Download Situación de los archivos en la Cámara de Diputados

LA SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA
CÁMARA DE DIPUTADOS.
Buenos días colegas, señoras y señores, amigos todos.
Antes de dar lectura al trabajo me voy a permitir expresar mi agradecimiento a los
organizadores de esta reunión de archivos por la invitación formulada para hablar
de la situación de los archivos de la Cámara de Diputados. A nombre del Dr.
Francisco Luna Kan, Director General del Centro de Documentación Información y
Análisis reciban ustedes un saludo y sus felicitaciones.
Comenzaré citando una frase del Lic. Florencio Soriano Eslava, Director de
Bibliotecas y de los Sistemas de Información “Los archivos son el recinto del
cúmulo de documentos que a través del tiempo adquieren la importancia de ser la
memoria de toda institución y que en su conjunto son parte de la historia de un
país"; es decir la memoria de un pueblo, de una nación, su patrimonio.
Los archivos son el patrimonio cultural y documental con la capacidad para
impulsar un sentimiento de afirmación y pertenencia, pueden afianzar o estimular
la conciencia e identidad de los pueblos, por tanto es importante que se conozca y
se tenga memoria de ello,1que sea capaz de ser recordado2 no hay patrimonio si
no hay memoria de la patria, por tanto la pérdida de esa memoria ataca
directamente las raíces de una nación; la destrucción del patrimonio cultural y por
ende el documental es un ataque contra la esencia de un pueblo, de su patria;
1
Respecto del término memoria, es conveniente recordar la concepción que tenían los griegos,
pues la consideraban la madre de las nueve musas, llamada Mnemósine. En otras palabras era
llamada la madre de las artes. En las regiones infernales, en el oscuro reino de Hades, existía
también una fuente de Mnemosine, a la que se le oponía la de Lete, el río del olvido, del que
bebían los difuntos para olvidar su vida terrena. Para los griegos, los muertos eran aquellos que
han perdido la memoria.
2
Memoria proviene de «memor-oris», que viene a ser el que recuerda y recuerdo, a su vez,
procede de un compuesto latino (“recordis”) que podría traducirse como “lo que vuelve al corazón”.
1
porque se socava la base simbólica de lo social, recordemos que un pueblo, que
no conserva su memoria está expuesto a cometer los errores del pasado.
Gran parte de ese patrimonio cultural se encuentra en los archivos, son el
elemento central, el insumo más importante del patrimonio documental, ya sean
públicos o privados. Los archivos públicos dan cuenta de los actos de gobierno de
la toma de decisiones, de la administración, del cumplimiento de metas, por tal
razón es imprescindible que su organización, el manejo eficiente y responsable,
con lo cual permita proporcionar una mejor rendición de cuentas.
En la Cámara de Diputados se concibe que la organización del archivo debe partir
del conocimiento pleno de la institución en su:
a) Historia, estructura orgánica y funciones; de donde se toma la decisión de
abrir un subfondo por legislatura; ya que cada tres años la institución vive un
proceso de renovación; secciones comunes como todas las instituciones y dos
sustantivas, referente una al proceso legislativo y otra a estudios
b) Razón de la existencia de los diversos documentos; Cada uno de los
elementos del proceso legislativo y administrativo a que dan lugar.
c) Legislación que rige la institución. La establecida en el Marco Jurídico del
Congreso de la Unión.
Se comprende al archivo desde un punto de vista sistémico; es decir, como un
sistema de relaciones recíprocas entre documentos y grupos de documentos3; así
como todas y cada una de las unidades se encuentran interrelacionadas; por tanto
se analizaron los siguientes factores:
o
¿Cuáles son los componentes del sistema de archivos?
o ¿Quién los crea, produce o genera?: las diversas unidades legislativas,
administrativas y de estudio.
3
AMPUDIA MELLO, José Enrique. «Modelo técnico para la organización de archivos históricos».
En: Boletín del Sistema Nacional de Archivos, número 3, México, 1984, pp.3-12
2
o ¿Cómo se forma?: Mediante el ejercicio de la actividad legislativaparlamentaria, administrativa y de estudios.
o ¿Para qué se producen?: como soporte, evidencia y testimonio de la
gestión
legislativa-parlamentaria,
administrativa
y
de
los
estudios
realizados.
El procedimiento fue el siguiente:
1) Se identificó a grandes rasgos el volumen documental que albergaban las
distintas unidades legislativas administrativas y los Centros de estudio elaborando
un inventario previo.
2) Se agruparon lógica y jerárquica las unidades documentales según sus
características comunes, es decir, se establecieron sus clases, y su clasificación.
3) Fueron Individualizadas, con la mayor precisión posible, en función de sus
características comunes, estableciendo procesos de valoración y descripción
documental, y
4) Se realizaron tareas de selección y valoración documental.
Los aspectos antes mencionados conllevan a facilitar la recuperación de la
documentación requerida en el momento oportuno.
Por tal razón se elaboraron Lineamientos Generales para la Organización de los
Archivos (en proceso de aprobación), con el objetivo de normar la generación,
organización y conservación de documentos y expedientes de archivo; así como,
sancionar actos de destrucción o de no conservación. Esta normatividad estamos
seguros que permitirá regular, emitir políticas y criterios para lograr una adecuada
y eficiente organización de los archivos, evitando con ello las viejas prácticas de
destrucción y desorganización.
Los lineamientos giran en el sentido de respetar la relación indisoluble entre el
documento de archivo y el principio de procedencia, como señala Duchain quien
3
nos dice “el sitio de un documento de archivo esta en el seno de un proceso
funcional del cual es un elemento, por mínimo que sea (...) nunca se le concibe
como un elemento aislado ... posee un carácter utilitario que sólo se hace claro
cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los
demás documentos que lo acompañan” 4;
una vez más se hace evidente la
necesidad de no perder el principio de procedencia y el principio de orden original;
en este mismo sentido nos señala Cruz Mundet “el respeto a la procedencia es,
en definitiva, un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de
clasificación como para la descripción de los fondos: todo lo obrado al margen del
mismo
es
arbitrario,
carente
de
rigor,
subjetivo
y
por
consiguiente,
5
antiarchivístico”
Congruentes con estos criterios en los lineamientos se plantea la necesidad de
que se conserven todos los estudios que realizan en relación a una iniciativa,
punto de acuerdo, leyes, de derecho comparado, de políticas y finanzas públicas,
de opinión pública, etc.; para no perder el principio de procedencia y mantener la
integridad de los documentos y expedientes de archivo.
Respecto de los instrumentos de descripción y control, se ha propuesto un cuadro
de clasificación por funciones dado que como es bien sabido, las nomenclaturas
de los organismos, instituciones o áreas cambian, sin embargo las funciones
permanecen estables, como dijo el Ing. Rodolfo Torres Espejo en la Reunión
Nacional de Archivos celebrada en Pachuca; estas funciones van de acuerdo a la
estructura orgánico-funcional, establecida en el Marco Jurídico del Congreso de la
Unión.
El Catálogo de Disposición Documental esta orientado a la organización y
conservación de documentos y expedientes de archivo, administrativos y
sustantivos bajo el principio de máxima publicidad sustentado en el artículo 6°
Constitucional, por esta razón, las series documentales en su descripción, desde
4
5
DUCHAIN. Op.Cit. p. 72
CRUZ MUNDET. José Ramón Manual de Archivística Op. Cit. p. 238
4
el nombre de la misma debe dar una orientación de la función a la que está
referida; así mismo, buscar que la gran mayoría de los expedientes, que por
decirlo de alguna manera llevan en sí el ADN de documento histórico, pasen lo
más pronto posible a dicho estadío, tales como la serie iniciativas y puntos de
acuerdo; siendo éstas serien sustantivas y que reflejan la principal función de la
institución, estás series además con un periodo corto de reserva, de conformidad
con lo señalado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental y su marco normativo. Así como el Reglamento para la
Transparencia y el acceso a la Información Pública de la Cámara de Diputados.
Establecer criterios homogéneos, desde el punto de vista metodológico, para el
tratamiento de la información documental de gestión, conservación precaucional e
histórica, propiciando el conocimiento y uso de los instrumentos, sistemas y
métodos de trabajo operativos para la correcta administración de los documentos
de archivo y expedientes institucionales.
En el plano informático a propuesta del Banco Mundial, la Cámara de Diputados
adquirirá un software que proporcione una estructura robusta y escalable, que sea
capaz de resolver los siguientes problemas:
o Inseguridad en el manejo de la información
o Garantizar la correcta administración de la documentación en su
clasificación, ordenación, cumplimiento del Ciclo Vital y respeto a los
Principios de Procedencia y Orden Original.
o Asegurar la transparencia.
o Inconsistencia en los datos.
o Falta de seguimiento de atención a la ciudadanía.
o Dificultad y retrasos administrativos.
o Falta de integración del Sistema de Archivos.
El Archivo General de la Cámara de Diputados resguarda importantes colecciones
como son: Diario de los Debates, Gaceta Parlamentaria, Credenciales de
Diputados de la XXVI a la LIV Legislatura, Versiones Estenográficas, Currículas de
Diputados, Diario Oficial de la Federación, Diario de los Debates del Senado y
5
Gaceta Parlamentaria del Senado de la República; así como valiosas colecciones
sobre legislación mexicana.
Con el propósito de fomentar la cultura archivística y actualizar a las áreas en
materia de archivos se han impartido cursos de Introducción a la Organización de
Archivos tanto a Mandos Medios como a personal operativo.
En suma, con las acciones desarrolladas se espera resolver el problema de
rezago que existe en la integración de los Archivos de Trámite de cada una de las
Unidades Legislativas y Administrativas con el Archivo de Concentración y por
ende su continuidad con el Archivo Histórico, buscando con ello salvaguardar la
memoria legislativa de nuestro país.
La conservación del patrimonio documental y el manejo eficiente, confiable de los
archivos, no es por si sola una tarea que se resolverá por decreto con la
aprobación de la normatividad correspondiente, sino debe estar acompañada de
un proceso continuo de fomento a la cultura archivística, impulsar acuerdos y
acciones orientadas al desarrollo sustentable de los archivos; desarrollo, que evite
prácticas nocivas como la desorganización archivística por desinterés, negligencia
o la destrucción documental de manera dolosa.
Por sus atención
Muchas gracias.
6