
directa o indirectamente en el Proyecto a nivel territorial y nacional.
 Avales Territoriales.
 Director de la Unidad Ejecutora, Direcciones del SNS que
correspondan, Gobierno Municipal y Provincial, Delegación Territorial
del MINVEC.
 Avales Nacionales.
 MINSAP a través de la Unidad de Donaciones y Proyectos, después de
compatibilizar con el área técnica correspondiente.
 Aval del MINFAR y la Defensa Civil.
 Aval del CITMA.
 MINVEC Nacional.
 Aval del Ministro de Salud en el caso de ONG Cubanas.
 Aval de la Oficina de Asuntos Religiosos del Comité Central del PCC
para las entidades de su atención.
Una vez concluida la referida compatibilización, son enviados al MINVEC para su
aprobación.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 24
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
4. Por los Organismos y Organizaciones Internacionales, las Direcciones Provinciales
de Salud y Unidades de Subordinación Nacional se presentan las propuestas de
proyectos a la ODP para que ésta realice los trámites, valoraciones, consultas y
controles que correspondan.
El monto de un Proyecto en Moneda Libremente Convertible y Moneda Nacional es
convenido por las contrapartes, quedando legalmente aprobado en los Términos de
Referencia.
Con vista a asegurar la utilización racional de los recursos provenientes de la
Colaboración Económica, al momento de la formulación de los Proyectos se tomará
en consideración, además de las prioridades definidas por el MINSAP, la necesidad
de minimizar los gastos de administración, evitando destinar fondos para apoyo
institucional o actividades que no resulten indispensables a los objetivos del
proyecto de que se trate.
5.
La ODP debe conocer y evaluar, en primera instancia, las propuestas de proyectos
para el SNS y someterla a la aprobación del Área del MINSAP que atiende el tema
del proyecto.
6. Una vez conciliada la factibilidad, intereses y términos del proyecto y con todos los
Avales necesarios la ODP lo presenta al MINVEC.
La aprobación se produce mediante la firma de los Términos de Referencia por las
partes comprometidas, generalmente: MINVEC, MINSAP, contraparte oficial, técnica
y ejecutora del proyecto y la contra parte extranjera actuante.
7. Los Términos de Referencia se redactan en un documento que se anexa al cuerpo
del proyecto y se presenta al MINVEC, para su autorización y firma. Este documento
precisa, entre otros aspectos, la procedencia de los fondos externos, el presupuesto
acordado para la ejecución del proyecto, los objetivos y las responsabilidades que
cada participante asume en el Proyecto de Colaboración, la designación del Director
cubano para el Proyecto y adquiere diversas formas según la fuente de
financiamiento. Este proceso se rige por las Regulaciones, Normas y Procedimientos
establecidos por las distintas fuentes de financiamiento y aceptados por nuestro país.
La firma de este documento se realiza a nivel central o a nivel territorial, según se
determine acorde al monto comprometido para el Proyecto
8. Los proyectos que sean presentados por los gobiernos locales para ser ejecutados
en instituciones del SNS, también serán avalados por las Direcciones Provinciales de
Salud y la ODP.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 25
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
9. Los Proyectos de Colaboración que conlleven transferencias de fondos al país,
contarán con una cuenta bancaria independiente en el Banco Financiero
Internacional cuya apertura y cierre es autorizada por el MINVEC. Las mismas
pueden ser operadas por la Parte Extranjera o de forma conjunta por la Parte
Extranjera y por la Parte Cubana. Todas las operaciones de desembolso son
aprobadas por ambas Partes y ningún cheque o transferencia se emite a nombre de
una persona natural, las compras estarán aprobadas por un Comité de Compras
creado para cada Proyecto con la participación de los Especialistas de la EMED
Las cuentas se operarán en CUC o EUROS, en este último caso el BFI exige un
titular extranjero, esta variante se utilizará en los proyectos que conlleven compras en
el exterior y siempre autorizados por el Nivel Central.
Del Control .
10. La ODP habilitará un “Registro de Proyectos” para inscribir consecutivamente los
proyectos aprobados.
11. La ODP y las Unidades Ejecutoras deben conformar y conservar un expediente de
cada Proyecto con la documentación requerida.
a).
b).
c).
d).
e).
f).
g).
h).
i).
j).
El Proyecto según Metodología MINVEC.
Términos de Referencia debidamente firmados
Avales.
Informes Técnicos – Narrativos y Financieros Trimestrales.
Otros documentos (Prórrogas, Anexos y otros).
Informes de las visitas de control, supervisiones y auditorias que se
le realicen al Proyecto.
Actas de la constitución y de las reuniones de los Comités de Compras.
Copias de facturas, recepción y entrega de recursos materiales.
Licencia Operativa de la Cuenta Bancaria,
Modelo de trámite de la Instrucción General No. 222.
12. En correspondencia con el Registro, la ODP organizará el Archivo Activo con el
consecutivo de los expedientes de Proyectos en ejecución.
De igual forma creará el Archivo Pasivo con los expedientes de los Proyectos
ejecutados.
13. Por la Dirección Provincial de Salud se habilitará un Registro de Proyectos y un
Expediente de igual forma que en la ODP (puntos 10,11 y 12).
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 26
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
14. Con el propósito de facilitar el Control Económico, la parte Ejecutora responsable del
Proyecto de Colaboración, elaborará y presentará a las partes firmantes los informes
Técnicos-Narrativos y Financieros trimestralmente los días 20 de marzo, junio,
septiembre y diciembre, según el Anexo C que se adjunta. La información financiera
deberá ser acompañada de una copia del estado de cuenta bancaria.
Los informes financieros trimestrales incluirán una copia de todos los comprobantes
de gastos de bienes y servicios relativos a la Moneda Nacional.
Como parte del control de la ejecución del Proyecto de Colaboración y de su
financiamiento externo, la UDP tributará al MINVEC, los informes técnico –
narrativos,
que describen el desarrollo de la ejecución del proyecto y la
información financiera los días 20 de los meses de marzo, junio, septiembre y
diciembre.
15. Las Instituciones del Sistema Nacional de Salud ejecutoras de Proyectos de
Colaboración en el área de Contabilidad se habilitará un expediente con una
fotocopia de los documentos nos 2, 4, 6, 8, 9, y 10 del punto No. 11 y procederá a la
contabilización de los recursos que reciba y administre con cargo al proyecto,
abriendo un Centro de Costo para registrar los gastos y un submayor para controlar
la ejecución financiera.
16. Las Instituciones del Sistema Nacional de Salud, efectuarán Trimestralmente el
análisis en el Consejo Dirección de la ejecución de los proyectos en ejecución.
17. Los recursos destinados a la ejecución de Proyectos de Colaboración pueden
aportarse de tres (3) formas:
a) En efectivo (transferencias bancarias) a la entidad beneficiada. Este
financiamiento se depositará en una Cuenta Bancaria abierta a nombre del
Proyecto, que puede ser operada por la parte extranjera, por la parte cubana o
por ambas partes.
b) Asignación directa de los recursos por el donante a la entidad beneficiada
(Financiamiento en especies).
c) Asignación de efectivos y recursos a la entidad que ejecuta el proyecto
(combinación de las dos anteriores).
Los recursos de la Colaboración Económica destinados a los proyectos están en
función, únicamente, de cumplimentar los objetivos para los cuales se aprueba el
proyecto.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 27
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
18. Por la (modalidad 17-a) se procede a la apertura de una Cuenta Bancaria a nombre
del proyecto nominalizada en el BFI.
Las firmas autorizadas son definidas por la contraparte ejecutora del Proyecto y la
ODP es la encargada de solicitar al MINVEC la apertura de la cuenta bancaria,
describiendo los firmantes y el Nombre de la Cuenta. Debiendo ser siempre 4 firmas,
2 principales y 2 secundarias. Entre ellas tiene que estar el Director del Proyecto y el
Económico de la Entidad, teniendo que estar este último entre las 2 principales
19. La institución beneficiaria realiza la recepción en el almacén de todos los recursos
que se reciben en el marco del proyecto, y los contabiliza como Donaciones
Recibidas, y las salidas para gastos se efectúan de acuerdo a los objetivos del
proyecto y siempre por el procedimiento establecido por el Sistema de Contabilidad.
Particular atención a la recepción y control de los activos fijos tangibles los que
también están sujetos a las normas establecidas por este Subsistema Contable.
El movimiento de la cuenta y los recursos adquiridos son objeto de contabilización,
conciliación bancaria, aplicación de las Normas de Control Interno y el cumplimiento
de lo establecido en la Resolución No.15 del MINVEC y la Instrucción General No. 222
del MINSAP
20. Las adquisiciones de recursos previstas en el proyecto son realizadas a través de un
Comité de Compras, en el cual se decide la ejecución del presupuesto para dar
salida a los objetivos del proyecto, cumplimentando lo establecido en la
Resolución No.15/2006 del MINVEC.
Los acuerdos tomados en estos Comités de Compras deben ser presentados para
el conocimiento de la Comisión de Divisa en primera instancia de la unidad y
posteriormente a la de la Dirección Provincial de Salud si es de subordinación local y
a la del Nivel Central si es de subordinación nacional.
El trámite de la compra se realiza al amparo del modelo y proceder y establecido por
la Instrucción General No. 222 del MINSAP.
2. Indicaciones para la Supervisión del Control Económico.
1. El expediente del Proyecto de Colaboración debe estar conformado por:
 Formulación del Proyecto ( Presupuesto desglosado por etapas y partidas de
gasto)
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 28
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
 Términos de Referencia firmado por la parte extranjera, parte oficial cubana,
parte técnica y ejecutora y el MINVEC.
 Avales de :









Director de salud según la instancia.
Delegación territorial del MINVEC.
Todas las instituciones o personas involucradas.
Compatibilización con la FAR y la Defensa Civil.
Compatibilización con el CITMA, si es de investigación.
Del Ministro de Salud Pública, si es una ONG el ejecutor o donante.
De la Oficina de Asuntos Religiosos del Comité Central del PCC, si el
donante es una organización religiosa.
Informes técnicos, narrativos y financieros.
Todos los autocontroles, supervisiones y auditorias que se les hagan al
Proyecto.
2. Existencia de un comité de compras donde participen la Dirección de la Unidad
Ejecutora con su Comisión de Divisa, los representantes de la EMED y la contra
parte extranjera (estos dos últimos de ser necesarios). En este Comité de
compras se aprobarán todas las adquisiciones de bienes y servicios mediante
acuerdos que luego serán presentados para el conocimiento de la Comisión de
Divisa de la Dirección Provincial de Salud en caso de ser de subordinación local y
a la Comisión de Divisa del MINSAP en caso de ser de subordinación nacional
quienes ratificarán los mismos.
3. Chequeo de la cuenta en MLC, con sus firmas autorizadas que deben ser cuatro
(4) y siempre entre las dos principales debe de estar el Jefe Económico de la
entidad.
4. Todas las operaciones registradas como depósitos y extracciones en el Estado de
Cuenta que emite el Banco, tienen que estar amparados los primeros por los
ingresos realizados por la contraparte extranjera según se describe en la
responsabilidad acordada en los términos de referencia y los segundos por los
acuerdos de los Comités de Compras y las facturas de los proveedores.
5. Debe existir una conciliación mensual de esta cuenta desde el punto de vista
contable
6. Verificar que las compras de bienes y servicios tienen que estar debidamente
amparadas por Contratos Económicos, Facturas y en el caso de los bienes
materiales, recepcionados en los almacenes de la entidad. Todo debe estar
contabilizado como donaciones recibidas.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 29
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
7. Revisar que la utilización de los recursos financieros es sólo para cumplimentar
los objetivos del proyecto, no pudiéndose financiar otras actividades que no
guardan relación con el mismo.
8. Comprobar que los presupuestos deben de estar suficientemente desglosados por
partidas y no pueden sobre ejecutarse.
9. Las modificaciones a las partidas del presupuesto solo se pueden hacer con la
aprobación de las partes firmantes y siempre que no se desvíe sustancialmente
de los objetivos previsto con el mismo y estar aprobado en un anexo a los
términos de referencia.
10. En el caso de la adquisición de los activos fijos tangibles (AFT) se contabilizarán y
controlarán como lo establece el Sistema Nacional de Contabilidad y el Manual de
Normas y Procedimientos del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.
En las visitas de control que se les realice al Proyecto por el nivel superior se deben
evaluar los aspectos económicos, financieros y estadísticos siguientes:
a). Estado de cumplimiento de los aportes financieros tanto externos como
nacionales, en correspondencia con lo previsto en el proyecto.
b). Verificar el Cronograma de Ejecución del proyecto.
c). Que la presentación de la información financiera y de los informes técnicos
narrativos se realice de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 15/2006
del MINVEC.
d). Comprobar la contabilización de los recursos materiales y financieros.
e). Verificar la correspondencia entre los gastos registrados por partida del
presupuesto y el presupuesto aprobado.
f). Verificar la existencia y funcionamiento de los Comités de Compras.
g). Comprobar que las compras son conocidas por la Comisión de Divisas y
realizada según lo establece la Instrucción General No. 222 del MINSAP.
h). Verificar si se cumple la Instrucción General No. 206 del MINSAP en cuanto a la
comprobación del destino final.
De la Responsabilidad.
1) Los Proyectos de Colaboración se ejecutan al amparo de la Resolución
No.15/2006 del MINCEX y la firma de los Términos de Referencia por cada una
de las partes y los compromisos son de obligatorio cumplimiento por los Jefes
máximos y demás dirigentes y funcionarios de las entidades ejecutoras.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 30
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
Esta obligatoriedad se refiere a los aspectos técnicos, etapas, calendarios,
administración de recursos, informes y resultados.
En consecuencia, el Jefe máximo de la entidad ejecutora del proyecto es el
responsable del control de los recursos materiales y financieros que recibe por
el proyecto y de garantizar el cumplimiento de la presente.
2) Los proyectos tendrán una formalización de los compromisos y relaciones con el
Fondo Mundial y se inscriben a través del documento Acuerdo de Subvención y
las relaciones del Recipiente Principal con los Sub-beneficiarios en las Cartas
Acuerdos de Cooperación, firmada con cada institución.
3) El Mecanismo de Coordinación del País, MCP es la figura organizativa
conformada, según los lineamientos del Fondo Mundial de Lucha contra
Enfermedades, para optar por un proyecto bajo su financiamiento con el objetivo
de reducir, en forma sostenible y significativa, las infecciones y defunciones de
las enfermedades.
4) Cada proyecto aprobado por Acuerdo de Subvención contendrá un plan de
acción y un presupuesto aprobado los cuales son de estricto cumplimientos por
los Responsables de los Proyectos dentro del MINSAP.
5) Cada sub-beneficiario dentro del MINSAP-unidades y estructuras del sectorconfeccionará la solicitud de adquisición de los recursos planificados, dentro del
marco financiero aprobado y lo presentará a la Oficina Nacional de
Proyectos -”ONP“ del MINCEX previa aprobación de la Comisión de Divisas
correspondientes a la entidad solicitada.
6) La Oficina Nacional de Proyectos- ” ONP “ del MINCEX dentro de sus funciones
tiene establecido tramitar con la Empresa Ejecutora de Donativos ” EMED” del
MINCEX las solicitudes de adquisiciones que cumplan los requisitos del
Proyecto y se encuentren presentadas para el año.
7) Las compras de mercancías que se ejecuten con cargo al financiamiento de
proyectos deben realizarse a través de la Empresa Ejecutora de Donativos
(EMED) del MINCEX o sus representantes en Provincias; entidad creada para
atender esta actividad, garantizando facilidades en las operaciones y venta de
mercancías con rebajas beneficiosas para los usuarios.
8) Con el propósito de viabilizar las compras de mercancías a la EMED, el
MINCEX debe enviar la documentación requerida a esa entidad o a sus
dependencias en los territorios.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 31
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
9) Los sub-beneficiarios de los proyectos del MINSAP cumplirán las siguientes
funciones.
a) Trabajar por el cumplimiento exitoso de las tareas y lograr las metas del
Plan de Acción y el Proyecto en su totalidad.
b) Participar en las reuniones y actividades convocadas al efecto y
cumplimentar los acuerdos y decisiones generales y específicas que le
competen a los resultados esperados.
c) Reportar con evidencias los resultados trimestrales a las entidades
involucradas en los proyectos según se soliciten.- ONE, ONP, PNUD y
otras.
d) Crear y mantener un expediente con el registro de evidencias y
evaluación de las tareas de los proyectos.
e) Cumplir con todas las exigencias de contabilización sobre los recursos
financieros y materiales que han dispuesto por el proyecto.
f) Participar en las actividades de orientación, organización y control de
los proyectos.
g) Formalizar con los requisitos exigidos las solicitudes de adquisiciones y
de pagos a los que tiene derecho al amparo de su presupuesto en el
proyecto.
h) Recibir y facilitar los procesos de supervisión, control y evaluación que
se establezcan bajo el Programa de Auditorias del Proyecto.
i) Orientar y controlar los procesos de trabajo e informaciones que deben
cumplir los sub-beneficiarios subordinados a los territorios.
j) Asegurar las actividades de monitoreo y supervisión de sus respectivas
dependencias territoriales.
10) Los sub-beneficiarios de los proyectos del MINSAP deberán participar en los
Comités Técnicos y de Compra que se convoquen durante el desarrollo de los
Proyectos.
11) Los Proyectos de Colaboración con independencia de su procedencia que en
su ejecución aporten al Sistema Nacional de Salud recursos materiales,
incluyendo activos fijos tangibles, financieros, a esta actividad se les debe dar el
mismo tratamiento que los provenientes de DONACIONES aplicando del
Capitulo I las Secciones de la 2 a la 10 de esta Instrucción adecuándola a las
características del mismo.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 32
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
GENERALIDADES
1. Contiene los aspectos esenciales de la Resolución No 61/1997 del Ministerio de
Finanzas y Precios.
2. Los jefes máximos de las entidades serán los responsables del cumplimiento de
lo que por la presente se dispone, debiendo orientar a los demás dirigentes,
funcionarios y trabajadores de las entidades sobre los aspectos que a cada uno
corresponde cumplir en el desempeño de sus funciones
DISPOSICION FINAL.
1. Los requerimientos técnicos para la confección de los asientos contables que se
generen durante la aplicación de la presente Instrucción, están contenidos en el
Manual de Instrucciones y Procedimientos del Subsistema de Contabilidad, ubicado
en la Página Electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad del MINSAP.
http://www.dncontabilidad.sld.cu/.
2. Se derogan los documentos que se detallan a continuación, y que han sido revisados,
actualizados e incluidos en esta Instrucción General.
Documento
Número
Instrucción
General No 242
Instrucción
General No. 227
Instrucción
General No. 227
Apéndice No. 1
Carta Circular 4
Carta Circular 4
Apéndice No. 1
Carta Circular 4
Apéndice No. 2
Carta Circular 22
Asunto
Procedimiento para el Control Económico de los
Proyectos de Colaboración y de los Recursos
que se Reciben por esa Vía.
Tratamiento de las Donaciones que Recibe el
Sistema Nacional de Salud.
Tratamiento de las Donaciones que Recibe el
Sistema Nacional de Salud.
Procedimiento para la Recepción Preliminar de
las Donaciones que Recibe el MINSAP.
Procedimiento para la Recepción Preliminar de
las Donaciones que Recibe el MINSAP.
Procedimiento para la Recepción Preliminar de
las Donaciones que Recibe el MINSAP.
Autorización de las Donaciones de Vehículos
Automotores.
Fecha de
Emisión
9-05-08
16-11-98
16-03-99
8-07-03
4-08-04
4-10-07
26-06-96
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 33
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
Esta Instrucción General surte efecto a partir de la fecha de su emisión.
Lic. María Elena Díaz Campos
Directora de Finanzas y Contabilidad p.s.r.
Vto. Bueno:
Lic. Pedro Hidalgo Prado
Viceministro
Dr Luis Estruch Rancaño
Viceministro.
Dictaminado conforme
Lic. Tania García Cabello
Directora Jurídica
Registrado por:
Dpto. Sistemas y Métodos
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 34
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
CAPITULO III – ANEXOS.
ANEXO A
Diagrama para la Aprobación de Proyectos de Cooperación
BENEFICIARIO
DIRECCIONES DE
LAS INSTITUCIONES
DEL SNS
UNIDAD DE
DONACIONES
Y PROYECTOS
MINCEX
FIRMAS
(PARTES)
Formulación
Aprobación
Aval Técnico
Concilia áreas del
MINSAP
Aprobación
Términos de Referencia
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 35
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
ANEXO B
Diagrama de Control de Proyectos
CUENTA
BANCARIA
A
MINCEX
Aprobación y firma de los Términos
de Referencia
No. Consecutivo
UNIDAD DE DONACIONES
Y PROYECTOS
DIRECCIONES DE LAS
INSTITUCIONES DEL
SNS QUE EJECUTAN EL
PROYECTO
ENTIDAD EJECUTORA
CONTABILIZACION
INFORME
ECONOMICO
Registro del Proyecto
Expediente del Proyecto
Registro del Proyecto
Expediente del Proyecto
Control del Presupuesto
Control del Presupuesto
Expediente del Proyecto
Movimientos Financieros
Inventarios
Ejecución - Gastos
Presupuesto y Ejecución
por Proyecto
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 36
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
ANEXO C
Información Financiera de los Proyectos de Colaboración
Título del proyecto:
(1) País u Organismo Internacional:
(2) Descripción Fuente/Donante:
(3) Contraparte extranjera:
(5) Fecha Firma de Términos de Referencia o Documento Similar:
(7) Fecha
(8) Provincia
(6) Fecha Inicial:
Final:
cubana:
Naturaleza
Activos Fijos Tangibles
Equipos de transporte
Equipos médicos
Otros
Materiales Gastables
Insumos Médicos
Vacunas
Anticonceptivos
Otros Insumos médicos
Alimentos
Asistencia Técnica
Consultorías
Eventos
Otros
Capacitación
Subcontratos de Servicios
Misceláneas
TOTAL
(4) Contraparte cubana:
(9) Estado de ejecución:
Ejecución por
trimestres
Presup.
I
II
IV
0$ 0$
0$
0$
0$
0$ 0$
0$
0$
0$
0$ 0$
0$
0$
0$
0$ 0$
0$
0$
0$
Eje. Acum.
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
Saldo Disp.
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
0$
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 37
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
ANEXO D
DEFINICIONES PARA LA APLICACION DEL “PROCEDIMIENTO QUE REGULA LAS
DONACIONES DE VEHICULOS AUTOMOTORES POR PERSONAS NATURALES O
JURIDICAS EXTRANJERAS A PERSONAS JURIDICAS CUBANAS” PUESTO EN
VIGOR POR LA RESOUCION NO.081/93 EMITIDA POR EL MINISTERIO PARA LA
INVERSION EXTRANJERA Y LA COLABORACION ECONOMICA, EL 22 DE
DICIEMBRE DE 1993.
Como las donaciones de vehículos automotores al amparo o no. de Convenios,
Acuerdos, Protocolos o Términos de Referencia para financiar proyectos de
colaboración, se han incrementado considerablemente desde la fecha de emisión de la
Resolución 081/93, resulta necesario precisar y/o ampliar algunas definiciones y
enmarcar el tratamiento a los vehículos donados dentro de la política general establecida
para las donaciones, evitando que se viole la política de importación de vehículos
automotores, que se burle el pago de impuestos en MLC por concepto de importación o
que se tramiten como donaciones vehículos, artículos o insumos con fines lucrativos.
1. DE LA DEFINICION.
1. Teniendo en cuenta que se considera donación cualquier recurso que se reciba,
vinculado o no a proyectos de colaboración internacional, en especie o en
efectivo, con carácter no reembolsable, cuyo valor pueda constituir un ingreso al
Presupuesto Central del Estado y el destino de uso no tenga un fin lucrativo, solo
podrán ser importados o adquiridos en el país en calidad de donativo los
vehículos automotores que cumplan estrictamente con esta definición.
2. DE LOS BENEFICIARIOS.
a) Los Órganos y Organismos Estatales, las Organizaciones Políticas y de Masas,
las Instituciones Docentes, Científicas y Culturales, las Empresas y otras
entidades, estatales o locales, y los Órganos del Poder Popular, pueden ser
beneficiarios directos de donaciones de vehículos automotores, vinculados o no a
proyectos.
b) Las Organizaciones no Gubernamentales cubanas, a través de sus órganos de
relación.
Economía
Instrucción General No. 249
Página No. 38
23 de marzo de 2010
______________________________________________________________________
c) Las Organizaciones no Gubernamentales Extranjeras, los Organismos
Internacionales acreditados en Cuba y el personal extranjero vinculado a
proyectos de colaboración, podrán importar libres de impuestos vehículos
automotores cuando estos estén asociados a proyectos de colaboración oficiales,
que financien o ejecuten los que podrán reexportar, vender a Cubalse o donar al
Estado cubano cuando el proyecto concluya.
d) No podrán ser beneficiarios de donaciones de vehículos automotores el resto de
las Representaciones Extranjeras acreditadas en el país, las Asociaciones
Económicas, empresas privadas y personas naturales nacionales o extranjeras.
e) Independientemente de lo regulado en los incisos a) y b) no se autorizarán
donaciones de vehículos automotores si entre el donante y el beneficiario median
vínculos o intereses de tipo económico.
f) La recepción de donaciones de vehículos automotores por parte de cualquier otra
entidad cubana no descrita anteriormente será sometida a la consideración de la
Secretaría Ejecutiva del Consejo de Ministros.
3. DEL INGRESO AL PRESPUESTO CENTRAL.
Toda entidad cubana beneficiaria de vehículos automotores donados deberá
abonar su contravalor en moneda nacional de acuerdo con las regulaciones
vigentes del Ministerio de Finanzas y Precios.
La Habana, 22 de abril de 1996.