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UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA
Documento
FORMATO HOJA DE RESUMEN PARA TRABAJO DE
GRADO
Dependencia
DIVISIÓN DE BIBLIOTECA
Código
F-AC-DBL-007
Fecha
10-04-2012
Aprobado
SUBDIRECTOR ACADEMICO
Revisión
A
Pág.
1(62)
AUTORES
MARÍA CAMILA HERNÁNDEZ CAÑIZARES
FACULTAD
FACULTAD DE EDUCACIÓN ARTES Y HUMANIDADES
PLAN DE ESTUDIOS
PLAN DE ESTUDIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
DIRECTOR
YEXINE ARÉVALO VERA
TÍTULO DE LA TESIS
ESTABLECIMIENTO
DE UN PLAN
EXTERNO DE
COMUNICACIÓN PARA LA OFICINA
DE INFANCIA
ADOLESCENCIA Y JUVENTUDES DE LA ALCALDÍA DE
OCAÑA
RESUMEN
(70 palabras aproximadamente)
Esta pasantía ha tenido como propósito dar a conocer las funciones y servicios que presta la oficina
de infancia, adolescencia y juventudes de la Alcaldía Municipal de Ocaña, a toda la comunidad del
Municipio, el cual permitió que las comunicaciones se implementaran dentro y fuera de la oficina,
desarrollando de la mejor manera posible el proceso de las comunicaciones, proceso que se
direccionó mediante las actividades ejecutadas durante el semestre.
CARACTERÍSTICAS
PÁGINAS: 62
PLANOS:
ILUSTRACIONES: 31
1
CD-ROM:
ESTABLECIMIENTO DE UN PLAN EXTERNO DE COMUNICACIÓN PARA
LA OFICINA DE INFANCIA ADOLESCENCIA Y JUVENTUDES DE LA
ALCALDIA DE OCAÑA
MARÍA CAMILA HERNÁNDEZ CAÑIZARES
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA
FACULTAD DE EDUCACIÓN ARTES Y HUMANIDADES
PLAN DE ESTUDIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
OCAÑA
2014
2
ESTABLECIMIENTO DE UN PLAN EXTERNO DE COMUNICACIÓN PARA
LA OFICINA DE INFANCIA ADOLESCENCIA Y JUVENTUDES DE LA
ALCALDIA DE OCAÑA
MARÍA CAMILA HERNÁNDEZ CAÑIZARES
Informe final bajo la modalidad de pasantía presentado para obtener el título de
Comunicador Social.
Directora
YEXINE ARÉVALO VERA
Comunicadora Social
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA
FACULTAD DE EDUCACIÓN ARTES Y HUMANIDADES
PLAN DE ESTUDIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
OCAÑA
2014
3
4
ADVERTENCIA
Los trabajos son propiedad intelectual de la Universidad y su uso estará sujeto a las normas
que para tal fin estén vigentes.
Acuerdo 065 de agosto 26 de 1996, Artículo 156.
5
DEDICATORIA
A todas las personas que creyeron en mí y persistieron a pesar de las adversidades para que
lograra alcanzar una meta más en mi vida.
MARÍA CAMILA
6
AGRADECIMIENTOS
A la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.
A la Administración Municipal de Ocaña.
7
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN
16
1. ESTABLECIMIENTO DE UN PLAN EXTERNO DE COMUNICACIÓN
PARA LA OFICINA DE INFANCIA, ADOLESCENCIA Y JUVENTUDES DE
LA ALCALDIA DE OCAÑA
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1.1.1 Misión
1.1.2. Visión
1.1.3 Descripción de la estructura organizacional
1.1.4 Descripción de la dependencia de trabajo
1.2 DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA DEPENDENCIA DE TRABAJO
1.2.1 Matriz DOFA
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 General
1.3.2 Específicos
1.4 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR
17
17
17
17
17
18
20
21
22
22
22
22
2. ENFOQUES REFERENCIALES
2.1 ENFOQUE CONCEPTUAL
2.1.1 El plan de comunicación
2.1.1.1 Comunicación organizacional
2.1.1.2 Cultura organizacional
2.1.2 Buzón de sugerencias
2.1.3 Cartelera informativa
2.2 ENFOQUE LEGAL
2.2.1 Constitución Política de 1991
24
24
24
24
25
26
27
27
27
3. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE TRABAJO
3.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
3.1.1 Realización de la encuesta
3.1.2 Procesamiento de datos
3.1.3 Diagnóstico situacional
3.1.4 Diseño de los elementos corporativos de la oficina de infancia y
adolescencia y juventudes
3.1.5 Diseñar un plan de comunicación interna y externa de la oficina de infancia
adolescencia y juventudes
3.1.6 Hacer un de spot radial y un video que permita dar a conocer las funciones
de la oficina de infancia y adolescencia y juventudes
3.1.7 Difusión de la información por medio de las redes sociales, Facebook y
twitter
3.1.8 Mantener la cartelera interna y externa actualizada
28
28
28
31
35
8
35
37
38
40
43
3.1.9 Acompañamiento a eventos
3.1.10 Diseño de volantes para promocionar los eventos y fechas especiales
3.1.11 Generar sentido de pertenencia con la utilización de elemento de imagen
corporativa, calendario, porta lapicero
3.1.12 Entrevistas
45
47
4. DIAGNÓSTICO FINAL
51
5. CONCLUSIONES
52
6. RECOMENDACIONES
53
BIBLIOGRAFÍA
54
REFERENCIAS DOCUMENTALES ELECTRÓNICAS
55
ANEXOS
56
9
48
49
LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1. Reconocimiento de la Oficina de infancia adolescencia y juventudes de
Ocaña
Tabla 2. Identificación de las funciones de la oficina de infancia adolescencia y
juventudes de la alcaldía municipal de Ocaña
Tabla 3. Identificación de las comunicaciones manejadas por la oficina de
infancia adolescencia y juventudes son buenas
Tabla 4. Necesidad de que haya un manejo más claro y comunicativo en la oficina
de infancia y adolescencia, que permita mantener informada a la comunidad
ocañera
10
31
31
33
34
LISTA DE CUADROS
pág.
Cuadro 1. Matriz DOFA
Cuadro 2. Descripción de las actividades a desarrollar
Cuadro 3. Guión spot radial
Cuadro 4. Guión del video.
11
20
22
38
39
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Organigrama Alcaldia Municipal de Ocaña
Figura 2. Formato de la encuesta
Figura 3. Reconocimiento de la Oficina de infancia adolescencia y juventudes de
Ocaña
Figura 4. Identificación de las funciones de la oficina de infancia adolescencia y
juventudes de la alcaldía municipal de Ocaña
Figura 5. Identificación de las comunicaciones manejadas por la oficina de
infancia adolescencia y juventudes son buenas
Figura 6. Necesidad de que haya un manejo más claro y comunicativo en la
oficina de infancia y adolescencia, que permita mantener informada a la
comunidad ocañera
Figura 7. Diseño del logo y del eslogan Figura 10. Manejo de las redes sociales
como Facebook y twitter
Figura 8. Manejo de las redes sociales como Facebook y twitter (Vista A)
Figura 9. Manejo de las redes sociales como Facebook y twitter (Vista B)
Figura 10. Manejo de las redes sociales como Facebook y twitter (Vista C)
Figura 11. Diseño de afiches
12
19
29
31
32
33
34
36
41
42
43
51
LISTA DE FOTOGRAFÍAS
pág.
Fotografía 1. Realización de la encuesta a públicos externos
Fotografía 2. Portafolio de servicios, buzón de sugerencias
Fotografía 3. Flujos de mensajes positivos dentro de la oficina de infancia
adolescencia y juventudes
Fotografía 4. Cartelera informativa de la oficina de infancia adolescencia y
juventudes de la Alcaldía de Ocaña
Fotografía 5. Reinado del reciclaje Centro de convivencia ciudadana, colegios y
veredas
Fotografía 6. Eventos varios 1- Centro de convivencia ciudadana, colegios y
veredas.
Fotografía 7. Eventos varios 2- Centro de convivencia ciudadana, colegios,
veredas.
Fotografía 8. Porta lapicero y Papelera
Fotografía 9. Realización de entrevistas (Vista A)
Fotografía 10. Realización de entrevista (Vista B)
13
30
38
40
44
45
46
47
49
50
50
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A. Redacción de notas
Anexo B. Registro fotográfico
57
59
14
RESUMEN
Este trabajo tiene como propósito, dar a conocer las funciones y servicios, que presta la
oficina de infancia, adolescencia y juventudes de la Alcaldía de Ocaña, a toda la
comunidad del Municipio.
Para llevar a cabo este plan de trabajo, se hizo necesario poner en práctica los
conocimientos adquiridos durante la carrera, fueron de vital importancia en este proceso,
no solamente como pasante sino para la vida laboral.
Gracias al diagnóstico situacional realizado a los públicos externos, por medio de la
encuesta, se logró conocer el campo de acción, de esta forma se proyectó de manera
positiva, los canales comunicativos tanto interno como externo para una mejor interacción
y socialización.
“Establecimiento de un plan interno y externo de comunicación para la oficina de infancia,
adolescencia y juventudes”, título que se le dio al plan de trabajo, permitió que las
comunicaciones se implementaran dentro y fuera de la oficina, desarrollando de la mejor
manera posible el proceso de las comunicaciones, proceso que se direccionó a través de las
actividades ejecutadas durante la pasantía.
15
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de grado, tiene como propósito demostrar la importancia que tienen los
planes comunicativos en las organizaciones, siendo esto necesarios para la proyección de
las mismas como dinámica comunicacional y fundamental en el ambiente de trabajo.
Contribuyendo positivamente en todos los aspectos, a través de las diferentes herramientas
utilizadas para el manejo y desarrollo de las comunicaciones dentro y fuera de la empresa.
Siendo la comunicación un medio tan importante para los seres humanos, la información se
ha transformado en un recurso cada vez más necesario, para el éxito de cualquier
organización y ha sido indispensable para el desarrollo de las naciones y su integración
regional y mundial
La divulgación de la información a través de los diferentes medios comunicativos, resulta
ser una gran alternativa para las empresas que buscan el reconocimiento de sus funciones
y de su trabajo como tal, de esta manera es mucho más fácil que los públicos externos
tengan conocimiento de que existe.
La comunicación al interior de las organizaciones, es considerada como un sistema para
organizar y estructurar; está compuesta por una serie de actividades interdependientes, que
al integrarse forman un conjunto especifico de objetivos, por lo tanto, la comunicación en
las organizaciones, se considera como un proceso que se lleva acabo, dentro de un sistema
determinado de actividades interrelacionadas; la comunicación entre los miembros de una
organización, implica la creación, intercambio, proceso y almacenamiento del mensaje.
16
1. ESTABLECIMIENTO DE UN PLAN EXTERNO DE COMUNICACIÓN PARA
LA OFICINA DE INFANCIA, ADOLESCENCIA Y JUVENTUDES DE LA
ALCALDIA DE OCAÑA
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La alcaldía municipal de Ocaña es una entidad del estado, encargada de cumplir con las
políticas establecidas en la constitución, está comprometida con la ciudadanía ocañera en
todos los procesos y proyectos que están a su cargo y alcance, permitiendo que las personas
puedan confiar en esta, y acudan a ella en los casos en que se necesite, para su bienestar ,
siendo asesorados de diferentes formas y contando con diferentes dependencias que buscan
ayudar en todo lo posible las necesidades de los ocañeros.1
1.1.1 Misión. Ocaña se perfila como un municipio Confiable y Participativo, por ser
Entidad político-administrativa del Estado Colombiano le Corresponde prestar los servicios
públicos que determine la ley, Construir las obras que demande el progreso local, ordenar el
desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y
cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y
las leyes.2
1.1.2. Visión. "En el año 2020, Ocaña será un MUNICIPIO CONFIABLE, generador del
progreso y desarrollo integral, en el que la participación constituya el eje fundamental para
la creación y fortalecimiento de espacios sociales, económicos, culturales, ambientales y
políticos, basados en los valores y en los principios de respeto y equidad".33
1.1.3 Descripción de la estructura organizacional. La estructura organizacional de la
Alcaldía Municipal de Ocaña, posee dos entes descentralizados, que son la unidad técnica
Ambiental y el Ente Deportivo, cuenta con órgano coadministrativo que es el concejo
administrativo y Municipal , la Personería Municipal que se encarga de vigilar los procesos
que proporciona desarrollo del municipio. 4
Toda esta estructura organización está vigente según el decreto 077 del 16 de junio de
2004. Actualmente se está llevando a cabo el proceso de restructuración con la nueva
administración municipal. (Véase Figura 1)
1
Administración Municipal de Ocaña. ¿Quiénes somos?. en línea ., 2013 citado 12 de octubre 2013 .
Ocaña, Colombia
Disponible en internet:
URL: http:/www.ocananortedesantander/.gov.co/
quienes/somos.shtml
2
Ibíd., p. 3.
3
Ibíd., p. 4.
4
Ibíd., p. 5.
17
1.1.4 Descripción de la dependencia de trabajo. Infancia adolescencia y juventudes del
Municipio de Ocaña coordina el desarrollo cultural desde la planeación, organización,
ejecución y seguimiento a las políticas públicas de juventud; mediante la vinculación,
creación e implementación de iniciativas, acciones y programas que incrementen el grado
de desempeño y alcance de los jóvenes; identificando y potenciando tanto el talento como
el desarrollo social y productivo, Así como también vinculando organismos públicos,
privados y sociales para fomentar el desarrollo integral, el liderazgo y el cambio
generacional de los jóvenes Ocañeros.5
5
HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad Francisco de
Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología protocolo pasantías, 2013.
18
Figura 1. Organigrama A lcaldia Municipal de Ocaña.
Fuente: Administración Municipal de Ocaña. ¿Quiénes somos?. en línea ., 2013 citado 12 de octubre 2013 . Ocaña, Colombia
internet: URL: http:/www.ocananortedesantander/.gov.co/ quienes/somos.shtml
19
Disponible en
Componentes a manejar. Énfasis técnico-preventivo: Arte como estrategia para manejo del
conflicto, prevención del consumo de alcohol, sustancias psicoactivas y embarazos a
temprana edad, además de estrategias de promoción de lectura.
Énfasis Socio-cultural: Reconocimiento de potencialidades en el contexto y en el sujeto.
Promueve el respeto y reconocimiento de la diversidad. Énfasis Socio-Critico: Estrategias
de expresión y diálogo reconociendo al joven como Constructores de realidades.
1.2 DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA DEPENDENCIA DE TRABAJO
El diagnostico permite conocer las fortalezas y desventajas con las que cuenta, una
empresa u organización, conociendo el estado en el que esta se encuentra, dentro del
diagnóstico, existen conceptos aplicables como evaluativos, los planes estratégicos,
económicos, productivos, entre otros que permiten medir el nivel en el que se encuentra la
institución, entidad etc.
Al no contar con un comunicador social que facilite la difusión de la información de las
diferentes actividades, proyectos, eventos, en los que participa la oficina de infancia
adolescencia y juventudes, se hace más complejo el pleno desarrollo del proceso
comunicativo.
A través de la aplicación de la encuesta a los públicos externos, se analizaran los
conocimientos que tienen las personas sobre la oficina de infancia adolescencia y
juventudes en cuanto a las comunicaciones, servicios y funciones, resultados que en
ocasiones son positivos y que en otras por el contario son poco favorables.
Es por ello que como pasante mi misión principal, es manejar las comunicaciones internas
y externas de la oficina de infancia, adolescencia y juventudes en los diferentes procesos a
nivel periodístico, diseño gráfico de las piezas comunicativas, marketing, cyber
comunicaciones y multimedia, de esta manera la distribución de la información será más
rápido y eficiente en llegar a la comunidad.
20
1.2.1 Matriz DOFA. Este análisis tiene las siguientes variables.
Cuadro 1. Matriz DOFA.
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología DOFA, 2013.
21
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 General. Diseño de un plan de comunicación interno y externo para la oficina de
infancia, adolescencia y juventudes de la Alcaldía de Ocaña.
1.3.2 Específicos. Realizar un diagnóstico situacional que permita conocer el proceso de
comunicación de la oficina de infancia adolescencia y juventudes.
Determinar el plan de comunicación interno y externo para la oficina de infancia,
adolescencia y juventudes de la Alcaldía de Ocaña.
Implementar el plan de comunicación interna y externa para la oficina de infancia
adolescencia y juventudes.
1.4 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Cuadro 2. Descripción de las actividades a desarrollar.
OBJETIVO GENERAL
ESTABLECIMIENTO
DE UN PLAN
EXTERNO DE
COMUNICACIÓN
PARA LA OFICINA DE
INFANCIA Y
ADOLESCENCIA Y
JUVENTUDES DE LA
ALCALDIA DE OCAÑA
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico
situacional que permita Realización de encuesta.
conocer el proceso de
comunicación de la Tabulación de la información.
oficina de infancia
adolescencia
y Análisis de resultados.
juventudes.
Realizar una caracterización de
Determinar el plan de la población objeto de estudio.
comunicación interno y
externo para la oficina Definir las actividades y
de
infancia, estrategias
del
plan
de
adolescencia
y comunicación interna y externa.
juventudes.
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología protocolo pasantías, 2013.
22
Cuadro 2. (Continuación)
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES
Implementar un plan de
comunicación interna y
externa de la oficina de
infancia adolescencia y
juventudes.
Hacer un de spot radial y un
video que permita dar a conocer
las funciones de la oficina de
infancia
adolescencia
y
juventudes
Mantener los buenos flujos de
comunicación
mediante
mensajes positivos que resalten
su trabajo.
Difusión de la información por
medio de las redes sociales,
Facebook y twitter.
Mantener la cartelera interna y
externa actualizada.
Acompañamiento a eventos.
Redacción de notas.
Registro fotográfico y de video.
Diseño de volantes para
promocionar los eventos y
fechas especiales.
Diseño de la imagen corporativa.
Diseño del
portafolio de
servicios, buzón de sugerencias.
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología protocolo pasantías, 2013.
23
2. ENFOQUES REFERENCIALES
2.1 ENFOQUE CONCEPTUAL
Para desarrollar los objetivos planteados para el Trabajo de Grado en la oficina de
infancia adolescencia y juventudes, se citan un conjunto de conceptos y proposiciones
referentes a la Comunicación interna y externa; el cual permitirá orientar la Pasantía con
una conceptualización adecuada.
2.1.1 El plan de comunicación6. La importancia de un sistema eficiente de comunicación
lleva a numerosas empresas a realizar diagnóstico o auditorias de sus propios sistemas de
comunicación. Esto permite a la organización y a sus miembros:
Indicar posible insuficiencia de los canales utilizados
Calibrar la credibilidad concedida
Determinar los contenidos en los que se demanda mayor información
Elaborar planes que mejoren la eficiencia del sistema de comunicación
La comunicación es una actividad importante y continua para cualquier organización que
sirve a la comunidad, por eso el trabajo de grado tiene como objetivo brindar a la oficina
de infancia adolescencia y juventudes una línea de trabajo especializada en comunicación
que le permita difundir a través de las diferentes herramientas atribuidas al ámbito de la
difusión y comunicación, su imagen, sus principios y valores, sus contenidos y sus
funciones de manera sistemática, con el objeto de facilitar y favorecer la aceptación y la
participación en el mismo.
2.1.1.1 Comunicación organizacional7 es “el flujo de mensajes dentro de una red de
relación interdependiente, por lo que también se distinguen tres aspectos: La comunicación
organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia al
medio ambiente.
La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el
medio empleado.”
La comunicación organización implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus
relaciones y habilidades.
6
VON KEISERLYN, Hermann. El plan de comunicación interna. 2ed. Madrid: Dykinson S.L. 2007. p. 45.
GAMEZ GASTELUM, Rosalinda. Comunicación y cultura organizacional en las empresas chinas y
japonesas. Eumed.net. 2007. p. 36.
7
24
Abordando el concepto o la aplicación de la comunicación organizacional hay que recordar
y hacer énfasis en que la comunicación destaca la forma en que una estructura
organizacional afecta al comportamiento humano.
2.1.1.2 Cultura organizacional.8 Desde la cultura como variable externa, en la cual los
actores organizaciones llevan sus culturas de origen a la organización y ahí tienen lugar una
serie de interrelaciones que hacen únicas esa cultura organizacional en ese contexto, el cual
a su vez está influido por la sociedad y la cultura corporativa de la organización.
En el modelo de Daniel Lerner, los medios masivos de comunicación sirven en primer
instancia para ampliar el horizonte de la opinión. La gente expuesta a los medios masivos
tiende a opinar más sobre un área mayor de aspectos.
Además los medios masivos9 sirven para crear en la mente de la gente situaciones nuevas a
las cuales se deberán adaptar. Por lo tanto los medios masivos amplían la empatía de la
gente. Por lado, en la medida en que aumenta la empatía, la gente tiende a exponerse a los
medios en mayor grado, creándose una causalidad circular entre estas dos variables.
El proceso informativo10, Dovifat (1980; 24) se refiere así a este concepto: “el proceso que
abarca desde la emisión hasta la recepción es lo que denominamos proceso informativo;
pero solo será informativo si cumple una condición básica: realizarse en público. Sin pasar
por el camino de lo público no existe ningún proceso informativo. “esa caracterización nos
conduce entonces a revisar el carácter del proceso y el concepto de lo público.
La información que intercambian dos o más personas puede ser pública o privada,
dependiendo de los medios que se utilicen para efectuarla, el mensaje y el efecto. Nos
parece que la mejor manera de iniciar una caracterización de los medios informativos es
refiriéndonos, en forma resumida, al proceso de la comunicación: “quien dice que, en qué
canal, a quién, con qué efecto”, utilizada por Lasswell.
Para Generar estrategias comunicativas que respalden a la Oficina de la Mujer en el logro
de sus objetivos, es importante tener en cuenta, las fortalezas y debilidades.
Para determinar los medios y recursos disponibles, así como los elementos o herramientas
internas que podrían mostrarse inadecuados o insuficientes a la hora de una mayor
presencia como portal de referencia hacia un público externo.
Para el desarrollo y difusión de los mensajes que genera la Oficina se requiere de un flujo
de información objetiva actualizada, de uso fácil como a través del Internet, y medios de
comunicación alternativo, logrando una mayor dinamización del proceso informativo,
8
GAMEZ GASTELUM, Rosalinda. Óp. Cit., p. 52.
IICA. Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura. Desarrollo y comunicación: de la teoría
a la praxis. Bogotá: Eduardo Ramos López. 1985. p. 65.
10
VILLALOBOS QUIROS, Enrique. El derecho a la información. Costa Rica. EUNED. 2000. p. 72.
9
25
consolidación de planes y estrategias comunicativas que propendan por un mayor resultado
de su accionar.
2.1.2 Buzón de sugerencias. Muchas empresas siguen aprovechando las ventajas de los
buzones de sugerencias, ya que permiten a los empleados realizar críticas, quejas y
sugerencias a los directivos de la organización.
La comunicación con los empleados permite medir si existen problemas a solucionar o
medidas a tomar, además de ser uno de los factores centrales de la correcta gestión de toda
empresa, grande o pequeña11.
Darle lugar a la expresión de los empleados a través de un buzón de sugerencias trae
muchas ventajas
2.1.3 Cartelera informativa. Para los estudiantes de comunicación social sería muy
importante, que se fortaleciera la parte de la práctica, pues considero que la teoría es muy
importante también, pero la práctica es básica, en todos los sentidos, y esto sería a nivel de
las materia más sobresalientes para el campo laboral, aunque todas nos ayudan a adquirir
conocimientos unas que otras deberían reforzarse más con la práctica.
Entre los elementos corporativos está la imagen corporativa, está formada por diversos
componentes que al trabajar conjuntamente permiten posicionar a la empresa en la mente
del cliente.
El logo. Puede ser logotipo (compuesto de palabras), isotipo (de imágenes) y
el isologotipo (combina tipografía e imagen). El logo debe ser comprensible por el público
y atractivo para los potenciales clientes. Por ello, en el momento del diseño, deberá
considerar tanto a su clientela como a la competencia, y el mensaje o idea que desea
transmitir.
El eslogan. Para que tenga efecto, es necesario que sea una promesa sobre los beneficios
del producto o servicio que su empresa ofrece y que los diferencia de la competencia.
Debe una impresión de prestigio y credibilidad a su negocio. Es de gran efectividad que
sea original
El porta lapiceros, el calendario entre otros más ayudan a identificar la empresa como tal.
Lo importante de los elementos que utilices para la imagen corporativa, es que todos los
elementos detallados sean parte del quehacer diario y de la cultura corporativa de la
empresa, con el fin de generar reconocimiento e identificación no sólo por parte de sus
clientes, sino también de sus propios trabajadores.
11
GAMEZ GASTELUM, [on line] Rosalinda. Óp. Cit., p. 52.
26
2.2 ENFOQUE LEGAL
2.2.1 Constitución Política de 1991. La libertad de expresión e información ha permitido
el ejercicio profesional del Comunicador social de una manera más idónea, en donde puede
aprovechar al máximo sus habilidades interactuando sus conocimientos con la realidad, así
como lo estipula el artículo 20i de la constitución Política Colombiana:
Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la
de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de
comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.12
Los comunicadores imparten información con objetividad y veracidad, respetando la
opinión de los demás personas, generar canales de comunicación mediáticos específicos
para públicos concretos, esta premisa está confirmada en el artículo 73 de la Constitución
Política Colombiana, La actividad periodística gozará de protección para garantizar su
libertad e independencia profesional.
Es fundamental que el comunicador social tenga presente que su accionar debe estar ligado
a respetar los derechos de toda persona, el derecho a la intimidad, al buen nombre, a la
honra como lo expresa el Artículo 220ii y Artículo 221, del código penal Colombiano,
Injuria. [Penas aumentadas por el artículo 14 de la ley 890 de 2004]
12
COLOMBIA, ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de Colombia, 1991.
Bogotá D.C: Editorial Búho. Sexta edición, 1999. 91p.
27
3. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE TRABAJO
3.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Con este informe se busca especificar, cada una de las actividades desarrolladas durante la
pasantía en la oficina de infancia adolescencia y juventudes de la alcaldía de Ocaña, y
demostrar la importancia de las comunicaciones dentro y fuera de las organizaciones para
su desarrollo.
Actividades organizadas de manera cronológica.
3.1.1 Realización de la encuesta. (Realizar un diagnóstico situacional que permita
conocer el proceso de comunicación de la oficina de infancia adolescencia y juventudes)
Por medio de esta encuesta se busca saber cuál es la situación actual, de la oficina de
infancia adolescencia y juventudes de la alcaldía de Ocaña, en cuanto a las comunicaciones
se refiere, y de esta forma tener un análisis más claro, para el desarrollo del proceso de
comunicación en la oficina.
Se realizó este formato de encuesta, con la intención de que las preguntas fueran claras y
comprendidas por el encuestado, de este modo recopilar la información para su debido
análisis.
Para la realización de esta encuesta se tomó una muestra de 100 personas del municipio de
Ocaña, puesto que Ocaña poblacionalmente tiene más 100.000 habitantes, entonces se
pretendió que a través de esta muestra se lograra obtener los resultados necesarios para
saber si eran positivos o por el contrario se deberían realizar nuevos ajustes comunicativos
que permitieran el pleno desarrollo de la oficina de infancia adolescencia y juventudes.
28
Figura 2. Formato de la encuesta.
29
Fotografía 1. Realización de la encuesta a públicos externos
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
El objetivo de esta actividad era conocer y evaluar el nivel de conocimiento con el que
contaba la población de estudio (100 personas), pues permitió averiguar los datos que se
necesitaba tener, para poder realizar las diferentes etapas del proceso de comunicación.
30
3.1.2 Procesamiento de datos.
cuantitativa y cualitativa.
Este procesamiento de datos se realiza de forma
Tabla 1. Reconocimiento de la Oficina de infancia adolescencia y juventudes de Ocaña.
ITEMS
SI
NO
TOTAL
FRECUENCIA
10
90
100
%
10
90
100
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera.
Figura 3. Reconocimiento de la Oficina de infancia adolescencia y juventudes de Ocaña.
100
90%
80
60
Series1
40
20
10%
0
SI
NO
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Un 90 % de la población desconoce la ubicación de la oficina de infancia y adolescencia y
juventudes mientras que un 10 % sabe que existe este lugar brindando beneficios a los
niños, niñas y jóvenes
Según los resultados arrojados por la encueta el 90% no sabe dónde se ubica la oficina,
por la falta de comunicación, que no permite el flujo informativo a los públicos externos,
de este modo son muchas las personas que no tienen conocimiento de los servicios que esta
presta.
31
Tabla 2. Identificación de las funciones de la oficina de infancia adolescencia y juventudes
de la alcaldía municipal de Ocaña.
ITEMS
SI
NO
Ns/Nr
TOTAL
FRECUENCIA
5
75
20
100
%
5
75
20
100
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Figura 4. Identificación de las funciones de la oficina de infancia adolescencia y
juventudes de la alcaldía municipal de Ocaña.
80
75%
70
60
50
Series1
40
Series2
30
20%
20
10
5%
0
SI
NO
Ns/Nr
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Un 75% de la comunidad Ocañera desconoce las funciones de la oficina de infancia,
adolescencia y juventudes de la Alcaldía de Ocaña mientras que un 5% dice saber de ellas y
un 20% no sabe, no responde.
Debido a las malas comunicaciones, un 75% de las personas encuestadas dicen no saber
de las funciones, de la oficina de infancia adolescencia y juventudes, cosa que afecta en
32
gran medida a la oficina, ya que una gran parte de la muestra no utiliza estos servicios
perdiendo el beneficio que esta trae para ellos.
3. ¿Considera que las comunicaciones manejadas por la oficina de infancia adolescencia y
juventudes son buenas?
Tabla 3. Identificación de las comunicaciones manejadas por la oficina de infancia
adolescencia y juventudes son buenas.
ITEMS
SI
NO
Ns/Nr
TOTAL
FRECUENCIA
8
70
12
100
%
8
70
12
100
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Figura 5. Identificación de las comunicaciones manejadas por la oficina de infancia
adolescencia y juventudes son buenas.
80
70%
70
60
50
40
Series1
30
Series2
20
10
12%
8%
0
SI
NO
Ns/Nr
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Un 70% de la comunidad ocañera considera que las comunicaciones manejadas dentro de la
oficina de infancia, adolescencia y juventudes no son buenas, mientras que un 8% dice que
son buenas y un 12% no sabe no responde.
33
Gracias a la encuesta se pudo determinar que el 70% de las personas, considera que las
comunicaciones, que se emplean en la oficina de infancia, adolescencia y juventudes no
son buenas, pues estas no distribuyen de manera adecuada la información, dejando por
fuera el resto de la población que no tiene acceso a ella.
Tabla 4. Necesidad de que haya un manejo más claro y comunicativo en la oficina de
infancia y adolescencia, que permita mantener informada a la comunidad ocañera
ITEMS
SI
NO
Ns/Nr
TOTAL
FRECUENCIA
80
10
10
100
%
80
10
10
100
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Figura 6. Necesidad de que haya un manejo más claro y comunicativo en la oficina de
infancia y adolescencia, que permita mantener informada a la comunidad ocañera.
90
80%
80
70
60
50
Series1
40
30
20
10
10%
10%
NO
Ns/Nr
0
SI
Fuente: Cuestionario dirigido la comunidad ocañera
Para un 80% de la ciudadanía ocañera si se hace necesario un manejo más claro de las
comunicaciones que los mantenga bien informados, mientras que un 10% dice que no y un
10% no sabe no responde.
34
Ya que las comunicaciones son el medio más eficiente para el proceso de la información,
este es de vital importancia en cualquier institución o entidad, pues esta lleva a que los
públicos internos y externos, estén en continua interacción, de manera visual, escrita,
simbólica, sonora, gestual, ruidos, medios, códigos entre otros que ayuden a facilitar
cualquier proceso.
3.1.3 Diagnóstico situacional. La Alcaldía municipal de Ocaña, cuenta con la Oficina de
Infancia Adolescencia y Juventudes, para el servicio de la población ocañera, pero los
resultados de la encuesta no fueron nada favorables, para la oficina, debido a que está, se
encontraba sin manejo de las comunicaciones , de las diferentes actividades, eventos que se
realizan y aquellas que se llevarían a cabo, información que la ciudadanía desconocía , De
este modo se pretende que con el desarrollo adecuado de las comunicaciones, la oficina
pueda mantener el flujo de la información, y que estos mismos medios, sean los que
atraigan a los niños a los adolescentes, a los jóvenes, a los padres, a las instituciones
educativas y la comunidad de Ocaña en general, a conocer, las funciones y a utilizar los
servicios que presta esta oficina de la Alcaldía de Ocaña.
Con el análisis de la encueta se permitió identificar el estado actual, en el que se
encontraba la oficina;
determinar la causa del problema, tomar las soluciones
correspondientes, de acuerdo al proceso comunicativo y cumplir con el objetivo.
3.1.4 Diseño de los elementos corporativos de la oficina de infancia y adolescencia y
juventudes. La imagen corporativa de una empresa es su carta de presentación, su cara
frente al público y forma parte de su identidad; de esta identidad dependerá la imagen que
se formará de la organización.
La imagen corporativa ofrece múltiples beneficios que dependen del tipo de organización y
del momento en el que esta organización decide desarrollar su imagen.
Esta imagen se diseña con el fin, de que la oficina tenga su propia identidad, para todo el
público interno y externo, para que esta obtenga el reconocimiento de las personas y se
sientan identificadas ,de modo, que esta imagen represente sus intereses y los intereses de
los demás.
35
Figura 7. Diseño del logo y del eslogan
USOS PERMITIDOS
Escala de grises
Marca de agua
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, 2013.
36
Manual de identidad corporativa.
Colores utilizados en el diseño de la imagen ( logo)
Utilicé este color para el orillo del logo, porque contrasto con los demás colores dándole
un toque muy claro al logo.
Escogí este color, por es un color muy cálido, así que quise que hiciera juego con la ropa
de la joven para transmitirle a los demás lo mismo, también lo utilice para el color de fuente
por que contrasta muy bien con los demás colores.
Este color lo utilicé porque de por si es muy llamativo y en el vestido de la niña resalta su
niñez cosa que quería que se reflejara en quien lo viera, además porque esta es una oficina
de infancia y adolescencia, lo cual quiere decir que los colores deben ser atractivos al
público objeto.
Este color lo use por que identifica la esperanza y el futuro en la que los adolescentes tienen
puestos todos sus sueños.
Tipografía. A continuación se presentan estas características.
Tipo de fuente Monotipe cursiva (Corel Draw). Este tipo de letra se utilizó, porque con
el diseño que elabore para la imagen corporativa de la oficina, le queda muy bien
contrastada, de esta forma se hace leíble y comprensible para el público objetivo.
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, 2013.
3.1.5 Diseñar un plan de comunicación interna y externa de la oficina de infancia
adolescencia y juventudes. La comunicación con los empleados y el público externo, es
uno de los aspectos centrales en cualquier empresa. Un buzón de sugerencias es una
solución antigua, pero que sigue dando sus frutos hoy. Aquí se verá cuáles son los
beneficios de tener uno en la propia organización.
37
Esto se hace con el fin de que la oficina de infancia adolescencia y juventudes, dé a la
alcaldía de Ocaña, pueda tener acceso a las sugerencias, quejas o peticiones que tenga tanto
la comunidad ocañera, como los mismo empleados de la oficina, para que con la
instalación del buzón de sugerencias, se logre un mayor compromiso en la organización en
este caso la oficina, y de esta forma se desarrollen mejor las ideas expuestas.
Fotografía 2. Portafolio de servicios, buzón de sugerencias.
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
El buzón de sugerencias fue un elemento básico, y completo, para el crecimiento de
cualquier organización de esta forma permite, mayor desempeño y logro de algunas
actividades para beneficio de esta misma.
3.1.6. Hacer un de spot radial y un video que permita dar a conocer las funciones de la
oficina de infancia y adolescencia y juventudes. Siendo el spot radial uno de elementos
publicitarios más importantes, para llevar a conocer las funciones, las actividades y logros
de cualquier organización.
Cuadro 3. Guión spot radial.
Observaciones
Cortinilla de entrada
Locutor
Cortinilla sostenida
Locutor
Cortinilla de cierre
Audio
Música inicio comercial
Niños adolescentes y jóvenes buscas ser escuchados,
comprendidos y quieren contar con actividades que les
permitan desarrollar sus ideas, en la oficina de infancia
adolescencia y juventudes de la Alcaldía, tenemos las puertas
abiertas paras ustedes, porque aquí pensamos en crecer.
Música de fondo
Porque Ocaña es confiable los niños adolescentes y jóvenes
de Ocaña son nuestra prioridad.
Tp
3’
17’
Tt
3’
20’
2’
6’
22’
28’
Spot Alcaldía Ocaña
8’
36’
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología diseño propio, 2013.
38
Se quiso implementar este medio de comunicación, para que la información llegara de
manera directa, a la comunidad ocañera y esta pudiera darse por enterada de forma
dinámica, el trabajo que se hace en la oficina de infancia adolescencia y juventudes para el
servicio de Ocaña.
Cuadro 4. Guión del video.
Set
Planos
Descripción
Diálogo/Sonido
Toma 1
Plano general
-En el parque de la
alcaldía.
-Los niños de hoy son el
futuro de mañana
-los
adolescentes
son
aquellos
dispuestos
a
desarrollar sus capacidades
paraqué los jóvenes sean el
ejemplo de todos.
Plano general
Toma 2
Plano medio
-los pasillos de la
Alcaldía
-Por eso no olvides que
crecer y ser responsable van
de la mano.
-Porque Ocaña es confiable,
la oficina de infancia
adolescencia y juventudes
tienes las puertas abiertas
para que tu tú y tu confíen
en ella.
Toma 3
Plano general y
otros.
-SONIDO/ Música juvenil
-En donde se encuentra
la cartelera y el buzón
de sugerencias de
infancia adolescencia y
juventudes
-Dentro y fuera de la
oficina de infancia
adolescencia y
juventudes.
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología diseño propio, 2013.
39
Los vídeos de interés público, son sumamente útiles para atraer la atención del público y
hacer que llegue el mensaje. El anuncio tiene que interesar al público y para ello debe ser
diáfano, fácil de comprender y de recordar, sobre todo, debe ser concreto.
De esta forma, el video publicitario genera interés al público objetivo, en este caso los
niños, adolescentes, jóvenes y a los padres de familia, para que utilicen los servicios que
presta la oficina, todo más dinámicamente para que atraiga a dichas personas y estas logren
tener conocimiento de sus funciones.
Los mensajes positivos son una gran ayuda para el ambiente laboral, ya que este permite
que las personas, comiencen su día de forma más positiva, está comprobado que dichos
mensajes suben el estado de ánimo, permitiendo que la gente rinda con ganas y tenga
sentido de pertenencia por lo que hace y tiene.
Por ello implementar este tipo de mensajes en la oficina de infancia y adolescencia,
juventudes, llevo a que todos los días, la gente leyera las frases, se identificara con ellas y
tuviera la capacidad de comprender que tan importante es seguir creciendo, aprendiendo,
enseñando y aportando desde su trabajo a la comunidad ocañera.
Fotografía 3. Flujos de mensajes positivos dentro de la oficina de infancia adolescencia y
juventudes
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
3.1.7 Difusión de la información por medio de las redes sociales, Facebook y twitter.
El uso de las redes sociales en el mundo del desarrollo, ha provocado que los medios de
comunicación y las organizaciones centren su interés en ellos. Debido a que en estos
pueden compartir sus contenidos, y con gran facilidad llegan a la gran parte de la
humanidad, Las redes sociales permiten el mayor estadio de interactividad posible en la
red. No sólo existe una comunicación bidireccional, sino múltiple, ya que en un mismo
40
instante todas las personas conectadas a la red pueden escribir o comentar los contenidos
que suba un determinado usuario.
Es por ello que se le abrió un Facebook, al oficina, para que por este medio se facilitara la
información, pues hoy en día los niños adolescentes y jóvenes, tienen acceso continuo a
esta red social y el objetivo, es que ellos tengan conocimiento de las funciones que presta
la oficina , las diferentes actividades que esta realiza, eventos y proyectos en lo que es
participe, y que a través de este medio ellos se unan a nosotros, compartiendo contenidos,
publicaciones, propuestas, mensajes, de este modo estar siempre en contacto con dicho
público.
Figura 8. Manejo de las redes sociales como Facebook y twitter (Vista A).
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología diseño propio, 2013.
41
La información que se publicaba en este medio de comunicación, se hizo cada vez que la
oficina tenía alguna actividad a realizar, o que ya había realizado recientemente.
Las notas publicadas aquí eran accesibles a todos, sin ningún tipo de restricción, para que
así todos estuvieran informados de lo que sucedía, dentro y fuera de la oficina.
También se manejaban mensajes positivos, todos los días, para que el público objetivo se
motivara en el día a día, y a través de ellos, fuese más atractivo la llamada a utilizar sus
funciones.
Figura 9. Manejo de las redes sociales como Facebook y twitter (Vista B)
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología diseño propio, 2013.
42
Figura 10. Manejo de las redes sociales como Facebook y twitter (Vista C).
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología diseño propio, 2013.
Al igual que el Facebook, el twitter manejaba información, pero esta era más de frases
positivas o de algunos cambios que se hacían en la oficina de infancia, adolescencia y
juventudes.
Todo con el objetivo de que ambos medios, cumplieran con las funciones de informar a la
comunidad, de diferentes formas pero siempre para mantenerse en contacto con el público.
Externo.
Estos dos medios de comunicación se manejaban todos los días, las notas publicadas eran
entre 2 semanal o más cuando se diera el caso, esto quiere decir cuando las actividades o
eventos programados eran más de dos entonces se subían a la red más información.
3.1.8 Mantener la cartelera interna y externa actualizada. El fin de la cartelera, es
mantenerla actualizada con la información resiente de las actividades, proyectos, eventos,
charlas, que se hacían dentro y fuera de la oficina en beneficio de la comunidad ocañera.
Para que no solo se publicara información, se tenía un registro fotográfico de todo lo que
se hace, estás se colocaban alrededor de la cartelera, para que pudieran ser visibles por las
personas que se acercaban a leer y a su vez se informaran.
43
Las carteleras tienen un sentido formativo-informativo, que permiten la rotación de
mensajes, en tanto su base física - en corcho, en madera, en metal, en vidrio o en el material
que a bien se tenga elegir - está dotada de la permanencia ante el público objetivo, que sabe
dónde ubicarla y consultarla.
Esta cartelera dentro de las organizaciones, es básicamente una fuente de información muy
importante, pues permite que los públicos externos e internos, se mantengan informados, de
las actividades, reuniones, eventos etc. con ello participen, y puedan comunicar al resto de
la comunidad interesada lo que sucede o está por acontecer dentro y fuera de dicha
empresa.
Fotografía 4. Cartelera informativa de la oficina de infancia adolescencia y juventudes de la
Alcaldía de Ocaña.
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
Siendo la cartelera una herramienta comunicativa muy importante, para la distribución de la
información en todas las instituciones o entidades que buscan el pleno desarrollo de los
procesos comunicativos.
Es por ello que dicha cartelera se ubicó en un punto estratégico, de modo que la gente
pudiera verla, utilizando colores atractivos, para que esta llamara la atención y más
lectores se acercaran y se informaran.
La información variaba cada vez que esta tuviera actividades, eventos o novedades que
fueran de gran relevancia para la oficina.
44
3.1.9 Acompañamiento a eventos. Registro fotográfico y video. El acompañamiento a
las diferentes actividades, eventos, colegios, veredas, fue de vital importancia ya que allí se
desarrollaban actividades, charlas, que fortalecieran la capacidad, de niños adolescentes y
jóvenes del municipio de Ocaña.
Se tomó registro fotográfico y videos para llevar de forma ordenada,
todo lo que
hacíamos dentro de la oficina, fuera de ella, de este modo publicar en los diferentes medios
que teníamos de comunicación, con el objetivo de que los públicos externos se mantuvieran
informados.
Fotografía 5. Reinado del reciclaje Centro de convivencia ciudadana, colegios y veredas.
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
45
Fotografía 6. Eventos varios 1- Centro de convivencia ciudadana, colegios y veredas.
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
46
Fotografía 7. Eventos varios 2- Centro de convivencia ciudadana, colegios y veredas.
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
3.1.10 Diseño de volantes para promocionar los eventos y fechas especiales. Se hace
con el propósito de mantener la publicidad de los eventos para que las personas tengan más
conocimientos de las actividades a realizar en la infancia adolescencia y juventudes.
Los afiches publicitarios, los volantes, todos son medios por el cual se dan conocer
iniciativas que se desean promocionar, tienen la ventaja de que se colocan en diferentes
puntos estratégicos de la ciudad o con facilidad de que los vean, de esta forma pueden ser
mayor apreciados, y notados por el público al que va dirigido.
Igualmente los afiches son de gran ayuda, ya que estos son muy llamativos, con textos,
relevantes he interesantes que permiten al lector mayor comprensión de lo que se quiere
comunicar.
47
Figura 11. Diseño de afiches.
Campañas como el uso de la pólvora en diciembre del 2013, nos llevó a hacer todo lo
referente a la campaña volantes, afiche, charlas, en unión con las demás oficinas de la
alcaldía de Ocaña, para que los niños se concientizaran sobre el no uso de la pólvora.
3.1.11 Generar sentido de pertenencia con la utilización de elemento de imagen
corporativa, calendario, porta lapicero. Dentro de las organizaciones los elementos
corporativos, son básicos para la identidad de la misma, de este manera se crea sentido de
pertenencia con lo que hay dentro de la empresa para que las personas de afuera se sientan
identificadas con ella, y elementos lleguen a ser parte de la representación de dicha
organización.
Lo importante es que todos los elementos detallados sean parte del quehacer diario y de la
cultura corporativa de la empresa, con el fin de generar reconocimiento e identificación no
sólo por parte de los públicos externos, sino también de sus propios trabajadores
48
Fotografía 8. Porta lapicero y Papelera.
Fuente: HERNÁNDEZ CAÑIZARES, María Camila. Estudiante Comunicación Social. Universidad
Francisco de Paula Santander. Ocaña. Diseño propio, metodología diseño propio, 2013.
Escogí este color por que identifica la esperanza de la niñez, adolescentes y jóvenes del
mañana y busque con este color llamar la atención tanto interiormente como para las
personas externamente.
Para la oficina de infancia, adolescencia y juventudes era necesaria apoyar estos elementos,
para el uso diario, y que de este modo se acostumbraran a la imagen que esto representaba
para los trabajadores y para todos aquellos que utilizan sus servicios.
3.1.12 Entrevistas. El objetivo de las entrevistas es, recolectar información para las notas
realizadas y que estas a su vez mantengan informados a todos los interesados en saber,
sobre lo que sucede en la oficina de infancia adolescencia y juveniles.
La entrevista se emplea en la mayoría de los géneros periodísticos. La información
periodística de la entrevista se produce en las respuestas del entrevistado. Nunca en las
preguntas del periodista.
La entrevista también es información, y nos sirve principalmente para saber quién y cómo
es una persona: lo que dice, lo que piensa o hace con relación a un tema.
49
Realizar una entrevista requiere planeación, por lo cual, lo más deseable es que el
entrevistado sea informado con anticipación para que este esté informado del objetivo de la
entrevista.
Para la realización de las notas periodísticas de las actividades, eventos realizados dentro y
fuera de la oficina de infancia, adolescencia y juventudes era necesario la realización de
algunas entrevistas, para la recopilación de datos, e información.
Fotografía 9. Realización de entrevistas (vista A)
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
Fotografía 10. Realización de entrevista (Vista B)
Fuente: Toma realizada por personal de la Administración Municipal de Ocaña, 20 de octubre de 2013.
50
4. DIAGNÓSTICO FINAL
Desempeñando los requisitos exigidos por la Universidad Francisco de Paula Santander
Ocaña de crear una estrategia o propuesta que me llevara a cabalidad mi proyecto de
grado Modalidad pasantías, desarrolle las comunicaciones internas y externas de la oficina
de infancia adolescencia y juventudes de la Alcaldía de Ocaña.
Una vez establecido el objetivo de las pasantía y la ejecución de las actividades planteadas
en el plan de trabajo, se determinó que fue de vital importancia, la implementación de cada
una de ellas, pues direccionó el proceso comunicativo, gracias a la aplicación adecuada de
aquellos instrumentos o herramientas encaminados a una mejor proyección para la oficina
de infancia, adolescencia y juventudes.
“Establecimiento de un plan interno y externo de la oficina de infancia, adolescencia y
juventudes de la Alcaldía de Ocaña” título que se le dio al plan de trabajo, y con el cual
busque el reconocimiento, de esta oficina a través de las diferentes actividades y medios de
comunicación e información, que permitieron dar conocimiento, de los servicios de la
oficina de infancia, adolescencia y juventudes a la ciudadanía Ocañera.
De esta forma, la oficina cuenta hoy , con medios de comunicación como: las redes
sociales, los cuales divulgaban la información a través de sus publicaciones por la red,
la cartelera informativa aquella en la que las personas tienen facilidad para ver y leer el
contenido de la información expuesta, buzón de sugerencias, donde encontramos quejas,
ideas, propuestas , todo con la intención de mejorar los servicios y las funciones, elementos
corporativos que se convirtieron en uso diario e importante para la cultura de la oficina en,
diseño e implementación de la imagen corporativa, un spot radial, y un video publicitario
con el objetivo de incentivar aún más los niños, adolescentes y jóvenes a asistir a las
actividades y eventos programados por la oficina, de igual forma a que visiten sus
instalaciones.
Este proceso permitió que la oficina contara con la ayuda organizacional, siendo esta quien
le proporciono el flujo de las comunicaciones, para lograr que la comunidad Ocañera a
través de estos medios, publicitarios, corporativos, implementados en la oficina de infancia
adolescencia y juventudes dieron resultados positivos.
51
5. CONCLUSIONES
Gracias al proceso de la pasantía y al desarrollo del plan de trabajo, se logró el
reconocimiento de la oficina de infancia adolescencia y juventudes de la Alcaldía de Ocaña,
siendo muy importante los conocimientos y la práctica que durante la carrera adquirí, y que
pude llevar a cabo de manera muy organizada, dejando claro la gran importancia que tienen
las comunicaciones a nivel interno y externo, dentro de una empresa, en este caso en la
oficina de infancia, adolescencia y juventudes donde realice mi pasantía.
Siempre teniendo como objetivo principal que esta obtuviera el reconocimiento de la
ciudadanía de Ocaña para su propio bienestar, y que fueran estas mismas comunicaciones y
el trabajo organizacional, las que llevaran a la identificación de la oficina.
El comunicador social, cuenta con unas herramientas fundamentales para hacer crecer el
flujo de las comunicaciones dentro de una empresa y en aprovechamiento de las cualidades,
de la creatividad, manejo de programas, y de las bases que conjugan la profesión como tal,
demuestra que de cualquier forma, una organización, una institución, una empresa o una
entidad, siempre debe tener en cuenta al comunicador social para toda la parte corporativa y
los procesos comunicativos.
Fueron 4 meses de mucho aprendizaje tanto para ellos como para mí; lo importante que es
mi trabajo, el apoyo de los demás, para que la propuesta salga a delante y pueda funcionar.
Los retos que uno debe asumir y transformar de manera estratégica para poder llegar al
objetivo, demostrando que a través del buen desarrollo de las comunicaciones, de las
buenas relaciones, del trabajo organizacional, de la innovación, de las tecnologías, de la
información, garantizan un éxito empresarial.
52
6. RECOMENDACIONES
Para la Alcaldía Municipal de Ocaña, empresa en la cual realice mis pasantías, recomendar
que la oficina requiere de elementos tecnológicos, que son fundamentales para la
realización del trabajo de los pasantes de comunicación social, por la falta de dichos
elementos se puede llegar a limitar un poco las funciones del comunicador, dentro de la
oficina y fuera de ella, en cuanto al desarrollo completo del plan de trabajo, debido a que
los implementos tecnológicos, como la grabadora periodística, el computador o la cámara
son básicos para desarrollar el proceso de las comunicaciones.
Sugerirles a la empresa que apoyen con recursos, las actividades que realizan los pasantes,
en publicidad, elementos corporativos, papelería y todos aquello que requiere ser
transformado con el fin de mejorar el posicionamiento de dichas oficinas, para que estas
avances y puedan crecer externamente, con mayor facilidad.
Aconsejarle a la Alcaldía Municipal de Ocaña, que los pasantes, deban contar con un
espacio de trabajo adecuado, en el cual puedan desempeñar sus funciones y labores de
acuerdo a su plan de trabajo, ya que dicho espacio les genera más confianza, siendo este
esencial para que cualquier persona pueda desarrollar a gusto sus capacidades.
Dentro de las empresas, la unidad, el buen trato, y las buenas relaciones interpersonales
deben prevalecer para que las organizaciones marchen bien, recomendar los puntos
anteriores para con los pasantes, de esta manera se logre la eficiencia en el desarrollar sus
objetivos.
53
BIBLIOGRAFÍA
COLOMBIA, ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de
Colombia, 1991. Bogotá D.C: Editorial Búho. Sexta edición, 1999. 91p.
GAMEZ GASTELUM, Rosalinda. Comunicación y cultura organizacional en las empresas
chinas y japonesas. Eumed.net . 2007. p. 36.
GAMEZ GASTELUM, Rosalinda. Óp. Cit., p. 52.
IICA. Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura. Desarrollo y
comunicación: de la teoría a la praxis. Bogotá: Eduardo Ramos López. 1985. p. 65.
IICA. Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura. Desarrollo y
comunicación: de la teoría a la praxis. Bogotá: Eduardo Ramos López. 1985. p. 65.
VILLALOBOS QUIROS, Enrique. El derecho a la información. Costa Rica. EUNED.
2000. p. 72.
VON KEISERLYN, Hermann. El plan de comunicación interna. 2ed. Madrid: Dykinson
S.L. 2007. p. 45.
VILLALOBOS QUIROS, Enrique. El derecho a la información. Costa Rica. EUNED.
2000. p. 72.
54
REFERENCIAS DOCUMENTALES ELECTRÓNICAS
Administración Municipal de Ocaña. ¿Quiénes somos?. en línea ., 2013 citado 12 de
octubre 2013 . Ocaña,
Colombia
Disponible en internet:
URL:
http:/www.ocananortedesantander/.gov.co/ quienes/somos.shtml
55
ANEXOS
56
Anexo A. Redacción de notas.
El objetivo de las notas es mantener informados a todos los interesados de la oficina de
infancia adolescencia y juveniles.
Iniciativas juveniles
Inscripciones
diciembre
del
4
al
veinte
de
Proyecto que beneficiara a estudiantes
de
las
diferentes
instituciones
educativas de Ocaña.
La Alcaldía municipal de Ocaña en
conjunto con desarrollo humano y la
oficina de infancia adolescencia y
juventudes a cargo de la psicóloga Licet
Gallardo Navas, se reunieron el pasado 4
de diciembre del año en curso con
estudiantes de los colegios de Ocaña, para
darles a conocer un nuevo proyecto de
iniciativas juveniles, que permitirá tocar
temas de sexualidad y cómo prevenir los
embarazos a temprana edad, esto teniendo
como objetivo que los muchachos tengan
mayor conocimiento y puedan bajo sus
propios proyectos de vida, guiar a los
demás por senderos de responsabilidad y
formación personal.
Fuente Pasante
Reunión de los estuantes de los colegios
de Ocaña para darles a conocer el
proyecto de iniciativas juveniles.
Para ello los estudiantes tienen hasta el
veinte de diciembre para inscribirse, y dar
a conocer sus iniciativas en las propuestas
del nuevo proyecto, que comenzaría a
ejecutarse el próximo año “para que este
proyecto se pueda dar, es necesario que
los estudiantes participen de las reuniones
y que la propuesta que se haga pueda
pasar el concurso, que se hace a nivel
nacional, para que así, se pueda costear
las iniciativas de los muchachos” afirmo
la psicóloga Licet gallardo coordinadora
del proyecto.
57
Colegio artístico de Ocaña
Celebro el día del alumno
Entrega de paletas y refrigerio e
invitación para que visiten la oficina de
infancia, adolescencia y juventudes.
El pasado 30 de septiembre, la Alcaldía
municipal de Ocaña, la Secretaria de
gobierno, desarrollo humano en conjunto
de infancia, adolescencia y juventudes, a
cargo de la psicóloga Licet gallardo
navas, hicieron presencia en las
instalaciones del Colegio Artístico de
Ocaña para entregarles paletas a todos los
estudiantes y refrigerios, esto gracias al
aporte entregado por la Alcaldía que se
unió a esta celebración, para que los
estudiantes pasaran un agradable día,
también se aprovecharon este espacio
para hacerles una vez más la invitación
de que acudan a los servicios que presta
la oficina de infancia, adolescencia y
juventudes ubicada dentro de las
instalaciones de la Alcaldía para que los
estudiantes se vinculen a sus actividades
y proyectos que son de vital importancia
en su camino de aprendizaje.
Fuente Pasante
Estudiantes del colegio artístico en
celebración del día del alumno.
La psicóloga Licet gallardo dijo: “ para
nuestra oficina es muy importante que
ustedes tengan conocimiento de nuestras
funciones, y los servicios que les
prestamos a todos ustedes, así que lo que
necesiten no duden en visitarnos, hay
estamos para ayudarles en lo que nos
compete, asi que las puertas están siempre
abiertas para ustedes niños adolescentes
que no solo están en proceso de
aprendizaje sino que también están
envueltos en esta problemática social que
afecta a la mayoría de ustedes.”
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Anexo B. Registro fotográfico.
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Fuente: Tomas realizadas por personal de la
Administración Municipal de Ocaña, 21 de
octubre-15 de noviembre de 2013.
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