Download Getronics - Nedap Security Management

Estudio de caso
Getronics
Debido a la política de una mesa de trabajo “limpia”, es
parte del nuevo mundo de trabajo de Getronics (NWOW)
, los empleados necesitan un lugar donde guardar sus
pertenencias.
La gestión
de taquillas
apoya el
Nuevo mundo
de trabajo de
Getronics.
En Octubre del 2010, Getronics Belux redistribuyó
e introdujo una mejora radical en las condiciones
laborales. Desde entonces, los empleados podían
trabajar cuando quisieran, y donde les fuese más
conveniente, mientras que obtuviesen resultados.
El nuevo enfoque claramente tenía consecuencias
para la seguridad y el acceso. Cuando entro en vigor
la política de “mesa limpia” de trabajo y todos los
cajones fueron eliminados, los empleados necesitaron
un sitio donde guardar sus objetos personales. Es
entonces cuando entro el sistema de gestión de
taquillas.
Security Management
Getronics fue pionero del entorno de oficina
flexible con el “New World of Work” (NWOW). Esto
significa que las mesas no solo eran asignadas a
una sola persona, sino a una tarea. El resultado
fue una política estricta de una mesa de trabajo
despejada. Para garantizar su máxima flexibilidad,
todos los cajones se quitaron.
Sin embargo, los empleados aún necesitaban su
propia taquilla para guardar sus utensilios de la
oficina y otros objetos personales. Getronics vio
que las taquillas tradicionales serian inflexibles, y
gestionar las llaves mecánicas muy costoso y una
pérdida de tiempo. El Director de seguridad Patrick
De Waen encontró una solución más conveniente
y sofisticada. Recordó haber utilizado alguna
vez una pulsera de RFID para abrir la taquilla
de una piscina y le pregunto al arquitecto que
estaba diseñando el nuevo edificio de Getronics
explorar la viabilidad de esta solución. Así es
como Getronics encontró el sistema de gestión de
taquillas Nedap.
Una gestión de taquillas intuitivo
La experiencia de Getronics con las taquillas
ha sido totalmente positiva. Los empleados las
encuentran fáciles e intuitivas de usar, así que su
aceptación es generalizada. Una de las ventajas
Uno de los puntos más
fuertes del sistema de
gestión de taquillas de
Nedap es que permite la
gestión dinámica de las
taquillas.
del sistema de gestión de taquillas de Nedap es
que permite una gestión dinámica de las taquillas.
Getronics optó por esta funcionalidad aunque en
la práctica los empleados usan las taquillas como
taquilla personal.
Security concept
NWOW se basa en la confianza, una vez la gente se
encuentre dentro del edificio. La seguridad sigue
un concepto de 3 niveles. En el nivel A (el entorno
macro) la gente tiene libre acceso a la instalación,
en el nivel B (el meso entorno) a las visitas se les
crea una tarjeta llamativa y no pueden moverse
sin ser acompañados. Cualquier persona sin tarjeta
de identificación, andando sola con una tarjeta
de visitante, será abordado por el personal de
seguridad. En el nivel C (micro nivel), la seguridad
esta dirigida a controlar la última actualización
de los sistemas, como por ejemplo las taquillas
o las impresoras. Estos 3 niveles no están
integrados, pero sí reconocen la misma tarjeta de
identificación.
Resultados netos
NWOW es sostenible. La impresión en la oficina ha
disminuido de una forma sustancial debido a que
mucha gente trabaja desde casa y prefiere llevar
consigo un USB en vez de un fajo de papeles.
Getronics ha ahorrado un 80% de papel desde
Octubre 2010.
Aceptación
Cuando Getronics se convirtió en una de las
primeras empresas en Bélgica en implementar
NWOW, los empleados rápidamente adoptaron
el sistema. Getronics invirtió enormemente en el
cambio de gestión, para facilitar la transición. La
gente estaba bien preparada y la implementación
estuvo bien planeada. Los empleados fueron
trasladados a los nuevos edificios en grupos de
100. La implementación de NWOW está basado en
3 pilares igualmente importantes: comodidades,
IT y cultura de la empresa, demostrando todas
las nuevas tecnologías. La cultura de la compañía
fue un hueso muy duro de roer. Requirió tiempo
para que la gestión aceptara la pérdida de control
visual sobre las personas. Los mandos intermedios
cambiaron según las personas fueron juzgadas
según los resultados, en vez de, por horas
empleadas. Como resultado, trabajar desde casa es
ahora perfectamente aceptable.
Las taquillas reconocen
la misma tarjeta, que los
empleados usan para entrar
al edificio.
El nuevo edificio es un 25% más pequeño que el
antiguo. Getronics emplea a 300-350 personas,
pero actualmente tiene 240 mesas de trabajo. Y
aun así, el empleado todavía siente que tienen
más espacio. Si todos los 350 empleados se
presentasen a la vez, este espacio seria escaso,
pero desde que el movimiento de ocupación ha
promediado 50-60% hay espacio libre de sobra.
Hay 300-350 taquillas, para que todo el mundo
pueda tener un espacio para guardar sus objetos
personales. Desde Octubre del 2010, las taquillas
han funcionado sin ningún problema.
El edificio abre desde las 6a.m. hasta las 10 p.m.
El acceso fuera de estas horas es posible en
casos excepcionales y con un permiso especial.
Getronics ha organizado y ha presupuesto el
espacio de trabajo en pequeños grupos. Aunque
nadie está obligado a sentarse en su propia
división, muchos tienden a hacer esto, ya que hace
más fácil el compartir información. Empleados de
consulting y marketing tienden a mezclarse más y
están menos atados a una posición.
En el futuro, los micro
niveles del régimen de
seguridad de Getronics
puede ser desarrollado
al expandir la gestión de
taquillas a armarios de
archivos.
Futuro
En un futuro, el micro-nivel de régimen de
seguridad pueden desarrollarse más, expandiendo
la gestión de taquillas a los armarios de archivo.
Otros posibles cambios incluyen una reducción
adicional del espacio de mesa de trabajo y una
expansión de aulas de conferencia. De esta forma
el edificio se vuelve más como un lugar de reunión
que un espacio de oficina.
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