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CURSO BÁSICO DE
MEDIO AMBIENTE
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UNE-EN-ISO 14001:2004
PROGRAMA DEL MÓDULO
1. CONCEPTOS Y DEFINICIONES.
2. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (S.G.A.).
3. REQUISITOS GENERALES Y POLÍTICA AMBIENTAL.
4. PLANIFICACIÓN DEL S.G.A.
5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DEL S.G.A.
6. VERIFICACIÓN.
7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
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5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
5.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
Tradicionalmente, la responsabilidad sobre los temas de medio ambiente ha sido
asumida por técnicos especializados. La implantación de un sistema de gestión según el
modelo ISO 14001 sugiere un nuevo esquema organizativo (idéntico al establecido por
ISO 9001) en el que se pone el énfasis en la participación en el sistema de todo el
personal, más que en el concurso de grandes especialistas. Requiere el compromiso de
todo el personal de la organización.
El SGA deberá contar con un representante visible, pero las responsabilidades
medioambientales no deberían en ningún modo restringirse a esta función.
En realidad, la responsabilidad y el compromiso de respeto al medio ambiente deberá
iniciarse en los más altos niveles de la organización y se transmitirán a todos los
colaboradores. Todo el personal debería rendir cuentas sobre su área de actividad
específica, lo cual incluye evidentemente a los mandos intermedios y los operarios de
base.
Si la organización ya ha implantado un sistema de gestión de la calidad según el modelo
ISO 9001, el responsable de calidad puede ser un candidato para asumir la
responsabilidad global del SGA, siempre que haya recibido una formación
complementaria. Su familiaridad con la metodología ISO lo convierte en la figura ideal
para aglutinar las funciones de calidad y medio ambiente en una sola persona.
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; La Alta Dirección de la organización debe designar uno o varios
representantes de la dirección, quien, independientemente de otras
responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades
y autoridad para:
a) Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece,
implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta
norma internacional;
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de
gestión ambiental para su revisión, incluyendo las
recomendaciones para la mejora.
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La dirección debe proveer los recursos necesarios para:
9 establecer,
9 implantar,
9 mantener y
9 mejorar el Sistema de Gestión Ambiental.
Estos recursos incluyen tanto recursos humanos y conocimientos
especializados, como infraestructura de la organización, recursos
tecnológicos y financieros.
Tanto los empleados como la dirección de la organización han de estar totalmente
implicados en la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental para que se lleve
a cabo con éxito, por lo que las responsabilidades no corresponden únicamente a los
encargados directos de temas medioambientales, sino que todo el personal se ve
involucrado.
De todos modos, las responsabilidades directas deben estar perfectamente definidas,
con la autoridad debida para la implantación y mantenimiento del Sistema. El modo de
hacerlo depende de cada organización. El compromiso debe comenzar en los niveles
superiores de la dirección. La alta dirección debe establecer la política ambiental de la
organización y asegurar que el Sistema de Gestión Medioambiental se implanta.
La estructura de la gestión medio ambiental en el organigrama de una empresa puede
ser muy distinto en función de la misma, ya que debe estar adaptado a ella. La ISO
14001 no especifica ningún requisito en cuanto a la posición en el organigrama del
Departamento de Medio Ambiente y su relación con otras funciones o componentes
organizativos, sino que simplemente exige el nombramiento de un representante de
gestión con responsabilidades y autoridad definidas y documentadas.
5.2. Formación, sensibilización y competencia profesional
La base de una organización y de cualquier Sistema de Gestión está constituida por los
recursos humanos que posee. Por ello resulta de vital importancia la formación, la
implicación en alcanzar las metas propuestas, la sensibilización y la competencia
profesional de todo el personal integrante de la organización.
Implantar un Sistema de Gestión Ambiental supone, entre otras cosas, dotar a la
empresa de mecanismos y procedimientos documentados que aseguren que todo el
personal conoce la política, los objetivos y las metas medioambientales trazadas, las
funciones y responsabilidades en este campo, los impactos potenciales que puede
generar la actividad realizada.
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Así mismo, es preciso un modo de identificar cuáles son las necesidades de formación y
llevar a cabo una formación adecuada.
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La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para
que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen
conciencia de:
; la importancia de la conformidad con la política ambiental, los
procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental;
; los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados
rea1es o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios
ambientales de un mejor desempeño personal;
; sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con
los requisitos del sistema de gestión ambiental; y
; las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos
especificados.
LA FORMACIÓN:
Debe existir en la organización un nivel de formación general que englobe a todos los
trabajadores que no vayan a ser formados de modo específico por motivo de su puesto
de trabajo o nivel de responsabilidad, de modo que todos conozcan la política y los
objetivos del Sistema de Gestión Ambiental.
No sólo es preciso dedicar recursos a la formación durante el período de implantación
del Sistema, sino que se deberá asegurar la formación continua de todo el personal, a
través de mecanismos planificados de antemano que incluirán la formación del personal
de nueva incorporación, por cambio de puesto de trabajo, innovaciones tecnológicas,
etc.
LA SENSIBILIZACIÓN
La sensibilización en materia medioambiental consiste en la transmisión del
conocimiento medioambiental, creación y fomento de actitudes favorables con el fin de
que los componentes de la organización se comprometan firmemente con el cuidado del
entorno, contribuyendo así a la mejora medio ambiental de la organización.
Este proceso de sensibilización es clave a la hora de implantar el Sistema. El modo de
llevar a cabo esta sensibilización del personal puede ser variado, a través de boletines
internos, vídeos o tablones de anuncios. El objetivo radica en lograr la adhesión y
respuesta del personal de la organización frente al Sistema de Gestión Ambiental.
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LA COMPETENCIA PROFESIONAL
Es preciso que el personal que realiza actividades que puedan conllevar alguna
repercusión sobre el medio ambiente esté adecuadamente capacitado para desempeñar
dicha tarea.
Para ello es necesario que los requisitos necesarios para llevarla a cabo estén
perfectamente definidos, que los empleados que las realizan estén adecuadamente
formados, lo que será demostrado documentalmente, y realizar evaluaciones periódicas
que demuestren la competencia del personal.
Para identificar las necesidades de cada puesto se ha de hacer una descripción del
mismo, en el que se incluirá una definición de las responsabilidades y otros requisitos
de importancia. En él se detallarán las necesidades de formación y capacitación para
ejecutarlo.
A través de las evaluaciones periódicas se deberá valorar el grado de ejecución de las
tareas respecto a los objetivos previstos, la actualización de los mismos y las
necesidades de desarrollo y formación.
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5.3. Comunicación
La comunicación, la información y participación pública son reconocidas como una de
las bases principales del comportamiento medioambiental de una empresa. La
comunicación además, de cara a la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental,
constituye una importante herramienta de mejora de la eficacia del Sistema y de la
respuesta de los trabajadores y público en general respecto a la empresa.
Requisitos de la Comunicación:
Con relación a sus aspectos medioambientales y al SGA, la organización
debe establecer y mantener al día procedimientos para:
; La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones
de la organización.
; Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes
de partes interesadas externas
LA COMUNICACIÓN EXTERNA:
La organización debe establecer un procedimiento para la recepción, documentación
y respuesta de información de partes interesadas que sean relevantes. El hecho de que
una organización posea un buen sistema de comunicación con las demás partes
interesadas, además de ser un instrumento de mercado, proporciona un fuerte estímulo
para continuar mejorando el comportamiento medioambiental.
Dependiendo de la importancia que se le otorgue a unas partes interesadas o a otras, la
comunicación ha de ser más o menos fluida, seleccionando el método adecuado en cada
caso. Por ejemplo, con los habitantes de la zona la comunicación se suele establecer a
través de prensa local, con los accionistas a través de reuniones, con los consumidores
por investigaciones de mercado.
LA COMUNICACIÓN INTERNA:
La comunicación dentro de la organización constituye una herramienta clave en la
implantación de un S.G.A, a la hora de conseguir los objetivos marcados por el mismo,
además de ser una de las exigencias de la norma ISO 14001.
Cuando se va a establecer el modo que se utilizará para llevar a cabo dicha
comunicación interna es preciso analizar factores tales como el tamaño de la empresa, la
existencia de personal responsable de dicha tarea o los canales de comunicación que ya
existen. Es importante que la alta dirección se involucre para conseguir una buena
comunicación interna en materia medioambiental, además debe promover la
participación del resto del personal, teniendo lugar en las dos direcciones de la
pirámide jerárquica, ascendente y descendente. Por ello se debe utilizar un lenguaje de
fácil comprensión para todos.
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Cuando la comunicación es de carácter descendente, es decir, procedente de los
mandos, suele tener lugar a través de boletines de empresa, correo electrónico, tablones
de anuncios, etc. Y normalmente tiene como fin la transmisión de aspectos generales de
la empresa, como sus objetivos.
Si la comunicación es de carácter operacional trata de aspectos cotidianos del
funcionamiento de la organización y suele tener lugar en las dos direcciones, tanto de
modo vertical entre mandos y subordinados como de modo horizontal entre los distintos
departamentos.
En todos los casos, la comunicación sobre medio ambiente debería ser:
•
•
•
•
•
comprensible por el receptor,
veraz y verificable,
bidireccional (entre empleados y Dirección y entre organización y partes
interesadas),
presentada de forma consistente y regular (periodicidad, mismo formato), etc. y
emitida a través de canales apropiados (boletines, prensa, e-mails, etc.).
5.4. Documentación del Sistema de Gestión Ambiental
Todo el Sistema de Gestión Ambiental ha de estar adecuadamente documentado, dicha
documentación tiene como función principal la descripción del Sistema y su relación
con otros Sistemas de Gestión existentes.
Funciones de la Documentación del S.G.A:
; Se describe la adaptación de la norma de referencia a la empresa.
; Se concretan los compromisos de comportamiento ambiental presentes y
futuros.
; Se describe el modo de realizar todas las actividades de la empresa que
pueden ocasionar algún tipo de repercusión sobre el medio ambiente.
; Se asegura el conocimiento por parte de todos los integrantes:
• De la política y objetivos medioambientales de la misma.
• De las responsabilidades establecidas.
• Del modo de corregir y prevenir los resultados medio ambientales que
sean satisfactorios.
• De formar y capacitar adecuadamente a todos los empleados.
; La organización debe establecer y mantener al día la información para:
• Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación.
• Orientar sobre la documentación de referencia.
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ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:
A la hora de elaborar la documentación necesaria para implantar un Sistema de Gestión
Ambiental es preciso estudiar las actividades que deben estar reguladas y reconocidas
en los documentos del Sistema, que serán diferentes dependiendo de la organización
concreta de la que se trate, en función de su tamaño, la actividad que desempeña, sus
instalaciones.
Se podría reunir la documentación del Sistema de Gestión Ambiental en cuatro grupos:
1. Manual de Gestión Ambiental
A través del Manual de Gestión Ambiental se describe el SGA de una
organización concreta, adaptado a ella. En él además se establecen y se
formalizan la política ambiental, se recoge la normativa que le afecta, los
procedimientos operativos y la asignación de responsabilidades ambientales.
Funciones del Manual de Gestión Medioambiental
; Exponer la Política Ambiental de la empresa de forma sencilla y
comprensible, así como los métodos para cumplir con los objetivos.
; Requisitos generales que establecerá la empresa para garantizar la
implantación y funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.
; Funciones y responsabilidades clave de la organización.
; Adaptación de la norma a la empresa y otra documentación.
; Descripción de otros aspectos del sistema de gestión.
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2. Procedimientos del SGA
Todo el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra redactado a través de
procedimientos, cuya misión es facilitar disposiciones para áreas de actividad
determinadas, son documentos que especifican el objeto y alcance de una
actividad concreta o un proceso y explican la forma de llevarla a cabo.
Proceso:
"cualquier conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, los cuales
transforman elementos de entrada en resultados con un valor añadido (expresa
lo que hay que hacer y para quién)”
Procedimiento:
"es la forma especificada por la organización para llevar a cabo una actividad o
un proceso (determina cómo hay que hacerlo)”
Los procedimientos constituyen el complemento del Manual y su objeto y
alcance dependerá del origen, complejidad y las posibles repercusiones que
pueda tener sobre el entorno. Es necesario decidir cuáles serán las actividades a
documentar.
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3. Instrucciones Técnicas o de Trabajo
Las instrucciones técnicas son documentos que proporcionan una información
más detallada (paso a paso) sobre cómo realizar una determinada actividad.
Suelen desarrollar un procedimiento en varias partes, cuando la complejidad de
los procesos así lo aconseja. También pertenecen a este nivel los planos,
fórmulas, especificaciones del SGA, etc.
En la práctica existirán pocas pautas o instrucciones exclusivas del SGA.
Ejemplos de instrucciones técnicas estrechamente relacionadas con el SGA
podrían ser:
Instrucción técnica para la gestión de residuos especiales.
Instrucción técnica para la recogida de vertidos, roturas y derrames.
Al igual que los procedimientos, es necesario decidir cuáles serán las actividades
susceptibles de ser detalladas a través de instrucciones de trabajo, lo cual será en
función de la actividad, su naturaleza, el nivel de responsabilidad, etc.
Al igual que los procedimientos, las instrucciones de trabajo han de estar
redactadas en un lenguaje claro y sencillo, de fácil comprensión para todo tipo
de usuarios. Resulta de gran utilidad implicar a los encargados de realizar las
actividades, ajustar las instrucciones a la realidad evitando ambigüedades y
facilitar su uso a través de todos los medios posibles.
4. Registros Medioambientales:
Los registros son documentos que presentan los resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas. También aportan una idea
del grado en el que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra implantado.
Los Registros Medioambientales pueden incluir:
•
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Información sobre la legislación ambiental aplicable.
Registro de quejas.
Registros de formación.
Información sobre el proceso productivo.
Información sobre los productos.
Registros de inspección, mantenimiento y calibración.
Información pertinente sobre los contratistas y proveedores.
Registros de incidentes.
Información sobre la preparación y reacción en caso de emergencias.
Registro sobre impactos medioambientales significativos.
Resultado de auditorías.
Revisiones por la dirección.
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CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN:
A través de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental se realiza una
descripción del mismo así como su relación con otros sistemas de gestión.
La organización debe establecer y mantener procedimientos para:
; aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su
emisión;
; revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos
nuevamente;
; asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión
actual de los documentos
; asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
están disponibles en los puntos de uso;
; asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables;
; asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que.
la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y
operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución;
; prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles
una identificación adecuada en el caso de que se mantengan.
La documentación debe ser legible, fechada (con fechas de revisión) y fácilmente
identificable, conservada y archivada por un período especificado. Los documentos
"evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor
funcionamiento del SGA y ello es una de las claves de la mejora continua de la
actuación medioambiental de la organización. Por este motivo es fundamental
"mantener al día'' la documentación.
5.5. Control operacional
El control operacional es una herramienta del Sistema de Gestión Ambiental que
permite conocer y mantener un nivel de comportamiento medioambiental en
concordancia con los requisitos medioambientales, la política y objetivos de la empresa.
Así mismo pone en conocimiento las posibles desviaciones, por lo que facilita la
actuación y permite realizar las correcciones necesarias.
La organización debe planificar las actividades asociadas a aspectos medioambientales
incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectúan bajo las condiciones
especificadas:
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•
Estableciendo y manteniendo al día procedimientos documentados para
cubrir situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la
política, los objetivos y metas medioambientales.
•
Estableciendo criterios operacionales en los procedimientos.
•
Estableciendo y manteniendo al día procedimientos relativos a aspectos
medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios
utilizados por la organización, y comunicando los procedimientos y requisitos
aplicables a los proveedores y subcontratistas.
El control operacional engloba un conjunto de procedimientos y controles esenciales
para el funcionamiento del sistema, por lo que deberán estar documentados en todo
caso. Debe ponerse el énfasis en los aspectos / impactos medioambientales realmente
significativos relacionados con la política ambiental para garantizar:
•
•
•
•
el cumplimiento de la legislación,
la prevención de la contaminación,
la mejora continua y
el logro de objetivos y metas.
También se refiere al conjunto de medidas necesarias para garantizar que las
operaciones y actividades clave se realizan bajo unas condiciones determinadas por la
organización.
Las actividades clave son todas aquellas que hacen referencia a los aspectos
ambientales significativos y cuyo correcto funcionamiento es esencial para
alcanzar los objetivos propuestos. Bajo este prisma se incluyen tanto las actividades y
procesos propios como los aspectos ambientales relacionados con proveedores y
subcontratistas.
En lo que se refiere a un Sistema de Gestión Ambiental, el control operacional exige
identificar claramente:
9 las funciones,
9 las instalaciones,
9 las actividades y
9 procesos que pueden tener alguna repercusión medioambiental
Y tener regulado a través de documentos el uso de
9 maquinaria, procesos y equipos,
9 el almacenamiento, utilización y manipulación de todo tipo de materiales,
9 la investigación,
9 inspecciones,
9 trabajos de mantenimiento y limpieza,
9 transporte de personas y materiales, etc.
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5.6. Planes de emergencia y capacidad de respuesta
Habitualmente los planes de emergencia tienen como objetivo garantizar la seguridad
para las personas en caso de accidentes inesperados o situaciones de emergencia. Se
centran en las acciones que deben realizarse inmediatamente después del incidente
(ejemplo: evacuación de las instalaciones en caso de incendio) y tienen una estrecha
relación con los sistemas de seguridad y salud laboral.
La norma ISO 14001 sólo hace referencia a consideraciones medioambientales
derivadas de situaciones de emergencia, pero es evidente que las organizaciones
tenderán a realizar planes conjuntos de emergencia para temas de seguridad y medio
ambiente.
Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta.
; La organización debe establecer y mantener al día procedimientos
para identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones
de emergencia, y para prevenir y reducir los impactos
medioambientales que puedan estar asociados con ellos.
; Debe examinar y revisar sus planes de emergencia y procedimientos
de respuesta, en particular después de que ocurran accidentes o
situaciones de emergencia.
; Debe comprobar periódicamente tales procedimientos cuando ello
sea posible.
Los planes de emergencia, al igual que los demás aspectos del Sistema de Gestión
Ambiental, han de estar adaptados a la organización concreta que lo implante, y el
nivel de los procedimientos que se elaboran en este caso depende de la peligrosidad de
las instalaciones y productos, y de los métodos empleados para evitar la contaminación.
La mayor parte de los accidentes proceden de errores en algún momento de la
realización de la actividad, así que resulta de importancia vital un adecuado control
operacional y una exigente disciplina en la ejecución de las operaciones.
La investigación de los accidentes ocurridos en una organización constituyen un
elemento básico a la hora de adoptar medidas preventivas, ya que pueden evitar que un
accidente se repita.
Así mismo, se deberán realizar simulacros periódicos para comprobar la efectividad de
los planes de emergencia dispuestos con el fin de revisarlos y comprobar que siguen
siendo efectivos.
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Al desarrollar sus procedimientos, la organización debería considerar:
a) la naturaleza de los peligros 'in situ', por ejemplo: líquidos inflamables,
tanques de almacenamiento y gases comprimidos, y medidas a tomar en caso de
derrames o fugas accidentales;
b) el tipo y la escala más probable de situaci6n de emergencia o accidente;
c) los métodos más apropiados para responder ante un accidente o situación de
emergencia;
d) planes de comunicación interna y externa;
e) las acciones requeridas para minimizar los daños ambientales;
f) la mitigación y acciones de respuesta a tomar para los diferentes tipos de
accidentes o situaciones de emergencia;
g) la necesidad de procesos para una evaluación posterior a un accidente para
establecer e implementar las acciones correctivas y acciones preventivas;
h) la realización de pruebas periódicas de procedimientos de respuesta ante
emergencias;
i) la formación del personal para el procedimiento de respuesta ante
emergencias;
j) una lista del personal clave y las instituciones de ayuda, incluidos los datos de
contacto (por ejemplo: bomberos, servicios de limpieza de derrame);
k) las rutas de evacuación y punto de reunión;
1) el potencial de situaciones de emergencia o accidentes en una instalación
vecina (por ejemplo: planta, vía, línea férrea); y
m) la posibilidad de asistencia mutua de organizaciones vecinas.
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