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Unidad Didáctica 7
Contabilización de Gastos e Ingresos
Presentadas las herramientas y conocida la técnica contable es el momento de
aplicar lo aprendido a la contabilización de las operaciones habituales.
Dedicamos la primera unidad a las operaciones que desarrollan las empresas y que
se relacionan con los gastos y los ingresos.
Las compras, ventas y otras operaciones habituales se describen en los diferentes
capítulos desde un óptica contable y analizando los diferentes aspectos relevantes
de las mismas.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Conocer los gastos más habituales a los que se enfrenta la empresa y su
contabilización
Entender las fuentes de ingreso habituales de las empresas y su
contabilización
Analizar el tratamiento contable del IVA asociado a las operaciones de
compra y venta de la empresa
Contabilización de Gastos e Ingresos
1
Capítulo 7.1
Gastos Contables
Desde el punto de vista contable, los gastos son muy relevantes dentro del proceso
contable general.
A menudo el concepto de gasto y pago se confunden en la práctica cotidiana de la
sociedad, la contabilidad necesita separar los conceptos ya que resulta vital APRA
conocer la viabilidad y situación económica de la misma.
Las compras como fuente principal de gasto, junto a otros gastos generales de
gestión ocupan las siguientes lecciones, se añade el gasto de personal y al final
analizaremos el proceso de pago.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Entender la operación de compra en sus modalidades y con diversas
situaciones que se producen tales como descuentos, gastos,…
Contabilizar los gastos genéricos de suministros y otros que intervienen en
la gestión habitual de la empresa
Contabilizar una nómina básica
Conocer la contabilización de los pagos habituales
Contabilización de Gastos e Ingresos
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Introducción
Una vez colocados los cimientos sobre los que se edifica la técnica
contable, llega la hora de aplicarlos de forma práctica y meternos
de lleno en la labor de contabilizar los hechos económicos
habituales.
Una de las operaciones esenciales para las empresas, son los
gastos contables, y que rodean la actividad empresarial de
principio a fin, tomando eso sí, muy diferentes formas que
veremos en el desarrollo del capítulo.
Tendremos presentes situaciones reales, documentos reales y la
contabilización de los mismos, se hará bajo el paraguas del Plan
General Contable para PYMES.
Utilizaremos las cuentas propuestas por dicho plan y
codificaremos las mismas siguiendo la numeración recomendada,
así será más sencillo familiarizarnos con las mismas, no obstante
ten presente y subraya las cuentas que vamos utilizando para un
mejor aprovechamiento del cuadro de cuentas.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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GASTO, INVERSIÓN y PAGOS
No queremos empezar a hablar de Gastos sin tener claro su definición contable y
para ello queremos separar dos conceptos vitales que a menudo se confunden por
neófitos en la materia contable. Nos referimos a Gasto e Inversión, y para explicar
la diferencia proponemos el siguiente ejemplo:
Una empresa adquiere un vehículo de transporte para uso comercial, en la misma
fecha compra los productos que dicho comercial utilizará para sus ventas.
Por la adquisición del vehículo la empresa contabilizará un asiento y por las
mercaderías otro, veamos las cuentas que intervienen sin importarnos los
importes:
¾
En la compra del vehículo:
¾
Por la adquisición de Mercaderías:
Elementos de Transporte (218)
Compras de mercaderías (600)
Debe
Debe
HP IVA soportado (472) Debe
HP IVA soportado (472) Debe
Bancos (572) Haber (suponiendo
Bancos (572) Haber (suponiendo
un pago al contado a través de la
un pago a través de banco)
cuenta bancaria)
¾
En principio ambos supuestos han derivado en una salida de efectivo para la
empresa, que se traducirá en un menor Activo.
¾
En el caso del vehículo se produce un aumento del Activo en la cuenta
(218) Elementos de Transporte que compensará el decremento anterior
sumado a la deuda que Hacienda tendrá con la empresa consistente en la
devolución del IVA de la operación.
¾
Sin embargo, la compra de mercaderías no provoca un aumento del
Activo, sino un aumento del Gasto, reflejado en una cuenta (600)
compras de mercaderías que supondrá una disminución del resultado y
Contabilización de Gastos e Ingresos
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por tanto un menor Patrimonio Neto, que permite mantener la igualdad
entre masas patrimoniales explicada al inicio del curso.
(218) Elementos de transporte
a
(472) HP, IVA soportado
(572) Bancos
Por la compra del vehículo
(600) Compra de mercaderías
(472) HP, IVA soportado
a
(572) Bancos
Por la compra de las mercaderías
Ambas operaciones equilibran masas sin embargo la adquisición del vehículo es una
inversión y la compra de mercaderías un gasto. Para dejar claro la diferencia
proponemos la siguiente explicación que emana del PGPYMES:
Activos: Bienes, derechos y otros recursos controlados
económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de
los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos
económicos en el futuro.
La adquisición de este tipo de Activos se considerará inversión, por ejemplo, el
vehículo.
Gastos: Decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante
el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor
de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los
pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones,
monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condición de tales.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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Completando la definición ofrecida en el PGPYMES, apuntalaremos la misma
indicando que los gastos no contribuyen a la generación de beneficios más que en
el momento de su consumo total en el presente, no perdurando en el tiempo, por
ejemplo (Arrendamientos mensuales, salarios, publicidad…).
ADQUISICIÓN DE UN BIEN O SERVICIO
Bien o derecho controlado
económicamente por la empresa,
resultante de sucesos pasados de
los que se espera obtener
beneficios o rendimientos
económicos en el futuro.
•
Permanece mas de un ejercicio en
la empresa contribuyendo a
generar rendimientos en el futuro.
No contribuye a la generación de
beneficios o rendimientos nada
más que en el momento de su
consumo total en el presente.
•
Para ser vendido o consumido en
el ejercicio.
•
No esperamos obtener
rendimientos en el futuro.
Inversión
Gasto
Cuenta de Activo
Cuenta de gasto (elemento de
pérdidas y ganancias
(elemento del balance)
En el ejemplo la inversión tiene como destino cuentas que forman
parte del Balance, normalmente del grupo 2.
Las cuentas de Gastos forman parte del resultado de la empresa,
expresado en la cuenta de Pérdidas y Ganancias (P&G) y forman
parte del grupo 6 y alguna del grupo 7.
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Diferencia Gasto y Pago
Para terminar la introducción indicar otra diferenciación importante que afecta a los
gastos contables, nos hacemos eco ahora de la separación contable entre los gastos
y los pagos, a menudo en el lenguaje coloquial empleamos gastos y pagos como
sinónimos, en contabilidad debemos aparcar las similitudes y centrarnos en la
diferencia esencial que con este sencillo ejemplo ilustramos:
La compra de Mercaderías anterior queda reflejada como gasto, sin embargo si
aplazamos 30 días el pago de la misma es inmediato que no significa un pago. El
vehículo adquirido al contado es un pago sin embargo ha quedado demostrado
anteriormente que no se trata de un gasto sino de una inversión.
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Compras
Dentro de los gastos habituales de la empresa, las compras suponen un peso muy
importante para las empresas. Tanto las de carácter industrial (materias primas y
aprovisionamientos), como las comerciales (mercaderías y aprovisionamientos), y
en menor medida las de servicios, dependen de su función de compras o
aprovisionamiento para poder atender a los clientes, fin último de la actividad y que
genera el beneficio necesario para la subsistencia de la empresa.
Desde el punto de vista contable, las compras se contabilizan atendiendo a los
documentos que generan y por supuesto a las indicaciones del PGPYMES. Vamos a
exponer un ciclo completo de las compras para indicar la contabilización del mismo.
Ciclo de compras
Cada empresa en cada proceso de compra actúa de forma autónoma y
diferenciada, por lo que establecer un proceso de compras es meramente un
recurso didáctico para comprender la función contable relacionado con las compras.
Podemos establecer una serie de puntos que resumen el ciclo contable:
1. Presupuesto y Pedido
2. Recepción mercancía con albarán
3. Recepción de la Factura
4. Conformidad del Pedido
5. Pago de la Factura
A continuación analizaremos desde el punto de vista contable cada paso en el
proceso de compra mostrando las situaciones más habituales en la realidad
empresarial.
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Antes de comenzar creemos oportuno presentar las cuentas más habituales en
dicho proceso:
40. PROVEEDORES
400. Proveedores.
4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar.
401. Proveedores, efectos comerciales a pagar.
41. ACREEDORES VARIOS
410. Acreedores por prestaciones de servicios.
4109. Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de
recibir o de formalizar.
47. ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
472. Hacienda Pública, IVA soportado.
57. TESORERÍA
570. Caja, euros.
572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.
60. COMPRAS
600. Compras de mercaderías.
601. Compras de materias primas.
602. Compras de otros aprovisionamientos.
606. Descuentos sobre compras por pronto pago.
608. Devoluciones de compras y operaciones similares.
609. «Rappels» por compras.
Conforme aparezcan las diferentes cuentas, se explicarán relacionadas con la
técnica contable.
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Pasos 1 y 2 Pedidos, Presupuestos y Albaranes
El presupuesto o pedido suele aparecer como origen del proceso de compra, el
proveedor envía un presupuesto al cliente, el cliente solicita un pedido al proveedor
y el proceso de compra está en marcha.
Por supuesto el proceso se puede empezar desde cualquier otro punto del mismo,
pero el pedido y el presupuesto (sobretodo en compras importantes) suele ser el
origen.
Desde el punto de vista contable estos documentos son irrelevantes, ya que
no los tiene en cuenta y por lo tanto no se contabilizan.
Al llegar a un acuerdo con el proveedor, éste nos envía el producto junto al
documento que recoge las cantidades de las mercancías enviadas y algunas veces
su valoración económica.
El documento que sirve para comprobar lo recibido es el albarán y no suele venir
valorado económicamente, por lo que contablemente tampoco tendrá
relevancia.
Si el albarán viene valorado, podemos contabilizarlo hasta que llegue la factura,
entonces utilizaremos la cuenta (4009). Proveedores, facturas pendientes de
recibir o de formalizar.
No obstante y como norma general de uso no se contabilizan los albaranes y es
cuando llegue la factura cuando empieza el proceso contable.
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Pasos 3 Recepción de la Factura
Cuando recibimos la factura se pone en marcha la maquinaria
contable y contabilizamos la compra en base a este documento
esencial desde la óptica contable.
Dentro de la factura se especifican los datos:
Los datos del emisor (proveedor) y
Los datos del receptor (cliente),
Se especifican los productos objeto de la compra,
La valoración económica y todos los aspectos que afectan a los productos
como pueden ser gastos de transporte, seguros, descuentos de cualquier
tipo o forma de pago.
Las facturas también reflejan claramente la información acerca de la
cuantía del impuesto del IVA.
A continuación veremos los casos más significativos:
• Facturas sin descuentos, ni gastos adicionales.
• Facturas que incorporan gastos a cargo del comprador.
• Facturas que incorporan descuentos.
• Descuentos fuera de factura.
Facturas sin descuentos, ni gastos adicionales.
La contabilización de estas facturas precisa de las cuentas siguientes:
(600) Compras de Mercaderías: Recoge el importe del valor de las
mercancías sin incluir el IVA.
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(472) HP IVA soportado: Recoge la cuantía del impuesto.
(400) Proveedores: Recoge el total de la factura, la cantidad que
debemos a nuestro proveedor por la compra.
(570), (572): Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al
proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el dinero
proviene de la caja de la empresa la (570).
EJEMPLOS:
La empresa COSAR, S.A. se dedica a la venta de aparatos móviles en particular y
cualquier accesorio digital en general.
Supongamos la factura 1 y 2 de dos proveedores que puedes consultar en el
documento “Facturas_Compras” pinchando aquí:
Teniendo presente los datos de dichas facturas se elaboran sus asientos
correspondientes:
• Asiento Factura 1
Debe
8.640
1382,4
07/10/08
Haber
Compras Mercaderías(600)
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
10.022,4
• Asiento Factura 2
Debe
1.762,5
282
08/10/08
Haber
Compras Mercaderías(600)
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
2.044,5
Fíjate que a pesar de ser formas de pago diferentes, se
utiliza siempre la cuenta de proveedores. Luego veremos
como contabilizar el pago.
En realidad cada proveedor tendría una cuenta (400.1) y
(400.2), pero por comodidad hemos puesto la misma
para los dos.
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8.640
1.382.4
10.022,4
Debe
8.640
8.640
1382,4
1.382.4
07/10/08
Haber
Compras Mercaderías(600)
IVA soportado (472)
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a
(400) Proveedores
10.022,4
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Facturas que incorporan gastos a cargo del comprador.
(600) Compras de Mercaderías: Recoge el importe del valor de las
mercancías más todos los gastos asociados a las compras hasta su
puesta a disposición, sin incluir el IVA.
(472) HP IVA soportado: Recoge la cuantía del impuesto.
(400) Proveedores: Recoge el total de la factura, la cantidad que
debemos a nuestro proveedor por la compra.
(570), (572): Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al
proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el dinero
proviene de la caja de la empresa la (570).
Veamos que recoge el PGCPYMES acerca de los gastos que acompañan a las
compras: norma 12 de valoración y registro
“El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor
después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas
similares así como los intereses incorporados al nominal de los débitos, y se
añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los
bienes se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles
de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de
las existencias. No obstante lo anterior, podrán incluirse los intereses
incorporados a los débitos con vencimiento no superior a un año que no tengan un
tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo
no sea significativo”.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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EJEMPLOS:
Recibimos dos nuevas facturas, pero con la inclusión del gasto asociados a las
compras, en las facturas 3 y 4 del documento anterior “Facturas_Compras”:
• Asiento Factura 3
Debe
09/10/08
4.566
730,56
Haber
Compras Mercaderías(600)
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
5.296,56
Como puedes ver los gastos se añaden a la cuenta de compras.
• Asiento Factura 4
Debe
10/10/08
3251,3
Compras Mercaderías(600)
520,21
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
Haber
3771,51
Facturas que incorporan descuentos.
Vamos a tratar a continuación los diferentes descuentos con los que podemos
encontrarnos de forma habitual:
¾
Descuento Comercial: Se aplica por motivos comerciales, promociones,
premios y demás y viene reflejado en factura.
¾
Descuento por volumen de compras: Se conoce con el nombre de
Rappel, los concede el proveedor a los clientes que llegan a un determinado
volumen de compra en un periodo de tiempo establecido. Se incorporan en
la factura o pueden concederse después utilizando una nota de abono
específica.
¾
Descuento por pronto pago: En función del plazo de pago de la factura, el
proveedor puede incorporar en la misma o fuera de ella un descuento por
adelantar el plazo de pago.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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El tratamiento del plan contable acerca de los descuentos lo encontramos en la
misma norma de valoración que repetimos subrayando lo que ahora nos interesa:
“El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor
después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras
partidas similares así como los intereses incorporados al nominal de los débitos,
y se añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se
hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas,
seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias. No
obstante lo anterior, podrán incluirse los intereses incorporados a los débitos con
vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual,
cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo”.
Las cuentas que tenemos que utilizar son:
(600) Compras de Mercaderías: Recoge el importe del valor de las
mercancías menos la cuantía de los descuentos, sin incluir el IVA.
(472) HP IVA soportado: Recoge la cuantía del impuesto.
(400) Proveedores: Recoge el total de la factura, la cantidad que debemos
a nuestro proveedor por la compra.
(570), (572): Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al
proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el
dinero proviene de la caja de la empresa la (570).
Contabilización de Gastos e Ingresos
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EJEMPLOS:
Recibimos dos nuevas facturas de los proveedores pero que incluyen diferentes
descuentos, se trata de las facturas 5 y 6 del documento de “Facturas_Compras”:
• Asiento Factura 5
Debe
11/10/08
3.956,25
633
Haber
Compras Mercaderías(600)
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
4.589,25
• Asiento Factura 6
Debe
15/10/08
3.187,68
510,03
Haber
Compras Mercaderías(600)
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
3697,71
Descuentos fuera de factura.
Si los descuentos se aplican fuera de factura el tratamiento contable es diferente,
exponemos a continuación un ejemplo para cada uno de ellos:
¾
Descuento por Rappel: Cuando este descuento figura fuera de factura, se
recibe una nota de abono o factura rectificativa por el importe del descuento
y se contabiliza en la cuenta (609) «Rappels» por compras. Los
descuentos por Rappel llevarán asociado la devolución del IVA soportado por
el comprador en la factura o facturas originales.
¾
Descuento por pronto pago: Si el proveedor nos concede este descuento
fuera de factura su tratamiento contable precisa de la cuenta (606)
Descuentos sobre compras por pronto pago. Asociado a este descuento
el comprador también deberá contabilizar la parte de IVA devuelta.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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EJEMPLOS:
El proveedor de la factura 1, Móvil Import, S.A. nos aplica un descuento por Rappel
de 500€, consulta la factura 7, que es una factura rectificativa:
• Asiento Factura 7
Debe
580
27/10/08
(400) Proveedores
Haber
Rappel por compras (609)
a
IVA soportado (472)
500
80
La cuenta de IVA soportado figura en el Haber por ser
una devolución de IVA.
El descuento por Rappel se ofrece sobre una cantidad
fijada por proveedor y cliente en nuestro caso 10% de
5.000€ pero puede ser el porcentaje y cantidad que se
fijen por las empresas.
La factura 8 muestra un descuento por pronto pago fuera de factura:
• Asiento Factura 8
Debe
348
28/10/08
(400) Proveedores
Haber
Descuentos s/ compras por
pronto pago (606)
a
Contabilización de Gastos e Ingresos
IVA soportado (472)
300
48
18
Pasos 4 Conformidad de la Mercancía recibida
A menudo las empresas que compran se ven obligadas a devolver parte de lo
recibido por diferentes motivos, ajenos a su responsabilidad, por ejemplo por
recibir materiales no solicitados, por defectos de calidad, defectos en el transporte
de los mismos etc.
Si la devolución se efectúa antes de contabilizar la factura, la contabilidad no se
resiente ya que no había empezado el proceso contable, no obstante, estas
devoluciones se pueden producir una vez contabilizada la factura, incluso una vez
efectuado el pago.
De esta situación nos encargamos ahora en el estudio del proceso de compra,
viendo las posibilidades que se pueden producir y su tratamiento contable:
El documento que usamos para contabilizar esta situación es la
factura rectificativa, donde viene reflejado el importe de la
devolución y el IVA devuelto.
La cuenta que recoge el importe de la devolución sin incluir el IVA es
la (608) Devoluciones de compras y operaciones similares.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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EJEMPLO:
Devolvemos parte de la mercancía de Eléctricas Sánchez, en concreto la mitad de
las baterías por estar defectuosas, nos envían la factura rectificativa número 9:
• Asiento Factura 9
Debe
28/10/08
928
(400) Proveedores
a
Haber
Devoluciones de compras (608)
800
IVA soportado (472)
128
Pasos 5 Pago de la Factura
La política de pagos de una empresa resulta vital para la viabilidad económica y
permanencia de la misma, des el punto de vista contable la política de pagos viene
representada en las condiciones de pago que figuran en la factura y en los recibos y
extractos bancarios utilizados para el pago de las mismas.
Los instrumentos de pago más comunes son el cheque, el pagaré y la letra de
cambio, que tendrán un tratamiento en la lección correspondiente a los pagos.
Todos los pagos de las facturas deben pasar previamente por la cuenta de
proveedores, para que la contabilidad refleje los movimientos que a lo largo del
ejercicio se han producido con dichos proveedores. Las cuentas de pago más
utilizadas ya han sido presentadas con anterioridad, se trata de:
(570) Caja y (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista,
euros: Recoge el importe de la factura por la cantidad pagada al
proveedor, si procede de una cuenta corriente será la (572) y si el
dinero proviene de la caja de la empresa la (570).
En la última lección del capítulo se profundiza más en los modos de pago utilizados
por las empresas
Contabilización de Gastos e Ingresos
20
EJEMPLO:
Partimos de la factura de compra de material de oficina en la carpeta “pagos” y del
documento de pago denominado “pago m.oficina” que puedes bajarte aquí:
• Asiento de la factura Office depot
Debe
156,77
16/11/08
Haber
Compras de otros
Aprovisionamiento (602)
25,08
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
181,85
• Pago de la factura por banco
Debe
181,85
16/11/08
(400) Proveedores
Contabilización de Gastos e Ingresos
(572) Bancos
Haber
181,85
21
Gastos genéricos
Al margen de las compras que realiza la empresa sistemáticamente a lo largo de
todo el ciclo económico, conviven otra serie de gastos habituales y que requieren
una contabilización similar a las compras pero con cuentas diferentes.
Dentro del grupo 6 del plan de cuentas destinado a los gastos, el subgrupo 62,
tiene por objeto recoger este tipo de cuenta que se ocupan de la contabilización de
los gastos genéricos y que detallamos a continuación:
62. SERVICIOS EXTERIORES
620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio.
621. Arrendamientos y cánones.
622. Reparaciones y conservación.
623. Servicios de profesionales independientes.
624. Transportes.
625. Primas de seguros.
626. Servicios bancarios y similares.
627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
628. Suministros.
629. Otros servicios.
Como norma general las cuentas de gasto aparecen:
¾
en el Debe del asiento acompañadas normalmente del IVA.
¾
en el Haber figura el modo de pago
con cuentas del grupo 57 de Tesorería si pagamos al contado
en cuentas del grupo 41 acreedores si aplazamos el pago:
57. TESORERÍA
570. Caja, euros.
572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.
Contabilización de Gastos e Ingresos
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41. ACREEDORES VARIOS
410. Acreedores por prestaciones de servicios.
Los documentos que recogen estos gastos son variados, facturas, recibos,
domiciliaciones, que sirven de base para su contabilización y recogen las diferentes
partidas que intervienen y sus importes.
Arrendamientos y Profesionales independientes
El disponer de un local para ejercer la actividad implica en la mayoría de los casos
el pago de un alquiler por su disposición ya que muchas pequeñas empresas no
pueden adquirirlo en propiedad.
Para su contabilización usaremos la cuenta 621.
Además se suele necesitar servicios de profesionales como notarios, abogados,
asesores para la gestión de la empresa y que se recogen en la cuenta 623.
El Plan detalla el uso de estas cuentas describiéndolo como:
621. Arrendamientos y cánones
Arrendamientos: Los devengados por el alquiler o arrendamiento operativo
de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa.
Cánones: Cantidades fijas o variables que se satisfacen por el derecho al
uso o a la concesión de uso de las distintas manifestaciones de la propiedad
industrial.
623. Servicios de profesionales independientes
Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la
empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios,
etc., así como las comisiones de agentes mediadores.
Hemos agrupado estas dos cuentas porque tienen una característica común, la
obligación de la empresa que está alquilada o solicita los servicios de dichos
profesionales de retener parte del dinero e ingresarlo en Hacienda.
Contabilización de Gastos e Ingresos
23
esta circunstancia viene reflejada en las facturas o recibos que justifican la
operación
Para tener que retener el importe deben cumplir una serie de requisitos las
empresas que funcionan como profesionales independientes, no obstante como
contabilizamos las facturas, en ellas se detallan las retenciones que deberemos
contabilizar.
La cuenta de Hacienda que recoge estas retenciones practicadas por la empresa es
la (4751). Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas
EJEMPLO:
Disponemos del recibo de alquiler de un local en el documento llamado “alquiler” y
la factura de una gestoría (documento “gestoría”) de la carpeta “Gastos Genéricos”,
y que puedes bajarte aquí:
• Asiento de Alquiler
Debe
8.572
1.371,52
07/10/08
Arrendamientos y cánones(621)
Haber
(4751) HP acreedora por
IVA soportado (472)
retenciones…
(410) Acreedores por prestación
a
de servicios
1.542,96
8.400,56
• Asiento de Gestoría
Debe
351,50
56,24
28/11/08
Haber
(4751) HP acreedora por
Servicios de Prof. Ind. (623)
retenciones…
IVA soportado (472)
52,73
(410) Acreedores por
a
Contabilización de Gastos e Ingresos
prestación de servicios
355,01
24
8.572,00
1.371,52
LE DEBEMOS AL
ARRENDATARIO
GASTO DE
ALQUILER
RETENCIÓN
PARA
HACIENDA
I.V.A.
Soportado
Debe
8.400,56
1.542,96
07/10/08
8.572,00
Arrendamientos y cánones(621)
1.371,52
IVA soportado (472)
Haber
(4751) HP acreedora por
retenciones…
(410) Acreedores por
a
Contabilización de Gastos e Ingresos
prestación de servicios
1.542,96
8.400,56
25
Otros gastos del grupo 62
El resto de gastos tiene un tratamiento contable similar, se apunta la cuenta de
gasto en el Debe, junto al IVA que proceda y en el Haber cuentas de Tesorería o
Acreedores para su aplazamiento.
620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio
Gastos de investigación y desarrollo por servicios encargados a otras
empresas.
622. Reparaciones y conservación
Los de sostenimiento de los bienes comprendidos en el grupo 2.
624. Transportes
Transportes a cargo de la empresa realizados por terceros, cuando no
proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las
existencias. En esta cuenta se registrarán, entre otros, los transportes de
ventas.
625. Primas de seguros
Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros, excepto las que
se refieren al personal de la empresa y las de naturaleza financiera. Las
primas de seguro no llevan IVA.
626. Servicios bancarios y similares
Cantidades satisfechas en concepto de servicios bancarios y similares, que
no tengan la consideración de gastos financieros.
627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas
Importe de los gastos satisfechos por los conceptos que indica la
denominación de esta cuenta.
628. Suministros
Electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de
almacenable.
629. Otros servicios
Los no comprendidos en las cuentas anteriores. En esta cuenta se
contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa,
incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras
cuentas.
Contabilización de Gastos e Ingresos
26
EJEMPLOS:
Vamos a ilustrar con documentos reales este tipo de gastos y su forma de
contabilizarlos, para ello utilizaremos los documentos “agua_basuras”, “alarma”,
“fra teléfono”:
• Asiento de Agua y Basuras
Debe
38,52
2,70
12/11/08
Suministros (628)
IVA soportado (472)
Haber
(410) Acreedores por
a
prestación de servicios
41,22
• Asiento de Alarma
Debe
06/04/08
20,30
Otros servicios (629)
3,25
IVA soportado (472)
Haber
(410) Acreedores por
a
prestación de servicios
23,55
• Asiento de Factura teléfono
Debe
25/12/08
14,81
Otros servicios (629)
2,36
IVA soportado (472)
Haber
(410) Acreedores por
a
prestación de servicios
17,17
Puedes practicar con el resto de documentos de la carpeta “Gastos Genéricos”.
Contabilización de Gastos e Ingresos
27
Gastos de personal
Un capítulo aparte merece este tipo de gastos de carácter habitual en las empresas,
el pago de las nóminas de sus trabajadores, el tratamiento contable puede ser muy
complejo dependiendo de las numerosas circunstancias que confluyan en la
situación laboral de los trabajadores.
Aquí vamos a tratar el pago normal de los sueldos por parte de la empresa, para lo
que necesitaremos las siguientes cuentas:
64. GASTOS DE PERSONAL.
640. Sueldos y salarios.
642. Seguridad Social a cargo de la empresa.
57. TESORERÍA
570. Caja, euros.
572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.
465. Remuneraciones pendientes de pago.
475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales.
4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas.
476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores
Los documentos que intervienen en las operaciones de personal, son:
Nóminas o recibos de salarios firmados por el trabajador como
justificante de pago
Resguardos de las transferencias realizadas si el pago se domicilia.
Modelo TC1 que recoge los pagos de la empresa a la Seguridad Social tanto
en su nombre como por las retenciones practicadas a los trabajadores por
este concepto, y que se paga durante el mes siguiente al devengado.
Contabilización de Gastos e Ingresos
28
Modelo TC2 que recoge la relación de los trabajadores y sus datos
salariales.
Modelo 110 que recoge las retenciones practicadas a los trabajadores por
IRPF y que se pagarán trimestralmente en la Agencia Tributaria.
Con las cuentas expuestas y los documentos que recogen los importes, se elabora
el asiento de pago de nóminas que exponemos a continuación:
Al pagar la nómina de cada mes:
DEBE
640. Sueldos y salarios: Por el importe del salario bruto de los
trabajadores.
HABER
57. Tesorería: Por el importe pagado a los trabajadores (suma
de los importes líquidos, TC-2) o 465. Remuneraciones
pendientes de pago, por el importe aplazado de los salarios
líquidos.
476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores: por las
cuotas de los trabajadores
4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones
practicadas: Por las cantidades retenidas por IRPF de los sueldos
de los trabajadores.
Seguridad social a cargo de la empresa
DEBE
642. Seguridad Social a cargo de la empresa: por la cuota
de Seguridad Social a cargo de la empresa.
HABER
476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores: por
la cuota de la empresa que resulta de restar a la cuota total
(recogida en el TC-1) la parte correspondiente a los
trabajadores
Contabilización de Gastos e Ingresos
29
Al pagar la cuota de Seguridad Social e IRPF
DEBE
476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores
(OSSA): por las cuotas de los trabajadores más la cuota de
la empresa, la cuota total del modelo TC-1
4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones
practicadas: Por las cantidades retenidas por IRPF de los
sueldos de los trabajadores. (Cada tres meses siguiendo el
modelo 110).
HABER
570. Caja, euros.
572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista,
euros.
EJEMPLO.
Vamos a utilizar le documento “nomina” y “TC1” del archivo “Nómina” para elaborar
el asiento de la nómina de un trabajador, los documentos puedes bajarlos aquí:
• Asiento de Nóminas
Debe
537,71
16/07/08
Sueldos y Salarios (640)
Haber
(4751) HP acreedora por
retenciones practicadas
(476) O.S.S.A.
94,70
31,96
(465) Remuneraciones
a
Contabilización de Gastos e Ingresos
pendientes de pago
411,05
30
31,96
94,70
411,05
31,96 RETENCIONES AL TRABADOR POR S.S.
94,70 RETENCIONES AL TRABADOR POR I.R.P.F.
411,05 LA EMPRESA DEBE AL TRABAJADOR
Debe
537,71
16/07/08
Haber
(4751) HP acreedora por
Sueldos y Salarios (640)
retenciones practicadas
(476) O.S.S.A.
94,70
31,96
(465) Remuneraciones
a
Contabilización de Gastos e Ingresos
pendientes de pago
411,05
31
• Asiento de cuota patronal
Debe
5.120,55
16/07/08
Haber
Seguridad Social a cargo de
la empresa (642)
a
(476) O.S.S.A.
5.120,55
En este ejemplo solo conocemos una nómina de los once
trabajadores, por eso sólo hemos restado a la cuota total del TC1 la seguridad social de un trabajador, en realidad habría que
restar la cuota de seguridad de todos los trabajadores de la cuota
total del TC-1 para averiguar el importe de la cuenta (642)
• Pago de la seguridad social
El documento “TC-1” equivale al pago de la cuota, fíjate en el sello de la parte
inferior derecha del documento.
Debe
5.120,55
30/12/08
(476) O.S.S.A
Contabilización de Gastos e Ingresos
a
(572) Bancos
Haber
5.120,55
32
Pagos
Hemos visto a lo largo del capítulo diferentes operaciones que dan lugar a gastos,
esos gastos pueden traducirse en pagos de manera inmediata o dilatada en el
tiempo.
Vamos a realizar un sencillo análisis del proceso de pago de los diferentes gastos
que tiene la empresa y que han quedado reflejados en lecciones anteriores.
¾
Pago al contado
Cuando los gastos se pagan al contado, normalmente se efectúan a
través de una entidad bancaria y sus instrumentos de pago
habituales, cheque, pagaré tarjeta de crédito, la cuenta utilizada ya
lo conocemos es la (572). Bancos e instituciones de crédito c/c
vista, euros.
Si la empresa paga al contado pero dispone del dinero en efectivo sin
utilizar instrumentos de pago bancarios, entonces usaríamos la
cuenta (570). Caja, euros.
¾
Pago aplazado
El pago de las compras y gastos no siempre se efectúa al contado
sino que las empresas procuran aplazar lo más posible los mismos.
Para estas situaciones se utilizan cuentas del grupo 4 que recogen la
deuda de la empresa con el propietario de los servicios o productos
adquiridos.
El lugar que ocupa dentro del asiento es el HABER y el importe de la cuenta
coincide con la cantidad pagada.
Contabilización de Gastos e Ingresos
33
Estas cuentas se agrupan en dos figuras:
40. PROVEEDORES
400. Proveedores.
4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar.
401. Proveedores, efectos comerciales a pagar.
407. Anticipos a Proveedores
41. ACREEDORES VARIOS
410. Acreedores por prestaciones de servicios.
4109. Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de
recibir o de formalizar.
La diferencia estriba en la naturaleza de la operación que origina el gasto:
¾
si adquirimos bienes o servicio directamente relacionados con la actividad
principal de la empresa (materias primas, mercaderías) estaremos tratando
con Proveedores,
¾
si el origen del gastos son bienes o servicios no relacionados directamente
con la actividad principal (luz, teléfono, asesorías, reparaciones, alquileres)
los denominaremos Acreedores.
Relación con Proveedores
Al adquirir mercaderías de nuestro proveedor, contabilizamos la deuda que figura
en la factura en la cuenta (400) Proveedores. Cuando satisfaga la misma daré de
baja dicha cuenta con contrapartida en una cuenta de Tesorería.
Estos asientos ya se expusieron al analizar las compras, si la factura no ha llegado
todavía y queremos contabilizar el asiento la cuenta (4009). Proveedores, facturas
pendientes de recibir o de formalizar, sustituirá a la de Proveedores.
Contabilización de Gastos e Ingresos
34
Cuando llegue la factura daremos de baja la (4009) y de alta la (400).
1. Recepción de la factura
Debe
fecha
Haber
(4009) Proveedores, factura pendiente
de recibir o formalizar
a
(400) Proveedores
Si la deuda con nuestro proveedor se documentaliza en una letra o efecto
comercial, la cuenta que debemos usar es la (401). Proveedores, efectos
comerciales a pagar, que sustituye a la (400), cuando hagamos el pago de la letra
o efecto daremos de baja la cuenta del efecto con apunte en el Haber de la cuenta
de banco:
2. Factura
Debe
400
64
fecha
Haber
Compras(600)
IVA soportado (472)
a
(400) Proveedores
464
3. Se formaliza el efecto
Debe
464
fecha
Proveedores (400)
Haber
(401) Proveedores efectos a
464
pagar
a
4. Se paga el efecto
Debe
464
fecha
Haber
(401) Proveedores efectos a
pagar
a
(572) Bancos
464
Anticipos
Por último, vamos a tratar el caso de los anticipos a proveedores, en esta situación
la empresa decide adelantar un dinero en efectivo pensando en futuras compras a
realizar al proveedor, puede que la situación de liquidez de la empresa favorezca la
Contabilización de Gastos e Ingresos
35
realización de anticipos, o que éstos sean fruto de descuentos o devoluciones que
reclasificamos como anticipos.
Contabilización del Anticipo:
La principal característica del Anticipo es que incorpora el impuesto de valor
añadido, esto es, la cantidad que adelantemos debe recoger su parte de IVA ya
que se produce como adelanto a futuras compras que están gravadas con IVA.
Al entregar el cheque (por ejemplo o en efectivo) el dinero recibiremos un
justificante de pago, recibo o nota de abono, que contabilizaremos:
Debe
500
80
fecha
Haber
Anticipos a proveedores (407)
IVA soportado (472)
a
(572) Bancos
580
Llegada la compra para la que se pensó el anticipo la cantidad adeudada a nuestro
proveedor es menor, ya que le adelantamos parte del precio con su IVA
Factura de compra.
Debe
2500
320
fecha
Compras(600)
IVA soportado (472)
Proveedores (400)
a
Anticipos a proveedores (407)
Haber
2.320
500
Fíjate que el IVA del asiento es sobre la base imponible
de 2.000€ ya que de los 500€ restantes ya entregamos
su IVA con el anticipo.
Relación con Acreedores
Las mismas situaciones que se contabilizan con los proveedores sirven para los
acreedores, si bien la relación con estos es más distante y menos personal que con
los proveedores, los anticipos a acreedores no son nada habituales y es más difícil
Contabilización de Gastos e Ingresos
36
conseguir aplazamientos de pago, por lo que suele pagarse al contado sus
servicios.
EJEMPLO:
Utilizaremos ahora los documentos “gestoría” y “pago de gestoría” de la carpeta
“pagos” que te bajaste con anterioridad:
• Asiento de la factura de la gestoría
Debe
351,50
56,24
28/11/08
Servicios de Prof. Ind. (623)
Haber
(4751) HP acreedora por
IVA soportado (472)
retenciones…
(410) Acreedores por
prestación de servicios
a
52,73
355,01
• Pago de la factura por banco
Debe
355,01
16/11/08
Haber
(410) Acreedores por
prestación de servicios
Contabilización de Gastos e Ingresos
a
(572) Bancos
355,01
37
Capítulo 7.2
Ingresos Contables
Si los gastos son un componente habitual en las operaciones diarias de las
empresas, los ingresos resultan la fuente de supervivencia de las mismas.
Al margen de las ventas la empresa obtiene ingresos en otras operaciones que
serán objeto de estudio de las lecciones
Por último el proceso de cobro representa una herramienta básica de supervivencia
para la liquidez de la empresa y los métodos habituales de cobro y su
contabilización se verán en la última lección
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Contabilizar las ventas con las diferentes situaciones que pueden producirse
Contabilizar otros ingresos que se producen en las empresas
Estudiar los procesos de cobro y su contabilización
Contabilización de Gastos e Ingresos
38
Introducción
El fin de la actividad empresarial es permanecer en el tiempo, para ello necesita
generar beneficios que garanticen su supervivencia, la fuente de obtención de
beneficios son los Ingresos, y a ellos le vamos a dedicar este capítulo.
La principal fuente de Ingresos para las empresas son las ventas de sus productos
o servicios objeto de su actividad, si bien pueden surgir de forma esporádica
oportunidades de generar ingresos con actividades diferentes a la principal.
Desde el punto de vista contable los ingresos se definen en el PGCPYMES como:
Ingresos: Incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante
el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de
los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan
su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o
propietarios.
En las siguientes lecciones analizaremos contablemente los dos principales grupos
de ingresos, los provenientes de las ventas y el resto de ingresos.
Por último se tratara le trascendental tema de los cobros que supone un motivo
esencial en el desarrollo y vida de las empresas.
Las cuentas que vamos a utilizar son:
43. CLIENTES
430. Clientes.
4300. Clientes (euros).
4309. Clientes, facturas pendientes de formalizar.
Contabilización de Gastos e Ingresos
39
431. Clientes, efectos comerciales a cobrar.
438. Anticipos de clientes.
44. DEUDORES VARIOS
440. Deudores.
4400. Deudores (euros).
4409. Deudores, facturas pendientes de formalizar.
441. Deudores, efectos comerciales a cobrar.
477. Hacienda Pública, IVA repercutido.
57. TESORERÍA
570. Caja, euros.
572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.
70. VENTAS DE MERCADERÍAS, DE PRODUCCIÓN PROPIA, DE SERVICIOS,
ETC.
700. Ventas de mercaderías.
701. Ventas de productos terminados.
702. Ventas de productos semiterminados.
703. Ventas de subproductos y residuos.
705. Prestaciones de servicios.
706. Descuentos sobre ventas por pronto pago.
708. Devoluciones de ventas y operaciones similares.
709. «Rappels» sobre ventas.
75. OTROS INGRESOS DE GESTIÓN
752. Ingresos por arrendamientos.
759. Ingresos por servicios diversos.
Contabilización de Gastos e Ingresos
40
Ventas
Las ventas deberían suponer la principal fuente de ingresos para la empresa, de no
ser así la actividad principal de la empresa se resentirá y en
un plazo futuro la sostenibilidad de la misma
quedará en entredicho.
El documento que recoge las ventas es la
factura, cuyo modelo está individualizado por
cada empresa pero que recoge la información
básica necesaria para contabilizar la operación
sin problemas:
Dentro de la factura se especifican:
los datos del emisor (vendedor)
los datos del receptor (cliente)
se incluyen los productos objeto de la venta, su valoración económica y
todos los aspectos que afectan a los productos como pueden ser gastos de
transporte, seguros, descuentos de cualquier tipo o forma de pago.
Veamos a continuación como contabilizamos las diferentes facturas que se
presentan habitualmente:
Facturas sin descuento
Facturas con descuento dentro de factura
Descuentos fuera de factura
Gastos asociados a las ventas a cargo del vendedor
Devoluciones de ventas
Contabilización de Gastos e Ingresos
41
Facturas sin descuentos
Para las facturas sin descuentos necesitaremos las siguientes cuentas:
(70x) Ventas: recoge el importe de la factura sin contar el IVA, en función del
tipo de producto vendido se utilizarán cuentas 700, 701, 702 o 703,
si lo que realizamos es un servicio la cuenta 705. Como cuenta de
ingresos nace en el Haber del asiento.
(570), (572) Cuentas de Tesorería para cobros al contado, por el importe
cobrado de la factura, si procede de una cuenta corriente será la
(572) y si el dinero proviene de la caja de la empresa la (570).
(430) Clientes: Recoge el total de la cantidad facturada, si la factura no la
hemos mandado al cliente usaremos la (4309) Clientes, facturas
pendientes de formalizar
477. Hacienda Pública, IVA repercutido: Por el importe del impuesto
recogido en factura.
Un asiento tipo podría ser este:
•
Envío de la factura:
Debe
1.160
fecha
(430) Clientes
(700) Ventas de Mercaderías
a
•
1.000
160
Al cobro de la misma:
Debe
1.160
(477) HP IVA repercutido
Haber
fecha
(572) Bancos
Contabilización de Gastos e Ingresos
a
(430) Cliente
Haber
1.160
42
EJEMPLOS:
Para realizar los ejemplos necesitarás las facturas que se encuentran en la carpeta
“Facturas” en le archivo “Facturas_Ventas”:
• Asiento Factura nº 1
Debe
04/04/08
5.220
(430) Clientes
Haber
(700) Ventas de Mercaderías
a
4.500
(477) HP IVA repercutido
720
Facturas con descuentos dentro de factura
Los descuentos que la empresa puede ofrecer a sus clientes son los mismos que
pueden ser ofrecidos por nuestros proveedores y que vimos el capítulo anterior:
Descuento Comercial: Se aplica por motivos comerciales,
promociones, premios y demás y viene reflejado en factura.
Descuento por volumen de compras: Se conoce con el nombre de
Rappel, los concede el vendedor a los clientes que llegan a un
determinado volumen de compra en un periodo de tiempo establecido.
Se incorporan en la factura o pueden concederse después utilizando una
nota de abono específica.
Descuento por pronto pago: En función del plazo de cobro de la
factura, el vendedor puede incorporar en la misma o fuera de ella un
descuento por adelantar el plazo de cobro.
Contabilización de Gastos e Ingresos
43
El tratamiento de los descuentos en el PGCPYMES recoge en su norma
decimosexta el tratamiento que deben recibir los descuentos:
Los ingresos procedentes de la venta de bienes y de la prestación de
servicios se valorarán por el valor razonable de la contrapartida, recibida o por
recibir, derivada de los mismos, que, salvo evidencia en contrario, será el precio
acordado para dichos bienes o servicios, deducido: el importe de cualquier
descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares que la empresa
pueda conceder, así como los intereses incorporados al nominal de los créditos.
No obstante, podrán incluirse los intereses incorporados a los créditos comerciales
con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual,
cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo.
Los impuestos que gravan las operaciones de venta de bienes y prestación
de servicios que la empresa debe repercutir a terceros como el impuesto
sobre el valor añadido y los impuestos especiales, así como las cantidades
recibidas por cuenta de terceros, no formarán parte de los ingresos.
La aplicación de esta norma exige que los impuestos incluidos dentro de la factura
minoren el importe de la cifra de ventas, por lo tanto se recogerán como un menor
valor de la cuenta (70x) que proceda en función de la Naturaleza del producto
vendido.
Contabilización de Gastos e Ingresos
44
EJEMPLOS:
Utilizamos el documento “Facturas_ventas” para los ejemplos:
• Asiento Factura 2
Debe
04/04/08
4.231,68
(430) Clientes
Haber
(700) Ventas de Mercaderías
a
(477) HP IVA repercutido
3.648
583,68
• Asiento Factura 3
Debe
04/04/08
3.786,2
(430) Clientes
Haber
(700) Ventas de Mercaderías
(477) HP IVA repercutido
3.264
522,24
Descuentos fuera de factura
Tanto el Rappel como el pronto pago pueden ofrecerse por el vendedor al cliente en
plazo posterior a la emisión de la factura, mediante el uso de facturas rectificativas
y notas de abono.
Estos nuevos documentos asociados a la factura original nos sirven para
contabilizar los descuentos, para los que necesitaremos las siguientes cuentas:
Descuento por Rappel: Cuando este descuento figura fuera de factura,
se emite una nota de abono por el importe del descuento y se contabiliza
en la cuenta (709) «Rappels» sobre ventas. Los descuentos por
Rappel llevarán asociados la devolución del IVA repercutido al cliente en
la factura original.
Descuento por pronto pago: Su tratamiento contable precisa de la
cuenta (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago. Asociado a
este descuento el vendedor también deberá contabilizar la parte de IVA
repercutido que es devuelta.
Contabilización de Gastos e Ingresos
45
EJEMPLOS:
En estas situaciones mandamos factura rectificativa aplicando el descuento
correspondiente y la devolución del IVA repercutido que figura en el Debe ya
que procede de la devolución de un importe.
El documento que recoge el descuento es la factura nº 4:
• Asiento Factura 4
Debe
14/04/08
500
Haber
(706) Descuentos sobre
ventas por pronto pago
700
(709) «Rappels» sobre ventas
192
(477) HP IVA repercutido
a
(430) Clientes
1.392
Gastos asociados a las ventas a cargo del vendedor
A menudo las ventas pueden tener asociados unos gastos como por ejemplo,
transporte, seguros, que desde el punto de vista del cliente no requieren mayor
dificultad, pero que conviene resaltar dos aspectos a tener en cuenta desde el
punto de vista del vendedor:
La posibilidad de realizar el transporte y seguro de las mercancías con
medios del vendedor o a través de un tercero.
La repercusión y en que medida de dichos gastos al cliente.
Si la empresa realiza el transporte de las mercancías no se generará
hecho contable alguno ya que es un valor añadido que ofrece el
vendedor al cliente.
Contabilización de Gastos e Ingresos
46
Si el transporte lo realiza un tercero, la empresa deberá pagar la factura
del servicio contabilizando como otro gasto de gestión más, en la cuenta
que conocemos para el transporte (624) Transporte.
Debe
300
48
Haber
(624) Transporte
(410) Acreedores por
(472) IVA soportado
348
prestación de servicios
a
Si la empresa decide repercutir los gastos de transporte o cualquier otro producido
por las ventas al cliente final, estos vendrán detallados de forma separada en la
factura y necesitaremos una cuenta distinta a la de ventas para contabilizarlo.
La cuenta utilizada es la (759) Ingresos por servicios diversos, y recogerá el
importe del transporte (tanto si lo hace un tercero como si es propio) y de los
gastos que vayamos a repercutir al cliente.
EJEMPLO:
Fijémonos a continuación en la factura 5:
• Asiento Factura 5
Debe
3.908,04
14/04/08
(430) Clientes
Haber
(700) Venta de Mercaderías
3.264
(759) Ingresos por servicios
diversos
a
(477) HP IVA repercutido
105
539,04
Fíjate en que el importe de la cuenta 700 no incluye los
portes que se recogen en la 759, por tanto el importe
de la 700 es la base imponible menos los portes
Contabilización de Gastos e Ingresos
47
Devoluciones de ventas
Otra situación habitual son las devoluciones que nuestros clientes hagan de
nuestros productos o servicios por el motivo que sea, bien por falta de adecuación
al pedido, defectos de calidad, incumplimiento de plazos,…
Cuando esta situación se produzca, contabilizaremos el importe devuelto en la
cuenta 708. Devoluciones de ventas y operaciones similares, sin olvidar la
parte de IVA repercutido que también deberemos devolver.
EJEMPLO:
Para este ejemplo nos fijamos en la factura nº 6:
• Asiento Factura 6
Debe
360
57,6
14/04/08
Haber
(708) Devoluciones de ventas
(477) HP IVA repercutido
a
(430) Clientes
Aunque las cuentas de devoluciones y descuentos sobre ventas
sean del grupo7, actúan como gastos, por eso nacen en el Debe.
Contabilización de Gastos e Ingresos
48
Otros ingresos
Aunque la principal fuente de ingresos
para la empresa son las ventas, no
debemos descartar operaciones
puntuales no relacionadas con la
actividad principal que generen
ingresos para las empresas.
Así por ejemplo, el alquiler de locales
propiedad de la empresa, servicios de
transporte de mercancías repercutidos al comprador, servicios de asesoría, y
algunas operaciones más que vamos a destacar.
INGRESOS DIVERSOS
La mayoría de operaciones de carácter comercial se recogen como ingresos de
ventas, no obstante algunas otras no tienen que ver con la actividad principal y
deberemos buscar otra cuenta de ingresos distintas al grupo 70 para
contabilizarlas.
Alquileres, transporte, asesoría…
Cuando la empresa percibe ingresos por alquilar algún elemento de su patrimonio,
cuando repercute al comprador los gastos de transporte, cuando efectúa un servicio
de asesoría genera unos ingresos diferentes a los de su actividad habitual, los
cuales se recogen en el subgrupo 75 que exponemos a continuación:
Contabilización de Gastos e Ingresos
49
75. OTROS INGRESOS DE GESTIÓN
751. Resultados de operaciones en común.
752. Ingresos por arrendamientos.
753. Ingresos de propiedad industrial cedida en explotación.
754. Ingresos por comisiones.
755. Ingresos por servicios al personal.
759. Ingresos por servicios diversos.
La forma de contabilizar estos ingresos es idéntica a los de ventas si bien en alguna
circunstancia se ve modificado el asiento por el motivo de las posibles retenciones
que del ingreso generado se le aplican a las empresas por parte del cliente.
En concreto, en servicios profesionales y arrendamientos el 18% del importe
generado debe retenerse a cuenta del impuesto de sociedades o IRPF en función de
la naturaleza jurídica de la empresa.
Veamos un ejemplo de un asiento de arrendamiento que una empresa cobra de un
cliente el alquiler de una nave por tres mil euros:
Debe
2.853,6
626,4
Haber
Deudores (440)
(752) Ingresos por
Hacienda Pública, retenciones
y pagos a cuenta.(473)
arrendamientos
a
3000
(477) HP, IVA repercutido
480
La cantidad del ingreso son los tres mil euros, el IVA se recoge aparte y la deuda de
la empresa que está alquilada es el importe de Deudores ya que el 18% del total lo
retiene la empresa que está alquilada cumpliendo la obligación legal.
El resto de ingresos de esta naturaleza sin cuenta propia lo recogerá la cuenta 759.
Ingresos por servicios diversos, como por ejemplo con el importe del transporte
de mercancías, que vimos en la lección anterior.
Ingresos Financieros
La mayoría de las empresas sino todas, mantienen cuentas corrientes abiertas en
entidades financieras con el objeto de atender numerosos pagos desde las mismas,
Contabilización de Gastos e Ingresos
50
por este motivo perciben de forma periódica unos intereses acreedores por los
saldos positivos de dichas cuentas y que suponen un ingreso para las empresas.
En ciertos momentos del ejercicio, las empresas pueden disponer de cierto exceso
de tesorería, para rentabilizar el mismo pueden invertirlo en diferentes productos
financieros que producirán ingresos no relacionados con la actividad principal.
Este tipo de ingresos se conocen como financieros y el plan destino el subgrupo
76 para los mismos:
76. INGRESOS FINANCIEROS
760. Ingresos de participaciones en instrumentos de patrimonio.
761. Ingresos de valores representativos de deuda.
762. Ingresos de créditos.
763. Beneficios por valoración de activos y pasivos financieros por su valor
razonable.
766. Beneficios en participaciones y valores representativos de deuda.
768. Diferencias positivas de cambio.
769. Otros ingresos financieros.
El funcionamiento de estas cuentas de ingresos no difiere del resto si bien
tendremos que prestar atención a las retenciones que se produzcan como en el
caso de habitual del cobro de intereses por cuentas corrientes.
Contabilización de Gastos e Ingresos
51
EJEMPLO:
Supongamos que nos remiten un extracto bancario informando de los intereses
generados por la cuenta corriente que tenemos abierta, correspondientes al primer
semestre del año.
La cantidad de dichos intereses es 102€ y la retención que aplica el banco es del
18%.
Debe
Haber
83,84
Bancos (572)
18,16
Hacienda Pública, retenciones
y pagos a cuenta.(473)
Contabilización de Gastos e Ingresos
a
(762) Ingresos por créditos
102
52
Cobros
Si la política de pagos de una empresa resultaba
vital, que no podremos decir acerca de los cobros,
que suponen la fuente de liquidez de la empresa y
que permiten en buena medida su subsistencia.
El objetivo de la contabilidad no es conseguir una
política de cobros eficaz, sino contabilizar los cobros
efectuados, a través de los medios de cobro
habituales de la empresa, a partir de ahí, los
resultados contables sí permitirán establecer y
valorar las políticas de cobro de la empresa, no
olvidemos la función de generar información útil y
relevante para la toma de decisiones empresariales.
Cuando se produce una venta que no se cobra al
contado, se suele instrumentar en un documento que
refleja la deuda pendiente de cobrar, estos
documentos habituales sueles ser recibos, letras y
pagarés.
Nos interesa la contabilización de los mismos y su posterior gestión hasta llegar al
cobro y para ello vamos a plantear una secuencia de un cobro incluyendo el mayor
número de situaciones reales posible:
1. Realiza la venta a plazo a un cliente habitual:
Debe
5.800
Haber
Clientes (430)
(700) ventas
a
Contabilización de Gastos e Ingresos
(477) HP IVA repercutido
5.000
800
53
2. Se cobra al contado mediante cheque el IVA de la operación
Debe
Haber
800
Bancos (572)
a
Clientes (430)
800
3. Por el resto de la deuda se decide librar cinco letras de 1.000€ de
nominal cada una.
Para este asiento vamos a necesitar una cuenta nueva 431. Clientes, efectos
comerciales a cobrar, que recogerá los efectos comerciales utilizados en la venta.
Si el efecto se acepta (firma) por el cliente suele utilizarse la cuenta 4310 Efectos
comerciales en cartera, ya que presuponemos que los llevaremos al banco para
gestionar su cobro e incluso adelantarlo. (Paso 5).
La contabilización se trata únicamente de reclasificar la deuda que está recogida en
clientes y pasarla a la nueva cuenta:
Debe
Haber
5.000
Clientes, efectos comerciales
a cobrar (431)
a
Clientes (430)
5.000
4. Llegados a este punto podemos esperar al vencimiento del efecto y
tratar de cobrarlo por nuestros medios o bien acudir a una entidad
bancaria y utilizar sus servicios.
Si decidimos esperar con nuestro efecto en la empresa y cobrarlo a
vencimiento el asiento de cobro sería:
Debe
Haber
5.000
Bancos(572)
Clientes, efectos comerciales a
a
cobrar (431
5.000
Si llegado el vencimiento el efecto no es atendido no quedaría más remedio
que considerarlo impagado en la cuenta
Contabilización de Gastos e Ingresos
54
Debe
Haber
5.000
Efectos comerciales
impagados. (4315)
Clientes, efectos comerciales a
cobrar (431)
a
5.000
En el caso de que pensemos en la intervención de la entidad bancaria en el
cobro necesitaremos más cuentas y un tratamiento contable particular que
exponemos a continuación.
5. Efectos llevados a la entidad bancaria. Gestión de cobro y
Descuento.
a. Gestión de cobro
La mayoría de las empresas que no tiene necesidad de disponer del
dinero aplazado, tampoco se ocupa de realizar un seguimiento de los
plazos de cobro, sino que encarga la tarea a una entidad bancaria en lo
que se conoce como Gestión de Cobro, el banco se encarga de gestionar
el cobro y aplica una comisión por el servicio al cliente. Además este tipo
de servicios está gravado con IVA.
Las cuentas necesarias para su contabilización son:
431. Clientes, efectos comerciales a cobrar.
4310. Efectos comerciales en cartera.
4312. Efectos comerciales en gestión de cobro.
4315. Efectos comerciales impagados.
472. HP IVA soportado
626. Servicios bancarios y similares
572. Bancos, cuenta corriente
Para los efectos aceptados y posteriormente llevados al banco para su
gestión de cobro.
Debe
5.000
Haber
Efectos comerciales en
cartera (4310)
Contabilización de Gastos e Ingresos
Clientes, efectos comerciales a
a
cobrar (431)
5.000
55
Debe
Haber
5.000
Efectos comerciales en
gestión de cobro (4312)
Efectos comerciales en cartera
a
(4310)
5.000
Cuando el banco nos pase los gastos por el servicio prestado que puede
ser al llevar los efectos o a vencimiento de los mismos:
Debe
Haber
50
(626). Servicios bancarios y
similares
8
(472) HP IVA soportado
a
(572) Bancos
58
Al vencimiento del efecto el banco lo presenta a cobro, normalmente los
efectos vienen domiciliados, es decir, incorporan la dirección bancaria de
la entidad con la que trabaja el cliente. Si se cobra con normalidad el
banco nos transfiere el dinero, sino nos devuelve el mismo cargándonos
unos gastos por la devolución.
Cobro del efecto:
Debe
5.000
Haber
Bancos(572)
Efectos comerciales en gestión
a
de cobro (4312)
5.000
Impago del mismo:
30
(626). Servicios bancarios y
similares
4,80
(472) HP IVA soportado
a
(572) Bancos
Debe
5.000
34,8
Haber
Efectos comerciales
impagados. (4315)
Contabilización de Gastos e Ingresos
Efectos comerciales en gestión
a
de cobro (4312)
5.000
56
b. Descuento de Efectos
Otra posibilidad de cobro de los efectos es descontarlos en el banco, en
esta ocasión el banco adelante el dinero del efecto al vendedor, previo
cobro de un interés y unas comisiones (en este tipo de operaciones sin
IVA), además el banco no asume el riesgo de impago y por lo tanto si el
efecto resulta impagado reclamará el importe del mismo al vendedor.
Las cuentas necesarias son:
431. Clientes, efectos comerciales a cobrar.
4310. Efectos comerciales en cartera.
4311. Efectos comerciales descontados.
4315. Efectos comerciales impagados.
626. Servicios bancarios y similares
665. Intereses por descuento de efectos y operaciones de
«factoring».
52. DEUDAS A CORTO PLAZO POR PRÉSTAMOS RECIBIDOS
Y OTROS CONCEPTOS
5208. Deudas por efectos descontados.
572. Bancos, cuenta corriente
La contabilización sería:
Por los efectos aceptados llevados a descuento:
Debe
5.000
Haber
Efectos comerciales en
cartera (4310)
Clientes, efectos comerciales a
a
cobrar (431)
Debe
5.000
5.000
Haber
Efectos comerciales
descontados (4311)
Efectos comerciales en cartera
a
(4310)
5.000
Por el importe adelantado del banco teniendo en cuenta los intereses
cobrados por el banco (665), comisiones (626) y que el banco no asume
Contabilización de Gastos e Ingresos
57
el riesgo por tanto no desaparece el efecto descontado sino que se
recoge la deuda en una cuenta nueva (5208).
Debe
50
Haber
(626). Servicios bancarios y
similares
150
(665) Intereses por
(5208). Deudas por efectos
descuento de efectos
4.800
(572) Bancos
descontados.
a
5.000
Al llegar el vencimiento si el banco cobra el efecto:
Debe
5.000
Haber
(5208). Deudas por efectos
descontados.
Efectos comerciales
descontados (4311)
a
5.000
Si el efecto está impagado el banco nos reclama el importe del
mismo y nos carga comisiones:
Debe
5.000
Haber
(5208). Deudas por efectos
descontados.
30
(626). Servicios bancarios y
similares
a
(572) Bancos
5.030
Ahora nuestro efecto deja de estar descontado y se convierte en
impagado
Debe
5.000
Haber
Efectos comerciales
impagados. (4315)
Efectos comerciales
a
descontados (4311)
5.000
Actualmente en la gestión de cobros, las entidades bancarias
ofrecen los contratos de factoring y confirming, donde facilitan y
asumen la gestión de cobros y pagos de sus clientes, pero esto
forma parte de la gestión empresarial y no de la contabilidad.
Contabilización de Gastos e Ingresos
58
Capítulo 7.3
Liquidación del IVA
Al finalizar los períodos marcados por la ley las empresas deben regularizar su
situación con respecto al IVA soportado y repercutido en dicho período.
El tratamiento contable del IVA se produce al mismo tiempo que se contabilizan las
compras y ventas que los producen.
En este capítulo tratamos la contabilización del asiento resumen del período
(normalmente tres meses) y que sirve para eliminar el efecto del IVA sobre las
empresas.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Entender el proceso de regularización por el que la empresa salda las
cuentas de IVA soportado y repercutido
Contabilizar el asiento liquidación de IVA
Conocer los plazos para recuperar o ingresar el importe fruto de la
liquidación del IVA
Contabilización de Gastos e Ingresos
59
El IVA
Las empresas al desarrollar su actividad adquieren mercancías de sus proveedores,
añaden valor a esos productos y venden a sus clientes el nuevo producto con un
valor añadido, el IVA (impuesto sobre el valor añadido) grava este aumento de
valor generado por la empresa.
A efectos de resultado el IVA es irrelevante para la empresa pues al fin de cada
trimestre (según el volumen de negocio mensualmente) liquida con la
administración los efectos del impuesto en su actividad. De tal forma que si ha
soportado más IVA que el que ha repercutido Hacienda le reintegra la diferencia y
en caso contrario la empresa deposita el exceso en Hacienda.
La declaración del IVA por las empresas se hace a través de documentos oficiales
que recogen los importes soportados y repercutidos a lo largo de cada trimestre, si
el volumen de negocio supera los 6.010.121,04€ deberá presentar liquidación
mensualmente.
Puedes consultar el modelo propuesto para PYMES en el siguiente enlace pulsando
en el número 300 situado a la izquierda:
MODELO 300 de liquidación trimestral
Si la presentación sale a pagar para la empresa, tiene hasta el día 20 del mes
siguiente a la liquidación para ingresar el dinero en Hacienda, salvo en el último
trimestre que se alarga el plazo al 30 de Enero.
Si es Hacienda quien tiene que devolver por concepto de IVA, suele compensar el
importe con liquidaciones posteriores a favor del ente público, si al finalizar el año
siguiera debiendo dinero a la empresa haría efectivo el pago.
Contabilización de Gastos e Ingresos
60
Tratamiento contable del I.V.A.
El tratamiento contable del IVA lo podemos separar en dos grupos:
1. Operaciones durante el ejercicio
2. Operaciones de liquidación trimestral del IVA
Las primeras han sido tratadas en los capítulos anteriores y se verán otras
operaciones en unidades siguientes.
En este capítulo vamos a ocuparnos de la liquidación trimestral del impuesto.
La empresa a lo largo del trimestre genera operaciones que conllevan IVA, lo
soporta al demandar productos y servicios y lo repercute cuando vende los
productos y servicios a sus clientes. Como ya sabemos el IVA soportado se recoge
en la cuenta 472, HP IVA soportado y el repercutido en la 477 HP IVA
repercutido.
Al finalizar cada trimestre y antes del plazo de pago (día 20 del mes siguiente salvo
para el último trimestre que es el día 30 de Enero), la empresa debe tener
contabilizadas todas las operaciones que conlleven IVA.
Así la liquidación del impuesto consistirá en comprobar el saldo de las cuentas de
IVA e ingresar la diferencia en Hacienda si ha repercutido más impuesto que
soportado o bien reclamar a Hacienda en caso de soportar más IVA del repercutido.
Las cuentas que necesitamos para contabilizar la liquidación son:
475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales.
4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA.
47. ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
4700. Hacienda Pública, deudora por IVA.
477. Hacienda Pública, IVA repercutido.
472. Hacienda Pública, IVA soportado
Contabilización de Gastos e Ingresos
61
Los documentos que necesitamos para conseguir los importes de IVA del trimestre
se originan en las facturas emitidas y recibidas por la empresa, esta información
es más rápida consultando en el Libro Mayor las fichas de la cuenta 472 y 477. El
modelo 300 recogerá los saldos así como la diferencia a favor de Hacienda o de la
empresa.
El asiento de liquidación se elabora del siguiente modo:
Se obtiene el saldo de la cuenta de IVA soportado y repercutido en el Mayor,
¾
se dan de baja las cuentas apuntando en sentido contrario, esto es, el IVA
soportado nace en el Debe se da de baja en el Haber y viceversa.
La diferencia si es a favor de la empresa se carga (Debe) en la cuenta
¾
4700. Hacienda Pública, deudora por IVA, y si es a favor de Hacienda
en 4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA.
EJEMPLO
1er Trimestre: Observando el Libro Mayor se obtiene un saldo deudor
(Debe mayor que Haber) de 4.500€ en la cuenta 472 y 3.500€ de saldo
acreedor (Haber mayor que Debe) en la 477, elaboramos el asiento de
liquidación:
Debe
Haber
3.500
(477) HP. IVA repercutido
1.000
(4700) HP. deudora por IVA
a
(472) HP IVA soportado
4.500
Como la empresa ha soportado más IVA, Hacienda debe devolverle la
diferencia, no obstante no le ingresa dicha diferencia a expensas de
compensar diferencias a favor de Hacienda en trimestres posteriores.
Contabilización de Gastos e Ingresos
62
2do Trimestre: En esta ocasión existe un saldo deudor de 4.000€ en la
cuenta 472 y 7.500€ de saldo acreedor en la 477, elaboramos el asiento de
liquidación:
Debe
Haber
7.500
(477) HP IVA repercutido
a
(472) HP IVA soportado
4.000
(4700) HP deudora por IVA
1.000
(4750) HP acreedora por IVA
2.500
En esta ocasión debemos a Hacienda 3.500€ ya que el IVA repercutido ha
sido superior al soportado, pero como teníamos pendiente un saldo a favor
con Hacienda de 1.000€ aprovechamos para compensarlo y la deuda con
Hacienda se queda en 2.500€.
El día 20 del siguiente mes saldamos la deuda con Hacienda:
Debe
2.500
Haber
(4750) HP acreedora por IVA
Contabilización de Gastos e Ingresos
a
(572) Bancos
2.500
63