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Ley Federal de Archivos
Lineamientos que derivan de su
Artículo 21
SFP – SEGOB/AGN- IFAI
16 de Octubre de 2013
www.agn.gob.mx
Ley Federal de Archivos
OBJETO
“… establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en
posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los
organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de
concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios
para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el
resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica
o cultural.”
OBSERVANCIA
“… es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo
108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.”
Artículo 21
Lineamientos que establezcan
las bases para la creación y
uso de sistemas
automatizados de gestión y
control de documentos
I.
Aplicar invariablemente a los documentos de archivo electrónico los mismos instrumentos técnicos
archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales;
II.
Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema;
III.
Incorporar normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y
disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración
archivística.
IV.
Establecer los procedimientos que registren la actualización, migración, respaldo u otro proceso que
afecte a los documentos electrónicos y que documenten cambios jurídico-administrativos,
tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos, que se lleven a cabo e influyan en
el contenido de los documentos de archivo electrónico.
Ley Federal de Archivos
Artículo 20.
Los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la
gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados
en el artículo 18 de la Ley para documentos de archivos, así como la
elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de
archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto
obligado. Esta funcionalidad deberá contar, además, con los instrumentos de
control y consulta señalados en el artículo 19 de la Ley.
•
En la preservación de archivos electrónicos en el largo plazo, se
deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en
el largo plazo.
•
Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido
herramientas informáticas de gestión y control para la organización y
conservación de documentos de archivo, deberán ser adecuados.
Ley Federal de Archivos
Artículo 19
Elaborar los
instrumentos de control
y consulta archivística.
• I. El cuadro General de Clasificación
Archivística
• II. El Catalogo de Disposición
Documental;
• III. Los inventarios documentales
• General
• De transferencias; y
• De baja; y
• VI. La guía simple de archivos
Ley Federal de Archivos
Artículo 18.
Todo documento de
archivo formará parte
de un sistema
institucional de
archivos.
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I. Registro de entrada y salida de correspondencia;
II. Identificación de documentos de archivo;
III. Uso y seguimiento;
IV. Clasificación archivística por funciones;
V. Integración y ordenación de expedientes;
VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;
VII. Transferencia de archivos;
VIII. Conservación de archivos;
IX. Prevaloración de archivos;
X. Criterios de clasificación de la información; y
XI. Auditoría de archivos.
Ley Federal de Archivos
Existe un Sistema de
gestión y control
documental
Se adecúa el sistema de
acuerdo a los
Lineamientos
Se desarrolla el Sistema
de acuerdo a los
lineamientos
No existe un Sistema
de gestión y control
Documental
Sistema automatizado
de control de Gestión
Interoperabilidad
Otros sistemas
automatizados que
contienen documentos
electrónicos
Sistema de Trámites
Electrónicos y Tablero de
Control, LFEA
Lineamientos
Contenido
• Funcionalidad del sistema (mínima):
– Registrar, controlar e incorporar.
– Vincular.
– Seguimiento (Identificador único).
– Actualización (Control de modificaciones).
– Preservar los metadatos.
– Firma electrónica (Certeza jurídica).
– Fechado automático.
– Acceso, consulta e impresión.
– Control de acceso al sistema y trazabilidad (Perfiles).
Lineamientos
Contenido (2)
• Funcionalidad del sistema (mínima):
– Consultas y reportes (Plazo de conservación).
– Reportes operativos y estadísticos.
– Verificación de autenticidad (Documentos
íntegros, auténticos, originales y veraces).
– Interoperabilidad.
Por su atención
gracias
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