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Marketing Toolbox
Manual
Versión 1
Volvo España, S.A.U.
Dpto. Marketing
11/08/2011
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Índice
Introducción
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2. Acceso
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3. Vista general de Toolbox
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4. Trabajando con Toolbox
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4.1. Mantenimiento
6
4.1.1. Subir una imagen (desde el ordenador)
6
4.1.2. Editar y eliminar archivos subidos
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4.1.3. Otras funciones: Crear listados
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5. Marketing Toolbox España
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5.1. Navegación y contenido
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5.2. Material disponible: Material no editable y material editable.
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5.3. Descarga de archivos.
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5.3.1. Descarga de un único documento
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5.3.2. Descarga de varios archivos. Añadir a la cesta.
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5.4. Crear un trabajo. Adaptación on line.
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Introducción
Marketing Toolbox es una herramienta on line diseñada para que talleres y concesionarios puedan
de una forma sencilla y rápida crear sus propios trabajos y siempre en coherencia con la identidad
de marca Volvo.
Marketing Toolbox sustituye al antiguo Comportal convirtiéndose en la nueva plataforma soporte.
En ella podremos encontrar vídeos, presentaciones, catálogos, cartas, manuales y todo aquello que
el taller y/o concesionario pueda necesitar además de contar con la ya conocida herramienta Volvo
Driver para la creación de ofertas de servicio.
Volvo Driver, en consonancia, se ha renovado también mejorando su funcionamiento.
2. Acceso
El acceso se realizará a través del Portal de Talleres y Concesionarios.
Bajo la pestaña de Marketing, en la caja de aplicaciones situada en la parte derecha podrá
encontrar la aplicación Marketing Toolbox
1. Entre en el Portal de Talleres y Concesionarios con su habitual usuario y contraseña
2. Vaya a la pestaña de Marketing y haga click sobre Marketing Toolbox en la caja de
Aplicaciones
3. Se abrirá una nueva ventana y tras unos segundos verá la página de inicio de la herramienta
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Nota 1: A veces aparece un mensaje de error en la nueva ventana que se abre donde debería
aparecer la página de inicio de Marketing Toolbox. En este caso, cierre dicha ventana y haga un
segundo intento clickando de nuevo sobre Marketing Toolbox en la caja de aplicaciones. Si el error
persiste, contacte con el departamento de Marketing de Volvo España ([email protected])
Nota 2: Si la opción Marketing Toolbox no apareciera en la caja de aplicaciones puede deberse a
que el usuario no haya sido dado de alta en Baldo o que no se haya realizado el registro
correctamente (en Baldo). En este caso, contacte con su Administrador Local o el departamento de
Marketing de Volvo España ([email protected])
Una vez dentro de la herramienta, veamos lo que podemos encontrar:
3. Vista general de Toolbox
Sigamos el menú de la izquierda de la herramienta:
Noticias: Un sistema de alertas mantendrá al usuario informado acerca de
todas las actualizaciones que se realicen en Toolbox, desde material disponible
hasta incidencias.
Lo habitual será que se abra una ventana automáticamente cada vez que se de
una actualización.
Mis trabajos (My productions): bajo este apartado podremos encontrar todo aquello en lo que
estemos trabajando o ya hayamos realizado, conocer su estado, ordenar, eliminar y copiar trabajos.
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Para conocer el estado de cada uno de los trabajos, el usuario puede ver a través del submenú que
aparece bajo Mis trabajos las tres fases en las que una creatividad se puede encontrar.
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Acción en espera, corresponde al listado de todos los trabajos en los que el usuario está
trabajando. Esto es, un trabajo que está en proceso y que el usuario aún no ha finalizado.
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En Proceso, estos son todos los trabajos terminados por el usuario y que ahora el sistema
u otro usuario está procesando (Ej. Una vez acabada y confirmada la prueba de la oferta del
Servicio Volvo, el usuario está pendiente de recibir el archivo de alta calidad que el sistema
ha de enviar)
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Archivo, corresponde al listado de los trabajos archivados.
La barra superior gris está dividida en categorías, ésto nos ayudará a ordenar los trabajos según la
categoría que nos interese. Para ello, sólo es necesario hacer click sobre dicha categoría.
Para eliminar y/o copiar un trabajo utilizaremos el martillito que aparece en el extremo derecho.
Al hacer click sobre él, aparecerán las opciones “Cancelar” y “Copiar”. Volveremos a hacer click
pero esta vez sobre la opción deseada.
La opción “Copiar” nos sirve por ejemplo cuando queremos hacer una oferta pero queremos poner
el mapa correspondiente a cada concesión/taller. De esta forma, sólo será necesario cambiar el pie
de página y no tendremos que volver a crear una oferta para cada concesión/taller.
Si existiese más de un usuario por taller y/o concesión, haciendo click en la cajita de Sólo mis
pedidos, se aplica un filtro para que de esta manera sólo visualicemos los pedidos en los que
estamos trabajando y no los del resto de usuarios.
Mantenimiento: en este apartado el usuario puede subir imágenes, logos y textos que quiera
utilizar en sus trabajos editables.
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Toolbox: muestra el contenido de Marketing Toolbox Spain.
Búsqueda Avanzada (Advanced search Toolbox): ayuda al usuario a localizar un documento o
trabajo de forma rápida.
Las pestañas desplegables permiten afinar y centrar la búsqueda filtrando por tipo de documento,
segmento, año, etc.
Marketing Toolbox Spain: contiene todo el material que necesite el usuario (banco de imágenes,
vídeos, etc.), la herramienta Volvo Driver y el material editable (anuncios, invitaciones, cartas de
invitación, etc.)
4. Trabajando con Toolbox
4.1. Mantenimiento
Mantenimiento ofrece al usuario la oportunidad de subir aquellos archivos que luego desee utilizar
en sus trabajos.
Ej.: podrá subir un mapa de acceso a las instalaciones y el logo para después incluir en un anuncio
publicitario y así personalizarlo.
Importante:
Es recomendable subir los archivos que vayamos a necesitar antes de crear el trabajo.
Las especificaciones de las imágenes y textos están predefinidas en lo que se refiere a tamaño
(almacenaje) y medidas. Estas especificaciones pueden diferir según el tipo de trabajo a editar, sin
embargo, existen unos requisitos mínimos: 600x450 píxeles. (ancho x alto)
Las especificaciones exactas para cada tipo de archivo se indican de momento cuando se realiza
la carga de un archivo y éste es de menor calidad que la requerida. El sistema genera un cuadro de
diálogo de error y no permitirá la carga del archivo hasta que no tenga las especificaciones exigidas.
4.1.1. Subir una imagen (desde el ordenador)
Siga estos pasos:
1. Elegimos dónde queremos subir el archivo (imagen, texto, etc.) y hacemos click para abrir la
carpeta
2. Hacemos click sobre “Nuevo” (New) en la barra superior y aparecerá un cuadro para completar.
3. Escribimos el título del archivo y le damos a “Guardar”
4. Automáticamente debe abrirse otro cuadrito que nos permitirá subir el archivo deseado.
Buscamos y seleccionamos.
5. Esperamos a que se cargue la imagen. El proceso puede durar hasta 15 minutos
6. Una vez cargada, le damos a “Guardar”.
7. Si volvemos a la carpeta, veremos que la imagen está guardada.
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4.1.2. Editar y eliminar archivos subidos
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Editamos entrando sobre el archivo seleccionado y cambiamos lo que queramos: el título, el
archivo o ambos (para la carga de archivos seguiremos los pasos explicados en el apartado
anterior). Después guardamos.
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Eliminamos seleccionando el archivo que queramos quitar y hacemos click en “Eliminar
selección” (Remove selected)
4.1.3. Otras funciones: Crear listados
Existe una función que nos ayuda a crear un listado-resumen de los archivos que tenemos en cada
carpeta: Archivo MS Excel (MS Excel file)
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5. Marketing Toolbox España
Manuales, publicidad, invitaciones, cartas, presentaciones, material para eventos y vídeos son
algunos ejemplos del material que se puede encontrar en Toolbox.
5.1. Navegación y contenido
La navegación dentro de Marketing Toolbox puede hacerse a través del menú de la izquierda o
desde la página central-derecha que aparece con imágenes.
Menú de la izquierda
Menú central
Menú de la izquierda o estructura de árbol: al hacer click sobre una de las opciones, el contenido se
muestra en la parte central-derecha. Cada carpeta puede tener diferentes subcarpetas.
Menú central-derecha: las imágenes están enlazadas a las carpetas y al hacer click sobre ellas se
accede directamente al contenido de éstas.
Vayamos uno por uno explicando el contenido de cada carpeta.
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Volvo Driver. Como hasta ahora, será la herramienta para crear las ofertas del Servicio
Volvo
Manuales (Guidelines). Todo el material relacionado con la identidad corporativa: Logos
en diferentes tamaños y colores, fuentes de letra, manuales, etc.
Publicidad (Advertising). Publicidad para crear o descargar. Existe la posibilidad de
hacerlo en blanco y negro o en color. En apaisado o vertical, etc.
Marketing directo (Direct Marketing). Material promocional, newsletters, dípticos, etc.
Bajo esta carpeta están disponibles los mapas de acceso a cada una de las concesiones o
talleres.
Material para eventos (Event materials). En esta carpeta estará disponible todo aquel
material que se cree específicamente para cada evento, ferias, etc. (Ej.: Carta de invitación
para la Volvo Ocean Race). También estará disponible el material para puntos de venta.
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Material para imprimir (Printed material). Catálogos, panfletos, carpetas, etc. Este
material podrá ser editable y no editable.
Presentaciones. Presentaciones en power point.
Material digital (Film and digital signage). Todo el material para crear vídeos con un
aspecto corporativo: diseños y plantillas, vídeos, imágenes corporativas específicas para
trabajos digitales, etc.
Banco de Imágenes (Image Gallery). Acceso directo a los bancos de imágenes.
5.2. Material disponible: Material no editable y material editable.
Como hemos visto, Marketing Toolbox está diseñada para ofrecer material diverso al usuario
siempre con el objetivo de facilitarle su trabajo lo máximo posible. Para ello, cada carpeta contiene
material, bien para descargar, bien para crear. Material editable y Material no editable.
El primero, el material editable, permite al usuario hacer cambios y/o adaptar el documento
seleccionado a su gusto. Esto es, puede editarse, por ejemplo, añadiendo imágenes como logos
y/o mapas de acceso o escribiendo un texto específico. (Ej. Carta de invitación con mapa de acceso
y logo del taller/concesionario). Este tipo de material está en las carpetas Crear (Create)
El material no editable es aquel que no ofrece la posibilidad de hacer modificación alguna y que
sólo se puede descargar tal y como está el archivo. Son creatividades ya hechas. (Ej.: díptico de
VAS). Este tipo de material está en las carpetas Descargar (Downloads)
Todos los archivos tienen una lupita junto al título que al colocar el ratón sobre ella aumenta la
imagen del documento que deseemos antes sin necesidad de seleccionarlo.
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5.3. Descarga de archivos.
Existen varias formas de descargarse los archivos: directamente o a través de un enlace enviado en
un e mail. Pero además existe también la posibilidad de descargarse los archivos uno a uno ó varios
al mismo tiempo.
1. Seleccione el archivo que desea descargar.
2. Inmediatamente aparecerá una ventana con toda la información detallada acerca del documento:
idioma, tamaño (almacenaje) y medidas, número de referencia, tipo de documento, en color o blanco
y negro, etc.
En la parte superior e inferior de la imagen del archivo que se va a descargar aparecen las
siguientes opciones:
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Volver. Con esta opción el usuario vuelve a la carpeta de los documentos anterior
Descargar. Permite al usuario comenzar la descarga del archivo
Añadir a la cesta. Permite al usuario volver a las carpetas y seleccionar más material para
después descargarlo todo al mismo tiempo.
Guardar vista preliminar. Guarda una imagen en baja resolución de la portada del
documento.
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5.3.1. Descarga de un único documento
Al hacer click sobre la opción de “Descargar” se abre un cuadro de diálogo como el siguiente:
Elija “Descargar” si lo que desea es abrir o guardar directamente el documento en su ordenador o
dispositivo externo (pen drive-USB)
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Elija “Enviar enlace para descargar” para enviar un e mail con un enlace. A través de este e mail, el
destinatario podrá descargarse el documento cuando quiera. Es una opción muy útil:
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que evita colapsos en la bandeja de entrada de su correo si el documento es muy
grande/pesado y permite descargarse el archivo cuando se quiera.
si se quiere enviar a la agencia/imprenta u otra persona directamente sin necesidad
de descargarse en el ordenador.
Aquí la dirección que aparece por defecto es la del concesionario/taller usuario, sin embargo, es
modificable. El resto de campos no son obligatorios y se pueden dejar vacíos.
5.3.2. Descarga de varios archivos. Añadir a la cesta.
Cuando queremos descargarnos varios archivos, podemos ir descargando archivo por archivo o
utilizar la “Cesta”. Nosotros recomendamos esta última.
Utilizando la “Cesta”, el usuario puede ir seleccionando los documentos que desee y una vez haya
terminado la selección, revisar la lista de archivos (pudiendo borrar y volver a seleccionar más
archivos) y proceder a la descarga.
La descarga sigue el mismo proceso que el explicado anteriormente: descarga directa o enlace (e
mail)
En la parte superior derecha, aparece la información relacionada con la “Cesta”. Indica el número de
documentos añadidos y el máximo de archivos que se pueden añadir.
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La “Cesta” recoge de una forma ordenada los documentos añadidos ofreciendo la posibilidad de
“Eliminar” archivos no deseados, “Seguir” añadiendo más(“Cerrar Cesta”), “Descargar todos los
archivos de la cesta” o “Enviar el enlace para descargar” (e mail).
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5.4. Crear un trabajo. Adaptación on line.
El material editable nos permite adaptar las creatividades y personalizarlas con los detalles e
información que deseemos.
¿Cómo crear un trabajo?
1. Seleccione el documento que quiera editar.
2. Complete la información para dar nombre a su trabajo y haga click en “Crear”.
Sólo el campo del Título es obligatorio. El resto es opcional.
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3. Complete los huecos editables (Cuadro enmarcado en rojo y asterisco). Después haga click en
“Guardar”.
El texto original es una sugerencia y no es obligatorio traducirlo literalmente. Al ser editable,
adaptaremos la creatividad a nuestro gusto pero siempre bajo una imagen corporativa Volvo.
El asterisco (*) nos indica que el campo es obligatorio, luego deberá estar completo.
Cada hueco editable informa del número de caracteres que puede escribir. No le dejará continuar si
excede el número permitido.
4. Solicite prueba (Vista preliminar) haciendo click sobre la opción “Solicitar prueba”.
Esta opción no estará disponible hasta que todos los campos estén completos. Tarda
unos minutos en generarse el documento de prueba.
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5. Confirme o rechace la prueba.
Si está conforme con el trabajo creado, haga click sobre “Confirmar prueba”. En caso contrario,
pulse “Rechazar prueba” y vuelva a editar y realizar los cambios pertinentes. Una vez realizados,
podrá solicitar prueba de nuevo y confirmar en caso de estar de acuerdo.
Existen dos opciones junto a los botones de “Confirmar y Rechazar prueba”:
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Mostrar el pdf en la pantalla. La prueba se ajusta a la pantalla completa para una mejor
visualización.
Enviar este pdf. Si queremos mostrar a alguien la creatividad (para dar su conformidad por
ejemplo), podemos enviar esta prueba de baja resolución por e mail.
Importante: la prueba que se genera es sólo eso, una prueba. Es de muy baja resolución y no será
válida para imprimir.
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6. Una vez confirmada la prueba, el sistema enviará al correo del usuario el enlace para descargar el
arte final en alta resolución.
Tarda aproximadamente una hora.
Nótese que todos los pasos en el menú de la izquierda aparecen en verde (anteriormente en rojo
por no estar completada la fase) y la última, la del envío, está en azul: El sistema está generando el
arte final para poder enviarlo.
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Tras “Confirmar la prueba”, el trabajo aún está en “Acción en espera”.
Esta columna nos indica el estado del trabajo. En este caso nos dice que el trabajo está
aprobado/confirmado y que la confirmación ha sido recibida.
Como podemos ver, en los trabajos anteriores pone “Editar trabajo”. Eso significa que el trabajo está
inacabado. El usuario deberá confirmar o editar de nuevo el trabajo.
El usuario recibirá un e mail con el trabajo/arte final en alta resolución y listo para imprimir.
Este proceso puede tardar un par de horas.
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[email protected] : El sistema envía un e mail con el arte final en alta resolución una vez
aprobado el trabajo.
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[email protected]: El sistema envía un e mail con el trabajo (sea una prueba o el
arte final) en baja resolución solicitado previamente por el usuario a través de la opción
“Enviar este pdf”
Importante: Si el usuario no recibiera ninguno de los e mails, deberá notificarlo a:
[email protected] y/o [email protected]
Después el trabajo/arte final pasa a la siguiente fase: En proceso
Y el mensaje del Estado cambia: Trabajo final enviado
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