Download Protocolo Reuniones de Gabinete

PROTOCOLO REUNIONES DE SEGUIMIENTO
OBJETIVO
El objetivo de estas reuniones es contar con un ámbito de equipo para realizar
el seguimiento de la gestión, detectar alertas tempranas e identificar demandas de coordinación entre áreas.
PARTICIPANTES
Las reuniones de seguimiento las lidera Jefe de Gabinete, con la participación del
Alcalde/Intendente cuando su agenda se lo permita.
Participan los Secretarios + Auditoría General divididos en tres grupos:
Ejemplo:
G1
G2
G3
Cultura y Educación.
Deporte y Turismo
Servicios
Públicos
Desarrollo
Económico
Salud
GIRSU
Auditoría
General
Desarrollo
Social
Medio
Ambiente
Legal y
Técnica
Seguridad y
Ordenamiento
Urbano
Gobierno y
DDHH
Secretaría
Privada
Desarrollo Urbano
y Obra Pública
Agencia de
Fiscalización
y Control
Economía y
Hacienda
En las tres reuniones participa además la Secretaría Legal y Técnica, la Secretaría de Economía y Hacienda y la Subsecretaría de Comunicación.
Un miembro del equipo de la JG cumple el rol de Secretaría Técnica de este ámbito:
G1
G2
G3
PROTOCOLO REUNIONES DE SEGUIMIENTO
CONTENIDO
La conversación en la reunión de seguimiento opera sobre los estrategias y
sobre la gestión cotidiana de las Secretarías.
FRECUENCIA Y TIEMPO PREVISTO
Semanal, 2 hs. máximo
DÍA Y HORARIO PREESTABLECIDO
Cada Grupo tendrá un día y horario pre-establecido de reunión.
ejemplo:
G1
G2
G3
MARTES
16 a 18 hs
MIÉRCOLES
16 a 18 hs
JUEVES
16 a 18 hs
PROTOCOLO REUNIONES DE SEGUIMIENTO
ACCIONES PREPARATORIAS
1
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
Definir los participantes que están convocados y enviar un mail de convocatoria a la reunión.
LUNES a la tarde
CONVOCA:
Jefe de Gabinete
2
TEMARIO
3
PRE-PROCESAMIENTO DE LOS TEMAS
(la secretaria desde su mail)
La convocatoria a la reunión incluye el temario
SOBRE LOS TEMAS A INCLUIR:
En función de la estructura de la reunión de seguimiento, se deben comunicar en el mail:
los proyectos estratégicos que se van a trabajar en equipo y solicitar sugerencias de
temas de gestión cotidiana para incorporar al temario … habrá tiempo hasta el día anterior a la reunión para sugerir temas.
Cada Secretaría, los días viernes, tiene que enviar el avance en el cumplimiento de los
compromisos de los proyectos estratégicos a su cargo. El Secretario o Secretaria Técnica, a partir de la información del tablero, más su valoración técnico-política, tiene el rol
de:
Identificar las demoras en la ejecución de los proyectos y seleccionar aquellos que propone al Jefe de Gabinete para tratar en la reunión de Seguimiento, en la sección “Proyectos que presentan
demoras”.
Proponer los Proyectos para tratar en la sección “Proyectos para
abordar en equipo”.
Recibir los temas de la gestión cotidiana propuestos por la áreas
y valorarlos, identificando los más relevantes para el proyecto.
Presentarle un informe al Jefe de Gabinete con la valoración de los
temas y, a partir de su evaluación, conformar el temario definitivo
de la reunión.
PROTOCOLO REUNIONES DE SEGUIMIENTO
DURANTE LA REUNIÓN
1
MOMENTOS DE LA REUNIÓN
2
AGENDA DE REUNIÓN
1
2
3
4
Distribuir el temario a todos los participantes.
A
APERTURA
Lectura del temario + incorporar temas propuestos por los
Secretarios.
50 MIN
B
1
2
3
4
PROYECTOS
10 MIN
Selección de Proyectos para abordar en equipo (2) / el
15 MIN
Secretario presenta el Estado de situación del proyecto y escux PROYECTO
cha aportes de otras áreas: cómo pueden colaborar con el
MAX 30 MIN
proyecto desde su lugar.
50 MIN
Alertas de la JG sobre Proyectos que presentan demoras en
su ejecución; identificar causas y posibles cursos de acción.
(Máximo 3 Proyectos)
C
GESTIÓN COTIDIANA
DE LAS ÁREAS
Temas propuestos por las áreas (3), para conversar en
equipo.
10 MIN
x PROYECTO
MAX 30
MIN
10 MIN
x TEMA
50 MIN
Total 30
Espacio para la conversación con las áreas centrales que participan de la reunión
MIN
20 MIN
Información de Economía y Hacienda sobre el % de ejecución
presupuestaria por Secretaría / Identificar obstáculos en la ejecución
Información sobre Personal de las áreas.
Comunicación.
D
CIERRE
Lectura de COMPROMISOS
10 MIN
50 MIN
3
ROLES
Jefe de Gabinete
Responsable de LIDERAR la reunión
Responsable de VELAR POR LOS TIEMPOS de la reunión
Responsable de TOMAR NOTAS sobre el desarrollo de la Reunión
Al
Finalizar
A DESIGNAR
Secretaría Técnica
COMPROMISOS
A POSTERIORI DE LA
REUNIÓN
circular la minuta especificando por cada tema tratado, cuáles
son los acuerdos, los compromisos y sus responsables.
LOS PARTICIPANTES
pueden hacer comentarios a la minuta, el responsable del envío
puede incorporar el comentario y volver a circular la minuta
definitiva a todos los participantes.