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Trucos y Pistas para el Examen PMP
(PMBOK - Versión 4.0)
© 2011 by Francisco Javier Sanz Pérez, PMP
El capítulo décimo del PMBOK®:
La Gestión de las Comunicaciones
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto requiere mucha habilidad y dedicación al director del
proyecto, alrededor del 90% de su tiempo, que debe de ser consciente de que un efectivo intercambio de
información entre todos los stakeholders del proyecto afecta crucial y globalmente al éxito del proyecto.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar la
generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición última de cualquier información sobre
el proyecto, en forma apropiada y en el momento oportuno. En esta área de conocimiento, para el examen
PMP es importante tener claras las ideas especificadas en los siguientes puntos:
1.
Es crítico para el éxito de proyecto identificar los actores interesados muy temprano, en el inicio
del proyecto, así como analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Solo
de esta manera puede el director del proyecto desarrollar una estrategia decidir qué nivel de
participación en el proyecto debe tener cada stakeholder.
•
El propósito del proceso 10.1 de Identificar a los interesados es registrar a todas las
personas y organizaciones afectadas por el proyecto y documentar cualquier información
relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del proyecto.
•
•
•
2.
Es necesario planificar la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, elaborando un Plan de
Gestión de Comunicaciones, plan subsidiario del Plan de Dirección del Proyecto.
•
El propósito del proceso 10.2 de Planificar las comunicaciones es determinar las
necesidades de información de todos los interesados en el proyecto, así como planificar
cómo y cuando se realizarán las comunicaciones entre ellos.
•
•
•
3.
Teniendo en cuenta los Factores Ambientales de la Empres (FAEs), los Activos de los
Procesos de la Organización (APOs) y el Acta de Constitución, el director del
proyecto, con la ayuda de expertos, identifica y realiza el análisis de actores
interesados.
Este proceso, que permanece activo durante todo el proyecto, debe considerar los
documentos de las adquisiciones para poder analizar también a todos los
proveedores del proyecto.
El resultado del proceso 10.1 es doble, un registro de actores interesados y una
estrategia de gestión de interesados. Ambos documentos de confeccionan con la
finalidad de facilitar la atención e los requisitos y expectativas de cualquiera actor
interesado en el proyecto.
Teniendo en cuenta FAEs y APOs, se parte del registro de interesados y de la
estrategia de gestión de interesados elaborados en el proceso 10.1 de identificar a los
interesados.
Se realiza un completo análisis de los requisitos de las comunicaciones del proyecto
y, considerando las tecnologías de las comunicaciones disponibles, se establecen
modelos y métodos de comunicación adecuados a la naturaleza del proyecto.
El resultado de este proceso se plasma en un Plan de Gestión de las
Comunicaciones, así como en actualizaciones de la documentación del proyecto.
Para el examen PMP, hay que tener claro el modelo de comunicación básico recomendado en
el PMBOK, en el que la información se envía y se recibe entre dos partes, definidas como emisor
y receptor. Los componentes clave de este modelo incluyen términos cómo codificación
(traducción de pensamientos o ideas hecha por el emisor), mensaje (la salida de la codificación) y
retroalimentación (feedback), medio (método utilizado para transmitir el mensaje), ruido (todo lo
que interfiere con la transmisión y comprensión del mensaje emitido) y decodificación (traducción
del mensaje a pensamientos o ideas coherentes hecha por el receptor). También, conocer las
responsabilidades del emisor (emisión efectiva) y del receptor (escucha activa), así como el uso
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adecuado de los cuatro tipos de comunicación: formal escrito, formal hablado, informal escrito e
informal hablado.
4.
5.
Para el examen PMP, también hay que tener una cierta familiaridad con los métodos de
comunicación recomendados por PMI:
•
Comunicación interactiva (chat) entre dos o más partes que realizan un intercambio de
información de tipo bidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar entre todos
los participantes una comprensión común acerca de temas específicos. Incluye reuniones,
llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.
•
Comunicación empujada (push) ó enviada a receptores específicos que necesitan conocer
dicha información. Asegura la distribución de la información, pero no garantiza que
efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Incluye
cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, etc.
•
Comunicación extraída (pull) de un repositorio. Utilizada para grandes volúmenes de
información ó para audiencias muy grandes, requiere el que los receptores accedan al
contenido de la comunicación según su propio criterio. Incluye los sitios intranet, servidores
de contenidos, aprendizaje virtual, etc.
Ya se ha comentado en otros artículos de la serie, que el Director del Proyecto y el Equipo de
Dirección del Proyecto dirigen la ejecución de todos los trabajos del proyecto mediante el proceso
de integración 4.4 de Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. La mayoría de los trabajos del
proyecto están dedicados conseguir productos entregables aceptados por el cliente. Para ello, se
sigue el Plan de Dirección del Proyecto y se intenta cumplir con las tres Líneas Base del Proyecto
(Alcance, Cronograma y Coste). Seguir e intentar cumplir las versiones del plan y líneas de base
“configuradas” como “en vigor”, es decir, aquellas que incorporan todos los cambios aprobados.
Con este propósito se ejecutan los procesos de comunicación, 10.3 y 10.4 que vamos a explicar a
continuación.
•
El propósito del proceso 10.3 de Distribuir información es poner, en el momento oportuno,
información relevante a disposición de los interesados en el proyecto; de acuerdo con el
plan de comunicaciones establecido y/o siempre que se considere conveniente.
•
•
•
•
Teniendo en cuenta los APOs, se aplica del Plan de Dirección del Proyecto, sobre
todo del Plan de Gestión de las Comunicaciones y informes de rendimiento del
proyecto confeccionados en el proceso 10.5 que explicaremos más adelante
Como herramientas y técnicas se utilizan métodos de comunicación y sistemas
distribución de la información.
El proceso genera actualizaciones de los APOs, que es una manera de decir que hay
que registrar y conservar todos los mensajes distribuidos a los largo de la realización
del proyecto.
El propósito del proceso 10.4 de Gestionar las expectativas de los interesados es
relacionarse con los actores interesados del proyecto, para revisar sus requisitos y resolver
cualquier dificultad en su cumplimiento.
•
•
•
Teniendo en cuenta los APOs, hay que considerar también el registro de interesados,
las estrategias de gestión de interesados, el registro de asuntos pendientes (issues
log), el registro de cambios (changes log) y la aplicación del Plan de Dirección del
Proyecto.
Como herramientas y técnicas se utilizan métodos de comunicación, habilidades
interpersonales y habilidades directivas
En el proceso se suelen generar solicitudes de cambio y actualizaciones, tanto del
Plan de Dirección del Proyecto, de la documentación del proyecto como de los APOs.
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6.
Para ejecutar el proceso 10.4, el director del proyecto recurre a habilidades interpersonales
adecuadas para gestionar las expectativas de los interesados. Por ejemplo, generar confianza,
resolver conflictos, escuchar de manera activa, superar la resistencia al cambio, etc. Hay que
familiarizarse con las habilidades interpersonales citadas en el anexo G del PMBOK, que ya
hemos presentado en otros artículos de la serie: liderazgo, desarrollo de equipos, motivación,
comunicación, influencia, toma de decisiones, negociación y, por último, manejo político y cultural.
7.
El director del proyecto también suele recurrir a sus habilidades directivas para ejecutar el
proceso 10.4. Dirigir es el es el acto de orientar, coordinar y controlar a un grupo de personas, con
el propósito de armonizar su actividad y permitirle lograr un objetivo más allá del alcance del
esfuerzo individual. Entre las habilidades directivas utilizadas por el director del proyecto, se
incluyen la capacidad de organización y/o delegación de autoridad, así como las de presentación
de ideas, de redacción, de oratoria, etc.
8.
También se ha comentado en otros artículos de la serie que el Director del Proyecto y el Equipo de
Dirección del Proyecto hacen seguimiento de los trabajos del proyecto mediante el proceso de
integración 4.5 de Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto. También, que tratan y controlan
todas las solicitudes de cambio a través de proceso 4.6 de Control Integrado de Cambios. En el
seguimiento y control del proyecto, tiene una especial relevancia el proceso de comunicación 10.5
que vamos a explicar a continuación:
•
El propósito del proceso 10.5 de Informar del rendimiento del proyecto se encarga de
consolidar cuanta información y mediciones se haya recogido de los trabajos del proyecto,
para elaborar y distribuir informes de rendimiento del proyecto que describan la situación,
progreso, tendencia y pronóstico de tal rendimiento.
•
•
•
Teniendo en cuenta los APOs, y de acuerdo con el Plan de Dirección del Proyecto, se
consolida cuanta información y medición del rendimiento de los trabajos del proyecto,
considerando también las proyecciones del presupuesto realizadas.
Como herramientas y técnicas se utilizan el análisis de variaciones, métodos de
predicción, así como métodos de comunicación y sistemas de generación de
informes.
En el proceso se elaboran informes de rendimiento del proyecto, que actualizan los
APOs, y se suelen generar solicitudes de cambio
9.
Para el examen PMP, también hay que familiarizarse con términos tales como bloqueadores de
la comunicación (communication blockers), reglas de reuniones (meetings rules), comunicación
de lecciones aprendidas (lessons learned) y la importancia de la codificación no verbal
(vestido, postura, manierismos, etc.) y de la codificación para lingual ó por el tono de la voz.
10.
Por último, también conviene manejar la fórmula NX(N-1)/2 que calcula el número de canales de
comunicación abiertos a partir de N, el número de potenciales emisores-receptores.
Bibliografía.
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®
Capítulo décimo de la Guía del PMBOK . PMI Inc.
Capítulo décimo de los apuntes del curso de preparación al examen PMP de la empresa Acies
Prima. Francisco Javier Sanz, PMP. Publicaciones Primacía.
Capítulo décimo del libro PMP Exam Prep. Rita Mulcahy, PMP. RMC Publications.
Septiembre 2011
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