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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CON EL MÓDULO DE SAP PI Y SOBRE EL GESTOR
DOCUMENTAL DOCUMENTUM
2010/0000017
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CON EL MÓDULO DE SAP "PI" Y SOBRE EL GESTOR
DOCUMENTAL "DOCUMENTUM"
1
OBJETO
Es objeto del presente documento fijar las condiciones técnicas que deben regir para
la contratación de la IMPLANTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CON EL
MÓDULO DE SAP “PI” Y SOBRE EL GESTOR DOCUMENTAL “DOCUMENTUM”.
El proyecto deberá contemplar la emisión en formato electrónico, almacenamiento,
distribución y acceso de facturas tanto de IS-U como SD, generadas por la Empresa
Municipal de Aguas de Gijon SA, en lo sucesivo EMASA, tanto para ella misma, como para la
sociedad Empresa Municipal de Servicios de Medio Ambiente Urbano de Gijón S.A., en lo
sucesivo EMULSA.
El contrato debe contemplar adquisición, adaptación, singularización, prueba,
instalación y puesta en funcionamiento del módulo de PI de SAP, así como la instalación y
configuración de la Gestión Documental de SAP con Documentum.
2
DESCRIPCION DEL MARCO DE ACTUACION
A continuación se resumen los datos más significativos de EMASA, que pueden
afectar al proyecto:
•
Número de clientes aproximado: 50.000, entre empresas y personas físicas,
correspondiendo el mayor número a estos últimos.
•
Se emiten dos tipos de facturas:
•
-
Facturas de consumo, a través del módulo de IS-U.
-
Facturas de servicios, a través del módulo de SD (sólo para la sociedad
EMASA).
Facturas de consumo
-
Se realiza una facturación bimestral por Cuenta Contrato, aunque se
divide el total de servicios a facturar, de tal modo que se lleva a cabo una
facturación cada 15 días.
-
Se realiza el proceso de facturación masiva desde transacciones estándar
de IS-U.
-
Se emiten y envían dos documentos factura por Cuenta Contrato, para las
sociedades EMASA y EMULSA, cada una de ellas con su formato de
formulario correspondiente.
-
Ambas facturas se envían conjuntamente, para cada Cuenta Contrato, en
el mismo sobre papel.
-
Volumen de facturación IS-U (2009)
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EMASA
EMULSA
Total
ƒ
Facturadas
284.637
264.215
548.852
Facturas de servicio (SD)
-
Tienen un formulario específico
-
Volumen de facturación SD (2009)
Facturadas
4.038
3
3.1
Anulaciones
2.449
1.306
3.755
Anulaciones
200
DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA Y ALCANCE DEL MISMO
Objetivo principal
El Objeto principal de EMA es generar, almacenar y acceder al total de sus facturas
emitidas en soporte electrónico certificado y que éstas sean accesibles a sus clientes a
través de diversos canales. Para ello, el proyecto se deberá ajustar a las siguientes
especificaciones de carácter general:
•
Instalación y configuración de los productos Content Services y Archive Services
de Documentum de ECM para la integración con la plataforma ERP SAP.
•
Adquisición y configuración de los servidores necesarios para la implantación del
módulo de SAP PI, en los entornos precisos (desarrollo, prueba y productivo).
•
Adquisición, instalación, adaptación, singularización y puesta en funcionamiento
del módulo SAP PI.
•
Integración con los demás módulos de SAP implementados.
•
Realización de los formularios de facturas IS-U (consumo) y SD (servicios) con
los diseños aportados por EMA.
-
-
•
Facturas IS-U.
o
Factura de consumo EMA. Estas facturas deben incluir un código de
barras para el pago de las mismas a través del Cajero Ciudadano.
o
Factura de consumo EMULSA
o
Factura rectificativa de consumo EMA
o
Factura rectificativa de consumo EMULSA
Facturas SD
o
Factura servicio
o
Factura rectificativa servicio
Generación de los formularios de facturas, tanto de SD como de IS-U, en
distintos formatos (XML Facturae, PDF). La solución deberá ser capaz de
incorporar y adaptar nuevos formatos fácilmente.
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3.2
•
Generación de firma digital para cada uno de los documentos.
•
Almacenamiento
Documentum.
•
Sincronización entre SAP y Documentum.
•
Visualización desde SAP de las facturas almacenadas en el gestor documental,
tanto IS-U como SD, debiendo quedar ligadas al proceso contable. Este acceso
deberá de facilitar las consultas tanto de usuarios EMA como a nivel de
auditorías.
•
Generación del fichero o ficheros de facturación masiva de consumo para envío a
imprenta, con las siguientes especificaciones:
de
las
facturas
emitidas
en
SAP
en
el
repositorio
de
-
Formularios en formato PDF para su impresión.
-
Las facturas de consumo se ordenarán por código postal.
-
Las facturas de EMA y EMULSA de la misma Cuenta Contrato, irán
correlativas.
-
Los formularios tendrán unas marcas que permiten la agrupación del
ensobrado, ya que la factura de EMA y EMULSA de un servicio, se
ensobran conjuntamente.
-
Se debe habilitar la gestión del envío de la facturación masiva vía FTP.
•
Gestión del modelo de envío de facturas a través de cualquier canal (email, Web
Service con validación mediante certificado digital, etc).
•
Gestión del envío automático de facturas por correo electrónico y configuración
de sistema de acuse de recibo con retroalimentación de los procesos realizados.
•
Gestión de errores de los diferentes procesos. Se deben poder monitorizar los
errores generados tanto en la generación, la firma, el almacenado como el envío
de facturas electrónicas. Dicha gestión debe contemplar el control y la repetición
de los procesos fallidos.
•
Integración con la WEB del Ayuntamiento de Gijón, para el acceso a las facturas
a través de la Oficina Virtual. Los interlocutores comerciales de SAP autorizados
podrán acceder a sus documentos facturas. El criterio de acceso será especificado
por EMA.
•
Informes y estadísticas: se deben incluir informes que resuman los procesos
realizados (facturas emitidas y almacenadas, facturas enviadas por correo
electrónico, correos devueltos, etc).
•
Formación:
-
A nivel de usuario funcional para el proceso de generación de la
facturación electrónica.
-
A nivel de usuario avanzado de la configuración y administración de SAP
PI.
Alcance del sistema
El sistema asegurará la cobertura de las necesidades y el soporte a la operativa de
las funcionalidades descritas en el apartado anterior según el análisis de las mismas que se
efectúe dentro de los trabajos contratados y se cubrirá la totalidad de los procesos para la
óptima gestión de la emisión de facturas en formato electrónica, el almacenamiento, la
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distribución y el acceso a las mismas desde el entorno SAP y a través del portal del
ciudadano.
1. Adquisición y configuración de servidor y el módulo SAP PI
La empresa adjudicataria será la responsable de realizar el estudio de la
necesidad de adquisición de servidores para la implantación de SAP PI. En el caso
afirmativo, llevará a cabo las labores de adquisición y configuración del servidor o
servidores, así como la adquisición e instalación del módulo de SAP PI en los
mismos, todo ello coordinado y supervisado por personal de EMA y del
Ayuntamiento de Gijón.
2. Proceso de instalación y configuración de Content Services for SAP y
Archive services for SAP
Se deberán instalar y configurar los módulos de Documentum para la integración
con el ERP-SAP.
3. Proceso de generación de formularios de facturas
Se realizarán los formularios de cada uno de los tipos de documentos factura
emitidos por EMASA, ajustándose al formato diseñado y aportado por la empresa
contratante.
4. Proceso de emisión y almacenado de facturas
El total de las facturas generadas por SAP, se almacenarán en el gestor
documental Documentum, debiendo existir una sincronización entre ambos para
que no existan inconsistencias entre la información de ambos sistemas.
5. Proceso de envío de facturas
Tras la emisión de las facturas y su almacenado en el gestor documental, éstas
se deberán suministrar por distintos canales:
-
Correo electrónico: aquellos interlocutores comerciales que así lo sociliten,
deberán recibir sus facturas en la dirección de correo electrónico ligada al
mismo.
-
FPT: La facturación masiva de consumo, se seguirá enviando en formato
papel. Para ello será necesario generar uno o varios ficheros con las
facturas en formato PDF y realizar el envío del mismo vía FTP a la
empresa que realiza la impresión, ensobrado y reparto de las mismas.
6. Proceso de visualización de facturas a través de la WEB Municipal
Los clientes de EMA podrán acceder y descargar sus facturas a través de la
Oficina Virtual de la WEB Municipal en las condiciones y criterios fijados por EMA y el
Ayuntamiento de Gijón.
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REQUISITOS TÉCNICOS GENERALES
El sistema a implantar deberá cumplir las siguientes características generales:
DINAMISMO: Se obtendrá en todas las tareas una respuesta a las instrucciones del
usuario con la suficiente rapidez para que éste pueda trabajar de forma continuada.
SEGURIDAD: El sistema debe responder a las máximas exigencias de seguridad en
el acceso y manipulación de la información, en la integridad de los datos y en la capacidad
de recuperación en caso de fallo.
PARAMETRIZACIÓN: La aplicación o conjunto de aplicaciones permitirán realizar
fácilmente los cambios necesarios en los parámetros fundamentales. A estos efectos se
facilitará a los técnicos de la Empresa Municipal de Aguas de Gijón tanto los códigos fuentes
de la aplicación como la información de los cambios realizados en la parametrización
singularizada que se realice respecto a la versión Standard de la aplicación o conjunto de
aplicaciones del sistema contratado.
EFICACIA: El sistema deber permitir, la integración de sus funciones y dar
respuesta a todas las necesidades planteadas en el objeto del proyecto. Tanto en el diseño
de los proceso como en el establecimiento de las comunicaciones se procurará minimizar
las transmisiones a través de las líneas, la utilización de los recursos y el tratamiento de los
datos, todo ello sin detrimento de la integración e integridad de la información.
ORIENTACIÓN AL USUARIO: Se deberá disponer de una cuidada documentación
dirigida al usuario final. Esta documentación ha de ser sencilla, ha de contemplar todos los
procesos integrados en el proyecto y deberá ser elaborada en coordinación con el equipo
director del proyecto.
FLEXIBILIDAD: El sistema permitirá la inclusión con facilidad de nuevas
funcionalidades que puedan complementarlo en el futuro, tales como la recepción,
validación, almacenado y consultas de facturas electrónicas desde el entorno ERP SAP.
MULTICANAL: La solución debe permitir múltiples canales de envío y recepción
(Web Service, FTP, email, etc).
CERTIFICACIONES: La solución aportada deberá estar certificada por SAP y por la
Agencia Estatal de Administración Tributaria.
CUMPLIMIENTOS DE ESTANDARES Y REQUISITOS LEGALES: Se cumplirán los
estándares españoles y europeos de seguridad, ergonomía y calidad. Además se deben
cubrir todos los requisitos legales en los procesos autentificación de la facturación
electrónica.
DOCUMENTACION: El equipo de trabajo del ofertante elaborará periódicamente
(semanal o quincenalmente, según se establezca) un informe sobre los trabajos realizados,
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los proceso definidos, etc. De ese modo se podrá llevar a cabo un control efectivo del
proyecto y quedará suficientemente documentado los cambios realizados, la justificación de
los mismos y la evolución que han seguido.
5
5.1
REQUISITOS TÉCNICOS ESPECÍFICOS
Situación actual de los servidores implicados
A continuación se describe la configuración de los distintos servidores instalados
actualmente para las aplicaciones implicadas
SAP:
•
La instalación de SAP en producción está formada por dos equipos HP Integrity
RX4640 con 6 CPU y 12 GB de RAM (SIERO y RIOSA).
•
Los equipos tienen un sistema operativo HP-UX B.11.23 sobre plataforma
Itanium.
•
Están instalados en un cluster de HP llamado Service Guard, utilizado para crear
un paquete llamado VALDES que es el encargado de ofrecer disponibilidad para la
instancia de base de datos de SAP.
•
SIERO: Por defecto es quién aloja el paquete VALDES, y por lo tanto, ofrece los
servicios de instancia de base de datos.
•
RIOSA: Suministra las instancias de diálogo para SAP (por defecto dos instancia
01 y 02). Si RIOSA se cae, se levantará en SIERO una instancia de diálogo
especial (la 04) para que los clientes se puedan conectar.
•
Si se cae SIERO, el paquete VALDES pasará a RIOSA, las dos instancias de
diálogo (01 y 02) se pararán y se arrancará una instancia 03 para atender a los
clientes.
•
Para el entorno AGI y AGD se dispone de servidor llamado TINEO (HP Integrity
RX2620 con 2 CPU y 4 GB de RAM). No dispone de cluster.
DOCUMENTUM:
•
Documentum está soportado por un dos servidores en clúster (ANDEO y ANDES):
HP Proliant DL580 G5 con 24 GB de RAM.
•
Los equipos tienen instalado Windows 2003 Enterprise y el clúster es de
Microsoft. En dicho clúster se encuentran los servicios propios de Documentum y
Tomcat.
OFICINA VIRTUAL:
•
El servidor CABRALES es el encargado de dar soporte a la oficina virtual. Tiene
instalado un Windows 2003 Estándar y se trata de un equipo HP Proliant DL360
G4 con 2 CPU y 1 GB de RAM.
•
Está ejecutando un software de TAO
•
Está preparado otro servidor para ponerlos en clúster, aunque aún no es
operativo.
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La configuración típica de un cliente está formada por un procesador Pentium II y
128 Mb de RAM, con disco duro de 4Gb y monitor de 17".
5.2
Servidores para implantación de SAP PI
En una primera fase del proyecto, el adjudicatario deberá realizar un estudio para
valorar las necesidades de adquirir nuevos servidores.
La empresa adjudicataria adquirirá y configurará los servidores, e instalará y
configurará el módulo de SAP PI para su correcto funcionamiento.
A continuación se describe, una configuración orientativa y aproximada para dichos
servidores.
5.3
Entorno Productivo
o
PROCESADOR: Intel® Xeon® X5570, 2.93Ghz, 8M Cache, 6.40 GT/s
QPI, Turbo, HT, 1333MHz
o
MEMORIA: 24GB Memory for 1 CPU, DDR3, 1333MHz (6x4GB Dual
Ranked RDIMMs)
o
ALMACENAMIENTO: Para la estimación de almacenamiento sólo se
estima el espacio necesario, ya que se considera que los volúmenes
necesarios se generarán en un entorno SAN de alto rendimiento (discos
SAS o F.C.) con una protección recomendada de RAID 6, por lo que no se
consideran discos locales (en caso de usar discos locales se debe recurrir a
discos SAS de 15k rpm.)
Los volúmenes necesarios son:
-
Sistema operativo: 20 GB
-
SWAP: 48 GB
-
Software SAP y ORACLE: 40 GB (en los sistemas SAP JAVA o
ABAP+JAVA
es necesario un tamaño de almacenamiento mucho
mayor que en sistemas únicamente ABAP)
-
Datos Oracle: 200 GB
-
Online Logs Oracle (incluido además saptrace, sapreorg, etc…): 10
GB
-
Mirror logs Oracle:10 GB
-
Archives Oracle: 20 GB (la generación de archives de Oracle en
sistemas SAP PI puede ser elevado dependiendo de la configuración
de procesos técnicos de mantenimiento de los escenarios de
integración)
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5.4
Entorno de desarrollo
PROCESADOR: Intel® Xeon® L5506, 2.13Ghz, 4M Cache, 4.86 GT/s QPI,
800MHz
MEMORIA: 16GB Memory for 1 CPU, DDR3, 1066MHz (4x4GB Dual Ranked
RDIMMs)
ALMACENAMIENTO
Para el entorno de desarrollo, la estimación de almacenamiento sólo se
estima el espacio necesario, ya que se considera que los volúmenes
necesarios se generarán en un entorno SAN (por no ser un sistema
productivo pueden utilizarse volúmenes sobre discos SATA) con una
protección recomendada de RAID 6, por lo que no se consideran discos
locales*.
Los volúmenes necesarios son:
-
Sistema operativo y SWAP: 60 GB
-
Software SAP y ORACLE: 40 GB (en los sistemas SAP JAVA o ABAP+JAVA
es necesario un tamaño de almacenamiento mucho mayor que en
sistemas únicamente ABAP)
5.5
Base de Datos Oracle (incluidos logs y archives): 150 GB
Otros condicionantes
Se deberá respetar las siguientes condiciones:
•
Garantía total de compatibilidad incremental de versiones, de forma que
cualquier personalización realizada mediante el uso de sus herramientas sea
recuperable automáticamente por sucesivas versiones.
•
La arquitectura del producto será flexible e independiente de la organización
centralizada o no de las funciones.
•
Seguimiento de la Guía de Estilo del Ayuntamiento de Gijón para las interfaces
gráficas del usuario en la Oficina Virtual de la WEB.
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CONDICIONES GENERALES
6.1
Propiedad del resultado de los trabajos: El resultado final de los trabajos será
propiedad del Ayuntamiento de Gijón, que podría explotarlos para cualquiera de sus
empresas u órganos administrativos, con o sin personalidad jurídica.
6.2
Información base: La Empresa Municipal de Aguas de Gijón facilitará a la empresa
adjudicataria cuanta información posea relacionada con las materias objeto del
presente contrato.
6.3
Confidencialidad de la información: No se podrá transferir información alguna a
persona oe entidades sin consentimiento expreso y escrito de la Empresa Municipal de
Aguas de Gijón.
6.4
Emisión de facturas y pagos: Se realizará de acuerdo con lo establecido en el
programa de trabajo que resulte aprobado y estarán siempre ligados a hitos
verificables del proyecto.
6.5
Aceptación final: Para efectuar la aceptación final del producto por la Empresa
Municipal de Aguas de Gijón, se realizarán las pruebas que se estimen oportunas para
verificación y validación de su adecuación a lo contratado.
6.6
Referencias: La empresa ofertante incluirá referencias tanto a nivel de empresa
como de cada uno de los candidatos a formar parte del equipo de trabajo. Al menos
uno de los miembros del equipo de trabajo contará con experiencia acreditada en la
definición, desarrollo, parametrización y puesta en marcha de un sistema de
facturación electrónica en el entorno de SAP, con la solución SAP PI
6.7
Plan de formación: Dentro del contenido de los trabajos a realizar se incluirá la
formación necesaria tanto técnica como funcional.
6.8
Plan de cargas: Dentro del contenido de los trabajos a realizar se incluirá las cargas
de datos que fuesen necesarias realizar.
7
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
7.1
Es Objetivo prioritario de la Empresa Municipal de Aguas de Gijón el asegurar la
calidad e idoneidad de los trabajos contratados para cuya consecución éstos se
organizarán bajo la forma de un proyecto.
7.2
La empresa adjudicataria deberá contar estar certificada por SAP y por AEAT.
7.3
La empresa adjudicataria deberá contar
implantación de la facturación electrónica
7.4
La organización del proyecto y de su ejecución será propuesta por el ofertante.
7.5
La organización del proyecto y de la ejecución que sea propuesta por el ofertante
debe permitir un seguimiento formal del avance del mismo, determinando periodos de
revisión y evaluación e hitos de control. A estos efectos, se determinará una
organización específica para este proyecto, quedando perfectamente definidas las
con
experiencia
demostrada
en
la
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funciones del equipo de trabajo, las fases de desarrollo del proyecto y los
responsables de las mismas.
Igualmente, se contemplará la constitución de un Comité de Dirección del Proyecto
del que formarán parte representantes de la Empresa Municipal de Aguas de Gijón, y
de la empresa adjudicataria, que será responsable del seguimiento y control de los
trabajos.
7.6
7.7
Dirección municipal del proyecto y funciones: Se designará por EMA un Director del
Proyecto, cuyas funciones y responsabilidades serán:
-
Dirigir, supervisar y coordinar la realización y desarrollo de los trabajos.
-
Aprobar el Programa de realización de los trabajos.
-
Velar por el nivel de calidad de los trabajos
-
Coordinar las entrevistas entre usuarios y técnicos involucrados en el
proyecto.
-
Decidir sobre la aceptación de las modificaciones técnicas propuestas por el
Equipo del Proyecto a lo largo del desarrollo de los trabajos.
-
Asegurar el seguimiento del programa de realización de los trabajos.
-
Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones estipuladas en
este documento.
-
Interpretar y/o autorizar cualquier alteración de la metodología empleada.
-
Aprobar la participación en el proyecto de las personas miembros del equipo
de trabajo, así como sugerir o exigir la sustitución de alguna o algunas de las
personas miembros del mismo si a su juicio su participación en el mismo
dificulta o pone en peligro la calidad o la realización de los trabajos.
-
El Director del Proyecto tendrá conocimiento de todas las personas que
intervengan en el mismo, manteniéndose informado sobre cualquier
modificación que se pueda producir en el equipo de trabajo. Estas
modificaciones no podrán llevarse a efecto sin la aprobación expresa del
Director del Proyecto.
-
Aprobar los resultados y certificaciones parciales y totales de la realización del
proyecto; a estos efectos deberá recibir y analizar los resultados y
documentación elaborados a la finalización de cada etapa, pudiendo introducir
las modificaciones o correcciones oportunas antes del comienzo de las
siguientes, requiriéndose su aprobación final.
El Ofertarte propondrá el equipo de trabajo que ha de realizar el análisis, desarrollo e
implantación del proyecto. Junto con el equipo de trabajo ofertado por la empresa,
EMA aportará como colaboración un mínimo de dos personas de alta cualificación
técnica y profesional para garantizar la calidad y ejecución del proyecto.
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MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN
8.1
La oferta especificará las condiciones de mantenimiento, en caso de requerirlo, de
cada una de los productos ofertados, y de suministro de modificaciones derivadas de
cambios de normativa.
8.2
El mantenimiento deberá realizarse siempre en coordinación con la empresa
consultora que gestione el mantenimiento tanto de SAP-R3 como de SAP IS-U.
8.3
Igualmente, se ofertará cuadro de precios de desarrollos informáticos del sistema,
para los supuestos de implantación de nuevas funcionalidades y cualesquiera otras
mejoras futuras a introducir.
Gijón 18 de marzo de 2010
Fdo.: Luis Alemany García
Director – Gerente
Fdo.: Ana I. Del Canto Zanca
Jefa de la Sección de Informática
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