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Documentación del CK-BaaB
Recepción de Documentos de Cobro
La nueva concepción de la gestión de cobros de Ck_Baab parte de la intención de agrupar en
un único programa la posibilidad de realizar de forma ágil los diferentes tipos de cobro que
permite Ck_Baab, exceptuando la generación de remesas bancarias de recibos, que ya
dispone de su propio circuito).
Mediante este módulo podremos recepcionar cheques y
pagarés, contados (efectivo), y transferencias.
Selección de Modalidades de Cobro (1):
Cheques y Pagarés:
Esta opción nos permitirá recepcionar en el sistema los diferentes
documentos de cobro de nuestros clientes, normalmente Cheques y pagarés. Utilizando este
nuevo circuito de recepción evitaremos las tareas previas de consolidación y división de efectos
a cobrar antes de recepcionar el documento, ya que se establece en el sistema la entidad
“Documento de cobro”. Este permite mantener más información sobre dicho cobro a la vez que
evita la perdida del origen de los efectos que se cobran, ya que en ningún caso se requiere la
consolidación de dichos efectos. Este circuito consta de la recepción (mencionada
anteriormente), la generación de remesas de documentos de cobro, la impresión de la hoja de
w_aux_docs_cob_recep.doc
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ingreso de documentos a la entidad bancaria y por último la confirmación de la remesa
(momento este en que se realizará la operación de contabilización del cobro).
Contados (Efectivo):
Esta opción la utilizaremos para realizar cobros manuales, ya sea
cobros en efectivo, como por cualquier otro medio de cobro que desee tratarse como un
contado riguroso. Dicha opción realizará la operación de contabilización en el mismo momento
en que realicemos el cobro y con la misma fecha de vencimiento que la establecida como fecha
de operación (por defecto la fecha actual).
Transferencias: El modo de actuación es muy similar a la de contados, con la diferencia que
se permite establecer una fecha de valor, la cual será la fecha real de la operación de
transferencia mientras que la fecha de operación nos determinará la fecha de recepción del
“documento”.
La operación de contabilización ser realizará en el mismo momento de la
recepción de la transferencia y el vencimiento del documento quedará establecido por la fecha
de valor del mismo.
Esta modalidad permite incorporar directamente las transferencias
bancarias recibidas electrónicamente (N43 de la AEB).
Cheques y Pagarés:
Mediante el selector de tipos de cobro (1) elegiremos la opción “Cheques y Pag.”.
En la
ventana superior cumplimentaremos los datos de los diferentes documentos de cobro que
hayamos recepcionado. Seguidamente se activará la selección de efectos a cobrar (3). Esta
acción habilitará la subventana de selección de efectos en donde podremos establecer el
criterio de los cobros que deseamos cancelar con los documentos introducidos previamente.
Podemos optar por dos métodos de entrada de documentos:
Documento por Cliente: En la ventana donde se cumplimentan los datos del documento a
recepcionar, entre otros datos se solicita el código de cliente del cual hemos recibido el
documento (Cheque o pagaré). Esto significa que dicho cobro cancelará únicamente facturas
de un único cliente.
Una vez introducido el criterio de efectos a cobrar aparecerán en la
subventana inferior dichos efectos, los cuales serán únicamente de los clientes de los
documentos entrados en la ventana superior.
Documento Genérico: A diferencia de la modalidad anterior, no se pide el código de cliente
en la entrada de documentos y una vez cumplimentado el criterio de selección de efectos a
cancelar, aparecerán por pantalla efectos de cualquier cliente.
Esta opción se utiliza
principalmente para recepcionar documentos, por ejemplo de centrales de pago, las cuales
cancelan facturas de varios clientes con un mismo documento.
w_aux_docs_cob_recep.doc
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Para establecer el método por defecto de entrada de documentos ver:Parametrización y
opciones avanzadas –> Parametrización).
Ahora deberá activarse el documento “dobleclick” al que deseamos asignar los efectos. El
indicador de documento activo quedará en rojo y procederemos a seleccionar los efectos “click”
en la ventana inferior.
En modo “Documento por Cliente” a cada documento solo podrá
asignarse efectos de ese mismo cliente y tipo de cuenta. Una vez se haya igualado o superado
el importe del documento no se permitirá seleccionar más efectos, quedando el último efecto
parcialmente asignado en color rojo (indicación de que dicho efecto será cancelado
parcialmente). En caso de que no se llegue a seleccionar efectos por el total del documento (el
cheque o pagaré es de importe superior a los efectos a cancelar) se creará una diferencia a
favor del cliente que será tratada posteriormente. (Ver movimientos contables y cancelación –
> Cheques y Pagarés).
Seleccionando cualquiera de los documentos de cobro (“Click” en la ventana superior) veremos
en todo momento los efectos que tiene asignados -con el indicador activado y en negrilla- dicho
documento. Así mismo, en el cuadro de información de totales (2) se muestra el importe y
diferencias pendientes para cumplimentar el total del documento activo.
Puede optarse por la marcación de efectos mediante número de factura original o código de
efecto (4). Evitando así la necesidad de hacer “click” sobre cada uno de los efectos, lo cual
puede resultar molesto cuando se trata de volúmenes importantes de facturas a cancelar. (Ver
Parametrización y opciones avanzadas –> Características comunes)
Si ya se ha realizado la tarea de asignación de efectos a los documentos pulsaremos el botón
“Generar Cobros”, el cual nos realizará el cálculo de posibles diferencias y generará la
propuesta de cobro que podremos visualizar en el apartado “Resultado”.
Cuando
actualicemos los cobros cobro se procederá a realizar la recepción de los documentos que
quedarán preparados para remesarlos al banco. En este momento todavía no se ha efectuado
ninguna operación contable, únicamente se ha efectuado la generación de las posibles
diferencias (efectos parciales o anticipos) y bloqueado los efectos a cobrar en estado “17”
(Recibido documento de cobro).
Contados (Efectivo)
Accederemos a este tipo de cobro mediante el selector de cobros (1). La operativa es muy
similar a la descrita en el modo de cheques y pagarés. La diferencia principal radica en que en
el momento en que actualicemos el cobro generaremos el apunte contable y la cancelación de
los efectos. En la modalidad de contados también tenemos dos posibles formas de entrada:
w_aux_docs_cob_recep.doc
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- Cobro por Cliente:
En este modo de actuación deberemos establecer un criterio de
selección de efectos (3). Cuando los efectos (de diferentes clientes) aparezcan en pantalla
deberemos seleccionarlos de la misma forma que en recepción de cheques y pagarés. Por
cada cliente diferente del que se seleccionen efectos se creará una línea en la ventana superior
en donde se acumulará el importe de la factura. Es decir, obtendremos tantos documentos de
cobro como clientes diferentes hayamos seleccionado efectos. Si deseamos cancelar
parcialmente algún efecto deberemos indicarlo modificando la columna “Importe Asignado” con
lo cual este nuevo importe será
por el que se cancelará el efecto, dejando pendiente, o
cancelando contablemente la diferencia restante.
La contabilización mediante este método nos generará un apunte por el importe de cada efecto
en la cuenta de clientes contra un apunte del total de cada cliente en la cuenta financiera (caja):
- Cobro Genérico: La forma de actuación es similar que en el cobro por cliente y difiere en que
el importe total de los efectos a cancelar se acumulará en el importe del documento
indistintamente del cliente que se trate. Se añade la posibilidad de poder modificar el importe
del total a cancelar para así poder imputar diferencias de gastos a contabilidad directa. Esto se
realiza apuntando la cantidad que realmente se ha cobrado, independientemente del total
establecido mediante la marcación de efectos.
La contabilización obtenida mediante este método es un apunte por el importe de cada efecto
en la cuenta de clientes contra un apunte por el total del cobro de todos los clientes en la
cuenta financiera (caja).
Si ya se ha realizado la tarea de asignación de efectos a los documentos pulsaremos el botón
“Generar Cobros”, el cual nos realizará el cálculo de posibles diferencias y generará la
propuesta de cobro que podremos visualizar en el apartado “Resultado”.
A diferencia de “Cheques y pagarés” la contabilización del cobro tiene lugar en el instante en
que confirmamos (botón grabar de la ventana “Resultado”). En el caso de que se generen
diferencias negativas o cobros parciales de uno o más efectos, también se crearán o
cancelarán en este momento. (Ver movimientos contables y cancelación –> Contados).
Transferencias:
Mediante el selector de tipos de cobro (1) elegiremos la opción “Transferencias”. En la ventana
superior cumplimentaremos los datos de las transferencias que deseamos generar el cobro. El
modo de operación es muy similar al explicado en el apartado de cheques y pagarés. De igual
forma también disponemos de dos tipos de recepción de transferencias:
w_aux_docs_cob_recep.doc
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Transferencia por Cliente:
En la ventana donde se cumplimentan los datos de la
transferencia a recepcionar entre otros datos se solicita el código de cliente de la misma. Esto
significa que esta cancelará únicamente facturas de un único cliente. Una vez introducido el
criterio de efectos a cobrar aparecerán en la subventana inferior dichos efectos, los cuales
serán únicamente de los clientes de las diferentes transferencias que hayamos entrado en la
ventana superior.
Transferencia Genérica: A diferencia de la modalidad anterior, no se pide el código de cliente
en la entrada de la transferencia. Una vez cumplimentado el criterio de selección de efectos a
cancelar, aparecerán por pantalla efectos de cualquier cliente. Esta opción se utilizará cuando
recibamos transferencias de centrales de pago. (El mismo caso que en la recepción cheques y
pagarés pero en modo de cobro por transferencia.)
De la misma forma que en las modalidades de cobro anteriores (Cheques y pagarés y
efectivos) podremos asignar parcialmente efectos o establecer diferencias negativas que se
contabilizarán o generarán efectos pendientes en el momento del cobro (o sea cuando se
graben las transferencias entradas).
Una vez marcados los efectos para cada transferencia, generaremos el o los cobros que
podremos visualizar en la ventana de “Resultado”.
La contabilización se realizará en el
momento de grabar la o las transferencias y la contabilización constará de un apunte por cada
efecto en la cuenta de clientes contra un apunte por el total de cada transferencia en la cuenta
financiera (banco).
Recepción Automática de transferencias (N43 A.E.B.)
Debido a la cada vez mayor integración de la banca electrónica en nuestros sistemas, se ha
dotado al módulo de la capacidad de importar directamente las transferencias recibidas desde
las entidades bancarias. Para optar a esta prestación es necesario tener activado el módulo de
recepción de archivos (N43) de Ck_Baab, y tener activado el sistema de recepción de archivos
desde la entidad bancaria.
Si es así, - y después de haber recepcionado todos los archivos mediante la carga de archivos
(N43) - pulsaremos el botón “Importar” (6), el cual nos dará acceso a una subventana en la
que podremos visualizar todas las transferencias pendientes de recepcionar el cobro.
Seleccionaremos aquellas que nos interesen y automáticamente quedarán incorporadas en la
ventana correspondiente a las transferencias, debiendo únicamente asignarles el cliente,
puesto que actualmente esta información es imposible recuperarla desde la entidad bancaria.
w_aux_docs_cob_recep.doc
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Propuesta y generación del cobro
Una vez asignados los documentos de cobro (Cheques, pagarés, efectivo y transferencias), se
accede a la ventana donde se presenta un resumen de todos los cobros que se van a realizar.
En color verde aparece el documento de cobro (total cobrado), en azul los efectos que se
cancelaran o recepcionarán totalmente y en rojo los que se cancelaran de forma parcial o
diferencias negativas o a favor del cliente.
Los efectos marcados en rojo y con signo “Cobro” son aquellos que se cobraran parcialmente
es decir que, internamente, se ha creado una división de efectos y se cobra una parte. Si el
signo es “Pago” significa que el importe del documento recibido es superior al total de los
efectos a cancelar con lo cual se creará una diferencia negativa en cartera (anticipo) o a
cancelar contablemente.
Según como tengamos parametrizado el sistema, dichas diferencias se imputaran directamente
a una cuenta de gastos o ingresos (según corresponda) o bien se generarán los efectos (de
cobro o pago) por dicha diferencia. Esto, no obstante, puede alterase desde esta ventana. Es
decir, que aunque la parametrización por defecto indique la imputación a contabilidad,
podremos variar esta opción mediante el desplegable situado a la izquierda de cada diferencia
creada. Asimismo, mediante el botón de interrogante que normalmente usamos para visualizar
w_aux_docs_cob_recep.doc
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información adicional, accederemos al detalle de contabilización de la diferencia o al efecto
resultante en cartera que podremos modificar según nuestras necesidades.
Antes de pulsar el botón “Grabar”, si fuese necesario, será posible retroceder dichas
propuestas.
Esto se realizará pulsando sobre cualquiera de las líneas.
seleccionará todas las líneas de un mismo documento.
Dicha acción
Una vez hecho esto pulsaremos
“Retroceso” y se nos devolverá el documento y todos los efectos a las ventanas originales de
selección, eliminándolos de las propuesta de cobro. Una vez se pulse el botón “Grabar” se
realizarán las operaciones correspondientes a cada tipo de cobro. (Ver movimientos contables
y cancelación).
Una vez generados los documento de cobro, siempre que se trate de cheques o pagarés, podremos
modificarlos -antes de generar remesas- a través del programa de “Mantenimiento de Documentos de
Cobro” (Ver parametrización y opciones avanzadas).
Movimientos Contables y Cancelación
Cheques y Pagarés: Cuando recepcionamos cheques y pagarés el proceso de actualización
se limita a cambiar el estado de los efectos recepcionados a “17 - Recibido Documento de
Cobro”.
Posteriormente deberá generarse la remesa de documentos de cobro, la hoja de
ingreso de la remesa al banco y la confirmación de dicha remesa. Estos pasos se explican
más adelante.
En el supuesto que el importe del documento sea mayor que el de los efectos seleccionados y
hayamos optado por cancelar contablemente la diferencia, el sistema se guardará la
información de dicha diferencia y en el momento en que se realice la confirmación del
documento se procederá a contabilizarla. Este desfase de tiempo es para evitar un descuadre
entre cartera y la cuenta corriente del cliente durante el periodo que transcurre entre la
recepción y la confirmación del cobro. En el caso que deseemos generar cartera negativa con
la diferencia, el sistema creará un anticipo (efecto de cobro y pago simultáneamente) que en el
momento de la confirmación se cancelará automáticamente quedando como cartera pendiente
el efecto negativo (de pago al cliente)
Si por el contrario, se fracciona algún efecto (cobro parcial) se actuará de la siguiente forma:
•
Si imputamos la diferencia a contabilidad el proceso modificará el importe del efecto
con el nuevo importe que se va a cobrar y lo pasará a estado “17 – Recibido
documento de cobro”, imputando directamente a una cuenta de gasto la diferencia
perdida.
w_aux_docs_cob_recep.doc
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•
Si por el contrario deseamos mantener esta diferencia en cartera, el proceso generará
una operación de división creando un nuevo efecto por la diferencia y marcando el que
se desea cancelar a estado “17 – Recibido documento de cobro”
Contados (Efectivo): En el momento de la actualización del cobro es cuando se realizará el
movimiento contable (a diferencia de los cheques y pagarés).
Si no hay ningún tipo de
diferencias, el proceso generará un apunte sobre la cuenta corriente de tercero por cada efecto
contra un apunte contra la cuenta corriente financiera por el total de cada documento de cobro
(documento = cliente) en el caso de “Cobros por cliente”. Y un apunte por cada efecto en la
cuenta de clientes contra un apunte por el total del cobro (documento = total cobrado) en la
cuenta financiera en el caso de “Cobros genéricos”.
En el caso de diferencias se actuará de la misma forma que en Cheques y Pagarés.
Si
deseamos mantener la diferencia en cartera se creara una operación de división de efectos
cancelando únicamente la parte que se desea cobrar. Si la diferencia es a favor del cliente se
generará un nuevo efecto a pagar (abono). Si la parametrización del sistema indica que estas
diferencias deben contabilizarse directamente (no generar efectos en cartera) estas se
imputarán a una cuenta de gastos o ingresos según sea el signo de la diferencia. A diferencia
de “Cheques y pagarés” estas operaciones se realizarán en el mismo momento en que se
ejecuta la operación de cobro.
Transferencias:
La operación de cobro por transferencia es la misma que se ejecuta en
contados,. Esto significa que el movimiento de cobro se desglosará en un apunte a la cuenta
del cliente por cada efecto seleccionado contra un apunte por el total de cada transferencia a la
cuenta financiera (ya sea de transferencia por cliente, como transferencia genérica).
Las diferencias ocasionadas entre la transferencia y el total de los efectos seleccionados se
trataran de igual forma que en “Contados”.
Parametrización y opciones avanzadas
Características Comunes (Cheques y pagarés, Contados y Transferencias)
Marcación por código: Cuando tenemos una selección de efectos pendientes de cobrar en
pantalla podemos acceder al sistema de marcación por códigos pulsando el botón “Marcar
Efectos” (4) . Este botón nos da acceso a una subventana que permite seleccionar los efectos
mediante su código o bien su código de factura original.
A su vez este mismo programa
permite realizar las tareas de marcación global: “Seleccionar Todo”, “Anular Selección” o
“Invertir Selección”.
w_aux_docs_cob_recep.doc
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La
marcación
por
código
permite
seleccionar los efectos a partir de los
códigos de documentos asociados a
dichos efectos (normalmente la factura
original).
Al
teclear
los
códigos
automáticamente quedarán marcados los
efectos correspondientes en segundo
plano, sin ser necesario el uso del ratón, con lo que la agilidad de selección aumenta
considerablemente.
Acceso al Consultor: En determinados casos (especialmente la entrada de transferencias)
puede ser extremadamente útil el acceso al consultor de clientes puesto que en la mayoría de
casos la entidad bancaria envía un concepto en que normalmente no aparece el código de
cliente interno. Con suerte se dispone del código de factura original o nombre del cliente.
Tecleando un “?” en el campo destinado al código de tercero se activa el consultor que permite
recuperar el código de cliente a partir de su nombre, NIF o demás datos, e incluso a partir de
códigos de facturas asociadas a este.
Ordenación por columna: “Clicando” las cabeceras de la lista de efectos pendientes se
ordena ascendiente o descendentemente la columna seleccionada
Información Adicional: Siempre y cuando exista información adicional del documento, efecto,
remesa o cualquier tipo de entidad que estemos tratando aparecerá a la izquierda del dato un
botón con un interrogante.
“Clicando” sobre dicho botón se accederá a la información
adicional. Por ejemplo: accederemos a la ficha detallada de un efecto “clicando” sobre el botón
correspondiente a la línea de dicho efecto en la ventana de selección de efectos pendientes de
cobrar.
Parametrización
w_aux_docs_cob_recep.doc
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(1)– Asignación de diferencias: Mediante esta opción podremos definir en cada tipo de cobro
dónde deseamos reflejar las posibles diferencias que se puedan generar. Esta opción puede
tener distintas parametrizaciones para cada uno de los tipos de cobros (Cheques y pagarés,
contados y transferencias).
•
Generar Efectos: Cualquier diferencia entre el cobro y los efectos seleccionados
generará un nuevo efecto en cartera (ya sea cobro o pago, según el signo de la
diferencia)
•
Contabilidad: Las diferencias generadas se imputarán directamente a contabilidad
(Cuenta de gasto o ingreso según corresponda).
•
Automático según importe: Automáticamente el programa decidirá donde debe
imputarse la diferencia tomando como criterio un determinado valor que se asignará en
la casilla (3).
Por ejemplo, puede que deseemos que de forma automática las
diferencias inferiores a 1 € se imputen directamente a una cuenta de gastos o ingresos
y los superiores generar o mantener el importe en cartera.
w_aux_docs_cob_recep.doc
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•
Manual: En este caso, y por cada cobro introducido que conlleve una diferencia se
preguntará por la acción a realizar (Contabilidad o cartera)
(2)– Contabilización por defecto: Si hemos definido en la 1ª opción que deseamos
contabilizar las diferencias, entonces podremos acceder a los botones de contabilización por
defecto en donde definiremos las cuentas, analíticas, etc... tanto para las diferencias positivas
como negativas. Esta opción también podrá ser diferente según el tipo de cobro que estemos
tratando y será la opción por defecto que nos propondrá el sistema para cada uno de los
cobros realizados.
No obstante en la ventana de “Resultado”, si nos interesa, siempre
podremos particularizar y modificar la contabilización para cada uno de los cobros.
(3)– Importe Asignación Automática: Esta casilla se nos habilitará si hemos optado por la
“asignación automática según importe”. Es en este espacio donde deberemos introducir el
importe que determina donde se imputarán las diferencias generadas (a contabilidad o cartera).
(4)– Tipo de Documento (Cheques y pagarés):
Esta opción nos permitirá decidir si
deseamos introducir un documento de cobro (ya sea cheque o pagaré) por cada cliente
individual, o introducir un documento que permita cancelar efectos de varios clientes.
El
ejemplo de varios clientes que pagan a través de una única central de pagos.
(5)– Tipo de Recepción (Contados): Si escogemos el cobro genérico cancelaremos efectos
de varios clientes contra un único cobro en caja (cuenta financiera). En el caso de “cobro por
cliente” cancelaremos efectos de varios clientes contra varios cobros en caja (cuenta
financiera), es decir, un cobro por el total de cada cliente.
(6)– Tipo de Transferencia (Transferencias): De igual forma que en Cheques y pagarés,
determinaremos si una transferencia puede
cancelar efectos de un único cliente o varios
clientes simultáneamente.
(7)– Inicio de Programa: Afecta exclusivamente a la operativa del programa y debe utilizarse
para definir cual es la modalidad de cobro en que deseamos que se active el programa. Es
decir:
si marcamos la opción de “Contados”
cada vez que se active el programa nos
propondrá la opción de entrar tipos de cobro contado.
Aunque tengamos una opción por
defecto siempre podremos cambiar el tipo de entrada pulsando sobre los botones de selección
de “Tipos de Cobro” (1).
(8)– Guardar configuración al salir:
Manteniendo marcada esta opción, cualquier
modificación que se realice en la parametrización del sistema quedará guardada para este
usuario y cuando se vuelva a ejecutar el programa se activará en base a la última
parametrización guardada. Si no se activa esta casilla, los cambios que se realicen en la
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parametrización tan solo afectarán a la sesión actual. Dicha parametrización se guarda a nivel
de usuario, es decir; cada usuario puede mantener su propia parametrización del programa.
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