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EDICOM, BUSINESS CASE
Bodegas Vicente Gandía cuenta con una potente
plataforma de comunicación B2B que le permite conectar con
sus clientes para realizar intercambio electrónico de datos de
cualquier tipo de documento comercial en formato
electrónico (pedidos, albaranes, facturas…etc.).
Compañía
Bodegas Vicente Gand’ia
Actividad
Fabricación y comercialización
de vinos, cavas y aceites con
denominación de origen.
Localización
Compañía de origen valenciano
que fabrica y comercializa sus
vinos a través de dos enclaves
situados en las localidades
valencianas de Chiva y Utiel.
Soluciones implantadas
GlobalEDI a través de EDICOM
B2B Cloud Platform.
Solución de Einvoicing.
Solución para la Publicación de
facturas electrónicas.
Plataforma de integración de
facturas electrónicas.
Beneficios obtenidos
Disponibilidad de una única
plataforma B2B personalizada
para gestionar, administrar e
intercambiar mensajes
comerciales con todos los
distribuidores de la compañía.
Externalización de los
recursos necesarios para la
puesta en servicio de la
solución a través de EDICOM
B2B Cloud Platform.
Integración del 100% de las
facturas emitidas por la
compañía a través de una
solución para la integración y
publicación de facturas
electrónicas.
http://www.vicentegandia.es
Implementada en su plataforma EDI la compañía trabaja con
una solución de Einvoicing para la integración, envío y
recepción de forma automática y segura de un documento
con gran valor comercial y legal como es la factura.
PERFIL DEL CLIENTE
comunicación B2B con sus socios.
Bodegas Vicente Gandía, compañía
vinícola valenciana fundada en 1885,
alcanza sus 125 años fiel a sus valores
fundacionales: compaginar tradición con
internacionalización, apuesta por la
innovación y la calidad, compromiso con
la promoción de la cultura del vino,
contribuir al bienestar y al progreso de la
sociedad...
A través de este Ɵpo de soluciones B2B
las compañías pueden intercambiar todo
Ɵpo de documentos relacionados con las
operaciones comerciales y logísƟcas de la
empresa como por ejemplo Pedidos,
albaranes, facturas, inventarios, etc.,
con importantes ventajas financieras al
reducir drásƟcamente los gastos
tradicionales de comunicación comercial
(FAX, Teléfóno, envíos postales…etc.), y
aumento de la eficiencia en la cadena de
suministro, repercuƟendo en un mejor
servicio a los consumidores finales que
disponen de los productos cuando los
necesitan.
Actualmente, Bodegas Vicente Gandía
está considerada la mayor bodega de la
Comunidad Valenciana y figura entre las
15 primeras bodegas españolas y entre
las 100 primeras europeas; Ɵene
presencia en 85 mercados
internacionales y actúa como
embajadora de los vinos españoles en el
mundo.
Entre las marcas más reconocidas de esta
bodega se encuentran referencias como
Hoya de Cadenas, El Miracle o
Ceremonia.
Las soluciones EDI y de facturación
electrónica aportan importantes
ventajas comerciales a las empresas
Las soluciones para el intercambio
electrónico de documentos comerciales
abren las puertas a la opƟmización de los
procesos administraƟvos, comerciales y
logísƟcos para cualquier empresa, ya sea
fabricante o distribuidor, que las emplea
para conectar y mantener relaciones de
Los grandes distribuidores con un alto
tráfico de documentos conocen las
ventajas del ecommerce y las aprovechan
construyendo auténƟcas comunidades
B2B a través de las cuales intercambian
documentos electrónicos con sus socios.
Este hecho, empuja a un gran número de
PYMES a implantar soluciones EDI con las
que poder conectar con las superficies
que distribuyen sus productos,
susƟtuyendo sus anƟcuados sistemas de
comunicación tradicional por la eficiencia
de la comunicación B2B.
Además, la gran diversidad de soluciones
personalizables a las necesidades y
caracterísƟcas de cada Ɵpo de compañía
amplían notablemente las posibilidades
de actualizar las comunicaciones de las
pequeñas y medianas empresas, que
Edicom Business Case: Bodegas Vicente Gandía | Plataforma EDI y de Facturación Electrónica – Pg. 1
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pueden contratar soluciones para el
intercambio electrónico de documentos
con un coste adaptado a su tráfico de
documentos y con las mismas ventajas
tecnológicas.
Por lo tanto, el EDI permite el
intercambio de todo Ɵpo de documentos
comerciales, entre ellos la factura
electrónica, un documento que por su
importancia financiera y legal requiere de
soluciones específicas que
complementen las plataformas EDI de las
empresas. De esta forma, las soluciones
de Einvoicing realizan la gesƟón integral
del 100% de las facturas electrónicas de
las empresas ya que permiten el envío,
recepción y el almacenamiento seguro
de los archivos electrónicos durante el
período legalmente establecido.
Las ventajas de gesƟonar las facturas en
un formato electrónico afectan a los tres
pilares que vertebran una compañía:
AdministraƟvo: AutomaƟza el envio y
recepción de las facturas,
integrándolas directamente con el
sistema informáƟco interno de las
compañías.
Comercial: Reduce los costes de
procesamiento de las facturas,
reduciendo los Ɵempos de entrega y
de cobro de las facturas.
Legal: Las soluciones de facturación
más completas del mercado cuentan
con los procesos de firma digital o
declaración fiscal online necesarios
para que el documento tenga plena
validez legal en cualquier país
independientemente de su
legislación.
RETO PLANTEADO
Bodegas Gandía gesƟonaba los pedidos,
albaranes y facturas de sus
aproximadamente 2000 clientes de
forma manual, recibiendo los pedidos
por Fax o correo electrónico e
imprimiendo facturas que después se
enviaban por correo postal.
Este tratamiento manual de los
intercambios comerciales hacia sus
clientes ocasionaba grandes desventajas
comerciales y costes financieros
adicionales, como la aparición de errores
a causa de la intervención manual de los
operadores a la hora de tratar los datos,
pérdida de pedidos o facturas por la poca
fiabilidad del medio de comunicación
uƟlizado, sobrecostos por el uso de
sobres, sellos, equipo humano para la
gesƟón, almacenamiento del papel,
retrasos en el cobro de facturas, etc.
Además, el carecer de una solución de
facturación electrónica representaba una
clara desventaja compeƟƟva de cara a los
clientes, puesto que muchos de ellos,
sobre todo grandes distribuidores con
soluciones EDI implantadas, ya
comenzaban a exigir como requisito para
establecer relaciones comerciales el
disponer de soluciones para el
intercambio electrónico de Datos y de
facturación electrónica para el
intercambio de transacciones
comerciales.
De esta forma, la implantación de una
solución EDI y de facturación electrónica
se planteó como una importante
actualización tecnológica que servía para
alcanzar un doble objeƟvo empresarial.
Por un lado, Bodegas Vicente Gandía en
pleno proceso de expansión precisaba de
una herramienta eficiente de B2B que le
permiƟerá conectar con las grandes
superficies distribuidoras en las que cada
vez tenían mayor demanda sus productos
con denominación de origen. Por otro
lado, opƟmizar y rentabilizar las
relaciones comerciales con el mayor
número posible de clientes mediante un
sistema de comunicación electrónico que
permite agilizar los procesos en la cadena
de suministro y reducir los recursos
financieros, administraƟvos y humanos
vinculados a la comunicación comercial y
logísƟca tradicional.
Debido a la importancia en el esquema
financiero de la empresa de un
documento como la factura,
adicionalmente a la implantación de un
sistema de comunicación EDI, se
personalizó una plataforma para de
Einvoicing que procesara la recpeción y
especialmente el envío de las facturas en
formato electrónico al 100% de los
clientes de la compañía.
SOLUCIÓN
Plataforma EDI y de Facturación
electrónica para conectar con el 100%
de los distribuidores
La solución EDI implantada en Bodegas
Vicente Gandía consiste en una
plataforma tecnológica que centraliza
tanto el envío y recepción de factura
electrónica como de otros documentos
que intervienen en los flujos de
intercambio de información comercial y
logísƟca entre clientes y proveedores,
como puedan ser pedidos o albaranes.
Esta plataforma B2B se ofrece como un
servicio en modo SaaS (SoŌware as a
Service – SoŌware como servicio), de
modo que no es necesaria la instalación
de ningún soŌware o hardware en las
instalaciones de la compañía ,
eliminando de esta manera los costes de
mantenimiento de hardware, licencias de
aplicaciones, mantenimientos, personal
para configuraciones, nuevos desarrollos
o modificaciones, etc.
Toda la infraestructura necesaria para
mantener esta plataforma se encuentra
centralizada en la cloud plaƪorm de
Edicom, que actualmente ofrecen
servicios de intercambio electrónico de
datos a más de 8.000 clientes. Además,
con está externalización tecnológica
Bodegas Vicente Gandía delega el
mantenimiento y soporte de sus
comunicaciones electrónicas en manos
de especialistas de la gesƟón e
implantación de sistemas EDI como es
EDICOM.
Es importante destacar que con esta
herramienta, una empresa dedicada a la
fabricación y comercialización de
productos vinícolas como Bodegas
Vicente Gandía, puede influir
posiƟvamente mediante el uso de la
tecnología EDI en la saƟsfacción de sus
Edicom Business Case: Bodegas Vicente Gandía | Plataforma EDI y de Facturación Electrónica – Pg. 2
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clientes, pudiéndoles servir sus
productos de forma más eficiente.
La facturación electrónica integrada en
la plataforma EDI de la compañía
De esta forma, en una primera fase de la
implantación del sistema EDI, el servicio
ofrecido permiơa intercambiar factura
electrónica y otros documentos con
grandes superficies que también
disponían de soŌware de transmisión
electrónica de datos (EDI). PermiƟendo a
la compañía conectar con grandes
superficies distribuidoras presentes en
territorio español como El Corte Inglés,
Mercadona, Carrefour o Eroski, para
recibir pedidos y enviar facturas
electrónicas.
En una segunda fase de implantación, y
tras testear in situ los beneficios de la
factura electrónica, Bodegas Vicente
Gandía decidió ampliar su plataforma EDI
con la integración de una solución para la
publicación de todo Ɵpo de documentos
electrónicos con la mentalidad enfocada
en el envío de factura electrónica a
aquellos pequeños distribuidores
(Ɵendas de gourmet, comercios
locales…etc.) que por sus carencias
tecnológicas no disponen de una
plataforma de comunicaciones para el
intercambio electrónico de datos.
Con esta solución para la publicación de
facturas electrónicas Bodegas Vicente
Plataforma EDI y de
Facturación Electrónica
Pequeños Distribuidores Locales
DISTRIBUIDORES
Grandes Superficies
Portal Publicación
de facturas
El Corte Inglés
Mercadona
Eroski
Carrefour
ORDERS
Gandía consigue enviar las facturas al
100% de sus clientes, opƟmizando la
gesƟón administraƟva y financiera de la
compañía a través de un sistema más
seguro y robusto que los métodos
tradicionales como el correo electrónico
y con las ventajas que aporta la
trazabilidad de los mensajes que permite
conocer en cualquier momento el estado
en el que se encuentra el mensaje
(recibido, erróneo, abierto...etc.).
La funcionalidad de la solución para la
publicación de facturas habilita un portal
donde los clientes, previamente dados
de alta y autorizados por Bodegas
Vicente Gandía acceden con sus claves a
través de internet a un entorno seguro
donde pueden consultar, descargar o
imprimir las facturas recibidas de la
compañía. Este ágil proceso repercute en
un importante acortamiento de los
Ɵempos de cobro de las facturas.
Funcionamiento de la herramienta ::
Flujo de comunicación con los grandes y
pequeños distribuidores
La plataforma EDI de Bodegas Vicente
Gandía está configurada para la
recepción y emisión de facturas
electrónicas con todos sus clientes sin
importar sus condiciones tecnológicas.
DESADV
INVOIC
INVOIC
EDI Bodegas Vicente Gandia
No obstante, también intercambia otro
Ɵpo de documentos comerciales y
logísƟcos con las grandes superficies
preparadas con la tecnología necesaria
para realizar comunicaciones B2B.
Proceso:
ORDERS
DESADV
INVOIC
Envía: Albaranes y facturas
electrónicas (al 100% de sus clientes).
Recibe: Pedidos de las grandes
superficies distribuidoras.
Mapping
Mapping
ERP
Bodegas Vicente Gandia
Edicom Business Case: Bodegas Vicente Gandía | Plataforma EDI y de Facturación Electrónica – Pg. 3
edicom business case
BENEFICIOS
Incremento de la eficiencia de los
procesos administraƟvos
La generación, envío, recepción y en el
sistema de gesƟón interno de la empresa
se realiza de forma inmediata y
automáƟca. Se reducen por tanto los
plazos de emisión y entrega, se evitan los
los errores de procesamiento, y se
simplifica la consulta y recuperación de
todo Ɵpo de documentos,
principalmente las facturas que Ɵenen
requisitos legales de almacenamiento.
Menores Ɵempos de entrega y cobro de
facturas
La eficiencia de los procesos de emisión y
recepción, la inmediatez de éstos, y la
prácƟca eliminación de errores de en la
generación y contabilización de facturas,
CONTACTO
contribuye a reducir los plazos de cobro
de éstas.
Incremento de la seguridad en la
comunicación
La posibilidad de gesƟonar el envío de
facturas a través de servicios de
comunicaciones como las VAN (Redes de
Valor Añadido) garanƟza el correcto
envío y recepción de éstas. Al mismo
Ɵempo, los procesos de firma electrónica
permiten a emisor y receptor, garanƟzar
la integridad, origen y autenƟcidad de
estas facturas.
Reducción de costes
Todas las mejoras detalladas derivan en
una importante reducción de los costes
directos, sobre todo los relacionados con
los procesos administraƟvos como por
ejemplo la eliminación del papel.
Trazabilidad de las comunicaciones
La implantación de la factura electrónica
permite al departamento de
Administración/Facturación llevar un
mejor control de los procesos, ya que
dispone en todo momento de
información se seguimiento sobre el
estado en que se encuentra el
documento.
Mejora de la eficiencia en la cadena de
suministro
La recepción automaƟzada y al instante
de los pedidos y la confirmación de envío
a través del albarán opƟmiza
enormemente los intercambios
comerciales entre la compañía y las
grandes superficies distribuidoras
otorgando una ventaja compeƟƟva a la
Bodega Vicente Gandía que sirve sus
productos con mayor agilidad a las
Ɵendas.
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EDICOM es líder europeo en el desarrollo e implantación de plataformas
tecnológicas para soluciones de e-commerce B2B como son el Intercambio
Electrónico de Datos EDI (Electronic Data Interchange) o la Factura Electrónica.
Entre los miles de clientes de Edicom están algunas de las principales compañías
en sus respecƟvos sectores. Empresas que uƟlizan sus soluciones y servicios
diariamente en todo el mundo, generando más de 100 millones de transacciones
comerciales al año perfectamente adaptadas a los requerimientos y
parƟcularidades técnicas y legales de los diferentes mercados en los que operan
sus clientes.
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