Download Gestión de las comunicaciones en Proyectos según el PMBOK® del

Gestión de las comunicaciones en
Proyectos
según el PMBOK® del PMI
Fuentes principales:
• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador
Agenda
 Objetivos
 Definir algunos términos utilizados en esta presentación
 Mostrar el entorno PMI – Pmbok – Procesos – Áreas de conocimiento
 Mostrar los procesos en el área de gestión de las comunicaciones
 Conclusiones
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Objetivos de la presentación
 Mostrar la importancia de una buena comunicación en los proyectos
 Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto,
incluyendo el Plan de gestión de las comunicaciones y el análisis de las
comunicaciones con los interesados
 Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; ver la
importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular
el número de canales de comunicación en un proyecto
 Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento
ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del
proyecto
 Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las
relaciones con los interesados y para resolver los problemas
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Términos
 Proyecto
“Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto,
servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, quinta edición)
 PMI
Project Management Institute, Inc.
 Pmbok
Project Management body of Knowledge.
Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos
 Interesados del proyecto
Personas involucradas o afectadas por las actividades del
proyecto
 Cultura organizacional
Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que
caracterizan el funcionamiento de una organización
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Términos
 Proceso
Serie de acciones dirigidas a un determinado resultado
Cada proceso caracterizado por:
Entradas
1.
2.
3.
4.
Entrada 1
Entrada 2
Entrada 3
Entrada n
Herramientas y técnicas
1.
2.
3.
4.
Herramienta 1
Herramienta m
Técnica 1
Técnica j
Salidas
1.
2.
3.
4.
Salida 1
Salida 2
Salida 3
Salida r
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Procesos de Dirección de proyectos
El Pmbok define cinco grupos de procesos
 Grupo del Proceso de Iniciación
 Grupo del Proceso de Planificación
 Grupo del Proceso de Ejecución
 Grupo del Proceso de Seguimiento
y Control
 Grupo del Proceso de Cierre
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Nivel de Actividad e interacción entre procesos
(PMBOK® Guide)
Grupo de
Procesos de
Iniciación
Grupo de
Procesos de
Planificación
Grupo de
Procesos de
Ejecución
Grupo de Procesos
de Seguimiento y
Control
Grupo de
Procesos de
Cierre
Nivel de
Interacción
entre
Procesos
Inicio
Finalización
TIEMPO
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Áreas de conocimiento - Programa - Portafolio
Portafolio de
proyectos
Proyecto 1
10 áreas del conocimiento
Funciones fundamentales
Gestión del Gestión del Gestión de Gestión de
alcance
tiempo
costos
La calidad
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
Gestión de la integración del proyecto
Expectativas y
necesidades
de los interesados
del proyecto
Gestión de
Gestión de la Gestión del
Recursos
comunicación
riesgo
humanos
Gestión de las Gestión de los
adquisiciones interesados
Funciones facilitadoras
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Grupos de procesos - Áreas de Conocimiento
 Se pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de
procesos de la dirección de proyectos con las diez áreas de
conocimiento utilizadas por la Guía PMBOK ®
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Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento
(PMBOK® Guide)
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Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento
(PMBOK® Guide)
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Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento
(PMBOK® Guide)
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Importancia de gestionar las comunicaciones
 Caso del correo electrónico
 Caso de la persona que no recibe la información
 La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza
 El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando
 Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto
están relacionados con las comunicaciones
 Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados
 Atención a los interesados
 Qué información necesitan
 Qué información necesito de ellos
 Se necesita planificar, estructurar y controlar la información de los
proyectos
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Procesos de la gestión de las comunicaciones
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones:
Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y
requerimientos de información de los interesados y los activos de la
organización
 Gestionar las Comunicaciones
Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información
según el plan de gestión de las comunicaciones.
 Controlar las Comunicaciones
Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las
necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye
informes de estado, medición del avance y proyecciones
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Planificar la gestión de las comunicaciones
 Información durante el proyecto
 Almacenar
 Mantener
 Distribuir
 Recuperar
 Destino de la información al terminar
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Factores ambientales de la Empresa
 Estructura y cultura de la organización
 Normas de la Industria
 Leyes y/o normas Gubernamentales
 Infraestructura
 Recursos humanos existentes
 Administración de personal
 Sistemas de autorización de trabajo de la compañía
 Condiciones del mercado
 Clima político
 Canales de comunicación
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Activos de los Procesos de la Organización
 Procesos
 Procedimientos
 Instructivos
 Cómo hacer las cosas
 Normas
 Políticas
 Qué instrumentos utilizar
 Plantillas
 ...
 Formatos
 Bases de datos corporativas de conocimiento







Archivos de proyectos
Información histórica
Medición de procesos
Líneas base (alcance, costo, …)
Cronogramas
Calendarios
Diagramas







Riesgos
Lecciones aprendidas
Registros
Documentos
Informes de resultados
Horas de trabajo
Costos incurridos







Presupuestos
Datos financieras
Déficits
Gestión de riesgos
Gestión de problemas
Gestión de configuración
Gestión de Calidad
 Bases de datos comerciales
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Distribuir la información
 Con el contenido apropiado
 Ofrecer la información correcta
 A las personas adecuadas
 En el momento oportuno
 En un formato útil
 Consideraciones importantes:
 Utilizar una tecnología apropiada para la distribución de la información
 Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
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Distribuir la información
 No esconder información crucial
 No tener miedo de reportar información de situaciones adversas
 La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones
informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la
luz pública
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Importancia de la comunicación cara a cara
 Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:
 58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo
 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las
palabras
 7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se
dicen
 Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice
 El timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho
acerca de cómo él o ella realmente se siente
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Fomentar más interacciones cara a cara
 Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
 Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo
que realmente necesitan comunicar
 Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del
correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante
varios días de la semana
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Preferencias personales afectan las necesidades
de comunicación
 Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
 A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
 A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
 Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
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Otras consideraciones sobre comunicaciones
 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
 La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
 Diferentes horarios laborables
 Barreras idiomáticas
 Diferentes normas culturales
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Número de canales de información
 A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación
o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse
 Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2
Donde n es el número de personas involucradas
2 Personas, 1 canal de comunicación
4 Personas, 6 canales de comunicación
3 Personas, 3 canales de comunicación
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Sugerencias para mejorar las comunicaciones
 Realizar reuniones efectivas
 Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
 Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
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Ejemplo de análisis de comunicaciones con los
interesados del proyecto
Interesados
Nombre del
documento
Formato del
documento
Persona de
contacto
Frecuencia
Gerencia del clientes
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Tom Silva
Primer día del mes
Equipo de negocios del
cliente
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Julie Grant
Primer día del mes
Equipo técnico del
cliente
Reporte mensual de
estado
Email
Li Chau
Primer día del mes
Gerencia Interna
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Bob Thomson
Primer día del mes
Equipo técnico y de
negocios interno
Reporte mensual de
estado
Intranet
Angie Liu
Primer día del mes
Subcontratista de
capacitación
Plan de capacitación
Copia Impresa
Jonathan Kraus
Noviembre 1, 2008
Subcontratista de
software
Plan de
implementación de
software
Email
Najwa Gates
Junio 1, 2008
Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Entradas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Análisis de requisitos de
comunicaciones
2. Tecnología de comunicaciones
3. Modelos de comunicación
4. Métodos de comunicación
5. Reuniones
Salidas
1. Plan de Gestión de las
comunicaciones
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del
proyecto
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Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido
 Requerimientos de comunicaciones de los interesados
 Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de
detalle
 Persona responsable de comunicar la información
 Persona o grupos que recibirán la información
 Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como
memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
 Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
 Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal
 Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto
 Glosario de terminología común
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Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Plan para la dirección
del Proyecto
Planes subsidiarios
Interesados
Adquisiciones
Riesgos
Alcance
Comunicaciones
Calidad
Costos
Tiempo
Recursos
humanos
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Gestionar las comunicaciones
 Mientras se ejecuta el proyecto los interesados necesitan recibir
información
 Se deben seguir los lineamientos del Plan de gestión de las
comunicaciones
 Se deben utilizar los modelos, tecnología y métodos apropiados
 Las comunicaciones deben ser
 Efectivas
 Eficientes
 Entendibles
 Satisfacer las necesidades de los interesados
 Se deben elaborar informes de desempeño
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Informar el desempeño
 Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados
sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
 Informes de estado
Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo
 Informes de progreso
Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de
tiempo
 Pronósticos
Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las
tendencias
 Variación
 Valor ganado
 Documento con las lecciones aprendidas
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Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
 Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda
 Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del
proyecto ahorra tiempo y dinero
 Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar
algunas proporcionadas por organizaciones externas
 Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en
la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
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Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto
Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del
negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocándose en las tareas globales y en los hitos
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Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de
Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lístelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:
• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no
quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio
solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
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Ejemplo de elementos finales de documentación del
proyecto
I.
Descripción del proyecto
II.
Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III:
Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV.
Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V.
Documentos de diseño
VI.
Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX.
Informe de lecciones aprendidas
X.
Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones
escritas y electrónicas
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Archivos del proyecto
 Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
 Archivos del proyecto
Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una
historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros
proyectos
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Sitio Web del proyecto
 Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto
donde se almacenan los documentos importantes y otra información
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Ejemplo usando Microsoft Project
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Software en la gestión de las comunicaciones
 Hay muchas herramientas de software que ayudan en las
comunicaciones de un proyecto
 Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
 El software de gestión de proyectos generalmente incluye
características para facilitar las comunicaciones virtuales
 Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden
ayudar en las comunicaciones del proyecto
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Gestionar las Comunicaciones
Entradas
1. Plan de Gestión de
Comunicaciones
2. Informes de rendimiento del
Trabajo
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1.
2.
3.
4.
Tecnología de Comunicaciones
Modelos de Comunicación
Métodos de Comunicación
Sistemas de Gestión de
Información
5. Informes de Rendimiento
Salidas
1. Comunicaciones del Proyecto
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
4. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
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Controlar las Comunicaciones
 Evaluar según lo planeado
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Controlar las Comunicaciones
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
Plan para la Dirección del Proyecto
Comunicaciones del Proyecto
Registro de Incidentes
Datos de rendimiento del trabajo
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Sistemas de gestión de
información
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones
Salidas
1. Informes de rendimiento del
trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
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